Đang tải... (xem toàn văn)
Tài liệu tham khảo công nghệ thông tin Quản lí thẻ sinh viên của thư viện
Project : Quản lí thẻ sinh viên của thư viện Ngày bắt đầu:01/03/2008 Ngày kết thúc:18/05/2008 KẾ HOẠCH LÀM VIỆCCông việc Ngày Người làmKhảo sát 01/03/2008 – 02/03/2008Nguyễn Thị LĩnhNguyễn Thị Minh NgọcPhân tích 03/03/2008 – 05/03/2008Nguyễn Thị LĩnhNguyễn Thị Minh NgọcNguyễn Thị Thanh TâmVũ Hồng LêThiết kế 06/03/2008 – 10/04/2008Nguyễn Thị LĩnhNguyễn Thị Minh NgọcNguyễn Thị Thanh TâmVũ Hồng LêCài đặtKiểm thửDanh sách thành viên của nhóm:- Nguyễn Thị Minh Ngọc- Nguyễn Thị Lĩnh- Nguyễn Thị Thanh Tâm- Vũ Hồng LêThời gian dự tính:- Ngày bắt đầu: 01/03/2008- Ngày kết thúc: 13/04/2008Nội dung của dự án:Xây dựng chương trình quản lý thẻ sinh viên của thư việnDự trù thời gian kế hoạch:- Thời gian khảo sát: 01/03/2008 – 02/03/2008- Thời gian phân tích: 03/03/2008 – 05/03/2008- Thời gian thiết kế: 06/03/2008 – 10/03/20081 Project : Quản lí thẻ sinh viên của thư viện Ngày bắt đầu:01/03/2008 Ngày kết thúc:18/05/2008 I. Đặt vấn đề:1. Mô tả hiện trạng bài toán: Bất cứ một sinh viên nào khi bước qua cánh cổng của nhà trường đều phải có thẻ sinh viên. Thẻ sinh viên có vai trò rất quan trọng đối với cả sinh viên và nhà trường . Nó như “chứng minh thư” của mỗi “công dân” trong nhà trườngTại thư viện khi quản lý hồ sơ sinh viên vẫn sử dụng phương pháp thủ công là chủ yếu, khối lượng hồ sơ quản lý sinh viên là rất lớnViệc cập nhật hồ sơ, tìm kiếm thông tin của một sinh viên nào đó là rất khó khăn, mất nhiều thời gian và không cho được thông tin chính xác nhất và mới nhất về sinh viên đóSố giấy tờ bổ sung hàng năm trong hồ sơ của mỗi sinh viên cũng rất lớnCác báo cáo tổng hợp tình hình sinh viên rất chậm so với thời gian quy định. Thêm nữa là các báo cáo này là không chính xác (thông tin này không phải là thông tin mới nhất) không đầy đủ và đã ảnh hưởng nhiều đến chất lượng báo cáoViệc làm báo cáo thống kê theo yêu cầu mang tính điều tra thì càng gặp khó khăn hơn rất nhiều và thường không thoả mãn được yêu cầu đặt ra bởi thông tin thiếu chất lượng thời sựHầu như không thể theo dõi tình hình sinh viên của các lớp, các ngành, các khoaA) Thẻ sinh viên• Đối với sinh viên, nó thay thế cho thế cho giấy chứng nhận sinh viên, thẻ thư viện …• Đối với người quản lí (nhà trường) Bảo vệ nhà trường: là cơ sở để nhận diện sinh viên của nhà trường Quản sinh: là cơ sở để nhận biết sinh viên của mỗi khoa Thư viện: là căn cứ để cho mượn tài liệu Phòng chính trị và công tác sinh viên: quản lí, cập nhật ,thống kê Giám thị : có thể biết được những gian lận trong thi cử …B)Đặc điểm của thẻ sinh viên: Bao gồm :• Họ tên sv• Giới tính• Ngày sinh• Mã số sinh viên• Lớp• Khoa2 Project : Quản lí thẻ sinh viên của thư viện Ngày bắt đầu:01/03/2008 Ngày kết thúc:18/05/2008 • Trường• Hộ khẩu thương trú• Mã vạch• Thời hạn có giá trịC)Phụ trách quản lí thẻ sinh viên: • Phòng chính trị & Công tác sinh viên • Trung tâm thông tin tư liệuD)Các nhiệm vụ của Ban quản lí về thẻ sinh viên• Phòng chính trị & Công tác sinh viên: Đưa ra các quyết định về việc cung cấp, sửa chữa, thu hồi thẻ sinh viên• Trung tâm thông tin tư liệu: Thi hành các quyết định về việc cung cấp, sửa chữa, thu hồi thẻ sinh viênBài toán đặt ra là phân tích thiết kế hệ thống xây dựng chương trình quản lý thẻ sinh viên của thư viện.Quản lý thẻ sinh viên của thư viện ta phải nắm được các vấn đề cơ bản sau:+Ta phải nắm rõ số sinh viên trong trường.