Đang tải... (xem toàn văn)
Tài liệu tham khảo ngành công nghệ thông tin Xây dung hệ thống Quản lý thư viện
X©y dung hÖ thèng Qu¶n lý th viÖn - 1 - LỜI NÓI ĐẦUHiện nay cùng với sự phát triển của xã hội và nền kinh tế thị trường thì công việc quản lý cũng ngày càng khó khăn và phức tạp. Công việc quản lý ngày càng đóng góp một vai trò quan trọng trong các công việc của các cơ quan, công ty, xí nghiệp. Việc áp dụng các thành tựu của khoa học kỹ thuật nói chung và thành tựu của công nghệ thông tin nói riêng vào công tác quản lý đã không ngừng phát triển. Công tác quản lý ngày càng được nhiều các cơ quan và đơn vị quan tâm nhưng quản lý thế nào và quản lý làm sao cho đạt được hiệu quả cao nhất. Như nhanh? Bảo mật? Thân thiện? Tất cả những yếu tố trên chúng ta đều có thể nhờ đến những thành tựu của ngành công nghệ thông tin, đó là những phần mềm trợ giúp quản lý thay cho tệp hồ sơ dày cộm, thay cho những ngăn tủ đựng hồ sơ chiếm nhiều diện tích và có thể ta phải mất rất nhiều thời gian để lục lọi, tìm kiếm những thông tin cần phải thu thập hay những dữ liệu quan trọng. Tất cả những điều bất tiện ở trên đều có thể được tích hợp trong phần mềm - một sản phẩm của ngành tin học.Xuất phát từ những nhu cầu thực tế ở trên các cơ quan, xí nghiệp đều thấy không thể thiếu được hệ quản trị cơ sở dữ liệu trong việc phát triển và quản lý của mình. Qua những phần mềm – chương trình quản lý này người sử dụng có thể truy nhập thông tin một cách nhanh chóng, ngoài ra còn có thể tìm kiếm thông tin trong một khoảng thời gian nhanh nhất có thể. Và nhờ chúng, người quản lý có thể sẽ tránh được sự mất mát, sự hư hỏng thông tin khi phải lưu trữ một số lượng cơ sở dữ liệu khổng lồ.Ở bất cứ thời kỳ lịch sử nào, “thư viện” đều được coi là kho trí tuệ của loài người. Nhu cầu sử dụng thư viện rất rộng rãi. Có lẽ, không có một lĩnh vực hoạt động nào trong xã hội lại không cần đến thư viện.Qui mô của thư viện gắn liền với sự phát triển của loài người, cùng với sự phát triển xã hội và phân ngành sản xuất. Thư viện ngày càng đa dạng về nội dung và lớn về số lượng. Ngày nay nhiều thư viện ngành đã có số lượng hàng vạn cuốn sách, hàng trăm số báo và tạp chí và có số lượng lớn độc giả đến thư viện mượn và trả sách Vũ Hải Yến K7C Giáo viên hướng dẫn: PGS. TS Đặng Minh Ất Xây dung hệ thống Quản lý th viện - 2 - mi ngy. S bin ng ú to nờn s phc tp v mt qun lý v tra tỡm sỏch. iu phc tp hn l x lý thụng tin trong sỏch ngi s dng tỡm c sỏch cn thit phc v cho cỏc vn nghiờn cu.Trong khi tỡm kim cỏc gii phỏp khc phc tỡnh hỡnh trờn, mỏy tớnh ó th hin l phng tin ti u. Tu theo nhu cu ca tng th vin mỏy tớnh cú th gii ỏp c cỏc vn nhiu mc khỏc nhau. Ph bin nht l mỏy tớnh giỳp cho vic qun lý v phc v nhu cu tra tỡm cỏc thụng tin v sỏch ca th vin hin cú. Mc cao hn l mỏy tớnh ó to kh nng t ng hoỏ sõu thụng qua vic thit lp v s dng cỏc CSDL th vin t ng hoỏ v trao i thụng tin gia cỏc th vin vi nhau.T nhng nhu cu thc t, nhu cu qun lý cỏc cụng vic hng ngy ca th vin nh qun lý s lng cỏc c gi n th vin mn sỏch v tr sỏch, nhu cu v tra cu cỏc thụng tin v sỏch m cỏc c gi cn cho vic hc tp v gii trớ ca mỡnh m khi lng cỏc cụng vic trờn ti th vin l khụng phi nh. Vỡ vy, em ó phõn tớch v thit k mt chng trỡnh