TRƯỜNG ĐẠI HỌC HẢI PHÒNG KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN TRỊ KINH DOANH o0o TÌM HIỂU HOẠT ĐỘNG ĐÀM PHÁN, GIAO KẾT HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN KINH DOANH HÀNG XUẤT KHẨU HẢI PHÒNG Giảng viên hướng dẫn: Ths Nguyễn Thị Thu Thuỷ Họ tên : Nguyễn Thị Kim Thuỷ Lớp : Kinh Tế Ngoại Thương B- K11 o0o B¸o c¸o thùc tËp nghiƯp vơ _ Hải Phòng, năm 2013 MỤC LỤC Trang Lời mở đầu Chương 1.Tổng quan công ty CP kinh doanh hàng xuất Hải Phòng 1.1 Giới thiệu chung .3 1.2 Quá trình hình thành phát triển 1.3 Nghành nghề kinh doanh 1.4 Cơ cấu tổ chức công ty 1.5 Đặc điểm nguồn lực .8 1.6 Kết hoạt động sản xuất công ty thời gian gần .11 Chương Tìm hiều hoạt động đàm phán, giao kết hợp đơng xuất 14 công ty cổ phần kinh doanh hàng xuất Hải Phòng 2.1 Cở sở lí luận đàm phán giao kết hợp đồng xuất 14 2.1.1 Hợp đồng thương mại quốc tế 14 2.1.2 Khái quát đàm phán 19 2.2 Thực trạng hoạt động đàm phán, giao kết hợp đồng xuất công ty cổ phần kinh doanh hàng xuất Hải Phòng 23 2.2.1 Quy trình đàm phán, giao kết hợp đồng xuất công ty .23 2.2.2 Thực hợp đồng xuất .27 2.3 Nhận xét đánh giá hoạt động đàm phán, giao kết hợp đồng công ty cổ phần kinh doanh hàng xuất Hải Phòng .30 _Ngun ThÞ Kim Thủ - KTNTB K11 B¸o c¸o thùc tËp nghiƯp vơ _ 2.3.1 Ưu điểm 30 2.3.2 Nhược điểm 31 2.3.3 Nguyên nhân nhược điểm 31 2.4 So sánh lý thuyết thực tế .32 2.4.1 Giống .32 2.4.2 Khác .32 Kết luận 33 Phụ lục .34 Lời mở đầu Cú thể nói, giao lưu kinh tế quốc gia giới theo xu hướng khu vực hố, tồn cầu hố đánh dấu bước tiến quan trọng lịch sử phát triển kinh tế giới Các nước khơng bó hẹp hoạt động kinh tế mỡnh phạm vi quốc gia mà cũn tham gia vào cỏc hoạt động kinh tế toàn cầu khu vực để tận dụng lợi so sánh Hồ chung xu quốc tế hố đó, Việt Nam thực nhiều chớnh sỏch kinh tế đối ngoại nhằm mở rộng quan hệ với nước khu vực giới nhiều năm qua Một nỗ lực lớn Việt Nam để hội nhập kinh tế giới kiện ngày 11/01/2007, Việt Nam thức trở thành thành viên thứ 150 tổ chức thương mại giới (WTO) Những bước phát triển thúc đẩy quan hệ thương mại quốc tế phát triển mạnh mẽ thương nhân Việt Nam chủ thể thương nhân quốc tế Thương mại quốc tế có vai trũ to lớn phát triển kinh tế đất nước Nó thu hút vốn đầu tư nhà đầu tư vào Việt Nam, tạo hội hợp tác kinh doanh doanh nghiệp nước, thúc đẩy loạt ngành dịch vụ nước phát triển Trong hoạt động thương mại quốc tế Việt Nam năm qua, hoạt động mua bán hàng hoá quốc tế cú bước tiến vượt bậc, góp phần tích cực vào tăng trưởng phát triển kinh tế đất nước Điều khiến Nhà nước ta quan tâm _Ngun ThÞ Kim Thủ - KTNTB K11 B¸o c¸o thùc tËp nghiƯp vơ _ sâu sắc đến việc thúc đẩy phát triển hoạt động thương mại quốc tế Trong hoạt động này, mua bán hàng hố quốc tế đóng vai trũ phổ biến quan trọng Cơ sở pháp lý để bảo đảm quyền lợi ràng buộc trách nhiệm bên tham gia việc mua bán hàng hố hợp đồng mua bán hàng hố quốc tế Trong thời gian thực tập Công ty cổ phần kinh doanh hang xuất Hải Phòng, vấn đề đàm phán, giao kết hợp đồng công ty thu hút quan tâm em Do em chọn đề tài: " Tìm hiểu hoạt động đàm phán, giao kết hợp đồng xuất Công ty cổ phân kinh doanh hàng xuất Hải Phịng." CHƯƠNG TỔNG QUAN VỀ CƠNG TY CỔ PHẦN KINH DOANH HÀNG XUẤT KHẨU HẢI PHỊNG 1.1 Thơng tin công ty - Tên công ty viết tiếng việt: Công ty cổ phần kinh doanh hàng xuất Hải Phịng - Tên cơng ty viết tiếng nước ngoài: hai phong trading goods export joint stock company - Tên công ty viết tắt: TRAGOCO - Địa trụ sở chính: Số 746 Nguyễn Văn Linh, phường Niệm Nghĩa, Quận Lê Chân, Tp Hải Phòng - Điện thoại: 031856190 - Fax: 031784234 - Người đại diện theo pháp luật cơng ty: Ơng Nguyễn Văn Tuyến Chức danh: Tổng giám đốc Số CMND: 030703095 Địa chỉ: số 276Tô Hiệu, Quận Lê Chân, tp.Hải Phòng - Tên địa chi nhánh: Trung tâm thương mại Vĩnh Bảo- Số 223 Đông Thái, thị trấn Vĩnh Bảo, huyện Vĩnh Bảo, Hải Phịng 1.2 Q trình hình thành phát triển Công ty cổ phần kinh doanh hàng xuất Hải Phịng có tiền thân cơng ty kinh doanh hàng xuất Hải Phòng Đây vốn doanh nghiệp _Ngun ThÞ Kim Thuû - KTNTB K11 B¸o c¸o thùc tËp nghiƯp vơ _ nhà nước có kinh nghiệm nhiều năm kinh doanh hàng xuất Hải Phịng Tuy nhiên khó khăn thời kỳ bao cấp khiến hoạt động sản xuất kinh doanh cơng ty