Đang tải... (xem toàn văn)
Tài liệu tham khảo công nghệ thông tin Những tính năng cơ bản – nâng cao của Excel
Báo cáo tốt nghiệp Lê thị thu Hà mục lục Phần I: Giới thiệu Windows 2000 Giới thiệu khởi động thoát khỏi Windows. -2 Khởi động Thốt khỏi Windows Cài đặt chương trình ứng dụng. -4 Gỡ bỏ chương trình ứng dụng. Phần II Làm việc với Excel Chương I Xây dựng bảng tính hàm Excel I Giới thiệu chung. -6 II Các bước xây dựng bảng tính. III Các hàm Excel Hàm thống kê. Hàm tham chiếu tìm kiếm. -11 Hàm tính tốn xử lý chuỗi. 12 Nhóm hàm sở liệu. 13 Chương II Xử lý liệu kiểm tra lỗi tả I Thao tác làm việc với Excel Thao tác làm với Sheet. 18 Thao tác làm với dòng ,cột. -19 Thao tác làm với sở liệu. -19 II Thiết lập Form đơn giản để nhập/tìm kiếm liệu, Sắp xếp lọc liệu Thiết lập Form đơn giản để nhập/tìm kiếm liệu. 20 Sắp xếp liệu. -21 Lọc liệu Lọc tự động. 22 Lọc lệnh Advanced Filter. -23 III Tính bảo vệ Excel Bảo vệ sổ tính. 23 Bảo vệ trang tính -23 Bảo vệ vùng liệu trang 24 Gỡ bỏ chế độ bảo vệ -24 IV Kiểm tra lỗi tả 24 V Sử dụng tính Autocorrect Options 24 VI Chuẩn bị trang in 25 Chương III Biểu đồ chèn hình ảnh Excel I Làm việc với biểu đồ Khái niệm -25 Các bước tạo biểu đồ -26 Hiệu chỉnh biểu đồ -27 Các tiêu đề đặc biệt biểu đồ 28 Báo cáo tốt nghiệp Lê thị thu Hà Hiển thị ẩn trục toạ độ 28 Chia tỷ lệ loại liệu kiểu thời gian -28 Hiển thị đường kẻ lưới -28 Hiển thị ẩn hộp giải 28 Hiển thị nhãn liệu 28 10 Hiển thị bảng liệu -28 11 Quyết định nơi đặt biểu đồ 29 Chương IV Chia sẻ chương trình khác I.Hồ trộn Excel với Word 1.Tạo bảng tính từ Word 29 2.Chèn bảng tính Excel có sẵn vào Word 3Liên kết phần bảng tính Excel có sẵn Word -30 4.Hoà trộn tài liệu Word với Excel -30 II Hoà trộn excel với Access Chèn bảng tính Excel vào Access III Chia sẻ sổ tính mạng -31 Chương V ứng dụng thực tế Excel 1.Trong trường học 32 2.Trong quản lý xuất nhập -33 3.Trong quản lý tiền lương 34 Trong quản lý vận tải 36 Báo cáo tốt nghiệp Lê thị thu Hà LỜI MỞ ĐẦU Chúng ta thời kỳ công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ, khơng cịn nghi ngờ vai trị cơng nghệ thơng tin đời sống khoa học, kỹ thuật kinh doanh mặt vận động xã hội, Dưới quy mơ từ xí nghiệp, cơng ty Quốc Gia Quốc tế Việc nắm bắt thông tin thật nhanh nhiều xác kịp thời ngày đóng vai trị quan trọng quản lý điều hành Hay nói cách khác xử lý thực chất xử lý thông tin , xong thông tin cần xử lý máy(theo quy trình cụ thể nào) thể liệu mà cụ thể số liệu MS Excel ghi dạng tải nước ta năm gần việc xử lý số liệu khơng cịn xa lạ với người làm tin học Đặc biệt với người làm văn phòng hay kinh doanh buôn bán Các ứng dụng vào quản lý ngày phổ biến đòi hỏi quản lý thông tin hơn, phức tạp với nhiều luồng thông tin khác Chính em chọn đề tài: Những tính – nâng cao Excel cho báo cáo tốt nghiệp Trong báo cáo gồm có phần Phần I: Em giới thiệu sơ qua Windows cài đặt