Bài 7 HOẠT ĐỘNG PR Ở CẤP ĐỘ PHÒNG, BAN CỦA TỔ CHỨC 1. Nhu cầu thiết lập bộ phận PR trong tổ chức 2. Mối quan hệ giữa bộ phận PR và các phòng, ban khác trong tổ chức 3. Các hoạt động chính của bộ phận PR trong tổ chức 4. Câu hỏi nghiên cứu. 1. Nhu cầu thiết lập bộ phận PR trong tổ chức 1.1. Đòi hỏi từ hoạt động kinh doanh 1.2. Lợi thế khi có bộ phận PR trong tổ chức 1.3. Cơ cấu tổ chức có bộ phận PR. 1.1. Đòi hỏi từ hoạt động kinh doanh • Trong khoảng vài năm trở lại đây, trước tình hình cạnh tranh ngày càng gay gắt, trước những xu hướng mới trong kinh doanh, trước yêu cầu ngày càng cao từ người tiêu dùng, và những ưu thế vượt trội của công tác quan hệ công chúng, nhiều doanh nghiệp đã bắt đầu trang bị cho mình bộ phận PR trong doanh nghiệp • Bộ phận này thường được gọi là PR doanh nghiệp hay PR nội bộ. 1.2. Lợi thế khi có bộ phận PR trong tổ chức • Bộ phận PR sẽ phát ngôn cho doanh nghiệp, thay mặt doanh nghiệp chuyển tải đến công chúng những thông điệp về hình ảnh, sản phẩm và những hoạt động của doanh nghiệp • Với tính chất và khối lượng công việc vừa phải, PR doanh nghiệp sẽ tự lo liệu, không phải thuê các công ty PR bên ngoài thực hiện, giúp tiết kiệm được chi phí • Vì là “người trong cuộc”, nhân viên PR doanh nghiệp am hiểu sâu sắc bản sắc văn hóa, tiềm năng cũng như ưu - nhược điểm của tổ chức, từ đó, có thể vạch ra những chiến dịch hành động phù hợp. 1.3. Cơ cấu tổ chức có bộ phận PR • PR là một bộ phận trong chiến lược marketing của doanh nghiệp. Bộ phận PR, vì thế, được đặt trong bộ phận marketing của doanh nghiệp • Trong bộ phận PR có các mảng công việc sau: – Truyền thông (nội bộ và bên ngoài) – Ấn loát – Tổ chức sự kiện – Tài trợ cộng đồng – Hoạt động phối hợp. Cơ cấu tổ chức (phụ lục 6) Ban giám đốc Kế toánHành chínhMarketing Kinh doanhSản xuất KhácPRKhuyến mạiQuảng cáo • Truyền thông • Ấn loát • Tổ chức sự kiện • Tài trợ cộng đồng • Hoạt động phối hợp 2. Mối quan hệ giữa bộ phận PR và các phòng, ban khác trong tổ chức • PR không phải chỉ làm tốt công tác đối ngoại mà còn phải chú ý đến các mối quan hệ trong nội bộ công ty • PR và marketing cần phải duy trì liên lạc thường xuyên cho sự thống nhất chiến lược. Mối quan hệ giữa PR và quảng cáo cũng khá thân thiết nên cần có sự hỗ trợ và hợp tác chặt chẽ với nhau dưới sự chỉ đạo chung của bộ phận marketing • Không chỉ có thế, PR còn phải có mối quan hệ tốt với các bộ phận sản xuất, kinh doanh, hành chính, kế toán, v.v… để một mặt, có đủ thông tin cho các hoạt động PR của bộ phận mình, mặt khác, cung cấp thông tin cho các bộ phận này về tình hình cũng như tiến độ thực hiện mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp. 3. Các hoạt động chính của bộ phận PR trong tổ chức 3.1. Truyền thông (đối nội và đối ngoại) 3.2. Ấn loát 3.3. Tổ chức sự kiện 3.4. Tài trợ cộng đồng 3.5. Hoạt động phối hợp. 3.1. Truyền thông 3.1.1. Truyền thông đối nội 3.1.2. Truyền thông đối ngoại. 3.1.1. Truyền thông đối nội 3.1.1.1. Khái niệm truyền thông đối nội 3.1.1.2. Phương thức truyền thông đối nội. [...]... chức, thấy được vai trò và vị trí của mình trong tiến trình thực hiện công việc chung, tin tưởng vào lãnh đạo và tự tin khi làm việc Tất cả điều này khiến nhân viên cảm thấy phấn khởi và tự hào về “màu cờ sắc áo” của tổ chức họ đang phụng sự • Hoạt động truyền thông đối nội còn giúp xây dựng và gìn giữ văn hoá của tổ chức, nói cách khác, là phong cách làm việc của một tổ chức, là mối quan hệ giữa nhân... với sản phẩm và uy tín của doanh nghiệp 3.4 Tài trợ cộng đồng • Tham gia vạch kế hoạch và tìm ý tưởng cho các chương trình tài trợ cộng đồng Các chương trình này chính là hình thức thể hiện mối quan tâm và sự đóng góp của tổ chức đối với các vấn đề xã hội • Thông qua các hoạt động tài