Đang tải... (xem toàn văn)
HPU Giáo trình tin học phổ thông ICDL Spreadsheets Using Excel 2007
Giáo trình tin học phổ thông ICDL Spreadsheets Using Excel 2007 Học phần 4 © Copyright 2008 Skills Group, All rights reserved Tran g 1 Mục lục 1.1M VÀ ĐÓNG EXCELỞ 8 1.1 . 1 K H IỞ NGĐỘ E X C E L 8 1.1 .2Đ Ó N G E XC E L 9 1.2T O M T B NG TÍNH C B NẠ Ộ Ả Ơ Ả 11 1.2.1 V NẬ HÀ N H TRO N G E XC E L 1 1 D u nh cấ ắ 12 Nút Office và thanh công cụ 12 B ng Ribbonả 12 Thanh công th c – Formula barứ 14 Menu t tắ 15 Thanh công c Mini ụ 15 1.2.2 N H PẬ DỮ LI UỆ VÀ O Ô B N GẢ TÍ N H 1 5 1.2.3 C H CỨ N N GĂ DÒ L IỖ – T R A C E ER R O R 16 1.2.4Z O O M 17 1.3L U VÀ ĐÓNG B NG TÍNHƯ Ả 20 H p tho i Save Asộ ạ 20 1.3.1 L UƯ CÁ C THA Y IĐỔ 2 1 1.3.2Đ Ó N G M TỘ B N GẢ TÍ N H 21 1.5BIÊN T P N I DUNG Ô B NG TÍNHẬ Ộ Ả 24 1.5.1 Đ NHỊ H N GƯỚ T R O N G M TỘ B N GẢ TÍ N H 24 S d ng thanh cu n Scroll Bar:ử ụ ộ 24 S d ng các phím mũi tên trên bàn phím:ử ụ 24 S d ng tính năng Go To:ử ụ 25 1.5.2T H A Y THẾ , THÊ M VÀ XOÁ N IỘ DUN G Ô B N GẢ TÍ N H 26 1.5.3 K H Ô I PH CỤ 27 H Y KHÔI PH C (REDO)Ủ Ụ 28 1.6CÁC CÔNG TH C TÍNH Đ N GI NỨ Ơ Ả 31 1.6.1 N H PẬ VÀ THAY IĐỔ C Á C C Ô N G TH CỨ 3 1 1.6.2 C ÁC HÀ M 32 1.6.3 K I MỂ TRA CÔ N G TH CỨ 33 Ki m tra công th c:ể ứ 34 1.7TR GIÚPỢ 36 1.7.1 S Ử D N GỤ TR Ợ GIÚP 36 2.1QU N LÝ CÁC T P B NG TÍNHẢ Ệ Ả 43 2. 1.1 M Ở M TỘ T PỆ B N GẢ TÍ N H C Ó S NẴ 43 H p tho i Open ộ ạ 43 2. 1.2L UƯ FI L E E XCE L V IỚ M TỘ TÊ N M IỚ 45 2. 1.3 T OẠ M TỘ T PỆ B N GẢ TÍ N H M IỚ 45 2. 1.4L À M VI CỆ V IỚ NH I UỀ B N GẢ TÍ N H 48 © Copyright 2008 Skills Group, All rights reserved Tran g 2 2.2QU N LÝ CÁC B NG TÍNHẢ Ả 51 2.2.1 Q U NẢ LÝ C Á C B N GẢ TÍ N H 5 1 2.2.2Đ IỔ TÊ N , X O Á VÀ CHÈ N T H Ê M M TỘ B N GẢ TÍ N H 51 Đ I TÊN M T B NG TÍNHỔ Ộ Ả 51 2.2.3D I C H U Y NỂ VÀ SA O CH É P B N GẢ TÍ N H 55 2.3DI CHUY N VÀ SAO CHÉPỂ 59 2.3.1 C H NỌ Ô 59 2.3.2D I C H U Y NỂ VÀ SA O CH É P SỬ D N GỤ C LIP B O A R D 6 1 M B NG CLIPBOARDỞ Ả 61 DI CHUY N HO C SAO CHÉP D LI U T CLIPBOARDỂ Ặ Ữ Ệ Ừ 62 CÁC THI T L P TUỲ CH N Đ PASTE D LI UẾ Ậ Ọ Ể Ữ Ệ 62 2.3.3Đ NHỊ H N GƯỚ T R O N G M TỘ B N GẢ TÍ N H 64 2.3.4A U T O -F ILL 65 SAO CHÉP D LI U S D NG AUTO-FILLỮ Ệ Ử Ụ 65 CHÈN CHU I D LI U S D NG AUTO-FILLỖ Ữ Ệ Ử Ụ 65 SAO CHÉP M T CÔNG TH C S D NG AUTO-FILLỘ Ứ Ử Ụ 66 2.3.5X O Á VÀ C H È N THÊ M CÁ C Ô , HÀ N G VÀ C TỘ 66 3.1Đ NH D NG B NG TÍNHỊ Ạ Ả 75 3. 1.1 Đ I UỀ CH N HỈ C HI UỀ C A O HÀ N G V À ĐỘ R N GỘ C TỘ 75 3. 