Thực trạng và giải pháp hoàn thiện công tác thông tin ở văn phòng NHNN-PTNT HN.doc.DOC

Thực trạng và giải pháp hoàn thiện công tác thông tin ở văn phòng NHNN-PTNT HN

Trong thế kỷ 21, chúng ta đang sống và làm việc trong nền khoa học công nghệ tiên tiến, hiện đại với các thành tựu thần kỳ cùng xu thế toàn cầu hoá kinh tế Xu thế này tác động mạnh mẽ, sâu sắc tới mọi hoạt động kinh tế, chính trị, văn hoá, xã hội của mỗi quốc gia.

Cùng với sự "bủng nổ thông tin" của thế kỷ 21, dẫn đến nhu cầu gia tăng cha từng thấy về thông tin trong tất cả các lĩnh vực của nền kinh tế từ Chính phủ (cấp trung ơng và cấp địa phơng) đến lĩnh vực t nhân.

Thông tin luôn đóng một vài trò đặc biệt quan trọng đến sự phát triển của đất nớc.

Chúng ta biết rằng, hoạt động thông tin luôn gắn liền với công tác văn phòng vì văn phòng đợc coi nh "cổng gác thông tin" của cơ quan.

Nh vậy, vấn đề đặt ra để có thể thu nhận, xử lý, quản lý và sử dụng thông tin tốt nhất trong điều kiện hiện nay là các cơ quan, đơn vị vừa phải tăng cờng đầu t trang thiết bị công nghệ hiện đại, vừa phải thờng xuyên bồi dỡng kiến thức chuyên môn nghiệp vụ văn phòng cho mỗi cán bộ nhân viên văn phòng.

Qua quá trình thực tập tại Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn Hà Nội (NHNo & PTNT Hà Nội) cũng nh vốn kiến thức đã tích luỹ đợc ở nhà

trờng, em đã chọn đề tài " Thực trạng và giải pháp hoàn thiện công tác thông

tin ở văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội" Trong quá trình tìm hiểu, nghiên cứu

đề tài này, em đa ra những giải pháp hữu ích nhằm hoàn thiện, nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội.

Đề tài của em đợc chia ra ba chơng chính, bao gồm:

ơng III Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác thông tin trong vănphòng NHNo & PTNT Hà Nội.

cơ sở lý luận về văn phòng và công tác thôngtin trong hoạt động văn phòng

I Lý luận chung về công tác thông tin trong văn phòng

1 Khái niệm, vai trò của công tác thông tin

Chúng ta đang đợc chứng kiến sự chuyển mình vĩ đại của cuộc cách mạng khoa học công nghệ trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội Công nghệ thông tin cùng với công nghệ sinh học, công nghệ vật liệu mới Công nghệ năng lợng Công nghệ vũ trụ và công nghệ đại dơng sẽ đợc coi là con tàu vĩ đại để chở nền văn minh công nghiệp sang thế kỷ 21, trong đó công nghệ thông tin đợc coi nh ngời điều khiển Sự phát triển của các xa lộ thông tin liên lạc đã thu hẹp khoảng cách giữa các quốc gia, giữa các vùng và các đơn vị, tổ chức để cùng nhau tìm kiếm lợi ích cho mình và cho nhân loại Thành công hay thất bại của một đơn vị ngày nay tuỳ thuộc rất lớn vào khả năng chiếm lĩnh đợc lợi thế thông tin

Nh Lênin đã khẳng định: " Không có thông tin thì không có thắng lợi trong bất cứ lĩnh vực nào, cả khoa học, kỹ thuật và sản xuất ".

Trong quá trình tìm kiếm thông tin trên các lĩnh vực chính trị, kinh tế, xã hội, an ninh, quốc phòng các nhà nghiên cứu đã thống nhất đi đến một khái niệm mang tính khoa học về thông tin: " thông tin là những dữ liệu có ý nghĩa, giúp cho đối tợng tiếp nhận thông tin có đợc những quyết định nhằm đạt mục đích mong muốn

2

tin và mục tiêu sử dụng thông tin.

Sơ đồ hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin thờng xuyên liên tục trên cơ sở cân đối các thông tin đầu vào và đầu ra " Hộp đen" để xử lý các thông tin phục vụ hoạt động điều hành của cơ quan, đơn vị, chính là văn phòng.

Hệ thống thông tin trong cơ quan, đơn vị sẽ bao gồm:

- Các yếu tố môi trờng tài nguyên Nó đợc coi nh các nguồn vô hạn của

một số " Tệp dữ liệu" mà đơn vị cần bảo quản Nguồn dữ liệu đó sẽ mô tả đầy đủ về các yếu tố môi trờng, tài nguyên, để trên cơ sở đó mà cơ quan, đơn vị nghiên cứu lựa chọn những dữ liệu nào? sự phong phú, đa dạng của môi trờng không phải là lộn xộn, thiếu trật tự trong nguồn dữ liệu mà nó đợc xếp đặt tuân theo những quy luật nhất định

-Hệ thống thu thập thông tin: Mỗi đơn vị sẽ có những bộ phận chuyên thu thập thông tin theo các dữ liệu khác nhau bao gồm thông tin của môi trờng và thông tin phản hồi.

- Hệ thống xử lý thông tin: Thông tin đợc cung cấp không phải đã đáp ứng yêu cầu sử dụng ngay mà còn phải phân tích, đánh giá, phối hợp để có những thông tin hữu ích Những hoạt động đó đợc tập hợp thành hệ thống đồng bộ gọi là hệ thống xử lý thông tin.

