GIÁO TRÌNH KHO TÀNG BẢO QUẢN TÀI LIỆU Mục lục Các Phương pháp lưu giữ và thao tác xử lý Thiết bị lưu trữ Lau sách và giá sách Lựa chọn vật liệu bao gói sách và đồ tạo tác trên giấy Bảo quản sách bằng những loại hộp đặt theo yêu cầu Hộp bìa gấp đựng sách loại nhỏ Hộp đựng sách để trên giá Bìa bọc sách bằng Phim pôliexte Giải pháp cho vấn đề lưu trữ các tài liệu khổ lớn Bao bọc và đóng khung cho tác phẩm nghệ thuật Dụng cụ lưu trữ tài liệu ảnh Sherelyn Ogden - Trưởng Phòng Bảo quản, Hội Lịch sử Minnesota Những phương pháp lưu giữ không phù hợp có ảnh hưởng trực tiếp đến tuổi thọ sử dụng của tài liệu. Tình trạng để sách lộn xộn, không quy củ cũng như tập trung quá nhiều sách vào một nơi sẽ nhanh chóng gây ra những hư hại cho sách mà lẽ ra có thể tránh được và những hộp bao sách (storage enclosures) kém chất lượng càng đẩy nhanh quá trình hư hại của những tài liệu mà nó bảo vệ. Xử lý sách không tốt cũng gây ra tác hại. Xử lý sách thông thường đã gây ra hư hại không thể tránh khỏi; nhưng xử lý ẩu còn dẫn tới những hư hỏng nhanh chóng và không thể khắc phục được. Tuổi thọ của các kho tài liệu sẽ được kéo dài đáng kể nếu tuân thủ những nguyên tắc cơ bản sau đây. Sách Nói chung, không khí nên được lưu thông tốt trong các khu vực để sách. Không bao giờ nên đặt sách dựa trực tiếp vào tường mà phải đặt cách tường ít nhất 7,5 cm (3 inch) để cho không khí lưu thông một cách dễ dàng xung quanh sách và tránh ngưng đọng những đám khí ẩm. Đi ều n ày đ ặc biệt quan trọng khi các giá sách đ ư ợc đặt dựa vào các tường bao của toà nhà. Sách đ ặt trong tủ kín cũng nên đặt cách mặt sau của tủ một khoảng và bản thân tủ sách cũng phải đặt cách tường khoảng 7,5 cm (3 inches). Cần lưu ý để đảm bảo độ ẩm và khí đọng không hình thành bên trong các tủ kín, đặc biệt là những tụ đặt sát các tường bao. Sách cần được dựng đứng trên giá sách. Không nên dự ng sách tựa nghiêng về phía này hay phía kia vì nó sẽ làm căng bìa sách. Nên xếp sách đầy giá để các quyển sách không bị nghiêng; tuy nhiên, không nên xếp sách chặt đến mức có thể làm hư hỏng sách khi rút sách ra khỏi giá. Nếu giá sách không đầy, nên sử dụng ke giữ sách để giữ sách đứng thẳng. Ke giữ sách phải còn tốt, bề mặt phẳng, mép rộng để giữ cho bìa sách không bị mòn hoặc trang sách không bị nhàu hoặc rách. Không xếp sách vượt ra ngoài mép c ủa giá phía lối đi bởi chúng có thể bị đụng phải hoặc không thì cũng bị hư hại. Thay vào đó, các giá sách quá cỡ phù hợp nên được d ùng để xếp sách để các sách khổ lớn được có thể được xếp m à không vượt ra ngoài mép của giá. Không nên xếp sách tựa trên trước rìa trước (fore-edge) của sách. Nếu sách quá dài không thể dựng đứng được, hoặc là nên rút sách ra kh ỏi giá hoặc l à s ắp xếp lại giá sách sao cho sách vừa với giá và có thể xếp thẳng đứng được. Sách cần được đặt theo chiều hướng gáy sách xuống cho đến khi công việc sắp xếp lại giá sách hoàn thành. Đặt sách theo chiều hướng gáy sách xuống thay vì hướng gáy sách lên trên sẽ giúp cho các trang giấy không bị kéo ra khỏi các trang bìa do chính sức nặng của các trang giấy. Sách khổ lớn không nên đặt cạnh sách khổ nhỏ bởi vì những quyển sách nhỏ không thể hỗ trợ đủ cho chúng. Nếu có thể, tốt hơn là xếp sách theo cùng cỡ để tránh trường hợp này. Một số quyển sách mà khổ quá lớn thì nên đặt nằm ngang, nhất là nếu việc xếp sách dựng đứng có thể khiến cho