Đang tải... (xem toàn văn)
KỸ NĂNG THÍCH ỨNG VÀ LÀM VIỆC KHOA HỌC ĐỂ THÍCH ỨNG VỚI MÔI TRƯỜNG CÔNG VIỆC 1 Khái niệm kỹ năng tổ chức và làm việc khoa học Tổ chức và làm việc khoa học là quá trình xác định những mục tiêu và lựa c.
KỸ NĂNG THÍCH ỨNG VÀ LÀM VIỆC KHOA HỌC ĐỂ THÍCH ỨNG VỚI MƠI TRƯỜNG CƠNG VIỆC Khái niệm kỹ tổ chức làm việc khoa học Tổ chức làm việc khoa học trình xác định mục tiêu lựa chọn phương pháp, biện pháp cho phù hợp để hoàn thành mục tiêu Phân loại Tổ chức cơng việc cho phận, đơn vị (nhóm) Là q trình xác định công việc cần phải làm phân công cho “đơn vị” cá nhân đảm nhận công việc tạo mối quan hệ chặt chẽ đơn vị, cá nhân nhằm hồn thành mục đích đề Tổ chức công việc cá nhân Là việc xếp lại công việc giao CÁC CÁCH TỔ CHỨC VÀ LÀM VIỆC KHOA HỌC Đặt mục tiêu cho thân Việc đặt mục tiêu giúp bạn có định hướng rõ ràng, chủ động công việc Đặt mục tiêu theo nguyên tắc SMART: Specific (Cụ thể): đặt mục tiêu cho thân thật cụ thể, rõ ràng, dễ hiểu, VD: đạt điểm IELTS 5.0 tháng tới Measurable (Đo lường được) : số cụ thể bao nhiêu? VD: cần dành tiếng ngày để tự học Tiếng Anh 15 phút để ôn lại từ vựng học phải hoàn thành việc ngày Attainable (Khả thi): ngồi việc cụ thể, đo lường công việc phải nằm khả bạn, việc đặt mục tiêu cao làm bạn chán nản khơng đạt dễ từ bỏ Nhưng khơng phải mà khơng đặt mục tiêu cao Bạn chia nhỏ giai đoạn đặt cho nhiều mục tiêu nhỏ – bước vượt qua để đạt mục tiêu cao ban đầu đề Relevant (Thực tế): Mục tiêu đề phải phù hợp với tình hình thực tế Vd: Có cơng việc tốt sau trường mục tiêu dài hạn Những mục tiêu thực tế liên quan tới mục tiêu dài hạn: học tập tích cực lớp, tự tìm thêm tài liệu, tham gia lớp kỹ mềm Những mục tiêu giải trí, mua sắm khơng liên quan đến mục tiêu dài hạn đặt sau Time-bound (Có thời hạn xác định) : giới hạn mục tiêu khoảng thời gian định giúp có động lực hoàn thành tốt Lên danh sách việc cần làm Liệt kê tất việc phải làm Sau ghi bên cạnh cơng việc mức độ ưu tiên xác định đâu việc quan trọng cần phải làm trước khoảng thời gian dự định bỏ để hồn thành cơng việc Sắp xếp thứ tự ưu tiên: Phương pháp Eisenhower Quy tắc Pareto (Quy tắc 80/20) PHƯƠNG PHÁP EISENHOWER Do tổng thống Mỹ thứ 34 Dwight D Eisenhower nghĩ Ơng sử dụng cách hiệu cho lịch làm việc bận rộn mình, điểm cốt lõi phươn g pháp xếp công việc ưu tiên theo ma trận (Ma trận Eisenhower) Phân chia công việc thành cấp độ P1: Quan trọng, khẩn cấp P2: Quan trọng, không khẩn cấp P3: Không quan trọng, khẩn cấp P4: Không quan trọng, không khẩn cấp (P= Priority: Sự ưu tiên) Cách phân bổ thời gian P1: ~15% – 20% (trong tổng thời gian thân) P2: ~60% – 65% P3: ~10% – 15% P4: < 5% QUY TẮC PARETO Ban đầu, quy tắc Pareto đề cập đến kết kiểm nghiệm 80% tài sản nước Ý thuộc quyền sở hữu 20% dân số Sau này, quy tắc Pareto trở nên tiếng với tên khác quy tắc 80/20 tức khoảng 80% kết 20% nguyên nhân gây Áp dụng xếp thứ tự ưu tiên công việc Sau lập danh sách công việc cần thực đánh số thứ tự từ 1-10 cho: - Nỗ lực cần bỏ cho công việc (với nỗ lực cần phải bỏ ra) Hiệu dự kiến đạt (với hiệu thấp nhất) Sau lấy nỗ lực chia cho hiệu dự kiến để thứ tự ưu tiên thực công việc thực công việc có số thứ tự ưu tiên thấp Ví dụ: • Cơng việc 1: Viết báo cáo họp Nỗ lực = 10, Hiệu = 2, Thứ tự ưu tiên = • Cơng việc 2: Chuẩn bị phần trình bày cho phịng Marketing Nỗ lực = 4, Hiệu = 4, Thứ tự ưu tiên = • Cơng việc 3: Gọi