BÁO CÁO THỰC TẬP Đơn vị thực tập: Đảng ủy xã Tủa Thàng Thời gian: Từ 19/3 đến 11/5/2018 MỤC LỤC Trang MỞ ĐẦU Chương 1: GIỚI THIỆU VỀ CƠ SỞ 1.1 Giới thiệu chung xã Tủa Thàng 1.2 Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ Đảng ủy xã Tủa Thàng Chương 2: THỰC TIỄN CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 11 TẠI ĐẢNG ỦY XÃ TỦA THÀNG 2.1 Khái niệm, vai trò, ý nghĩa công tác văn thư, lưu trữ 11 hiệu hoạt động Đảng ủy Xã Tủa Thàng 2.2 Nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ văn phòng Đảng ủy xã 14 Tủa Thàng Chương 3: NHỮNG KẾT QUẢ ĐẶT ĐƯỢC VÀ KIẾN NGHỊ 23 3.1 Những thành tựu hạn chế thực tập Đảng ủy xã Tủa 23 Thàng 3.2 Một số giải pháp để nâng cao hiệu công tác soạn thảo 25 quản lý 3.3 Một số kiến nghị 28 KẾT LUẬN 30 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 32 MỞ ĐẦU Thực tập phần quan trọng trình đào tạo cử nhân trường trung cấp, cao đẳng đại học Chương trình kiến tập thực tập giai đoạn chuyển tiếp môi trường học tập với môi trường thực tiễn xã hội Mục tiêu đợt thực tập nhằm tạo điều kiện cho chúng em có hội cọ sát với thực tế, gắn kết lý thuyết học giảng đường với thực tiễn bên ngồi Hàng năm, sau hồn thành mơn học khoa, toàn thể sinh viên năm thứ tư thuộc khoa Chính trị học thực chương trình thực tập quan hoạt động lĩnh vực Chính trị - xã hội, quản lý xã hội, báo chí, truyền thơng… Đợt thực tập xem thử thách bắt buộc dành cho bạn sinh viên năm cuối Nội dung chương trình thực tập nhằm rèn luyện cho sinh viên khả độc lập tư công việc Sinh viên nhà trường khoa cấp giấy giới thiệu để xin thực tập nơi mà sinh viên muốn đến hoặc sở khoa xếp đến thực tập như: Từ trung ương đến địa phương… Cùng với khoa có tư vấn cho sinh viên nơi mà họ đến làm việc hoặc tham khảo danh sách địa điểm mà cựu sinh viên khóa trước kiến tập, thực tập tiện cho việc tìm hiểu, nghiên cứu định hướng cho vấn đề xin việc sau trường Nhận thức vai trị trị cơng tác lãnh đạo quản lý đợt thực tập Đảng ủy Xã Tủa Thàng với mục đích yêu cầu sau: + Vận dụng kỹ kiến thức trị học quản lý xã hội thầy cô giảng dạy vào với thực tiễn + Mong muốn tiếp xúc với môi trường thuận lợi để chúng em vận dụng phương pháp, kỹ học vào việc thực công việc liên quan đến văn hóa, quản lý văn hóa, tổ chức kiện theo hướng chuyên nghiệp, có hệ thống khoa học + Tiếp tục nâng cao lực tự nghiên cứu, bồi dưỡng tình cảm trách nhiệm nghề nghiệp + Được rèn luyện tính tự lập, tính tổ chức kỷ luật môi trường thực tế + Định hướng cho chúng em lựa chọn đối tượng nghiên cứu, đề tài nghiên cứu, hướng nghiên cứu chun nghiệp cơng tác nghiên cứu trị, quản lý xã hội, tuyên truyền sau + Mong muốn học hỏi kinh nghiện cô, bác, anh chị quan quản lý xã hội - trị, giao tiếp, tổ chức kiện… + Tạo lập mối quan hệ, trao đổi kinh nghiệm, xác định rõ đối tượng cần hướng tới trình tìm hiểu phát đề tài + Được sử dụng kỹ mềm giao tiếp, đàm phán, thương lượng, kỹ làm việc nhóm + Tập dượt kỹ nghề nghiệp quản lý điều kiện trở thành người truyền thơng văn hóa, đồng thời người làm cơng tác tổ chức, quản lý văn hóa + Quan sát tìm hiểu tác phong làm việc cơng tác tuyên truyền chủ trương, Đường lối Đảng, sách, Pháp luật Nhà nước Đảng ủy xã Tủa Thàng, đến sở khác + Tìm hiểu làm quen với trình tổ chức, phân cơng tổ chức kiện trị + Tiếp cận, quan sát hệ thống trình quản lý Nhà nước lĩnh vực trị Củng cố thêm lý thuyết học năm Bước đầu hình thành nên cách thức làm việc thực tiễn dựa sơ lý luận Tủa Thàng mảnh đất giàu truyền thống cách mạng, tảng để Đảng ủy quyền địa phương lãnh đạo nhân dân thực mục tiêu xây dựng chủ nghĩa xã hội Trong đó, nhiệm vụ trọng tâm đặt lên hàng đầu tập trung khai thác tiềm năng, lợi địa phương, sử dụng có hiệu nguồn vốn để đầu tư thúc đẩy phát triển kinh tế - xã hội, bước, rút ngắn dần khoảng cách mặt với địa phương khác huyện, tỉnh Trong trình thực tập Đảng ủy xã Tủa Thàng huyện Tủa Chùa, nhận bảo, hướng dẫn tận tình lãnh đạo xã, cán hướng dẫn thực tập tập thể cán xã Thời gian thực tập không dài rút kinh nghiệm kiến