Sắp xếp các hoạt động bảo tồn theo thứ tự ưu tiên Sherelyn Ogden - Trưởng bộ phận Bảo quản, Hiệp hội lịch sử Minnesota Hầu hết các cơ quan đều có những nhu cầu về công tác bảo quản, đòi hỏi cần phải có nhiều hoạt động để thực hiện nhu cầu đó. Nhưng các nguồn lực của 1 cơ quan thường bị giới hạn nên không thể thực hiện được tất cả các hoạt động. Vì vậy, việc xác định hoạt động nào là quan trọng nhất để chúng được ưu tiên thực hiện là điều thiết yếu đối với mỗi cơ quan. Sắp xếp theo thứ tự ưu tiên là quá trình quyết định những hoạt động nào có tác động đáng kể nhất, những hoạt động nào quan trọng nhất và những hoạt động nào là khả thi nhất. Các hệ thống đánh giá và quản lý nguy cơ đang ngày càng được phát triển. Chúng được phát triển từ các nhu cầu bảo quản của những bộ sưu tập lịch sử tự nhiên lớn và phong phú, rồi bản thân chúng lại tạo ra một cách tiếp cận thực tiễn đối với những bộ sưu tập đó. Hiện tại, cách đơn giản nhất đối với nhân viên của hầu hết các cơ quan, nhất là các cơ quan nhỏ, trong việc thực hiện sắp xếp các hoạt động bảo quản theo thứ tự ưu tiên là xem xét cẩn thận những tiêu chí cụ thể, tính toán những yếu tố phù hợp có liên quan đến những bộ sưu tập và đưa ra những đánh giá về mặt giá trị trước khi đi đến kết luận. Các tiêu chí ưu tiên 3 tiêu chí sau rất hữu ích khi sắp xếp các hoạt động bảo tồn theo thứ tự ưu tiên: - Tiêu chí thứ nhất là sự tác động. Sự tác động là phạm vi mà một hoạt động sẽ giúp cải tiến việc bảo quản các bộ sưu tập của cơ quan. Pamela Darling đã miêu tả những hoạt động có khả năng tác động lớn trong cuốn sách hướng dẫn của bà về kế hoạch bảo quản cho các thư viện như là những hoạt động sẽ tạo ra những cải tiến to lớn đối với điều kiện hiện tại của các tài liệu, giảm đáng kể tỷ lệ hao mòn và tăng đáng kể tính hiệu quả của những hoạt động bảo quản hiện có hoặc tiết kiệm được một phần không nhỏ về thời gian, công sức và tiền bạc. Để đánh giá được về tác động, cần xem xét một số câu hỏi: Việc thực hiện một hoạt động nhất định sẽ cải thiện tình trạng bảo quản các bộ sưu tập tới mức độ nào? Tác động trực tiếp của hoạt động đó lớn đến đâu và tác động phụ của nó là gì? Tác động của hoạt động đó càng lớn thì mức độ ưu tiên càng cao. - Tính khả thi của hoạt động cũng cần được lưu ý đến. Các hoạt động khác nhau về lượng thời gian và nguồn lực cần thiết để thực hiện chúng. Một số hoạt động có thể được thực hiện dễ dàng trong khi các hoạt động khác lại không khả thi. Các yếu tố cần được xem xét bao gồm mức độ chuyên môn của nhân viên (khả năng quản lý và kỹ thuật), các yếu tố tài chính (các nguồn vốn, chi phí về vật chất và chi phí dịch vụ, chi phí thực hiện và khả năng kêu gọi tài trợ) và các thay đổi về mặt thủ tục và chính sách (nếu cần thì ai có thể đưa ra những thay đổi này). Tính khả thi về mặt cơ chế của những hoạt động cần được xem xét trên cơ sở thực tế. Nếu khả năng thực hiện một hoạt động thấp, thì nó khó có thể được ưu tiên cho dù tác động của nó là rất lớn. - Một tiêu chí nữa cần xem xét là tính cấp thiết của hoạt động. Bà Darling cho rằng một hoạt động được coi là cấp thiết nếu việc trì hoãn thực hiện hoạt động đó có thể gây nên nhiều rắc rối hơn hoặc có thể khiến cho một cơ hội nào đó bị bỏ lỡ. Nếu như trong trường hợp tất cả các yếu tố khác là như nhau thì những hoạt động nào cần thực hiện ngay sẽ được ưu tiên. Các yếu tố ảnh hưởng đến việc ưu tiên: Việc sử dụng, lưu kho, tình trạng và giá trị của các tài liệu trong các bộ sưu tập là những yếu tố quan trọng cần xem xét vì chúng có ảnh hưởng đến việc sắp xếp ưu tiên. - Mức độ và mục đích sử dụng tài liệu đó có ý nghĩa quan trọng. Các tài liệu luôn được trưng bày có những yêu cầu khác với những vật được lưu kho. Các vật thường xuyên được dùng cho mục đích nghiên cứu có yêu cầu khác so với những vật thỉnh thoảng mới được đem sử dụng. Các tài liệu được sử dụng mạnh tay thì nguy cơ hư hại sẽ cao hơn và do đó cần được quan tâm hơn. - Nơi chứa hoặc lưu giữ các bộ sưu tập cũng có ảnh hưởng quan trọng. Những tài liệu được bảo quản dưới các điều kiện môi trường hay trong các thùng chứa tồi, hoặc dễ bị trộm cắp, phá hoại, hoả hoạn hoặc các thiên tai khác cũng nằm trong nhóm có nguy cơ cao. - Những vấn đề trên trở nên đặc biệt đe doạ đối với tài liệu ở trong tình trạng bảo quản yếu kém mà tình trạng đó thậm chí còn làm tăng thêm nguy cơ rủi ro cho những tài liệu dễ bị hư hại. Những hoạt động có thể giảm nhẹ những nguy cơ đó sẽ được ưu tiên thực hiện. - Ngoài ra, một yếu tố nữa cũng cần được tính đến là giá trị của tài liệu. Bản chất giá trị của các tài liệu (giá trị tiền tệ, giá trị nội hàm, giá trị liên tưởng, giá trị thư mục), tính quý hiếm, nguồn gốc xuất xứ cũng như tầm quan trọng của chúng đối với cơ quan cũng cần phải được xem xét. - Thời hạn bảo quản cũng như hình thức bảo quản tài liệu cũng là những yếu tố quan trọng mà ta cần lưu ý. Những ưu tiên cho việc thực hiện Đối với 1 cơ quan, những ưu tiên cho việc thực hiện phải là những ưu tiên hàng đầu. Chúng là những hoạt động được ưu tiên cao và có khả năng thực thi. Để quyết định được những hoạt động đó, ta nên cân nhắc cùng lúc các tiêu chí về tác động cũng như tính khả thi của các hoạt động này. Theo bà Pamela Darling, một công cụ rất hữu ích cho việc này là một bảng kẻ ô như ở hình dưới đây (đã được đơn giản hoá). Tác động và tính khả thi của mỗi hoạt động được thể hiện trong bảng ở trang sau. Bà Darling giải thích rằng những hoạt động có tác động lớn, có thể được thực thi mà gặp ít cản trở được đặt ở khung số 1, còn những hoạt động có ảnh hưởng lớn nhưng khó thực hiện thì nằm trong khung 3. Những hoạt động dễ thực hiện nhưng có tác động nhỏ sẽ nằm trong khung số 2 còn hoạt động khó thực hiện nhưng ảnh hưởng kém sẽ nằm ở khung số 4. Bà Darling lý giải rằng những hoạt động trong khung số 1 nên được ưu tiên nhiều nhất, vì chúng dễ thực hiện và có ảnh hưởng quan trọng. Những hoạt động trong khung số 4 có thể để lại sau hay thậm chí bỏ qua vì việc thực hiện chúng đòi hỏi phải nỗ lực nhiều, nhưng hiệu quả không đáng kể. Nhiều hành động nằm trong khung số 2 cũng có thể được loại bỏ do hiệu quả thấp, mặc dù một số hoạt động trong đó cũng đáng được quan tâm vì chúng dễ thực hiện. Những hoạt động trong khung số 3 thì đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng vì mặc dù có khó khăn, nhưng cũng đáng thực hiện vì chúng cho hiệu quả cao. Lưu ý Sắp xếp các hoạt động theo thứ tự ưu tiên là một trong những vấn đề khó khăn nhất của việc hoạch định kế hoạch bảo quản. Việc hoạch định đòi hỏi nhiều kỹ năng của con người và việc nắm bắt được những động lực có tổ chức của cơ quan. Không đâu mà những yếu tố này thể hiện rõ ràng như trong việc sắp xếp ưu tiên. Bạn cần phải mang hết khả năng giao tiếp của mình ra khi thảo luận về ý kiến sắp xếp ưu tiên của bạn với đồng nghiệp. Bạn cần phải lắng nghe những vấn đề của các phòng ban khác và phải biết chọn lựa ra những điều phục vụ tốt nhất cho lợi ích của toàn bộ cơ quan chứ không phải chỉ phục vụ cho lợi ích của phòng ban của bạn hay cho một lĩnh vực chuyên môn nào đó. Về lâu dài, nó cũng sẽ đáp ứng cả những mong muốn của bạn. Khi thực hiện, bạn cần phải vừa là một nhà thương thuyết khéo léo, vừa phải là một người bán hàng giỏi, và cũng như trong hầu hết các cuộc giao tiếp giữa con người với nhau, khiếu hài hước của bạn sẽ giúp quá trình này trở nên dễ dàng hơn. . động bảo tồn theo thứ tự ưu tiên: - Tiêu chí thứ nhất là sự tác động. Sự tác động là phạm vi mà một hoạt động sẽ giúp cải tiến việc bảo quản các bộ sưu. Sắp xếp các hoạt động bảo tồn theo thứ tự ưu tiên Sherelyn Ogden - Trưởng bộ phận Bảo quản, Hiệp hội lịch sử Minnesota Hầu hết các cơ quan