bị đình trệ thời gian dài Từ làm cho đời sống cán công nhân viên bị ảnh hưởng nghiêm trọng Bước sang thời kì đổi mới, kinh tế Việt Nam thổi luồng sinh khí Nhận thấy cần thiết phải có doanh nghiệp nhà nước có kinh nghiệm lĩnh vực kinh doanh đối ngoại địa bàn thành phố, UBND thành phố kí định số 107/QĐ-TCCQ vào ngày 19/01/1993 việc cho tái lập cơng ty kinh doanh hàng xuất Hải Phịng Công ty trực thuộc quản lý UBND thành phố Hải Phịng Nhiệm vụ cơng ty kinh doanh hàng thực phẩm đông lạnh cung cấp vật tư nông nghiệp phục vụ cho địa bàn thành phố Hải Phòng số tỉnh lân cận Nhờ nỗ lực tồn cán cơng nhân viên công ty, sau gần 10 tái lập, công ty khỏi tình trạng khủng hoảng, xây dựng sở vật chất khang trang, đại, nâng cấp hệ thống máy móc thiết bị, cải thiện đời sống cho người lao động Do nhìn thấy lực sản xuất kinh doanh công ty, lãnh đạo thành phố định sát nhập Công Ty Thương Mại Vĩnh Bảo vào công ty theo định số 3097/QĐ- UBND vào ngày 19/1/2001 Mục đích việc sát nhập nhằm cứu doanh nghiệp nhà nước thoát khỏi bờ vực phá sản kinh doanh không hiệu Mặc dù tạo gănhs nặng không nhỏ cho công ty cơng ty hồn thành mục tiêu đề Thực chủ trương cổ phần hoá doanh nghiệp nhà nước, công ty chuyển đổi thành công ty cổ phần theo định số 2281/QĐ- UBND ngày 30/09/2005 Công ty lấy tên Công ty cổ phần kinh doanh hàng xuất Hải Phòng Việc cổ phần hoá giúp tăng tinh thần trách nhiệm người lao động, cải thiện hiệu sử dụng vốn, tăng tính cạnh tranh cho doanh nghiệp _Ngun ThÞ Kim Thủ - KTNTB K11 B¸o c¸o thùc tËp nghiƯp vơ _ Suốt gần 10 năm cố gắng nỗ lực xây dưnhj phát triển từ điều kiện sản xuất nghèo nàn, công ty ngày trở thành sơ sản xuất kinh doanh lớn, ln hồn thành tốt nghĩa vụ ngân sách nhà nước, có thiết bị máy móc đại Hơn đội ngũ cán bbộ công nhân viên quan tâm đầu tư nâng cao tay nghề trình dộ chun mơn kỹ thuật, từ đáp ứng ngày tốt yêu cầu phát triển sản xuất công ty 1.3 Nghành nghề kinh doanh Theo giấy chứng nhận kinh doanh số 020300176 Sở kế hoạch Đầu tư thành phố Hải Phòng cấp lần đầu ngày 14/10/2005, nghành nghề kinh doanh cơng ty là: - Thu mua, chế biến, sản xuất hàng nông sản thực phẩm xuất - Sản xuất thức ăn gia súc - Dịch vụ kho vận - Kinh doanh hàng thuỷ sản thực phẩm công nghệ , bông, vải sợi, phân bón, phục vụ sản xuất, xăng dầu - Kinh doanh khách sạn, nhà nghỉ - Gia công giầy dép xuất Trong nghành kinh doanh truyền thống công ty thu mua, chế biến, sản xuất hàng nông sản thực phẩm xuất 1.4 Cơ cấu tổ chức công ty  Bộ máy tổ chức Đại hội đồng cổ đơng Ban kiểm sốt Hội đơng quản trị Tổng giám đốc Phó tổng giám đốc Phó tổng giám đốc tài Nhà sản xuất PX PX _Ngun ThÞ Kim Thuû - KTNTB K11 nghỉ chế điện biến B¸o c¸o thùc tËp nghiƯp vơ _ Giám đốc xí nghiệp chế biến P.Kế tốn Phó giám đốc xí nghiệp chế biến Nhà Nghỉ PX chế biến PX điện P.Kế hoạc h tổng hợp Tổ bảo vệ Trung tâm thương mại Vĩnh Bảo P.Tổ chức BPLĐ Sơ đồ 1: Mơ hình tổ chức cơng ty CP kinh doanh hàng xuất Hải Phòng Như cơng ty xây dựng mơ hình tổ chức theo dạng trực tuyến Mơ hình có đặc điểm bật đơn giản, gọn nhẹ, có phân chia rõ trách nhiệm hoạt động công ty Tuy nhiên mơ hình u cầu người lãnh đạo phải tạo dươdj mối liên kết hiêu phòng ban không dẫn đến tượng "trống đánh xuôi kèn thổi ngược " công ty  Chức năng, nhiệm vụ số phận: - Đại hội cổ đơng: Là quan có vai trị định cao công ty Thông qua đại hội cổ đơng xác định vấn đề mang tính sách lược công ty như: + Phê duyệt chiến lược phát triển sản xuất kinh doanh dài hạn + Quyết định điều lệ hoạt động công ty + Đại hội định thành phần hội đồng quản trị bầu Ban kiểm soát + Thơng qua việc đề cử vị trí nhân cao cấp cơng ty - Ban kiểm sốt: _Ngun ThÞ Kim Thuû - KTNTB K11 B¸o c¸o thùc tËp nghiƯp vơ _ Cơ quan đâị hội đồng cổ đông bâu với nhiệm kỳ theo nhiệm kỳ hội đồng quản trị Ban kiểm sốt khơng nằm quyền hội đồng quản trị mà trách nhiệm trước Đại hội mà Trong nhiệm kỳ minh, Ban kiểm sốt có số nhiệm vụ chủ yếu như: + Giám sát hoạt động HHội đồng quản trị nhằm đảm bảo quyền lợi cho tổ chức cổ đông + Kiểm tra tính chân thực báo cáo hàng tháng, quý, năm - Hội đồng quản trị: Là quan có thẩm quyền định điều hành hoạt động công ty, ngoại trừ vấn đề thuộc thẩm quyền Đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị có chức năng: + Quyết định vấn đề có liên quan đến nhân cao cấp công ty Tổng giám đốc, Phó tổng giám đốc, + Quyết định sách lược kinh doanh công ty trung dài hạn + Giaỉ vấn đề ảnh hưởng đến quyền lợi coỏ đông phân chia tổ chức, định đầu tư, + Quyết định mơ hình tổ chức quản lý sản xuất cơng ty Ơng Nguyễn Văn Tuyến bầu giữ chức chủ tịch Hội đồng quản trị - Tổng giám đốc: Là người chịu trách nhiệm trước pháp luật công ty, thi hành đạo Hội đồng quản trị, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày Ông Nguyễn Văn Tuyến đồng thời giữ chức vụ Tổng giám đốc - Các Phó tổng giám đốc: Chịu trách nhiệm giám sát điều hành phận lĩnh vực phân công Hơn nữa, Phó tổng giám đốccịn phải tham mưu, giúp việc thay mặt Tổng giám đốc có uỷ quyền - Các phòng ban thuộc phận sản xuất : Là phận trực tiếp tạo sản phẩm sản xuất công ty Bộ phận nằm đạo trực tiếp Phó tổng giám đốc phụ trách sản xuất - Phịng kế tốn: _Ngun ThÞ Kim Thủ - KTNTB K11 B¸o c¸o thùc tËp nghiƯp vơ _ Phòng tham mưu cho Tổng giám đốc hoạt động quản lý tài chính, hoạt động hạch tốn kinh tế cho cơng ty Từ thơng tin tổng hợp được, phồng kế tốn đề xuất kiến nghị giải pháp nâng cao hiệu kinh doanh cơng ty - Phịng kế hoạch tổng hợp : Có chức xếp, tổ chức hoạt động sản xuất giám sát trình thực kế hoạch cơng ty Bên cạnh đó, phịng kế hoạch tổng hợp lãnh đoaọ cơng ty giao cho chức xây dựng thực phương án kinh doanh đối ngoại, tư vấn va tham mưu cho công ty ký kết hợp đồng thương mại quốc tế - Trung tâm thương mại Vĩnh Bảo Có nhiệm vụ cung cấp xăng dầu cho thị trường Vĩnh Bảo Ngồi cịn phịng ban khác với chức năng, nhiệm vụ giúp cho hoạt động công ty trôi chảy 1.5 Đặc điểm nguồn lực 1.5.1 Đặc điểm vốn Vốn điều lệ công ty la 10.000.000.000 đồng chia làm 1.000.000 cổ phần Cụ thể tỷ lệ phân chia cổ đông sáng lập sau: Bảng Cổ đông tỷ lệ cổ phần công ty STT Đại diện: Đằng Hải, quận số lượng cổ Cụm 6, phường Đỗ Thị Thanh Hiệp Cổ đông người lao Địa Cổ đông nhà nước Tên cổ đông Hải An, Hải Phòng động doanh nghiệp Đại diện: Nguyễn Văn Tuyến phần Tỷ lệ(%) 320.000 32 368.450 36,85 Số 267 Tơ Hiệu quận Lê Chân, Hải Phịng _Ngun ThÞ Kim Thủ - KTNTB K11 B¸o c¸o thùc tËp nghiƯp vơ _ Công ty cổ phần thương mại đầu tư Số 249 Đà Nẵng, Cửu Long quận Ngơ Quyền, Đại diện: Hải Phịng 311.550 31,15 Nguyễn Tuấn Dương Tổng cộng 1.000.000 100 (Theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh lần đầu ngày 14/10/2005) Căn theo định số 2281/QĐ- UBND ngày 30/09/2005 UBND thành phố Hải Phịng việc chuyển Cơng ty kinh doanh hàng xuất Hải Phịng thành cơng ty cổ phần, vốn điều lệ công ty 10.000.000.000 đồng , cổ phần nhà nước nắm giữ 320.000 cổ phần, chiếm 32% vốn điều lệ, cổ phần bán ưu đãi cho người lao động doanh nghiệp chiếm tỷ lệ cao 36,85% Theo nhà nước cổ đông nắm quyền chi phối Lưu ý theo quy định pháp luật, thời hạn năm kể từ ngày cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, cổ đơng sáng lặp có quyền tự chuyển nhượng cổ phầncủa cho cổ đông khác, chuyển nhượng cho người cổ đơng sáng lập có đồng ý Đại hội đồng cổ đông Sau thời hạn này, hạn chế việc chuyển nhượng cổ phần cổ đông sáng lập bãi bỏ Ngày 14/10/2005 công ty cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh chuyển đổi từ doanh nghiệp nhà nước sang cơng ty cổ phần Do đến ngày 14/10/2008 hạn chế nói bãi bỏ 1.5.2 Đặc điểm nhân Tổng số cán công nhân viên cơng ty 113 người, nữ 69 người, nam 44 người Bảng Phân loại lao động theo độ tuổi năm 2011 Độ tuổi (1) Từ 18 đến 25 Từ 26 đến 35 Tư 36 đến 45 Số lượng lao động Quy mô Tỷ trọng(%) (2) (3)=(2)/ ể(2) 45 39,8 32 28,3 14 12,4 Số lượng lao động nữ Quy mô Tỷ trọng (%) (4) (5)=(4)/ ể(4) 34 47,2 12,5 17 23,6 _Ngun ThÞ Kim Thuû - KTNTB K11 10 B¸o c¸o thùc tËp nghiƯp vơ _ hợp đồng, giấy phép nhập (nếu cần) chuyển đến ngân hàng ngoại thương với hai uỷ nhiệm chi, là: + Uỷ nhiệm chi để ký quỹ theo quy định mở L/C + Uỷ nhiệm chi trả thủ tục phớ cho ngõn hàng việc mở L/C Bước Xin giấy phép xuất Khi hàng hoá, đối tượng hợp đồng thuộc danh mục hàng hoá phải xin giấy phép thỡ doanh nghiệp phải xuất trỡnh hồ sơ xin giấy phép, bao gồm: Hợp đồng, phiếu hạn ngạch (nếu hàng hoá quản lý theo hạn nghạch) hợp đồng uỷ thác xuất , nhập (nếu hàng hoá xuất nhập theo phương thức uỷ thác), giấy