ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN Ý YÊN SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM ĐỀ TÀI: NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC TẠI VĂN PHÒNG UBND HUYỆN Ý YÊN Họ tên : Nguyễn Văn Phong Đơn vị : Văn phòng UBND huyện Chức vụ : Chuyên viên Điện thoại: 03503.503890 Năm 2011 LỜI MỞ ĐẦU Văn quản lý Nhà nước loại hình văn quy định chặt chẽ yêu cầu cụ thể cho loại hình văn Vì vậy, quan Nhà nước từ Trung ương đến quyền sở quan tâm, có nhiều chuyển biến tích cực Cơng tác ban hành, tiếp nhận, xử lý văn quản lý Nhà nước quan nề nếp, đảm bảo yêu cầu theo quy định, đồng thời đáp ứng nhu cầu thực tế khách quan Bên cạnh đó, số quan, số địa phương, số ngành quan Nhà nước có thẩm quyền cao Quốc Hội ban hành văn chưa hợp lý, phải bổ sung sữa chữa nhiều lần nói chung hệ thống văn quản lý Nhà nước quan Nhà nước ta chưa ổn định, thường xuyên thay đổi nhiều nguyên nhân khách quan nguyên nhân chủ quan Đối với quyền sở, việc ban hành, tiếp nhận, xử lý văn quản lý Nhà nước thời gian qua đảm bảo số yêu cầu, tránh khỏi thiếu sót qui định quy định Nhà nước Có văn chưa đảm bảo nội dung, có văn sai thể thức, có văn chưa thẩm quyền chưa đến mức nghiêm trọng Chính lẽ đõ mà quyền sở cần phải có giải pháp để khắc phục nhằm nâng cao chất lượng số lượng văn bản, góp phần nâng cao hiệu lực hiệu quản lý Nhà nước nói chung, hiệu lực hiệu quản lý Nhà nước quyền sở nói riêng Nhằm mục đích nâng cao chất lượng hiệu quản lý văn quản lý nhà nước sở chọn đề tài: “ Nâng cao hiệu quản lý văn quản lý nhà nước Văn phịng UBND huyện Ý n” Với thời gian cơng tác Văn phòng UBND huyện thời gian nghiên cứu đề tài cịn ít, nên đề tài nghiên cứu chưa sâu, chưa bao quát hết thực trạng đơn vị khơng tránh thiếu sót Tơi mong đóng góp, rút kinh nghiệm từ Hội đồng khoa học huyện ý kiến góp ý đồng nghiệp để đề tài hoàn thiện hơn./ Tôi xin chân thành cảm ơn! Trang 2/42 A./ LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC I Khái quát chung văn quản lý nhà nước: I.1 Khái niệm văn bản: Văn phương tiện ghi tin truyền đạt thông tin loại ngôn ngữ định Văn thể nhiều trạng thái khác ghi chất liệu khác Trạng thái thể văn là: Âm thanh, màu sắc, hình ảnh, chữ viết, ký hiệu Chất liệu để ghi chép văn vật có sẵn tự nhiên như: Vách đá, thân cây, xương động vật, mặt đất Văn ghi vật người tạo loại văn khắc gỗ, đá, loại giấy, băng ghi âm, ghi hình, đĩa từ máy vi tính, v.v I.2 Khái niệm văn quản lý nhà nước: Văn quản lý Nhà nước định quản lý thơng tin quản lý thành văn (văn hố), quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành, sửa đổi, bãi bỏ, theo thể thức, thủ tục, trình tự luật định Trong có chứa đựng quy tắc xử chung, làm phát sinh hệ pháp lý cụ thể Theo khái niệm văn quản lý nhà nước bao gồm tất văn tất quan lập pháp, hành pháp tư pháp I.3 Các loại văn quản lý Nhà nước : Để phân loại văn quản lý Nhà nước dựa vào nhiều tiêu trí khác Vì văn quản lý nhà nước chia thành nhiều loại khác Thí dụ: Phân loại văn theo loại quan ban hành chia thành loại: Văn quan lập pháp; Văn quan hành pháp; Văn quan Tư pháp Nếu phân loại theo hiệu lực pháp lý, chia văn quản lý Nhà nước thành: Văn luật; Văn luật; Văn áp dụng luật Trang 3/42 Trong quản lý Nhà nước, văn thường phân loại theo thể loại kết hợp với hiệu lực pháp lý chia thành loại sau: I.3.1 Văn quy phạm pháp luật: Văn quy pháp pháp luật văn quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, có quy tắc xử chung, Nhà nước đảm bảo thực hiện, nhằm điều chỉnh quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa Văn quy phạm pháp luật có đặc trưng sau đây: - Do quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành, theo tên loại luật định - Nội dung có chưa dựng quy tắc xử chung, bắt buộc thực - Đối tượng tác động rộng, thường người nhóm đơng người có chung đặc điểm như: Quốc tịch, địa bàn, nghề nghiệp, thành phần - Được thực nhiều lần thực tế, thực văn không làm chấm dứt hiệu