Trang 1 Luận văn Hệ thống quản lý thư viện Trang 2 MỤC LỤC Trang phụ bìa Các từ viết tắt Lời nói đầu Lời cám ơn Chương I : Tổng quan 6 I. Giới thiệu chung 6 I.1.Tổng quan 6 I.2. Khảo sát về nơi thực tập 6 II.Tổng quan về HTTT quản lý 8 II.1. Những đặc điểm của HTTT quản lý 8 II.2. Mục đích chính của hệ thống 9 II.3. Các nguyên tắc đảm bảo 9 II.4. Các bước xây dựng hệ thống quản lý 10 II.5. Các chức năng chính của hệ thống 11 Chương II : Khảo sát hệ thống 13 I.1. Mô tả Quản lý thư viện 13 I.1.1. Cập nhật thông tin độc giả 15 I.1.2. Tra cứu thông tin độc giả 15 I.1.3. Làm thẻ thư viện (Đăng ký và in thẻ) 16 I.1.4. Bổ sung, phân loại, phân huỷ tài liệu 16 II. Môi trường 18 II.1. Ngôn ngữ 18 II.2. CSDL 19 III. Một số yếu điểm của hệ thống qua khảo sát 19 Chương III : Phân tích và thiết kế 20 I . Hoạt động của thư viện 20 I.1. Giới thiệu hoạt động của thư viện 20 I.2. Các yêu cầu đối với chương trình quản lý sách 22 Trang 3 II . Các chức năng của hệ thống 23 III . Phân tích hệ thống QLTV về các sơ đồ chức năng và mô hình. 23 1.Biểu đồ phân rã chức năng 24 2.Phân tích các chức năng chính 25 3.Mô hình LDL (BĐLDL). 29 4.Biểu đồ LDL mức dưới đỉnh 34 5.Mô hình thực thể liên kết 38 6.Thiết kế CSDL 41 Chương IV : Thiết kế cài đặt chương trình 47 IV.I. Thiết kế Menu 47 IV.II. Thiết kế màn hình giao diện ……48 IV.II.1. Danh sách màn hình 48 IV.II.2. Chi tiết các màn hình 48 IV.II.2.1.Màn hình chính 48 IV.II.2.2. Màn hình ngoài khi đăng nhập 49 IV.II.2.3. Đăng nhập chương trình 49 IV.II.2.4. Màn hình thay đổi mật khẩu. 50 IV.II.2.5. Màn hình quản lý độc giả. 50 IV.II.2.6. Màn hình quản lý sách. 51 V.II.2.7. Màn hình quản lý Mượn - Trả sách 51 IV.II.2.8. Xử lý độc giả vi phạm. 52 IV.II.2.9. Xử lý phân huỷ sách. 52 IV.II.2.10. Xử lý nội qui thư viện. 53 IV.II.2.9. Màn hình báo cáo 53 IV.III.3. Cài đặt chương trình 56 IV.III.1.Yêu cầu phần cứng 56 IV.III.2.Yêu cầu phần mềm 56 IV.III.3. Các bước cài đặt chương trình 56 Chương V : Kết luận 58 Trang 4 CÁC THUẬT NGỮ VIẾT TẮT  CSDL: Cơ sở dữ liệu  QLTV: Quản lý thư viện  HTTT: Hệ thống thông tin  LDL: Luồng dữ liệu  TNHH: Trách nhiệm hữu hạn Trang 5 LỜI NÓI ĐẦU Để đánh giá chất lượng sinh viên trước khi tốt nghiệp đồng thời giúp sinh viên làm quen với môi trường làm việc thực tế, nhà trường đã tạo điều kiện cho sinh viên tham gia vào các đề án mang tính ứng dụng. Gần chục năm trở lại đây, tin học đang dần được phổ cập hoá, nhiều chương trình ứng dụng đang đi vào thực tiễn, nhu cầu tin học hoá ngày càng tăng nhất là các ứng dụng tin học trong quản lý như: quản lý nhân sự, quản lý bán hàng, quản lý khách sạn v v…. Với xu thế như vậy, đồ án thực tập cơ sở của em cũng là một chương trình quản lý: Hệ thống quản lý thư viện. Trong đề tài này em sử dụng ngôn ngữ lập trình VisualBasic 6.0 và hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access, đây ngôn ngữ được dùng phổ biến để viết các chương trình quản lý. Nội dung chính của đề tài gồm 4 chương:  Chương I: Tổng quan  Chương II: Khảo sát hệ thống  Chương III: Phân tích thiết kế hệ thống  Chương IV: Thiết kế cài đặt chương trình  Chương V: Kết luận Với chương