báo trúng thầu Bộ Tài (nếu hàng xuất trả nợ nước ngoài) Việc cấp giấy phép xuất nhập phân công sau: + Bộ Thương mại + Tổng Cục Hải quan -cấp giấy phộp xuất nhập cho hàng phi mậu dịch Bước Chuẩn bị hàng xuất - Thu gom tập trung làm thành lụ hàng xuất - Đóng gói bao bỡ xuất - Kẻ ký mó hiệu hàng xuất Ký mó hiệu phải cú: Bước Kiểm tra hàng xuất - Kiểm nghiệm kiểm dịch hàng hoỏ xuất Trước giao hàng người xuất phải kiểm tra: + Chất lượng, + Số lượng + Trọng lượng, + Bao bỡ - Kiểm tra chất lượng hàng nhập khẩu: Hàng nhập qua cửa cần kiểm tra kỹ càng, quan hữu quan tuỳ theo chức mỡnh phải tiến hành cụng việc kiểm tra Bước Làm thủ tục hải quan - Khai bỏo Hải Quan: _Ngun ThÞ Kim Thuû - KTNTB K11 23 B¸o c¸o thùc tËp nghiƯp vơ _ - Xuất trỡnh hàng hoỏ: Hàng hoá xuất nhập phải xếp trật tự để thuận lợi cho Hải Quan kiểm tra nơi quy định - Thực định Hải Quan Sau kiểm tra giấy tờ hàng hoá, Hải Quan định: + Thụng quan, + Cho hàng qua cách có điều kiện + Cho hàng qua sau chủ hàng nộp thuế + Lưu kho ngoại quan + Hàng không thông quan Nếu vi phạm quy định Hải Quan bị truy cứu trách nhiệm Bước Thuê tàu Trong quỏ trỡnh thực hợp đũng mua bỏn ngoại thương việc thuê tàu chở hàng tiến hành dựa vào sau đây: + Những điều khoản hợp đồng mua bán ngoại thương + Đặc điểm hàng hoá mua bán + Điều kiện vận tải Bước Mua bảo hiểm Hàng hoá chuyên chở biển thường gặp nhiều rủi ro, tốn thất Vỡ việc bảo hiểm hàng hoỏ đường biển loại bảo hiểm phổ biến hoạt động ngoại thương Để ký hợp đồng bảo hiểm cần nắm vững điều kiện bảo hiểm Cú loại bảo hiểm: + Bảo hiểm rủi ro ( điều kiện A) + Bảo hiểm tổn thất riêng ( điều kiện B) + Bảo hiểm miễn tổn thất riêng (điều kiện C) Bước Giao hàng - Giao hàng xuất khẩu: Hàng xuất chỳng ta chủ yếu giao đường biển, giao hàng chủ hàng phải làm công việc sau: + Lập bảng đăng ký hàng chuyên chở với người vận tải để lấy sơ đồ xếp hàng _Ngun ThÞ Kim Thủ - KTNTB K11 24 B¸o c¸o thùc tËp nghiƯp vơ _ + Liên hệ với điều độ cảng để nắm vững ngày làm hàng + Đưa hàng vào cảng xếp hàng lên tàu + Lấy biên lai thuyền phó sau đổi lấy vận đơn đường biển Vận đơn đường biển phải vận đơn hồn hảo xếp hàng lờn tàu ( clean on board B/L) phải chuyển nhượng (negotiable) Bước Giải khiếu nại có Nếu chủ hàng bị khiếu nại đũi bồi thường cần phải có thái độ nghiêm túc việc xem xét yêu cầu khách hàng (người nhập ) Nếu thấy việc khiếu nại có sở, sai sót thuộc phần mỡnh thỡ phải tỡm cỏch sửa sai hợp lý nhất, trỏnh thiệt hại nhiều tốt kể việc phải thực yêu cầu khách hàng Trường hợp khiếu nại khơng hợp lý, khơng có sở xác định lỗi mỡnh thỡ người xuất phải khách hàng xem xét nghiêm túc, xác định rừ phần trỏch nhiệm cỏc bờn phải khộo lộo chứng minh mỡnh khụng cú lỗi Đây cơng tác khó tế nhị, đũi hỏi người thực cơng vụ có trỡnh độ nghiệp vụ giỏi, có tác phong ngoại giao khéolộo, lập luận vững vàng có sức thuyết phục 2.2 Thực trạng hoạt động đàm phán, giao kết hợp đồng xuất công ty cổ phần kinh doanh hàng xuất Hải Phịng Cơng ty CP kinh doanh hàng xuất Hải Phòng ký kết nhiều hợp đồng xuất Mỗi hợp đồng với đối tác khác có đặc trưng khác Tuy nhiên thời gian thực tập công ty, em thấy hợp đồng xuất cơng ty kí kết với nhiêu bạn hàng nhập thị trường Đông Nam Á Đơng Á 2.2.1 Quy trình đàm phán, giao kết hợp đồng xuất công ty Sơ đồ đàm phán: Chuẩn bị Tiến Ký kết Đánh giá HĐXK hành giao dich, tiến tới hợp ký kết đàm công ty hợp đồng xuất đồng phán a Chuẩn bị giao dịch, tiến tới kí kết hợp đồng xuất _NguyÔn ThÞ Kim Thủ - KTNTB K11 25 B¸o c¸o thùc tËp nghiƯp vơ _ Vì tính chất phức tạp hoạt động kinh doanh đối nhoại nên công ty trọng khâu chuẩn bị trước tiến hành giao dịch Công tác chuẩn bị giao dịch bao gồm bước:  Thu thập thông tin Trước bước vào đàm phán giao dịch thức, công ty tiến hành thu thập thông tin liên quan đến thương vụ này: lựa chọn thị trường xuất phức tạp nhiều so với việc lựa chọn thị trường nước vỡ nước khác có nhu cầu, yêu cầu loại hàng hoá Do việc lựa chọn thị trường xuất đũi hỏi phải tốn nhiều thời gian cụng sức đưa định đắn Khi nghiên cứu thị trường công ty cần ý đến vấn đề: - Thông tin quy mô, cấu, vận động thị trường nhân tố làm thay đổi dung lượng thị trường - Nắm vững thông tin biến động giá hàng hoá thị trường giới giá nguồn hàng