1.2 C Á C N HĐỊ D N GẠ SỐ 77 3. 1.3 C NĂ CH N HỈ D Ữ LI UỆ TR O N G Ô 79 3. 1.4 P H Ô N G C H Ữ (FO N T ) 80 3. 1.5 C Á C N GĐƯỜ VI NỀ 81 3. 1.6 T R A N G T RÍ N NỀ 82 3. 1.7 C Ô N G C Ụ B Ú T NHĐỊ D N GẠ 83 3. 1.8 C Á C K I UỂ M UẪ CH O Ô B N GẢ TÍ N H 84 3.2ĐI U CH NH M R NGỀ Ỉ Ở Ộ 87 3.2.1 T ÌM KI MẾ VÀ TH A Y THẾ 87 3.2.2C H CỨ N N GĂ KI MỂ TRA CH Í N H TẢ 89 3.2.3C ÁC CH CỨ N N GĂ KI MỂ CH N GỨ K H Á C 90 3.3IN 93 3.3.1 D UY TỆ TR CƯỚ TR A N G IN 93 PRINT PREVIEW 93 PAGE LAYOUT 94 3.3.2S Ự PH Â N T R A N G 94 PAGE BREAK PREVIEW 94 NG T TRANGẮ 95 3.3.3T HI TẾ L PẬ TR A N G IN 95 3.3.4I N B N GẢ TÍ N H 1 0 1 4.1M R NG S D NG CÁC CÔNG TH CỞ Ộ Ử Ụ Ứ 107 4. 1.1 T H A M CH I UẾ T U Y TỆ IĐỐ V À THA M C HI UẾ T N GƯƠ IĐỐ 1 0 7 4. 1.2 C H U Y NỂ SỐ V À K TẾ QUẢ 1 08 4. 1.3 N H PẬ DỮ LI UỆ T R Ê N VÀ I B N GẢ TÍ N H C Ù N G LÚ C 1 08 4. 1.4 T OẠ C Ô N G T H CỨ V IỚ DỮ LI UỆ T Ừ VÀI B N GẢ TÍ N H 1 09 © Copyright 2008 Skills Group, All rights reserved Tran g 3 THAM CHI U ÔẾ 109 CÁC CÔNG TH C THAM CHI U Đ N CÁC B NG TÍNH KHÁCỨ Ế Ế Ả 109 4.2B NG TRONG EXCELẢ 113 4.2.1 T OẠ B N GẢ T R O N G E X C E L 1 1 3 4.2.2Đ NHỊ D N GẠ B N GẢ 1 1 4 4.2.3L ÀM VI CỆ V IỚ B N GẢ 1 1 6 Ch n các ph n trong m t b ngọ ầ ộ ả 116 Thêm hàng và c tộ 117 Xoá hàng và c tộ 117 Di chuy n b ngể ả 117 Các tuỳ ch n b ng trong Excelọ ả 118 Làm vi c v i dòng tính k t qu Total Rowệ ớ ế ả 118 B đi các hàng gi ng nhau trên m t b ngỏ ố ộ ả 119 4.2.4S PẮ X PẾ DỮ LI UỆ TR Ê N M TỘ B N GẢ (SO R T I N G ) 1 1 9 4.2.5C H NỌ L CỌ DỮ LI UỆ TRÊ N M TỘ B N GẢ (LIST I N G ) 1 22 4.2.6C H U Y NỂ B N GẢ T H À N H KH IỐ DỮ LI UỆ 1 23 5.1CÁC HÀM 128 5. 1.1 C HÈ N CÁ C HÀ M 1 2 8 H p tho i Insert Functionộ ạ 129 H p tho i Function Argumentsộ ạ 129 5. 1.2 S Ử D N GỤ CÁ C HÀ M 1 3 2 Tìm ki m m t hàm trong h p tho i Insert Functionế ộ ộ ạ 132 5. 1.3 C Á C H À M B TẤ BI NẾ 1 3 3 Tính trung bình (AVERAGE) 133 Tính giá tr l n nh t (MAX) và nh nh t (MIN)ị ớ ấ ỏ ấ 133 Tính t ng giá tr (COUNT)ổ ị 134 5. 1.4 C Á C H À M L O G I C 1 35 HÀM LOGIC IF 135 5. 1.5Đ I UỀ C H N HỈ HÀ M 13 6 5. 1.6 C Á C H À M LÀ M TỘ PH NẦ C AỦ C Ô N G T H CỨ 1 37 5. 1.7 T H Ô N G BÁ O L IỖ 1 37 THAM CHI U ÔẾ 138 CÁC CÔNG TH C THAM CHI U Đ N CÁC B NG TÍNH KHÁCỨ Ế Ế Ả 138 5.2HÌNH NH, WORDART VÀ SHAPESẢ 142 5.2.1 C HÈ N HÌ N H NHẢ 1 42 5.2.2C LI P A R T 14 2 B ng tác v Clip Artả ụ 143 5.2.3C HÈ N N HẢ TỪ T PỆ 1 44 5.2.4C NĂ CH N HỈ M TỘ HÌ N H 1 46 5.2.5W O R D A R T (CHỮ TRA N G T RÍ ) 1 4 7 5.2.6S H A P E S (HÌN H H AỌ ) 15 1 5.2.7B I UỂ T N GƯỢ V À KÝ TỰ CĐẶ BI TỆ 1 54 5.2.8C HÈ N CÁ C IĐỐ T N GƯỢ CHỮ 1 55 6.1BI U ĐỂ Ồ 160 6. 