thức quý báu về, thực tiễn công tác văn thư, lưu trữ quản lý văn cương vị cán Kết thúc thời gian thực tập trang bị cho thêm kiến thức ngành: Chính trị học, tơi khơng cịn bỡ ngỡ phải xử lý tài liệu hay công việc cụ thể nữa, hiểu rõ nghiệp vụ mà phải làm sau làm vai trò người cán chuyên ngành Chính trị học Trong thời gian thực tập tơi cố gắng để tiếp thu kiến thức thực hành cho Có thành xin gửi lời cảm ơn đến thầy Phịng Đào tạo - Học viện báo chí tuyên truyền tạo điều kiện cho thực tập Đảng ủy xã Tủa Thàng Tôi xin chân thành cảm ơn, đến tập thể ban lãnh đạo phịng, cán hướng dẫn thực tập, đồng chí cán bộ, công chức, viên chức Đảng ủy xã Tủa Thàng thời gian qua tận tình giúp đỡ, quan tâm, sát sao, hướng dẫn, bảo điều thiếu sót tơi, giúp tơi hồn thành tốt trình thực tập mình! Xin chân thành cảm ơn! Chương GIỚI THIỆU VỀ CƠ SỞ 1.1 Giới thiệu chung xã Tủa Thàng 1.1.1 Lịch sử thành lập xã Tủa Thàng Xã Tủa Thàng trước có tên gọi xã Quyết Tiến, ngày 15 tháng năm 1948 thành lập đội tiên phong Quyết Tiến, sau thời gian hoạt động Đến năm 1959 xã đổi tên thành xã Tủa Thàng ngày Tủa Thàng xã vùng sau nằm ở phía đơng huyện Tủa Chùa xã xa xôi hẻo lãnh huyện, giao thông lại gặp nhiều khó khăn vào mùa mưa Xã Tủa Thàng cịn nhiều khó khăn mặt, thứ nhất; đường xã lại không thuận tiện cho việc trao đổi giao lưu buôn bán, thứ hai; cịn số thơn chưa có đường giao thơng, điện lưới sinh hoạt cịn thiếu số thơn, khí hậu thời tiết không đồng điều gây ảnh hưởng tới việc sản xuất bà địa bàn Bên cạnh khó khăn xã hỗ trợ chương trình dự án như; chương trình 134,135, 30a hỗ trợ phát triển vùng tần nhìn giới - Chương trình 134 xóa đói giảm nghèo - Chương trình 135 xây dựng hệ thống thủy lợi, nước sinh hoạt - Chương trình 30a hỗ trợ nhà ở - Chương trình tần nhìn giới phát triển 1.1.2 Điều kiện tự nhiên Một đơn vị hành ở miền núi với địa hình chủ yếu núi đá với tổng Diện tích tự nhiên xã là: 8751,36ha Cách huyện lỵ 30 km Xã Tủa Thàng tổng số 4921 người Chủ yếu dân tộc thái dân tộc Mơng, cịn lại 0.5 % dân tộc khác Xã có tiềm đất đai nhằm phát triển ngành nông - lâm nghiệp, với điều kiện thổ nhưỡng khí hậu tạo điều kiện thuận lợi việc bố trí giống trồng, vật nuôi, phát triển trồng rừng Điều kiện tự nhiên, tài nguyên, nhân lực dồi tạo tiền đề cho việc phát triển ngành sản xuất theo hướng kinh tế hàng hóa nhiều thành phần Về kinh tế năm qua có bước phát triển tích cực tập trung phát triển ngành nông - lâm nghiệp Lực lượng lao động dồi nguồn lực quan trọng nghiệp phát triển kinh tế - xã hội xã năm Cơng tác văn hóa, y tế, giáo dục,… đầu tư sở vật chất, trang thiết bị, người, đảm bảo đáp ứng phục vụ ngày tốt cho nhu cầu người dân phát triển xã 1.1.3 Đơn vị hành Xã Tủa Thàng thuộc huyện Tủa Chùa tỉnh Điện Biên nằm phía TâyBắc địa lý Việt Nam, cách tỉnh khoản 100km, cách huyện Tủa Chùa 30km Xã Tủa Thàng bao gồm 10 thôn bản, thôn là: Làng Vùa 1; Làng Vùa 2; Tủa Thàng; Phi Giàng 1; Phi Giàng 2; Tà Huổi Tráng 1; Tà Huổi Tráng 2; Huổi Trảng; Đề Chu; Tà Sí Láng 1.1.4 Tình hình kinh tế - xã hội Quan tâm đến công tác đào tạo, bồi dưỡng sử dụng cán cán sở, cán nữ người dân tộc khó khăn Do năm qua tình hình kinh tế - xã hội xã tiếp tục giữ tốc độ tăng trưởng ổn định Tỷ lệ đói nghèo giảm giảm 4- 5% / năm Quốc phòng - An ninh giữ vững ổn định, hệ thống trị củng cố, đời sống nhân dân dân tộc tiếp tục cải thiện, cấu kinh tế chuyển dịch tích cực hướng xác định kết cụ thể: Sản lượng lương thực: Năm 2010 tổng sản lượng lương thực có hạt đạt 350 tấn, năm 2017 đạt 575 tấn, tăng 225% so với năm 2010; Chăn nuôi: Trong năm tổng đàn gia súc địa bàn xã phát triển tốt, mức tăng trưởng trung bình từ đến 7% Tổng đàn gia súc năm 2016 là: 8621 so với năm 2015 tăng 436 tăng 105% Lâm nghiệp: Thực tốt công tác giao đất, giao rừng cho hộ gia đình khoanh ni bảo vệ Năm 2010 đến năm 2016 trồng 22 rừng, độ che phủ rừng tăng từ 35% năm 2010 lên 41% năm 2016; Năm 2011-2017 xã trì sở sản xuất tiểu thủ công nghiệp chủ yếu gia công khí, sửa chữa thiết bị, phục vụ sản