trình này, em cố gắng quản lý những mảng đặc trưng nhất trong cơ quan với giao diện người thân thiện, dễ sử dụng nhất. Trong khoảng thời gian 2 tháng để hoàn thành chương trình, với kinh nghiệm chưa nhiều chắc hẳn chương trình còn nhiều thiếu xót, rất mong sự xem xét chỉ bảo, đóng góp ý kiến của các thầy cô và các bạn để Hệ thống quản lý thư viện của em được hoàn thiện và có thể phát triển hơn nữa. Trang 6 CHƯƠNG I: TỔNG QUAN I. Giới thiệu chung I.1. Tổng quan Để triển khai một đề án tin học hoá thì bước đầu tiên cần thực hiện là khảo sát hệ thống. Hệ thống được định nghĩa là một tập hợp các phần tử có các rằng buộc lẫn nhau để cùng hoạt động nhằm đạt đến một mục đích nào đó. Còn hệ thống quản lý là một hệ thống không chỉ chứa các thông tin về quản lý mà còn đóng vai trò thúc đẩy các hoạt động của các doanh nghiệp, trường học, tổ chức kinh tế, giúp con người trong sản xuất và đưa ra quyết định. HTTT quản lý sử dụng các thiết bị tin học các phần mềm CSDL, các thủ tục, các mô hình phân tích, lập kế hoạch quản lý và đưa ra quyết định. Vì thế cần phải xem xét, khảo sát các yếu tố đặc trưng, cũng như các mục tiêu và đưa nguyên tắc đảm bảo cho việc xây dựng một hệ thống quản lý có chất lượng. Từ đó rút ra được những phương pháp, những bước thiết kế xây dựng một thông tin quản lý được tin học hoá, khắc phục được những nhược điểm của hệ thống quản lý cũ và phát huy được ưu điểm sẵn có để mang lại một hệ thống quản lý có kết quả tốt . I.2. Khảo sát về nơi thực tập  Tên công ty thực tập o Công ty TNHH công nghệ truyền thông Phượng Hoàng. Tên giao dịch nước ngoài: PHOENIX COMMUNICATION TECHNOLOGIES COMPANY LIMITED được viết tắt là PCT CO.LTD o Địa chỉ: 7C Nơ Trang Long, quận Bình Thạnh, TP.Hồ Chí Minh o Điện thoại: (08) 2588518- (08) 2588558/ Fax: (08) 2588519 o E-mail: info@pct.vn – info@3gvietnam.net o Website: www.pct.vn - www.3gvietnam.net Trang 7  Quá trình hình thành và phát triển Công nghệ thông tin đã và đang ảnh hưởng sâu rộng làm thay đổi cuộc sống hằng ngày, chính vì lẽ đó sự ra đời của PCT với mục đích vận dụng các công nghệ tiên tiến nhất nhằm giúp cho khách hàng làm chủ được nguồn thông tin của mình. Công ty PCT được thành lập năm 2006 với sự tham gia sáng lập của một số các kỹ sư hoạt động trong lĩnh vực truyền thông, Công ty PCT hiện hoạt động trong lĩnh vực phân phối cung cấp các sản phẩm, dịch vụ và giải pháp mạng truyền thông tích hợp trong thế kỷ 21.  Lĩnh vực hoạt động Khách hàng của Phượng Hoàng – PCT là những người sử dụng các sản phẩm dịch vụ giải pháp của công nghệ truyền thông di động thế hệ thứ 3, các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang hướng tới tối ưu hoá công việc kinh doanh, sản xuất, dịch vụ nhờ áp dụng công nghệ truyền thông và thông tin, các nhà khai thác và vận hành mạng viễn thông thế hệ mới. Do đó Phượng Hoàng – PCT tập trung cung cấp các sản phẩm và dịch vụ cho các đối tượng chính là:  Những thuê bao của các mạng thông tin di động đang hoạt động tại Việt Nam với nhu cầu được sử dụng các tiện ích giá trị gia tăng mới  Các doanh nghiệp vừa và nhỏ trên địa bàn toàn quốc Phượng Hoàng – PCT