Luận văn PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY BK4 LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay với sự phát triển của công nghệ thông tin, nền kinh tế thế giới đã có những thay đổi trong nhận thức và tư duy. Trước yêu cầu của cơ chế thị trường các tổ chức cũng như các doanh nghiệp phải tìm mọi cơ hội và biện pháp để tìm kiếm, xây dựng nguồn thông tin cho chính mình Để tìm kiếm được nguồn thông tin thì việc xây dựng một hệ thống thông tin tốt nhằm khai thác tốt mọi luồng thông tin là công việc cần phải làm đối với mỗi doanh nghiệp kinh doanh. Một hệ thống thông tin tốt sẽ trở thành sức mạnh trợ giúp đắc lực cho cả hệ thống trong tất cả các quyết định đề ra. Một khi các hoạt động tác nghiệp, giao dịch, xuất nhập hàng hoá được tin học hoá thì việc nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị điều đương nhiên. Ứng dụng CNTT sẽ mang lại những hiệu quả vô cùng to lớn trong mọi lĩnh vực, nhất là trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh. Các doanh nghiệp hàng đầu thế giới tại các nước Âu Mỹ đạt được nhiều thành công một phần cũng do không ngừng đầu tư, cải tiến các giải pháp, các sản phẩm phần cứng cũng như phần mềm cho chính mình nhằm cho phép nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất-kinh doanh. Việc phát triển ứng dụng CNTT vào hoạt động kinh doanh của Việt Nam chúng ta là một xu thế tất yếu. Có không ít doanh nghiệp Việt Nam giờ đây đang có gắng ứng dụng các sản phẩm phần mềm để tiến hành quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh của chính mình. Hoà nhập cùng xu thế phát triển chung đó Công ty thương mại và phát triển công nghệ Bách Khoa 4 cũng đang cố gắng từng bước tin học hoá, xây dựng hệ thông thông tin chuẩn cho chính các hoạt động tác nghiệp của mình . Trong thời gian thực tập tốt nghiệp tại công ty, nhận biết được yêu cầu đặt ra đối với công ty, đồng thời với sự đồng ý của thầy giáo hướng dẫn thực tập em quyết định lựa chọn đề tài : PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY BK4 Nội dung chuyên đề thực tập gồm 3 chương :  Chương I : Giới thiệu công ty Thương mại và Phát Triển Công Nghệ Bách Khoa 4.  Chương II : Cơ sở lý thuyết và phương pháp luận chung về xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng.  Chương III : Thiết kế Hệ Thống Thông Tin quản lý bán hàng ứng dụng cho hoạt động kinh doanh tại công ty. PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY THƯƠNG MẠI VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ BÁCH KHOA 4 1.GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC VỀ CÔNG TY THƯƠNG MẠI VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ BÁCH KHOA 4 Công ty Thương Mại và Phát triển công nghệ Bách Khoa 4 là doanh nghiệp tư nhân, được Sở Kế hoạch đầu tư Thành phố Hà Nội cấp giấy phép thành lập ngày 16 tháng 04 năm 2001 theo quyết định số : 2894/QĐ - UB của Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội  Tên công ty Công ty thương mại và phát triển công nghệ Bách Khoa 4  Tên viết tắt: BK4  Tên giao dịch CôngTy Thương Mại và Phát Triển Công Nghệ Bách Khoa 4  Trụ sở công ty Số nhà 29-Cầu Hoà Mục-Thanh Xuân-Hà Nội  Giám đốc : Nguyễn văn Phước  Tel: (04)9161100 – (04)5584098 – 0912028282. Fax: (04) 5584098 Email: BK4@fpt. vn 2. LĨNH VỰC HOẠT ĐỘNG CHÍNH BK4 ĐĂNG KÍ - Kinh doanh thiết bị điện, điện tử, điện lạnh, tin học, điều khiển tự động, máy văn phòng và các thiết bị đo lường. - Chuyển giao các thiết bị điện tử, tin học. - Đại lý kinh doanh các thiết bị điện tử bưu chính viễn thông. - Dịch vụ sửa chữa, bảo dưỡng, bảo hành các thiết bị điện tử, tin học, thông tin, máy văn phòng. - Đào tạo và dạy nghề: Kế toán, Maketing, ngoại ngữ, điện, điện tử, điện lạnh, tin học, thiết bị văn phòng. 3. CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA BK4  Mô hình quản lý của BK4 có dạng như sau : Các phòng ban của công ty nằm ngay tại trụ sở chính đồng thời có một bộ phận nằm tại các chi nhánh cuả công ty. Nhân viên của các phòng ban một bộ phận cố định nằm tại chi nhánh, bộ phận nhân viên còn lại thường được điều động qua lại giữa trụ sở và chi nhánh của công ty. Thông qua sự điều động này nó tạo nên sự gắn kế chặt chẽ qua lại giữa các phòng ban cũng như giữa trụ sở với các chi nhánh của công ty. + Các cơ sở chính của BK4 Ban Giám Đốc Phòng Maketing Phòng Hành Chính Phòng Kế Hoạch Phòng Kỹ Thuật Phòng Kế Toán + Nhà số : 69 Phố Vọng – Quận Hai Bà Trưng – TP Hà Nội. Tel: (04)6281595-0912423118. + Nhà số : 88 Vũ Trọng Phụng_Thanh Xuân _Hà Nội Tel: (04)5584097. + Nhà số :125 Láng Hạ - Đống Đa – Hà Nội. Tel: 5623298 - 5623299 – 0903446224. +Nhà số : 29 Cầu Hoà Mục-Đống Đa –Hà Nội. Tel: (04)5584098. Các cửa hàng chi nhánh và trung tâm trực thuộc này chủ yếu thực hiện việc kinh doanh lưu chuyển hàng được nhập tại kho hàng 29 Cầu Hoà Mục. 4. CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA CÁC PHÒNG BAN 4.1. BAN GIÁM ĐỐC CÔNG TY Ban giám đốc của công ty gồm có 4 thành viên, mỗi thành viên đều có vai trò rất quan trọng trong việc hoạch định chiến lược kinh doanh của toàn công ty. Các thành viên này đều đóng góp một phần rất quan trọng trong số vốn kinh doanh của toàn công ty. Nhiệm vụ và chức năng của ban giám đốc là :  Nghiên cứu và đề ra các chiến lược kinh doanh ngắn hạn và dài hạn cho công ty.  Ra các quyết định quản lý.  Trực tiếp thực hiện các giao dịch lớn.  Thu nhận những ý kiến đánh giá của cấp dưới. 4.2. PHÒNG KẾ HOẠCH  Tham mưu cho Giám đốc trong việc xây dựng chiến lược và kế hoạch phát triển của toàn công ty, phân tích đề xuất chiến lược phát triển kinh doanh và chiến lược quản lý trong từng giai đoạn.  Xây dựng kế hoạch nghiên cứu các dự án cải tiến kỹ thuật và nâng cao hiệu quả của hoạt động quản lý kinh doanh.  Quản trị cơ sở dữ liệu, xuất nhập trang thiết bị, vật tư, hàng hoá tại trụ sở chính cuả công ty.  