xuất tiêu dùng nhân dân đưa tổng giá trị sản xuất công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp năm 2010 đạt 200 triệu đồng, năm 2016 đạt 450 triệu đồng tăng 250 triệu so với năm 2010 Năm 2010 xã có 15 hộ kinh doanh đến có 42 hộ tham gia kinh doanh tất loại hình, tăng 27 hộ so với năm 2010, đưa tổng giá trị lưu chuyển hàng hoá dịch vụ năm 2010 đạt 250 triệu đồng, năm 2016 đạt 650 triệu đồng, tăng 400 triệu đồng; Đến toàn xã có 42 điểm bán hàng tạp hố, 16 điểm xay xát, có 10 xe tơ, (2 Cơng nơng, máy xúc, xe cửa long), 28 máy phay đất, 10 máy tuốt lúa, thuyền sắt 37 Được quan tâm Chính phủ, Bộ, ngành cấp ủy đảng, Chính quyền, sở vật chất, trang thiết bị dạy học trường địa bàn xã bước đầu tư nâng cấp Mặc dù thiếu chưa đồng bộ, đáp ứng yêu cầu đổi chương trình giáo dục mầm non tiểu học trung học sở Tồn xã có trường Trong đó: Mầm non: 02 trường với 25 lớp, tổng số: 513 cháu; Tỷ lệ huy động học sinh độ tuổi đạt 98%; Tiểu học: 02 trường, có 28 lớp với tổng số học sinh 707 em Tỷ lệ huy động học sinh độ tuổi đạt 95%; Trung học sở bán trú: 01 trường, có 10 lớp tổng số học sinh 277; Số học sinh chuyển lớp hàng năm đạt 97 đến 98% Công tác Y tế chăm sóc sức khỏe nhân dân: Trạm y tế thường xuyên trực trạm khám chữa bệnh cho nhân dân kịp thời, cử cán xuống thôn để nắm tình hình dịch bệnh khơng để dịch bệnh xẩy ra, Cấp thẻ bảo hiểm y tế cho người nghèo: 1.651 thẻ; Năm 2010 xã có 410 hộ gia đình cơng nhận thơn bản, gia đình văn hóa Năm 2016 có 8/10 thơn, 530 hộ gia đình cơng nhận thơn 1.1.5 Tình hình trị, an ninh - quốc phòng Thường xuyên xây dựng củng cố quốc phịng tồn dân, trận chiến tranh nhân dân vững mạnh, trì chế độ trực huy, thường xuyên rà soát củng cố xây dựng lực lượng dân quân tự vệ, dự bị động viên đảm bảo số lượng chất lượng, sẵn sàng nhận nhiệm vụ Phong trào "Vì an ninh tổ quốc" lực lượng Công an lực lượng dân quân tự vệ phối hợp triển khai biện pháp phòng ngừa, mở đợt công truy quét tội phạm, trừ tệ nạn xã hội, giữ vững an ninh trị, trật tự an tồn xã hội địa bàn 1.2 Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ Đảng ủy xã Tủa Thàng 1.2.1 Cơ cấu tổ chức Đảng ủy quan thuộc hệ thống ban đảng, có chức tham mưu, giúp việc cho Đảng ủy cấp trên, văn phòng Đảng ủy trực tiếp giúp Ban Thường vụ, Bí thư Phó Bí thư Đảng ủy, quan Bộ Thông tin Truyền thông tổ chức điều hành công việc lãnh đạo Đảng; đồng thời trung tâm thông tin tổng hợp, báo cáo phục vụ lãnh đạo Đảng ủy quan Bộ Đảng ủy xã Tủa Thàng bao gồm 10 chi trực thuộc với 110 Đảng viên, có nhiệm vụ giúp Đảng ủy xã thực công việc hàng ngày Đảng quan gần dân nhất, giúp Đảng ủy sở tiếp cận tìm hiểu dân lĩnh vực đời sống xã hội 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ 1.2.2.1 Công tác văn phòng - Xây dựng tổ chức thực chương trình cơng tác theo đạo Ban thường vụ, Bí thư, Phó Bí thư; tham gia chuẩn bị văn để trình Ban thường vụ phê chuẩn, ký duyệt trước ban hành - Thực rà soát hồ sơ phát triển đảng, chuyển đảng thức; cơng tác khen thưởng, kỷ luật đảng viên cơng tác đảng vụ khác để trình Ban thường vụ xem xét định - Tổ chức thực công tác văn thư lưu trữ, quản lý tài liệu đồng thời thực số công tác tài - quản trị phục vụ hoạt động đảng ủy quan Bộ Thông tin Truyền thông Ban thường vụ - Phối hợp với ban đảng, đảng đoàn Đảng ủy trực thuộc tham mưu, giúp Ban thường vụ, Ban cán đạo kiểm tra, sơ kết, tổng kết việc thực nghị quyết, thị, định Đảng ủy cấp 1.2.2.2 Công tác tổ chức - Hướng dẫn kiểm tra việc thực nghiệp vụ công tác đảng tổ chức sở đảng trực thuộc đảng quan Bộ Thông tin Truyền thông - Tham gia ý kiến việc thẩm định nhân cán trước trình cấp có thẩm quyền định theo Quy chế phân cấp quản lý cán - Tham mưu đề xuất Đảng ủy quan Bộ, Ban thường vụ vấn đề liên quan đến công tác xây dựng Đảng, tổ chức máy, phân loại chất lượng tổ chức sở Đảng đảng viên hàng năm, cơng tác bảo vệ trị nội Đảng Công tác khác: Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc thực Nghị quyết, Chỉ thị Trung ương Đảng, Đảng ủy Khối Cơ quan Trung ương định Đảng ủy quan Bộ; Cập nhật tổng hợp thông tin mặt hoạt động tổ chức sở đảng Đảng ủy quan Bộ Thông tin Truyền thông; Thực chế độ báo cáo định kỳ, đột xuất Đảng ủy Khối Cơ quan Trung ương 1.2.3 Nhiệm vụ Văn có hai loại: loại gửi nội Đảng ủy xã loại gửi cho quan cấp trên, quan có liên quan Nếu chuyển giao nội khơng cần làm bì, cịn chuyển qua bưu điện phải có bì riêng Văn mật chuyển giao muộn 30 phút hành chính, ngồi hành tiếng đồng hồ văn mật cột " mức độ mật" mẫu chuyển giao văn người nhận phải ký vào vào sổ Mỗi văn quan làm để phụ phụ cho hoạt động điều hành, quản lý giữ gốc để lưu Bản lưu dùng để làm pháp lý phục vụ cho việc tra tìm cần thiết văn lưu văn gốc xếp theo số, ký hiệu Mẫu bìa hồ sơ lưu trữ văn đến: ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM HỒ SƠ Số:………… CÔNG VĂN ĐẾN QUÝ:………… NĂM:……………… Văn lưu Đảng ủy xã cán Văn thư - lưu trữ xếp gọn gàng khoa học nên thuận tiện cho việc tra tìm văn 2.2.2.2 Giải văn Tất văn quan phải đăng ký vào sổ quản lý văn ở phận văn thư phải kiểm tra nội dung thể thức trước gửi Quá trình quản lý văn Đảng ủy xã Tủa Thàng thực theo bước quy định Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 Chính phủ công tác văn thư hướng dẫn cụ thể chi tiết nghiệp vụ quản lý văn công văn số 425/2005/VTLTNNNVTW ngày 18/07/2005 Cục Văn thư - lưu trữ Nhà nước 19 Văn chuyển giao theo nguyên tắc: văn thư đóng dấu sau đăng ký làm thủ tục gửi Chỉ tiếp nhận để phát hành văn đánh máy quy định, thể thức pháp lý Văn phát hành theo quy trình sau: + Ghi số văn bản; + Ghi ngày, tháng, năm văn theo ngày, tháng gửi đi; + Đóng dấu lên văn có chữ ký hợp lệ vào sổ văn đi; + Chuyển phát văn theo dõi việc chuyển phát văn bản; + Sắp xếp bảo quản sử dụng văn lưu Văn chuyển ngày loại văn bí mật kèm theo phiếu gửi văn phải lưu hai Mẫu bìa sổ đăng ký văn đi: ĐẢNG ỦY XÃ TỦA THÀNG Sổ đăng ký VĂN BẢN ĐI Năm:… số:……… Mẫu phần đăng ký văn đi: Số ký Ngày, Tên loại Đơn vị Nơi Số hiệu, tháng trích yếu hoặc người Người ký nhận lượng văn văn nội dung nhận văn bản bản văn lưu (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) Ghi (8) Sổ đăng ký văn dùng để đăng ký loại văn sau có chữ ký người có thẩm quyền quan đóng dấu ban hành văn Sổ đăng ký văn dùng để đăng ký nội dung cần đăng ký như: số, ký hiệu văn đi; ngày, tháng, năm văn đi; tên loại nội 20 dung trích yếu văn đi; người ký văn đi; nơi nhận văn đi; đơn vị hoặc người nhận lưu văn đi; số lượng văn ghi Mẫu hồ sơ lưu trữ văn đi: ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM HỒ SƠ Số:……………… VĂN BẢN ĐI QUÝ:…………… NĂM:……………………… Hồ sơ lưu văn dùng để lưu trữ loại văn sau ban hành Cán văn thư giữ lại gốc để lưu trữ, để tìm kiến nhanh chóng, kịp thời, xác thủ trưởng hỏi đến hoặc quan cấp xuống kiểm tra Các văn lưu phải tuân theo quy định, trước lưu phải tiến hành phân loại, loại văn lưu vào chỗ, năm lưu năm đó, để đảm bảo q trình tìm kiếm dễ dàng, nhanh chóng, kịp thời 2.2.3 Quản lý dấu dụng dấu Việc quản lý dấu Đảng ủy xã Tủa Thàng chấp hành nghiên chỉnh Nghị định số:99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 07 năm 2016 Chính phủ quản lý sử dụng dấu quy định quan quản lý sử dụng dấu; Việc quản lý sử dụng dấu Đảng ủy xã Tủa Thàng cán văn thư - lưu trữ quản lý chặt chẽ, nghiêm ngặt, có nơi bảo quản riêng Đảm bảo cho dấu dụng cách hợp pháp, thẩm quyền, tránh tình trạng lạm dụng dấu để đóng loại văn trái pháp luật, không thẩm quyền, lợi dụng để trục lợi nhân Cán văn thư quản lý loại dấu như: dấu đến, dấu trịn, dấu chức danh, dấu tên… 21 Trước đóng dấu lên văn cán văn thư phải kiểm tra, sốt kỹ văn trước đóng dấu, dấu đóng lên văn bản, giấy tờ sau có chữ ký người có thẩm quyền, khơng đóng dấu lên tờ giấy tráng, khơng đóng dấu trước (đóng dấu khơng có chữ ký, đóng dấu trước- ký tên sau) Cách đóng dấu trùm lên 1/3 đến 1/4 chữ ký phía bên trái 2.2.4 Công tác chỉnh lý tài liệu Chỉnh lý khoa học tài liệu biện pháp kết hợp nhiều khâu nghiệp vụ công tác văn thư - lưu trữ như: lập hồ sơ, phân loại, xác