những cuốn sách giáo khoa nặng bong ra khỏi bìa. Sách bìa giấy và sách bìa vải không nên xếp sát trực tiếp với sách bìa da. Axít và dầu trong da có thể ngấm vào giấy và vải khiến cho sách càng hỏng nhanh hơn. Ngoài ra, bìa da có phủ bột đã xuống cấp cũng sẽ làm hư giấy và vải. Nếu có thể, sách nên được đóng vào hộp để tránh những vấn đề này. Nếu điều kiện không cho phép, sách bìa giấy và sách bìa vải nên xếp cùng nhau và tách riêng với sách bìa da. Đối với sách mà bìa sách phải được trưng ra, chẳng hạn như sách đặt trong một phòng phân kỳ trong nhà truyền thống, các biện pháp khác có thể sử dụng như sử dụng các vật bao sách (bao giữ hai bên nhưng gáy sách v ẫn có thể nh ìn th ấy đ ư ợc) hoặc đặt một tấm film polyester giữa các quyển sách. Theo nguyên tắc, không nên xếp sách thành chồng trên giá sách. Những cuốn sách khổ nhỏ cần được xếp đứng trên giá. Những cuốn sách quá khổ, nặng, không vuông vắn hoặc bị hư hỏng cần được xếp ngang thay vì xếp đứng để tạo ra chỗ tựa cần thiết . Nếu xếp sách nằm ngang thì nên bổ sung các giá sách vào các khoảng trống hẹp để tránh phải xếp sách thành chồng. Giá sách phải đủ rộng để đỡ các cuốn quá khổ, nhờ vậy sách không bị nhô ra ngoài hàng. Các sách bộ chỉ xếp chồng lên nhau khi thực sự cần thiết, và các chồng sách chỉ nên bao gồm 2 hoặc 3 quyển. Lý tưởng nhất là tất cả các sách xếp thành chồng đều được đóng hộp từng cuốn một. Những cuốn sách mà bìa sách có giá trị đặc biệt chỉ nên xếp chồng nếu chúng được đóng hộp để tránh cho bìa kh ỏi bị chầy xước. Đặc biệt cần lưu ý đ ể đảm bảo rằng sách phải xếp sao cho các ký hiệu hoặc tựa đề của sách có thể nhìn thấy được mà không cần di chuyển sách. Việc đặt sách vào hộp rất quan trọng trong việc bảo quản sách một số sách nhất định. Những cuốn sách có bìa mỏng và có giá trị đặc biệt cần được giữ nguyên trạng nhất thiết nên đóng hộp để bảo vệ. Những cuốn sách b ị h ư h ại nh ưng có giá tr ị thấp hoặc hiếm khi sử dụng và không chắc chắn có thể xử lý hoặc gia cố bìa cũng cần được đóng hộp. Những cuốn sách có bìa bằng giấy da bê cũng nên cho vào hộp. Giấy da bê phản ứng khá nhạy cảm với những thay đổi về nhiệt độ và độ ẩm tương đối bằng cách co hoặc giãn. Hậu quả có thể làm cho bìa sách bị vênh. Đóng hộp giúp duy trì bìa sách và nhờ đó giảm thiểu độ vênh. Hộp nên được làm bằng các nguyên liệu đủ chất lượng lưu trữ cần được thiết kế sao cho vừa với các kích cỡ của cuốn sách. Cả hai loại hộp sách gáy nằm ngang khi mở (drop-spine box) và hộp sách phase box đều sử dụng được. Hộp sách gáy nằm ngang khi mở được ưa dùng hơn bởi vì nó bảo quản sách tốt hơn và giữ sách sạch hơn. Đối với những sách cần giữ vuông vắn khi trưng bày thì bao đựng sách (book shoe) là thích hợp. Tránh sử dụng hộp bìa cát tông cứng bởi vì loại hộp này bào mòn bề mặt bìa sách khi đ ặt sách vào và lấy sách ra. Phong bì đôi khi cũng được sử dụng để lưu giữ sách. Tuy nhiên, những loại này nhìn chung không bổ trợ được cho sách và nên thay thế bằng hộp. Nếu hộp quá đắt và chiếm nhiều diện tích trên giá sách thì những quyển sách ít được sử dụng có thể bọc lại bằng card stock enclosure (phù hợp nhất đối với sách khổ nhỏ) hoặc bọc lại bằng giấy bền vĩnh cửu. Đừng bao gi ờ nên s ử dụng nẹp cao su hoặc dây để buộc các quyển sách đang ở trong tình trạng hư hỏng. Sách này cần đư ợc đóng hộp, gói bằng giấy hoặc buộc lại bằng một dây vải