Microsoft PowerPoint 2007 TÀI LIỆU MÔN HỌC MS POWERPOINT 2007 Mục đích : Trang bị chức PowerPoint để tạo trình diễn báo cáo DurianGroup - www.DurianGroup.Wordpress.com Trang 1/47 Microsoft PowerPoint 2007 BÀI CÁC CHỨC NĂNG SOẠN THẢO CƠ BẢN Trong này, học cách sử dụng PowerPoint để tạo file trình diễn Giới thiệu Microsoft Power Point 2007 Microsoft PowerPoint phần mềm thông dụng Microsoft Office dùng hỗ trợ đắc lực cho việc trình chiếu, trình diễn Với khả tạo file trình diễn nhanh chóng, đẹp chuyên nghiệp, MS PowerPoint lựa chọn hàng đầu giới thực việc trình chiếu Giáo trình sử dụng MS PowerPoint 2007 cho minh họa hướng dẫn, nhiên sau học xong, học viên hồn tồn sử dụng phiên khác Ms PowerPoint Các cải tiến Microsoft Power Point 2007 Giao diện hịan tịan so với phiên trước đó: Thay dựa vơ số menu nhiều tầng, Office bố trí hầu hết chức cần thiết vào dải băng to gọi "ribbon" hữu dụng Tính xem trước tức thời Microsoft Office 2007 cho phép bạn nhanh chóng nhận biết kết định dạng Bộ giao diện (theme) PowerPoint 2007 kèm Quick Style cải tiến đáng kể so với giao diện mẫu (template) nghèo nàn PowerPoint 2003 Công cụ vẽ hình SmartArt mạnh mẽ hẳn phiên cũ Cũng ứng dụng Word, Excel, PowerPoint dùng định dạng file mặc định dựa XML gọi Open XML, mang đuôi file pptx Một công cụ SmartArt (cũng có Word Excel), cơng cụ dùng để vẽ hình thể mối quan hệ, ví dụ sơ đồ tổ chức hay quy trình cơng việc Bạn bổ sung tạo kiểu dáng cho DurianGroup - www.DurianGroup.Wordpress.com Trang 2/47 Microsoft PowerPoint 2007 phần tử SmartArt với vài nhấn chuột không tốn nhiều công sức để tạo hình hoạ đẹp Bạn áp dụng hiệu ứng cải tiến PowerPoint 2007 gồm tạo bóng, nổi, xiên cho chữ hình (bao gồm biểu đồ SmartArt) trực tiếp từ ribbon Ngòai PowrerPoint 2007 cịn có nhiều cải tiến đáng giá khác: Tính tạo bảng dễ sử dụng hơn; việc trao đổi liệu với ứng dụng khác MS Office dễ dàng Khởi động Power Point Bước 1: Nhắp vào nút Start công cụ Windows Bước 2: Định vị trỏ chuột mục All Programs Bước 3: Nhắp Microsoft Office, Microsoft Office PowerPoint 2007 Màn hình Power Point xuất thể taskbar Windows Chú ý: o Nếu thường sử dụng Ms PowerPoint, thất shortcut PowerPoint 2007 Recently Used Programs menu All Programs Start menu Sử dụng Short cut để nhanh chóng truy xuất PowerPoint 2007 Các thành phần Cũng chương trình Microsoft Office khác, PowerPoint có cơng cụ(Toolbars), thực đơn(Menu bar) lệnh đơn tắt khác Ngoài ra, PowerPoint có cơng cụ, lệnh đơn riêng biệt Chúng ta xem xét thành phần sử dụng trình soạn thảo PowerPoint Các Khung Outline, Slide notes, Slide Trên hình sọan thảo cịn có thành phần sau DurianGroup - www.DurianGroup.Wordpress.com Trang 3/47 Microsoft PowerPoint 2007 - Cửa sổ Outline thể cấu trúc tổ chức khung slide phiên trình bày Có thể dùng khung để tạo xếp slide - Cửa sổ Notes cho phép bổ sung ghi trang thuyết trình Khung Notes thường dùng để mô tả chi tiết cho nội dung khung slide - Cửa sổ Slide: nội dung cần trình bày nằm khung Khung Slide bao gồm văn bản, hình ảnh, đoạn âm mà muốn trình diễn Việc soạn thảo hầu hết tập trung phần - Khung Task (Task Panes): chứa liên kết (link) đến chức thường sử dụng Khung sử dụng nhiều trình soạn thảo, gồm nhiều khung: New File/Presentation/Document, Clipboard, Search and Insert ClipArt Để mở khung Task: View->Task Pane Để di chuyển qua lại khung này, nhắp chuột vào khung nhấn F6 Menu công cụ (toolbar) Các menu công cụ chứa lệnh dùng cho việc soạn thảo, trình