định giá trị, thu thập bổ sung tài liệu… để nhằm tổ chức khoa học, tài liệu phông, loại tài liệu hết giá trị, bảo quản tài liệu quan trọng Hiện nay, công tác chỉnh lý tài liệu khoa học Đảng ủy xã Tủa Thàng quan tâm, Đảng ủy xã có phơng lưu trữ riêng Cơ quan lập hồ sơ bảo quản cho số tài liệu có bảng thời hạn bảo quản quy định Cục văn thư - lưu trữ Để đảm bảo Công tác chỉnh lý khoa học tài liệu ở Đảng ủy xã Tủa Thàng tổ chức quy định phải tăng cường giáo dục, nâng cao trình độ chun mơn đội ngũ cán cơng chức Văn phịng quan quản lý Lưu trữ cấp cần có sách cụ thể quan tâm nhằm khuyến khích quan làm tốt công tác Đặc biệt việc đầu tư kinh phí, phương tiện, sở vật chất - khoa học kỹ thuật, để Văn phòng thực công tác lưu trữ cách tốt 2.2.5 Công tác giao nộp tài liệu Công tác giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan công tác mà sau mối năm làm việc ban ngành, đoàn thể phải lập hồ sơ cơng việc làm xong, để đưa vào lưu trữ lưu trữ quan, tạo nguồn lưu cho lưu trữ lịch sử sau năm Đây hình thức thu thập tài liệu lưu trữ nhằm lưu trữ tài liệu quý giá phục vụ mục đích lâu dài 22 Đây cơng việc thường xun mà cán văn phịng phải làm giải cơng việc quản lý Việc lập hồ sơ Văn phòng Đảng ủy xã Tủa Thàng nhìn chung quy trình Cục văn thư lưu trữ Tuy nhiên số ban ngành chưa lập hồ sơ, tài liệu cịn lộn xộn, gây khó khăn cho việc thu thập tài liệu để lưu trữ Việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan thực vào cuối năm sau tổng hợp văn lưu trữ từ đầu năm đến 23 Chương NHỮNG KẾT QUẢ ĐẶT ĐƯỢC VÀ KIẾN NGHỊ 3.1 Những thành tựu hạn chế thực tập Đảng ủy xã Tủa Thàng 3.1.1 Những thành tựu đạt Là sinh viên thực tập thân tơi nhận thức rõ vị trí, trách nhiệm cơng việc mình, vậy, tơi ln học hỏi, tìm tịi, sáng tạo, tiếp thu kinh nghiệm Được giúp đỡ tận tình bác, cô chú, anh chị quan giúp tơi tự tin q trình thực tập học tập, tiếp thu kiến thức, kinh nghiệm nghiệp vụ Đảng ủy xã Tủa Thàng Chấp hành giấc, quy định nội quy quan, với thái độ cởi mở học tập tiếp thu kiến thức, kinh nghiệm, lễ phép, chào hỏi với bác, cô chú, anh chị quan Trực tiếp tiến hành hoạt động với tư cách cán quan Đảng ủy xã Được phân công tham gia vào công việc đơn giản ban đoàn thể quan để nắm cơng việc cách nhân chóng Sau ngày tháng thực tập sở thân học tập nhiều kiến thức củng cố lại kiến thức cũ Bổ sung thêm trình độ chun mơn mình, giúp tự tin công việc đời sống hàng ngày Được thực trực tiếp quan sát hàng ngày với công việc cụ thể như: Thực hành, tiếp nhận văn bản, cách xếp thủ tục để giải công văn giấy tờ công tác văn thư, thực hành cách thức vào sổ, lưu chuyển giao công văn phận văn thư, quan sát tham gia làm số công việc cán văn thư Nắm bắt cách thức trình bày loại văn cán văn thư Biết cách vào sổ đăng ký văn văn đến, tiếp xúc loại văn bản, văn hỏa tốc, văn mật phải 24 xem trước để chuyển giao kịp thời, thời hạn, tránh chậm hoặc văn Qua hai tháng thực tập Đảng ủy xã Tủa Thàng với quan tâm, tạo điều kiện, giúp đỡ cán bộ, công chức xã Tủa Thàng động viên, quan tâm, giúp đỡ, bảo giảng viên Khoa Chính trị học, tơi học nhiều kiến thức thật cần thiết cho chun mơn mình, vững bước đường nghiệp vụ mà thân mơ ước theo đổi lâu nay, cung cấp cho kỹ nghề nghiệp, kinh nghiệm nghiệp vụ cán văn thư Có thể nói cơng việc cán văn thư địi hỏi phải có tính khoa học, kỹ thuật đặc biệt kỹ máy móc, thiết bị phải có trình độ, chun mơn hồn thành tốt nhiệm vụ phân công cách kịp thời xác 3.1.2 Những hạn chế Ngồi thành tựu đạt cơng tác soạn thảo văn tồn số hạn chế sau: Số lượng văn chưa tuân thủ quy định nội dung thể thức, việc lấy số văn cịn nhầm lẫn sai sót Nhiều văn gửi đến không qua phận văn thư, văn không đăng ký vào sổ đăng ký sau chuyển trở lại văn thư để đăng ký gây thời gian, ảnh hưởng đến chất lượng giải công việc; Chất lượng trang thiết bị, máy móc chưa đảm bảo, thường xun xảy tình trạng virut cơng vào máy tính, máy in, mực in hết hoặc khơng đều; thiếu mạng internet, máy photocoppy, máy hủy tài liệu, trình độ chun mơn cán