Phòng kế hoạch luôn là nơi khởi động, bắt đầu của các kế hoạch nghiên cứu đào taọ, xây dựng các giải pháp kĩ thuật, thiết lập các chi nhánh mới. Tại phòng này các chiến lược kinh doanh của BK4 trong ngắn hạn cũng như trong dài hạn đề được đề xuất và nghiên cứu. Những thành viên thuộc phòng này có thể là nhân viên trực thuộc các bộ phận khác của công ty hoặc có thể là nhân viên thuộc các tổ chức xã hội khác. 4.3. PHÒNG KINH DOANH Do đặc thù của mô hình kinh doanh của công ty nên số lượng nhân viên thuộc phòng này là tương đối lớn. Các nhân viên thuộc phòng này có thể làm việc tại trụ sở công ty cũng như có thể làm việc tại các chi nhánh. Phòng Maketing thường phải phụ trách các công việc như sau :  Lập kế hoạch quảng cáo, giới thiệu sản phẩm trong mỗi lô hàng cho các đại lý bán lẻ máy tính khác trong toàn bộ khu vực.  Trực tiếp bàn bạc, thiết lập các giao dịch đối với các đối tác trong và ngoài khu vực.  Cố vấn, tham mưu cùng ban giám đốc trong vấn đề kinh doanh và giới thiệu sản phẩm.  Hỗ trợ, hợp tác cùng phòng kỹ thuật trong việc giao dịch, mua bán hàng hoá.  Thực hiện các công việc khác được giám đốc giao cho … 4.4. PHÒNG KẾ TOÁN  Đề xuất, tham mưu cho Giám đốc trong việc xây dựng: công tác quản lý, tổ chức và nhân sự; cơ chế quản lý kế toán, tài chính; chế độ hạch toán, báo cáo thống kê; cơ chế quản lý lao động, tiền lương của toàn công ty sao cho phù hợp với quy định nhà nước.  Xây dựng các báo cáo định kỳ cho trụ sở chính cũng như tại các chi nhánh của công ty.  Thiết kế, xây dựng kế hoạch tài chính, lao động, tiền lương cho công ty. Tổ chức thực hiện và cung cấp chính xác, đầy đủ, kịp thời các báo cáo tài chính kế toán khi có yêu cầu. 4.5. PHÒNG KỸ THUẬT  Xây dựng, thiết lập, đề xuất các giải pháp kỹ thuật cho công ty.  Phối hợp với phòng Kế hoạch trong việc xây dựng kế hoạch nghiên cứu các dự án cải tiến kỹ thuật và nâng cao chất lượng của hàng hoá được bán ra ngoài thị trường.  Phối hợp với các chi nhánh trong việc triển khai, bảo trì và lắp ráp, thực hiện các giao dịch.  Thiết lập và triển khai hệ thống kỹ thuật, trang thiết bị, cho các trụ sở cũng như các chi nhánh.  Phối hợp với phòng lưu trữ vận hành và phục hồi dữ liệu trong việc triển khai hệ thống kỹ thuật có liên quan đến sao dữ liệu.  Phối hợp với phòng kế toán tổng hợp trong công tác quản lý tổ chức nhân sự, tiền lương; lập báo cáo định kỳ, khấu hao tài sản cố định, công cụ lao động, các thiết bị công nghệ chuyên dùng…  Tổ chức quản lý, bảo trì và sửa chữa các trang thiết bị, máy móc của toàn công ty.  Thực hiện các chương trình kiểm tra kỹ thuật, đào tạo cán bộ cho các chi nhánh.  Lập kế hoạch công tác và báo cáo định kỳ kết quả thực hiện cho Giám đốc, đề xuất những biện pháp cải tiến về quản lý và kỹ thuật.  Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Giám đốc giao… 4.6. PHÒNG HÀNH CHÍNH Phòng hành chính luôn luôn thường trực tại công ty, phòng hành chính thường đảm nhiệm các công việc sau :  Giúp đỡ khách hàng trong quá trình đến công ty giao dịch buôn bán hàng hoá.  Cộng tác, hỗ trợ các phòng ban khác trong các công việc hàng ngày.  Thiết lập lịch công tác thường nhật cho các nhân viên.  