Đang tải... (xem toàn văn)
Đồ án tốt nghiệp “Xây Dựng Hệ Thống Thông Tin Quản Lý Xuất Nhập Hàng Tại Công Ty Công Nghiệp Chế Biến Thực Phẩm Quốc Tế - Chi nhánh Nha Trang”
Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập hàng hố SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 1 - GVHD: Bùi Thị Hoà Luận văn: “Xây Dựng Hệ Thống Thông Tin Quản Lý Xuất Nhập Hàng Tại Công Ty Công Nghiệp Chế Biến Thực Phẩm Quốc Tế - Chi nhánh Nha Trang” Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập hàng hố SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 2 - GVHD: Bùi Thị Hoà Lời nói đầu Ngày nay cùng với sự phát triển nhanh chóng của Công nghệ thông tin và việc ứng dụng nó vào thực tế của các ngành kinh tế và đời sống đem lại những lợi ích vô cùng to lớn. Có thể nói rằng kỹ nguyên của chúng ta là kỹ nguyên của công nghệ thông tin. Trong đó Bưu Điện, Ngân Hàng, Kinh Doanh là những ngành phát triển các ứng dụng công nghệ tin học hàng đầu. Nhưng thực tế tại CÔNG TY CÔNG NGHIỆP CHẾ BIẾN THỰC PHẨM QUỐC TẾ chi nhánh Nha Trang chưa hồn tồn tin học hố trong quản lý kinh doanh. Quản lý xuất nhập hàng hố là một trong các công tác hoạt động chính của công ty, hiện tại đang cần một hệ thống quản lý mới phù hợp hơn bởi vì hầu hết các chương trình quản ly được xây dựng trên môi trường ACCESS và Pocro nên vẫn còn nhiều hạn chế và chưa đáp ứng được với nhu cầu thực tế. Qua thời gian tiếp xúc với CÔNG TY CÔNG NGHIỆP CHẾ BẾN THỰC PHẨM QUỐC TẾ chi nhánh Nha Trang tôi được các cô chú và anh chị trong công ty gợi ý và giúp đỡ, tôi đã quyết định chọn đề tài “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý xuất nhập hàng” làm đề tài thực tập tốt nghiệp của mình. Với đề tài này tôi chia thành 5 chương như sau: Chương I : Khảo sát & phân tích hiện trạng Chương II : Giới thiệu các công nghệ liên quan Chương III : Phân tích và thiết kế hệ thống Chương IV: Xây dựng chương trình Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập hàng hố SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 3 - GVHD: Bùi Thị Hoà Chương V: Đánh giá hệ thống Do thời gian hạn chế và kiến thức cón hạn hẹp nên trong đề tài này không thể tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong quý thầy cô giáo và các bạn sinh viên đóng gớp ý kiến để cho đề tài này ngày càng hồn thiện hơn. Nhân đây em xin chân thành cảm ơn cô Bùi Thị Hồ– GV bộ môn Công Nghệ Phần Mềm – khoa Công Nghệ Thông Tin trường ĐHBK Hà Nội đã tận tình hướng dẫn em trong quá trình thực hiện đề tài thực tập tốt nghiệp này. Hà Nội 7 – 2003 Sinh viên thực hiện: Đinh Trọng Vinh Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập hàng hố SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 4 - GVHD: Bùi Thị Hoà MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU ………………………………………………………… …… 1 MỤC LỤC …………………………………………………………………… 2 Chương 1: KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG ………………… 3 I. Giới thiệu về Công ty………………………………………………… 3 II. Phân tích hiện trạng …………………………………………………… 4 Chương 2: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG …………………… 8 