- Hệ thống lu trữ: Thông tin thu thập đợc có thể sử dụng không hết ngay hoặc chỉ sử dụng một lần, vì thế ngời ta cần cất dữ để sử dụng lâu dài hoặc cho yêu cầu khác Đồng thời kết quả chế biến thông tin cần đợc lu trữ để kiểm chứng

- Hệ thống truyền tin: Những thông tin thu thập hay chuyển đi đều cần đến các phơng tiện truyền dẫn Hệ thống truyền tin của đơn vị có thể hiện đại hay thủ công, hữu hình hoặc vô hình là tuỳ thuộc vào mục đích, yêu cầu cung cấp thông tin và trình độ phát triển trang thiết bị kỹ thuật của đơn vị ở từng thời kỳ.

Nh vậy, các cơ quan đơn vị phải tổ chức hợp lý, khoa học các bộ phận trên của hệ thống mới có thể phục vụ tốt hoạt động thông tin trong đơn vị mình.

3 Phân loại thông tin

Do tính chất đa dạng, phong phú của thông tin nên nếu không có sự phân loại thông tin sẽ làm cho công tác thu thập, xử lý, bảo quản và sử dụng thông tin gặp nhiều trở ngại Trong thực tế, một thông tin đợc sử dụng vào nhiều mục đích khác nhau, tuỳ theo yêu cầu của chủ thể tiếp nhận thông tin Nếu không tiếp nhận sẽ dẫn đến tình trạng nhầm lẫn trong thu và chuyển phát thông tin, gây lúng túng cho các nhà chuyên môn khi tìm kiếm các phơng pháp xử lý, phân tích và lu trữ thông tin.

3.1 Phân loại thông tin theo kênh tiếp nhận

Theo cách phân loại này thông tin đợc tiếp nhận từ hai nguồn:

- Nguồn thông tin có hệ thống: là những nguồn thông tin đa đến cho ngời nhận theo những thời gian định trớc và với những thang số quy ớc chung, mang tính phổ cập Những thông tin này thờng là báo cáo định kỳ của các bộ phận trong cơ quan, của cấp dớicho cấp trên …Loại thông tin này có đặc trLoại thông tin này có đặc trng là ổn định về khoảng thời gian chuyển tải về nội dung thông tin Đây là một loại thông tin khá phổ biến trong các cơ quan đơn vị dùng để đánh giá kết quả hoạt động sau mỗi kỳ và để phục vụ công tác kiểm tra giám sát của cấp trên.

- Nguồn thông tin không theo định kỳ: là thông tin đa đến cho ngời nhận không theo định kỳ, nhằm thông báo về những sự kiện diễn ra không theo quy luật hay nằm ngoài dự kiến của ngời nhận tin Đặc trng của loại thông tin này là tính bất thờng, nội dung không ổn định, gây lúng túng cho ngời nhận tin Trong hoạt động thờng ngày những thông tin này thờng do cấp trên chuyển xuống nhằm bổ sung, hoàn thiện kế hoạch đã có hay cách ứng phó mang tính tình thế trong một hoàn cảnh nhất định Cũng có thể là những thông tin từ bên dới về những sự cố bất thờng nằm ngoài dự kiến, cần có sự chỉ đạo kịp thời của cấp trên.

4

- Thông tin tra cứu: là những thông tin đa đến cho ngời tiếp nhận những nội dung có tính quy ớc, những căn cứ, kinh nghiệm cho sự hoạt động điều hành - Thông tin thông báo: là loại thông tin mang đến cho chủ thể tiếp nhận sự xác nhận, hiểu biết nhất định về vấn đề nào đó, để họ chủ động đề xuất các biện pháp ứng xử hiệu quả nhất Loại thông tin này cũng mang tính không ổn định, không thống nhất.

3.3 Phân loại thông tin theo lĩnh vực hoạt động

Theo cách này thông tin đợc chia thành:

- Thông tin kinh tế: là thông tin phản ánh quá trình hoạt động kinh tế trong và ngoài nớc Cũng có thể chia nhỏ hơn thành thông tin kinh tế trong các nghành hoạt động: nông nghiệp, công nghiệp, thơng mại, du lịch

- Thông tin chính trị- xã hội: là thông tin phản ánh hoạt động về tình hình chính trị xã hội trong nớc và trên thế giới Những thông tin này có thể là tình hình từng ngày hoặc thông tin từ tổng kết 1 quá trình, 1 sự kiện, 1 giai đoạn hoạt động.

Ngoài ra còn có: - Thông tin về an ninh quốc phòng - Thông tin về môi trờng

- Thông tin về quan hệ quốc tế.

Mỗi loại thông tin đợc gắn liền với đặc trng của từng lĩnh vực mà mỗi lĩnh vực lại tuân theo những quy luật vận hành khác nhau, cho nên các loại thông tin trên sẽ đợc sử dụng cho từng mục tiêu hoạt động của đơn vị.

Tuỳ theo yêu cầu thu thập, sử dụng thông tin của các chủ thể mà mỗi loại thông tin trên lại đợc phân chia theo ngành, theo loại sản phẩm hay loại dịch vụ.

3.4 Phân loại thông tin theo thời gian

Thông tin quá khứ: là loại thông tin phản ánh các sự kiện đã xảy ra và đ -ợc dùng làm cơ sở để xây dựng kế hoạch cho hiện tại và tơng lai, đồng thời làm căn cứ để đánh giá tình hình phát triển của một thực thể.