+Ta phải biết được số sinh viên trong mỗi khoa, mỗi lớp+Quá trình làm thẻ cho sinh viên+Quá trình cấp thẻ lại cho những sinh viên bị mất thẻ, làm lại thẻ2. Ưu, nhược điểm của hệ thống cũ: Qua tìm hiểu thực tế chúng em thấy nghiệp vụ quản lý thẻ sinh viên bằng sổ sách có những ưu khuyết điểm sau:A) Ưu điểm Công việc quản lý trên sổ sách là công việc rất quen thuộc trong các đơn vị hành chính sự nghiệp ở nước ta trong nhiều năm qua việc quản lý như vậy không đòi hỏi phải có trình độ chuyên môn hoá cao và một số công việc quản lý thủ công trước đây không thể thay thế hoàn toàn bằng máy tínhB) Nhược điểm:Trong thời đại ngày nay với tốc độ phát triển nhanh và mạnh mẽ của công nghệ thông tin thì việc quản lý bằng sổ sách trở nên lạc hậu và có những nhược điểm chính sau:+ Việc quản lý bằng sổ sách trở nên cồng kềnh, dễ bị mối mọt thất lạc+ Việc sửa chữa hay cập nhật mất nhiều thời gian+ Phương pháp quản lý thủ công làm giảm hiệu quả quản lý điều hành của thư viện3 Project : Quản lí thẻ sinh viên của thư viện Ngày bắt đầu:01/03/2008 Ngày kết thúc:18/05/2008 + Tính bảo mật an toàn không cao nên thông tin dễ bị mất+ Không mang tính thời đại3 Xác định mục tiêu và phương án giải quyết: Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của Công nghệ thông tin việc ứng dụng những thành tựu của ngành CNTT vào tất cả các ngành khác đặc biệt là trong lĩnh vực quản lý trở thành một xu hướng tất yếu. Trong công tác quản lý nếu chúng ta làm mọi việc bằng tay thì sẽ rất khó khăn và rất có thể mắc những sai sót. Nhưng nếu ứng dụng CNTT thì mọi việc sẽ rất tiện lợi, tiết kiệm thời gian, nhân lực và cả tri phí.Bài tập này xây dựng một ứng dụng của ngành CNTT vào công tác quản lý sinh viên của thư viện.A)Mục đích của bài toán:• Giúp cán bộ phòng chính trị và công tác sinh viên có thể quản lí dễ dàng, đơn giản, nhanh chóng về các vấn đề quản lí • Giúp nhân viên thư viện khi làm thẻ, nhập xuất dữ liệu về sinh viên được dễ dàng, hiệu quả • Giúp sinh viên khi đăng ký làm lại thẻ được nhanh chóng hơn • … B)Ưu điểm của hệ thống mói*Cập nhật thông tin nhanh chóng và chính xác• Khi sinh viên nhập trường, nhân viên thư viện sẽ nhận được thông tin của các sinh viên mới từ phòng quản lí thông qua hệ thống, và làm thẻ cho sinh viên• Khi sinh viên bị hỏng hoặc mất và đăng ký lại thì chỉ cần cung cấp thông tin về tên sinh viên và mã sinh viên (và cung cấp thông tin sai lệch ở thẻ sinh viên nếu thẻ bị sai) *Tra cứu thông tin nhanh chóng, chính xác và dễ dàng hơn theo yêu cầu quản lý• Nhân viên thư viện sẽ truy cập vào hệ thống để lấy dữ liệu và làm lại thẻ mới trên cơ sở các thông tin đã có và thông tin sinh viên cung cấp * Sửa chữa hay bổ sung thông tin cũng hết sức mềm dẻo, thuận tiện đáp ứng đầy đủ yêu cầu đặt ra• Để sửa lại thông tin về thẻ sinh viên, nhân viên thư viện chỉ cần nhập vào mã sinh