Toàn cảnh ứng dụng ERP 2008 - Phần1: Hiện trạng triển khai ERP Kể từ số này chúng tôi sẽ lần lượt giới thiệu bạn đọc 3 phần của bản nghiên cứu “Tình hình ứng dụng ERP 2008” được tập đoàn tư vấn Panorama thực hiện từ 1.322 tổ chức trên toàn cầu đã ứng dụng ERP trong 3 năm trở lại đây. Bản nghiên cứu “Tình hình ứng dụng ERP 2008” được tập đoàn tư vấn Panorama thực hiện từ tháng 12/2005 đến tháng 09/2008, thông qua bình chọn trực tuyến, khảo sát và phỏng vấn trực tiếp đại diện của 1.322 tổ chức trên toàn cầu đã ứng dụng ERP trong 3 năm trở lại đây. Các tổ chức được khảo sát thuộc nhiều ngành nghề quy mô khác nhau, từ doanh nghiệp (DN) nhỏ đến các tổ chức đa quốc gia với doanh thu hàng tỷ USD, ở khắpthế giới, trong đó đa số có trụ sở tại Bắc Mỹ và Châu Á Thái Bình Dương. Với mục đích xác định hiệu quả cũng như những hạn chế, rủi ro và bài học kinh nghiệm thu được trong quá trình triển khai ERP tại các tổ chức, bản nghiên cứu đã mang đến cho người đọc cái nhìn tổng quan nhất về hiện trạng ứng dụng ERP trên phạm vi toàn cầu. Nghiên cứu gồm 3 phần, sẽ được lần lượt giới thiệu với bạn đọc kể từ kỳ này. Thách thức lớn nhất: thiếu nhân sự Kết quả nghiên cứu của Panorama đã xác định những thách thức lớn nhất mà DN thường hay gặp phải trong quá trình triển khai một dự án ERP (Hình B). Các ý kiến phản hồi đã chỉ ra việc thiếu hụt nhân sự là vấn đề lớn nhất mà các đội dự án hay gặp phải (38%). 33% nhận thấy việc thiếu hụt kiến thức chuyên môn về ERP là thách thức lớn nhất, trong khi 19% cho rằng vấn đề là thiếu các nguồn lực cho dự án. 10% còn lại liên quan đến ngân sách. Đáng ngạc nhiên là không có bất cứ phản hồi nào đề cập đến vấn đề thiếu sự hỗ trợ của ban lãnh đạo. Kết quả này khẳng định những yếu tố như: sự liên kết chặt chẽ của đội dự án, hiệu quả của việc quản lý chuyển đổi và chất lượng đào tạo đội ngũ tham gia chính là chìa khóa quyết định thành công trong tiến trình triển khai ERP. Cũng theo bản nghiên cứu, với các DN coi nhẹ tầm quan trọng của việc lập kế hoạch và quản lý chuyển đổi, sẽ thường xuyên gặp phải vấn đề thiếu hụt nhân lực tham gia và kiến thức chuyên môn về ERP. Một số nguyên tắc giúp kiểm soát dự án ERP 1. Đảm bảo đội ngũ tham gia triển khai, không chỉ riêng đội CNTT, đều phải tham gia vào quá trình đánh giá nhà cung cấp và lập kế hoạch. Điều này sẽ giúp ban quản lý dự án xác định được tất cả những lợi ích thực sự (cho từng phòng ban nghiệp vụ của DN) và chi phí tiềm ẩn khi triển khai ERP. 2. Không nên rút ngắn quá trình đánh giá các nhà cung cấp giải pháp. Rất nhiều doanh nghiệp muốn đẩy nhanh quá trình triển khai ERP mà không dành thời gian xác định cụ thể các yêu cầu quản lý kinh doanh của mình, đánh giá các nhà cung cấp giải pháp khác nhau và lập kế hoạch cho một dự án thành công. Các DN nên dành ít nhất từ 3 đến 4 tháng cho quá trình lựa chọn và lập kế hoạch. Các DN lớn với hơn 1.000 nhân sự, hay doanh số hàng năm trên 500 triệu USD nên dành nhiều thời gian hơn cho những bước này. 3. Thành lập ban chỉ đạo dự án. Ban chỉ đạo dự án nên tham gia sát sao trong quá trình triển khai hơn là chỉ quan tâm đến những vấn đề quản lý cấp cao. Ban chỉ đạo nên