phc v qun lý mt s cụng tỏc th vin cho cỏc cụng vic trờn. Nhng do õy l ln u tiờn em phõn tớch v thit k mt ti ln nờn khú trỏnh khi nhng sai sút. Do vy em mong c s úng gúp ý kin ca thy cụ v cỏc bn ti ny c hon thin hn.Em xin chõn thnh cm n thy giỏo ng Minh t ó tn tỡnh hng dn em thc hin ti ny, ng cm n cỏc thy cụ giỏo ca B mụn Cụng ngh Thụng tin trong sut quỏ trỡnh hc tp va qua.V Hi Yn K7C Giỏo viờn hng dn: PGS. TS ng Minh t X©y dung hÖ thèng Qu¶n lý th viÖn - 3 - CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀIVũ Hải Yến K7C Giáo viên hướng dẫn: PGS. TS Đặng Minh Ất X©y dung hƯ thèng Qu¶n lý th viƯn - 4 - I. NHU CẦU TIN HỌC HỐ: Hằng ngày, thư viện sẽ có rất nhiều bạn đọc mượn sách và trả sách hay có những cơng tác quản lý về sách. Vì số lượng sách ở đây rất lớn do đó sẽ cần những cơng tác về sách như: lưu trữ các thơng tin về sách như phải sắp xếp sách theo mơn loại nào, số cá biệt bao nhiêu . ngồi ra để đảm bảo được cơng việc quản lý sách được dễ dàng và thuận tiện khơng mất nhiều thời gian về việc tìm một cuốn sách thì phải làm thế nào quản lý một cách có hiệu quả nhất.Như đã nói ở trên, số lượng độc giả mượn sách và trả sách trong một ngày là rất nhiều, vì vậy việc quản lý làm sao để độc giả mượn sách và tra cứu sách một cách thuận lợi và nhanh chóng thì cũng cần được quan tâm chú ý.Từ những nhu cầu trên, để quản lý thơng tin về người đọc, về sách khơng những cần phải có thơng tin chính xác về những đối tượng trên mà cần phải có một cơ chế quản lý thích hợp. Một trong những cách hiệu quả nhất đó là việc ứng dụng những thành tựu của cơng nghệ tin học áp dụng cho cơng tác này. Cơng nghệ thơng tin đã đem lại cho chúng ta những khả năng to lớn cho việc lưu trữ và xử lý các thơng tin đặc biệt và phân chia các cấp quản lý sao cho có hiệu quả nhất. Do đó, cần thiết để tự động hố (hoặc bán tự động hố) và hợp lý hố những khâu nghiệp vụ quan trọng trong cơng tác quản lý như: thống kê, tổng hợp, tìm kiếm, in ấn, .Từ những lý do trên, cơng việc của chúng ta là phân tích thiết kế và xây dựng hệ thống quản lý thư viện để khai thác hết được những ưu việt của kỹ thuật hiện đại tiên tiến này.II. KHẢ NĂNG ỨNG DỤNG TIN HỌC TRONG CƠNG TÁC THƯ VIỆN: Để thực hiện tin học hố cơng tác thư viện, người ta có thể thiết kế CSDL sau: * CSDL sách chọn lọc theo chun đề: loại CSDL này nhằm giúp độc giả tìm thơng tin tương đối sâu vào từng cuốn sách theo một chủ đề nhất định. Muốn vậy, các yếu tố tìm tin thường được mở rộng trên các biểu ghi nhập dữ liệu. Thí dụ các biểu ghi áp dụng để biên mục cho các sách của thư viện hơn 15 mục (trường). Mức độ tăng số trường để đảm bảo tìm tin sâu trong một cuốn sách phụ thuộc vào nhiều u cầu tra cứu của các nhà quản lý và người sử dụng.Vũ Hải Yến K7C Giáo viên hướng dẫn: PGS. TS Đặng Minh Ất Xây dung hệ thống Quản lý th viện - 5 - * CSDL thay th t liu bn gc: CSDL ny cú th núi l th vin t ng hoỏ hon ton. Tng cun sỏch, sau khi c la chn v c np vo mỏy tớnh theo nhng phng phỏp khỏc nhau s c ho nhp vo CSDL phc v yờu cu ca c gi. Ngy nay, ngi ta s dng phn nhiu b nh ngoi nh cỏc a quan lu gi thụng tin v sỏch nhm bo qun v luõn chuyn trong phm vi s dng ca nhiu th vin.