không nhuộm làm bằng chất polyeste, chất lanh hoặc cotton. Dải dây nên thắt nút ở trên hoặc mặt trước của chồng sách. Cách thức cầm sách không đúng có thể gây ra hư hỏng không thể khắc phục được. Không nên lôi sách ra khỏi giá bằng đầu sách (headcap), một cách làm có thể làm bong đầu sách và làm rách gáy sách. Thay vào đó, cần dồn các quyển sách khác ở hai bên rồi nhẹ nhàng dùng ngón tay cái và các ngón khác giữ hai mặt của quyển sách để lấy ra cuốn sách cần lấy. Sách cần được lấy hẳn ra và những quyển sách còn lại trên giá và các ke giữ sách được điều chỉnh lại. Khi đặt sách trở lại vị trí, cần mở rộng các ke giữ sách, dịch chuyển các quyển sách trên giá để tạo ra khoảng trống trên giá và đặt quyển sách trở lại vào chỗ trống. Sau đó ke giữ sách cũng nên được điều chỉnh trở lại. Khi lấy những cuốn sách quá khổ được đặt nằm cần di chuyển các bộ sách phía trên sang chỗ trống khác của giá sách hoặc xe để sách. Nên dùng cả hai tay để nhấc ra cuốn sách cần lấy, và sau đó đặt những cuốn sách phía trên đư ợc lấy ra trở lại chỗ cũ. Lúc đ ặt lại sách v ào ch ỗ cũ cũng n ên làm theo cách này. Để giảm thiểu khả năng làm rơi sách, không nên chồng sách quá cao khi di chuyển sách hoặc lấy sách ra. Những quyển sách đặc biệt quý tuyệt đối không xếp chồng lên nhau. Nếu sử dụng xe để sách, những chiếc xe này phải dễ dàng di chuyển và có giá đỡ rộng, có chấn song bảo vệ, có các bộ phận giảm chấn ở các góc. Không xếp sách quá cao trên xe đẩy sách và không để sách nhô ra khỏi mép xe; trọng tâm của xe khi chở sách sách phải thấp để giữ cân bằng cho xe. Sách thường bị hư hỏng một cách đáng tiếc trong quá trình phôtô. Máy phôtô có các tấm ép giấy phẳng dùng để ép bìa sách phẳng xuống nhằm có được một bản chụp tốt. Những máy phô tô chất lượng cao hơn có t ấm ép giấy ở mép (edge platens) hoặc các tính năng khác mà cho phép phô tô một trang sách với độ mở của sách là 90 độ thay vì 180 độ. Việc phô tô sách đặc biệt quý chỉ nên do các nhân viên thư viện thực hiện hơn là những nhà nghiên cứu, trừ phi việc đó được làm mà không gây ra hư hỏng cho sách. Không nên ấn gáy sách xuống bằng tay hoặc bằng nắp của máy phôtô-copy để có được bản chụp chất lượng tốt. Nếu một cuốn sách quá giòn hoặc đóng quá chặt để có thể phôtô mà không hỏng sách, tốt [...]... thực sự cần thiết Tài liệu nên được đặt trong cái bìa kẹp tài liệu có đệm và không có axít Lý tưởng nhất là chỉ để 5-10 tờ trong một bìa kẹp tài liệu; tài liệu càng có giá trị và càng dễ hư thì số tờ trong một bìa kẹp tài liệu càng nên ít hơn Các bìa kẹp tài liệu nên đặt trong các hộp đựng tài liệu đủ chất lượng lưu trữ Tất cả các bìa kẹp tài liệu trong một hộp nên cùng cỡ và phù hợp với kích thước... diện cho tài liệu và không làm hư hại mép tài liệu cũng như ngăn ngừa việc làm rời tài liệu và hư hại cơ học khác Đây là ưu điểm mà phương pháp đặt hộp đứng không có Tuy nhiên đặt hộp nằm ngang lại có một nhược điểm là đáy hộp sẽ chịu toàn bộ trọng lượng của tài liệu phía trên Phương pháp đặt hộp đứng được ưa chuộng hơn khi các tài liệu và bìa kẹp tài liệu được được bổ trợ tốt nhằm tránh cho tài liệu bị... vào các ngăn tủ hoặc giá sách Nếu tài liệu không giòn và dễ hỏng, có thể cuộn các tài liệu để lưu giữ khi mà không thể lưu giữ tài liệu này ở dạng phẳng Nhưng điều quan trọng là phải xác định chắc chắn là các tài liệu không quá giòn và dễ hỏng để