xác định và kiểm soát các chỉ số đánh giá hiệu quả trong suốt quá trình triển khai dự án và sau khi hệ thống go-live. 4. Lập kế hoạch dự án và khung kế hoạch triển khai một cách thực tế. Các DN thường không xác định được những chi phí cụ thể cho đến khi có được kế hoạch triển khai, tuy nhiên rất nhiều DN lại cố dự đoán trước khi phác thảo kế hoạch, đây chính là nguyên nhân chủ yếu khiến ngân sách hay bị đội lên. 5. Hãy xác định thời điểm triển khai hợp lý. Nhiều DN thường dựa vào trực quan, tuy nhiên không hoàn toàn như vậy. Có những DN dù đang tiến hành sản xuất kinh doanh với các quy trình thủ công và công nghệ lạc hâụ, không hoàn toàn phù hợp để triển khai ERP ngay lập tức. Bởi lẽ có thể có những giải pháp hiệu quả và ít tốn kém hơn nhiều so với ERP, như sắp xếp lại các quy trình sản xuất kinh doanh, hay tối ưu hóa các hệ thống công nghệ hiện tại. 98% dự án ERP bị kéo dài hơn dự kiến Những người đã từng tham gia triển khai dự án ERP đều biết rằng việc hoàn thành đúng thời gian và ngân sách dự kiến luôn là nhiệm vụ bất khả thi. Các đơn vị triển khai thường không thể hiện thực hóa được mong muốn về thời gian cũng như chi phí cần thiết để vận hành (go-live) hệ thống trong điều kiện các DN luôn muốn tối thiểu hóa rủi ro, đồng thời tối đa hóa các lợi ích thu được. Theo nghiên cứu, chỉ 7% các dự án hoàn thành đúng thời gian đặt ra. 93% cho biết đã triển khai lâu hơn dự kiến, trong đó 68% “lâu hơn nhiều”. Ngoài ra, không có bất cứ DN nào hoàn thành sớm hơn kế hoạch. Panorama đã thống kê thời gian cần thiết triển khai ERP thường kéo dài từ 04 đến 60 tháng, trong đó phần lớn các dự án (71%) hoàn thành trong 06 đến 18 tháng. Có một thực tế là hầu hết các đơn vị triển khai ERP không thể đáp ứng được kỳ vọng của khách hàng về thời gian triển khai dự án. Theo nghiên cứu cũng như kinh nghiệm của Panorama, các dự án ERP triển khai thành công là khi các DN đã đánh giá đúng thời gian cũng như những nỗ lực cần thiết. Ngoài vấn đề thời gian, chi phí triển khai bị đội lên cũng thường xuyên xảy ra trong các dự án ERP. Như thống kê trong hình E, 65% các dự án ERP thường vượt ngân sách dự kiến. Trong đó, hơn ¼ số lượng các dự án (27%) vượt 15%, và gần 1/5 (16%) vượt 50% ngân sách. Đây là những thực tế rất đáng báo động. Các công ty tư vấn vẫn thường cảnh báo khách hàng về các chi phí tiềm ẩn liên quan khi triển khai ERP. Những chi phí này là lý do chính khiến các DN phải chi nhiều hơn kế hoạch dự kiến, có thể là các chi phí: phần cứng, đào tạo, quản lý chuyển đổi, quản lý dự án, thuê nhân sự tạm thời để thay thế các thành viên dự án, và customize hệ thống. Thường thì vấn đề hay bắt nguồn từ các CIO – những người chỉ quan tâm trực tiếp đến việc triển khai ERP mà không để tâm đến các vấn đề tài chính, trong đó có chi phí triển khai nhiều như thế nào hay tỷ lệ hoàn vốn đầu tư là bao nhiêu? Ngoài ra, một số DN đôi khi rơi vào “bẫy bán hàng” của các nhà cung cấp ERP khi các nhà cung cấp này luôn tìm cách khiến khách hàng đánh giá thấp vấn đề chi phí. 8 LƯU Ý ĐỂ TRIỂN KHAI ERP THÀNH CÔNG Như số liệu trong hình G, chỉ 57% phản hồi là thỏa mãn hoặc thỏa mãn vừa phải với hệ thống ERP của