Chuyên đề tốt nghiệp 1 LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức Công ty xi măng Hoàng Thạch"” Chuyên đề tốt nghiệp 2 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC. 7 1.1. KHÁI NIỆM VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC: 7 1.1.1. Khái niệm tổ chức: 7 1.1.2. Khái niệm cơ cấu tổ chức: 7 1.1.3. Các đặc trưng cơ bản của cơ cấu tổ chức: 8 1.1.3.1. Chuyên môn hoá công việc: 8 1.1.3.2. Phân chia tổ thành các bộ phận và các mô hình tổ chức bộ phận: 8 1.1.3.3. Mối quan hệ quyền hạn trong tổ chức: 9 1.1.3.4. Cấp quản lý, tầm quản lý và mô hình cơ cấu tổ chức xét theo số cấp quản lý: 12 1.1.3.5. Phân bổ quyền hạn giữa các cấp quản lý - tập trung và phi tập trung: 13 1.1.3.6. Phối hợp các bộ phận của tổ chức: 14 1.2. HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC: 14 1.2.1. Yêu cầu đối với coa cấu tổ chức: 14 1.2.2. Sự cần thiết phải hoàn thiện cơ cáu tổ chức: 15 1.2.3. Nguyên tắc hoàn thiện cơ cấu tổ chức: 16 1.2.4. Quá trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức: 17 1.2.4.1. Nghiên cứu, đánh giá chiến lược: 17 1.2.4.2. Đánh giá cơ cấu tổ chức: 18 1.2.4.3. Đánh giá đội ngũ nguồn nhân lực và các nguồn lực khác của tổ chức: 18 1.2.4.4. Hình thành các vị trí công tác, bộ phận, phân hệ: 18 .1.2.4.5. Hoàn thiện các vị trí công tác, bộ phận, phân hệ: 19 1.2.4.5. Đánh giá cơ chế phối hợp: 19 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC CÔNG TY XI MĂNG HOÀNG THẠCH. 21 Chuyên đề tốt nghiệp 3 2.1. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY XI MĂNG HOÀNG THẠCH: 21 2.1.1. Giai đoạn đầu xây dựng và phát triển (1976 - 1985): 21 2.1.2. Giai đoạn Công ty thực hiện công cuộc đổi mới của Đảng (1986 - 1995): 22 2.1.3. Giai đoạn thực hiện sự công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước (1996 đến nay): 22 2.2. CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CƠ CẤU TỔ CHỨC CÔNG TY XI MĂNG HOÀNG THẠCH: 23 2.2.1. Chiến lược phát triển của Công ty: 23 2.2.2. Đặc điểm công nghệ sản xuất: 25 2.2.3. Trình độ chuyên môn của đội ngũ lao động trong Công ty: 25 2.3. THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC CÔNG TY XI MĂNG HOÀNG THẠCH: 26 2.3.1. Mô hình cơ cấu tổ chức của Công ty: 27 2.3.2. Thực trạng cơ cấu tổ chức Công ty xi măng Hoàng Thạch xét theo các đặc trưng cơ bản của cơ cấu tổ chức: 28 2.3.2.1. Chuyên môn hoá trong lĩnh vực quản lý: 28 2.3.2.2. Phân chia thành các bộ phận, phân hệ: 32 2.3.2.3. Các mối quan hệ quyền hạn và sự hợp tác trong cơ cấu tổ chức: 40 2.3.2.4. Cấp quản lý, tầm quản lý: 41 2.3.2.5. Tập trung và phi tập trung: 42 2.3.2.6. Phối hợp giữa các bộ phận: 42 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC CÔNG TY XI MĂNG HOÀNG THẠCH. 44 3.1. Phương hướng, quan điểm hoàn thiện: 48 3.2. Một số giải pháp hoàn thiện: 48 3.2.1. Chuyên môn hoá kết hợp với tổng hợp hoá: 49 3.2.2. Sắp xếp lại các phòng ban chức năng: 49 3.2.3. Giảm bớt gánh nặng tầm quản lý: 53 3.2.4. Tăng mức độ phi tập trung và giảm mức độ tập trung: 54 Chuyên đề tốt nghiệp 4 3.2.5. Nâng cao sự phối hợp giữa các bộ phận trong tổ chức: 52 3.3. Điều kiện thực hiện các kiến nghị: 57 KẾT LUẬN 55 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 56 Chuyên đề tốt nghiệp 5 LỜI MỞ ĐẦU 1. Lý do lựa chọn đề tài: Cơ cấu tổ chức có vai trò quan trọng đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào, cho dù doanh nghiệp đó hoạt động sản xuất hay dịch