chịu được việc cuộn vào và tháo ra Một số tài liệu cần phải cuộn riêng rẽ; các tài liệu khác có thể cuộn theo nhóm từ 4-6 tài liệu có cùng kích thước, con số... thể Sách dán bài viết rời và các tài liệu phổ thông Nhiều kho tài liệu lịch sử bao gồm các sách dán bài viết rời và những tài liệu phổ thông (như thẻ thương mại, thiệp mừng lễ Valentine, mẫu vật, búp bê giấy, ) Những tài liệu này thường đặt ra những thách thức cho công tác bảo quản bởi chúng thường gồm nhiều thành phần và dưới nhiều dạng chất liệu khác nhau Những tài liệu này có thể có bề mặt nổi, trang... là các bìa kẹp tài liệu đựng trong đó làm bằng những vật liệu chấp nhận được Các tài liệu viết trên giấy da bê, như các sách viết bằng da bê, rất nhậy cảm đối với các biến đổi về nhiệt độ và độ ẩm tương đối và vì thế cần cần được bọc lại Các vật liệu bao bọc phù hợp bao gồm: giấy gói, bìa kẹp tài liệu, vải đệm và hộp hoặc kết hợp tất cả những vật liệu này Các tài liệu quá khổ Các tài liệu quá khổ -... trọng Những tài liệu này do vậy không nên xếp chung với những tài liệu thư viện hoặc tài liệu lưu trữ khác bởi vì sự khác biệt về kích thước, hình dạng, khối lượng, chất liệu có thể làm hỏng sách Phần lớn sách dán bài viết rời và các tài liệu phổ thông được bảo quản theo các hướng dẫn chung đề cập ở trên Sách dán bài viết rời có giá trị lịch sử đặc biệt về dạng nguyên thuỷ của nó nên được bảo quản riêng... thống kho nén là các tài liệu đựng trên các giá không được để vượt ra ngoài cạnh của các giá để tránh tài liệu ở các giá đối diện không bị va chạm vào nhau khi các hàng giá được nén lại Khi lắp đặt hệ thống kho nén cần tính toán để tổng diện tích kho đảm bảo đủ kho ng trống ở các lối đi khi mở các hàng giá ra để di dời tài liệu khỏi giá và các ngăn kéo một cách an toàn, đặc biệt với các tài liệu khổ... chỉ để một tài liệu vào một bìa kẹp Nếu nhiều tài liệu cùng được đặt trong một bìa kẹp, nên phân tách giữa các tài liệu bằng giấy lụa không chứa a-xít, nhất là khi các tài liệu có màu hoặc đặc biệt quý Nên có phòng phù hợp để lưu giữ các tài liệu quá khổ nhờ đó có thể di chuyển an toàn các tài liệu từ ngăn tủ hoặc giá sách, và nên có một chỗ để đặt những tài liệu này xuống khi di chuyển hoặc trước khi... hoặc vênh khi chứa đầy tài liệu Các giá cần được chốt vào nhau và chốt với sàn đất và có thể cả trần để không bị lung lay khi chất các tài liệu lên đó Các giá sách cần được thiết kế điều chỉnh được để có thể đựng tài liệu thuộc nhiều kích cỡ khác nhau, đặc biệt những tài liệu có khổ rất lớn Đồ đạc lưu trữ cần được thiết kế cách sàn đất ít nhất từ bốn đến sáu inches để bảo vệ tài liệu không bị nước làm... ảnh nên được đặt trong các kẹp tài liệu hoặc phong bì không chứa axít mà chính những phong bì này được treo lên các kẹp đựng tài liệu hoặc đặt trong các hộp đựng tài liệu Tránh xếp quá nhiều bức ảnh vào một chỗ Việc sử dụng các kẹp tài liệu treo sẽ tránh được tình trạng các bức ảnh trượt xuống dưới các bức khác và sẽ dễ dàng hơn khi lấy ra Cần lưu ý đặc biệt khi bảo quản những bức ảnh quá khổ gắn trên . trong các kẹp tài liệu (file folders) được đặt trong hộp bảo quản tư liệu hay tre o trên các giá treo của tủ đựng tài liệu. Nếu dùng bìa kẹp tài liệu thì. các tài liệu bằng giấy rời trong cùng một hộp với sách hoặc giấy mỏng. Nói chung, các tài liệu nặng nên để riêng rẽ với các tài liệu nhẹ hơn, các tài liệu