lực - Có hiệu lực thi hành từ văn có hiệu lực, khơng gian thời gian không xác định cụ thể - Theo điều luật ban hành văn quy phạm pháp luật (sửa đổi) phần số ký hiệu tắt phải có năm ban hành ghi đủ số, ghi ký hiệu tắt khác I.3.2 Văn cá biệt: Văn cá biệt văn chủ thể có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự định sở áp dụng pháp luật nhằm đưa định cá biệt cho trường hợp cụ thể như: Đề bạt, tăng lương, khen thưởng, kỷ luật, xác định quyền nghĩa vụ pháp lý cụ thể Văn cá biệt có đặc điểm sau: - Do quan (hoặc chức danh) có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự, tên loại văn định - Nội dung văn nhằm áp dụng quy phạm pháp luật đưa quy tắc xử riêng, nhằm giải công việc cụ thể - Chỉ đích danh đối tượng phải thi hành Trang 4/42 - Được thực lần - Hiệu lực không gian, thời gian xác định rõ văn - Khơng có năm ban hành phần số văn ký hiệu tắt I.3.3 Văn hành thơng thường: Văn hành thơng thường văn sử dụng quan: Đảng, Nhà nước, đoàn thể, tổ chức khắc phục vụ việc giải quan hệ giao dịch, trao đổi công tác, nêu yêu cầu để kết hợp với giải quyết, ghi chép việc, tượng xảy hoạt động quan, đơn vị - Xét giá trị pháp lý, văn hành thơng thương thấp văn quy phạm pháp luật có ý nghĩa pháp lý cụ thể trình quản lý Nhà nước Những văn hành thơng thường phương tiện, công cụ thường xuyên sử dụng quản lý Nhà nước, số lượng nhiều thể loại phong phú Văn hành thơng thường có đặc điểm sau: - Thẩm quyền ban hành gồm tất quan, đơn vị - Nội dung có chứa đựng thông tin quy phạm Nhà nước - Nhằm cụ thể hoá thực thi văn quy phạm pháp luật giải tác nghiệp quản lý I.3.4 Văn chuyên môn, kỹ thuật: Văn chuyên môn kỹ thuật loại văn mang đặc thù chuyên môn kỹ thuật cao, quan chuyên môn quan kỹ thuật ban hành nhằm để quản lý lĩnh vực chuyên môn kỹ thuật Văn chuyên môn kỹ thuật có đặc điểm sau: - Do quan chuyên môn kỹ thuật ban hành - Mang đặc thù chun mơn kỹ thuật cao - Được hình thành văn gồm nhiều trang, nhiều khổ giấy, nhiều chất liệu khác Trang 5/42 Tóm lại: Văn quản lý Nhà nước chia làm loại Trong loại lại có nhiều loại hình văn khác Thí dụ văn quy phạm pháp luật có tới 11 loại, văn hành thơng thường có tới 20 loại, văn chun mơn kỹ thuật có nhiều loại khác (hàng trăm loại) Hệ thống văn quản lý Nhà nước, sản phẩm trình quản lý Nhà nước, chứng để đánh giá hiệu lực, hiệu quản lý Nhà nước Nó có vai trị quan trọng, hình thức chủ yếu để quản lý Nhà nước II Các yêu cầu văn quản lý nhà nước: II.1 Văn quản lý Nhà nước ban hành phải thẩm quyền: Thẩm quyền ban hành văn gồm thẩm quyền pháp lý thẩm quyền chuyên môn Mỗi quan, đơn vị hệ thống máy Nhà nước có thẩm quyền định Nhà nước quy định cho phép ban hành số loại văn định, để điều chỉnh số mối quan hệ định Thí dụ: Quốc hội quyền ban hành loại văn quy phạm pháp luật là: Hiến Pháp, Luật (bộ luật), Nghị quyết; UBND huyện có quyền định cấp giấy quyền sử dụng đất, Đặc biệt văn quy phạm pháp luật Nhà nước quy định thẩm quyền chặt chẽ (theo luật ban hành văn quy phạm pháp luật 1996 (sửa đổi) Các thủ trưởng quan từ trung ương đến sở có quyền ban hành văn cá biệt để điều chỉnh mối quan hệ thuộc thẩm quyền quản lý Thí dụ: Chủ tịch nước ban hành lệnh ân xá cho phạm nhân, chủ tịch xã cấp giấy kết hôn, chứng sinh, thủ trưởng quan định khen thưởng, kỷ luật cán bộ, công chức quan Văn chuyên môn văn kỹ thuật quan chuyên môn quan kỹ thuật có thẩm quyền ban hành Thí dụ: Chỉ có Bộ tài có quyền ban hành “hố đơn đỏ” , có Bộ y tế có quyền ban hành y bạ, mẫu bệnh án ; Chỉ có Bộ giáo dục có quyền ban hành mẫu học bạ học sinh cấp Trang 6/42 Cịn văn hành thơng thường phần đặc điểm trình bày là: Tất quan, đơn vị có thẩm quyền ban hành để giải số vấn đề quản lý trao đổi thông tin, ghi chép, II.2 Yêu cầu nội dung: Một văn quản lý Nhà nước ban hành phải đảm bảo số yêu cầu nội dung sau: - Phù hợp với đường lối, chủ trương, sách Đảng, phù hợp với chế hành - Đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, phạm vi