bộ, cơng chức chưa cao, gây khó khăn việc dụng máy móc, kỹ thuật, khó khăn công tác lưu trữ; Việc chuyển giao văn cịn chậm, khơng thời hạn, chưa có biện pháp xử lý thích đáng với văn sai thể thức nội dung, văn quản lý hoạt động văn thư cịn chồng chéo, việc phân cơng cơng việc văn thư 25 không đồng ngày tuần, có hơm cơng việc q nhiều, có hơm cơng việc q hoặc khơng có việc 3.1.3 Ngun nhân hạn chế Những hạn chế tồn v do: Chưa nhận thức vị trí, vai trị cơng tác văn thư; Chưa biết phân bổ công việc hợp lý ngày tuần; Các văn ban ngành, đơn vị dồn hết cho văn thư Vì vậy, công việc nhiều; Chưa tận tụy, say mê công việc, chưa đào tạo chuyên môn công việc Mặc dù thường xuyên tham gia lớp tập huấn nâng cao trình độ chun mơn, xong trình độ lực nhân viên văn thư số mặt hạn chế như: kỹ máy tính cịn chưa thành thạo, chưa biết hết chức máy tính, v.v… 3.2 Một số giải pháp để nâng cao hiệu công tác soạn thảo quản lý Trong xu hội nhập kinh tế quốc tế với việc thực cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước việc nâng cao hiệu cơng tác soạn thảo quản lý văn yêu cầu tất yếu khơng góp phàn giải công việc nội quan, đơn vị mà đánh giá chất lượng hệ thống hành quốc gia Nhận thức tầm quan trọng Đảng ủy xã Tủa Thàng xây dựng quy định công tác soạn thảo, quản lý văn cách khoa học nề nếp, thực có hệ thống Để đảm bảo cơng tác soạn thảo với quản lý văn thư văn xã Tủa Thàng ngày hoàn thiện đáp ứng yêu cầu xu xin đưa số giải pháp sau: Thứ nhất, nâng cao trình độ cán hoạt động công tác soạn thảo Đảng ủy xã Tủa Thàng phải nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ cán bộ, công chức làm công tác soạn thảo văn thông qua việc mở lớp 26 tập huấn, khóa học quản lý hành hàng năm cho phịng ban, cán bộ, cơng chức, nhân viên làm công tác soạn thảo Thường xuyên nắm bắt công văn cử nhân viên văn phịng học phải có trọng tâm, cần xác định nội dung ưu tiên bồi dưỡng, đào tạo Mỗi cán bộ, nhân viên ngồi bổ sung kiến thức trình độ cịn phải bổ sung kiến thức máy vi tính để đáp ứng công việc tốt xu mở rộng Đổi nhận thức nhân viên văn thư vị trí, vai trị tầm quan trọng hoạt động soạn thảo văn Thường xun thực cơng tác kiểm tra trình độ chuyên môn đạo đức nghề nghiệp cán bộ, cơng chức văn phịng theo q để bố trí người, việc chun mơn nghiệp vụ Thứ hai, tăng cường sách đãi ngộ nâng cao đời sống cho nhân viên làm công tác văn thư soạn văn Để góp phần chung vào nghiệp đổi đất nước, lãnh đạo văn phòng Đảng ủy xã Tủa Thàng cần phải quan tâm đến công tác văn thư soạn thảo văn Văn phòng thực ba chức là: chức tham mưu, chức hậu cần, chức đại diện Nên nói văn phịng có vai trò quan trọng cho hoạt động Đảng ủy Do vậy, lãnh đạo cần phải có chế độ sách đãi ngộ cán văn thư để xứng đáng với cơng sức mà họ bỏ ra, sở vật chất tinh thần cho nhân viên làm công tác văn thư, lưu trữ Đồng thời phải xây dựng chế thi đua, khen thưởng để động viên kích thích tính động tích cực nâng cao hiệu công tác văn thư, đáp ứng chế kỷ luật hành vi vi phạm quy định Nhà nước công tác soạn thảo văn nhân viên làm công tác văn thư 27 Thứ ba, tăng cường đầu tư trang thiết bị theo hướng đại hóa phục vụ cơng tác soạn thảo văn Văn phòng nơi hàng ngày nhận chuyển giao văn ở nhiều nơi Do số lượng văn hồ sơ cần phải bảo quản mà sở vật chất phục vụ cơng tác soạn thảo cịn hạn chế, chưa có tính thống Vì vậy, văn phịng Đảng ủy xã cần phải có kế hoạch thay hoặc bổ sung trang thiết bị vật dụng cần thiết công tác quản lý văn tốt Đảng ủy xã cần phải tăng cường ngân sách đầu tư trang thiết bị phục vụ hoạt động công tác soạn thảo văn Đầu tư phải trọng đến chất lượng hiệu không đầu tư cách bừa bãi, tùy tiện Thực tế cho thấy nay, hệ thống máy tính văn phịng cịn q cũ Trong q trình làm việc thường xuyên xảy tình trạng treo máy, đường link kết nối với máy in, máy soạn bị gián đoạn, máy tính hoạt động chậm Thứ tư, tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động soạn thảo văn văn thư Hiện nay, công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ tác động sâu sắc