- Thông tin hiện tại: là loại thông tin phản ánh quá trình và kết quả hoạt động của một thực thể tại thời điểm cung cấp thông tin Thông tin này đợc dùng để phản ánh khả năng hoạt động thực tế của một tổ chức hay số lợng, chất lợng các hoạt động hiện tại Thông tin hiện tại sẽ trở thành quá khứ khi mà các thực thể vận động theo thời gian đã vợt giới hạn quy định.

tại Thông tin tơng lai sẽ cho phép các chủ thể xác định đợc hớng vận động, những thuận lợi hay khó khăn, những vấn đề cần giải quyết trong tơng lại để chủ động điều chỉnh cho phù hợp với những điều kiện trong tơng lai.

4 Tổ chức công tác thông tin

4.1 Yêu cầu tổ chức công tác thông tin

Khối lợng thông tin trong một đơn vị rất phong phú, đa dạng và nhiều khi cũng rất phức tạp Nếu thông tin không đợc tổ chức hợp lý, khoa học sẽ gây trở ngại lớn cho việc quản lý, sử dụng thông tin, thậm chí làm cho hệ thống thông tin ách tắc Để quản lý, khai thác sử dụng có hiệu quả thông tin, các đơn vị cần tiến hành tổ chức công tác thông tin theo những yêu cầu chủ yếu sau:

- Thông tin ban đầu phải phù hợp: thông tin từ các dữ liệu đợc chuyển đến cơ quan đơn vị gọi là thông tin ban đầu Những thông tin mà thờng từ nhiều kênh đến, nen ngời tiếp nhận cần biết thông tin nào là sử dụng đợc, là phù hợp với yêu cầu thu thập thông tin Để nậng cao hiệu lực thông tin ban đầu , ta cần xử lý ngay lúc thu thập rồi phân loại theo các kênh thích hợp

- Đảm bảo thông tin thống nhất: tài liệu thông tin phải đợc lập thành từng kênh, từng khối hay từng tệp ữ liệu tuỳ theo mục đích , yêu cầu sử dụng Việc chia thông tin của nhân viên trợ giúp , phục vụ kịp thời cho lãnh đạo khi có nhu cầu cung cấp thông tin Phân chia thông tin thành từng khối còn có tác dụng kiểm soát thông tin nhằm loại bỏ những thông tin sai lệch, làm ảnh hởng đến kếy qủa hoạt động của cơ quan.

- Đảm bảo chất lợng thông tin

* Chất lợng thông tin đợc phản ánh bằng nhiều tiêu chí khác nhau nh: + Tính chính xác của thông tin: thông tin là chất liệu để các nhà quản lý phân tích đánh giá tình hình từ đó đề ra các quyết định ứng xử trong từng lĩnh vực hoạt động của đơn vị Nếu thông tin sai lệch sẽ làm cho kết quả phân tích không chính xác và từ đó sẽ có kết quả vội vàng gây hậu quả xấu đến hoạt động của tổ chức

+Tính đầy đủ: thông tin muốn phát huy tác dụng đối với các nhà quản lý thì phải đảm bảo đủ về lợng Thông tin đầy đủ là phải mô tả đợc một cách trọn vẹn sự kiện , quá trình yếu tố nào đó Nếu thiếu 1 trong các loại thông tin trên sẽ làm cho ngời sử dụng thông tin nhậ biết không đầy đủ về đối tợng nghiên cứu, dẫn đến những hành vi ứng xử sai lệch

6

thông tin có hệ thống còn giúp nhân viên văn phòng tiết kiệm thời gian, chi phí tìm kiếm thông tin

+ Tính kịp thời: trong thời đại bùng nổ thông tin thì yêu cầu về tính kịp thời của thông tin ngày càng trở nên bức xức Có đợc thông tin kịp thời sẽ quyết định thắng lợi của đơn vị lên đến trên 50%.

+ Tính đơn giản, dễ hiểu: nếu thông tin đợc cung cấp mà phức tạp sẽ dẫn đến tình trạng hiểu sai , làm sai Từ lý do đó nên thông tin chuyển đến ngời sử dụng phải rõ ràng, rành mạch, dễ hiểu, dễ xen, dễ nhớ.

+ Tiết kiệm thông tin: thông tin đợc khai thac từ các dữ liệu khác nhau với các trữ lợng khác nhau, nên ngời khai thác phải biết khai thác đến mức nào là đủ cả về số lợng, chất lợng, chủng loại và thời hạn thông tin Việc khai thác đủ thông tin theo yêu cầu vừa tránh đợc những tốn kếm về thời gian, chi phí lại vừa đẩm bảo đợc tính kịp thời, tính khoa học Thông tin khai thác đủ với yêu cầu sử dụng còn tránh đợc rối loạn gây nhiễu thông tin

4.2 Nhiệm vụ công tác thông tin của văn phòng:

- Thờng xuyên và kịp thời nắm bắt tình hình thực hiện kế hoạch nhà nớc, tình hình chấp hành các nghị địng của Đảng, của các văn bản quy phạm pháp luật của nhà nớc, tình hình hoạt động của các cơ quan có liên quan trong dịa bàn.

- Tổ chức công tác thông tin và giúp lãnh đạo xử lý thông tin

- Thông tin cho các đối tợng biết tình hình chung về diễn biến kinh tế văn hoá, xã hội, an ninh, quốc phòng, đối ngoại…Loại thông tin này có đặc tr

-Đôn đốc cơ quan chuyên môn thực hiệnu chế độ thông tin báo cáo định kỳ theo quy định và từng thời gian có nhận xét, kiến nghị.

5 Quy trình hoạt động của công tác thông tin

- Xây dựng và tổ chức nguồn tin: xuất phát từ nhu cầu về thông tin để xây dựng và tổ chức các nguồn tin Đây là một vấn đề rất khó, phức tạp vì nó liên quan đến nhiều cấp, nhiều ngành và nhiều ngời trong hệ thống tổ chức Tuy nhiên, đây là "cửa ải" ban đầu của công tác thông tin.