I. Mô hình quan niệm dữ liệu …………………………………………… 8 II. Mô hình tổ chức dữ liệu ……………………………………………… 8 III. Mô hình vật lý dữ liệu ………………………………………………… 9 IV. Mô hình thông lượng ………………………………………………… 14 V. Mô hình quan niệm xử lý ………………………………………………16 VI. Mô hình tổ chức xử lý ……………………………………………… 18 VII. Mô hình vật lý xử lý ………………………………………………… 22 Chương 3: GIỚI THIỆU CÁC CÔNG NGHỆ LIÊN QUAN ……………… 23 I. Giới thiệu về Visual Basic 6.0 ………………………………………… 23 II. Làm việc với Microsoft Visual Basic 6.0 …………………………… 24 III. Khả năng kết nối với cơ sở dữ liệu của Visual Basic ………………… 31 Chương 4: XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH ……………………………… 33 I. Phần dữ liệu……………………………………………………………… 33 II. Một số giao diện chính ………………………………………………… 34 III. Một số Module chính ………………………………………………… 36 Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập hàng hố SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 5 - GVHD: Bùi Thị Hoà Chương 5: ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG … ………………………………… 39 TÀI LIỆU THAM KHẢO ………………………………………………… 40 Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập hàng hố SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 6 - GVHD: Bùi Thị Hoà CHƯƠNG I KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG I. KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG 1. Giới thiệu tổng quát Hiện nay, Ngành quản lý kinh doanh nói chung và Công ty công nghiệp chế biến thực phẩm quốc tế – Chi nhánh Nha Trang nói riêng, vấn đề áp dụng công nghệ tin học đang được đặt lên hàng đầu nhằm hồn chỉnh hố hệ thống giao dịch và quản lý hàng của công ty, nhằm tăng khả năng hoạt động, giảm bớt số lượng nhân viên quản lý, đảm bảo độ chính xác và khả năng bảo mật, an tồn dữ liệu cao. Vì những lý do đó cho nên việc thay thế và nâng cấp hệ thống quản lý kinh doanh mới đang là vấn đề cấp bách cho ngành kinh doanh. Công ty công nghiệp chế biến thực phẩm quốc tế – Chi nhánh Nha Trang hiện nay đang sử dụng hệ thống quản lý kinh doanh do tổng công ty đưa ra cho các chi nhánh. Hệ thống này chạy trên nền hệ hệ quản trị CSDL Access và Foxpro. Hệ thống trên nhìn chung có nhiều ưu điểm về tính đồng nhất, chạy nhanh, kích thước dữ liệu nhỏ và không đòi hỏi cấu hình của máy tính cao, cái mà những năm trước đây còn là vấn đề khó khăn cho ngành kinh tế. Nhưng hiện nay việc đầu tư cơ sở vật chất cho hệ thống thông tin quản lý kinh doanh không còn là vấn đề khó khăn hàng đầu nữa, mà vấn đề đặt ra là tính chính xác, nhanh, an tồn và độ bảo mật cũng như khả năng quản lý tồn diện để tăng tính cạnh tranh và giảm bớt nhân sự đang là vấn đề mới cho mọi ngành quản lý. Quản lý xuất/ nhập hàng là một trong các hoạt động chính của công ty. Hệ thống quản lý hàng hố và công nợ được tích hợp chung trong hệ thống thông tin quản lý kinh doanh của công ty. Tuy có những tính năng và ưu điểm như đã trình bày ở trên nhưng nó cũng còn nhiều hạn chế như chạy chậm khi khối lượng dữ liệu lớn, khả năng quản lý Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập hàng hố SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 7 - GVHD: Bùi Thị Hoà khối lượng dữ liệu còn hạn chế, khả năng bảo mật chưa cao, giao diện chưa thân thiện với người sử dụng. 2. Hiện trạng quản lý kinh doanh ở công ty Qua quá trình khảo sát và tìm hiểu thực tế quy trình quản lý kinh doanh ở Công ty, tôi nắm được một số hiện trạng của Công ty như sau: Công ty công nghiệp chế biến thực phẩm quốc tế –Chi nhánh Nha Trang là một chi nhánh của tổng Công ty ở Malaysia. Tổng Công ty chuyên sản xuất các mặt hàng thực phẩm – Các loại nước trái đóng lon và bánh kẹo các loại(Nước bí, nước yến, kẹo xốp, …). Chi nhánh Nha Trang chịu trách nhiệm phân phối các sản phẩm của tổng Công ty sản xuất cho các tỉnh ở khu vục 8 tỉnh miền trung (Khánh Hồ, Ninh Thuận, Phú Yên, Bình Định, Gia Lai, KonTum, Đak Lak). 2.1. Sơ đồ hoạt động kinh doanh của chi nhánh Công ty Chức năng của từng thành phần trong sơ đồ. TỔNG CÔNG TY CÁC CHI NHÁNH CÁC SHOP CÁC ĐẠI LÝ CC hàng PP hàng PP hàng Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập hàng hố SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 8 - GVHD: Bùi Thị Hoà - Tổng công ty: tổng công ty chuyên sản xuất các mặt hàng thực phẩm (các loại nước uống đóng lon và các loại bánh kẹo) và cung cấp các sản phẩm này cho các chi nhánh của công ty. - Các chi nhánh của công ty chịu trách nhiệm phân phối các sản phẩm tới các cửa hàng (Shop) và các đại lý. 2.2. Sơ đồ tổ chức của chi nhánh Công ty Vai trò và chức năng của các bộ phận trong công ty là : - Ban Giám đốc chi nhánh : Điều hành hoạt động Công ty. - Bộ phận kế tốn: Kết tốn sổ sách. - Bộ phận kinh doanh : Tìm hiểu thị trường, đưa ra các chiến lược kinh doanh, giới thiệu sản phẩm. - Bộ phận kho: Lưu trứ hàng hố và bảo quản hàng hóa, báo cáo tình hình số lượng hàng hố trong kho. 3. Các quy trình quản lý như sau a. Quy trình quản lý nhập hàng BAN GIÁM ĐỐC BỘ PHẬN KINH DOANH BỘ PHẬN KẾ TOÁN BỘ PHẬN KHO Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập hàng hố SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 9 - GVHD: Bùi Thị Hoà - Bộ phận kinh doanh căn cứ vào nhu cầu mua hàng của khách hàng, số lượng hàng hố tồn tối thiểu, số lượng hàng hố tồn tối đa trong kho và danh sách các mặt hàng hiện có của tổng công ty để lập đơn đặt hàng. Trong đơn đặt hàng có đầy đủ thông tin về chi nhánh công ty, danh sách và số lượng các mặt hàng cần nhập về. - Bộ phận kinh doanh sẽ trình đơn đặt hàng lên ban giám đốc ký duyệt. - Nếu đơn đặt hàng đã được ban giám đốc ký duyệt thì bộ phận kinh doanh sẽ gửi đơn đặt hàng tới tổng công ty. - Nếu được tổng công ty chấp thuận cung cấp hàng thì bộ phận kinh doanh sẽ lập phiếu nhập hàng và nhận hàng đưa về kho. - Mỗi lần nhập hàng đều phải làm một phiếu nhập bao gồm: Thông tin đầy đủ về nhà cung cấp, danh sách các mặt hàng, số lượng, ngày nhập, đơn giá, ngày hẹn trả tiền theo mẫu đã được in sẵn. - Bộ phận kinh doanh sẽ chuyển phiếu nhập hàng và phiếu thanh tốn tới bộ phận kế tốn để thanh tốn tiền hàng cho tổng công ty. - Cách tính tổng giá trị hàng nhập: - Mỗi lần nhập hàng về thì phải tiến hành cập nhật lại danh mục hàng hố như là thêm mặt hàng (nếu đó là