CHƯƠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ HỦY BỎ HỒ SƠ TÀI LIỆU LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU HỦY BỎ HỒ SƠ TÀI LIỆU I LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU  Sự cần thiết công tác lưu trữ  Tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin khứ thể kiện, hoạt động tổ chức, cá nhân  Tài liệu lưu trữ chính, gốc thể tính xác tin cậy thơng tin chứa đựng  Tài liệu lưu trữ gắn liền với đối tượng định tài sản bảo vệ I LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU  Nội dung công tác lưu trữ  Phân loại tài liệu cách khoa học  Đánh giá xác định giá trị tài liệu  Bổ sung tài liệu lưu trữ  Thống kê kiểm tra tài liệu  Tổ chức triển khai kỹ thuật bảo quản  Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU  3- Các phương án phân loại tài liệu  Đặc trưng cấu tổ chức  Đặc trưng mặt hoạt động  Đặc trưng thời gian  Đặc trưng vấn đề  Đặc trưng địa dư LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU  Thu thập, bổ sung chỉnh lý tài liệu lưu trữ  4.1 Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ  Xác định nguồn cung cấp tài liệu lưu trữ  Xác định tài liệu có giá trị quan trọng cần bổ sung vào lưu trữ  Thực thủ tục giao nộp tài liệu LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU  4.2 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ  Quá trình chỉnh lý tài liệu phải tuân thủ nguyên tắc không phân tán tài liệu lưu trữ LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU  – Sắp xếp bảo quản tài liệu lưu trữ  5.1 Sắp xếp hồ sơ lưu trữ  Sắp xếp trực tiếp  Phương pháp gián tiếp  Phương pháp kết hợp LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU  5.2 Bảo quản hồ sơ lưu trữ  Nội dung bảo quản tài liệu phòng chống yếu tố phá hoại tài liệu, giảm tối đa thiệt hại phục chế sửa chữa tài liệu hư hỏng LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU  Thống kê kiểm tra tài liệu lưu trữ  6.1 Thống kê tài liệu lưu trữ  Giúp quan nắm số tài liệu lưu trữ nhằm có kế hoạch bảo quản sử dụng hiệu tài liệu  Lên kế hoạch kịp thời nhằm bổ sung, điều chỉnh nâng cao giá trị tài liệu lưu trữ, chủ động việc tổ chức lưu trữ quan LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU  6.2 Kiểm tra tài liệu lưu trữ  Kiểm tra tài liệu lưu trữ việc tiến hành kiểm tra thực tế tài liệu có kho lưu trữ Kiểm tra định kỳ (5 năm) hay kiểm tra đột xuất (do thiên tai, cháy nổ…)  Việc kiểm tra hồ sơ tài liệu cho phép phận lưu trữ xác định mát hay hư hỏng tài liệu để có phương án khắc phục LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU  Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ  Nguyên tắc lợi ích doanh nghiệp  Nguyên tắc bảo mật II HỦY BỎ HỒ SƠ TÀI LIỆU Giá trị thực tiễn thường Giá trị thực tiễn thường xuyên xuyên Giá trị thực Giá trị thực tiễn tiễn Giá trị tài Giá trị tài liệu liệu Giá trị thực tiễn không Giá trị thực tiễn không thường xuyên thường xuyên Giá trị lịch Giá trị lịch sử sử II HỦY BỎ HỒ SƠ TÀI LIỆU  Tiêu chuẩn đánh giá tài liệu  Tiêu chuẩn nội dung tài liệu  Tiêu chuẩn tác giả tài liệu  Tiêu chuẩn thời gian địa điểm tài liệu  Tiêu chuẩn lặp lại thông tin  Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý tài liệu  Tiêu chuẩn tình trạng vật lý tài liệu LẬP HỒ SƠ HỦY TÀII LIỆU LẬP HỒ SƠ HỦY TÀ LIỆU Lập danh mục tàii liệu hủy Lập danh mục tà liệu hủy Bản thuyếtt minh lý hủy Bản thuyế minh lý hủy Tờ trình xin hủy tàii liệu Tờ trình xin hủy tà liệu TRÌNH HỒ SƠ HỦY TÀI LIỆU TRÌNH HỒ SƠ HỦY TÀI LIỆU LÊN THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN LÊN THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN LẬP HỘI ĐỒNG XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TL LẬP HỘI ĐỒNG XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TL Phân tích giá trị tài liệu Phân tích giá trị tài liệu Kiểm tra trực tiếp tài liệu Kiểm tra trực tiếp tài liệu QUYẾT ĐỊNH HỦY TÀI LIỆU QUYẾT ĐỊNH HỦY TÀI LIỆU Thủ trưởng quan QĐ Thủ trưởng quan QĐ Trình cấp cao tài liệu ngồi thẩm quyền tiêu hủy Trình cấp cao tài liệu thẩm quyền tiêu hủy HỦY TÀI LIỆU HỦY TÀI LIỆU Lập bảng thống kê tài liệu Lập bảng thống kê tài liệu Lập biên giao nhận tài liệu phận lưu trữ với Lập biên giao nhận tài liệu phận lưu trữ với phận hủy tài liệu phận hủy tài liệu Tiến hành tiêu hủy tài liệu Tiến hành tiêu hủy tài liệu LẬP BIÊN BẢN HỦY TÀI LIỆU LẬP BIÊN BẢN HỦY TÀI LIỆU Lập biên hủy tài liệu Lập biên hủy tài liệu Lưu biên hủy Lưu biên hủy ... lưu trữ với Lập biên giao nhận tài liệu phận lưu trữ với phận hủy tài liệu phận hủy tài liệu Tiến hành tiêu hủy tài liệu Tiến hành tiêu hủy tài liệu LẬP BIÊN BẢN HỦY TÀI LIỆU LẬP BIÊN BẢN HỦY TÀI... liệu lưu trữ, chủ động việc tổ chức lưu trữ quan LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU  6.2 Kiểm tra tài liệu lưu trữ  Kiểm tra tài liệu lưu trữ việc tiến hành kiểm tra thực tế tài liệu có kho lưu trữ Kiểm... sung vào lưu trữ  Thực thủ tục giao nộp tài liệu LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU  4.2 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ  Quá trình chỉnh lý tài liệu phải tuân thủ nguyên tắc không phân tán tài liệu lưu trữ LƯU