1.1 T OẠ BI UỂ ĐỒ 1 6 1 © Copyright 2008 Skills Group, All rights reserved Tran g 4 6. 1.2Đ I UỀ C H N HỈ BI UỂ ĐỒ 1 62 Thêm m t dãy d li u m i vào bi u độ ữ ệ ớ ể ồ 163 T o tiêu đ /tên cho m t đ thạ ề ộ ồ ị 164 Thay đ i tr c c a m t dãy d li uổ ụ ủ ộ ữ ệ 165 Thay đ i d ng d li u trên m t bi u đ ho c các dãy d li u có s nổ ạ ữ ệ ộ ể ồ ặ ữ ệ ẵ 165 Hi n th m t b ng d li u trong m t bi u để ị ộ ả ữ ệ ộ ể ồ 166 Hi n th các nhãn/tên d li u (Data Labels) trên bi u để ị ữ ệ ể ồ 167 Đ nh d ng cho m t thành ph n c a bi u đị ạ ộ ầ ủ ể ồ 168 T o và thay đ i các chú thích (Legend) c a bi u đạ ổ ủ ể ồ 168 6. 1.3 D I CH U Y NỂ VÀ TH A Y IĐỔ KÍC H CỠ BI UỂ ĐỒ 1 6 9 6. 1.4 S A O CH É P M TỘ BI UỂ ĐỒ 1 7 0 6. 1.5 X Ó A M TỘ BI UỂ ĐỒ 1 70 6. 1.6I N M TỘ BI UỂ ĐỒ 1 7 0 6.2CHUY N Đ I CÁC T P B NG TÍNHỂ Ổ Ệ Ả 175 Các lo i và phiên b n ch ng trìnhạ ả ươ 175 6.2.1 L UƯ B N GẰ NHĐỊ D N GẠ FI L E KH Á C 17 6 6.2.2C ÁC T HI TẾ L PẬ M CẶ NHĐỊ T R O N G E XCE L 1 78 Đi u ch nh v trí và tên t p m c đ nhề ỉ ị ệ ặ ị 179 6.2.3L UƯ D IƯỚ D N GẠ T R A N G W EB 1 8 0 Tr c khi t p b ng tính/ b ng tính đ c l u nh m t trang webướ ệ ả ả ượ ư ư ộ 180 6.2.4G IỬ Q U A T HƯ I NĐ Ệ TỬ 1 82 © Copyright 2008 Skills Group, All rights reserved Tran g 5 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN EXCEL Microsoft Excel 2007 là một chương trình ứng dụng trong bộ Microsoft Office 2007. Chương trình này cho thấy khả năng vượt trội của nó trong việc tính toán, lưu trữ và quản lý tệp bảng tính, bảng tính một cách hiệu quả và nhanh chóng. Mục đích của tài liệu này là giúp bạn tìm hiểu và sử dụng hiệu quả các công cụ và chức năng trong Excel nhằm giúp bạn đọc nắm vững được hầu hết các khía cạnh của chương trình này. Không dừng lại ở đó, bạn đọc cũng sẽ học được thêm các chức năng chuyên sâu như các công thức và danh sách. Tài liệu này dành cho người mới bắt đầu học Excel và vì vậy bạn đọc sẽ được hướng dẫn từng bước một qua từng phần sau: • Cách sử dụng chương trình và định hướng trong bảng tính • Quản lý bảng tính của bạn • Biên tập nội dung ô bảng tính • Di chuyển và sao chép dữ liệu • Tạo các công thức cơ bản và nâng cao • Tạo và sử dụng các danh sách • Sử dụng các chức năng trong Excel • Tạo các hình họa • Tạo các biểu đồ • …… Với bố cục chặt chẽ, nội dung phong phú kèm