Luận văn Quản lý công nghệ tại sở Tài nguyên và Môi trường Trang 1 Trang 2 Trang 3 PHẦN MỞ ĐẦU Ý NGHĨA VÀ THỜI GIAN THỰC TẬP TẠI TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN - SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG 1. Ý nghĩa của chuyến đi thực tập. Nhằm tạo điều kiện cho sinh viên có tiếp cận sát thực hơn về những gì đã được học trên lớp, có sự nhìn nhận đúng đắn về những công việc thực tế hơn nhà Trường và Bộ môn Quản trị Văn phòng quyết định tổ chức chuyến đi thực tập cho sinh viên. Nhà trường đã tổ chức chuyến đi thực tập thực tế cho sinh viên để tìm hiểu công việc. Chuyến đi là một môi trường tốt, để sinh viên có thể tìm tòi, học hỏi những điều mà trên lớp chưa được học và phát huy những kỹ năng đã được học: kỹ năng soạn thảo, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng sử dụng thiết bị văn phòng,… Đây không chỉ là một chuyến đi mang tính chất khảo sát thực tế, mà còn là một kinh nghiệm quan trọng giúp ích cho sinh viên thực hiện tốt những công việc thực sau này. Trong quá trình thực tập tại Trung tâm Công nghệ Thông tin – Sở Tài nguyên và Môi trường giúp em rất nhiều và có cơ hội tiếp cận với công việc văn phòng thực tế hơn. Trong thời gian thực tập tại Trung tâm Công nghệ Thông tin – Sở Tài nguyên và Môi trường em đã được thực hành các công việc như: lưu văn bản đến, văn bản đi, đóng dấu, in tài liệu, cách giao tiếp, photocopy, trình ký văn bản, chuẩn bị đi công tác, tham gia hoạt động tổ chức hội họp…Mở rộng thêm kiến thức mà em đã học tại trường, lớp. Những gì em đã thực hiện và quan sát có phần khác hơn so với những gì mà em đã từng học. Qua kỳ thực tập em đã học hỏi được ở các anh (chị) tinh thần tự giác trong công việc, học hỏi cách giao tiếp với lãnh đạo, đồng nghiệp, khách hàng và cách sắp xếp bố trí thời gian làm việc hiệu quả. Thực tập cuối khóa là kết quả đánh giá học tập trong suốt ba năm vừa qua. Kết quả này có ý nghĩa rất quan trọng đối với mỗi sinh viên. Trang 4 Ý nghĩa của chuyến đi thực tập này là nhà Trường và Bộ môn Quản trị Văn phòng đã tạo điều kiện cho em va chạm với thực tế không phải chỉ riêng em mà toàn thể sinh viên khác trong kỳ thực tập lần này nói chung, để có kiến thức nhiều hơn trong cuộc sống với thực tại và công việc tương lai. Trong kỳ thực tập lần này em đã học hỏi được rất nhiều, đồng thời qua kỳ thực tập kỳ này sẽ giúp em sẽ tự tin hơn trong công việc sau này. 2. Thời gian thực tập. Thời gian thực tập 06 tuần. Khoảng thời gian thực tập tại Trung tâm Công nghệ Thông tin – Sở Tài nguyên và Môi trường (từ ngày 14 tháng 5 đến ngày 22 tháng 6 năm 2012) tuy không phải là một khoảng thời gian dài, nhưng đó là khoảng thời gian thực sự có ý nghĩa đối với em. Thời gian làm việc: Từ thứ 2 đến thứ 6. Buổi sáng: 07 h đến 11 h Buổi chiều: 13 h đến 17 h Thứ 7, chủ nhật và các ngày lễ được nghỉ. Trang 5 PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CƠ QUAN THỰC TẬP 1.1. Giới thiệu chung về cơ quan thực tập Trung tâm Công nghệ Thông tin – Sở Tài nguyên và Môi trường Trà Vinh Địa chỉ: Số 478A Mậu Thân, Khóm 3, Phường 6, Thành phố Trà Vinh, Tỉnh Trà Vinh Điện thoại: 0743.840280 Fax: 0743.840160 1.2. Chức năng và nhiệm