- Thu thập thông tin: việc thu thập thông tin đợc tiến hành theo nhiều kênh khác nhau nh:

+ Kênh thông tin theo ngành từ trên xuống và từ dới lên

+ Kênh thông tin theo ngành trong từng cấp, từng cơ quan trong phạm vi quốc gia, quốc tế.

+ Kênh thông tin qua hội họp, giao ban

+ Kênh thông tin qua giao tiếp với dân, với cơ sở

+ Kênh thông tin tra cứu, thông báo, văn bản pháp lý, các quy định của nhà nớc trong quá trình hoạt động quản lý.

- Phân tích và xử lý thông tin : Đây là việc vận dụng sự sáng tạo của bộ óc con ngời để phân tích, đánh giá nguồn tài liệu, số lợng thông tin đã thu nhận đợc Yêu cầu của khâu này là xử lý thông tin tổng hợp để tài liệu, số liệu phản ánh đ-ợc tình hình, xác định đúng bản chất, hiện tợng của chúng Muốn đạt đđ-ợc yêu cầu trên, phải tiến hành một số thao tác cụ thể nh:

+ Kiểm tra tính chính xác, tính hợp lý của các tài liệu + Hệ thống, chỉnh lý, tổng hợp phân tích số liêu, tài liệu

Mục tiêu của quá trình này là xử lý thông tin, đa ra các giải pháp, phơng án cho các quy định quản lý đợc thực hiện dới các hình thức kiến nghị, đề xuất sáng kiến giải quyết, hoặc cao hơn nữa là làm những căn cứ, định hớng để ngời lãnh đạo quản lý ban hành các văn bản quản lý hoạt động của tổ chức Đó chính là tiền đề và nội dung của các mệnh lệnh, quyết định, chỉ thị, thông tin trong quản lý điều hành.

- Cung cấp, phổ biến thông tin : Thông tin phải đợc phổ biến nhanh chóng, kịp thời đến đúng đối tợng bằng các hình thức thích hợp nh truyền đạt các hội nghị, hội ý, bàn giao, phổ biến trực tiếp với cơ sở, phổ biến qua các nguồn tin đại chúng, báo đài

- Bảo quản lu trữ thông tin : Mục đích của quy trình này là kéo dài thời gian sử dụng các nguồn tin không chỉ để phục vụ cho các nhà quản lý ra quyết định mà còn cần để kiểm chứng thông tin, bổ sung cho các thông tin khác mà cũng không chỉ một lần mà nhiều lần Do vậy, tài liệu thông tin phải đợc bảo quản, lu trữ cẩn thận theo các phơng pháp khoa học khác nhau nh: lu trữ các dữ kiện đó vào máy tính, vào phim ảnh hoặc sắp xếp ngăn nắp trật tự vào cặp, giá, tủ để khi cần là có thể tìm đợc ngay.

Qua những lý luận về văn phòng và công tác thông tin trong hoạt động của văn phòng, chúng ta thấy đợc sự đóng góp trực tiếp của thông tin là khó có thể đo lờng hết cả về kinh tế lẫn xã hội Một nguyên lý có thể nhận thấy rằng hiện nay những khối lợng thông tin khổng lồ rất cần để vận hành bộ máy quản lý và nền kinh tế Vơi sự ra tăng các yêu cầu thông tin và những quyết định trong việc

8

Văn phòng luôn phải gắn liền với hoạt động thông tin vì văn phòng đợc coi nh " Cổng gác thông tin" của một cơ quan vì tất cả các thông tin đến hay đi đều đợc thu thập, xử lý, chuyển phát tại văn phòng Từ những thông tin tiếp nhận ( bên ngoài và nội bộ) văn phòng phân loại thông tin theo các kênh thích hợp để chuyển tải hay lu trữ Đây là một hoạt động quan trọng trong cơ quan, nó liên quan đến sự thành bại trong những hoạt động của tổ chức nên văn phòng phải tuân theo những quy định, nghiêm ngặt về văn th - lu trữ khi thu nhận, xử lý, bảo quản chuyển phát thông tin Nếu thông tin đợc thu thập đầy đủ, kịp thời, đợc xử lý khoa học, đáp ứng yêu cầu quản lý thì lãnh đạo sẽ có đợc quyết định hữu hiệu, nếu không quyết định của họ sẽ không hiệu quả, ảnh hởng xấu đến mục tiêu của đơn vị.

I Vài nét về quá trình hình thành của NGÂN HàNG NÔNHNGHIệP Và PHáT TRIểN NÔNG THÔN Hà Nội

Chi nhánh NHNo & PHNT Hà Nội (viết tắt: Chi nhánh NHNo & PNTN Hà Nội) là đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc trực thuộc NHNo & PHNT Việt Nam đợc thành lập theo quyết định Số 51/QĐ - NHNN ngày 27/6/1998 của Thống đốc Ngân hàng Việt Nam.

Theo quyết định này chi nhánh NHNo & PHNT Hà Nội là đại diện uỷ quyền của NHNo & PHNT Việt Nam có quyền tự chủ kinh doanh theo phân cấp của ngân hàng nhà nớc, chịu sự ràng buộc về nghĩa vụ và quyền lợi đối với Ngân hàng nhà nớc.

Trụ sở chính của chi nhánh NHNo & PHNT Hà Nội đặt tại số 77 Lạc Trung - Quận Hai Bà Trng - Hà Nội.