viên và sửa trên hệ thống4 Project : Quản lí thẻ sinh viên của thư viện Ngày bắt đầu:01/03/2008 Ngày kết thúc:18/05/2008 II. Xác lập dự án:1. Dự trù trang thiết bị:Thiết bị dự tính gồm một máy đơn có cài hệ điều hành Windows XP và hệ quản trị cơ sở dữ liệu, ngôn ngữ lập trình và các phần mềm hỗ trợ đi kèm.2. Lên kế hoạch:a)Khảo sát:-Lên kế hoạch-Xác định nội dung cần khảo sát-Thực hiện khảo sátb)Phân tích thiết kế hệ thống:-Tổng hợp thông tin khảo sát-Phân tích,tổng hợp đưa ra các sơ đồ cần thiết như: sơ đồ chức năng,sơ đồ luồng dữ liệu…-Thiết kế chương trình, tạo khung hình chi tiết về chương trình cần xây dựngc)Xây dựng,hoàn thiện và thử nghiệm chương trình :-Xây dựng chương trình, xây dựng các modul , các thư viện đi kèm nếu cần.-Cài đặt chạy thử dể kiểm tra lỗi và thử nghiệm các chức năng để xem cét tính khả thi và tìm ra các chức năng cần bổ sung.-Thực hiện sửa lỗi sau khi đã kiểm tra và hoàn thiện các chức năng còn thiếu. Công việc này được lặp lại đến khi đáp ứng yêu cầu.-Sau khi hoàn thiện sẽ chính thức đưa chương trình vào hoạt động.-Theo dõi qúa trình hoạt động để kịp thời khắc phục những lỗi xảy ra.3. Dự trù về nhân lực, kinh phí:5 Project : Quản lí thẻ sinh viên của thư viện Ngày bắt đầu:01/03/2008 Ngày kết thúc:18/05/2008 III. Nội dung khảo sát:1. Môi trường:Địa điểm khảo sát: Sinh viên,Thư viện và Phòng CT&CT sinh viên Trường :Đại Học Hàng Hải Việt Nam )Tìm hiểu các yêu cầu về cơ sở dữ liệu đầu vào là những thông tin trong hồ sơ sinh viên. Các thông tin đầu ra là những báo cáo, thống kê theo tháng, năm theo biểu mẫu quy định của nhà trường2.Nghiệp vụ:Sau khi nhận được bài tập, chúng em đã đi tìm hiểu và khảo sát thực tế tại thư viện , phòng CT&TCSV trường Đại học Hàng HảiQuản lý hồ sơ sinh viên của Trường Đại Học Hàng Hải Việt Nam:- Quản lý thông tin về sinh viên dưới dạng “Hồ sơ sinh viên”- Mọi sự thay đổi liên quan đến sinh viên sẽ được cập nhật vào hồ sơ sinh viên (theo các phiếu tương ứng theo mẫu quy định sẵn) để dễ theo dõi quản lý- Trên cơ sở các thông tin sinh viên được lưu trữ, phòng CT&TCSV và thư viện thực hiện xây dựng báo cáo tổng hợp theo định kỳ, báo cáo phân tích đánh giá và một số báo cáo khác theo mẫu chuẩn quy định từ trước. Những báo cáo này rất quan trọng trong công tác quản lý sinh viên- Quản lý sự thay đổi của sinh viên trong trường là một vấn đề cực kì quan trọng đối với công tác quản lý sinh viên. Số lượng sinh viên mới vào trường và ra trường, thường xuyên thay đổi rất khó quản lý do rất nhiều nguyên nhân3. Quá trình làm thẻ • Khi sinh viên nhập trường phòng chính trị và công tác sinh viên sẽ ghi lại các thông tin trên hồ sơ sinh viên: Giấy triệu tập trúng tuyển Thẻ dự thi Hồ sơ trúng tuyển Giấy khai sinh (bản sao) Bằng tốt nghiệp (bản sao) hoặc giấy chứng nhận tốt nghiệp tam thời (bản gốc) Học bạ THPT (bản sao) Sổ Đoàn hoặc Đảng Chứng minh thư nhân dân (bản sao) Các loại giấy tờ ưu tiên nếu cóKhi đã vào học trở thành sinh viên của trường nhà trường sẽ làm thẻ cho sinh viên mới vào trường6 Project : Qun lớ th sinh viờn ca th vin Ngy bt u:01/03/2008 Ngy kt thỳc:18/05/2008 Khi sinh viờn b mt th hay th b sai mun lm li th sinh viờn cn lm n gi cho qun sinh ca khoa mỡnh xỏc nhn, sau ú em lờn th vin lm li th sinh viờn. n xin cp th v i th theo biu mu sau:Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Hải Phòng, ngày . tháng . năm 200 .