chương trình ứng dụng Windows Phần II: Làm việc với Excel Trong phần II em nêu số tính nâng cao làm việc với Excel, ngồi em cịn nêu số toán Excel ứng dụng vào thực tế quản lý Qua thời gian học tập rèn luyện em biết thêm số kiến thức sau em mong muốn ứng dụng vào thực tế cơng việc Tuy nhiên cịn non yếu kiến thức kinh nghiệm thực tế hạn chế tài liệu thời gian thực nên báo cáo khơng tránh khỏi thiếu sót Vì em mong thầy giáo đóng góp ý kiến xây dựng báo cáo em ngày hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn thầy Phạm Văn Sơn, thầy cô khoa công nghệ thông tin giúp đỡ em hoàn thành báo cáo Hà nội, ngày tháng năm 2006 sinh viên: Lê thị thu Hà Báo cáo tốt nghiệp Lê thị thu Hà PHẦN I: GIỚI THIỆU VỀ WINDWS 2000 GIỚI THIỆU Windows 2000 có :bộ Microft windows 2000 sever hệ diều hành mạng dành cho máy chủ, Microsoft windows 2000 Professional dành cho máy trạm máy tính xách tay windows 2000 có độ tin cậy cao, tránh lỗi cho người sử dụng,dễ học,dẽ sử dụng nhất, hỗ trợ rộng rãi dạng chuẩn internet, có nhiều phông chữ đẹp dùng mã Unicode :times new roman, Arial,Tahoma…, với phơng chữ dùng tiếng việt đồng thời với nhiều ngôn ngữ khác giới Yêu cầu phần cứng chạy windows 2000 :CPU 133 Mhz trở lên , nhớ Ram tối thiểu 64MB , đĩa cứng cồn trống 650MB ,màn hình VGA trở lên, ổ đĩa CD-ROM hay DVD bàn phím chuột 2.khởi động windows 2000 2.1 Khởi động với máy tính cài windows2000 chắn khơng có đĩa ổ A ,bật máy tính Trong chốc lát windows 2000 nắm quyền điều khiển hệ thống chuyển sang giao dịên đồ hoạ Nếu máy tính nối mạng khởi động xuất Welcome To Windows yêu cầu ta nhập vào tên người dùng mật truy nhập mạng Màn hình giao diện gồm có hình desktop, hình có biểu tưởng 2.2 Thoát khỏi WINDOWS 2000 Để thoát khỏi WINDOWS 2000 ta chi cần nhấn vào Start sau chọn turn off compuer, cửa sổ ta chọn turn off để tắt máy Cài đặt chương trình ứng dụng Tôi giới thiệu với bạn chương trình ứng dụng nhạc JetAudio 6.0 Báo cáo tốt nghiệp Lê thị thu Hà Bước ta nhấn đúp chuột vào file setup chương trình sau cửa s ta chọn next, cửa sổ khác ta chọn vào lựa chọn tiếp tục next hình minh hoạ Ta chọn next Tiếp tục next Next next tiếp Sau chờ đời giây lát để chương trình cài đặt Báo cáo tốt nghiệp Lê thị thu Hà tiếp đến finish để hồn thành cơng việc Gỡ bỏ chương trình ứng dụng Bước đầu ta bấm vào start chọn control panel\Add or Remove program chọn chương trình cần gỡ bỏ chọn Remove sau làm theo dẫn chương trình next cuối chọn finish để hồn tất việc gỡ bỏ chương trình Báo cáo tốt nghiệp Lê thị thu Hà Ví dụ ta gỡ bỏ chương trình JetAudio chọn vào chương trình nhấn vào Change\Remove cửa sổ hỏi ta có muốn gỡ bỏ chương trình ứmg dụng khơng Nếu gỡ bỏ ta chọn Yes cịn khơng ta chọn No Sau chương trình sé hỏi ta có muốn gỡ bỏ liệu chương trình hay không ta chọn Yes để gỡ bỏ hết Sau cửa sổ finish se ta chọn finish để hồn tất cơng việc gỡ bỏ Báo cáo tốt nghiệp Lê thị thu Hà PHẦN II LÀM VIỆC VỚI BẢNG TÍNH EXCEL CHƯƠNGI XÂY DỰNG BẢNG TÍNH VÀ CÁC HÀM CƠ BẢN TRONG EXCEL 1.Giới thiệu chung Làm cơng tác văn phịng hẳn bạn có nhu cầu xử lý số liệu để làm báo cáo theo u cầu nghiệp vụ Dữ liệu bạn trực tiếp gõ vào để quản lý chương trình máy tính sinh đống liệu bạn phải xử lý chúng thành bảng biểu với số liệu phân tích Mục tiêu khố học giúp bạn bắt đầu hệ thống hoá lại thao tác ,sau cung cấp số kỹ cao cấp để bạn xử lý với số liệu lớn ,từ nhiều nguồn khác đích cuối in báo cáo chuyên nghiệp với cấu trúc định dạng thay đổi tuỳ ý qua vài nhấp chuột Chúng ta giải vấn đề khó khăn thơng qua tình nghiệp vụ cụ thể Trong chương, tốn tình giới thiệu lồng ghép với thao tác kỹ thuật với Excel toán giải cách tiếp cận qua ví dụ cho phép nhanh chóng nắm bắt tính Excel hồn cảnh áp dụng chúng Nhưng vội néu nghĩ đủ cho hành trang kỹ văn phòng bạn kỹ hình thành áp dụng thương xuyên điều biết tình biến đổi đa dạng Chúng ta xem xét giải tình sau : Tình đơn giản giúp bạn đánh bóng lại nhữnh kỹ sở mà bạn biết làm với Excel, xử lý tính tốn đơn giản ,sinh biểu đồ ,định dạng trang in in thành báo cách chuyên nghiệp Nảy sinh số yêu cầu phân tích liệu thử số hàm phân tích, thao tác xử lý liệu cao cấp Dữ liệu trở lên lớn , chí đầu mơt chương trình máy tính Dường bạn phải làm chức chương trình máy tính xử lý đống liệu sở liệu Chưa hết , yêu cầu báo cáo hơm , mai khác Làm để làm báo cáo phức tạp theo khn dạng u cầu khác nhau? Mạng máy tính làm người thấy lại hay “gặp “ Trong môi trường công tác mạng, bạn làm việc với người bạn chưa gặp mặt Dữ liệu cập nhật xử lý nhiều người Sản phẩm bạn phải chia sẻ với đồng nghiệp Làm làm việc sử dụng liệu bàn tính Báo cáo tốt nghiệp Lê thị thu Hà Thơng tin lấy từ nhiều nguồn khác nhau, chí qua internet Thay cắt dán cách thủ cơng với nhiều sai sót, bạn cần đảm bảo liệu xử lý cập nhật Thêm liệu đựôc trao đổi với ứng dụng khác Các bước cần chuẩn bị xây dựng bảng tính Bước 1: định chọn công cụ Excel Bạn trả lời ccâu hởi , câu trả lời “có” Excel cơng cụ mà bạn sử dụng Các thơng tin có cấu trúc dạng bảng khơng? Dữ liệu có ổn định xử lý định kỳ khơng ? Có cần thực tính tốn , phân tích số liệu khơng? Bước tổ chức cấu trúc bảng chứa thông tin Chia tách thông tin thành bảng , trang có tính độc lập khơng nên bắt đầu cơng việc cách nhập ln liệu vào trang tính Excel Một chút thời gian tổ chức bảng liệu tiết kiệm vô khối công sức sau cịn giúp bạn quản lý liệu quán nghi ngờ bạn nên hởi chuyên gia sở liệu công ty bạn Việc thiết kế, tổ chức liệu nghề tạo công ăn việc làm cho Những liệu liên quan trực tiếp với không gây lặp lại dư thừa bảng tính nên xếp vào với thành bảng Mỗi bảng nên đặt trang sổ tính Trong bảng chọn lưu theo hàng ngày hay cột cho thuộc tính : theo cách thơng thương cột loại thơng tin thuộc tính cố định hàng chứa liệu cập nhật bổ sung