Trong những ngày đầu thành lập, Ngân hàng đã gặp phải rất nhiều khó khăn do quá trình chuyển dịch từ nền kinh tế theo cơ chế tập trung bao cấp sang nền kinh tế thị trờng Sau 15 năm hoạt động kinh doanh, Ngân hàng đã đạt đợc những thành tựu to lớn, góp phần vào sự nghiệp chung, xây dựng nền kinh tế vững mạnh cho thủ đô Hà Nội.

Trải qua nhiều thử thách Ngân hàng ngày càng đi lên và khẳng định chỗ đứng của mình trong hệ thống Ngân hàng Việt Nam.

II Cơ cấu tổ chức

Qua 15 năm hoạt động, cùng với sự phát triển liên tục, Ngân hàng luôn chú ý đầu t thêm trang thiết bị, cải tạo, nâng cấp cơ sở vật chất hiện có, trẻ hoá đội ngũ cán bộ, đào tạo nâng cao trình độ của cán bộ công nhân viên (CBCNV), mở rộng các phòng ban; Hiện tại NHNo & PHNT Hà Nội đang hoạt động với 8 phòng ban có 165 CBCNV dới sự chỉ đạo và quản lý của một Giám đốc, 2 phó

Sơ đồ tổ chức quản lý NHNo & PTNT Hà Nội

Chi nhánh NHNo & PTNT Hà Nội là chi nhánh cấp 1 Với sự phát triển không ngừng, đến nay ngân hàng đã thiết lập đợc 10 chi nhánh trực thuộc, 25 phòng giao dịch và 10 quỹ tiết kiệm đặt tại các quận các chi nhánh trực thuộc NHNo & PTNT Hà Nội.

Bảng chi nhánh trực thuộc NHNo & PTNT Hà Nội

III Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban

1 Giám đốc

- Giám đốc chi nhánh NHNo & PTNT Hà Nội do chủ tịch Hội đồng quản trị NHNo Việt Nam bổ nhiệm, là ngời trực tiếp điều hành mọi hoạt động của Ngân hàng.

- Quyết định những vấn đề về tổ chức, cán bộ và đào tạo

- Ký kết các hợp đồng tín dụng, hợp đồng thế chấp tài sản và các hợp đồng khác có liên quan đến hoạt động kinh doanh ngân hàng theo quy định.

- Phân công cho phó Giám đốc tham dự các cuộc họp trong, ngoài ngành có liên quan trực tiếp đến hoạt động của chi nhánh NHNo & PTNT trên địa bàn và uỷ quyền cho Phó Giám đóc bằng văn bản khi vắng mặt.

2 Phó giám đốc

- Do Tổng Giám đốc của NHNo Việt Nam quyết định bổ nhiệm

- Thay mặt Giám đốc điều hành một số công việc khi Giám đốc vắng mặt - Chỉ đạo, điều hành một số nghiệp vụ do Giám đốc phân công phụ trách và chịu trách nhiệm trớc giám đốc về các quyết định của mình.

- Bàn bạc và tham mu cho Giám đốc về hoạt động kinh doanh ngân hàng theo nguyên tắc tập trung dân chủ và chế độ một thủ trởng.

3 Nhiệm vụ các phòng ban

3.1 Phòng kế toán.

- Trực tiếp hạch toán kế toán, hạch toán thống kê và thanh toán theo quy định của Ngân hàng nhà nớc và NHNo Việt Nam.

3

- Xây dựng chỉ tiêu kế hoạch tài chính, quyết toán kế hoạch thu, chi tài chính, quỹ tiền lơng đối với chi nhánh NHNo & PTNT trên địa bàn trình NHNo cấp trên phê duyệt.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.

3.2 Phòng kiểm soát

- Kiểm tra công tác điều hành của chi nhánh NHNo & PTNT Hà Nội và các đơn vị trực thuộc theo Nghị định của Hội đồng quản trị và chỉ đạo Tổng Giám đốc NHNo.

- Kiểm tra, giám sát việc chấp hành quy trình nghiệp vụ kinh doanh theo quy định của pháp luật, của NHNo.

- Kiểm tra độ chính xác của báo cáo Tài chính, kế toán, việc tuân theo quy định của nhà nớc và ngành ngân hàng.

- Giải quyết đơn th, khiếu tố liên quan đến hoạt động của chi nhánh NHNo & PTNT trên địa bàn.

3.3 Phòng kinh doanh

- Nghiên cứu, xây dựng chiến lợc khách hàng tín dụng, phân loại khách hàng và đề xuất các chính sách u đãi đối với từng loại khách hàng.

- Thẩm định và đề xuất cho vay các dự án tín dụng

- Trực tiếp làm dịch vụ uỷ thác nguồn vốn thuộc chính phủ, bộ, Ngành và các tổ chức kinh tế cá nhân trong và ngoài nớc.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.

3.4 Phòng kế hoạch

- Nghiên cứu đề xuất chiến lợc khách hàng, chiến lợc huy động vốn tại địa phơng.

- Xây dựng kế hoạch kinh doanh ngắn hạn, trung và dài hạn theo định h-ớng kinh doanh của NHNo.

- Cân đối nguồn vốn, sử dụng vốn và điều hoà vốn kinh doanh đối với các chi nhánh trên địa bàn.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao

3.5 Phòng thanh toán quốc tế

- Mở L/C (Letter credit) trả chậm + L/C nhập khẩu

+L/C xuất khẩu - Thanh toán biên mậu

- Đồng tài trợ xuất nhập khẩu

- Thanh toán tiền điện ( chuyển tiền điện) - Thanh toán quốc tế qua mạng SWIFT

3.6 Phòng tổ chức cán bộ - Đào tạo

- Xây dựng quy định, lề lối làm việc trong đơn vị mà mối quan hệ với tổ chức Đảng, công đoàn, chi nhánh trực thuộc trên địa bàn.

