1 PRODUCED BY PHAM THAI HOANG(MF) DATE: 2/11/09 2 WHAT is HOU REN SOU? (HOU REN SOU là gì?)  HOU REN SOU are Japanese words. (HOU REN SOU là ngôn ngữ của Nhật Bản)  It is a Standard Communication Tool for job HOURENSOU được xem là như một công cụ giao tiếp chuẩn trong công việc 3 WHO use it? (Ai sử dụng nó?)  Everybody , including you and I, use HOU, REN, SOU Tất cả mọi người, bao gồm bạn và tôi sử dụng HOU, REN, SOU WHEN it is used? (Chúng được dùng khi nào?)  Every time, for example, now we are RENRAKU Mọi lúc, ví dụ bây giờ chúng ta đang RENRAKU WHERE it is used? (Chúng được dùng ở đâu?)  In working, however, can be used anywhere Trong công việc, tuy nhiên, có thể được sử dụng ở bất kỳ chỗ nào WHY we need HO, REN, SO? (Tại sao chúng ta cần HOU, REN, SOU?)  Create excellent communication among us Tạo nên việc giao tiếp hoàn hảo giữa mọi người  To make good relationship with our partner (superior and subordinates) Để tạo nên mối quan hệ tốt với đồng nghiệp (cấp trên và cấp dưới) HOW to use it? (Làm thế nào để dùng chúng?)  Let’s go through it one by one Chúng ta hãy tìm hiểu từng mục một 4 5  Instruction (Chỉ thị)  Order (Yêu cầu) Report relevant information Báo cáo thông tin thích hợp Report progress Báo cáo tiến trình Report result Báo cáo kết quả Duty to make reporting Có trách nhiệm lập báo cáo Received Report Nhận báo cáo M A I C P D C A Received Information Nhận thông tin  Duty to report against Superior (Instruction / order) (Có trách nhiệm báo cáo cấp trên về chỉ thị/ yêu cầu)  Duty to report relevant information (Có trách nhiệm báo cáo những thông tin thích hợp) 6 When we need to make Reporting ? Khi nào thì chúng ta cần làm báo cáo?  Finish our job Kết thúc công việc của mình  Engaging in our job Lời hứa trong công việc của mình  Have trouble / mistake Có vấn đề/ lỗi  Schedule is changed Thay đổi kế hoạch  Found / discover relevant information Tìm thấy/ khám phá ra những thông tin thích hợp  Upon instructed Theo chỉ thị Report immediately when : Báo cáo lập tức khi: 7 Relationship Between HOUKOKU & Job Flow Mối quan hệ giữa HOUKOKU và tiến trình công việc Report result (Báo cáo kết quả) Report progress (Báo cáo tiến trình) Report problem (Báo cáo vấn đề) Report changing info (Báo cáo thay đổi thông tin) Report useful info (Báo cáo thông tin hữu dụng) Operation Middle Management Received HOUKOKU Nhận HOUKOKU Review & select Relevant info Xem lại và lựa chọn thông tin thích hợp Top Management Received HOUKOKU Nhận được HOUKOKU Make decision, Understand situation Ra quyết định, hiểu tình huống 8 Reporting Method / Guide (Hướng dẫn/ phương pháp báo cáo) 1) Reporting start with summary of the result, then organize your fact to be reported based on 5W2H (Bắt đầu báo cáo bằng việc tổng hợp kết quả, sau đó tổ chức sự việc cần báo cáo dựa trên 5W2H) 2) Be more specific, use “VALUE” to support whenever possible (Để trở nên rành mạch hơn hãy sử dụng “GIÁ TRỊ” để hỗ trợ bất kỳ khi nào có thể) 3) Avoid vague word or fact. Example : There are many reject (Tránh những từ hay sự việc mập mờ) (Ví dụ: Có rất nhiều phế phẩm) 4) Proper language or word (Từ và ngôn ngữ chính xác) 5) Separate fact & opinion. Don’t mix them. (Phân tách sự việc và quan điểm. Đừng lẫn lộn chúng) 6) Bad news / matters must be reported urgently (Những tin/ vấn đề xấu phải được báo cáo khẩn cấp) 9 Question: (Câu hỏi) You finish your report and send it by email to your boss. Have you finished your reporting or job? Bạn hoàn thành báo cáo và gửi Email cho cấp trên. Bạn đã kết thúc báo cáo hoặc công việc chưa? 10 [...]... 6) Always and must have communication Luôn luôn và phải có sự giao tiếp 14 15 What is SOUDAN (Discussion)? (SOUDAN là gì (Thảo luận)?) Consulting with your superior or colleague when you have doubt about something or an idea Hỏi ý kiến cấp trên hoặc đồng nghiệp khi bạn nghi ngờ cái gì đó hoặc một ý tưởng nào đó 16 SOUDAN = Synergy (hiệp lực) Consulting with your superior or colleague when you have... Take memo, human memory is not perfect or vague Lập thông báo, Bộ nhớ của con người không phải là hoàn hảo hoặc mơ hồ 2) Confirm your understanding by repeating what the other party said Xác nhận lại hiểu biết của bạn bằng việc lặp lại những gì các bên nói 3) Convey / inform 100% Truyền đạt/ thông báo 100% 4) Inform to every concern person Thông báo đến tất cả những người liên quan 5) Inform immediately...What is RENRAKU (Contact/ Info)? (RENRAKU là gì (thông tin liên lạc)?) Is contacting / informing with the relevant person across the department / section about the job we handle Là thông tin/ liên lạc với những người thích hợp dựa theo phòng ban/ bộ phận về công việc chúng ta xử lý Customer support (Khách hàng trợ giúp) Internal party Assigned job (Nội bộ) Công việc được phân Concerned PIC Người... (Báo cáo) A D Conveying, Consulting (Truyền đạt, hỏi ý kiến) C P Check A D C 24 Lessons from the Case Studies Những bài học từ việc nghiên cứu các tình thế (1) Reporting to the Superior should be “Quick.” Nên báo cáo cấp trên “nhanh” (2) Bad News Reporting should be “Quicker.” Tin xấu nên báo cáo “nhanh hơn” (3) Contacts with customer (in case of bad news) should be Made after immediate consultation... (liên hệ) với những người (các phòng ban) liên quan một cách thân thiện vói công việc của mình (6) Taking direct contact with the person who ordered Trực tiếp nói chuyện với người yêu cầu 25 For Better Reporting Skills Cho năng lực báo cáo tốt hơn (1) Report briefly “the conclusion” at the initial stage (Báo cáo một ngắn gọn “phần kết” ở giai đoạn đầu tiên) (2) Report correctly separating “fact” from “opinion.”... and “Credit of the Company.” Liên lạc với khách hàng (trong trường hợp tin xấu) nên làm ngay lập tức sau khi hỏi ý kiến cấp trên Nên Ưu tiên đầu tiên “sự thoả mãn của khách hàng” và “uy tín của công ty” lên hàng đầu (4) “Follow up” should be made when asking something to co- workers “Theo sát” nên được làm khi hỏi vào điều với công nhân cùng làm việc (5) Maintaining good “Hou-Ren-Sou” (contacts) with the... RENRAKU Example : (Ví dụ) Received information from customer / supplier Nhận thông tin từ khách hàng/ nhà cung cấp Need to share, convey info with other department (schedule, visit, claims, priority, request, complaint etc.) Cần chia sẻ, truyền thông tin tới các phòng ban khác (lịch trình, tham quan, khiếu nại, ưu tiên, yêu cầu, phàn nàn…) Out of factory information (Thông tin bên ngoài công ty) Trip... like “Blood” in a Company (“HOU-REN-SO” giống như “dòng máu” của công ty) 21 WHY “HOU-REN-SOU”? TẠI SAO PHẢI “HOU-REN-SOU”? Without adequate/appropriate “Hou-Ren-Sou” or Bằng việc “HOU-REN-SOU” không tương xứng/thích hợp hoặc: With Poor “Hou-Ren-Sou” Với “HOU-REN-SOU” tồi Job Objectives (Mục đích công việc) Customer Satisfaction (Thoả mãn của khách hàng) Human Relations (quan hệ con người) Decision... cho phép) Leave schedule, make necessary arrangement early to avoid inconvenience to other Lịch trình cho phép, sớm tạo điều chỉnh hợp lý để tránh bất thuận lợi đến việc khác Internal operation info (Thông tin điều hành nội bộ) General and specific info flow across the dept Chuyển giao thông tin chung và rành mạch đến từng phòng ban 13 REN RA KU method / guide (Phương pháp/ hướng dẫn RENRAKU) 1) Take... hơn 1) - Mutual benefit (Lợi nhuận tác động qua lại) 17 When SOUDAN should be done ? Khi nào cần thực hiện SOUDAN? Before problem become serious (Trước khi vấn đề trở nên nghiêm trọng) Difficult in making judgment (Khó khăn trong việc phân xử) Unsure of something & before confused (Không chắc chắn điều gì đó và trước khi từ chối) Before your proposal is turn down (Trước khi đề xuất của bạn bị gạt bỏ) . share, convey info with other department (schedule, visit, claims, priority, request, complaint etc.) Cần chia sẻ, truyền thông tin tới các phòng ban khác. have communication Luôn luôn và phải có sự giao tiếp 15 16 What is SOUDAN (Discussion)? (SOUDAN là gì (Thảo luận)?) Consulting with your superior or colleague