CHƯƠNG NHẬP MƠN QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG I.NHỮNG KHÁI NIỆM II.CHỨC NĂNG & NHIỆM VỤ CỦA HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG DOANH NGHIỆP III.NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG I NHỮNG KHÁI NIỆM  I.1 Quản trị  Có nhiều định nghĩa quản trị  Quản trị phương thức đạt mục tiêu chung thông qua phối hợp hoạt động cá nhân tổ chức  Quản trị nghệ thuật sử dụng nguồn lực nhằm đạt mục tiêu với hiệu mong muốn  Quản trị trình hoạch định, tổ chức, điều hành kiểm tra nguồn lực nhằm đạt mục tiêu chung  Nói đến quản trị nói đến yếu tố người thơng qua hoạt động người để đạt mục tiêu Quá trình quản trị thường thực qua chức quản trị (PODC hay POLC)  QUẢN : trì, ổn định, giữ vững  TRỊ : thay đổi, động, biến đổi  Do hiểu “Quản trị trì ổn định biến động”  Vấn đề : Quản tri kinh doanh ?  I.2 Hành  Hoạt động hành xuất gắn liền với đời nhà nước Nó có nghĩa  Theo nghĩa rộng : hành gắn liền với tính quyền lực nhà nước Do :” Hành công việc quan quyền lực nhà nước sử dụng quyền lực nhà nước quản lý điều hành xã hội” Khái niệm dẫn tới loại hình hành CƠNG  Theo nghĩa hẹp : hành gắn liền với nghĩa phục vụ (hỗ trợ) Do hiểu : “Hành hoạt động điều hành công việc tổ chức nhằm bảo đảm q trình hoạt động thơng suốt hiệu máy quản lý” Khái niệm dẫn tới loại hình hành TƯ  Hành doanh nghiệp loại hành tư, diễn doanh nghiệp, phục vụ mục tiêu phát triển doanh nghiệp  Những lưu ý quan trọng  Trên tầm vi mô, cần phân biệt quản trị hành  Cần phân biệt hành cơng hành tư  Mục tiêu hành doanh nghiệp ?  Sự khác biệt hoạt động hành doanh nghiệp kinh tế kế hoạch hoá kinh tế thị trường  1.3 Văn phịng  Có nhiều cách tiếp cận  Tiếp cận quyền lực : văn phòng nơi làm việc cấp quản lý (văn phòng thủ tướng, văn phòng phủ …)  Tiếp cận chức : văn phịng nơi thực loại hình cơng việc (văn phịng luật sư, văn phịng cơng chứng …)  Tiếp cận hoạt động : văn phòng trụ sở làm việc đơn vị (doanh nghiệp, quan …)  Tóm lại  Văn phịng địa điểm làm việc tổ chức, trung tâm xử lý thông tin điều hành hoạt động, đồng thời trung tâm giao tiếp tổ chức với bên ngồi  Văn phịng doanh nghiệp máy điều hành tổng hợp, nơi thu thập xử lý thông tin hỗ trợ cho quản trị, nơi bảo đảm điều kiện vật chất kỹ thuật nhằm hỗ trợ phục vụ cho hoạt động doanh nghiệp  Đối với doanh nghiệp  Doanh nghiệp gắn liền với hoạt động văn phòng (ngay khái niệm văn phịng ảo)  Hoạt động văn phịng ln gắn liền với yếu tố người, quản lý người  Văn phòng mặt doanh nghiệp, nơi giao tiếp doanh nghiệp với khách hàng đối tác  Bốn yếu tố cấu thành văn phòng  Con người : nhà quản trị, nhân viên …  Hệ thống trang thiết bị : máy móc văn phịng, trang bị kỹ thuật, yếu tố vật chất …  Hệ thống nguyên tắc thủ tục : cấu, phân quyền, nguyên tắc, thủ tục …  Hệ thống nghiệp vụ hành văn phịng  Hiệu hoạt động hành văn phịng phụ thuộc vào chất lượng mối quan hệ yếu tố  Hành văn phịng doanh nghiệp hoạt động thu thập xử lý thông tin, tham mưu tổng hợp, hỗ trợ phục vụ cho máy quản lý doanh nghiệp, bảo đảm hoạt động hiệu doanh nghiệp  Quản trị hành văn phịng q trình hoạch định, tổ chức, điều hành kiểm sốt hoạt động hành văn phòng doanh nghiệp nhằm bảo đảm xử lý thông tin hỗ trợ kịp thời cho cấp quản lý định điều hành doanh nghiệp  Hệ thống hành văn phịng doanh nghiệp phải thiết kế quan điểm ASS :  Hoạt động hành văn phịng doanh nghiệp q trình  Hành văn phịng doanh nghiệp địi hỏi tính chun mơn hố tính chun nghiệp  Hành văn phòng doanh nghiệp phải tuân thủ mục tiêu lợi nhuận doanh nghiệp  Hành văn phịng địi hỏi phải xác định tính quyền lực tương xứng với trách nhiệm II CHỨC NĂNG & NHIỆM VỤ CỦA HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG  II.1 Chức hành văn phịng  Hành văn phịng doanh nghiệp kinh tế thị trường có chức bản, chức thơng tin (tham mưu tổng hợp) chức phục vụ hỗ trợ, chúng kết hợp tạo hệ thống hành văn phịng hỗ trợ (ASS : Administration Support System)  Chức thông tin : thu thập, phân tích, xử lý, lưu trữ, tham mưu, cung cấp thông tin …  Chức hỗ trợ : phục vụ & dịch vụ cho đơn vị máy quản lý      II.2 Nhiệm vụ Xây dựng kế họach họat động cho máy quản lý chương trình hành động cho nhà quản trị Thu thập, xử lý tổng hợp thông tin phục vụ nhà quản trị trình quản trị Theo dõi việc thực định, tham mưu cho cấp quản lý giải vấn đề phát sinh Tổ chức công tác văn thư, biên tập ban hành văn  Tổ chức công tác lưu trữ, bảo quản, hủy bỏ hồ sơ tài liệu  Tổ chức họp, hội nghị, chuyến công tác, đàm phán …  Bảo đảm sở vật chất kỹ thuật cho máy quản lý trình quản lý doanh nghiệp  Quản lý tài sản, kiểm kê, đánh giá tài sản III NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG  III.1 Khái niệm  Nhà quản trị người có quyền lệnh điều hành cơng việc người khác chịu trách nhiệm trước kết họ  Nhà quản trị phải có người quyền  Nhà quản trị phải gắn bó chặt chẽ quyền trách nhiệm  Có nhiều lọai nhà quản trị doanh nghiệp : nhà quản trị tổng quát nhà quản trị chức Nhà quản trị hành văn phịng nhà quản trị chức năng, có quyền tổ chức điều hành họat động hành văn phịng doanh nghiệp, chịu trách nhiệm kết họat động hành văn phịng theo quyền hạn trách nhiệm  Vấn đề : Nhà quản trị hành văn phịng trước có đặc điểm khác biệt ?   Cấu trúc nhà quản trị hành doanh nghiệp  Cấp cao : giám đốc hành chính; phó GĐ hành tổ chức; trợ lý hành …  Cấp : chánh phó văn phịng, trưởng phó phịng hành …  Cấp thấp : tổ trưởng tổ phó; nhóm trưởng nhóm phó …  Vấn đề : vị trí ảnh hưởng nhà quản trị hành văn phịng doanh nghiệp Nhà quản trị hành văn phịng cần có kỹ định  Kỹ tư : khả nhận thức vấn đề, tư hành  Kỹ nhân : nghệ thuật lãnh đạo người; giải mâu thuẫn  Kỹ truyền thông : phát biểu; truyền đạt; thuyết phục …  Kỹ chuyên môn : am hiểu nghiệp vụ hành văn phịng nghiệp vụ liên quan…   Sự tồn cấp quản trị hành cấp cao phụ thuộc vào  Qui mơ họat động doanh nghiệp  Đặc điểm ngành nghề họat động  Mức độ phức tạp quan trọng cơng tác hành  Nhu cầu mức độ giao tiếp họat động doanh nghiệp  Đối với doanh nghiệp nhỏ không cần nhà quản trị hành cấp cao  III.2 Tiêu chuẩn nhà quản trị HCVP  Có khả quản trị  Am hiểu chun mơn nghiệp vụ hành  Có khả huấn luyện đào tạo  Khả giao tiếp ngọai giao  Khả truyền thông  Khả làm việc nhóm  Tinh thần vững vàng, bình tĩnh hịa đồng  Chịu đựng áp lực công việc ... Nhà quản trị phải có người quyền  Nhà quản trị phải gắn bó chặt chẽ quyền trách nhiệm  Có nhiều lọai nhà quản trị doanh nghiệp : nhà quản trị tổng quát nhà quản trị chức Nhà quản trị hành văn. .. nhà quản trị chức năng, có quyền tổ chức điều hành họat động hành văn phòng doanh nghiệp, chịu trách nhiệm kết họat động hành văn phịng theo quyền hạn trách nhiệm  Vấn đề : Nhà quản trị hành văn. .. cho máy quản lý trình quản lý doanh nghiệp  Quản lý tài sản, kiểm kê, đánh giá tài sản III NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG  III.1 Khái niệm  Nhà quản trị người có quyền lệnh điều hành công