- Thực hiện công tác quy hoạch cán bộ, đề cử cán bộ, nhân viên đi công tác, học tập trong và ngoài nớc.

- Quản lý hồ sơ cán bộ, quản lý và hoàn tất hồ sơ, chế độ đối với cán bộ nghỉ hu, nghỉ chế độ theo quy định của nhà nớc, của ngành ngân hàng.

- Thực hiện công tác thi đua, khen thởng

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.

3.7 Phòng vi tính

- Tổng hợp, thống kê và lu trữ số liệu, thông tin liên quan đến hoạt động của ngân hàng.

- Quản lý, bảo dỡng và sửa chữa máy móc, thiết bị tin học - Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.

3.8 Phòng Hành chính

- Xây dựng chơng trình công tác hàng tháng, quý của chi nhánh

- Xây dựng và triển khai chơng trình giao ban nội bộ chi nhánh và các chi nhánh trực thuộc trên địa bàn.

- Đầu mối giao tiếp với khách đến làm việc tại chi nhánh

- Thực hiện công tác hành chính, văn th, bảo vệ, y tế của NHNo & PTNT Hà Nội.

- Thực hiện xây dựng cơ bản, sửa chữa TSCĐ, mua sắm công cụ lao động của cơ quan.

- Thực hiện công tác thông tin, tuyên truyền, quảng cáo, tiếp thị - Thực hiện các nhiệm vụ khác đợc Giám đốc giao.

3.9 Phòng ngân quỹ

- Quản lý và sử dụng các quỹ chuyên dùng

- Thực hiện các khoản nộp ngân sách nhà nớc theo quy định.

- Chấp hành quy định về an toàn kho quỹ và định mức tồn quỹ theo quy định.

5

IV Kết quả hoạt động của NHNo & PTNT Hà Nội trong năm 2002và phơng hớng nhiệm vụ năm 2003.

1 Kết quả hoạt động kinh doanh năm 2002

* Nguồn vốn : Đạt 6152 tỷ đồng, tằng 44% so với năm 2001 chia ra

.D nợ ngoại tệ 373 tỷ, tơng đơng 24,2 triệu USD.

- Trong năm 2002, NHNo & PTNT Hà Nội đã mở rộng đầu t tín dụng cho các thành phần kinh tế Ngân hàng là đồng tài trợ đối với hai dự án lớn đó là cho Tổng Công ty Thuỷ tinh và gốm xây dựng vay 206 tỷ đồng để xây dựng nhà máy kính nổi Bình Dơng; Tổng Công ty Máy động lực và máy nông nghiệp vay 12 triệu USD để đầu t dự án xe Bus xuất khẩu sang IRAV Nhờ đổi mới kinh doanh nên năm 2001 có thêm trên 18 doanh nghiệp vay vốn tín dụng tại NHNo & PTNT Hà Nội.

- Bên cạnh đó, ngân hàng còn mở rộng cho vay sinh hoạt đối với cán bộ, nhân viên, sĩ quan, công nhân viên quốc phòng trong các doanh nghiệp, trờng học, bệnh viện, lực lợng vũ trang với gần 400 tỷ đồng.

- Cho hộ nghèo vay: đợc sự giúp đỡ của các Quận, phờng NHNo & PTNT Hà Nội đã giải ngân cho gần 700 hộ nghèo vay 2.100 triệu đồng tạo thêm đợc công ăn việc làm, tăng thu nhập, trả nợ Ngân hàng sòng phẳng, đến cuối năm còn 835 hộ có d nợ vay ngân hàng 2.300 triệu đồng NHNo & PTNT đã góp phần cùng các cấp, các ngành của Hà Nội thực hiện chơng trình 03 của thành uỷ Hà Nội về xoá đói giảm nghèo.

- Chất lợng tín dụng nợ quá hạn chiếm 2,85% d nợ, đó là nợ tồn đọng của một số doanh nghiệp nhà nớc đợc giãn nợ từ nhiều năm dồn lại Song nhờ chất l-ợng tín dụng từ năm 2000 đến nay đã từng bớc đợc nâng lên rõ rệt.

* Hoạt động kinh doanh đối ngoại

Năm 2002 NHNo & PTNT Hà Nội tiếp tục mở rộng nghiệp vụ thanh toán quốc tế, đến nay Ngân hàng đã có quan hệ đại lý và thanh toán với 600 ngân hàng và chi nhánh ngân hàng nóc ngoài, phát triển nghiệp vụ thu đổi ngoại tệ, nhân dân tệ và tổ chức thanh toán biên mậu nhằm đảm bảo thuận lợi cho khách hàng có quan hệ mua bán với Trung Quốc.

- Về xuất khẩu: Gửi chứng từ đòi tiền đến 74 món, trị giá 1,8 triệu USD, thu tiền 65 món trị giá 1,5 triệu USD.

- Về nhập khẩu: mở 877 L/C trị giá 100,9 triệu USD, thanh toán L/C 992 món, trị giá 92,4 triệu USD, nhờ thu 311 món, trị giá 4,5 triệu USD, thanh toán 1.202 món trị giá 36,7 triệu USD Thu dịch vụ phí 191 triệu USD.

* Về tài chính thanh toán và ngân quỹ

- Về công tác thanh toán; trong năm 2002 đã chuyển tiền điện tử 24.476 món với 12.137 tỷ đồng tăng 2,3 lần số món thanh toán so với năm 2001.