vụ. Quá trình hội nhập đã và đang đặt ra cho các doanh nghiệp nhiều đe doạ và thách thức cho sự tồn tại và phát triển của mình, đặc biệt là các doanh nghiệp Nhà nước giữ vai trò chủ đạo và định hướng trong nền kinh tế quốc dân. Để tồn tại và phát triển trong điều kiện biến động và cạnh tranh gay gắt hiện nay đòi hỏi các doanh nghiệp luôn phải tự đổi mới, nâng cao năng lực quản lý nhằm tạo lợi thế trên thị trường. Công ty xi măng Hoàng Thạch là một trong những Công ty lớn về lĩnh vựcẩn xuất xi măng trong Tổng Công ty xi măng Việt Nam. Công ty đã và đang khẳng định được vị thế của mình trên thị trường trong nước. Công ty không ngừng cải tiến kỹ thuật, công nghệ nhằm nâng cao chất lượngủan phẩm. Nhưng một con tàu muốn chạy tốt người cầm lái phải vững chắc, do vậy việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức được Công ty rất chú trọng quan tâm. Chính vì thế em đã lựa chọn đề tài: "Hoàn thiện cơ cấu tổ chức Công ty xi măng Hoàng Thạch" để nghiên cứu. 2. Mục đích nghiên cứu: Với việc chọn đề tài này em muốn hoàn thiện kiến thức đã học ở nhà trường, tiếp thu kinh nghiệm trong thực tế. Đồng thời áp dụng các kiến thức, kỹ năng đã được học để đề xuất một số giải pháp góp phần hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty xi măng Hoàng Thạch mà em thực tập. Chuyên đề tốt nghiệp 6 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: - Đối tượng nghiên cứu: Công ty xi măng Hoàng Thạch. - Phạm vi nghiên cứu: Cơ cấu tổ chức Công ty xi măng Hoàng Thạch, cụ thể là các phòng ban, bộ phận chức năng, các vị trí công tác liên quan đến cơ cấu tổ chức của Công ty xi măng Hoàng Thạch. 4. Phương pháp nghiên cứu: Để thực hiện đề tài này sử dụng số liệu sơ cấp, thứ cấp và số liệu thống kê của Công ty qua các năm và phương pháp sử dụng tài liệu tham khảo từ đó tổng hợp, phân tích và đánh giá. 5. Kểt cấu chuyên đề: Ngoài phần mở đầu và kết luận, chuyên đề gồm 3 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận về cơ cấu tổ chức. Chương 2: Thực trạng cơ cấu tổ chức Công ty xi măng Hoàng Thạch. Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức Công ty xi măng Hoàng Thạch. 6. Lời cảm ơn: Em xin bày tỏ lòng cảm ơn tới giáo viên hướng dẫn PGS.TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền, người đã tận tình hướng dẫn, chỉ bảo giúp đỡ em trong suốt quá trình thực tập và viết chuyên đề thực tập tốt nghiệp. Đồng thời em xin gửi lời cảm ơn tới Công ty xi măng Hoàng Thạch, nơi em đã thực tập trong thời gian qua, đặc biệt là các cô chú, anh chị Phòng Tổ chức lao động đã quan tâm tào điều kiện thuận lợi để em hoàn thành chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình. Hà Nội, ngày 8 tháng 5 năm 2008. Sinh viên thực hiện. Phạm Thị Ngọc Châm Chuyên đề tốt nghiệp 7 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC. 1.1. KHÁI NIỆM VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC: 1.1.1. Khái niệm tổ chức: Tổ chức là một thuật ngữ được sử dụng rất linh hoạt: Thứ nhất, tổ chức là một hệ thống gồm nhiều người cùng hoạt động vì mục đích chung. Thứ hai, tổ chức là quá trình triển khai các kế hoạch. Khi đó tổ chức bao gồm ba chức năng của quá trình quản lý: xây dựng những hình thức cơ cấu làm khuôn khổ cho việc triển khai kế hoạch, chỉ đạo thực hiện kế hoạch và kiểm tra đối với kế hoạch. Thứ ba, tổ chức là một chức năng của quá trình quản lý bao gồm việc phân bổ, sắp xếp nguồn lực con người và gắn liền với