cung cấp nước - Công việc nghiên cứu thị trường phải diễn thường xuyên liên tục vỡ thị trường ln biến động Ví dụ thị trường Hồng Kông thị trường xuất truyền thốngvà chủ lực cơng ty Thị trường có nhu cầu ổn định mặt hàng thịt lợn Tuy nhiên vào thời điểm công ty chuẩn bị cho đám phán quyền Hồng Kơng lại có sách thắt chặt yêu cầu ATVS thực phẩm thịt lợn nhập từ Việt Nam Nguyên nhân từ cuối năm 2010 đến năm 2011, số lơ hàng thịt lợn từ Việt Nam có hàm lượng tồn dư chất kháng sinh vượt mức cho phép Điều công ty đánh giá yếu tố khiến cho vị đàm phán công ty bị ảnh hưởng tiêu cực Đối tác Hồng Kơng dựa vào lí để ép giá sản phẩm -Thông tin đối tác: Để lựa chọn đối tác kinh doanh c«ng ty thường dựa vào sau: + Tỡnh hỡnh sản xuất, kinh doanh đối tác để thấy khả cung cấp lâu dài _Ngun ThÞ Kim Thủ - KTNTB K11 26 B¸o c¸o thùc tËp nghiƯp vơ _ + Quan điểm kinh doanh đối tác thị trường nước thị trường quốc tế + Lĩnh vực kinh doanh đối tác + Khả tài sở vật chất đối tác Khả toán đối tác ngắn hạn, dài hạn đảm bảo hợp đồng toán thời hạn Nghiên cứu sức mạnh vốn, công nghệ đối tác cho thấy ưu thoả thuận giá cả, điều kiện toán + Thụng tin mối quan hệ kinh doanh - Thơng tin hàng hố: • Phẩm chất + Trạng thái làm đơng: bên ngồi, màu sắc + Trạng thái giải đơng: bên ngồi, màu sắc + Trạng thái làm chín: mùi vị, nước luộc thịt • Số lượng  Chuẩn bị nhân cho đàm phán Trách nhiệm đàm phàn giao cho phòng kế hoạch tổng hợp Tại có nhân viên có trình độ chuyên môn kinh doanh XNK kinh nghiệm đàm phán nắm vững pháp luật Đội ngũ tham mưu cho Ban giám đốc để có quy địn xác Để chuẩn bị thương vụ cho hợp đồng xuất kí kết, cán chịu trách nhiệm hợp đồng việc thành thạo tiếng anh, phải sử dụng tốt tiếng trung Mặc dù theo tập quán giao dịch sử dụng tiếng anh để nhanh chóng nắm bắt thơng tinvề diễn biến thị trường đặc biệt thị trường Châu Á tiếng trung điều cần thiết Theo tìm hiểu biêt cơng ty có cán thoả mãn yêu cầu Đây hạn chế nhân lực làm công tác xuất công ty  Lập phương án kinh doanh Công tác lập phương án kinh doanh thực sở thông tin thu thập Tuy nhiên thực tế thương vụ _Ngun ThÞ Kim Thủ - KTNTB K11 27 B¸o c¸o thùc tËp nghiƯp vơ _ thương vụ khác , công ty không lập phương án kinh doanh cụ thể Khi nhận thông tin từ đối tác, cán chịu trách nhiệm báo cáo cho lãnh đạo phòng kế hoạch tổng hợp phụ trách xuất Sau thơng tin thành lập thành báo cáo trình lên tổng giám đốc  Chuẩn bị chiến lược đàm phán Để tạo mối quan hệ thân thiết hồ bình với đối tác Nên chủ trương công ty đàm phán phải giữ gìn hồ khí bên Để làm điều cơng ty chuẩn bị sẵn vấn đề gây bất đồng ý kiến xây dựng phương án nhân nhượng chấp nhận bao gồm: giá cả, phương thức toán, chứng tư tốn b Tiến hành đàm phán Quy trình đàm phán với đối tác rút ngắn thời gian tiết kiệm chi phí giao dịch nhiều lần trước Bên đối tác gửi đơn đặt hàng cho cho cơng ty Trong nói đến mặt hàng cần mua, số lượng, đơn giá Nếu không đồng ý điều khoản cơng ty đàm phán thơng qua điện thoại email  Một số vấn đề đưa đàm phán: - Số lượng hàng hoá: mà đối tác đưa có chấp nhận hay không tuỳ thuộc vào khả thu mua mặt hàng cơng ty, sở hình thành nguồn cung cấp mặt hàng công ty mà lượng hàng phạm vi cung cấp chấp nhận - Bao bì, đóng gói, kí mã hiệu: với điều khoản công ty đàm phán để xác định xem loại bao bì sử dụng có chất lượng nào, đóng gói theo cách thức nào, bao bì kể kí mã hiệu Cơng ty cần làm rõ điều phần định đến giá sản phẩm - Phương thức toán theo thoả thuận bên, hầu hết công ty thực hiên phương thức tốn TTR - Giá cả: đàm phán cơng ty khơng đưa mức mong muốn mà đưa mức giá cao chút Bỡi lẽ đối tác công ty _Ngun ThÞ Kim Thủ - KTNTB K11 28 B¸o c¸o thùc tËp nghiƯp vơ _ Châu nên thường hay mặc để hạ thấp giá mua Công ty sử dụng cách thức nhằm tạo cho đối tác cảm giác la thu nhiều lợi ích c Kí kết hợp đồng Sau đàm phán cơng ty gửi hợp đồng cho đối tác có chữ kí tổng giám đốc , đóng dấu công ty sẵn thành Đối tác ký chấp nhận vào hợp đồng Họ giữ lại bản, Gửi trả lại cho công ty Các hợp đồng có giá trị ngang d Đánh giá hợp đồng xuất ký kết cơng ty Ví dụ: thương vụ này, công ty sử dụng hợp đồng mẫu sử dụng chung cho hợp đồng xuất công ty Trong hợp đồng số 04/2011/KD-HK gồm điều khoản: - Tên hàng: FROZEN SUCKLING PIG - Số