họ, trái ngược với 43% còn lại. Nhiều DN cho rằng sự thành công hay thất bại phụ thuộc vào giải pháp, tuy nhiên theo Panorama, thành công của các dự án ERP lại phụ thuộc phần lớn vào chiến lược và hành động của đội triển khai dự án. Dưới đây là một số nhân tố chính được đúc rút từ thực tiễn thành công trong triển khai ERP tại các DN: 1. Trước hết tập trung vào các quy trình sản xuất kinh doanh và xác định yêu cầu quản lý của DN, không nên quá chú ý vào vấn đề giải pháp, kỹ thuật. 2. Tập trung để đạt được một tỷ lệ hoàn vốn đầu tư (ROI) hợp lý, xác định các thước đo đánh giá chất lượng triển khai và hiệu năng hoạt động sau khi go-live. 3. Cam kết việc quản lý sát sao dự án và các nguồn lực cho dự án. 4. Cam kết hỗ trợ của ban lãnh đạo DN 5. Dành thời gian lập kế hoạch 6. Tập trung vào xử lý các dữ liệu (số liệu sản xuất, kinh doanh ) và tái cấu trúc quy trình nghiệp vụ 7. Đào tạo đầy đủ và quản lý chuyển đổi 8. Hiểu rõ mục đích của ERP Chỉ 21% hiện thực hóa được một nửa lợi ích Theo số liệu nghiên cứu từ bảng F, chỉ 21% DN hiện thực hóa được 50% các lợi ích mà họ mong chờ từ hệ thống ERP. Ngoài ra, hơn ½ các DN (57%) vấp phải tình trạng các hoạt động nghiệp vụ bị xáo trộn khi go-live hệ thống. Tuy vậy ở mặt tích cực, 2/3 các DN được khảo sát (70%) nhận thấy việc tối ưu hóa được đội ngũ nhân sự của mình khi triển khai ERP. Như vậy, bất chấp việc phải bỏ ra một khoản đầu tư lớn dành cho ERP, vẫn không có gì đảm bảo những lợi ích mà DN thu được. Thêm vào đó, rủi ro trong quá trình triển khai còn có thể gây ra sự xáo trộn trong các hoạt động nghiệp vụ cốt lõi của DN. Đây chính là những nhân tố làm ảnh hưởng đến tỷ lệ hoàn vốn đầu tư (ROI) của dự án ERP. (Kỳ tới: Phần II: Triển khai ERP - Nhìn từ góc độ giải pháp) Lê Hưng Toàn cảnh ứng dụng ERP 2008 - Phần 2: Sự khác biệt giữa các giải pháp Tiếp theo phần I đã đăng trên TGVT B tháng 6/2009, trong phần II của bản nghiên cứu “Tình hình triển khai ERP 2008”, Panorama tiến hành so sánh kết quả triển khai các giải pháp ERP ở nhiều phân khúc với mục đích làm rõ sự khác biệt giữa các giải pháp ERP hàng đầu trên thị trường hiện nay. NNghiên cứu được tiến hành trên phạm vi toàn cầu, bao gồm 670 doanh nghiệp (DN) ứng dụng các giải pháp ERP khác nhau. Ngoài 3 giải pháp phổ biến dành cho DN lớn và vừa là SAP, Oracle và Microsoft (phân khúc 1), còn có các giải pháp dành cho DN vừa và nhỏ (phân khúc II): Baan, Epicor, Exact, IFS, Infor, Lawson, Netsuite, Sage, Syspro và nhiều giải pháp khác. Nếu như theo Gartner, thương hiệu ERP đang dẫn đầu trên thị trường hiện nay là SAP, tiếp đến Oracle và Microsoft thì điều này hoàn toàn trùng khớp với kết quả nghiên cứu của Panorama. Hơn 70% DN đã triển khai ERP phân khúc I, trong khi 23% còn lại lựa chọn các giải pháp thuộc phân khúc II. THỜI GIAN VÀ CHI PHÍ TRIỂN KHAI Thời gian trung bình để triển khai một dự án ERP từ 18 đến 20 tháng. Trong khi đó thời gian triển khai trung bình các giải pháp SAP, Oracle, Microsoft so với các giải pháp ERP phân khúc II có sự chênh lệch 2 tháng. Số liệu nghiên cứu cũng chỉ ra mức độ chênh lệch trong thời gian triển khai ứng với từng dự án của từng giải pháp