con người là những nguồn lực khác nhằm thực hiện thành công công tác kế hoạch của tổ chức. Về bản chất, tổ chức là việc thực hiện phân công lao động một cách khoa học, là cơ sở để tạo ra năng suất lao động cao cho tổ chức 1.1.2. Khái niệm cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức thể hiện các mối quan hệ chính thức hoặc phi chính thức giữa những con người trong tổ chức. Sự phân biệt hai loại mối quan hệ đó làm xuất hiện hai dạng cơ cấu tổ chức là cơ cấu tổ chức chính thức và cơ cấu tổ chức phi chính thức. Cơ cấu tổ chức (chính thức) là tổng hợp các bộ phận (đơn vị và cá nhân) có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá, có những nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất định, được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm thực hiện các hoạt động của tổ chức và tiến tới những mục tiêu đã xác định. Cơ cáu tổ chức thể hiện cách thức trong đó các hoạt động của tổ chức được phân công giữa các phân hệ, bộ phận và cá nhân. Nó xác định rõ mối tương quan giữa các hoạt động cụ thể, những nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm gắn liền với Chuyên đề tốt nghiệp 8 các cá nhân, bộ phận, phân hệ của tổ chức và các mối quan hệ quyền hạn bên trong tổ chức. 1.1.3. Các đặc trưng cơ bản của cơ cấu tổ chức: 1.1.3.1. Chuyên môn hoá công việc: Chuyên môn hoá công việc chỉ mức độ ở đó các công việc của tổ chức được phân chia thành những bước công việc hoặc những nhiệm vụ khác nhau được thực hiện bởi những người lao động khác nhau. Chuyên môn hoá công việc cho phép tổ chức sử dụng lao động một cách có hiệu quả. Tổ chức có thẻ giảm được chi phí đào toạ vì có thể dễ dàng và nhanh chóng tìm được và đào tạo được người lao động thực hiện những nhiệm vụ cụ thể đó. Mặt khác hiệu quả và năng suất lao động có thể nâng cao do họ thành thạo tay nghề khi thực hiện chuyên sâu một hoặc một số loại công việc. Tuy nhiên, ở mức độ nào đó chuyên môn hoá công việc có thể ảnh hưởng tới năng suất lao động, sự thoả mãn công việc và sự luân chuyển công việc. Mức chuyên môn hoá quá cao dẫn tới năng suất lao động của người lao động bị giảm xuống ảnh hưởng tới toàn bộ hoạt động của tổ chức. Mặt khác mức độ chuyên môn hoá quá cao dễ gây nhàm chán, căng thẳng cho người lao động ảnh hưởng đến chất lượng công việc và năng suất làm việc của người lao động. 1.1.3.2. Phân chia tổ thành các bộ phận và các mô hình tổ chức bộ phận: Cơ cấu tổ chức thể hiện hình thức cấu tạo của tổ chức, bao gồm các bộ phận mang tính độc lập tương đối thực hiện những hoạt động nhất định. Việc hình thành các bộ phận của cơ cấu phản ánh qua trình chuyên môn hoá và hợp nhóm chức năng quản lý theo chiều ngang. Các bộ phận có thể được hình thành theo những tiêu chí khác nhau làm xuất hiện các mô hình tổ chức bộ phận khác nhau, cụ thể là: * Mô hình tổ chức theo bộ phận chức năng: Là hình thức tạo nên bộ phận trong đó các cá nhân hoạt động trong cùng một lĩnh vực chức năng (như marketing, nghiên cứu và phát triển, sản xuất, tài chính, quản lý nguồn nhân lực ) được hợp nhóm trong cùng một đơn vị cơ cấu. Chuyên đề tốt nghiệp 9 Ưu điểm: Hiệu qủa tác nghiệp cao nếu nhiệm vụ có tính chất lặp đi lặp lại; phát huy đầy đủ hơn những ưu thế của chuyên môn hoá ngành nghề; giữ được sức mạnh và uy tín của các chức năng chủ yếu; đơn giản hoá việc đào tạo; chú trọng hơn đến tiêu chuẩn nghề nghiệp và tư cách nhân viên; tạo điều kiện cho kiểm tra chặt chẽ của cấp cao nhất. Nhược điểm: Thường dẫn đến mâu thuẫn giữa các đơn vị chức năng khi đề ra các chỉ tiêu và chiến lược; thiếu sự phối hợp giữa các phòng ban chức năng; chuyên môn hoá quá mức và tạo ra cách nhìn quá hạn hẹp ở cán bộquản lý; hạn chế việc phát triển đội gnũ cán bộ quản lý chung; đổ trách nhiệm về vấn đề thực hiện mục tiêu chung cho lãnh đạo cấp cao nhất. Áp dụng: Được hầu hết các tổ chức áp dụng trong một giai đoạn phát triển, khi tổ chức có quy mô vừa và nhỏ, hoạt động trong một lĩnh vực, đơn sản phẩm, đơn thị trường. Sơ đồ 1.1: Mô hình cơ cấu tổ chức chức năng * Mô hình tổ chức bộ phận theo sản phẩm: Là việc hợp nhóm các hoạt động và đội ngũ nhân sự theo sản phẩm hoặc tuyến sản phẩm. Giám đốc Ph ó gi ám đ ốc Marketing Ph ó gi ám đ ốc Kỹ thuật Phó giám đ ốc Sản xuất Ph ó gi ám đ ốc Tài chính Quảng cáo Bán hàng Thiết kế Kỹ thuật Phân xưởng1 Phân xưởng2 Ngân quỹ Kế toán Chuyên đề tốt nghiệp 10 Ưu điểm: Việc quy định trách nhiệm đối với các mục tiêu cuối cùng tương đối dễ dàng; việc phối hợp hành động giữa các phòng ban chức năng vì mục tiêu cuối cùng có hiệu quả hơn; tạo khả năng tốt hơn cho việc phát triển đội ngũ cán bộ quản lý chung; các đề xuất đổi mới công nghệ dễ được quan tâm; có khả năng lớn hơn là khách hàng sẽ được tính tới khi đề ra quyết định. Nhược điểm: Sự tranh giành quyền lực giữa các tuyến sản phẩm có thể dẫn đến phản hiệu quả; cần nhiều người có năng lực quản lý chung; có xu thế là cho việc thực hiện các dịch vụ hỗ trợ tập trung trở nên khó khăn; làm nảy sinh khó khăn đối với việc kiểm soát của cấp quản lý cao nhất. Áp dụng: Tổ chức có quy mô lớn với nhiều dây chuyền công nghệ. Sơ đồ 1.2: Mô hình cơ cấu tổ chức sản phẩm * Mô hình tổ chức bộ phận theo địa dư: Là các hoạt động trong một khu vực hay địa dư nhất định được hợp nhóm và giao cho một người quản lý. Ưu điểm: Chú ý đến nhu cầu thị trường và các vấn đề địa phương; có thể phối hợp hành động của các bộ phận chức năng và hướng các hoạt động này vào các thị Giám đốc Phó giám đốc Nhân sự Phó giám đốc Sản xuất Phó giám đốc Tài chính Xưởng Xe máy Xưởng Ô tô Xưởng Hàng điện tử [...]... Quyết định số 363/QĐ - BXD về việc thành lập Công ty xi măng Hoàng Thạch trên cơ sở hợp nhất Công ty kinh doanh xi măng số 3 Hoàng Thạch với Nhà máy xi măng Hoàng Thạch Kể từ đó Nhà máy xi măng Hoàng Thạch được đổi thành Công ty xi măng Hoàng Thạch Nhiệm vụ của Công ty lúc này là tổ chức kinh doanh sản phẩm trên địa bàn các tỉnh theo quy định của Tổng Công ty xi măng Việt Nam, vì vậy để hoàn thành nhiệm... Cao cấp lý luận 10 0,35 Cao đẳng 150 5,15 Công nhân 2135 73,3 Bảng 2.2: Cơ cấu lao động theo trình độ của Công ty xi măng Hoàng Thạch (Nguồn: Phòng Tổ chức lao động Công ty xi măng Hoàng Thạch) 2.3 THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC CÔNG TY XI MĂNG HOÀNG THẠCH: 2.3.1 Mô hình cơ cấu tổ chức của Công ty: Mỗi doanh nghiệp có một cơ cấu tổ chức riêng phù hợp với các đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mình... đề tốt nghiệp 21 Hoàn thiện cơ cấu tổ chức trong mỗi tổ chức có nghĩa là làm cho tổ chức đó hoạt động tốt hơn, làm việc hiệu quả hơn, phát huy được những điểm mạnh và khắc phục những điểm yếu của tổ chức Cơ cấu tổ chức hoàn thiện giúp cho tổ chức thực hiện được các mục tiêu đề ra và ngày càng phát triển hơn 1.2.4 Quá trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức: Quá trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức được thực hiện... vị Cơ cấu hỗn hợp Công ty mẹ nắm giữ cổ phần Bảng 1.1: Mối quan hệ giữa chiến lược với cơ cấu tổ chức Chuyên đề tốt nghiệp 22 1.2.4.2 Đánh giá cơ cấu tổ chức: Xem xét mô hình cơ cấu tổ chức đang áp dụng là mô hình cơ cấu tổ chức theo kiểu nào, nó có những ưu điểm và nhược điểm nào Cơ cấu tổ chức đó có ảnh hưởng như thế nào đến qua trình hoạt động sản xuất kinh doanh cđôânh nghiệp Nếu cơ cấu tổ chức. .. Bảo vê - Quân sự Xưởng Lò nung Xưởng Xi măng Xưởng Nguyên liệu Phòng Điều hành trung tâm Phòng Kỹ thuật sản xuất Chuyên đề tốt nghiệp 32 Sơ đồ 2.1: Mô hình cơ cấu tổ chức Công ty xi măng Hoàng Thạch (Nguồn: Hoàng Thạch 28 năm xây dựng và trưởng thành) Qua sơ đồ trên ta thấy mô hình cơ cấu tổ chức của Công ty được tổ chức theo mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến - chức năng, là mô hình đã và đang được... trực tiếp + Các công cụ của hệ thống thông tin, truyền thông và tham gia quản lý + Văn hoá tổ chức 1.2 HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC: 1.2.1 Yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức: Việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức phải đảm bảo những yêu cầu sau đây: - Tính thống nhất trong mục tiêu: Một cơ cấu tổ chức được coi là có kết quả nếu nó cho phép mỗi cá nhân góp phần công sức vào các mục tiêu của tổ chức Chuyên... cầu chất lượng công việc - Xây dựng hệ thống chỉ tiêu đánh giá hiệu quả từng loại lao động quản lý - Tổ hcức việc đnáh giá kết quả công việc một cách khách quan nhằm kích thích sự cố gắng thướng xuyên của cán bộ quản lý Chuyên đề tốt nghiệp 25 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CCTC CÔNG TY XI MĂNG HOÀNG THẠCH 2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY XI MĂNG HOÀNG THẠCH: Tên doanh nghiệp: Công ty xi măng Hoàng Thạch Tên giao dịch... quả sản xuất kinh doanh của Công ty xi măng Hoàng Thạch (Nguồn: Báo cáo kết quả thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh năm 2005, 2006, 2007) 2.2.2 Đặc điểm công nghệ sản xuất: Công ty xi măng Hoàng Thạch có dây chuyền sản xuất xi măng khá hiện đại Công nghệ sản xuất xi măng theo phương pháp lò quay Công ty có 2 dây chuyền sản xuất chính: Dây chuyền I là dây chuyền sản xuất xi măng lò quay, phương pháp... phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận chức năng trong cơ cấu tổ chức hay chính là sự phân chia chức năng quản lý Mỗi đơn vị, mỗi bộ phận, phòng ban sẽ đảm nhiệm những chức năng quản lý nhất định Công ty xi măng Hoàng Thạch có một cơ cấu tổ chức có tính chuyên môn hoá tương đối cao Hiện nay Công ty được chia thành các chức năng quản lý sau: - Chức năng Sản xuất: chức năng này được qui định cụ thể cho... giá chiến lược: Chiến lược và cơ cấu tổ chức là hai mặt không thể tách rời trong cơ sở phân tích: (1) các cơ hội và sự đe doạ của môi trường, (2) những điểm mạnh điểm yếu của tổ chức trong đó có cơ cấu đang tồn tại Là công cụ để thực hiện các mục tiêu chiến lược, cơ cấu tổ chức sẽ phải thay đổi khi thay đổi chiến lược Động lực khiến các tổ chức phải thay đổi cơ cấu tổ chức là sự kém hiệu quả của những . TỔ CHỨC CÔNG TY XI MĂNG HOÀNG THẠCH: 26 2.3.1. Mô hình cơ cấu tổ chức của Công ty: 27 2.3.2. Thực trạng cơ cấu tổ chức Công ty xi măng Hoàng Thạch xét. thiện cơ cấu tổ chức được Công ty rất chú trọng quan tâm. Chính vì thế em đã lựa chọn đề tài: "Hoàn thiện cơ cấu tổ chức Công ty xi măng Hoàng Thạch& quot;