PHẦN A: SỔ KẾ TOÁN VÀ CÁC HÌNH THỨC KẾ TOÁN I. SỔ KẾ TOÁN 1. Khái niệm Có rất nhiều khái niệm về sổ kế toán, sau đây là một vài khái niệm tiêu biểu. - Theo Nguyễn Thị Đông (2003): sổ kế toán là sự biểu hiện vật chất của phương pháp tài khoản và ghi chép trên sổ kế toán, là sự thể hiện nguyên lý của phương pháp ghi kép. - Về phương diện ứng dụng: sổ kế toán chính là phương tiện vật chất cơ bản và cần thiết giúp người làm kế toán ghi chép, phản ánh một cách có hệ thống các thông tin kế toán theo thời gian cũng như theo nội dung kinh tế. - Thực chất, sổ kế toán là những tờ sổ rời có chức năng ghi chép độc lập hoặc có thể là quyển sổ gồm nhiều tờ rời tạo thành có kết cấu tương ứng với nội dung phản ánh cũng như yêu cầu cần xác định và cung cấp các chỉ tiêu phục vụ cho công tác quản lý và lập báo cáo kế toán. Trong mỗi mẫu sổ phải thiết kế các cột có mối quan hệ chặt chẽ với nhau và thể hiện được mối quan hệ với các loại sổ có liên quan. Tóm lại, sổ kế toán là những quyển sổ hoặc tờ sổ được xây dựng theo mẫu, có liên hệ chặt chẽ với nhau dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên cơ sở số liệu của chứng từ kế toán. Yêu cầu đối với sổ kế toán: - Kết cấu khoa học, hợp lý, đảm bảo thuận tiên cho việc ghi chép, hệ thống hóa, tổng hợp thông tin. - Mỗi đơn vị có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán căn cứ vào hệ thống sổ kế toán của Bộ Tài Chính - Thuận tiện trong ứng dụng các phương tiện kỹ thuật - Sổ kế toán phải đảm bảo những nội dung chủ yếu Nội dung chủ yếu của sổ kế toán - Ngày tháng ghi sổ - Số liệu và ngày tháng của chứng từ kế toán làm căn cứ ghi sổ - Tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính - Số tiền của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh - Số dư đầu kỳ, phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ 2. Phân loại sổ kế toán Phương pháp ghi sổ Sổ ghi theo trình tự thời gian( sổ nhật ký): dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ kế toán và trong một niên độ kế toán theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng các tài khoản của các nghiệp đó. Số liệu kế toán trên sổ Nhật ký phản ánh tổng số phát sinh bên Nợ và bên Có của tất cả các tài khoản kế toán sử dụng ở doanh nghiệp. Sổ Nhật ký phải phản ánh đầy đủ các nội dung sau: 3. Ngày, tháng ghi sổ; 4. Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ 5. Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; 6. Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; Mẫu số Nhật ký mà kế toán thường sử dụng Đơn vị……………. Địa chỉ…… Sổ Nhật ký Năm 200… STT Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Tài khoản Số tiền Số hiệu Ngày tháng Ghi Nợ Ghi Có Nợ Có Cộng Sổ nhật ký với chức năng lưu giữ nguồn gốc số liệu dựa trên căn cứ pháp lý là các chứng từ kế toán, do vậy thông thường sổ Nhật ký cần phải được lưu trữ tối thiểu thời gian 10 năm. • Sổ ghi theo hệ thống (Sổ cái và các sổ chi tiết) Sổ cái: dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ và trong một niên độ kế toán theo các tài khoản kế toán được quy định trong chế độ tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp. Số liệu kế toán trên sổ cái phản ánh tổng hợp tình hình tài sản, nguồn vốn, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Trên mỗi Sổ Cái đều thể hiện các đặc trưng là sổ mở cho một tài khoản hoặc một số tài khoản có mối quan hệ mật thiết với nhau. Sổ cái ghi biến động tăng, giảm của từng đối tượng kế toán được mở sổ và cả số dư, nó được ghi định kỳ mà không ghi hàng ngày như sổ Nhật ký. Số liệu ghi trên Sổ Cái là những số liệu đã được phân loại và hệ thống hóa theo đối tượng kế toán phản ánh. Việc sử dụng Sổ Cái có nhiều tác dụng về quản lý cũng như thực hiện các nghiệp vụ hạch toán. Việc ghi Sổ Cái giúp tăng cường kiểm soát các hoạt động, làm cho việc xử lý thông tin nhanh chóng hơn và giúp thuận lợi trong việc tính các chỉ tiêu cần thiết để lập báo cáo tài chính cuối kỳ cũng như các báo cáo nội bộ. Sổ Cái phản ánh đầy đủ các nội dung sau: 7. Ngày, tháng ghi sổ; 8. Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ 9. Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; 10. Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào bên Nợ hoặc bên Có của tài khoản. 11. Mẫu Sổ Cái mà kế toán thường sử dụng: 12. Đơn vị 13. Địa chỉ 14. SỔ CÁI 15. Tài khoản: tiền mặt 16. Số hiệu: 111 17. Năm 20 18. 19. chứng từ Diễn giải Tài khoản đối Số tiền Ghi chú ứngSố hiệu Ngày tháng Nợ Có Số dư đầu kỳ Số phát sinh trong kỳ Tổng cộng Số dư cuối kỳ 20. 21. 22. 23. 24. Sổ kế toán chi tiết 25. Sổ kế toán chi tiết dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán cần thiết phải theo dõi chi tiết theo yêu cầu quản lý. Số liêu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các thông tin phục vụ cho việc quản lý từng loại tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí chưa được phản ánh trên sôe Nhật ký và Sổ Cái. 26. Số lượng, kết cấu các sổ kế toán chi tiết không quy đimhj bắt buộc. Các doanh nghiệp căn cứ vào quy định mang tính hướng dẫn của Nhà nước về sổ kế toán chi tiết để thiết kế các mấuổ sử dụng phù hợp trong đơn vị mình. 27. • Sổ liên hợp (Nhật ký- Sổ cái, nhật ký chứng từ). Nhật ký- Sổ cái là một loại sổ liên hợp. Nó kết hợp ghi theo thời gian và theo hệ thống. Sổ này có nhiều mẫu kết cấu khác nhau, nhưng đặc trưng cơ bản của nó là trên cùng một trang sổ, số liệu kế toán vừa được ghi theo thời gian (phần Nhật ký), vừa được ghi theo hệ thống (phần Sổ Cái), chứng từ kế toán khi vào sổ liên hợp này được sắp xếp và phân loại theo thời gian và riêng cho từng đối tượng. 28. Theo mức độ tổng hợp Sổ kế toán tổng hợp : Sổ kế toán tổng hợp được dùng để phản ánh tổng quát các loại tài sản, nguồn vốn, các quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Có thể kể tên một số sổ kế toán tổng hợp như: Sổ cái, Sổ Nhật ký - Sổ cái, sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ. Sổ kế toán chi tiết : Sổ kế toán chi tiết được sử dụng để phản ánh chi tiết các nội dung và số tiền đã được phản ánh trong các sổ kế toán tổng hợp nhằm phục vụ cho nhu cầu quản lý cụ thể. Thuộc loại này bao gồm các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết. Sổ kết hợp tổng hợp kế toán và chi tiết: Sổ kết hợp kế toán tổng họp và chi tiết được sử dụng để phản ánh tổng quát từng loại tài sản, nguồn vốn, vừa phản ánh các bộ phận cấu thành bên trong từng loại tài sản, nguồn vốn. • 29. Theo Cấu trúc sổ Sổ bố trí theo kiểu một bên Sổ bố trí theo kiểu hai bên Sổ bố trí theo loại bàn cờ 30. Theo hình thức sổ : Sổ tờ rời Sổ đóng thành quyển 3. Kỹ thuật ghi sổ và sửa chữa sổ kế toán và thực hành ghi sổ một số nghiệp kế toán 3.1. Kỹ thuật ghi sổ 3.1.1. Mở sổ: Mở sổ vào đầu kỳ kế toán năm hoặc từ ngày thành lập Mở sổ theo đúng mẫu in sẵn (kẻ sẵn), có thể đóng thành quyển hoặc tờ rời. Người đại diện theo pháp luật và kế toán trưởng phải có trách nhiệm ký duyệt trước khi sử dụng. 3.1.2. Khóa sổ: Khóa sổ vào cuối kỳ kế toán năm, trước khi lập BCTC hoặc trong các TH kiểm kê Công việc thực hiện: - Cộng phát sinh - Tính số dư cuối kỳ - Chuyển cột để cân đối, kiểm tra 3.1.3. Ghi sổ kế toán: Căn cứ vào chứng từ kế toán hợp lệ, hợp pháp Ghi bằng tay hoặc ghi bằng máy vi tính Ghi bằng tay: ghi bằng bút mực, không ghi xen thêm vào phía trên hoặc phía dưới, không ghi chồng lên nhau, không ghi cách dòng Ghi sổ bằng máy vi tính: DN được lựa chọn mua hoặc tự xây dựng hình thức kế toán trên máy vi tính cho phù hợp. 3.2. Sửa chữa số liệu sổ kế toán PP cải chính  Gạch một đường thẳng xóa bỏ chỗ ghi sai  Ghi con số (chữ) đúng bằng mực thường, phía trên  Có