vụ 1.2.1. Chức năng Trung tâm Công nghệ Thông tin là đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường, có chức năng thực hiện các hoạt động về ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin tài nguyên và môi trường thuộc phạm vi quản lý của Sở; tổ chức thực hiện các dịch vụ công về công nghệ thông tin theo quy định của pháp luật. Trung tâm Công nghệ Thông tin có tư cách pháp nhân, có con dấu, tài khoản riêng, có trụ sở làm việc theo quy định của pháp luật. Trung tâm Công nghệ Thông tin chịu sự chỉ đạo, quản lý của Sở Tài nguyên và Môi trường về tổ chức, biên chế và hoạt động; đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của Cục Công nghệ Thông tin trực thuộc Bộ Tài nguyên và Môi trường. 1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn Xây dựng kế hoạch ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin tài nguyên và môi trường của địa phương thuộc phạm vi quản lý của Sở Tài nguyên và Môi trường, tổ chức thực hiện kế hoạch sau khi được phê duyệt. Tổ chức xây dựng và quản lý vận hành cơ sở dữ liệu tài nguyên và môi trường của cấp tỉnh theo phân công của Giám đốc Sở Tài nguyên và Môi trường, gồm: - Xây dựng Quy chế thu thập, quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng dữ liệu về tài nguyên và môi trường áp dụng trên địa bàn cấp tỉnh; - Xây dựng kế hoạch thu thập dữ liệu về tài nguyên và môi trường hàng năm của cấp tỉnh và phối hợp tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt. Trang 6 - Tiếp nhận, xử lý dữ liệu về tài nguyên và môi trường; xây dựng, tích hợp, quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng cơ sở dữ liệu về tài nguyên và môi trường của địa phương; Tổ chức xây dựng, phối hợp xây dựng và kiểm tra giám sát công tác xây dựng cơ sở dữ liệu thành phần về tài nguyên và môi trường tại địa phương, hệ thống cơ sở dữ liệu thông tin địa lý như cơ sở dữ liệu đo đạc bản đồ, cơ sở dữ liệu quản lý đất đai, cơ sở dữ liệu thông tin địa lý…. - Xây dựng danh mục dữ liệu về tài nguyên và môi trường của địa phương và phối hợp tổ chức công bố trên cổng thông tin hoặc trang thông tin điện tử của Sở Tài nguyên và Môi trường và của cấp tỉnh; - Tham gia kiểm tra và đề xuất hình thức xử lý các đơn vị, tổ chức, cá nhân vi phạm các quy định về thu thập, quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng dữ liệu tài nguyên và môi trường của địa phương. - Tổ chức thực hiện công tác tin học hóa quản lý hành chính nhà nước của Sở Tài nguyên và Môi trường; tổ chức các hoạt động thúc đẩy ứng dụng công nghệ thông tin trong ngành tài nguyên và môi trường ở địa phương; hướng dẫn, giám sát, quản lý các hệ thống thông tin và các phần mềm quản lý chuyên ngành. - Xây dựng, triển khai chương trình ứng dụng công nghệ thông tin của Sở Tài nguyên và Môi trường; quản trị vận hành hạ tầng kỹ thuật, duy trì hoạt động của cổng thông tin điện tử hoặc trang thông tin điện tử, thư viện điện tử, bảo đảm việc cung cấp dịch vụ hành chính công trên mạng thuộc phạm vi quản lý của Sở Tài nguyên và Môi trường. - Thu thập, xử lý, lưu trữ thông tin theo phân cấp của Sở, bao gồm: các tài liệu điều tra cơ bản về tài nguyên và môi trường theo quy mô của tỉnh