cũng khác nhau: Ví dụ, Oracle có thời gian triển khai các dự án ổn định nhất, trong khi Microsoft lại chênh lệch nhiều nhất. Số liệu nghiên cứu trên không bao gồm thời gian triển khai tại các tổ chức lớn, các tập đoàn đa quốc gia. Thời gian triển khai ERP trung bình tại các tổ chức này là 37,2 tháng. Chi phí triển khai ERP phụ thuộc phần lớn vào các yếu tố: giải pháp, mức độ tùy chỉnh (customization), quy mô triển khai, phạm vi triển khai, mức độ phức tạp của các quy trình sản xuất kinh doanh, và chiến lược triển khai. Theo khảo sát, có sự chênh lệch đáng kể giữa SAP, Oracle (những giải pháp có chi phí lớn nhất) so với Microsoft và các giải pháp thuộc phân khúc II (chi phí nhỏ nhất). Tổng chi phí triển khai trung bình của một dự án ERP là khoảng 8,5 triệu USD (khoảng 148 tỷ dồng); trong đó sự chênh lệch giữa SAP, Oracle và các giải pháp phân khúc II lên tới 10 triệu USD (khoảng 175 tỷ dồng) (xem bảng 1). Số liệu trên không bao gồm chi phí triển khai tại các tổ chức đa quốc gia với qui mô cực lớn, ước tính chi phí triển khai trung bình tại các tổ chức này lên tới 34 triệu USD (khoảng 595 tỷ đồng). SAP Oracle Microsoft Phân khúc II Trung bình Thời gian (tháng) 20 18,6 17,8 19,8 19,8 Chi phí triển khai (triệu USD) 16,8 12,6 2,6 3,5 8,5 Độ thỏa mãn (%) 73,0 62,0 69,0 70,0 67,0 Mức độ rủi ro (%) 50,0 56,9 57,7 61,8 54,0 Bảng 1: Tóm lược kết quả nghiên cứu giải pháp ERP MỨC ĐỘ THỎA MÃN Theo như nghiên cứu, 64% phản hồi cho biết họ hài lòng với nhà cung cấp đã lựa chọn và 63% đánh giá dự án ERP của họ đã triển khai thành công. Nghiên cứu cũng chỉ ra ứng với từng giải pháp, các mức độ thỏa mãn của khách hàng cũng rất khác nhau (xem bảng 2). Độ thỏa mãn được chia làm 2 phần: Độ thỏa mãn của ban lãnh đạo và độ thỏa mãn của nhân viên. Thước đo này cho thấy triển khai SAP đạt được mức thỏa mãn và lợi ích thu được cao nhất, tiếp đó đến các giải pháp phân khúc 2, Microsoft và Oracle. Mức độ rủi ro khi triển khai SAP cũng rất thấp, đây là thước đo quan trọng đối với các DN khi mà họ luôn lo sợ việc xáo trộn hay đình trệ các nghiệp vụ sản xuất kinh doanh sau khi tiến hành go-live ERP. KẾT QUẢ TRIỂN KHAI PHÂN TÍCH THEO GIẢI PHÁP SAP Ngày 30/07/2008, SAP đã tuyên bố trở thành nhà cung cấp chiếm thị phần lớn nhất trên thị trường, tính theo tổng doanh thu của các giải pháp ERP, CRM và SCM. Theo nghiên cứu của Parorama, SAP đang nắm giữ 35% thị phần trên thị trường ERP, dẫn đầu trong các nhà cung cấp. SAP có thời gian triển khai kéo dài nhất – 20 tháng so với các giải pháp khác. Độ chênh lệch trong thời gian triển khai ứng với từng dự án của SAP cũng rất lớn so với tất cả các giải pháp còn lại (trừ Microsoft) Tuy nhiên, ứng với mức chi phí và thời gian triển khai lớn nhất thì mức độ thỏa mãn và các lợi ích thực tế thu được của SAP không giải pháp nào bằng. Chi phí trung bình cho một dự án SAP ước tính 16.821.832 USD, (khoảng 294 tỷ đồng) tương đương khoảng 18,6% doanh thu hàng năm của khách hàng – con số lớn nhất trong các giải pháp. Oracle eBusiness Suite (EBS) Oracle đang chiếm giữ 28% thị phần ERP, đứng thứ 2 sau SAP. Chi phí triển khai trung bình của Oracle là 12,6 triệu USD (khoảng 