- Về kết quả tài chính: Chênh lệch thu chi tăng 120%, trích rủi ro tăng 25% so với năm 2001.

- Ngân quỹ: với mạng lới 33 điểm giao dịch tổng thu 8.457 tỷ, tăng 83% so với năm 2001 Tổng chi 4.579, tăng 85% so với năm 2001.

* Các công tác khác nh:

- Công tác quản lý điều hành: Ban lãnh đạo đã xác dịnh phơng châm hoạt động đúng đắn, đặt mục tiêu an toàn, tiết kiệm và hiệu quả lên hàng đầu, tập trung chấn chỉnh các hoạt động ngân hàng, và soát lại các quy trình nghiệp vụ và bộ máy tổ chức, nhân sự, công tác chỉ đạo điều hành luôn luôn theo sát các diễn biến về nguồn vốn, đầu t vốn để từ đó có sự chỉ đạo kịp thời về lãi suất và đảm bảo khả năng chi trả.

- Công tác kiểm soát: đợc nâng cao về chất lợng

- Công tác đào tạo: Ngân hàng đã tổ chức đào tạo tại chỗ các nghiệp vụ tíndụng, kế toán, vi tính và ngân quỹ cho cán bộ và những ngày nghỉ cuối tuần đạt kết quả tốt.

- Công tác thi đua đợc phát động thờng xuyên, đẩy mạnh vai trò các tổ chức đoàn thể, công đoàn, đoàn thanh niên, hội phụ nữ.

2 Mục tiêu định hớng kinh doanh năm 2003.

* Định hớng kinh doanh

- Nguồn vốn tăng trởng từ 40% so với năm 2002, chú trọng huy động nguồn vốn ngoại tệ (USD) trung và dài hạn.

7

- Đầu t tín dụng tăng 30%, tập trung đầu t cho các dự án sản xuất, chế biến hàng nông sản xuất khẩu và các mặt hàng thay thế nhập khẩu.

- Lợi nhuận tăng 20% so với năm 2002 * Các giải pháp thực hiện

Mở rộng mạng lới kinh doanh: trong năm 2003 sẽ khai trơng thêm 10 -12 phòng giao dịch để khai thác các loại nguồn vốn.

- Bố trí lại lực lợng lao động, tăng cờng cán bộ tín dụng để mở rộng d nợ cho các thành phần kinh tế Tập trung để mở rộng dự nợ cho các thành phần kinh tế Tập trung xử lý nợ tồn đọng và kiến nghị các cấp, các ngành xử lý đối với những doanh nghiệp làm ăn không có hiệu quả.

- Thực hiện khoán tài chính và tiền lơng triệt để đến các ngân hàng, từng phòng ban và tiến tới từng ngời lao động, gắn quyền lợi vật chất và trách nhiệm của từng ngời trong kinh doanh.

- Tăng cờng kiểm tra, kiểm soát, xử lý nghiêm túc những cán bộ thiếu tinh thần trách nhiệm hoặc hiệu quả kinh doanh thấp.

- Đào tạo tại chỗ về chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ mà trớc hết là cán bộ lãnh đạo các phòng ban,các ngân hàng Quận, các phòng giao dịch coi đây là tiêu chuẩn quan trọng để thi nâng bậc lơng hoặc chuyển ngạch lơng viên chức.

B Tổ chức hoạt động thông tin của văn phòng NHNo & PTNTHà Nội

I Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội

Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan, bởi vậy nó cũng có những mối quan hệ đặc trng với môi trờng mà nó tồn tại Hay nói cách khác, văn phòng cũng có những chức năng tồn tại độc lập tơng đối nh các tổ chức, đơn vị khác cả về phơng diện tự nhiên và phơng diện xã hội Bên cạnh đó, văn phòng bao gồm những hoạt động nhằm duy trì sự tồn tại và phát triển của tổ chức Văn phòng dù là "văn phòng đầy đủ" hay " Văn phòng không đầy đủ" cũng luôn thực hiện đầy đủ 3 chức năng là chức năng tham mu, chức năng tổng hợp và chức năng hậu cần Với sự đóng góp không nhỏ của phòng hành chính vào những thành công của ngân hàng đã chứng minh cho lãnh đạo cơ quan thấy đợc tầm quan trọng của bộ phận văn phòng trong quá trình hoạt động của cơ quan

Do đó, hoạt động văn phòng của NHNo & PTNT Hà Nội cũng đợc ra đời để thực hiện 3 chức năng trên, cụ thể nó có những chức năng nhiệm vụ sau:

1 Chức năng

Văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội là bộ phận trực tiếp tham mu, giúp việc của ngân hàng trong các hoạt động lãnh đạo, tổ chức phối hựp công tác, triển khai thực hiện sự điều hành của lãnh đạo Đồng thời là trung tâm thông tin tổng hợp, hành chính, và quản trị.

2 Nhiệm vụ

- Th ký cho bán giám đốc: Tham dự các cuộc họp, soạn thảo các văn bản đợc giao, tiếp nhận thông tin, chỉ đạo của lãnh đạo đến các phòng ban và các chi nhánh trực thuộc.

- Xây dựng chơng trình công tác hàng tháng, quý của chi nhánh và có trách nhiệm thờng xuyên đôn đốc việc thực hiện chơng trình đã đợc giám đốc chi nhánh NHNo & PTNT Hà Nội phê duyệt.

- Xây dựng và triển khai chơng trình giao ban nội bộ chi nhánh và các chi nhánh NHNo & PTNT Hà Nội trực thuộc trên địa bàn.