Như bạn chọn cuộn lên, xuống hình để trình duyệt qua liệu cách tự nhiên Nếu tất thuộc tính liệu cố định, tức bảng liệu có kích thước ổn định việc xếp theo cột hàng ý thích bạn Gộp nhóm thơng tin liên quan, tách/ che dấu thơng tin phụ :Do kích thước hình trang giấy máy in bạn có hạn người đọc báo cáo quan tâm đến tất liệu bạn, cần xếp thuộc tính cột cho hợp lý Hãy đặt cột thơng tin có lien quan hệ gần gũi để dễ quản lý Nếu cột không cần xuất báo cáo dấu Chú ý tới buộc ‘chia ra’ tổng số liệu quán Rất thông thường báo cáo thường chứa cột giá trị tổng nói chung phân tích chi tiết thành số liệu cột Giá trị cột bị buộc theo cách sau Chia ra: Cộng giá trị cột giá trị tổng số Ví dụ tổng số nhân viên chia theo nam nữ Báo cáo tốt nghiệp Lê thị thu Hà Trong :Cộng gía trị cột nhỏ gí trị tổng số Ví dụ số nhân viên biết tiếng Anh Trong tổng: Cộng giá trị cột lớn tổng số Ví dụ tổng số nhân viên có x người biết tiêng Pháp y người biết tiếng Anh Bước 3: Nhập lưu trữ liệu: Có thể dùng tính chia sẻ để phân chia cho nhiều người cập nhật Tính cao cấp bù lại bạn sử dụng liệu sử dụng kết hay cho người khác Mỗi người phụ trách phần liệu báo cáo thành nhóm –một mơ hình cộng tác lý tưởng Đây vùng cho phép không cho phép sửa đổi Khi chia sẻ hẳn người khác có thẻ sơ hay cố ý thay đổi liệu bạn Điều không mong muốn bạn cân nhắc kỹ vùng cố định, vùng chia sẻ chung Nêú vùng rời rạc vụn vặt khó quản lý bạn rễ mắc lỗi Xác lập quy ước tổ chức liệu theo thời gian phiên bản: Đối với liệu cập nhật theo thời gian bạn nên lưu liệu tên khác theo phiên để dễ dàng khôi phục thống kê, phân tích theo thời gian Ví dụ bạn bổ sung ngày tháng vào cuối tên tệp lưu trữ phiên cho liệu sổ tính Bước :Tạo báo cáo từ liệu có Xử lý phân tích liệu: Quyết định sử dụng loại biểu đồ ,công thức xử lý liệu cột xuất báo cáo Tổ chức đặt trang in; Hãy chọn vị trí đặt liệu , biểu đồ, tiêu đề chính, dịng đầu, cuối trang thực bước Xây dựng khung hình khác cho nhớ liệu lưu trữ lại Thông thường với liệu sinh nhiều báo cáo khác Nếu công việc định kỳ mà lần báo cáo lại phải chọn lọc , xếp định dạng lại trang in cho bảng tính thời gian dễ gây sai sót Excel cho phép bạn lưu trữ lại mẫu báo cáo để sử dụng lại sau Bạn nghĩ tới bảng tính kho liệu báo cáo cách thức trình bày liệu 3.Các hàm Excel 3.1 Hàm thống kê 10 ... 2.Chèn bảng tính Excel có sẵn vào Word 3Liên kết phần bảng tính Excel có sẵn Word -30 4.Hoà trộn tài liệu Word với Excel -30 II Hoà trộn excel với Access Chèn bảng... việc gỡ bỏ Báo cáo tốt nghiệp Lê thị thu Hà PHẦN II LÀM VIỆC VỚI BẢNG TÍNH EXCEL CHƯƠNGI XÂY DỰNG BẢNG TÍNH VÀ CÁC HÀM CƠ BẢN TRONG EXCEL 1.Giới thiệu chung Làm công tác văn phịng hẳn bạn có nhu... chức liệu nghề tạo cơng ăn việc làm cho Những liệu liên quan trực tiếp với không gây lặp lại dư thừa bảng tính nên xếp vào với thành bảng Mỗi bảng nên đặt trang sổ tính Trong bảng chọn lưu theo