220 tỷ đồng). Chi phí này chiếm khoảng 10,6% doanh thu hàng năm của DN. Thời gian triển khai trung bình của Oracle là 18,6 tháng, độ chênh lệch trong thời gian triển khai ứng với các dự án khác nhau không nhiều (ổn định). Mức độ thỏa mãn của ban lãnh đạo các DN khi ứng dụng Oracle là 76%, xếp sau SAP. Tuy nhiên độ thỏa mãn của đội ngũ nhân viên và lợi ích thu được tại các doanh nghiệp khi triển khai Oracle chỉ đạt 60%. Microsoft Dynamics Theo số liệu nghiên cứu, Microsoft đang có 14% thị phần ERP, tương đương với tổng thị phần của Baan, Epicor, IFS, Infor, Sage và các giải pháp thuộc phân khúc II cộng lại. Sự phổ biến của Microsoft có liên quan đến chính sách giá bản quyền phần mềm phù hợp với các DN vừa và nhỏ. Chi phí tổng sở hữu (TCO) trung bình của Microsoft là 2,6 triệu USD (khoảng 45 tỷ đồng). Trung bình, DN phải dành ra 18 tháng cho một dự án ERP của Microsoft, với mức độ hài lòng thu được đạt 68%, cao hơn một chút so với mức 65% của các giải pháp khác. Một điều đáng lưu ý là các nhân viên nghiệp vụ dường như rất hài lòng với giải pháp của Microsoft khi tỷ lệ bình chọn là 77% (cao nhất trong các giải pháp). Tuy nhiên, các lãnh đạo lại không cùng quan điểm, chỉ có 65,4% lãnh đạo được hỏi cảm thấy hài lòng với Microsoft, tỷ lệ này thấp hơn so mức trung bình 70,7%. Các giải pháp phân khúc II Bản nghiên cứu bao gồm cả các giải pháp ERP thuộc phân khúc II: Baan, Epicor, Exact, IFS, Infor, Lawson, Netsuite, Sage, Syspro và các giải pháp khác. Tổng thị phần của phân khúc II là 22,7%. Trong đó phân chia như sau: Infor (2.9%), Baan (2.3%), Epicor (1.7%), IFS (1.7%) and Sage (1.3%). Chi phí triển khai trung bình 3,46 triệu USD (khoảng 59 tỷ đồng) thấp hơn nhiều so với SAP và Oracle nhưng cao hơn Microsoft. Tuy nhiên, chi phí này có mức chênh lệch rất lớn, có thể thay đổi từ mức dưới 0,1 triệu USD cho tới 65 triệu USD, kết quả của việc tùy chỉnh giải pháp trong từng dự án. Tỷ lệ chi phí triển khai các giải pháp thuộc phân khúc này so với doanh thu hàng năm của các DN là 6,7%, thấp hơn nhiều mức 18,6% của SAP, 10,6% của Oracle , nhưng cao hơn Microsoft (5,0%) Thời gian triển khai trung bình của phân khúc II cũng ngắn nhất (18 tháng) TỔNG KẾT Những số liệu trên đã phần nào làm sáng tỏ sự khác biệt trong việc triển khai các giải pháp ERP tên tuổi trên thị trường hiện nay. Tuy nhiên, phân tích trong bản nghiên cứu này chỉ mang tính chất tham khảo, điều quan trọng nhất với các DN là phải cân nhắc kỹ trước khi lựa chọn một giải pháp phù hợp với các đặc thù sản xuất kinh doanh của DN mình. Chi phí cho việc triển khai phụ thuộc rất nhiều vào quy mô DN cũng như yêu cầu công việc tại từng DN ở mỗi quốc gia khác nhau. SAP Oracle Microsoft Phân khúc II Trung bình Lợi ích thu được 72,2% 58,0% 68,0% 68,6% 65,3% Độ thỏa mãn lãnh đạo 76,4% 75,9% 65,4% 67,7% 70,7% Độ thỏa mãn nhân viên 73,6% 60,3% 76,9% 76,5% 67,4% Độ thỏa mãn chung 73,0% 62,0% 69,0% 70,0% 67,0% Mức độ rủi ro 50,0% 56,9% 57,7% 61,8% 54,0% Bảng 2: Độ thỏa mãn của các giải pháp ERP Lê Hưng Toàn cảnh ứng dụng ERP - Phần 3: Triển khai ERP & Quy mô doanh nghiệp Phần III của bản nghiên cứu đi sâu phân tích kết quả triển