Hỗ trợ, tham mưu cùng giám đốc trong các vấn đề khác … 5. LĨNH VỰC HOẠT ĐỘNG HIỆN NAY CỦA BK4 Từ những đặc thù trên của BK4 ta dễ dàng nhận ra lĩnh vực mà công ty đang hoạt động cũng như mục tiêu và phương hướng trong tươnglai của BK4. Công ty đang cố gắng dần tạo ra một thị trường trong các lĩnh vực :  Cung cấp các thiết bị máy vi tính, máy in, máy fax, máy photocopy, các thiết bị máy văn phòng với số lượng không hạn chế.  Sửa chữa, bảo dưỡng, nâng cấp các loại máy tính.  Cài đặt, cung cấp phần mềm máy vi tính, các giải pháp tổng thể về mạng.  Lập trình ứng dụng trong quản lý, kế toán… 6. PHƯƠNG HƯỚNG HOẠT ĐỘNG TRONG TƯƠNG LAI  Tiến hành mở rộng đầu tư, mua sắm các phương tiện, trang thiết bị cho các cơ sở của mình. Qua đó sẽ tạo được sự gắn kết chặt chẽ giữa trụ sở với các chi nhánh cũng như giữa các chi nhánh với nhau. Thông qua sự gắn kết này các phần của công ty sẽ dễ dàng hỗ trợ cho nhau trong tất cả các lĩnh vực của mình.  Mở rộng các đại lý, chi nhánh trên phạm vi toàn quốc nhất là đối với khu vực phí Bắc. Các đại lý này sẽ tiến hành nhập hàng hoá tại trụ sở nhưng sẽ độc lập trong các giao dịch của mình. Qua mức hàng hoá nhập vào của mình các chi nhánh sẽ thu về phần lợi nhuận có được thông qua chênh lệch giữa giá mua và giá bán của hàng hoá. Từng bước thiết lập một thị trường thống nhất trong lĩnh vực kinh doanh máy tính. 7. SỰ CẦN THIẾT VÀ NHỮNG CHỨC NĂNG CHÍNH CỦA PHẦN MỀM QLBH Như đã phân tích ở trên, hoạt động chủ yếu của công ty BK4 là kinh doanh buôn bán hàng hoá, thiết bị máy vi tính. Vấn [...]... hai loi s ny S lung thụng tin (IFD) S lung thụng tin c dựng mụ t h thng thụng tin theo cỏch thc ng, tc l mụ t s di chuyn ca d liu, vic x lý, vic lu tr trong th gii vt lý bng cỏc s Cỏc ký phỏp ca s lung thụng tin: - X lý: Thủ công Giao tác người - máy Tin học hoá hoàn toàn - Kho lu tr d liu Thủ công Tin học hóa - Dũng thụng tin Tài liệu - iu khin Lu ý: - Dũng thụng tin vo ra v i kho d liu khụng... H Thng Thụng Tin ti cụng ty BK4 Cỏc thụng tin trong cụng ty BK 4 c phõn chia theo cp qun lý, ng thi chỳng li c chia theo nghip v m chỳng phc v hiu rừ thờm v cỏch phõn chia ny ta i xem xột bng phõn loi cỏc h thng thụng tin ng vi doanh nghip BK 4 Bng phõn loi h thng thụng tin theo lnh vc v mc ra quyt nh ti cụng ty BK4: Ti Chớnh Marketing Kinh doanh chin lc chin lc chin lc Ti chớnh Marketing Kinh doanh... vt lý trong l hay bin i nht Mô hình hay thay đổi nhất Cái gì? Để làm gì? Mô hình logic (góc nhìn quản lý) Cái gì? ở đâu? Khi nào Mô hình ổn định nhất Mô hình vật lý ngoài (góc nhìn sử dụng) Như thế nào? Mô hình vật lý trong (góc nhìn kỹ thuật) Ba mô hình của một hệ thống thông tin 4 CễN G C Mễ HèNH HểA S lung thụng tin v s lung d liu l hai cụng c thng dựng nht phõn tớch v thit k h thng thụng tin. .. kinh doanh Cụng vic ca ngi qun lý l cp nht thụng tin cỏc thit b, linh kin, qun lý cỏc n t hng, gúp ý ca khỏch hng qun lý hot ng bỏn hng mt cỏch hiu qu, bao gm qun lý bỏn hng, qun lý khỏch hng, qun