và quy mô các vùng kinh tế; sản phẩm kết quả của các công trình dự án; Tài liệu là ấn phẩm nộp lưu để sử dụng lâu dài, bao gồm: đơn giá sản phẩm do Sở ban hành, luận chứng kinh tế - kỹ thuật, kết quả các dự án, kết quả các đề tài nghiên cứu khoa học sau khi đã hoàn thành, các loại ấn phẩm bản đồ theo quy định; - Quản lý, lưu trữ và tổ chức cung cấp, dịch vụ, thu phí khai thác về thông tin, tư liệu tổng hợp về tài nguyên và môi trường thuộc phạm vi quản lý của Sở Tài nguyên và Môi trường. Trang 7 - Tổng hợp từ các số liệu, tài liệu tài nguyên và môi trường; xây dựng, thành lập các tài liệu tổng hợp về tài nguyên và môi trường phục vụ cộng đồng xã hội như: tài liệu thông tin kinh tế xã hội gắn với tài nguyên và môi trường, bản đồ thông tin kinh tế xã hội, bản đồ hành chính, bản đồ địa giới hành chính, bản đồ chuyên đề khác… - Thẩm định các dự án về ứng dụng công nghệ thông tin, các phần mềm chuyên ngành và cơ sở dữ liệu thuộc phạm vi quản lý của Sở Tài nguyên và Môi trường. - Tổ chức tập huấn, cập nhật kiến thức và chuyển giao các ứng dụng công nghệ thông tin, phần mềm ứng dụng chuyên ngành cho cơ sở và các đối tượng sử dụng theo kế hoạch và chương trình được duyệt. - Tổ chức xây dựng, nghiên cứu và thực hiện các chương trình, đề tài, đề án về công nghệ thông tin, tư liệu, dữ liệu tài nguyên và môi trường theo phân công của Giám đốc Sở Tài nguyên và Môi trường. - Phối hợp với các đơn vị thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường và các tổ chức có liên quan thực hiện công tác bảo đảm an toàn và bảo mật hệ thống thông tin, các cơ sở dữ liệu điện tử về tài nguyên và môi trường ở địa phương. - Phối hợp hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về lĩnh vực công nghệ thông tin và thực hiện chiến lược ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin tài nguyên và môi trường trên địa bàn cấp tỉnh. - Quản lý tổ chức bộ máy, công chức, viên chức, lao động, tài chính, tài sản thuộc phạm vi quản lý của Trung tâm theo phân cấp của Sở Tài nguyên và Môi trường và quy định của pháp luật. - Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở Tài nguyên và Môi trường giao. 1.3. Cơ cấu tổ chức 1.3.1. Lãnh đạo Trung tâm: Trung tâm Công nghệ Thông tin – Sở Tài nguyên và Môi trường có Giám đốc và 01 Phó Giám đốc và 21 viên chức và người lao động. 1.3.2. Các phòng chuyên môn, nghiệp vụ: - Hành chính - Tổng hợp: 03 viên chức và người lao đông; - Phòng Dữ liệu và Lưu trữ: 11 viên chức và người lao đông; Trang 8 - Phòng Phát triển công nghệ: 07 viên chức và người lao đông. SƠ ĐỒ QUẢN LÝ CỦA TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG Trang 9 GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC P.PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ P. DỮ LIỆU VÀ LƯU TRỮ P.HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP CHƯƠNG II BÁO CÁO QUÁ TRÌNH THỰC TẬP TẠI TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN – SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG 2.1. Vệ sinh văn phòng làm việc Một khi đã chọn ngành học Quản trị Văn phòng thì công việc tất yếu và đầu tiên mà một nhân viên văn phòng phải thực hiện vệ sinh phòng làm việc. Phòng làm