theo các minh họa sinh động, chúng tôi hi vọng tài liệu này sẽ hỗ trợ thiết thực cho bạn đọc trong học tập cũng như trong công việc của mình. © Copyright 2008 Skills Group, All rights reserved Tran g 6 BÀI 1: TẠO BẢNG TÍNH ĐẦU TIÊN Trong bài học này, bạn sẽ tạo bảng tính đầu tiên, nhập thông tin cơ bản và lưu nó. Đồng thời, bạn sẽ tìm hiểu các bảng tab khác nhau trong bảng Ribbon, thanh trạng thái và thanh công thức. Ngoài ra, bạn sẽ được học cách chỉnh sửa các dữ liệu đã nhập và tạo các công thức đơn giản. Trong bài học này, bạn sẽ học được cách: • Mở và đóng EXCEL • Tạo một bảng tính cơ bản • Lưu và đóng bảng tính • Biên tập nội dung của bảng tính • Các công thức tính đơn giản • Trợ giúp © Copyright 2008 Skills Group, All rights reserved Tran g 7 1.1 Mở và đóng Excel Microsoft Excel là một chương trình tính toán linh hoạt hơn các chương trình tính toán thông thường. Chương trình tính toán này có thể được sử dụng để định dạng số, thực hiện các phép tính và minh họa sự kết hợp giữa các số bằng cách sử dụng các biểu đồ. Microsoft Excel 2007 có thể được thực hiện và sử dụng một cách độc lập, nhưng nó cũng được cài vào máy tính như một phần của chương trình Microsoft Office 2007. 1.1.1 Khởi động Excel Bạn có thể mở Excel bằng nhiều cách, như mở bằng đường dẫn tắt (shortcut) của Excel trên màn hình và thanh tác vụ Quick Launch . Tuy nhiên, bạn cũng có thể mở Excel bằng cách sử dụng nút Start , phương pháp này được mô tả như sau: Cách mở Excel: 1. Nhấn vào nút Start. 2. Lựa chọn All programs. 3. Lựa chọn Microsoft Office. 4. Nhấn vào Microsoft Office Excel 2007. Lúc này, Excel sẽ được mở ra. © Copyright 2008 Skills Group, All rights reserved Tran g 8 1.1.2 Đóng Excel Khi hoàn thành công việc trong Excel, bạn sẽ phải đóng chương trình. Ưu điểm ở đây là bạn không cần đóng bảng tính mà bạn đã làm việc trước khi bạn đóng Excel vì Excel luôn tự động đóng tất cả các bảng tính trước khi thoát khỏi chương trình. Cách đóng Excel: 1. Nhấn vào nút Office . 2. Nhấn vào Exit Excel . Nếu lúc này Excel đang chứa các bảng tính có các thay đổi nhưng chưa được lưu, một bảng thông báo sẽ hiển thị. 3. Nhấn vào Yes khi bảng thông báo hiển thị, sau đó chọn tên và vị trí lưu bảng tính. Lúc này, Excel sẽ được đóng lại. Gợi ý: Nếu chỉ có bảng tính đang làm việc, bạn có thể đóng Excel bằng cách nhấn vào nút Close ở góc trên cùng bên phải cửa sổ chương trình hoặc nhấn vào nút Close ở dưới cùng trong danh sách trượt của nút Office để thoát khỏi Excel. © Copyright 2008 Skills Group, All rights reserved Tran g 9 BÀI TẬP: Mở và đóng Excel Trong bài tập này, bạn sẽ mở và đóng chương trình Excel. CÁCH THỨC TIẾN HÀNH 1 Khởi động Excel. • Nhấp vào nút Start . • Chọn mục All Programs . • Chọn mục Microsoft Office • Chọn mục Microsoft Office Excel 2007 . 