hợp tác với các nhà vận hành và khai thác mạng, nhằm mục đích cung cấp đến cho khách hàng danh mục các sản phẩm và dịch vụ phong phú, đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng cao của cá nhân và các tổ chức, doanh nghiệp. Phượng Hoàng-PCT cũng hợp tác với các tổ chức, nhà cung cấp công nghệ truyền thông trên toàn thế giới, nhằm giới thiệu và quảng bá rộng rãi các dịch vụ mới dựa trên nền công nghệ truyền thông đã được ứng dụng thành công tại các nước phát triển. Phượng Hoàng-PCT cũng hợp tác với các tổ chức đào tạo trong và ngoài nước, tổ chức các khoá đào tạo công nghệ truyền thông trên toàn quốc nhằm đáp ứng nhu cầu về nhân lực trình độ cao trong thời gian tới. Trang 8  Sơ đồ tổ chức II. Tổng quan về HTTT quản lý II.1. Những đặc điểm của HTTT quản lý a. Phân cấp quản lý Hệ thống quản lý trước hết là một hệ thống được tổ chức từ trên xuống dưới, có chức năng tổng hợp thông tin giúp lãnh đạo quản lý thống nhất trong toàn hệ thống. Hệ thống quản lý được phân tích thành nhiều cấp bậc gồm cấp trung ương, cấp các đơn vị trực thuộc nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý từ trên xuống. Thông tin được tổng hợp từ dưới lên và truyền từ trên xuống. b. Luồng thông tin vào Trong HTTT quản lý có những đầu vào khác nhau:  Những thông tin đầu vào là cố định và ít thay đổi, thông tin này mang tính chất thay đổi lâu dài  Những thông tin mang tính chất thay đổi thường xuyên phải luôn cập nhật để xử lý. o Những thông tin có tính chất thay đổi tổng hợp , được tổng hợp từ những thông tin cấp dưới phải xử lý định kỳ theo thời gian. Trang 9 c. Luồng thông tin ra o Thông tin đầu ra được tổng hợp từ thông tin đầu vào và phụ thuộc vào nhu cầu quản lý trong từng trường hợp cụ thể. o Bảng biểu và báo cáo là những thông tin đầu ra quan trọng phục vụ cho nhu cầu quản lý của hệ thống. Nó phản ánh trực tiếp mục đích quản lý của hệ thống. Các bảng biểu báo cáo phải đảm bảo chính xác và kịp thời. d. Quy trình quản lý o Trong quy trình quản lý thủ công trước đây, tất cả các thông tin thường xuyên được đưa vào sổ sách (chứng từ, hoá đơn, ) từ đó các thông tin được kết xuất để lập ra các báo cáo cần thiết. Việc quản lý thủ công như thế phải trải qua nhiều công đoạn chồng chéo nhau, làm tiêu tốn thời gian và công sức của người quản lý nên sai sót và dư thừa thông tin, nhiều công đoạn mà không thể tránh khỏi. o Hơn nữa trong quá trình quản lý nếu gặp khối lượng công việc lớn thì nhiều khi chỉ chú trọng vào một số khâu và đối tượng quan trọng. o Vì thế mà có nhiều thông tin không được tổng hợp đầy đủ dẫn đến việc thiếu hụt thông tin. II.2. Mục đích chính của hệ thống Hệ thống sẽ được cài đặt cho các trường học, các thư viện của các cơ quan nhằm mục đích trợ giúp cho việc quản lý mượn trả tài liệu và tra cứu tài liệu. II.3. Các nguyên tắc đảm bảo Để xây dựng một HTTT quản lý hoàn chỉnh là một việc hết sức khó khăn và tốn nhiều công sức. Nói chung việc xây dựng một hệ thống quản lý thường phải dựa trên một số nguyên tắc sau: II.3.1. Nguyên tắc cơ sở thông tin thống nhất. Tức là thông tin được tích luỹ và thường xuyên cập nhật để phục vụ cho việc