lượng: 12MTs - Gía cả: USD 4,85 CIF HONGKONG - Đóng gói, ký mã hiệu: ONE PIECE, FOUR PIECE/ CARTON, MARKING A6 - Thời hạn giao hàng: not later than 15/05/2011 - Thanh tốn: TRR Nhìn chung hợp đồng đơn giảnvà để lộ số sơ hở dễ nảy sinh tranh chấp Một là: điều khoản giá quy định sử dụng điều khoản sở giao hàng (Incoterms) quy định thành phần giá cã lại không quy định đến phiên dẫn chiếu la phiên Bởi lẽ tất phiên Incoterms cịn ngun giá trị khơng quy định rõ ràng gây hiểu lầm không cần thiết Hai là, khơng có quy định điều khoản quy cách, phẩm chất Khi khơng có điều khoản khơng có sở để giải tranh chấp người mua cho hàng hoá giao hàng không yêu cầu họ Ba là, không quy định dung sai hợp đồng bán cho đối tác quen việc quy định dung sai điều cần thiết để hạn chế bớt rủi ro cho công ty giao hàng không số lượng hợp đồng _Ngun ThÞ Kim Thủ - KTNTB K11 29 B¸o c¸o thùc tËp nghiƯp vơ _ Bốn thiếu điều khoản trọng tài có tranh chấp hai bên mà tự thương lượng hồ giải tốt tìm đén phân sử án hay trọng tài Bởi lẽ trọng tài có thủ tục đơn giản, xét sử kín giữ bí mật kinh doanh Quan điểm trọng tài hoàn toàn trung lập, thời gian xét xử ngắn Tuỳ theo hợp đồng với đối tác mà cơng ty điều chỉnh mức độ nghiêm ngặt hay lới lỏng điều khoản 2.2.2 Thực hợp đồng xuất Về thực chất việc bn bán hàng hố quốc tế việc người bán giao hàng người mua trả tiền Tuy nhiên để việc diễn thơng suốt địi hỏi việc thực hợp đồng xuất phải gồm nhiều trình với cơng đoạn khác Mỗi cơng đoạn cần có nhiều yêu cầu cần tuân thủ để tránh rủi không mong muốn Người cán làm công tác xuất cơng ty phải có lực chuyên môn vững chắc, thành thạo ngoại ngữ, Quy trình thực hợp đồng xuất Cơng ty cổ phần kinh doanh hàng xuất Hải Phòng gồm số bước sau: Bước Chuẩn bị hàng xuất Công tác chuẩn bị hàng xuất công ty tiến hành ký kết hợp đồng xuất Căn vào yêu cầu hợp đồng mà công ty tiến hành xây dựng kế hoạch sản xuất Trong xác định số lượng nhân lực, vật lực phục vụ hợp đồng, thời gian dự tính hồn thành kế hoạch, Đây nhiệm vụ xí nghiệp chế biến thuộc doanh nghiệp Để chuẩn bị hàng hố cơng ty cần tiến hành cơng việc sau: - Thu gom mặt hàng trên trại địa bàn thành phố Cơng ty chủ động nguồn cung mặt hàng kiểm soát chất lượng nhờ việc ký kết hợp đồng bao tiêu với trang trại - Mặt hàng sau khâu chế biến bao gói mang mỏng PE đóng thùng carton có đai nẹp nhựa Đây yêu cầu nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho khâu bảo quản vận chuyển Trên thùng carton ghi ký mã hiệu loại mực mơi trường có nhiệt độ thấp _Ngun ThÞ Kim Thủ - KTNTB K11 30 B¸o c¸o thùc tËp nghiƯp vơ _ Muốn giữ vững uy tín cơng ty từ cơng đoạn ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm công ty phải tiến hành cẩn trọng Bước Kiểm tra hàng xuất xin giấy chứng nhận kiểm dịch (Inspection Certificate) Kiểm tra chất lượng sản phẩm trước hết trách nhiệm doanh nghiệp Vì liên quan trực tiếp đến uy tín doanh nghiệp Tại TRAGOCO, việc giao cho phận chuyên biệt thuộc xí nghiệp chế biến Tuy nhiên người chịu trách nhiệm cuối chất lượng hàng hoá Tổng giám đốc Việc xin giấy chứng nhận kiểm dịch yêu cầu bắt buộc để đối tác nhận hàng nước mặt hàng tươi sống Muốn xin loại giấy cơng ty phải thực só thủ tục định Đầu tiên, công ty gửi công văn thông báo việc xuất thịt lợn cho quan thú y vùng có địa số 23 đường Đà Nẵng, quận Ngơ Quyền, Hải Phịng Đây quan chi nhánh cục thú y thuộc Bộ nông nghiệp phát triển nông thôn Chức quan kiểm tra cấp giấy giấy chứng nhận kiểm dịch Gửi kèm theo công văn phiếu đóng gói (Packing list) thể số lượng hàng, số kiện, chủng loại Bên cạnh hợp đồng xuất Những chứng từ coi chứng thương vụ xuất thực Sau thời gian xử lí hồ sơ, cán kiểm tra quan thú y vùng II cử tới để kiểm tra thực tế công ty Kết kiểm tra phản ánh vào phiếu kiểm tra điều kiện kỹ thuật va vệ sinh thú y đến kiểm tra Trên phiếu có chữ ký xác nhận người đại diện có trách nhiệmcủa công ty cán thú y đến kiểm tra Cuối kết kiểm tra phản ánh vào giấy chứng nhận kiểm dich số 1153/KD Bước Làm thủ tục hải quan Đây yêu cầu bắt buộc để hàng hố vượt qua biên giới quốc gia Nguyên tắc việc làm thủ tục hải quan trung thực xác Điều cần ý người khai báo hải quan phải chịu trách nhiệm tính xác nơi dung khai báo Vì cán xuất khảu cơng ty phải am