tới mặt đời sống Việc ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động soạn thảo văn điều tất yếu Nó cho phép nâng cao suất lao động nhân viên văn phịng lên nhiều lần đồng thời giải phóng sức lao động nhân viên văn phịng Ứng dụng cơng nghệ thông tin vào công tác soạn thảo văn văn thư đảm bảo cung cấp thơng tin nhanh chóng cho cán bộ, lãnh đạo giúp lãnh đạo định đắn, kịp thời, xác Hiện nay, máy vi tính sử dụng phổ biến cơng tác văn thư như: soạn thảo văn bản, lập hồ sơ công văn giấy tờ đến việc tra cứu, nghiên cứu tài liệu góp phần tạo hệ thống thơng tin liên hoàng, đồng bộ, tạo liên kết nhịp nhàng văn phịng với phịng ban chun mơn khác 28 Thứ năm, thường xuyên kiểm tra hoàn chỉnh cơng tác soạn thảo văn phịng Đảng ủy xã Để đảm bảo cho công tác soạn thảo thành thảo thực tốt biện pháp kể trên, văn phòng Đảng ủy xã cần phải tiến hành thường xuyên kiểm tra số văn chuyển đến, số văn ban hành tài liệu lưu trữ xem có với quy định hay khơng Nếu khơng phải kịp thời chỉnh sửa cho phù hợp Thông qua cơng tác kiểm tra hoạt động văn thư nói riêng hoạt động phịng ban chun mơn nói chung, nhân viên văn thư rút hạn chê để từ có giải pháp khắc phục kịp thời 3.3 Một số kiến nghị Nhìn chung cơng tác văn thư Đảng ủy xã Tủa Thàng thực tốt có nhiều đóng góp cho hoạt động Văn phịng Đảng ủy xã Tuy nhiên cơng tác văn thư cịn gặp thiếu sót hạn chế Vì vậy, để nâng cao hiệu hoạt động cơng tác văn thư, xin mạnh dạng đề số kiến nghị sau: Thứ nhất, Đảng ủy xã Tủa Thàng Về tổ chức giải văn bản: kỹ thuật xây dựng giải văn bản, tổ chức giải văn cần tiến hành chặt chẽ Việc giữ bí mật văn cần quan tâm nữa, quản lý sử dụng dấu theo quy định cách hợp lý, chặt chẽ Việc giải văn - đến phải nhanh chóng, kịp thời xác Là quan quyền địa phương đóng vai trò quan trọng việc quản lý Nhà nước Do vậy, cần trang bị thiết bị đại như: máy vi tính, máy fax, máy in, máy photocoppy số trang thiết bị khác nhằm giúp cho việc khai thác thơng tin nhanh chóng xác Tham gia cơng việc có liên quan với phận, phịng ban, ngành, đồn thể ngồi Đảng ủy xã Có quan hệ mật thiết với nhân dân, thực nơi bao người dân gửi gắn niềm tin 29 Việc gửi văn qua bưu điện cịn chậm chặp, tốn đơi bị thất lạc quan sử dụng máy tính hoạt động mình, việc gửi văn điện tử cần phải sử dụng triệt để đảm bảo tính nhanh chóng, thuận tiện, tiết kiệm khơng bị thất lạc thư Triển khai ứng dụng thông tin vào quy trình xử lý văn sở khoa học cho nhu cầu phát triển văn phòng Đảng ủy xã Đẩy mạnh cải cách hành chính, rà soát lại hệ thống văn nâng cao hiệu thực mơ hình cửa Duy trì, cải tiến quy trình đánh giá nội bộ, định kỳ kiểm tra đánh giá hoạt động văn thư văn phòng Đảng ủy xã Thứ hai, Học viện Báo chí Tuyên truyền Trong thời gian thực thực tập Đảng ủy xã Tủa Thàng, học hỏi nhiều kiến thức cơng tác văn thư, góp phần hoàn thiện kiến thức học, bổ sung thêm kiếm thức thực tế chưa có Qua hai tháng thực tập Đảng ủy xã, tơi cảm thấy thân cịn nhiều thiếu sót Do để rút kinh nghiệm cho khóa học sinh viên tiếp theo, tơi xin kiến nghị với lãnh đạo số điều sau: Tăng tiết học thực hành máy tính nhiều cắt bớt tiết học lý thuyết khơng quan trọng ngành Chính trị học Tổ chức quan sát thực tế nhiều cho sinh viên năm ba để chuẩn bị tốt cho chương trình thực tập năm cuối khóa; đẩy mạnh hoạt động ngoại khóa cho sinh viên tham gia để tiếp súc dần với xã hội Trong qua trình học tập, học viên phải tạo điều kiện cho sinh viên tiếp xúc nhiều với thiết bị như: máy soạn thảo, máy in, máy photocoppy, máy hủy tài liệu, máy Fax, 30 KẾT LUẬN Trong năm gần đây, với yêu cầu cải cách hành đất nước phát triển nhanh chóng khoa học công nghệ đặc biệt hệ thống văn quản lý hành nhà nước cơng tác soạn thảo văn trở thành u cầu có tính cấp thiết Nó không phương tiện ghi lại truyền đạt thơng tin quản lý mà cịn góp phần giúp lãnh đạo điều hành công việc quan, đơn vị cách kịp thời, hiệu xác công việc Từ nhận thức thực tế cho thấy cơng tác soạn thảo văn có vai trị khơng thể thiếu hoạt động quản lý quan, tổ chức Đứng trước