giải quyết bài toán quản lý. Vì vậy các thông tin trùng lặp phải được dự trù. Do vậy Trang 10 người ta tổ chức thành các mảng tin cơ bản mà trong đó các trường hợp trùng lặp không nhất quán về thông tin được loại trừ. Chính mảng thông tin cơ bản này sẽ tạo thành mô hình thông tin của đối tượng điều khiển . II.3.2. Nguyên tắc linh hoạt của thông tin. Thực chất của nguyên tắc này là ngoài các mảng thông tin cơ bản thì cần phải có các công cụ đặc biệt để tạo ra được các mảng làm việc cố định hoặc tạm thời dựa trên cơ sở các mảng thông tin cơ bản đã có và chỉ trích từ bảng cơ bản những thông tin cần thiết tạo ra mảng làm việc để sử dụng trực tiếp trong bài toán cụ thể . Việc tuân theo theo hai nguyên tắc thống nhất và linh hoạt đối với HTTT sẽ làm cho hoàn thiện và phát triển hệ thống dễ dàng và đơn giản hơn. II.3.3. Nguyên tắc làm cực tiểu thông tin vào và thông tin ra. Đây là nguyên tắc có ý nghĩa rất lớn đối với việc làm tăng hiệu xuất sử dụng máy vi tính vì chính đầu vào và đầu ra của máy vi tính là khâu hẹp nhất của hệ thống. Để làm được việc này thì cần phải có phương pháp thay thế giữa việc chuyển tải tài liệu thủ công bằng việc chuyển tải tài liệu trên các thiết bị (băng từ ,đĩa từ ) để đảm bảo việc truy xuất thông tin được nhanh chóng. Việc này sẽ giảm được nhiều thời gian lãng phí và tăng hiệu quả của máy tính. Nguyên tắc này còn được vận dụng cả khi đưa thông tin mới vào hệ thống. Việc này không những rút ngắn được thời gian và giảm nhẹ được công sức cho việc nhập dữ liệu mà còn tăng độ tin cậy của thông tin đầu vào. II.4. Các bước xây dựng hệ thống quản lý II.4.1 Nghiên cứu sơ bộ và xác lập dự án:  Ở bước này ta tiến hành người ta tiến hành tìm hiểu khảo sát hệ thống đáng giá khả thi có tính chất sơ bộ xuất phát từ hiện trạng cũ. [...]...  Chức năng Quản lý Vi phạm  Chức năng Quản lý Phân huỷ sách  Chức năng báo cáo bao gồm Báo cáo Thống kê sách của thư viện Thống kê sách theo phân loại Thống kê theo độc giả Thống kê độc giả hết hạn Thống kê sách mượn quá hạn Lập phiếu nhắc trả sách Hình 3.6: Chức năng báo cáo o Thống kê sách của thư viện, thống kê sách theo phân loại, thống kê độc giả, thống kê độc giả hết hạn thuê, thống kê sách... lập phiếu nhắc trả sách o Thống kê sách của thư viện: Dùng thống kê tất cả các đầu sách của thư viện cũng như tổng số cuốn của các đầu sách tính đến thời gian thống kê o Thống kê sách theo phân loại: Dùng để thống kê tất cả các đầu sách của thư viện theo thể loại tính đến thời gian thống kê o Thống kê độc giả: Dùng để thống kê tất cả các độc giả của thư viện tính đến thời điểm thống kê Trang 28 o Lập... phat Quản lý thư viện Ban quản lý thư viện Xét duyệt Sách cần bổ xung Đáp ứng yêu cầu về sách cần b/sung Nguồn cung cấp sách Hình 3.7: Biểu đồ LDL mức khung cảnh  Mục đích của thư viện là phục vụ cho các độc giả, vì vậy khi nói đến thư viện là ta nói đến ngay tác nhân ngoài đó là độc giả, để có tài liệu phục vụ cho độc giả thư viện phải mua tài liệu từ người bán ngoài ra thư viện cũng có thể thanh lý. .. theo nâng cao) o Thống kê tài liệu o Xử lý vi phạm o Ngân hàng báo cáo o Các yêu cầu khác đối