hiểu kỹ _Ngun ThÞ Kim Thủ - KTNTB K11 31 B¸o c¸o thùc tËp nghiƯp vơ _ cang nhiệp vụđể tránh rắc rối nảy sinh sau Hồ sơ khai báo hải quan xuất công ty là: - Tờ khai hàng hố xuất (3 chính) - Hợp đồng xuất (1 sao) - Bản kê chi tiết (2 sao) - Giấy chứng nhận kiểm dịch Khi hoàn thiện hồ sơ khai báo khai báo hải quan, cán phụ trách cơng ty xuất trình cho quan hải quan Đó chi cục hải quan cữa cảng Đình Vũ Nếu thực tế hàng hố khơng phù hợp với khai báo, hải quan đóng dấu " Hàng hố thơng quan theo nội dung khai báo người khai hải quan " lên phần dành cho kiểm tra hải quan tờ khai Bước Thuê tàu mua bảo hiểm Công ty ký kết thoả thuận giao hàng theo điều kiện CIF trách nhiệm thuê tàu mua bảo hiểm thuộc cơng ty Vì thịt lợn cần bảo quản đặc biệt vận chuyển nên công ty lựa chọn chuyên chở container (Full container Load- FCL) Vông ty đăng ký thuê container, trả chi phí thuê đóng gói hàng vào container Các lơ hàng cơng ty thường có giá trị nhỏnên phù hợp cơng ty chọn phương thức thue tàu chuyến Khi công ty cần làm việc sau: - Liên hệ với đại lý tàu - Công ty nhận giấy lưu cước tàu chợ (liner booking note) - Nhận kết lưu cước tàu chợ với hãng tàu - Nhận lịch tàu để xếp việc giao hàng - Nhận vận đơn Về viẹc mua bảo hiểm, công ty thường liên hệ với công ty bảo hiểm Việt Nam Các công ty bảo hiểm thường lưu tâm Công ty bảo hiểm dầu khí (PVIC), Cơng ty bảo hiểm thành phố Hồ Chí Minh (Bảo Minh) Do biến động thị trường công ty ký hợp đơng bảo hiểm cho lơ hàng mà khơng kí hợp đồng bảo hiểm bao _Ngun ThÞ Kim Thủ - KTNTB K11 32 B¸o c¸o thùc tËp nghiƯp vơ _ Bước Giao hàng - Đến CY nhận container - Đóng hàng vào containể giám sát hải quan - Niêm phong kẹp chì Cần ý nhận biên lai thuyền phó để đổi lấy vận đơn Vận đơn đường biển phải vận đơn hồn hảo Bước Thanh tốn Cơng ty lựa chọn phương thức tốn chuyển tiền Cơng ty lựa chọn phương thức phần chủ yếu giao dịch với khách hàng quen thuộc Mặt khác giá trị lô hàng thường không lớn Nếu sử dụng phương thức tốn khác tín dụngcứng từ hiệu thu hợp đông xuất không cao Lưu ý chứng từ gửi kèm giao hàng cho người nhập Bước Giải khiếu nại có 2.3 Nhận xét đánh giá hoạt động đàm phán, giao kết hợp đồng công ty cổ phân kinh doanh hàng xuất Hải Phòng 2.3.1 Ưu điểm - Về nhân lực: Đội ngũ cán công nhân viên cơng ty có kinh nghiệm kinh doanh quốc tế thủ tục yêu cầu pháp luật Bên cạnh cán cơng ty có tinh thần đồn kết, tương trợ cơng việc Cơ cấu lao động công ty tổ chức theo mơ hình gọn nhẹ, tinh giản giúp cơng ty tiết kiệm nhiều chi phí vận hành thuận tiện công tác dạo điều hành -Về thị trường: nhiều năm qua công ty xây dựng lòng tin với đối tác nước ngồi Nhờ chất lượng sản phẩm ln đảm bảo tạo cho công ty thâm nhập nhiều thị trường khu vực Châu Cơng ty có uy tín định với ngân hàng nước, từ tạo điều kiện thuận lợi để giải khó khăn vốn cơng ty _Ngun ThÞ Kim Thủ - KTNTB K11 33 B¸o c¸o thùc tËp nghiƯp vơ _ - Về đối tác: công ty thường xuyên giao dịch với khách hàng quen thuộc nhờ việc đàm phán, giao dịch tiết kiệm nhiều chi phí Trong nhiều năm trở lại khơng gặp nhiều vụ lừa đảo, tranh chấp hay kiện tụng Các hợp đồng xuất thực trôi chảy Hơn đối tác phần lớn người Châu có văn hố nên cơng ty không bỡ ngỡ đàm phán 2.3.2 Nhược điểm - Về nguồn vốn: nguồn vốn công ty eo hẹp Do làm hạn chế khả tổ chức thực phương án kinh doanh - Về nhân lực: để nắm bắt diễn biến mau lẹ thị trường cần có đội ngũ Marketing chun nghiệp Tuy nhiên cơng ty lại chưa tổ chức phòng Marketing., cán phụ trách xuất lại khơng có trình độ đồng đặc biệt ngoại ngữ - Về nguồn hàng: Mặt hàng chịu nhiều tác động tiêu cực dịch bệnh thời tiết làm cho nguồn hàng không ổn định - Về giá cả: Giá mà công ty đưa đàm phán phụ thuộc vào nhiều yếu tố nhiên công ty thường chịu lép vế vấn đê để giữ quan hệ lâu dài với bạn hàng quen thuộc 2.3.3 Nguyên nhân nhược điểm - Sự cạnh tranh gay gắt từ đối thủ cạnh tranh - Giá hàng đông lạnh xuất tăng cao nguyên vật liệu đầu vào tăng cao chi phí vận chuyển tăng mà cơng ty muốn giữ bạn hàng nên buộc phải ép giá xuống - Trình độ nhân lực đại học đại học công ty chiếm ít, cơng ty chưa có lớp đào tạo chuyên môn cho nhân viên - Những biến động bất lợi thị trường Các thị trường xuất chủ lực ngày quy định chặt chẽ VSAT thực