chiếu… PowerPoint Trong q trình sử dụng, sử dụng lệnh từ ripbon hay sử dụng phím nóng Mặc định, hình soạn thảo PowerPoint có thành phần sau: DurianGroup - www.DurianGroup.Wordpress.com Trang 4/47 Microsoft PowerPoint 2007 - Title bar: tiêu đề - Ribbon: họat động kết hợp menu bar toolbar - Office button: Mở Office, chứa menu open, save, print, tạo file trình diễn - Quick Access Toolbar: chứa shortcut cho số tính thơng dụng - Minimize, Maximize/Restore button: thay đổi kích thước cửa sổ ứng dụng - Close button: đóng ứng dụng - Work area: hình làm việc chính, dùng để sọan thảo file PowerPoint 2007 DurianGroup - www.DurianGroup.Wordpress.com Trang 5/47 Microsoft PowerPoint 2007 Thanh Ribbon chứa nhiều chức nhóm với theo Group Tạo trình diễn đơn giản Từ PowerPoint có nhiều cách để tạo trình diễn Chúng ta xem xét cách thơng dụng để tạo: • Từ template có sẵn: cung cấp khn mẫu với dạng có sẵn • Từ theme có sẵn: cung cấp giao diện chuyên nghiệp từ khn mẫu có sẵn với màu chữ, màu nền, kích cỡ, font… áp vào slide • Từ trình diễn trắng Chúng ta phải đầu Tạo trình chiếu Để tạo trình chiếu mới, hồn tồn khơng chứa gì: Chọn Office => New Hộp thopại New Presentation hiển thị Một slide mới, rỗng xuất để thiết kế, nhập liệu từ đầu Chọn mục Blank Presentation bấm nút Create Việc xây dựng trình chiếu thực sau DurianGroup - www.DurianGroup.Wordpress.com Trang 6/47 Microsoft PowerPoint 2007 Tạo trình chiếu từ Template có sẵn Một template khn mẫu định sạng sẵn với thiết lập trước về: màu sắc, font, cỡ chữ, hình nền… Khi chọn việc tạp từ template, có tùy chọn: Installed Templates: cung cấp Microsoft cài đặt với MS Office PowerPoint 2007 My Templates: Template tạo hay download trước từ Microsoft Office Online Microsoft Office Online templates: download từ Microsoft website Chúng ta lựa chọn template khác để định định dạng thích hợp cho trình chiếu Trong phần trình bày Installed Template, template lại sử dụng tương tự Để tạo slide từ Installed Template: Bước 1: Chọn Office -> New Hộp thọai New Presentation hiển thị Bước Trong danh sách Templates, chọn Installed Templates để hiển thị danh sách installed template Bước Click chọn template từ danh sách có sẵn, xem trước bấm nút Create PowerPoint định dạng slide sử dụng template DurianGroup - www.DurianGroup.Wordpress.com Trang 7/47 Microsoft PowerPoint 2007 Tạo trình chiếu từ Theme có sẵn Để tạo slide từ Installed Theme: Bước 1: Chọn Office -> New Hộp thọai New Presentation hiển thị Bước Trong danh sách Templates, chọn Installed Themes để hiển thị danh sách installed template Bước Click chọn template từ danh sách có sẵn, xem trước bấm nút Create PowerPoint định dạng slide sử dụng theme Tạo trình chiếu từ file có sẵn Một cách khác để tạo trình chiếu lấy từ trình chiếu có sẵn Bước Chọn Office ->New Hộp thọai New Presentation hiển thị Bước Chọn liên kết New from Existing, sau chọn file PowerPoint có sẵn trước Lưu – đóng mở file PowerPoint Sau tạo trình chiếu, cần phải lưu trữ Bước Chọn Office->Save(Close - Open) Hộp thoại hiển thị Nhập tên file chọn nơi muốn lưu trữ, sau click nút Save Làm việc với Slide Các chế độ view PowerPoint Trong phần này, xem xét khung nhìn khác trình diễn q trình soạn thảo PowerPoint hiển thị trình chiếu với nhiều cách khác nhau: Normal view, Slide Sorter view, Slide Show, Notes Page Mỗi cách thiết kế để thực nhiệm vụ khác tùy theo yêu cầu Để chuuyển qua chế độ view: chọn View tab, chọn view buttons bên phải phía hình DurianGroup - www.DurianGroup.Wordpress.com Trang 8/47 Microsoft PowerPoint 2007 o Normal View: chế độ mặc định, cho phép xem soạn thảo tất thành phần slide với danh sách trang file Để chọn slide, chọn slide cần nhảy đến danh sách Trong kiểu xem này, ta làm việc với văn bản, hình ảnh, biểu đồ cho slide Ở chế độ sọan thảo slide với sư trợ giúp Slides pane hay Outline Pane o Slide Sorter View: với kiểu xem này, ta dời, chép, xóa slide, khơng thể hiệu chỉnh văn khung slide làm việc với đối tượng slide Kiểu cho nhìn tổng thể toàn file thường dùng cần xếp thứ tự trang DurianGroup - www.DurianGroup.Wordpress.com Trang 9/47 Microsoft PowerPoint 2007 o Slide show: xem kết cuối slide hoàn thành o Notes Page: cung cấp khung ghi cho slide Loại chuyên dùng làm việc với ghi Để chuyển chế độ view, sử dụng nút lệnh (xem hình) từ menu: chọn menu: View->Normal (hay Slide Sorter, Slide Show…) DurianGroup - www.DurianGroup.Wordpress.com Trang 10/47 Microsoft PowerPoint 2007 DurianGroup - www.DurianGroup.Wordpress.com Trang 33/47 Microsoft PowerPoint 2007 Bài tập Bài tập Tạo table Tạo file trình chiếu với slide, sử dụng table hình sau Bài tập Tạo slide với âm DurianGroup - www.DurianGroup.Wordpress.com Trang 34/47 Microsoft PowerPoint 2007 Tạo slide hình, nhúng file âm vào slide Chạy thử kiểm tra Xóa file âm này, thay file video Chạy thử kiểm tra Bài tập Tạo slide với hình ảnh Thêm slide với hình ảnh hình vẽ, hình ảnh lấy từ Clip Art hay lấy từ file hình có sẵn Chèn thêm Word Art hình ảnh quảng cáo cho trường bạn DurianGroup - www.DurianGroup.Wordpress.com Trang 35/47 Microsoft PowerPoint 2007 BÀI TRÌNH DIỄN Trong này, học cách trình diễn PowerPoint in ấn file Xem trình diễn Trước trình chiếu trước đám đơng khán giả, phải trình chiếu cho nhiều lần để phát sai xót, bất hợp lý Để xem trình diễn, có nhiều cách: o Bấm nút Slide Show View góc phải bên o Chọn thẻ View -> Slide Show o Chọn thẻ Slide Show -> From Beginning From Current Slide o Bấm phím F5 Shift+F5 o Để hiển thị slide kế tiếp, bấm chuột trái (left mouse click), hay bấm phím Page Down, hay bấn phím spacebar o Để hiển thị slide kế trước, bấm chuột phải (rioht mouse click), hay bấm phím Page Up o Để kết thúc việc trình diễn, bấm phím Esc key DurianGroup - www.DurianGroup.Wordpress.com Trang 36/47 Microsoft PowerPoint 2007 Sử dụng Animation Animation cách đối tượng chuyển động, xuất hay biến hình PowerPoint 2007 cung cấp thiết lập sẵn animation: Fade, Wipe, Fly In Để chọn animation cho đối tượng, phải chọn đối tuợng đó, mục Aniate từ thẻ Animations (xem hình) Để tùy chọn sâu animation, sử dụng Custom animation Chúng ta chọn đối tượng PowerPoint, sau chọn nút Add Effect PowerPoint 2007 chia làm lọai nhóm Effect: Entrance (cách đối tuợng xuất hiện), Emphasis (cách thể tồn tại), Exit (cách Motion biến mất), Paths (di chuyển theo đường hình học) Trong nhóm Effect có nhiều Effect Chúng ta chọn lọai chuyển động tùy theo ý muốn DurianGroup - www.DurianGroup.Wordpress.com Trang 37/47 Microsoft PowerPoint 2007 Ví dụ 1: Sử dụng Motion Paths để tạo chuyển động banh dạng Freeform xung quanh hình Trên slide có nhiều animation, định thứ tự chuyển động, thời điểm bắt đầu chuyển động tùy chọn Start: After Previous, With Previous, On Click Để animation lặp lại mãi: từ thiết lập Time animation, chọn giá trị Until End of Slide mục Repeat DurianGroup - www.DurianGroup.Wordpress.com Trang 38/47 Microsoft PowerPoint 2007 Slide Transition Slide transition thiết