2 Thoát Excel. • Nhấp vào nút Office . • Nhấp vào nút Exit Excel . © Copyright 2008 Skills Group, All rights reserved Tran g 10 [...]... đó nhấn vào Excel Options và chắc chắn lệnh Popular đã được chọn trong danh sách phía bên trái Bỏ chọn ở mục Show Mini Toolbar on selection Cuối cùng nhấn vào OK 1.2.2 Nhập dữ liệu vào ô bảng tính Bạn chỉ được nhâp một thông tin cho mỗi ô, ví dụ một tiêu đề cột hoặc một số Mặt khác, Excel có thể sử dụng cả số liệu trong bảng tính cũng như khung của các biểu đồ Khi nhập thông tin, thông tin sẽ được... thức Chú ý: Nếu bạn nhập thông tin mới vào một ô bảng tính, thông tin này sẽ thay thế cho thông tin cũ Gợi ý: Cách dễ nhất để nhập các số vào ô là sử dụng bàn phím số bên góc phải của bàn phím Nếu phím số không sử dụng được bạn nhấn phím Num Lock bên góc trái của bàn phím số 1.2.3 Chức năng dò lỗi – Trace error Khi bạn nhập dữ liệu vào một ô bảng tính, bạn đôi khi sẽ nhận thấy Excel hiển thị một tam... Excel 2007 • Khởi động Excel • • 1 Nhấp vào nút Start Mở nút Office, chọn Save As • Chọn My Documents • Nhấp vào nút Create New Folder , gõ Excel_ practice” • Gõ “Bài Thực hành 2” • Nhập dữ liệu theo các bước ở bài thực hành trước • Nhấn vào nút Save 3 Nhập dữ liệu giống như trên hình minh họa 4 Lưu tệp bảng tính một lần nữa 5 Đóng bảng tính mà không tắt chương trình Excel • Nhấn nút Close 6 Đóng Excel. .. sau đó xem xét kỹ những quy tắc mà Excel sử dụng khi đánh giá một công thức 1.6.1 Nhập và thay đổi các công thức Các công thức toán học trong Excel đều có cùng đặc trưng c ơ b ản là luôn luôn bắt đầu bằng dấu = Excel phổ biến với các phép tính sau: (+) Phép cộng (-) Phép trừ (*) Phép nhân (/) Phép chia (^) Phép lũy thừa Excel hoạt động theo các quy luật của toán học, nghĩa là bất kỳ phép nhân và phép... công việc của mình Đặc biệt trong Excel 2007, chức này đã có một sự cải tiến lớn Các phiên bản trước của Excel bị giới hạn bởi 16 cấp độ của Undo thì nay vói sự cải tiến nó đã lên tới 100 cấp độ cho phép bạn trở về các hành động cũ xa hơn M ột sự cải tiến nữa là Excel 2007 không xóa lịch sử Undo khi bạn lưu cá c tra n