Đơn xin cấp thẻ- đổi thẻ sinh viênKính gửi: - Phòng Đào tạo và Công tác sinh viên.Tên Em là: Sinh ngày: .Giới tính: .Sinh viên Lớp Thuộc Khoa: Mã SV: .Lý do cấp thẻ, đổi thẻ: Kèm theo giấy tờ gồm: 1- Bản sao CMTND + .Đề nghị Quý Phòng tạo điều kiện giải quyết. Em xin trân trọng cảm ơn./.HP, ngày .tháng .năm 200 .1-Ngời viết đơn ( Ký, ghi rõ họ tên) 2- Phòng ĐT&CTSV Chuyển Bộ phận làm thẻ (Trung tâm TTTL) Đề nghị cấp giấy hẹn; trả thẻ trong vòng 07 ngày.1) Khi sinh viờn nhp trng phũng chớnh tr v cụng tỏc sinh viờn s thụng qua h thng qun lớ sinh viờn nhp vo cỏc thụng tin trờn h s sinh viờn tin hnh lm th cho mi sinh viờn2) Khi sinh viờn lm li th do sai sút thỡ sinh viờn lờn trung tõm t liu lm li th :Sinh viờn np li th b hng a ra thụng tin sai ln trờn thNhõn viờn th vin thụng qua mó sinh viờn ca sinh viờn ú truy nhp vo h thng kim tra:Nu h thng cho kt qu ỳng nh sinh viờn cung cp thỡ nhõn viờn thu li th c v lm th mi cho sinh viờn. Nu sinh viờn a ra thụng tin sai lch vi thụng tin cú sn trong h thng thỡ nhõn viờn th vin s gi thụng tin n phũng CT&CTSV yờu cu kim tra li h s sinh viờn. V gi kt qu tr li cho nhõn viờn . Sau ú nhõn viờn th vin tin hnh lm li th cho sinh viờn3) Khi sinh viờn lm li th do b mt nhõn viờn th vin s truy cp vo h thng ly thụng tin sinh viờn v lm li th cho sinh viờn.7 Project : Quản lí thẻ sinh viên của thư viện Ngày bắt đầu:01/03/2008 Ngày kết thúc:18/05/2008 III. Phân tích thiết kế hệ thống:1. Sơ đồ phân cấp chức năng: Quản lý thẻ sinh viênQuản lý danh mục dùng chungCập nhật và làm thẻThống kê, Tìm kiếmDanh mục KhoaDanh mục NgànhDanh mục LớpCập nhật hồ sơ SVLàm mới Làm lạiSố thẻ SV làm mới Số thẻ SV làm lạiSố thẻ SV bị sai lệchTổng số thẻ sinh viên đã làmLàm lại do saiBị mất thẻ8 Project : Quản lí thẻ sinh viên của thư viện Ngày bắt đầu:01/03/2008 Ngày kết thúc:18/05/2008 2. Biểu đồ luồng dữ liệu: a) Sơ đồ ngữ cảnh:b) Sơ đồ mức đỉnh:Phòng CT&CTSVNhân viên Thư việnQuản lý thẻ SVRa quyết định làm thẻSinh ViênYêu cầulàm thẻĐáp ứng thông tinLàm thẻCập nhậtTìm kiếm, thống kêQuản lý danh mục dùng chungCập nhật và làm thẻThống kê, tìm kiếmNhân viên thư việnDanh mục1.Nhập danh mục3. Thống kê, tìm kiếmD/l danh mụcD/l danh mụcCập nhật, làm thẻD/l cập nhật, làm thẻD/l cập nhật, làm thẻ2. Cập nhật,làm thẻD/l cập nhật, làm thẻ9 Project : Quản lí thẻ sinh viên của thư viện Ngày bắt đầu:01/03/2008 Ngày kết thúc:18/05/2008 c) Sơ đồ mức dưới đỉnh• Quản lý danh mục dùng chung:Danh mục KhoaDanh mục NgànhDanh mục LớpKhoaNgànhLớpNhân viên thư viện1.1 Nhập sửa danh mục KhoaD/l KhoaD/l NgànhD/l Lớp1.3 Nhập sửadanh mục Lớp1.2 Nhập sửaD/m NgànhD/l KhoaD/l NgànhHồ sơ SVHồ sơ SV10 [...]