mặt hàng mới), cập nhật lại số lượng, tính lại đơn giá (bằng phương pháp tính đơn giá bình quân gia quyền). Trong đó: Tổng giá trị = số lượng nhập * đơn giá nhập haptkSSltondk TgnhaptkTgtondk dgbqck ln Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập hàng hố SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 - 10 - GVHD: Bùi Thị Hoà Dgbqck: đơn giá bình quân cuối kỳ. Tgtondk: tổng giá tồn đầu kỳ. Tgnhaptk: tổng giá nhập trong kỳ. Sltondk: số lượng tồn đầu kỳ. Slnhaptk: số lượng nhập trong kỳ. b. Quy trình quản lý xuất hàng - Khi một khách hàng cần mua hàng thì làm một đơn đặt hàng theo mẫu in sẵn bao gồm : Phần đầu gồm những thông tin đầy đủ về khách hàng, phần thứ hai là danh sách mặt hàng đặt mua, số lượng, đơn giá từng loại và ngày nhận hàng. Khi đặt hàng, có thể khách hàng đặt một số tiền nào đó. - Khi mua hàng, khách hàng có thể trả tiền trước hay hẹn trả sau khi nhận hàng một số ngày quy định. - Đơn đặt hàng được đưa đến bộ phận kinh doanh để xem xét. Nếu khách hàng còn nợ trễ hạn quá một số tiền quy định thì bộ phận kinh doanh từ chối bán hàng. Nếu hàng tồn kho đủ thì cung cấp cho khách hàng theo đơn đặt hàng. - Hàng ngày bộ phận kinh doanh xem xét các đơn đặt hàng đồng thời so sánh tồn kho, để làm giấy báo cho khách hàng nhận hàng, giấy báo nợ cho khách hàng và đặt hàng cho nhà cung cấp khi lượng hàng tồn vượt dưới mức tồn tối thiểu. - Mỗi lần xuất hàng đều phải làm một phiếu xuất bao gồm : Thông tin đấy đủ về khách hàng, danh sách mặt hàng, số lượng, ngày nhập xuất, đơn giá, ngày hẹn trả tiền. - Cách tính tổng giá trị hàng xuất: Tổng giá trị = số lượng xuất * đơn giá xuất [...]... - 24 - Đồ án tốt nghiệp hàng hố - Đề tài: Quản lý xuất nhập Ngày giao e Quản lý phiếu nhập xuất hàng: (cả phiếu nhập và xuất hàng) - Mà phiếu nhập xuất hàng - Số lượng nhập xuất hàng - Đơn giá nhập xuất hàng - Ngày nhập xuất hàng - Ngày hẹn trả tiền f Quản lý phiếu thanh tốn: - Mã phiếu thanh tốn - Ngày thanh tốn - Số tiền g Quản lý ngân hàng: - Mã ngân hàng - Tên ngân hàng 2 Các chức năng của hệ thống. .. Quản lý nhập hàng: quản lý các thông tin về nhập hàng hố - Thông tin vào: các thông tin cơ bản về mặt hàng cần nhập (mã hàng, tên hàng, số lượng, giá nhập, nhà cung cấp) - Thông tin ra: danh mục hàng cần nhập quản lý xuất hàng: quản lý các thông tin liên quan trong công tác xuất hàng của Công ty - Thông tin vào: các thông tin cơ bản khách hàng yêu cầu, thông tin về hàng hố, thông tin về kho hàng. .. Quản lý xuất nhập c Chức năng thống kê và báo cáo THỐNG KÊ VÀ BÁO CÁO THỐNG KÊ HÀNG NHẬP THỐNG KÊ HÀNG XUẤT THỐNG KÊ HÀNG TỒN THỐNG KÊ NHẬP XUẤT CHI TIẾT Giải thích các chức năng: - Thống kê hàng nhập: Thống kê lượng hàng hố nhập về theo tháng hoặc theo yêu cầu của ban quản lý - Thống kê hàng xuất: Thống kê lượng hàng hố xuất bán theo tháng hoặc theo yêu cầu của ban quản lý - Thống kê hàng tồn: Thống. .. Trọng Vinh – lý GVHD: Bùi Thị Hoà nhập hàng Quản lý xuất hàng Từ chối - 34 - Đồ án tốt nghiệp hàng hố SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 GVHD: Bùi Thị Hoà Đề tài: Quản lý xuất nhập - 35 - Đồ án tốt