khách hàng để tham khảo thông tin Nỗ lực = 1, Hiệu = 10, Thứ tự ưu tiên = 0.1 Lập thời gian biểu Sau có danh sách cơng việc phải làm, cần lập tự thời khóa biểu cụ thể cho (trên giấy, điện thoại, cơng cụ lập thời khóa biểu…) Lưu ý: cần có linh hoạt cách dành khoảng thời gian nhỏ để đề phịng trường hợp cơng việc bạn làm nhiều thời gian dự kiến Sự linh hoạt, không cứng nhắc giúp hồn thành cơng việc tốt mà khơng phải chịu nhiều áp lực Tuy nhiên cần thường xuyên nhìn lại trình làm việc mình, đánh giá thời gian hiệu công việc làm, đề phương pháp khắc phục để lập thời khóa biểu tốt cho lần sau Nguyên tắc 5W1H2C5M WHY: Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc (Tại phải làm công việc ?, Cơng việc có ý nghĩa gì?, Nếu khơng làm hậu gì?) WHAT : Xác định nội dung công việc (các bước để thực cơng việc) WHERE: Cơng việc thực đâu? WHEN: Cơng việc thực nào?, Khi kết thúc? - Để xác định thời hạn phải làm công việc cần xác định mức độ khẩn cấp mức độ quan trọng cơng việc Có loại cơng việc khác nhau: cơng việc quan trọng khẩn cấp, công việc không quan trọng khẩn cấp, công việc quan trọng không khẩn cấp, công việc không quan trọng không khẩn cấp (nói phần PP Eisenhower) WHO: Ai làm việc đó?, Ai kiểm tra?, Ai hỗ trợ?, Ai chịu trách nhiệm… HOW: xác định cách thức thực CONTROL: Cách thức kiểm sốt (Cơng việc có đặc tính gì? Làm đo lường đặc tính đó?, Đo lường dụng cụ, máy móc ntn? Có điểm kiểm soát điểm kiểm soát trọng yếu?) CHECK: Phương pháp kiểm tra (Có bước cơng việc cần phải kiểm tra Thơng thường có cơng việc cần số lượng tương tự bước phải kiểm tra) XÁC ĐỊNH NGUỒN LỰC (5M) MAN: Nguồn nhân lực (Những thực công việc, họ có đủ trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng, phẩm chất, tính cách phù hợp? Ai hỗ trợ? Ai kiểm tra? Nếu cần nguồn phịng ngừa có đủ nguồn lực người để hỗ trợ không?) MONEY: Tiền bạc MATERIAL: Nguyên vật liệu, hệ thống cung ứng (Xác định tiêu chuẩn nguyên vật liệu, tiêu chuẩn nguồn cung ứng, phương pháp giao hàng, thời hạn giao hàng) MACHINE: Máy móc, công nghệ MOTHOD: Phương pháp làm việc Hiểu thân Để biết rõ thời điểm làm việc hiệu ngày thân, giúp lập thời khóa biểu hiệu Vd: Nếu bạn cảm thấy đầu óc minh mẫn vào buổi sáng, giành cho cơng việc khó để đạt hiệu suất tối đa không bị xuống sức hay tốn thời gian cho việc không thực phù hợp Tránh xao nhãng làm việc Để tránh tình trạng này, cần suy nghĩ nơi hay lui tới để hồn thành công việc, tập… xem đâu nơi khiến tập trung Nhũng yếu tố gây xao nhãng: mạng Internet, thiếu tập trung… Lợi ích tổ chức làm việc khoa học Làm việc có mục tiêu định hướng Thử nhìn lại xem, bạn làm việc có kế hoạch rõ ràng mục tiêu định có kết việc không làm theo kế hoạch, khơng có định hướng thực Chúng ta biết rằng, có chuẩn bị có kết tốt không Trong công việc lẫn sống, vai trị, vị trí, hay cơng việc mảng lĩnh vực khác nhau, hẳn bạn có khối thứ cần phải làm thực theo thời hạn Tuy nhiên, nguồn lực hữu hạn, nên bạn khơng có hoạch định kiểm sốt tốt, hiệu thực khơng cao, có lại mang đến kết khơng tốt Tổ chức công việc cách khoa học xây dựng kế hoạch làm nào, chuẩn bị gì, thực dự đốn kết cho việc làm Sử dụng hiệu nguồn lực Các nguồn lực mà có gồm thời gian, sức khỏe, tiền bạc, vật chất khác Nhưng sử dụng để hiệu quả, khơng lãng phí khơng phải làm Có thể tiêu tốn khoản tiền đầu tư vào dự án lớn lợi nhuận mang âm, dùng hết quỹ thời gian ngày để giải việc không liên quan đến công việc việc khác lại không xử lý,.