phẩm - Do hạn chế ngân sách nguồn nhân lực mà công ty nghiên cứu thị trường cách gián tiếp - Công tác lập phương án kinh doanh không coi trọng mức _Ngun ThÞ Kim Thủ - KTNTB K11 34 B¸o c¸o thùc tËp nghiƯp vơ _ -Nghiệp vụ cán công nhân viên đàm phán kinh doanh không nâng cao, hạn chế trình độ ngoại ngữ - Cơng ty khơng chủ động tìm kiếm đối tác - Hợp đồng soạn thảo chưa chặt chẽ, nhiều điều khoản sơ sài không rõ ràng dễ nảy sinh tranh chấp gặp phải hợp đồng có giá trị lớn - Khâu toán thực phương thức chuyển tiền 2.4 So sánh lý thuyết thực tế hoạt động đàm phán, giao kết hợp đồng 2.4.1 Giống Công ty áp dụng kiến thức kỹ đàm phán sở lý thuyết để tiến hành đàm phán, giao kết hợp đồng với cơng ty nước ngồi Những nhân viên phụ trách ván đề giao dịch, gặp gỡ đối tác kí kết hợp đồng ln nâng cao trình độ lý thuyết thực tế Công ty dựa vào sở lý thuyết vệ sinh an toàn thực phẩm để triển khai việc giết mổ bảo quản hàng thịt lợn đông lạnh cách sẽ, an toàn đủ tiêu chuẩn quan vệ sinh an toàn thực phẩm Dựa quy định điều khoản hợp đồng nguồn luật áp dụng, công ty xây dựng lên hợp đồng mua bán quốc tế hợp lý chặt chẽ Các khâu bảo quản, chăm sóc hàng hố vận chuyển ln cơng ty thực quy trình quy định sẵn 2.4.2 Khác Khi tiến hành đàm phán xảy trường hợp ý muốn mà lý thuyết không thấy Lý thuyết thực tế khác vận dụng y nguyên lý thuyết, đàm phán kinh doanh dù cử chỉ, lời nói dẫn đến huỷ bỏ hợp đồng Lý thuyết lời nói thực tế hành động củ thể, đàm phán, giao dịch làm theo lý thuyết cách y chang có nhiều trường hợp bất ngờ xảy làm nhà giao dịch phải thay đổi chiến thuật kế sách _Ngun ThÞ Kim Thủ - KTNTB K11 35 B¸o c¸o thùc tËp nghiƯp vơ _ Nếu việc đàm phán, giao dịch thành cơng bên đến ký kết hợp đồng Các điều khoản hợp đồng thường quy định sẵn lý thuyết hợp đồng mua bán quốc tế phải đầy đủ nội dung, yêu cầu điều khoản Tuy nhiên đàm phán có điều khoản bị thay đổi bổ sung giảm bớt Nếu bên nhận thấy điều khoản khơng cần thiết huỷ bỏ đến ký kết hợp đồng có lợi cho hai bên Kết luận Đánh giá đàm phán thành công hay thất bại lấy việc thực mục tiêu dự định bên tiêu chuẩn nhất, mà phải sử dụng loạt tiêu chuẩn đánh giá tổng hợp Đàm phán xem ngành khoa học phân tích giải vấn đề cách có hệ thống, theo phương châm tỡm giải phỏp tối ưu cho bên tham gia Với “tư cách” đó, đàm phán liên quan đến nhiều ngành khoa học khác như: Luật, kế tốn, tài chính, xác suất thống kê, nhân chủng học, văn hóa, nghệ thuật giao tiếp nhằm giúp nhà đàm phán tỡm phần chung bên đàm phán, sở dự báo kết đàm phán tỡm hướng thích hợp cho trỡnh đàm phán Các doanh nghiệp Việt Nam thường bước vào đàm phán với tư bị động, thiếu chuẩn bị người thông tin đối tác Trong đó, doanh nghiệp nước ngồi khơng thu thập thơng tin đối tác mà cũn tỡm hiểu phong tục tập quỏn văn hóa Qua q trình kiến tập cơng ty, em tìm hiểu phần hoạt động đàm phán, giao dịch ký kết hợp đồng cơng ty Điều giúp em nhiều việc áp dụng kiến thức giảng dạy lớp vào thực tế Em xin chân thành cảm ơn toàn thể lãnh đạo, phịng ban Cơng ty cổ phần kinh doanh hàng xuất Hải Phòng tạo điều kiện cho em thực tập em xin cảm ơn cô giáo Nguyễn Thị Thu Thuỷ hướng dẫn em trình làm báo cáo thực tập nghiệp vụ! _Ngun ThÞ Kim Thủ - KTNTB K11 36 B¸o c¸o thùc tËp nghiƯp vơ _ Phụ lục: Bảng cân đối kế toán công ty Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh công ty cổ phần Commercial Contract Commercial Invoice Vận đơn vận tải đường biển ( Sea waybill) Packing list Tờ khai hải quan điện tử Giấy chứng nhận kiểm dịch (Inspection certificate) Phiếu kiểm tra điều kiện kỹ thuật vệ sinh thú y _Ngun ThÞ Kim Thủ - KTNTB K11 37 ... trạng hoạt động đàm phán, giao kết hợp đồng xuất công ty cổ phần kinh doanh hàng xuất Hải Phòng 23 2.2.1 Quy trình đàm phán, giao kết hợp đồng xuất công ty .23 2.2.2 Thực hợp đồng xuất ... _ CHƯƠNG TÌM HIỂU HOẠT ĐỘNG ĐÀM PHÁN, GIAO KẾT HỢP ĐÔNG XUẤT KHẨU CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN KINH DOANH HÀNG XUẤT KHẨU HẢI PHÒNG 2.1 Một số lí luận đàm phán giao kết hợp đồng xuất Hợp đồng thương... 2.2 Thực trạng hoạt động đàm phán, giao kết hợp đồng xuất công ty cổ phần kinh doanh hàng xuất Hải Phòng Cơng ty CP kinh doanh hàng xuất Hải Phịng ký kết nhiều hợp đồng xuất Mỗi hợp đồng với đối