... -Hồ sơ sinh viên Cập nhật Hồ sơ sinh viên Báo cáo Hồ sơ sinh viên -Thẻ sinh viên 21 Project : Quản lí thẻ sinh viên của thư viện Ngày bắt đầu:01/03/2008 Ngày kết thúc:18/05/2008 Cập nhật thẻ Báo cáo tổng số thẻ Trong Hồ sơ sinh viên *)Cập nhật hồ sơ sinh viên Trong form cập nhật này cho phép người dùng có thể : Thêm mới Sửa Xóa Tìm kiếm Cập nhật +)Thêm 22 Project : Quản lí thẻ sinh viên của thư viện. .. sinh và tiến hành làm lại thẻ cho sinh viên • Input: Hồ sơ sinh viên • Output: thẻ sinh viên (theo mẫu nhà trường) và hồ sơ sinh viên (nếu có cập nhật lại) 12 Project : Quản lí thẻ sinh viên của thư viện Ngày bắt đầu:01/03/2008 Ngày kết thúc:18/05/2008 • Thống kê, tìm kiếm: 3.1 Thống kê, tìm kiếm số thẻ SV Làm mới D/l Làm mới Số thẻ SV Làm mới Làm mới Hồ sơ SV D/l Làm lại 3.2 Thống kê, tìmkiếm số thẻ. .. làm thẻ cho mỗi SV theo mẫu sau: // THẺ SV • Input: Hồ sơ sinh viên • Output: thẻ sinh viên Làm lại thẻ: SV có nhu cầu làm lại thẻ SV thì phải đăng ký theo mẫu sau: // Đơn xin cấp lại thẻ SV nộp đơn đăng ký làm lại thẻ cho thư viện Làm lại thẻ bị sai: Nhân viên thư viện thông qua mã sinh viên để truy cập vào hệ thống để kiểm tra: Nếu hệ thống cho kết quả đúng như SV cung cấp thì nhân viên thư viện. .. lại thẻ cũ và tiến hành làm thẻ mới cho sinh viên Nếu thông tin SV đưa ra sai lệch với thông tin có sẵn trong hệ thống thì nhân viên thư viện sẽ gửi thông tin đến phòng CT&CTSV yêu cầu kiểm tra lại hồ sơ sinh viên Sau đó gửi kết quả lại cho SV SV xác nhận lại thông tin đúng cho thư viện Rồi nhân viên thư viện tiến hành làm lại thẻ cho SV Làm lại thẻ mất: SV làm lại thẻ do mất thì nhân viên thư viện. .. và hiện ra bảng cập nhật sau khi xử lí dữ liệu +)Thoát Nút lệnh này có chức năng thoát khỏi form cập nhật hồ sơ sinh viên và quay trở về giao diện chính của chương trình e)Làm thẻ *)Làm mới 24 Project : Quản lí thẻ sinh viên của thư viện Ngày bắt đầu:01/03/2008 Ngày kết thúc:18/05/2008 Đưa ra một bảng các thông tin về sinh viên và yêu cầu nhập thông tin về sinh viên Nếu các thông tin nhập vào đúng... Ngành - Khoa - Ngày sinh - Giới tính - Hộ khẩu thư ng trú Mọi sự thay đổi liên quan đến SV sẽ được cập nhật vào HSSV (Theo các phiếu tương ứng có mẫu quy định sẵn) 11 Project : Quản lí thẻ sinh viên của thư viện Ngày bắt đầu:01/03/2008 Ngày kết thúc:18/05/2008 • Input: thông tin về sinh viên • Output: hồ sơ sinh viên Làm thẻ mới: Khi SV nhập trường, phòng CT&CTSV sẽ thông qua hệ thống quản lý SV nhập... thẻ SV Làm mới Làm mới Hồ sơ SV D/l Làm lại 3.2 Thống kê, tìmkiếm số thẻ SV Làm lại Số thẻ SV Làm lại Nhân viên thư viện 3.3 Thống kê, tìm kiếm số thẻ SV bị sai lệch Số thẻ SV bị sai lệch Hồ sơ SV 3.4 Thống kê, tìm kiếm tổng số thẻ SV đã làm Tổng số thẻ SV đã làm 13 Làm lại Project : Quản lí thẻ sinh viên của thư viện Ngày bắt đầu:01/03/2008 Ngày kết thúc:18/05/2008 IV.Phân tích hệ thống dữ liệu 1.Xác... theo mã sinh viên Theo tên sinh viên Theo quê quán Theo tên lớp Theo tên khoa Theo tên ngành - Theo ngày sinh (từ ngày đến ngày_ ở đây có một ràng buộc về ngày sinh, ngày sinh không được lớn hơn năm hiện tại -20, từ ngày . hồi thẻ sinh viênBài toán đặt ra là phân tích thiết kế hệ thống xây dựng chương trình quản lý thẻ sinh viên của thư viện .Quản lý thẻ sinh viên của thư viện. thông tin về thẻ sinh viên, nhân viên thư viện chỉ cần nhập vào mã sinh viên và sửa trên hệ thống4 Project : Quản lí thẻ sinh viên của thư viện Ngày bắt