… VD: Không phải người thành công tỷ phú thời gian Họ có 24 ngày ai, số lượng công việc họ làm khổng lồ mang lại hiệu lớn, giá trị cao Vậy, sao, quỹ thời gian cảm thấy khơng đủ? Chúng ta ln tình trạng áp lực không ngừng, chạy đua không kịp? Tổ chức thực không khoa học không mang lại kết cơng việc tốt đẹp mà cịn gây tổn thất cho người khác Đảm bảo hiệu suất, chất lượng công việc Khi biết cách xếp cách khoa học, làm việc có định hướng mục tiêu, sử dụng hiệu nguồn nhân lực mình, việc diễn tiến độ, theo kế hoạch đặt Cá nhân làm việc hiệu hơn, nhanh chóng hồn thành mục tiêu, tránh chán nản cơng việc Cá nhân nhanh chóng thăng tiến công việc Phát triển kỹ lãnh đạo Nhà lãnh đạo cần có kỹ tổ chức làm việc vô khoa học, họ hiểu việc họ cần làm Ở kĩ này, rèn luyện cho cá nhân lãnh đạo đời công việc thân họ Tăng tập trung, rèn luyện não khỏe Hãy tự đặt cho ba câu hỏi sau: Bạn có biết chìa khóa xe máy bạn nằm xác đâu khơng? Bạn có biết 9h sáng ngày mai bạn làm hay khơng? Bạn có nhớ hết ngày sinh người gia đình hay khơng? Nếu bạn trả lời là: khơng khơng biết bạn chưa có óc tổ chức công việc Các nhà nghiên cứu Viện Khoa học Thần kinh Đại học Princeton tiến hành nghiên cứu cho việc tổ chức làm việc khoa học giúp bạn tập trung Lý đơn giản chủ yếu liên quan đến cách não hoạt động Sự lộn xộn hạn chế khả tập trung não bạn Vậy nên não khỏe rèn luyện thông qua việc tổ chức làm việc hiệu cá nhân Mặt khác, bàn làm việc bạn thiếu tổ chức, bạn để tâm trí lang thang bạn làm điều mà bạn khơng thiết phải thích Có chất lượng sống cao, làm chủ thời gian Việc tổ chức làm việc khoa học cơng việc có tác động vơ lớn đến sống sức khỏe lẫn tinh thần cá nhân Việc đồng nghĩa với việc họ xếp tổ chức tốt đời họ Giups họ tiến đến mục tiêu sống, tiết kiệm thời gian, giảm stress sống vui Xây dựng giá trị thân Những lợi ích, hiệu suất cơng việc tốt thăng tiến công việc nhờ vào việc biết cách xếp tổ chức công việc bạn giúp thân bạn người biết đến cá nhân chun tâm, có trách nhiệm, tầm nhìn giỏi giang Hình ảnh cá nhân bạn mắt xã hội đánh giá cao trân trọng, việc có bạn doanh nghiệp khiến họ tự hào sẵn sàng bỏ hàng nghìn để giữ bạn điều Cũng từ việc xây dựng mối quan hệ xã hội trở nên tốt đẹp Phối hợp công việc tốt, giảm thiểu mâu thuẫn nội bộ/ nội Phát lỗi sai điều chỉnh công việc nhanh Quy trình tổ chức làm việc khoa học AWARE AWARE: Nhận biết, đề mục tiêu cho cá nhân cơng việc Sau xếp ưu tiên ANALYSE: Liệt kê điều cần làm ATTACK: loại bỏ “kẻ cắp thời gian” (những tố làm thời gian) để tâm vào việc cần thiết ASSIGNMENT: Lập thứ tự ưu tiên cơng việc ARRANGEMENT: Hồn thiện kỹ năng, lập hoạch ANALYSE ASSIGN ATTACK ARANGE NỖ LỰC THỰC HIỆN KIỂM TRA, ĐÁNH GIÁ yếu DO IT kế ... Khi kết thúc? - Để xác định thời hạn phải làm công việc cần xác định mức độ khẩn cấp mức độ quan trọng cơng việc Có loại cơng việc khác nhau: công việc quan trọng khẩn cấp, công việc không quan... thiếu tập trung… Lợi ích tổ chức làm việc khoa học Làm việc có mục tiêu định hướng Thử nhìn lại xem, bạn làm việc có kế hoạch rõ ràng mục tiêu định có kết việc khơng làm theo kế hoạch, khơng có định... chức làm việc hiệu cá nhân Mặt khác, bàn làm việc bạn thiếu tổ chức, bạn để tâm trí lang thang bạn làm điều mà bạn khơng thiết phải thích Có chất lượng sống cao, làm chủ thời gian Việc tổ chức làm