khai dự án ERP theo quy mô doanh nghiệp (DN). Có sự khác biệt rõ rệt giữa phân khúc DN vừa và nhỏ (SMBs) với các DN lớn. Theo định nghĩa của bản nghiên cứu, SMBs là những DN có ít hơn 500 nhân viên và doanh thu dưới 500 triệu USD/năm. DN lớn là các DN có trên 500 nhân viên và doanh thu trên 500 triệu USD/năm, không tính các công ty đa quốc gia và các tổ chức có quy mô cực lớn. Từ hình bên cho thấy có sự khác biệt nhiều về tỷ lệ thị phần các giải pháp (GP) ERP giữa phân khúc dành cho SMBs với phân khúc dành cho DN lớn. Trong đó, tỷ lệ thị phần GP ERP của Microsoft có sự khác biệt đáng kể nhất. Nếu như với thị trường dành cho DN lớn, Microsoft chỉ chiếm 6% thì trên thị trường SMBs, con số này là 22%. SAP và Oracle tuy tỷ lệ có thay đổi nhưng vẫn giữ vị trí đứng đầu. Theo đó, với thị trường DN lớn, SAP và Oracle lần lượt giữ 43% và 33%, sang thị trường SMBs lần lượt là 30% và 24%.Các GP ERP (phân khúc II-các GP chuyên cho SMBs) chiếm thị phần tương ứng 17% cho DN lớn và 24% cho SMBs. Có cảm giác rằng miếng bánh thị phần trong phân khúc SMBs được chia đều hơn cho các GP ERP. Tình hình triển khai ERP tại SMBs Thực tế cho thấy chi phí và thời gian triển khai phụ thuộc rất nhiều vào quy mô DN cũng như phạm vi triển khai. Theo nghiên cứu, những tổ chức lớn, trung bình cần 25 tháng để hoàn thành một dự án ERP (bảng 1). Các tổ chức quy mô cực lớn, cần thời gian trung bình là trên 3 năm, gấp 2 lần so với thời gian triển khai tại các SMBs. Những số liệu này khẳng định, các tổ chức có quy mô càng lớn, độ phức tạp càng cao thì thời gian triển khai ERP càng kéo dài. Bên cạnh sự chênh lệch thời gian triển khai còn có sự khác biệt lớn về chi phí triển khai giữa các dự án ERP của SMBs so với các dự án của tổ chức lớn. Tổng chi phí triển khai trung bình của các dự án ERP được nghiên cứu là 8,5 triệu USD, nhưng với các dự án ERP cho SMBs chỉ là 3,1 triệu USD. Trong khi đó, các DN quy mô lớn phải chi một con số khổng lồ là 24,1 triệu USD cho một dự án ERP. Tỷ lệ giữa chi phí cho một dự án ERP và doanh thu hàng năm của DN cũng là một thước đo đáng quan tâm. Kết quả nghiên cứu chỉ ra tỷ lệ trung bình của tất cả các GP là 9%, với SMBs là 10,5% và với các tổ chức lớn là 4,9%. Ngân sách và chi phí triển khai Chi phí triển khai phụ thuộc vào rất nhiều thành tố như mức độ tùy chỉnh, quy mô, phạm vi triển khai, độ phức tạp của các nghiệp vụ và nhiều thành tố khác. Kết quả nghiên cứu của Panorama cho thấy có 3 phần chính cấu thành nên chi phí triển khai: Chi phí triển khai liên quan đến kỹ thuật: Bao gồm chi phí bản quyền, cài đặt kỹ thuật, kiểm tra, tích hợp, nâng cấp phần cứng và máy chủ, chi phí vận hành và hỗ trợ hàng năm, chi phí hosting phần mềm. Chi phí triển khai liên quan đến nội tại DN: Bao gồm chi phí cho các hoạt động quản lý chuyển đổi, tái cấu trúc quy trình kinh doanh, đào tạo, nhân sự cho đội dự án. Các chi phí khác. Các SMBs và các DN lớn thường tốn trên 70% ngân sách triển khai vào phần kỹ thuật. Chỉ khoảng16% dành cho các vấn đề liên quan trong nội tại DN và chi phí tư vấn cho bên thứ 3. Số liệu nghiên cứu chỉ ra rằng, phần lớn các dự án ERP thất bại hay gặp khó khăn có