cần điều chỉnh - Phù hợp với văn cấp trên, không chồng chéo, phù hợp với thực tế khách quan, đáp ứng nguyện vọng quần chúng nhân dân - Ban hành kịp thời - Nội dung văn phải có mục đích, đảm bảo tính khoa học, tính đại chúng, tính bắt buộc thực hiện, tính khả thi phải đảm bảo tính chuẩn mực II.3 Văn quản lý Nhà nước phải thể thức Nhà nước quy định: Thể thức văn tập hợp thành phần cấu thành văn bản, bao gồm thành phần chung áp dụng loại văn thành phần bổ sung trường hợp cụ thể số loại văn định theo quy định Khoản 3, Điều Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư Thể thức văn quản lý Nhà nước yếu tố cấu thành văn Để nghiên cứu thể thức văn chia văn thành yếu tố, phần khác cho phù hợp với mục đích phương pháp nghiên cứu Với yêu cầu mức độ đề tài văn chia thành yếu tố sau: (1) Quốc hiệu tiêu ngữ: Quốc hiệu ghi văn bao gồm dòng chữ: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” “Độc lập - Tự - Hạnh phúc” Trang 7/42 Quốc hiệu trình bày số 1; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, phía trên, bên phải Dịng thứ nhất: “CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm; Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự - Hạnh phúc” trình bày chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu dòng thứ cỡ chữ 12, dịng thứ hai cỡ chữ 13; dịng thứ cỡ chữ 13, dịng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ đứng, đậm; đặt canh dòng thứ nhất; chữ đầu cụm từ viết hoa, cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài độ dài dịng chữ (sử dụng lệnh Draw, không dùng lệnh Underline), cụ thể: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Hai dòng chữ trình bày cách dịng đơn (2) Tên quan ban hành văn (tác giả) Đối với Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ; Văn phòng Quốc hội; Hội đồng dân tộc, Ủy ban Quốc hội Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân cấp; Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Tập đồn Kinh tế nhà nước, Tổng cơng ty 91 khơng ghi quan chủ quản Tên quan, tổ chức ban hành văn bao gồm tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có) (đối với tổ chức kinh tế cơng ty mẹ) tên quan, tổ chức ban hành văn a) Tên quan, tổ chức ban hành văn phải ghi đầy đủ viết tắt theo quy định văn thành lập, ví dụ: BỘ GIAO THƠNG VẬN TẢI ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH NAM ĐỊNH Trang 8/42 b) Tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp viết tắt cụm từ thông dụng Ủy ban nhân dân (UBND), Hội đồng nhân dân (HĐND), Việt Nam (VN), ví dụ: UBND TỈNH NAM ĐỊNH SỞ NỘI VỤ VIỆN KHOA HỌC XÃ HỘI VN VIỆN DÂN TỘC HỌC Tên quan, tổ chức ban hành văn trình bày ô số 2; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, phía trên, bên trái Tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp trình bày chữ in hoa, cỡ chữ cỡ chữ Quốc hiệu, kiểu chữ đứng Nếu tên quan, tổ chức chủ quản dài, trình bày thành nhiều dòng Tên quan, tổ chức ban hành văn trình bày chữ in hoa, cỡ chữ cỡ chữ Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm, đặt canh tên quan, tổ chức chủ quản; phía có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài từ 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ đặt cân đối so với dòng chữ Trường hợp tên quan, tổ chức ban hành văn dài trình bày thành nhiều dịng, ví dụ: BỘ NỘI VỤ CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC Các dịng chữ trình bày cách dòng đơn (3) Số, năm, ký hiệu tắt: Số văn số thứ tự đăng ký văn văn thư quan, tổ chức Số văn ghi chữ số Ả-rập, số 01 vào ngày đầu năm kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm - Ký hiệu văn có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn theo quy định chữ viết tắt tên quan, tổ chức chức danh nhà nước ban hành văn bản, ví dụ: Chỉ thị Thủ tướng Chính phủ ban hành ghi sau: Số: …/CT-TTg Quyết định ủy ban nhân dân ban hành ghi sau: Số: …/QĐ-HĐND Trang 9/42 - Ký hiệu công văn bao gồm chữ viết tắt tên quan, tổ chức chức danh nhà nước ban hành công văn chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo chủ trì soạn thảo cơng văn (nếu có), ví dụ: Cơng văn Sở Nội vụ tỉnh Văn phòng Sở soạn thảo: Số: …/SNV-VP Công văn Ủy ban nhân dân huyện Văn phòng UBND huyện soạn thảo: Số: …/UBND-VP Trường hợp Hội đồng, Ban tư vấn quan sử dụng dấu quan để ban hành văn Hội đồng, Ban ghi “cơ quan” ban hành văn phải lấy số Hội đồng, Ban, ví dụ: Quyết định số 01 Hội đồng thi tuyển công chức Sở Nội vụ trình bày sau: SỞ NỘI VỤ HỘI ĐỒNG THI TUYỂN CÔNG CHỨC Số: 01/QĐ-HĐTTCC Việc ghi ký hiệu công văn UBND cấp huyện, cấp xã ban hành bao gồm chữ viết tắt tên quan, tổ chức ban hành công văn chữ viết tắt tên lĩnh vực (các lĩnh vực quy định Mục 2, Mục 3, Chương IV, Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân năm 2003) giải công văn Chữ viết tắt tên quan, tổ chức đơn vị quan, tổ chức lĩnh vực (đối với UBND cấp huyện, cấp xã) quan, tổ chức quy định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu Số, ký hiệu văn trình bày số 3, đặt canh tên quan, tổ chức ban hành văn Từ “Số” trình bày chữ in thường, ký hiệu chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm; với số nhỏ 10 phải ghi thêm số phía trước; số ký hiệu văn có dấu gạch chéo (/), nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn có dấu gạch nối (-) khơng cách chữ, ví dụ: Số: 15/QĐ-UBND (Quyết định Ủy ban nhân dân); Số: 234/UBND-VP (Cơng văn UBND huyện Văn phịng soạn thảo) (4) Địa danh, ngày tháng năm ban hành văn bản: a) Địa danh ghi văn tên gọi thức đơn vị hành (tên riêng tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành Trang 10/42 - Mô tả chi tiết lưu đồ: + Tiếp nhận văn văn: Tất văn gửi đến UBND huyện chuyển đến phận văn thư Văn phòng Văn đến từ đường bưu điện, thư điện tử, fax trực tiếp đưa đến Văn thư tiếp nhận văn bản, bóc bì, đóng dấu đến vào sổ công văn đến (theo biểu mẫu BM.VP.01.01 Sổ công văn đến) Đối với thư từ gửi đích danh mang tính chất riêng tư cá nhân văn thư chuyển thẳng cho cá nhân Trong số trường hợp thư mang tính chất quan thư khiếu nại, tố cáo văn thư tiến hành bóc vào sổ cơng văn đến (chuyên theo dõi đơn thư) Đối với công văn đến thư điện tử văn thư in thành cứng vào sổ công văn đến + Tham mưu cho ý kiến đạo Công văn sau vào sổ đầu chiều văn thư trình Chánh Văn phịng xem xét, phân loại Chánh Văn phòng cho ý kiến tham mưu vào văn trước trình Chủ tịch UBND Huyện cho ý kiến đạo + Sao gửi đơn vị Văn thư tiếp nhận công văn Chủ tịch UBND Huyện duyệt văn để chuyển cho cá nhân, đơn vị có liên quan để giải quyết, vào sổ công văn đến đơn vị hay cá nhân xử lý văn + Theo dõi việc giải Trang 27/42 Các chuyên viên văn phòng phụ trách khối theo phân cơng cơng việc có trách nhiệm theo dõi đôn đốc đơn vị, cá nhân giải cơng việc, thu thập thơng tin tình hình xử lý văn vào sáng thứ hàng tuần, lập báo cáo tình hình xử lý văn đến phục vụ họp giao ban Thường trực Đảng vào chiều thứ hàng tuần họp giao ban Thường trực UBND Huyện vào sáng thứ tuần sau Tất văn gửi đến UBND Huyện lưu văn thư năm sau chuyển sang phận lưu trữ hành Văn phòng UBND huyện II.1.2 Quản lý văn - Lưu đồ quy trình quản lý văn Dự thảo văn Chuyên viên Xem xét Lãnh đạo VP UBND Ký duyệt Lãnh đạo UBND Đăng ký Văn Chuyên viên/ Văn thư Sao/ Gửi Công văn Văn thư - Mô tả chi tiết lưu đồ: + Dự thảo văn bản: Căn nội dung văn cần soạn thảo, thủ trưởng phịng ban, đơn vị phân cơng cán soạn thảo dựa chức năng, nhiệm vụ theo quy chế phân cơng, hoạt động phịng, ban, đơn vị Các chuyên viên thuộc phòng, ban chuyên môn, đơn vị trực thuộc huyện giao nhiệm vụ soạn thảo văn phải tuân thủ theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLB-BNV-VPCP, Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Trang 28/42 Thủ trưởng phòng, ban, đơn vị thuộc huyện giao nhiệm vụ soạn thảo văn ký nháy vào bên phải dòng cuối cùng, đồng thời phải chịu trách nhiệm nội dung tính pháp lý văn + Xem xét: Lãnh đạo Văn