với hệ thống Trang 12 CHƯƠNG II : KHẢO SÁT HỆ THỐNG I.1 Mô tả Quản lý thư viện:  Hệ tin học ứng dụng trong công tác thư vịên là một thực thể phức tạp Vì vậy việc xây dựng một hệ tin học trong công tác thư viện phải tuân theo một quy tắc chặt chẽ  Nhiệm vụ tổng quát của việc thiết kế một hệ tin học ứng dụng... 1 Biểu đồ phân rã chức năng: HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN Hệ thống Đăng nhập Khoá H.T T/đổi MK Thoát Quản lý Hiển thị Báo cáo Độc giả Thanh Tool …Độc giả QL Sách Thanh Stus …Sách Mượn - Trả Tìm kiếm Mượn - Trả Xử lý VP Nội qui Trợ giúp Nhà XB P/huỷ sách T.hình M-T Hình 3.1: Biểu đồ phân rã chức năng Trang 24 2 Phân tích các chức năng chính  Chức năng Quản lý độc giả Quản lý độc giả Cập nhật thêm độc... nhân viên thư viện đưa đến nơi cất dữ bảo quản theo số liệu kho đã quy định chia sách  Đối với những thư viện lớn thì việc quản lý thông tin kho sách nơi lưu trữ sách là việc rất quan trọng đối với vấn đề lưu trữ mượn trả: * Phục vụ độc giả:  Trong các thư viện có nhân viên,khi độc giả muốn mượn quyển sách nào đó sẽ ghi các thông tin vào phiếu mượn và đua cho nhân viên thư viện, nhân viên thư viện sẽ... độc giả Hình 3.2: Quản lý độc giả  Chức năng Quản lý sách Quản lý sách Cập nhật thông tin sách Tìm kiếm sách Bổ sung sách Huỷ bỏ sách Hình 3.3: Quản lý Sách  Chức năng quản lý thông tin sách bao gồm : - Cập nhật thông tin về sách - Tra tìm sửa đổi thông tin sách - Bổ sung sách - Huỷ bỏ sách - Cập nhật thông tin sách: Cho phép nhập thông tin về nhưng cuốn sách mới được bổ xung về thư viện Những thông... hay không?, khả năng phân tích thống kê rất hạn chế Trang 19 CHƯƠNG III : PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG  Muốn xây dựng thiết kế HTTT quản lý thì vấn đề đầu tiên chúng ta phải phân tích hệ thống nhằm tìm và lựa chọn giải pháp thích hợp, biện pháp cụ thể:  Phân tích là công việc đầu tiên của quá trình xây dựng hệ quản lý trên máy vi tính  Không thể tin học hoá công tác quản lý mà không qua giai đoạn phân... phân tích và mô tả hệ thống mới ở mức logic II.4.3 Thiết kế tổng thể:  Là công việc mô tả nửa vật lý, nửa logic nhằm thực hiện việc chia hệ thống thành các hệ thống con xác định vai trò vị trí của máy tính trong hệ thống mới Phân định rõ phần việc làm sẽ được xử lý bằng máy tính, phần việc nào sẽ được xử lý thủ công II.4.4 Thiết kế chi tiết:  Thiết kế các thủ tục thủ công nhằm xử lý thông tin trước... tin học ứng dụng trong công tác thư viện có thể được xác định như sau: o Tập hợp các nhu cầu thông tin và các nhu cầu ứng dụng tin học trong hoạt động Thư viện o Tích hợp các nhu cầu đó trong một hệ tin học ứng dụng o Cải tiến quản lý vốn tư liệu của thư viện Xây dựng các CSDL thư mục thoả mãn nhu cầu lưu trữ và tìm kiếm thông tin o Cải tiến qui trình làm việc của thư viện  Để hoàn thành các nhiệm . Tổng quan về HTTT quản lý II.1. Những đặc điểm của HTTT quản lý a. Phân cấp quản lý Hệ thống quản lý trước hết là một hệ thống được tổ chức. bước xây dựng hệ thống quản lý 10 II.5. Các chức năng chính của hệ thống 11 Chương II : Khảo sát hệ thống 13 I.1. Mô tả Quản lý thư viện 13 I.1.1. Cập