lý nh cung cp ng thi, phn mm cng cú th in ra cỏc bỏo cỏo kt qu ca cỏc hot ng kinh doanh, cỏc bỏo cỏo v cỏc thụng tin cỏ nhõn qua ú h tr cho vic ra quyt nh qun lý ca lónh o cụng ty CC CHC NNG C HNH CN PH I Cể... thụng tin v tỡnh hỡnh xut nhp ca cỏc loi thit b, bin ng ca lng hng nhp xut, tỡm kim cỏc thụng tin tr giỳp, gii ỏp ý kin khỏch hng cng nh ngi qun lý Vic s dng phn mm qun lý bỏn hng s tng kh nng giao dch ca cụng ty vi khỏc h hng, i tỏc, giỳp cụng ty gim bt c nhiu thao tỏc th cụng, d d ng trong qun lý nhp xut, tỡm kim thụng tin, cp nhp thụng tin v lng hng nhp xut, lng hng tn kho, nh cung cp v thi gian x lý. .. lm vic trờn CSDL, tp tin vn bn hay tp tin bng tớnh Jet m trỏch phn vic cũn li - c d liu v ghi vo kho lu d liu Jet cng õm thm gỏ nh vỏc luụn nhng vic linh tinh sau hu trng: lp ch mc bng, bo mt, khoỏ Cú th dựng trỡnh x lý vn tin c a Jet, l thnh phn tip nhn yờu cu truy xut d liu, yờu cu tr v mu tin t CSDL bng vn tin SQL (Structure Query Language) V n tin SQL ngh Je t truy xut mu tin c th t CSDL; n l... nghiờn cu xõy dng mt h thng thụng tin, qun lý lng hng hoỏ nhp xut, cỏc thit b m ỏy vi tớnh l vụ cựng quan trng i vi cụng ty BK4 hin nay, vic xõy dng ngay mt phn mm qun lý bỏn hng, tin hc hoỏ dn cỏc thao tỏc trong giao dch buụn bỏn l mt trong nhng gii phỏp cụng ngh thụng tin mang tớnh chin lc Phn mm c xõy dng vi mc ớch u tiờn l qun lý lng hng nhp xut, gim bt cỏc thao tỏc th cụng trong... thng thụng tin vn phũng Ti chớnh Marketing Kinh doanh chin tỏc tỏc nghip tỏc nghip nghip 3 Mễ HèNH B IU D IN H THN G THễNG TIN Cựng mt h thng thụng tin cú th c mụ t khỏc nhau tu theo quan im ca ngi mụ t Cú ba mụ hỡnh ó c cp ti mụ t cựng mt h thng thụng tin, ú l: mụ hỡnh logic, mụ hỡnh vt lý ngoi v mụ hỡnh vt lý trong 3.1 Mụ hỡnh logic Mụ hỡnh logic mụ t h thng lm gỡ: d liu m nú thu thp, x lý m nú phi... xut ca cụng ty s c tin hnh nhp s liu Cụng vic ny cú th tin hnh phũng Maketing ti tr s ca cụng ty cng nh ti cỏc chi nhỏnh 2 Tớnh tn kho hng hoỏ theo ngy nhp, theo tờn hng hoỏ theo thỏng quý, nm : Thụng qua cỏc thụng tin tỡm kim c nhp vo phn mụdule ny s t ng tra cu trong c s d liu nhng thụng tin phự hp nht cung cp cho ngi s dng 3 Tỡm kim hng theo: mó hng, tờn hng, lng nhp xut Cỏc thụng tin ny sau khi... c th hin bi nhng con ng i, cỏc th tc, d liu v thit b tin hc hoc khụng tin h c u vo(Inputs) ca h thng thụng tin c ly t cỏc ngun(Sources) v c x lý bi h thng s dng nú c ựng vi c ỏc d liu ó c lu tr t trc Kt qu x lý (Outputs) c chuyn n cỏc ớch (Destination) hoc cp nhp vo kho d liu(Storage) Mi h thng thụng tin u cú bn b phn : b phn a d liu vo, b phn x lý, kho d liu v b phn a d liu ra Ta cú th thy rừ hn . Luận văn PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY BK4 LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay với sự phát triển của công nghệ thông tin, . Cơ sở lý thuyết và phương pháp luận chung về xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng.  Chương III : Thiết kế Hệ Thống Thông Tin quản lý bán hàng