nghiệp hàng hố Đề tài: Quản lý xuất nhập 3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh a Chức năng quản lý nhập hàng Thông tin về hàng hoá, nhà CC Nhà cung cấp Từ chối Nhà cung cấp Đơn đặt hàng Chọn NCC Thông tin về NCC... án tốt nghiệp hàng hố Đề tài: Quản lý xuất nhập + Quốc gia b Quản lý hàng hố: Mỗi mặt hàng được quản lý các thông tin sau: - Tên mặt hàng - Nhóm hàng - Nơi sản xuất (hãng sản xuất, nước sản xuất) - Đơn vị tính - Số lượng tồn tối thiểu - Số lượng tồn tối đa c Quản lý kho: Hàng hố được cất giữ tại nhiều kho, mỗi kho được quản lý các thông tin sau: - Tên kho - Địa chỉ kho - Điện thoại kho - Số fax - Thủ... …… Người nhận Thủ kho Đồ án tốt nghiệp hàng hố SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 GVHD: Bùi Thị Hoà Đề tài: Quản lý xuất nhập - 16 - Đồ án tốt nghiệp hàng hố Đề tài: Quản lý xuất nhập d Mẫu phiếu đề nghị thanh tốn Mẫu phiếu này dùng chung cho cả công ty và khách mua hang INTERFOOD PROCESSING INDUSTRY LTD CÔNG TY CÔNG NGHIỆP CHẾ BIẾN THỰC PHẨM QUỐC TẾ NHA TRANG BRANCH CHI NHÁNH TP .NHA TRANG MST: 360024563.1.004.1... thông tin sau: - Mã mặt hàng - Tên mặt hàng - Nhóm hàng - Nơi sản xuất (hãng sản xuất, nước sản xuất) - Đơn vị tính - Số lượng tồn tối thiểu - Số lượng tồn tối đa c Quản lý kho: Hàng hố được cất giữ tại nhiều kho, mỗi kho được quản lý các thông tin sau: - Mã kho - Tên kho - Địa chỉ kho - Điện thoại kho - Số fax - Thủ kho d Quản lý đơn đặt hàng: - Mã đơn đặt hàng - Số lượng đặt hàng - Đơn giá đặt hàng. .. kho hàng - Thông tin ra: danh mục hàng xuất kho, phiếu xuất hàng SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 GVHD: Bùi Thị Hoà - 25 - Đồ án tốt nghiệp hàng hố Đề tài: Quản lý xuất nhập Thống kê: thống kê và báo cáo về hoạt động giao dịch kinh doanh - Thông tin vào: các yêu cầu thống kê - Thông tin ra: báo cáo thống kê Tìm kiếm: tìm kiếm các thông tin liên quan đến hoạt động nhập, xuất hàng hố - Thông tin vào:... đề xuất các quyết định - Hệ thống thông tin: bao gồm người, phương tiện, phương pháp tham gia vào việc xử lý các thông tin Vai trò và nhiệm vụ của hệ thống thông tin: - Hệ thống thông tin đóng vai trò trung gian giữa bên trong và bên ngồi hệ thống và những hệ thống con SVTH: Đinh Trọng Vinh – Lớp: TH40 GVHD: Bùi Thị Hoà - 22 - Đồ án tốt nghiệp hàng hố Đề tài: Quản lý xuất nhập Nhiệm vụ của hệ thống. .. Nhiệm vụ của hệ thống thông tin: nhằm thu thập, lưu trữ, kiểm tra, - kết xuất, truyền đạt thông tin II TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN Hệ thống thông tin giao dịch xuất nhập hàng là một hệ thống thông tin hoạt động với sự trợ giúp của tin học nhằm quản lý và thực hiện các giao dịch xuất nhập Đầu vào của hệ thống là thông tin chi tiết về tên, giá cả, số lượng các danh mục hàng hố xuất – nhập, tồn kho, các . Thống Thông Tin Quản Lý Xuất Nhập Hàng Tại Công Ty Công Nghiệp Chế Biến Thực Phẩm Quốc Tế - Chi nhánh Nha Trang” Đồ án tốt nghiệp Đề tài: Quản lý xuất nhập. NGHIỆP CHẾ BIẾN THỰC PHẨM QUỐC TẾ chi nhánh Nha Trang chưa hồn tồn tin học hố trong quản lý kinh doanh. Quản lý xuất nhập hàng hố là một trong các công