g b ảng tính của bạn Trong các phiên bản trước của Excel, khi bạn quyết định lưu cô... Là các hướng dẫn toán học giúp cho bạn thực hiện các phép tính Tab này giúp bạn xây dựng các công thức thông minh và giải quyết các lỗi Data: Cho phép bạn lấy thông tin từ những dữ liệu bên ngoài để bạn có thể phân tích chúng trong Excel Nó cũng chứa công cụ cho việc giải quyết các số lượng lớn thông tin chẳng hạn như phân loại, lọc và phân nhóm Review: Bao gồm những công cụ kiểm chứng Office quen thuộc... và dán thông tin, định dạng dữ liệu và tìm các mẫu thông tin quan trọng bằng các công cụ tìm kiếm Insert: Cho bạn chèn thêm những thành phần đặc biệt như các bảng (table), hình đồ họa, biểu đồ và siêu liên kết (hyperlink) Page Layout: Bạn có thể căn lề, chỉnh hướng trang và những xác lập trang khác tại đây Và bảng tính của bạn đã được điều chỉnh sẵn sàng để in ra Formulas: Là các hướng dẫn toán học giúp... Thoát Excel mà không cần lưu lại bảng tính • Nhấp vào nút Office • Nhấp vào nút Exit Excel © Copyright 2008 Skills Group, All rights reserved Trang 1 9 1.3 Lưu và đóng bảng tính Một điều cần lưu ý khi làm việc trên máy tính là bạn cần nhớ lưu lại công việc đã thực hiện của mình Cũng như vậy, trong Excel, bạn cần lưu các bảng tính để khi cần có thể lấy chúng ra Vì công việc bạn đang thực hiện trong Excel. .. mà không lưu chúng Và bảng tính sẽ tự động đóng khi đóng Excel Khi một bảng tính đã được lưu lại, bạn có thể đóng nó bằng cách đóng Excel, nhưng bạn cũng có thể chỉ cần đóng bảng tính Điều này sẽ là ưu điểm nếu bạn muốn tiếp tục làm việc với một bảng tính khác Chú ý: Bạn cũng không phải lo lắng quá nếu quên lưu quá trình làm việc của bạn, vì Excel luôn nhắc nhở bạn lưu những thay đổi lại trước khi... Access Và lúc này Excel sẽ lưu bảng tính thay thế cho bản cũ đã được lưu trước đó Gợi ý: Nhằm an toàn cho dữ liệu của bạn, bạn nên bật tính năng Auto Recover, Excel sẽ tự động thực hiện lệnh lưu theo thời gian quy định (mặc định là 10 phút lưu một lần) Để sử dụng tính năng này, bạn chọn nút Office/ Excel Options/ Save và sau đó đánh dấu chọn mục 1.3.2 Đóng một bảng tính Khi bạn đóng Excel, tất cả các . Giáo trình tin học phổ thông ICDL Spreadsheets Using Excel 2007 Học phần 4 © Copyright 2008 Skills Group, All. Tran g 5 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN EXCEL Microsoft Excel 2007 là một chương trình ứng dụng trong bộ Microsoft Office 2007. Chương trình này cho thấy khả năng