chữ ký của KTT (phụ trách kế toán) bên cạnh chỗ sửa PP ghi số âm • Ghi lại bằng mực đỏ (ghi trong ngoặc đơn) bút toán đã ghi sai để hủy • Ghi lại bút toán đúng bằng mực thường để thay thế. • PP ghi bổ sung • Lập “chứng từ ghi sổ” và ghi thêm số chênh lệch thiếu cho đủ 4. Các hình thức sổ kế toán 4.1. Khái niệm Hình thức kế toán là biểu hiện của hệ thống tổ chức sổ kế toándùng để ghi chép, tổng hợp, hệ thống hóa số liệu kế toán từ chứng từ gốc để từ đó có thể lập các báo cáo kế toán theo một trình tự và phương pháp nhất định. Hình thức kế toán bao gồm các nội dung cơ bản sau: - Số lượng sổ và kết cấu của từng loại sổ - Trình tự và phương pháp ghi chép từng loại sổ - Mối quan hệ giữa các loại sổ trong quá trình xử lý thông tin. 4.2. Các hình thức sổ kế toán trong doanh nghiệp Theo Chế độ Sổ kế toán doanh nghiệp hiện nay, doanh nghiệp được áp dụng một trong năm hình thức kế toán sau: 31. Hình thức kế toán Nhật ký chung 32. Hình thức kế toán Nhật ký - sổ Cái 33. Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ 34. Hình thức kế toán Nhật ký - chứng từ 35. Hình thức kế toán trên máy vi tính . Trong mỗi hình thức sổ kế toán có những quy định cụ thể về số lượng, kết cấu, mẫu sổ, trình tự, phương pháp ghi chép và mối quan hệ giữa các sổ kế toán. Doanh nghiệp cần căn cứ vào quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất, kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, điều kiện trang bị kỹ thuật kế toán, lựa chọn một hình thức kế toán phù hợp và phải tuân thủ theo đúng quy định của hình thức sổ kế toán đó gồm: các loại sổ và kết cấu các loại sổ, quan hệ đối chiếu kiểm tra, trình tư, phương pháp ghi chép các loại sổ kế toán. II. Hình thức kế toán Nhật ký chung 1. Đặc trưng Đặc trưng cơ bản của hình thức nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều được ghi vào sổ Nhật ký theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế ( định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ nhật ký để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. 2. Các loại sổ của hình thức kế toán Nhật ký chung - Sổ Nhật ký chung - Sổ Nhật ký đặc biệt - Sổ cái - Các sổ thẻ kế toán chi tiết. Biểu mẫu minh họa: [...]... tra chi tiết theo từng chứng từ gốc, Tiện cho việc sử dụng kế toán máy Dễ phân công công tác kế toán Đơn giản, thích hợp với mọi đơn vị kế toán - Nhược điểm Một số nghiệp vụ bị trùng lặp, do vậy cuối tháng phải loại bỏ số liệu trùng mới ghi Trong kế toán thủ công, khó thực hiện khi tập hợp từ nhật ký chung để ghi vào sổ cái PHẦN B: VÍ DỤ Có tình hình hoạt động kinh doanh tại một doanh nghiệp như sau (... 100.000.000 Vốn chủ sở hữu Phải thu khách hàng 120.000.000 Tài sản cố định(ròng) 1.000.000.000 - Nguyên giá 1.200.000.000 - Hao mòn (lũy kế) (200.000.000) Tổng tài sản 1.320.000.000 Tổng nguồn vốn Trong đó nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kế toán tập hợp như sau: 1 Nộp tiền mặt vào tài khoản tiền gửi ngân hàng 30.000.000 đồng 2 Mua hàng nhập kho trị giá 150.000.000 đồng, trả bằng chuyển khoản 50%, nợ lại người... 10.000.000 đồng 6 Dùng tiền mặt trả nợ vay ngắn hạn ngân hàng 100.000.000 đồng 7 Nhận được “Giấy báo có” của ngân hàng số tiền 80.000.000 đồng; về khoản khách hàng trả nợ cho doanh nghiệp 8 Chi tiền mặt thanh toán nợ cho CB-CNV trong doanh nghiệp 17.000.000 đồng Định khoản 1 Nợ TK 112: 30.000.000 đồng 10 2 Có TK 111: 30.000.000 đồng Có TK 156: 180.000.000 đồng 11 5 Nợ TK 641: 6.000.000 đồng 2 Nợ TK 156: 150.000.000 . toán sau: 31. Hình thức kế toán Nhật ký chung 32. Hình thức kế toán Nhật ký - sổ Cái 33. Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ 34. Hình thức kế toán Nhật ký. PHẦN A: SỔ KẾ TOÁN VÀ CÁC HÌNH THỨC KẾ TOÁN I. SỔ KẾ TOÁN 1. Khái niệm Có rất nhiều khái niệm về sổ kế toán, sau đây là một vài khái niệm tiêu