lập cách chuyển cảnh từ slide sang slide khác Chúng ta thiết lập từ Transition to This Slide group thẻ Animations o PowerPoint nhiều 2007 nhóm có Silde Transition cho tùy chọn o Để thay đổi tốc độ, chọn từ danh sách Transition Speed giá trị Slow, Medium, or Fast o Để thiết lập thời gian tự động chuyển cảnh, từ mục Advance Slide, chọn mục Automatically After nhập vào số giây slide dừng o Nếu muốn áp dụng thiết lập cho toàn slide, click vào nút Apply to All Slides Công cụ trình biểu diễn PowerPoint cung cấp cơng cụ cung cấp chức có ích trình biểu diễn Chúng ta xem xét chức thông dụng Các công cụ thể qua biểu tượng bên hình DurianGroup - www.DurianGroup.Wordpress.com Trang 39/47 Microsoft PowerPoint 2007 Sử dụng bút vẽ Sử dụng bút vẽ muốn tập trung nhấn mạnh vào số thông tin hình Để sử dụng bút vẽ: o Thực chế độ slide show, click vào biểu tượng Pen bên trái, phía hình o Trên menu hiển thị, chọn loại bút vẽ (chẳn hạn Ball Point Pen) Con trỏ chuột biến đổi thành hình viết o Bấm chuột trái vẽ hình(xem hình) Sau vẽ xong, qua trạng thái chuột ban đầu (hình nũi tên) cách chọn biểu tượng Pen -> Arrow Tạo ghi Trong trình biểu diễn, sử dụng PowerPoint để ghi nhận ghi người nghe cách sử dụng chức Speaker Notes Để sử dụng Speaker Notes: o Bấm phải chuột hình biễu diễn, Từ menu hiển thị, chọn Screen -> Speaker Notes Hộp thoại Speaker Notes hiển thị (xem hình) Nhập nội dung cần ghi nhớ bấm nút Close để kết thúc việc nhập DurianGroup - www.DurianGroup.Wordpress.com Trang 40/47 Microsoft PowerPoint 2007 Tìm chuyển đến Slide Trong trình biểu diễn, cần nhảy đến slide lập tức.Cách dể dàng sử dụng chức Go to Slide Để sử dụng chức Go to Slide: o Trong chế độ slide show, chọn biểu tượng Menu bên hình-> chọn mục Go to Slide o Một menu xuất biểu diễn tất slide Một số phím tắt sử dụng trình chiếu Để Phím tắt Nhảy đến slide kế Click chuột Nhảy đến slide kế trước Phím Backspace Nhảy đến slide Nhập số slide->bấm Enter Stop/Restart Automatic Show Phím S Kết thúc trình diễn Phím Esc Xóa hình sau vẽ Phím E Về slide đầu Giữ phím chuột giây Chuyển chuột thành viết Ctrl+P Chuyển viết thành chuột Ctrl+A Ẩn trỏ chuột Ctrl+H In ấn Mặc dù file PowerPoint dùng để trình diễn máy tính, nhiều trường hợp, cần phải in ấn file giấy Chẳn hạn, thích cho slide cần in giấy để sử dụng trình biểu diễn, đó, trang in riêng biệt với phần thích in bên Hoặc muốn người nghe theo dõi chi tiết báo cáo DurianGroup - www.DurianGroup.Wordpress.com Trang 41/47 Microsoft PowerPoint 2007 In nhanh Chúng ta in tất slide cách nhanh chóng mà khơng cần lựa chọn cách cách: o Click nút lệnh Print Standard toolbar o Chọn menu File->Print, chọn OK o Bấm ohím Ctrl+P chọn OK Tùy chọn nội dung in dạng in Trong nhiều trường hợp, nên xem trước kết in, sau lệnh in Sử dụng thẻ Print Preview để xem trước tùy chỉnh nội dung cần in sau: Bước Chọn nút Office -> Print -> Print Preview Chọn mục Print What để chọn định dạng in: Nếu cần in dạng handouts, sử dụng Handouts để thiết lập số lượng slide trang in Chúng ta chọn hướng in cho trang (Portrait hay Landscape) Chọn lựa từ danh sách Color/Grayscale để xác định màu sắc muốn in color, grayscale, black hay white từ mục Options Nếu thấy vừa ý, lệnh in cách bấm Print DurianGroup - www.DurianGroup.Wordpress.com Trang 42/47 Microsoft PowerPoint 2007 Bước Nếu có nhiều máy in, chọn máy in từ danh sách Name Chọn slide cần in mục Print Range: o Chọn All để in tất slide o Chọn Current Slide để in slide hiển thị o Nhập dãy slide cần in Slides; ví dụ: nhậo 2–4 để in slide 2, 3, Chọn mục lựa nội dung cần in từ danh sách Print What Chúng ta chọn in slides, handouts, note, hay outlines Nếu muốn in nhiều bản, nhập số lượng in vào mục Number of Copies Lưu trình diễn dạng Slide Show – PowerPoint 2003 Sau file trình diễn hồn tất, cịn việc trình chiếu khơng muốn thay đổi nào, lưu trữ file dạng DurianGroup - www.DurianGroup.Wordpress.com Trang 43/47 Microsoft PowerPoint 2007 PowerPoint Show (file có pps extension) File pps mở trực tiếp mà không cần Ms PowerPoint o Từ menu Office ->Save As o Trong hộp thoại, vị trí Save as Type, chọn loại PowerPoint Show *.pps) chọn Power Point 97-2003 Presentation để chuyển định dạng cho vertion trước Để tạo trình diễn tốt Đề tạo trình diễn tốt, phải ý số điểm sau o Tạo slide đơn giản, không nhiều chữ trang, không nhiều ý khác trang Thường, slide không 25-30 từ o Nội dung hình ảnh đặt với khoảng cách định biên slide DurianGroup - www.DurianGroup.Wordpress.com Trang 44/47 Microsoft PowerPoint 2007 Slide phải đọc dễ dàng Tránh sử dụng màu sắc, font khó đọc hay Bài tập Bài tập Transitions animations Chọn scheme animation Appear áp dụng cho tất slides file trình diễn Thưc Slide Show để xem trình diễn Chọn animation khác cho từ hàng nội dung hiển thị theo thứ tự Thực xem slide show Gở bỏ animation khỏi slide Thục Slide Show để kiểm tra xem animation gỡ bỏ hay chưa DurianGroup - www.DurianGroup.Wordpress.com Trang 45/47 Microsoft PowerPoint 2007 Bài tập Trình chiếu sử dụng cơng cụ trình chiếu Thực trình diễn từ Slide Di chuyển slide Sử dụng công cụ ghi bút vẽ trình biểu diễn Nhảy đến slide Nhảy đến slide Lưu file thiết lập dạng PowerPoint Show (pps file) Sử dụng My Computer hay Windows Explorer , double-click lên file để xem trình diễn từ file pps Bài tập In ấn Thiết lập thông số cho việc in ấn lưu thiết lập vào file Không thực in ấn, thay vào sử dụng chức Print Preview để xem trước trang in Thiết lập định dạng in handouts, slides /1 trang, xem kết in Chọn dạng in handouts với slides /1 trang, xem kết in Thiết lập để in ghi silde DurianGroup - www.DurianGroup.Wordpress.com Trang 46/47 Microsoft PowerPoint 2007 Phụ lục: Bài Tập Lớn Yêu cầu: tạo file trình diễn PPT với yêu cầu sau o Mỗi nhóm nhiều sinh viên o Các nhóm khơng chọn trùng nội dung đề tài o Bài nộp vào trước buổi cuối môn học Các hạn không chấp nhận với lý o Bài nộp bao gồm CDROM chứa file PPT o Mỗi fie trình diễn chứa 40 slide o Các file trình bày phải có minh họa chứa: âm thanh, hình ảnh, video o Sử dụng header – footer cho biết số trang, tên nhóm o Trong phải sử dụng table, wordart o Trong phải để danh sách học viên nhóm o Nội dung trình bày hợp lý, đẹp Trình bày địa điểm du lịch Việt Nam: Vịnh Hạ Long, Sapa, Nha Trang, Hòn Ngọc Việt, Vũng Tàu, Mũi Né, Đà Lạt… DurianGroup - www.DurianGroup.Wordpress.com Trang 47/47 .. .Microsoft PowerPoint 2007 BÀI CÁC CHỨC NĂNG SOẠN THẢO CƠ BẢN Trong này, học cách sử dụng PowerPoint để tạo file trình diễn Giới thiệu Microsoft Power Point 2007 Microsoft PowerPoint. .. chiếu Giáo trình sử dụng MS PowerPoint 2007 cho minh họa hướng dẫn, nhiên sau học xong, học viên hồn tồn sử dụng phiên khác Ms PowerPoint Các cải tiến Microsoft Power Point 2007 Giao diện hòan tòan... Bước 3: Nhắp Microsoft Office, Microsoft Office PowerPoint 2007 Màn hình Power Point xuất thể taskbar Windows Chú ý: o Nếu thường sử dụng Ms PowerPoint, thất shortcut PowerPoint 2007 Recently