liên quan đến việc dành quá ít ngân sách cho khoản mục thứ 2 này. Một điều mà mọi người luôn ngầm hiểu đó là chi phí triển khai ERP thực tế bao giờ cũng lớn hơn kế hoạch ngân sách đặt ra. Bảng 2 cho thấy, chỉ 5,4% các SMBs triển khai ERP với chi phí dưới mức ngân sách dự kiến, trong khi đó với các tổ chức lớn thì không hề có điều này. 35% SMBs và 36% các DN lớn triển khai với chi phí dao động khoảng 5% so với ngân sách. Dù triển khai vượt ngân sách là vấn đề không mong muốn đối với bất kỳ DN nào, tuy nhiên với các SMBs thì tác động của điều này nghiêm trọng hơn nhiều so với các tổ chức lớn. Như đã chỉ ra trong phần I của bản nghiên cứu, nguyên nhân chính gây ra việc tăng chi phí triển khai bao gồm: việc đánh giá sai trong quá trình làm việc với các nhà cung cấp, kế hoạch triển khai không sát, không kiểm soát được phạm vi dự án Các vấn đề khác trong triển khai ERP Chúng ta thường thấy các DN lớn đòi hỏi nhiều thành viên (là nhân viên DN) tham gia dự án hơn là các SMBs. Điều này có thể lý giải bởi mức độ phức tạp trong các quy trình nghiệp vụ cũng như phạm vi triển khai. Tuy nhiên câu hỏi đặt ra là sự khác biệt này cụ thể như thế nào? Trung bình, tại các DN lớn, cần 28 thành viên tham gia với vai trò nòng cốt, cùng 15 chuyên viên ERP. Ngược lại, tại các SMBs, chỉ có 6 thành viên và 3 chuyên viên ERP. Sự chênh lệch này còn lớn hơn khi khảo sát cho thấy số lượng các thành viên dự án của đối tác, trung bình trong các dự án ERP tại các SMBs là 3 người, trong khi các DN lớn là 31 người. Những số liệu này lý giải một trong những rủi ro khi triển khai ERP tại SMBs chính là vấn đề nguồn lực dự án. Ngoài ra, một yếu tố khác cũng ảnh hưởng tới chi phí, độ phức tạp cũng như thời gian triển khai của một dự án ERP đó là mức độ tùy chỉnh GP. Kết luận Hơn một thập kỷ qua, phân khúc SMBs đã trở thành phân khúc có tốc độ tăng trưởng nhanh nhất trên thị trường ERP. Có 3 nguyên nhân chính lý giải điều này: Các nhà cung cấp GP tên tuổi trên thị trường đã chú ý hơn đến phân khúc này với việc đẩy mạnh phát triển các GP với chi phí thấp và tính năng phù hợp với các SMBs. Ngày càng xuất hiện nhiều các nhà cung cấp GP phân khúc II như Epicor, Infor, Sage với sự đa dạng về GP giúp các SMBs có thêm nhiều lựa chọn hơn Các SMBs đang tăng trưởng với tốc độ chóng mặt thời gian gần đây, kèm theo đó là sự mở rộng về qui mô, lĩnh vực sản xuất kinh doanh, các nghiệp vụ cũng như yêu cầu về quản trị đòi hỏi phải có các hệ thống hỗ trợ hiệu quả như ERP. (Xem từ số TGVT B tháng 6/2009) Lê Hưng Thị phần ERP SMBs DN lớn Thời gian triển khai (tháng) 18,8 25,2 Chi phí triển khai (triệu USD) 3,07 24,07 Chi phí/doanh thu (%) 10,5 4,9 Vượt dưới 5% ngân sách (%) 40,5 35,9 Vượt từ 5-100% ngân sách (%) 59,5 64,1 Thành viên dự án 14 74 Mức độ chỉnh sửa Thấp Cao Bảng 1: So sánh tổng thể giữa SMBs và DN lớn . bản nghiên cứu “Tình hình ứng dụng ERP 2008 được tập đoàn tư vấn Panorama thực hiện từ 1.322 tổ chức trên toàn cầu đã ứng dụng ERP trong 3 năm trở lại đây. Bản. vốn đầu tư (ROI) của dự án ERP. (Kỳ tới: Phần II: Triển khai ERP - Nhìn từ góc độ giải pháp) Lê Hưng Toàn cảnh ứng dụng ERP 2008 - Phần 2: Sự khác biệt