phịng UBND huyện có trách nhiệm kiểm tra thể thức văn phịng, ban chun mơn chuyển đến Đối với văn đạt yêu cầu Lãnh đạo văn phòng ký nháy vào cạnh phần nơi nhận trình Lãnh đạo UBND huyện ký duyệt Đối với văn không phù hợp thể thức văn cần phải sửa đổi, Lãnh đạo Văn phòng UBND huyện cho ý kiến vào văn chuyển lại thảo cho thủ trưởng đơn vị soạn thảo để hoàn thiện văn + Ký duyệt: Lãnh đạo UBND huyện lãnh đạo Văn phòng ủy quyền ký thừa lệnh Chủ tịch UBND huyện xem xét nội dung, hình thức ký thức văn đạt yêu cầu Nếu văn khơng đạt u cầu, chuyển trả lại Văn phịng để chuyển lại đơn vị soạn thảo văn để chỉnh sửa Chữ ký thức người có thẩm quyền văn phải rõ ràng, không dùng bút chì, mực đỏ thứ mực dễ phai để ký văn + Đăng ký văn đi: Văn thư có trách nhiệm kiểm tra lần cuối thể thức văn bản, chữ ký người có thẩm quyền có hợp lệ Nếu khơng quy định thể thức văn bản, văn thư báo cáo Lãnh đạo Văn phòng UBND huyện để chuyển trả lại đơn vị soạn thảo chỉnh sửa theo quy định Đối với văn hợp lệ, văn thư đăng ký vào Sổ văn (BM.VP.01.02) để lấy số ký hiệu ngày tháng năm vào văn gốc Trang 29/42 + Sao, gửi văn đi: Văn thư, cán phân soạn thảo có trách nhiệm nhân theo nơi nhận, đóng dấu, gửi văn theo nơi nhận cho vào phong bì, ngồi phong bì ghi rõ tên quan nơi nhận, địa chỉ, số ký hiệu văn ký sổ chuyển giao văn (BM.VP.01.03- Sổ chuyển giao văn bản) với nhân viên bưu điện nhận gửi văn Những văn có mức độ “khẩn”, “mật”, văn thư đóng dấu “khẩn”, “mật” lên bì văn Văn “khẩn” phải gửi ngày làm việc Những văn thơng thường khác phải gửi chậm thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày ký Khi văn có hiệu lực lưu 01 gốc phận văn thư 01 đơn vị soạn thảo văn để theo dõi số lượng văn theo nơi nhận II.1.3 Quản lý dấu: - Nhân viên văn thư có trách nhiệm quản lý dấu UBND huyện khơng để người khơng có trách nhiệm sử dụng cách tuỳ tiện Khi vắng mặt phải có người thay theo đạo lãnh đạo Văn phịng UBND huyện phải có biên giao nhận - Chỉ đóng dấu văn thể thức có chữ ký người thẩm quyền - Dấu đóng văn phải rõ ràng, chiều, ngắn dùng mực dấu quy định - Khi đóng dấu lên chữ ký dấu đóng phải trùm lên 1/3 chữ ký phía bên trái Trường hợp đóng dấu nhầm khơng rõ ràng khơng đóng đè lên dấu cũ mà phải in, ký lại văn đóng dấu lại - Khi đóng dấu phụ lục kèm theo văn trang phụ lục đóng dấu treo góc bên trái trùm lên phần tên quan Đối với văn có nhiều trang phải đóng dấu giáp lai - Nghiêm cấm đóng dấu khống lên văn Trang 30/42 II.1.4 Hồ sơ: Stt Tên hồ sơ Nơi lưu Thời gian lưu Sổ công văn đến: BM.VP.01.01 Văn thư Lâu dài Sổ công văn đi: BM.VP.01.02 Văn thư Lâu dài Sổ chuyển giao văn bản: BM.VP.01.03 Văn thư Lâu dài Văn Văn thư Lâu dài - BM.VP.01.01: Sổ công văn đến SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Ngày đến Số, Số đến Tác giả Ngày ký tháng hiệu Tên loại Đơn vị trích yêu nội người ký dung nhận Ký nhận Ghi - BM.VP.01.02: Sổ công văn SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Số ký Ngày Tên loại hiệu văn tháng trích yếu nội văn dung văn Người Nơi nhận văn Đơn vị, người ký nhận lưu Số lượng Ghi - BM.VP.01.03: Sổ chuyển giao văn SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN Ngày tháng chuyển Số ký hiệu Tên quan đơn vị nhận văn Số lượng bì Ký đóng Ghi dấu bưu điện Trang 31/42 II.2 Quy trình xây dựng văn quản lý nhà nước, văn quy phạm pháp luật: Quy trình quy định phương pháp quản lý thống áp dụng cho hoạt động xây dựng văn hành xây dựng văn quy phạm pháp luật UBND huyện: II.2.1 Khái niệm: Văn quy phạm pháp luật: Văn quy phạm pháp luật văn quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định, có quy tắc sử có tính bắt buộc chung áp dụng nhiều lần đời sống xã hội nhà nước đảm bảo nhằm điều chỉnh quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa Văn hành chính: Văn hành loại văn mang tính thơng tin quy phạm nhà nước Nó cụ thể hóa việc thi hành văn pháp quy, giải vụ việc cụ thể khâu quản lý II.2.2 Lưu đồ trình xây dựng