việc sạch sẽ thoáng mát giúp nhân viên văn phòng có thể làm việc thoải mái và hăng sai với công việc có câu nói “nhà sạch thì mát, bát sạch ngon cơm”. Văn phòng sạch sẽ gọn ràn, mát mẽ hiệu quả công việc đạt được nhiều hơn, đồng thời cũng tạo nên vẽ thẩm mỹ nơi mình làm việc. Qua đó còn tạo nên nét văn hóa nơi công sở, nhằm tạo nên tin thần phấn chấn, hăng say hơn đối với công vệc. Chính vì những điều đó trong trong thời gian thực tập em luôn vệ sinh phòng làm việc mà nơi em thực tập cho sạch sẽ và thoáng mát khi bước vào một ngày làm việc có hiệu quả và đạt năng suất. 2.2. Sử dụng thiết bị văn phòng Thiết bị văn phòng là một trong những công cụ đắc lực hổ trợ cho công việc văn phòng. Ngày nay, do khoa học kỹ thuật không ngừng được cải tiến nên những thiết bị văn phòng cũng không ngừng đổi mới. Điều đó đã giúp cho việc thực hiện công việc được nhanh chóng hơn. 2.2.1. Sử dụng máy vi tính Trong thời đại công nghiệp hoá hiện đại hoá, xã hội đang trong tình trạng phát triển vượt bật như ngày nay thì máy vi tính là một trong những thiết bị tiên tiến không thể thiếu ở các cơ quan, doanh nghiệp, đơn vị, và mang lại lợi ích không nhỏ đối với cơ quan, doanh nghiệp đó. Máy vi tính là một thiết bị không thể thiếu ở bất kỳ một văn phòng hiện đại nào. Máy hỗ trợ rất nhiều trong công tác soạn thảo, lưu trữ và tìm kiếm thông tin. Trong Trung tâm Công nghệ Thông tin – Sở Tài nguyên và Môi trường, máy vi tính được sử dụng nhiều nhất trong công tác soạn thảo các văn bản hành chính, các loại văn bản thông thường, hay soạn thảo các tài liệu,…Máy được cài phần mền Open Office và Microsoft Office Word 2003 với đầy đủ các tính năng cần thiết hỗ trợ cho công tác soạn thảo văn bản. Trang 10 [...]... ngay ngắn và rõ ràng, dấu được đóng khoảng 1/2 hoặc 1/3 chữ ký của lãnh đạo và đóng thêm con dấu tên của người đã ký 2.3.4.3 Đăng ký văn bản đi Công văn đi cũng cần phải ghi vào sổ công văn đến có thể quản lý công văn của cơ quan mình đã gửi đến quản lý công văn của cơ quan mình đã gửi đến những cơ quan và thời gian nào Sở công văn đi của Trung tâm Công nghệ Thông tin – Sở Tài nguyên và Môi trường được... khi lãnh đạo đi công tác trong và ngoài nước - Thực hiện được nhiều công việc như: theo dõi công việc, quản lý hồ sơ, công văn, chuyển giao công việc cần xử lý Khó khăn - Không thực hiện được công việc khi mất điện hoặc không có Internet - Sử dụng đi kèm với thiết bị khác như máy scan 2.3.3 Lưu văn bản đến bằng thiết bị thủ công Trung tâm Công nghệ Thông tin – Sở Tài nguyên và Môi trường luôn thực... vào phầm mềm trên máy vi tính và cũng không lưu vào sơ mi còng mà lưu vào quyển sổ riêng Mỗi phòng được lưu vào từng sổ riêng biệt Trang 23 MẪU SỔ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN TRANG BÌA Trang bìa của sổ đăng ký văn bản đến được trình bày trên khổ giấy A3 kích thước 420mm x 297mm, nội dung như sau: SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG TỈNH TRÀ VINH TRUNG TÂM THÔNG TIN TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm:... trong năm 2012 Trung tâm Công nghệ Thông tin – Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Trà Vinh là đơn vị sự nghiệp có thu trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Trà Vinh, hàng năm số lượng văn bản đến của đơn vị không ít, trên 2000 văn bản + Sổ đăng ký văn bản đến: đăng ký tất cả văn bản; + Sổ đăng ký văn bản mật đến Ví dụ: công văn đến phòng kế hoạch thẩm định, phòng công nghệ thông tin, phòng bưu... vào sổ là một công việc quan trọng Việc đăng ký có tác dụng tổ chức quản lý và giải quyết văn bản, kiểm tra theo dõi số lượng văn bản đến trong ngày và khi cần thiết có thể tìm lại nhanh chóng Sổ đăng ký văn bản đến của Trung tâm Công nghệ Thông tin – Sở Tài nguyên và Môi trường được tổ chức hợp lý Sau khi văn bản đã được đóng dấu đến, scan và lưu vào phần mềm M.Office rồi chuyển giao công việc đến... bắt đầu fax Trong trường hợp khi fax đi, chúng ta không fax tự động thì chúng ta phải gọi điện thoại đến nên fax để người nhận Nhằm tiếp thu và áp dụng công nghệ hiện đại vào cơ quan để đạt được hiệu quả công việc cao nhất, tiết kiệm chi phí công việc Trung tâm Công nghệ Thông tin – Sở Tài nguyên và Môi trường đã thực hiện chương trình phần mềm M.Office (văn phòng điện tử) áp dụng vào lưu trữ văn bản... chỉ, chức danh, hoàn cảnh gia đình, nơi công tác, sở thích, đặc điểm 2.6 Công tác chuẩn bị cho lãnh đạo đi công tác Trong thời gian em thực tập tại Trung tâm Công nghệ Thông tin – Sở Tài nguyên và Môi trường, em đã được các anh (chị) hướng dẫn các khâu chuẩn bị khi lãnh đạo đi công tác như sau Để có chuyến đi công tác hoàn hảo ta cần thực hiện kế hoạch kỹ lưỡng và chuẩn bị đủ mọi thứ đề phòng bất chắc... trữ công văn đi và công văn đến một cách có hệ thống và phải tuân thủ theo quy trình vận chuyển trên M.Office của sở Tài nguyên và Môi trường Trong chương trình này ngoài lưu văn bản chúng ta còn có thể chuyển nội dung của các văn bản này đến cấp lãnh đạo giải quyết và phân phối công việc giữa các phòng ban khác Chúng ta cũng phải phân loại và đặt tên theo từng thư mục cụ thể Mỗi thư mục là một loại công. .. cơ quan, tổ chức và một bản lưu trong hồ sơ Bản lưu tại văn thư cơ quan, tổ chức phải được sắp xếp thứ tự đăng ký Trang 28 MẪU SỔ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI TRANG BÌA Trang bìa của sổ đăng ký văn bản đi được trình bày trên khổ giấy A3 kích thước 420mm x 297mm, nội dung như sau: SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG TỈNH TRÀ VINH TRUNG TÂM THÔNG TIN TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Năm: 2012 Từ ngày: 01/01/2012... loại cho vào sơ mi còng Ở văn phòng Trung tâm Công nghệ Thông tin các văn bản đến được chia theo từng loại như sau: công văn đến các bộ chính phủ, công văn đến chi bộ, công văn đến quân sự, công văn đến công đoàn, công văn đến Tỉnh uỷ, công văn đến Ủy ban Nhân dân tỉnh, công văn đến tổng hợp Mỗi loại công văn được lưu giữ trong một sơ mi còng riêng và theo từng năm cụ thể Nếu số lượng của công văn . duyệt. Tổ chức xây dựng và quản lý vận hành cơ sở dữ liệu tài nguyên và môi trường của cấp tỉnh theo phân công của Giám đốc Sở Tài nguyên và Môi trường, gồm: -. Luận văn Quản lý công nghệ tại sở Tài nguyên và Môi trường Trang 1 Trang 2 Trang 3 PHẦN MỞ ĐẦU Ý NGHĨA VÀ THỜI GIAN THỰC TẬP TẠI TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG