Chuyên đề thực tập tốt nghiệp CHƯƠNG I – MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC I – CƠ CẤU TỔ CHỨC 1. Khái niệm Chương I :Một số lý luận cơ bản về tổ chức và cơ cấu tổ chức I.Cơ cấu tổ chức 1.Khái niệm : 1.1.Tổ chức Tổ chức là một hệ thống gồm nhiều người cùng hoạt động vì mục đích chung.Tổ chức là quá trình triển khai các kế hoạch,là một chức năng của quá trình quản lý bao gồm việc phân bổ,sắp xếp nguồn lực con người và gắn liền với con người là những nguồn lực khác nhau nhằm thực hiện thành công công tác kế hoạch của tổ chức. 1.2.Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức thể hiện các mối quan hệ chính thức hoạch phi chính thức giữa những con người trong tổ chức.Sự phân biệt hai loại mối quan hệ đó làm xuất hiện hai dạng cơ cấu trong tổ chức là cơ cấu chính thức và cơ cấu phi chính thức.Cơ cấu tổ chức chính thức là tổng hợp các bộ phận (đơn vị và cá nhân) có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau,được chuyên môn hóa,có những nhiệm vụ,quyền hạn và trách nhiệm nhất định,được bố trí theo những cấp,những khâu khác nhau nhằm thực hiện các hoạt động của tổ chức và tiến tới những mục tiêu đã xác định. Cơ cấu tổ chức thể hiện cách thức trong đó các hoạt động của tổ chức được phân công giữa các phân hệ,bộ phận và cá nhân.Nó xác định rõ mối tương quan giữa các hoạt động cụ thể,những nhiệm vụ quyền hạn và trách nhiệm gắn liền với các cá nhân,bộ phận,phân hệ của tổ chức và các mối quan hệ quyền lực bên trong tổ chức. 2. Các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức 2.1. Chuyên môn hoá công việc Chuyên môn hoá công việc có nghĩa là khi một người, một bộ phận, phân hệ… chỉ thực hiện một hoặc một số chức năng nhiệm vụ có mối quan hệ tương đồng. [Type text] Page 1 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Như vậy, chuyên môn hoá sẽ chia công việc ra thành những việc nhỏ, đơn giản, dễ đào tạo để thực hiện. Ưu điểm lớn nhất của chuyên môn hoá đó chính là nâng cao năng suất và hoàn thiện được kỹ năng lao động nhất định cho người lao động. Tuy nhiên, chuyên môn hoá công việc cũng có những mặt tiêu cực. Đó chính là sự tẻ nhạt, nhàm chán đối với công việc mà người lao động phụ trách. Bên cạnh đó, khả năng sáng tạo, tìm tòi, sự thích nghi với những công việc mới rất thấp trong khi sự phát triển của khoa học công nghệ hiện đại đòi hỏi người lao động phải có sự tổng hợp rất nhiều kỹ năng cần thiết khác. Để khắc phục những nhược điểm trên, người ta khuyến khích tổng hợp hoá những kỹ năng cho người lao động. Tổng hợp hoá đó xảy ra khi một người, bộ phận, phân hệ…thực hiện công việc nhiều nhiệm vụ, nhiều chức năng mang tính tương đối. 2.2. Bộ phận và các mô hình tổ chức bộ phận Trong tổ chức, sự chuyên môn hoá theo chiều ngang làm xuất hiện những bộ phận, phân hệ, vị trí công tác mang tính tương đối và thực hiện những hoạt động nhất định. Sự hình thành các bộ phận phân hệ của tổ chức được thực hiện theo nhiều tiêu chí khác nhau sẽ xuất hiện các mô hình, các kiểu tổ chức khác nhau. Trong xã hội hiện đại ngày nay đã xuất hiện nhiều mô hình cơ cấu tổ chức mới, đó là sự pha trộn, kết hợp giữa các mô hình cổ điển và xu thế phát triển của từng chủ thể. Một số mô hình cơ cấu tổ chức điển hình: (1) Mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến Mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến là cơ cấu tổ chức được xây dựng theo đường thẳng, đơn giản, dễ hiểu, chỉ có một chủ thể cấp cao nhất và một số cấp dưới chịu trách nhiệm về toàn bộ công việc của toàn đơn vị. Đặc điểm: - Cấp trên trực tiếp ra quyết định cho cấp dưới mà không thông qua cấp trung gian - Hoạt động của tổ chức được lãnh đạo, điều hành theo chiều dọc [Type text] Page 2 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp - Cá nhân ở một cấp nhất định độc lập với các cá nhân cùng cấp và chỉ chịu trách nhiệm với người điều hành trực tiếp [Type text] Page 3 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Ưu điểm: - Mô hình phù hợp với các nhiệm vụ đơn giản, vận hành tốt khi môi trường đạt tới trạng thái ổn định. - Dễ kiểm tra và kiểm soát. - Thuận lợi cho việc ra quyết định trong phạm vi tổ chức. Nhược điểm: - Thiếu sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận. - Dễ có nguy cơ tập trung hoá quyền lực. - Người lãnh đạo phải có năng lực, hiểu biết rộng, có thể phản ứng linh hoạt với những thay đổi của môi trường. Điều kiện áp dụng: Mô hình thường áp dụng cho các tổ chức có quy mô nhỏ và đơn giản như hộ kinh doanh cá thể, trang trại, sản xuất, cung ứng một sản phẩm dịch vụ nào đó trong thời gian dài. (2) Mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng Mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng là hình thức tạo nên bộ phận trong đó các cá nhân hoạt động trong cùng một lĩnh vực chức năng được hợp nhóm trong cùng một đơn vị cơ cấu. Ưu điểm: - Hiệu quả tác nghiệp cao nếu nhiệm vụ có tính tác nghiệp lặp đi lặp lại hàng ngày. - Phát huy đầy đủ hơn những ưu thế của chuyên môn hoá ngành nghề. [Type text] Page 4 BAN LÃNH ĐẠO LÃNH ĐẠO KHU VỰC I LÃNH ĐẠO KHU VỰC II ABC BCD GHK NML XYZ Chuyên đề thực tập tốt nghiệp - Giữ được sức mạnh và uy tín của các chức năng chủ yếu. - Đơn giản hoá việc đào tạo. - Chú trọng hơn đến tiêu chuẩn nghề nghiệp và tư cách nhân viên. - Tạo điều kiện cho kiểm tra chặt chẽ của cấp cao nhất. Nhược điểm: - Thường dẫn đến mâu thuẫn giữa các đơn vị chức năng khi đề ra các chỉ tiêu và chiến lược. - Thiếu sự phối hợp hành động giữa các phòng chức năng. - Chuyên môn hoá quá mức và tạo ra cách nhìn quá hạn hẹp ở các cán bộ quản lý - Đổ trách nhiệm về vấn đề thực hiện mục tiêu chung của tổ chức cho cấp lãnh đạo cao nhất. Điều kiện áp dụng: Mô hình này phù hợp với tổ chức có quy mô vừa và nhỏ, hoạt động trong mọi lĩnh vực, đơn sản phầm, đơn thị trường. (3) ) Mô hình tổ chức bộ phận theo đơn vị chiến lược [Type text] Page 5 GIÁM ĐỐC PGĐ SẢN XUẤT PGĐ MARKETING PGĐ KỸ THUẬT PGĐ TÀI CHÍNH Lập kế hoạch sản xuất … Ngân quỹ Lập kế hoạch tài chính TRỢ LÝ GIÁM ĐỐC TRƯỞNG PHÒNG NHÂN SỰ Phân xưởng … Kỹ thuật điện Quản lý kỹ thuật … Nghiên cứu thị trường Kế hoạch marketing … Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khi mối quan hệ giữa các bộ phận trong tổ chức đã trở lên quá phức tạp, ngăn cản sự phối hợp, các nhà lãnh đạo cấp cao sẽ tìm cách tạo nên các đơn vị chiến lược mang tính độc lập cao, có thể tự tiến hành các hoạt động như ban đầu của nó. Đơn vị chiến lược khác với các tổ chức độc lập ở chỗ người lãnh đạo đơn vị chiến lược phải báo cáo với cấp lãnh đạo cao nhất của tổ chức. Ưu điểm: - Xây dựng lên cơ sở phân đoạn chiến lược nên giúp đánh giá được vị trí của tổ chức trên thị trường, đối thủ cạnh tranh và diễn biến môi trường. - Hoạt động dựa vào những trung tâm chiến lược, cho phép tiến hành kiểm soát trên một cơ sở chung thống nhất. Nhược điểm: - Có thể xảy ra tình trạng lợi ích của các đơn vị chiến lược lấn át lợi ích của tổ chức - Chi phí tăng do sự phình to của cơ cấu. - Các chuyên gia dễ bị phân tán trong các đơn vị chiến lược. - Công tác kiểm soát các cấp gặp nhiều khó khăn. (4) Mô hình tổ chức ma trận Mô hình này là sự kết hợp của hai hay nhiều mô hình tổ chức bộ phận khác nhau, dùng để thực hiện những mục tiêu lớn và quan trọng thông qua những chương [Type text] Page 6 HIỆU TRƯỞNG KHOA KHOA HỌC QUẢN LÝ KHOA TÀI CHÍNH NGÂN HÀNG KHOA KẾ TOÁN KIỂM TOÁN KHOA KINH TẾ ĐẦU TƯ KHOA KINH TẾ BẢO HIỂM …. Chuyên đề thực tập tốt nghiệp trình, dự án triển khai các dịch vụ mới. Sau khi đạt được những mục tiêu các chương trình, dự án sẽ kết thúc. Ưu điểm: - Sắp xếp và bố trí nguồn nhân lực một cách linh hoạt, số lượng lao động vẫn giữ nguyên sau khi dự án kết thúc, tập trung vào khâu xung yếu. - Phát huy được hết khả năng của cán bộ quản lý và các chuyên gia trong các dự án, chương trình cụ thể. - Với mô hình này, tổ chức có thể thích ứng nhanh chóng và hiệu quả với sự thay đổi của môi trường. [Type text] Page 7 CHỦ NHIỆM DỰ ÁN B CHỦ NHIỆM CHƯƠNG TRÌNH CHỦ NHIỆM DỰ ÁN A CHỦ NHIỆM DỰ ÁN A TRƯỞNG PHÒNG KỸ THUẬT TRƯỞNG PHÒNG TÀI CHÍNH PGĐ KỸ THUẬT PGĐ TÀI CHÍNH …. TỔNG GIÁM ĐỐC … Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nhược điểm: - Mô hình có tính linh hoạt cao nên cơ cấu tổ chức không ổn định. - Khả năng thống nhất trong mệnh lệnh thấp. - Cơ cấu phức tạp có thể gây lãng phí 2.3. Mô hình cơ cấu tổ chức xét theo cấp quản lý và tầm quản lý Tầm quản lý (còn được gọi là tầm kiểm soát) là số người và bộ phận mà một nhà quản lý có thể kiểm soát hiệu quả. Tầm quản lý rộng sẽ cần ít cấp quản lý, còn tầm quản lý hẹp sẽ dẫn đến nhiều cấp. Trong một tổ chức, khi hệ thống cấp quản lý càng lớn, càng phức tạp sẽ tạo ra nhiều khó khăn trong việc ra quyết định (từ trên xuống) cũng như tiếp nhận và báo cáo thông tin (từ dưới lên, từ môi trường bên ngoài) làm mất nhiều thời gian, thông tin bị bóp méo. Vì vậy, trong hoàn thiện cơ cấu tổ chức người ta thường giảm số cấp quản lý xuống đến mức nhất định và nâng tầm quản lý. Muốn xác định tầm quản lý phù hợp phải tìm hiểu những mối quan hệ sau:  Tầm quản lý và trình độ của cán bộ quản lý có quan hệ tỷ lệ nghịch. Năng lực của cán bộ quản lý càng cao thì tầm quản lý càng rộng và ngược lại. Để nâng cao năng lực cho cán bộ quản lý cần: Nâng cao trình độ thông qua việc đào tạo và phát triển nguồn nhân lực; Nâng cao kỹ năng biến hoạt động thành thực tiễn; Nâng cao phẩm chất đạo đức. Ngoài ra, cần tạo cho nhà quản lý các công cụ: Phương pháp, công cụ kỹ thuật, hệ thống thông tin; Các quy trình hoạt động, những lý thuyết mô hình mang tính định lượng.  Tầm quản lý và sự rõ ràng trong việc xác định nhiệm vụ, quyền hạn có quan hệ tỷ lệ thuận.  Tính phức tạp của hoạt động quản lý, tầm quản lý có quan hệ tỷ lệ nghịch.  Trình độ và ý thức tôn trọng, tuân thủ mệnh lệnh của cấp dưới với tầm quản lý có quan hệ tỷ lệ thuận. Có 3 mô hình cơ cấu tổ chức căn cứ vào số cấp quản lý:  Cơ cấu nằm ngang (có từ 1-2 cấp quản lý)  Cơ cấu hình tháp nhọn (từ 3 cấp quản lý trở nên)  Cơ cấu mạng lưới (không có cấp quản lý) 2.4. Quyền hạn và mối quan hệ về quyền hạn trong tổ chức [Type text] Page 8 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Quyền hạn là quyền tự chủ trong quá trình quyết định và quyền đòi hỏi sự tuân thủ theo quyết định gắn liền với một vị trí (hay chức vụ) quản lý nhất định trong cơ cấu tổ chức. Trong một tổ chức tồn tại 3 loại quyền hạn cơ bản là: quyền hạn trực tuyến, quyền hạn tham mưu, quyền hạn chức năng.  Quyền hạn trực tuyến là quyền hạn cho phép người quản lý ra quyết định và giám sát trực tiếp đối với cấp dưới (chế độ thủ trưởng).  Quyền hạn tham mưu là quyền hạn đưa ra lời khuyên, ý kiến tư vấn, phản biện kiến nghị mà không trực tiếp ra quyết định cho các nhà quản lý trực tuyến. Trong tổ chức, mối quan hệ giữa người có quyền hạn trực tuyến và quyền hạn tham mưu là phức tạp nhất. Vì vậy, người ta đưa ra lời khuyên như sau:  Đối với những nhà tham mưu:  Không nên coi thường lãnh đạo mình kém hơn mình, phải hiểu rằng người sử dụng lời khuyên của chúng ta giỏi hơn rất nhiều.  Trong mối quan hệ với người nắm quyền hạn trực tuyến thì tham mưu là người đứng thứ hai, nhiệm vụ là giúp cho người có quyền hạn trực tuyến làm việc hiệu quả và hiệu quả cao nhất.  Lời khuyên phải có giá trị sử dụng và giá trị thực hiện ngay.  Phải trung thành với người lãnh đạo, biết giữ bí mật thông tin, vì lợi ích của người lãnh đạo, của tổ chức mà hoạt động.  Đối với những người nắm quyền hạn trực tuyến: [Type text] Page 9 Giám đốc Trợ lý Quyền hạn trực tuyến TP kế hoạch TP kỹ thuật TP tổ chức Thi côngGiám sát Cơ giới Quyền hạn tham mưu Chuyên đề thực tập tốt nghiệp  Phải coi việc tham mưu là tất yếu vì không ai có thể giỏi toàn bộ các chức năng hoạt động.  Phải biến việc tham mưu thành lối sống của tổ chức.  Bảo đảm cho tham mưu có đầy đủ các thông tin thuộc các lĩnh vực của mình.  Chế độ đãi ngộ xứng đáng cho nhà tham mưu (đa dạng hoá các phương thức trả công, gắn liền vị thế quản lý, xây dựng hệ thống vị thế về mặt chuyên môn).  Quyền hạn chức năng là quyền trao cho cá nhân hoặc bộ phận được ra quyết định và kiểm soát những hoạt động nhất định của các bộ phận khác. Thông thường trong tổ chức thì những người có quyền hạn chức năng là người: Có quyền hạn tham mưu; Có quyền ra quyết định theo chế độ uỷ quyền và chế độ phân quyền; Sự đại diện của họ luôn đứng sau “thừa lệnh, thay mặt”. 2.5. Sự phân bổ quyền hạn giữa các cấp trong tổ chức “Tập trung xảy ra khi người quản lý cao nhất nắm tất cả các quyền ra quyết định”. “Phi tập trung xảy ra khi người quản lý cấp cao chấp thuận trao quyền quyết định cho người quản lý cấp thấp hơn”. Có 3 hình thái phi tập trung: Tham gia, phân quyền và uỷ quyền. - Phân quyền là xu hướng phân tán quyền ra quyết định cho cấp quản lý thấp hơn trong hệ thống thứ bậc. Phân quyền là hiện tượng tất yếu khi tổ chức đạt tới quy mô và trình độ phát triển nhất định làm một người hay một cấp quản lý không thể đảm đương được mọi công việc quản lý. - Uỷ quyền trong quản lý tổ chức là hành vi của cấp trên trao cho cấp dưới một số quyền hạn để họ nhân danh mình thực hiện những công việc nhất định. 2.6. Sự phối hợp các bộ phận, phân hệ trong tổ chức Phối hợp là quá trình liên kết hoạt động của những con người, bộ phận, phân hệ và hệ thống riêng rẽ nhằm thực hiện có kết quả và hiệu quả các mục tiêu chung của tổ chức. Bản chất của phối hợp là xây dựng, củng cố và phát triển các mối quan hệ thông tin và truyền thông. [Type text] Page 10 [...]... hình thành và phát triển của chi nhánh Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Thăng Long 1.1.Lịch sử hình thành và phát triển của chi nhánh _ Ngân hàng Đầu tư và phát triển Thăng Long - Ngân hàng Đầu tư phát triển Việt Nam, có trụ sở chính tại đường Phạm Văn Đồng huyện Từ Liêm – Hà Nội Ra đời trực thuộc Ngân hàng kiến thiết Trung ương theo quyết định số 103/TC-QĐ-TCCB ngày 3/1/1974 nhằm mục đích cấp phát, kiểm... cán bộ theo đúng quy định của nhà nước và của Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam -Tổ chức thực hiện công tác y tế tại chi nhánh -Chuẩn bị mọi điều kiện cần thiết để hội họp, hội thảo sơ kết, tổng kết và ban giá đốc tiếp khách -Thực hiện nhiệm vụ thủ quỹ và các khoản chi tiêu nội bộ của Chi nhánh -Lập báo cáo thuộc phạm vi trách nhiệm của phòng 3 .Thực trạng cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức của BIDV Thăng. .. ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức 3.1 Chi n lược của tổ chức Chi n lược và cơ cấu tổ chức là hai mặt không thể tách rời trong việc thực hiện các mục tiêu chi n lược của tổ chức Cơ cấu tổ chức là công cụ để thực hiện các mục tiêu chi n lược Khi chi n lược, mục tiêu, định hướng phát triển của tổ chức thay đổi thì cơ cấu tổ chức cũng thay đổi cho phù hợp với nó [Type text] Page 11 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp... động đầu tư Tiền gửi tiết kiệm cá nhân : an toàn và hiệu quả Tiền gửi tiết kiệm doanh nghiệp :an toàn,sinh lợi thuận tiện,hiệu quả trong thanh toán Xét cơ cấu, các khoản đầu tư thuộc lĩnh vực kinh doanh chính(tài chính ,ngân hàng, bảo hiểm và chứng khoán) và các dự án trọng điểm theo chỉ đạo của Chính phủ II THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY 1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của BIDV Thăng Long Năm 1991, Chi nhánh. .. ra nhiệm vụ chức năng của mỗi phòng Xác định số lượng lao động mỗi phòng ban ,chức năng nhiệm vụ của mỗi thanh viên,không để thiếu thừa tránh lãng phí Lập sơ đồ,phan tích mối liên hệ các phòng ban chức năng với giám đốc,phó giám đốc [Type text] Page 14 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY NGÂN HÀNG ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN VIỆT NAM CHI NHÁNH THĂNG LONG I.Tổng quan về... Ngân hàng Cao Sỹ Khiêm ký, được thành lập và mang tên Chi nhánh NH Đầu tư và phát triển Thăng Long trực thuộc NH Đầu tư và phát triển Việt Nam Đến 01/01/95theo quyết định số 293 NH/QĐ ngày 18/11/94 của Thống đốc NH Cao Sỹ Khiêm ký nhằm điều chỉnh chức năng huy động vốn trung và dài hạn trong và ngoài nước để cho vay các dự án phát triển kinh tế, kĩ thuật kinh doanh tiền tệ, tín dụng, dịch vụ Ngân hàng. .. nhàng với nhau -Gắn việc kiện toàn tổ chức với việc sắp xếp cán bộ ,tổ chức, đào tạo thi nâng bậc,đào tạo lại đội ngũ cán bộ -Chức năng,nhiệm vụ của từng bộ phận công nhân viên được xác định rõ rang,sắp xếp lao động đúng người,đúng việc,đảm bảo điều kiện làm việc cho người lao động II.Giải pháp hoàn thiện *Về mặt tổ chức Đề xuất cơ cấu tổ chức mới của chi nhánh Ngân hàng Đầu Tư và Phát triển Thăng Long. .. , quản lý tiền mặt , quản lý chi tiêu quỹ trong lĩnh vực XDCB, thực hiện phục vụ theo đúng chính sách, thể lệ, kế hoạch và chế độ của Nhà nước • Về mặt tổ chức lúc bấy giờ Chi nhánh chịu sự quản lý của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam Còn về thực hiện công tác nghiệp vụ thì ngân hàng trực thuộc Ngân hàng ĐT – XD Việt Nam • Để cho việc chỉ đạo của NH Đầu tư và phát triển Việt Nam được toàn diện, năm 1991... trách Cơ cấu tổ chức thể hiện hình thức cấu tạo,quá trình chuyên môn hóa được phản ánh theo chi u ngang,việc phản ánh này vô tình gây ra tính tư ng đối vị trí công tác.Đi kèm với đó là sự hạn chế quy mô của tổ chức .Cơ cấu tổ chức với mô hình tổ chức bộ phận theo đơn vị chi n lược có nhược điểm: -Khả năng xuất hiện tình trạng cục bộ, khi lợi ích của đơn vị chi n lược lấn át lợi ích của toàn tổ chức; chi. .. triển Việt Nam Chi nhánh (BIDV) Thăng Long ngày càng phát triển và khẳng định vai trò, vị trí của mình trong hệ thống NH Việt Nam BIDV Thăng Long là một trong những NHTM hàng đầu Việt Nam và đóng góp một phần đáng kể trong việc thực hiện mục tiêu phát triển kinh tế mà Đảng và Nhà nước vạch ra, đồng thời tham gia vào việc thực thi chính sách tiền tệ nhằm góp phần kiềm chế và đẩy lùi lạm phát, thúc đẩy nền . VÀ PHÁT TRIỂN VIỆT NAM CHI NHÁNH THĂNG LONG I.Tổng quan về công ty 1.Quá trình hình thành và phát triển của chi nhánh Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Thăng. triển Thăng Long 1.1.Lịch sử hình thành và phát triển của chi nhánh _ Ngân hàng Đầu tư và phát triển Thăng Long - Ngân hàng Đầu tư phát triển Việt Nam, có