yêu cầu đổi đất nước, văn phòng Đảng ủy xã Tủa Thàng không ngừng củng cố, tăng cường hoàn thiện mặt sở vật chất chất lượng hiệu nhân Đảng ủy xã Một nhiệm vụ trọng tâm Đảng ủy xã Tủa Thàng không ngừng nâng cao nâng cao hoạt động hiệu công tác soạn thảo Việc đưa công nghệ thông tin vào hoạt động công tác soạn thảo Đảng ủy xã cố gắng to lớn Văn phòng Đảng ủy Nó động lực thúc đẩy cơng tác quản lý văn thư ngày quy củ khoa học Được đồng ý Học viện việc thực kế hoạch thực tập sinh viên ngành Chính trị học, khóa 34 tiếp nhận Lãnh đạo Đảng ủy xã Tủa Thàng, phân cơng làm cơng tác văn thư Văn phịng Đảng ủy xã Tuy thời gian thực tập không nhiều thật có ý nghĩa thân tơi, giúp tơi trưởng thành nhiều kiến thức chun mơn Đó hội cho tơi bạn có điều kiện xâm nhập thực tế, làm quen với chuyên môn cụ thể hóa phần lý thuyết học Có thể nói đợt thực tế giúp học tập nhiều kiến thức bổ ích kinh nghiệm, thấy tầm quan trọng lĩnh vực quản lý hành Nhà nước ở Đảng ủy xã 31 Công tác soạn thảo hoạt động thơng tin văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, đạo, quản lý điều hành cơng việc quan Nhà nước nói chung Đảng ủy xã Tủa Thàng nói riêng Qua gần hai tháng thực tập Đảng ủy xã Tủa Thàng, khoảng thời gian khơng dài đủ để tơi vào thực tế tìm hiểu sâu, hiểu rõ tiếp thu nhiều kiến thức thực tế giúp ích cho thân tơi Được quan tâm, giúp đỡ, bảo tận tình cán Văn phịng tinh thần học hỏi khơng ngừng, nâng cao kiến thức hiểu biết tiếp thu kinh nghiệm cho thân, học hỏi nhiều điều, đặc biệt hoạt động công tác soạn thảo quản lý văn Tất khâu công tác soạn thảo cán văn phòng quản lý văn lưu trữ Văn phòng Đảng ủy xã Tủa Thàng làm tốt từ việc quản lý văn - đến từ việc quản lý sử dụng dấu ln thực theo với trình tự bước Trong q trình thực tế, khơng tránh khỏi nhứng sai sót, tơi gặp phải sai sót q trình làm việc tơi cán văn phịng quan tâm, bảo tận tình để tơi biết lỗi mắc để sửa sai kịp thời Đó thử thách đầu tiên, va chạm công việc bước vào thực tế Mỗi lần mắc lỗi làm cho ngày trưởng thành hơn, vững bước tự tin công việc Một lần xin chân thành cảm ơn! 32 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ Nội vụ (2011), Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính, Hà Nội Bộ Nội vụ Văn phịng Chính phủ (2005), Thơng tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản, Hà Nội Chính phủ (2001), Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 quản lý sử dụng dấu, Hà Nội Chính phủ (2004), Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 cơng tác văn thư, Hà Nội Chính phủ (2009), Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/04/2009 sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/08/2001 quản lý sử dụng dấu, Hà Nội Cục Văn thư lưu trữ Nhà nước (2005), Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/07/2005 việc hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến, Hà Nội Đảng ủy xã Tủa Thàng, Sổ đăng ký văn - đến Đảng ủy xã Tủa Thàng (2016), Báo cáo tổng kết thực nhiệm vụ công tác đảng cuối năm 2016 Phương hướng, nhiệm vụ, giải pháp năm 2017, Điện Biên Đảng ủy xã Tủa Thàng (2017), Báo cáo tổng kết thực nhiệm vụ công tác đảng cuối năm 2017 Phương hướng, nhiệm vụ, giải pháp năm 2018, Điện Biên 10 Ủy ban nhân dân xã Tủa Thàng (2016), Chỉ tiêu phát triển kinh tế - xã hội năm 2016 xã Tủa Thàng, Điện Biên 11 Ủy ban nhân dân xã Tủa Thàng (2017), Chỉ tiêu phát triển kinh tế - xã hội năm 2017 xã Tủa Thàng, Điện Biên 33 ... tiêu phát triển kinh tế - xã hội năm 2016 xã Tủa Thàng, Điện Biên 11 Ủy ban nhân dân xã Tủa Thàng (2017), Chỉ tiêu phát triển kinh tế - xã hội năm 2017 xã Tủa Thàng, Điện Biên 33 ... Thàng: ĐẢNG ỦY XÃ TỦA THÀNG ĐẾN Số:……………………… Ngày… /……./……/20 Chuyển:…………………………… Lưu hồ sơ số:………………………… Mẫu bìa sổ đăng ký văn đến Văn phòng Đảng ủy xã Tủa thàng: 17 ĐẢNG ỦY XÃ TỦA THÀNG... phịng Đảng ủy xã Tủa Thàng khơng ngừng củng cố, tăng cường hoàn thiện mặt sở vật chất chất lượng hiệu nhân Đảng ủy xã Một nhiệm vụ trọng tâm Đảng ủy xã Tủa Thàng không ngừng nâng cao nâng cao