văn quy phạm pháp luật, văn hành chính: Nhu cầu xây dựng văn Các đơn vị chuyên môn Xây dựng văn Các đơn vị chun mơn Kiểm tra Văn phịng/Phịng Tư pháp (đối với VB QPPL) Văn phịng (đối với VB hành chính) Ký duyệt Chủ tịch UBND Ban hành văn Chuyên viên/ Văn thư Đăng công báo lưu hồ sơ(đối với VB QPPL) Chuyên viên/ Văn thư Lưu hồ sơ Chuyên viên/ Văn thư Trang 32/42 - Mô tả chi tiết lưu đồ: + Xây dựng văn vào: * Thực tế nhu cầu quản lý nhà nước lĩnh vực địa bàn Huyện; * Chỉ đạo Lãnh đạo UBND Huyện; * Chỉ đạo quan quản lý cấp Lãnh đạo phòng ban, đơn vị chuyên môn phân công cán xây dựng văn quy phạm pháp luật theo quy định Luật ban hành văn Quy phạm pháp luật ngày 16/12/1996 Luật bổ xung số điều luật ban hành văn Quy phạm pháp luật ngày 16/12/2002, Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLB-BNVVPCP ngày 06/5/2005 Bộ Nội vụ - Văn phịng phủ; Thơng tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Lãnh đạo phịng ban đơn vị chun mơn có trách nhiệm kiểm tra mặt nội dung văn ký nháy vào cuối phần nội dung văn trước chuyển Phòng Tư pháp(đối với văn quy phạm pháp luật) Văn phịng kiểm tra tính pháp lý hình thức + Kiểm tra: * Lãnh đạo phịng Tư pháp có trách nhiệm thẩm định nội dung văn Quy phạm pháp luật theo pháp lý liên quan Nếu không đạt yêu cầu, cho ý kiến trực tiếp vào văn chuyển lại phòng ban đơn vị chuyên môn soạn thảo văn để chỉnh sửa bổ sung Nếu đạt yêu cầu, Lãnh đạo Phòng Tư pháp ký nháy vào cuối phần nơi nhận văn chuyển lại cho phòng ban đơn vị soạn thảo văn để chuyển Văn phòng thẩm định mặt thể thức văn * Lãnh đạo văn phòng thẩm định văn quy phạm pháp luật, văn hành mặt thể thức theo quy định Nếu không đạt yêu cầu, cho ý kiến trực tiếp vào văn chuyển lại phòng ban đơn vị chuyên môn soạn thảo văn để chỉnh sửa bổ sung Nếu văn quy phạm pháp luật phải lấy xác nhận Lãnh đạo Phòng Tư pháp Trang 33/42 Nếu đạt yêu cầu, Lãnh đạo Văn phòng ký nháy vào phần nơi nhận văn chuyển trình Lãnh đạo UBND Huyện ký duyệt + Ký duyệt: Văn phòng UBND huyện, phòng đơn vị chun mơn có trách nhiệm trình Lãnh đạo UBND huyện ký duyệt văn quy phạm pháp luật, văn hành + Ban hành văn bản: Sau lãnh đạo UBND huyện ký duyệt, Văn thư đăng ký vào sổ công văn đi, in gửi đến quan, đơn vị liên quan theo quy định Quy trình quản lý cơng văn đến QT.VP.01 + Đăng công báo tỉnh lưu hồ sơ: Văn thư UBND huyện có trách nhiệm gửi văn quy phạm pháp luật đến nơi đăng công báo UBND tỉnh để đăng công báo Lưu văn theo quy định II.2.3 Hồ sơ: Stt Tên hồ sơ Nơi lưu Thời gian lưu Văn đạo (nếu có) VP Lâu dài Văn QPPL soạn thảo VP Lâu dài Văn hành soạn thảo VP Lâu dài II.3 Quy trình tổng hợp báo cáo: Quy trình qui định bước thu thập sử lý liệu xây dựng báo cáo đánh giá tình hình thực tiêu phát triển kinh tế xã hội, an ninh quốc phòng UBND huyện Quy trình áp dụng cho việc thu thập liệu xây dựng báo cáo định kỳ gồm loại báo cáo sau: - Báo cáo định kì đánh giá tình hình thực kế hoạch (Gồm báo cáo tháng, quý): Kiểm điểm tình hình thực tiêu kinh tế xã hội, an ninh, quốc phịng tháng, q đề kế hoạch cần thực tháng, quý đơn vị Huyện; Trang 34/42 - Báo cáo năm: Đánh giá việc thực kế hoạch năm xây dựng kế hoạch năm II.3.1 Lưu đồ quy trình tổng hợp báo cáo: Gửi báo cáo qua Văn phòng UBND huyện Tiếp nhận báo cáo tổng hợp thành dự thảo báo cáo Chuyên viên phân công Soạn thảo báo cáo tổng hợp Chuyên viên tổng hợp Kiểm tra Lãnh đạo VP Phê duyệt Lãnh đạo UBND huyện Ban hành báo cáo Chuyên viên/ Văn thư Lưu hồ sơ ` - Các đơn vị thuộc UBND Huyện - UBND xã, thị trấn Bộ phận Tổng hợp / Văn thư - Diễn giải quy trình tổng hợp báo cáo: + Gửi báo cáo UBND huyện: Chậm vào ngày 20 hàng tháng, ngày 15 tháng cuối quý, ngày 31/11 hàng năm thủ trưởng quan chuyên môn, quan thuộc UBND huyện UBND xã, thị trấn gửi báo cáo định kỳ hàng tháng, hàng quí báo cáo năm UBND huyện qua Văn phịng UBND huyện, phải đánh giá tình hình thực nhiệm vụ thời gian qua, tồn phát sinh phương hướng nhiệm vụ thời gian