trợ, hình ảnh của tổ chức sẽ mang những giá trị cao hơn trong tâm trí công chúng 3.5 Hoạt động phối hợp • Đối với... phận PR trong doanh nghiệp nên hoạt động như một bộ phận độc lập hay đặt dưới sự điều hành của bộ phận marketing? Trình bày lập luận của bạn 2 Theo bạn, bộ phận PR của một trường đại học cần có những mảng công việc cụ thể gì? Giải thích tại sao 3 Trong điều kiện các nguồn lực của tổ chức hạn hẹp, theo bạn, nên dành sự ưu tiên đầu tư cho truyền thông đối nội hay đối ngoại? Giải thích sự lựa chọn của. .. Trong một tổ chức, công chúng nội bộ là tất cả những người làm việc trong tổ chức đó, từ chủ tịch hội đồng quản trị đến nhân viên tập sự, từ nhân viên chính thức đến cộng tác viên • Hoạt động truyền thông đối nội hướng đến tất cả thành viên trong tổ chức, hỗ trợ cho việc thông đạt và đồng thuận thực hiện mục tiêu chung Truyền thông đối nội giúp mọi người hiểu rõ việc gì đang diễn ra trong tổ chức, thấy... thường là giữa cấp quản trị và nhân viên, về các vấn đề nội bộ như: đề bạt, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật, cam kết v.v… • Bản ghi nhớ có giá trị pháp lý thấp hơn hợp đồng hay quyết định, chỉ mang tính xác định sự việc và mốc thời gian hiệu lực 3.1.1.2.5 Khen thưởng • Là hình thức công nhận, đánh giá cao hoạt động của một tập thể hay cá nhân, với mục tiêu động viên mọi người khác trong tổ chức noi theo... hành trong nội bộ cơ quan • Bản tin thường đề cấp tới những chính sách cũng như những hoạt động đang diễn ra trong tổ chức Đây cũng là “diễn đàn” để mọi người trong tổ chức có thể chia sẻ ý kiến, suy nghĩ của mình Và đồng thời cũng là phương tiện truyền thông đối nội và thu thập thông tin phản hồi 3.1.1.2.3 Bảng thông báo • Là vật dụng thông tin truyền thống của mọi loại hình cơ quan qua mọi thời kỳ •... như: công chúng mục tiêu, khách hàng, nhà cung cấp, nhà đầu tư, giới truyền thông, chính phủ, các nhóm công chúng có liên quan, v.v… đều là những đối tượng mà truyền thông đối ngoại của doanh nghiệp hướng đến • Mục tiêu của hoạt động truyền thông với các đối tượng công chúng này để nhằm tạo sự thiện cảm và thông hiểu lẫn nhau, qua đó, quảng bá hình ảnh của tổ chức 3.1.2.2 Phương thức truyền thông đối... vượt quá tầm của PR doanh nghiệp, như tổ chức những sự kiện đặc biệt hoặc xử lý khủng hoảng Doanh nghiệp cần phải phối hợp với một công ty PR chuyên nghiệp để giải quyết • Trong trường hợp này, PR doanh nghiệp sẽ đóng vai trò tham mưu cho lãnh đạo đàm phán với công ty PR chuyên nghiệp về các điều khoản thuê mướn dịch vụ Bên cạnh đó, PR doanh nghiệp cần phải phối hợp chặt chẽ với công ty PR chuyên nghiệp... 3.1.2.2.2 Tổ chức họp báo 3.1.2.2.3 Tham gia hội nghị, hội thảo 3.1.2.2.4 Biên tập và phát hành các ấn phẩm, thư từ cho khách hàng 3.1.2.2.1 Soạn thảo thông cáo báo chí Soạn thảo thông cáo báo chí gửi tới các cơ quan truyền thông đại chúng, đồng thời phân công nhân sự chuyên trách mảng cung cấp tin cho các phương tiện truyền thông này 3.1.2.2.2 Tổ chức họp báo • Tổ chức các buổi họp báo, động thổ,... lãnh đạo, giữa các phòng ban và giữa các nhân viên với nhau, đóng vai trò then chốt trong việc tạo động lực thúc đẩy mọi người làm việc Truyền thông nội bộ là một phương thức quan trọng để xây dựng văn hoá của một tổ chức 3.1.1.2 Phương thức truyền thông đối nội 3.1.1.2.1 Giao tiếp trực diện 3.1.1.2.2 Bản tin nội bộ 3.1.1.2.3 Bảng thông báo 3.1.1.2.4 Bản ghi nhớ 3.1.1.2.5 Khen thưởng 3.1.1.2.6 Sự kiện . Bài 7 HOẠT ĐỘNG PR Ở CẤP ĐỘ PHÒNG, BAN CỦA TỔ CHỨC 1. Nhu cầu thiết lập bộ phận PR trong tổ chức 2. Mối quan hệ giữa bộ phận PR và các phòng, ban khác. trong tổ chức 3. Các hoạt động chính của bộ phận PR trong tổ chức 4. Câu hỏi nghiên cứu. 1. Nhu cầu thiết lập bộ phận PR trong tổ chức 1.1. Đòi hỏi từ hoạt