- Thực hiện quản lý hành chính, xử lý văn bản đi, đến và tổ chức công tác lu trữ, lễ tân in ấn Quản lý, sử dụng con dấu của ngân hàng.

- Thực hiện công tác xây dựng cơ bản, sửa chữa TSCĐ, mua sắm công cụ lao động, quản lý nhà tập thể, nhà khách, nhà nghỉ của cơ quan.

- Thực hiện công tác tài vụ của ngân hàng

- Thực hiện công tác tuần tra, canh gác, bảo vệ an toàn tuyệt đối tài sản và an ninh trật tự tại Ngân hàng.

- Tổ chức thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khoẻ cho cán bộ nhân viên, vệ sinh công sở.

- Tổ chức phục vụ các cuộc họp, hội nghị, tập huấn, lễ nghi khánh tiết - Kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ cán bộ nhân viên thực hiện công tác, từng bớc hiện đại hoá công tác hành chính văn phòng.

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do giám đốc giao.

Tóm lại : Phòng hành chính của ngân hàng đã thực hiện những chức năng nhiệm vụ nh văn phòng của các cơ quan, đơn vị khác là tham mu, tổng hợp, hậu cần cho bộ máy lãnh đạo cơ quan Đối với hoạt động của NHNo & PTNT Hà Nội, văn phòng luôn đặc biệt quan tâm và đầu t các trang thiết bị hiện đại giúp cơ quan vănh phòng thực hiện tốt những chức năng của mình đặc biệt là chức năng tổng hợp Vì chức năng tổng hợp là cực kì quan trọng, quết định đến sự thành bại của công tác văn phòng Trong đó thông tin có thể đợc dùng trên 1 cơ sở thờng kỳ hoặc bất thờng nhằm mục đích giúp đỡ việc ra quyết định hoạchn

9

định hoặc kiểm soát Những thông tin đầu vào, đầu ra và thông tin ngợc trên mọi lĩnh vực của mọi đối tợng mà văn phòng là đầu mối thu thập, phân tích , quản lý và sử dụng theo yêu cầu của lãnh đạo cơ quan Nh thực tế hoạt dộng cho vay vốn, kinh doanh ngoại hối …Loại thông tin này có đặc tr tại NHNo & PTNT Hà Nội luôn đòi hỏi ngời cán bộ văn phòng phải cung cấp những thông tin cập nhật về thị trờng tiền tệ, về tình hình chính trị, xã hôị, an ninh, quốc phòng ở trong nớc và quốc tế có ảnh hởng cho l;ãnh đạo trong quá trình hoạt động kinh doanh.

II Cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng NHNo & PTNT Hà Nội

Sơ đồ bộ máy văn phòng của NHNo & PTNT Hà Nội

Trởng phòng do giám đốc bổ nhiệm theo đề nghị của tổng giám đốc NHNo & PTNT Việt Nam, chịu trách nhiệm lãnh đạo, điều hành mọi hoạt động của phòng theo đúng thẩm quyền và quy chế hoạt động của cơ quan.

Trợ giúp trởng phòng là phó phòng, đợc trởng phòng phân công phụ trách một mảng hoạt động nhất định và chịu trách nhiệm trớc trởng phòng và phần việc đợc phân công phụ trách.

* Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong NHNo & PTNT Hà Nội - Bộ phận quản trị có nhiệm vụ

+ Xây dựng phơng hớng, kế hoạch công tác hàng năm, quý, tháng của khối văn phòng, đôn đốc, kiểm tra, hớng dẫn thực hiện kế hoạch.

+ Đầu mối thi hành các mặt về quản trị pháp lý hành chính

+ Chỉ đạo văn th thực hiện đầy đủ quy trình xử lý văn bản, biểu mẫu, sổ sách, lập hồ sơ công việc

+ Ký các văn bản hành chính + Lập kế hoạch tài chính hàng năm

+ Quản lý hệ thống thông tin liên lạc, báo chí + Ghi chép, soạn thảo biên bản các cuộc họp + Thảo luận các văn bản của Giám đốc trung tâm + Xây dựng quy chế tiếp khách của trung tâm

+ Lập các chơng trình quảng cáo theo quyết định của giám đốc

+ Quản lý cơ sở vật chất, trang bị đồ dùng văn phòng, điều hành các ph-ơng tiện vận tải.

+ Hớng dẫn khách đến cơ quan làm việc

Nói tóm lại chức năng chủ yếu của bộ phận quản trị ở NHNo & PTNT Hà Nội là hoạch định tổ chức.

I Hoạch định: có chức năng đa ra những chính sách hoặc mục tiêu làm phơng tiện để đạt đợc yêu cầu kinh doanh Bộ phận quản trị nắm vững những mục tiêu tổng quát trên cơ sở đa ra các mục tiêu hành động cho phép đạt mục tiêu chung Bộ phận quản trị của Ngân hàng có nhiệm vụ quyết định cách sử dụng nguồn tài chính kiểm soát của mình để đảm bảo cho những mục tiêu chiến lợc của ngân hàng các kế hoạch sẽ đợc soạn thảo với thời gian biểu thích hợp và chúng sẽ chịu tác động bởi các ảnh hởng môi trờng Ngay cả khi không phải đánh giá lại các mục tiêu của mình, bộ phận quản trị cũng luôn điều chỉnh các mục tiêu hành động để đảm bảo đợc những mục tiêu chiến lợc trong sự thay đổi của môi trờng Cùng lúc đó, ban giám đốc Ngân hàng không mất đi tầm kiểm soát của mình và luôn tạo cách thúc đẩy ngời cấp dới