tới + Tiếp nhận tổng hợp thành dự thảo báo cáo: Chuyên viên Văn phịng UBND huyện phân cơng tiếp nhận, nghiên cứu, so sánh, đối chiếu với yêu cầu chương trình cơng tác tháng, q, năm Trang 35/42 trước đề để đánh giá tình hình thực tiêu KT-XH, AN-QP đơn vị UBND xã, thị trấn báo cáo Chuyên viên theo dõi lĩnh vực tổng hợp báo cáo lĩnh vực phụ trách + Soạn thảo dự thảo báo cáo tổng hợp: Bộ phận tổng hợp soạn thảo dự thảo báo cáo tổng hợp tháng, quý, năm chuyển lãnh đạo Văn phòng UBND huyện kiểm tra + Kiểm tra: Lãnh đạo Văn phòng UBND huyện kiểm tra, thấy cần phải bổ sung, chỉnh sửa lãnh đạo Văn phòng UBND huyện cho ý kiến trực tiếp vào dự thảo báo cáo chuyển lại cho phận tổng hợp để hoàn thiện báo cáo + Phê duyệt: Sau Lãnh đạo Văn phịng UBND huyện thơng qua, chun viên tổng hợp trình dự thảo báo cáo xin ý kiến Lãnh đạo UBND huyện Nếu lãnh đạo UBND huyện đồng ý với dự thảo báo cáo ký duyệt báo cáo thức Trường hợp khơng đồng ý có ý kiến đạo chuyển lại cho chuyên viên tổng hợp tiếp tục chỉnh sửa hoàn thiện để ký duyệt Chậm vào ngày 25 tháng, ngày 20 tháng cuối q Văn phịng UBND huyện trình Chủ tịch UBND huyện phê duyệt báo cáo tháng, quý Báo cáo năm sau ngày làm việc, kể từ chương trình cơng tác năm UBND huyện thơng qua, Văn phịng UBND huyện trình Chủ tịch UBND huyện phê duyệt + Ban hành báo cáo: Lãnh đạo UBND huyện ký ban hành báo cáo, Văn phòng UBND huyện chịu trách nhiệm gửi báo cáo theo quy định Bộ phận Tổng hợp lưu 01 bản; văn thư lưu 01 II.3.2 Hồ sơ: Trang 36/42 TT Tên hồ sơ Nơi lưu Thời gian lưu Các công văn hướng dẫn cấp ý kiến Văn phòng năm Văn phòng năm Văn phòng xã, TT gửi UBND Huyện; Dự thảo báo cáo Văn phịng Các ý kiến đóng góp đơn vị UBND Văn phịng xã, TT (nếu có); Báo cáo thức Văn phịng năm đạo lãnh đạo UBND huyện (nếu có); Cơng văn hướng dẫn đơn vị xây dựng báo cáo, hệ thống biểu mẫu; Báo cáo quan đơn vị UBND năm năm năm Tóm lại: Công tác quản lý văn nhà nước Văn phòng UBND huyện đạt nhiều kết tốt, theo quy định Việc quản lý, sử lý văn đi, đến kịp thời, theo quy định; Lưu trữ hồ sơ sẽ, quản lý dấu theo quy định; Các văn ban hành thể thức, sử dụng pháp lý, Tuy nhiên với lượng văn ban hành hàng năm UBND huyện lớn (năm 2010 12.000 văn bản), tơi thấy cịn số tồn ta cần lưu ý: Thứ nhất: Việc sử dụng văn hành cơng tác đạo, điều hành ta nên sử dụng văn dạng Quyết định, Chỉ thị để đạo, điều hành công việc có hiệu hơn(một số trường hợp cụ thể thể dới dạng cơng văn hành thơng thường); cịn cơng văn hành thơng thường ban hành để giải số vấn đề quản lý trao đổi thông tin, ghi chép, Thứ hai: Việc ban hành văn quy phạm pháp luật cần kiểm sốt chặt chẽ hơn, cần có kiểm kiểm tra quan: Văn phòng UBND huyện, Phòng Tư Pháp huyện, cần thiết lấy ý kiến Sở Tư pháp tỉnh Thứ ba: Việc tập huấn huân môn cho chuyên viên tổng hợp, văn thư đơn vị chưa thường xuyên, đặc biệt có quy định thay đổi thể thức văn bản, công tác văn thư, quản lý lưu trữ văn nhà nước,… Trang 37/42 Thứ tư: Việc trang bị thiết bị, tin học hóa cơng tác văn thư cịn nhiều hạn chế, hiệu hoạt động chưa cao C./ CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ VĂN BẢN NHÀ NƯỚC TẠI VĂN PHÒNG UBND HUYỆN Cùng với thực trạng nêu trên, yêu cầu khách quan, cấp bách mang tính lý luận thực tiễn đòi hỏi phải tăng cường quản lý văn Từ đó, đề xuất hệ thống giải pháp khả thi: Thứ nhất: Các giải phải pháp có liên quan tới hồn thiện cán bộ, công chức bốn mặt chỉnh thể thống “con người”: thức, tâm, lực hành Thứ hai: Hoàn thiện hệ thống văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ tăng cường tra, kiểm tra công tác văn thư Thứ ta: Tăng cường sở vật chất cho công tác quản lý văn Thứ tư: Về quản lý, xử lý luân chuyển văn hồ sơ theo quy trình cửa Thứ năm: Nghiên cứu khoa học ứng dụng khoa học công nghệ, tin học vào công tác văn thư; khơng ngừng đại hóa cơng tác văn thư công tác quản lý văn Thứ sáu: Việc ban hành văn quy phạm pháp luật cần kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ Trước ban hành phải qua kiểm tra đơn vị: Văn phòng UBND huyện, Phòng Tư pháp huyện, Sở Tư pháp tỉnh Thứ bẩy: Trong công tác đạo điều hành chung UBND huyện, chủ tịch UBND huyện, xét công việc cụ thể ta phân loại sử dụng hình thức văn phù hợp, không lẫn văn đạo với cơng văn hành thơng thường để đạo, điều hành cơng việc có hiệu Trang 38/42 Tóm lại, Văn vừa cơng cụ quản lý vừa đối tượng quản lý công tác quản lý văn công tác thiếu hoạt động quản lý nhà nước Công việc quan nhà nước tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu, hiệu lực, hiệu quản lý nhà nước có đảm bảo hay không, phần lớn việc tổ chức quản lý văn có khoa học, hợp lý hay khơng mà quan trọng việc tổ chức chu chuyển văn đến văn Thực trạng quản lý văn đơn vị tồn nhiều bất cập, tìm kiếm nghiên cứu áp dụng giải pháp nâng cao hiệu quản lý văn nhằm tăng cường quản lý văn yêu cầu cấp bách cấp văn phòng./ Tài liệu tham khảo: Luật tổ chức HĐND UBND ngày 26/11/2003; Trang 39/42 Luật ban hành văn Quy phạm pháp luật ngày 16/12/1996 Luật bổ xung số điều luật ban hành văn Quy phạm pháp luật ngày 16/12/2002; Nghị định số 135/2003/NĐ-CP ngày 14 tháng 11 năm 2003 Chính phủ việc kiểm tra xử lý văn quy phạm pháp luật; Nghị định số172/2004/NĐ-CP ngày 29/9/2004 Chính phủ quy định cấu, tổ chức máy, trách nhiệm quyền hạn quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện; Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư; Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLB-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 Bộ Nội vụ - Văn phịng phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; Quyết định số 4538/QĐ-UBND ngày 16 /9 / 2009 UBND Huyện việc ban hành Quy chế làm việc UBND Huyện khóa khơng tổ chức hội đồng nhân dân; Quy chế làm việc UBND huyện./ MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU A./ LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC I Khái quát chung văn quản lý nhà nước: Trang 40/42 I.1 Khái niệm văn bản: I.2 Khái niệm văn quản lý nhà nước: I.3 Các loại văn quản lý Nhà nước : I.3.1 Văn quy phạm pháp luật: I.3.2 Văn cá biệt: I.3.3 Văn hành thơng thường: I.3.4 Văn chun mơn, kỹ thuật: II Các yêu cầu văn quản lý nhà nước: II.1 Văn quản lý Nhà nước ban hành phải thẩm quyền: II.2 Yêu cầu nội dung: II.3 Văn quản lý Nhà nước phải thể thức Nhà nước quy định: II.4 Yêu cầu phong cách ngơn ngữ: II.4.1 Tính xác: II.4.2 Tính phổ thơng: II.4.3 Tính khách quan: II.4.4 Tính lịch trang nhã: II.4.5 Tính khn mẫu: II.5 u cầu sử dụng từ ngữ, sử dụng câu, cách hành văn: II.5.1 Yêu cầu sử dụng từ ngữ: II.5.2 Yêu cầu sử dụng câu văn quản lý Nhà nước: II.5.3 Yêu cầu hành văn: II.6 Yêu cầu quy trình ban hành văn bản: B./ CƠNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC TẠI VĂN PHÒNG UBND HUYỆN Ý YÊN I./ Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Văn phòng UBND huyện Ý Yên: I.1 Vị trí, chức năng: I.2 Nhiệm vụ quyền hạn: I.3 Cơ cấu tổ chức: II./ Công tác quản lý văn quản lý nhà nước: II.1 Quy trình quản lý văn đi, đến, dấu: II.1.1 Quản lý văn đến II.1.2 Quản lý văn II.1.3 Quản lý dấu: II.1.4 Hồ sơ: II.2 Quy trình xây dựng văn quản lý nhà nước, văn quy phạm pháp luật: II.2.1 Khái niệm: II.2.2 Lưu đồ trình xây dựng văn quy phạm pháp luật, văn hành chính: II.2.3 Hồ sơ: II.3 Quy trình tổng hợp báo cáo: Trang 41/42 ... nước nói chung, hiệu lực hiệu quản lý Nhà nước quyền sở nói riêng Nhằm mục đích nâng cao chất lượng hiệu quản lý văn quản lý nhà nước sở chọn đề tài: “ Nâng cao hiệu quản lý văn quản lý nhà nước. .. lý văn quản lý nhà nước: II.1 Quy trình quản lý văn đi, đến, dấu: II.1.1 Quản lý văn đến II.1.2 Quản lý văn II.1.3 Quản lý dấu: II.1.4 Hồ sơ: II.2 Quy trình xây dựng văn quản lý nhà nước, văn quy... thức chủ yếu để quản lý Nhà nước II Các yêu cầu văn quản lý nhà nước: II.1 Văn quản lý Nhà nước ban hành phải thẩm quyền: Thẩm quyền ban hành văn gồm thẩm quyền pháp lý thẩm quyền chuyên môn Mỗi