* CSDL qun lý v cỏc thụng tin v c gi, v s ln mn v thng kờ s lng c gi mn sỏch cu th vin cng c cp n õyK thut to lp ra cỏc loi CSDL nờu trờn khụng ngng phỏt trin. Ngoi cỏc phn mm ti u, ngi ta cũn s dng nhiu phn cng mi. Thớ d vic nhp d liu ca sỏch vo mỏy tu theo mc phc tp ca CSDL m ngi ta cú th s dng cỏc phng tin nhp thụng tin khỏc nhau nh: bn phớm (keyboard), chut (mouse), mỏy quột (scaner) III. CC QUI TRèNH HOT NG:Trc ht, ta cn núi n cu to ca th vin. Cụng tỏc qun lý õy l mt vn rt rng. Vỡ vy do thi gian cú hn em ch trỡnh by õy nhng vn m bỏo cỏo ny cp ti.Th vin cú mt s phũng sau:+ Phũng c sỏch thiu nhi.+ Phũng mn sỏch thiu nhi.+ Phũng mn sỏch ngi ln.+ Phũng c sỏch ngi ln.+ Phũng bỏo chớ.+ Phũng mỏy tớnh.+ .T nhng phũng c lit kờ trờn ta cú cỏc loi th ca th vin nh sau:+ Th mn sỏch ca thiu nhi.+ Th c sỏch ca thiu nhi.V Hi Yn K7C Giỏo viờn hng dn: PGS. TS ng Minh t X©y dung hÖ thèng Qu¶n lý th viÖn - 6 - + Thẻ đọc sách cho người lớn. + Thẻ mượn sách cho người lớn. Chú ý: Thẻ đọc của người lớn và thẻ mượn của người lớn đều có gía trị ở phòng báo chí nhưng không có giá trị ở hai phòng khác nhau.Từ những dữ liệu ở trên ta có thể thấy được hoạt động của thư viện như sau:Trước hết, khi muốn đăng ký làm thẻ tại thư viện, người đăng ký làm thẻ phải hoàn thành những thủ tục sau: Nếu đối tượng làm thẻ là thiếu nhi (học sinh cấp I và cấp II): Đơn xin làm thẻ thư viện do bố (mẹ) viết. Giấy khen (học sinh đó là học sinh khá và giỏi). Hai ảnh 3x4 (nếu đổi thẻ thì chỉ cần 1 ảnh) Hộ khẩu. Nếu đối tượng làm thẻ là sinh viên hoặc viên chức nhà nước hay cán bộ về hưu: Giấy giới thiệu của cơ quan học tập hoặc đang công tác. Hộ khẩu (nếu đối tượng không có hộ khẩu thì phải có xác nhận của chính quyền địa phương nơi người làm thẻ đang tạm trú). Hai ảnh 3x4 (nếu đổi thẻ thì chỉ cần một ảnh) Thẻ sinh viên nếu là sinh viên (hoặc giấy chứng minh nhân dân nếu đối tượng làm thẻ là công chức nhà nước, nếu đối tượng làm thẻ là cán bộ về hưu thì cần phải có thẻ hưu trí).Sau khi đã hoàn tất các thủ tục trên, tuỳ theo đối tượng làm thẻ sẽ được đăng ký làm thẻ thư viện. Căn cứ vào phiếu đăng ký làm thẻ mà người làm thẻ sẽ được phát thẻ đọc hay thẻ mượn + Thẻ đọc sách được phép mượn sách đọc tại phòng đọc của thư viện và đến cuối giờ phải hoàn trả sách lại cho thư viện và thẻ này cũng có giá trị tại phòng báo của thư viện yêu cầu cũng giống như trên.Đối với thẻ đọc sách cho người lớn thì có một số chú ý sau:Vũ Hải Yến K7C Giáo viên hướng dẫn: PGS. TS Đặng Minh Ất X©y dung hÖ thèng Qu¶n lý th viÖn - 7 - + Mỗi lần mượn sách, độc giả chỉ được mượn không quá hai cuốn sách, thời gian mượn sách trong 15 ngày, nếu vượt quá thời gian trên độc giả sẽ phải chịu một số tiền nhất định nào đó cho một ngày quá hạn. Độc giả có thể nhờ người trả sách hộ.+ Nếu vì một lý do nào đó độc giả có thể xin gia hạn trả sách nhưng đối với sách văn học chỉ được xin gia hạn khônh quá một lần và đối với sách kỹ thuật thì độc giả được phép xin gia hạn hai lần.+ Nếu làm hư hỏng sách của thư viện thì độc giả sẽ phải có trách nhiệm bồi thường sách theo nội qui của thư viện.Tất cả các loại thẻ trên đều có giá trị trong một năm, qúa một năm thì độc giả sẽ phải đổi thẻ. Nội quy của hai phòng mượn sách của thiếu nhi và đọc sách của thiếu nhi đều tương tự như yêu cầu của hai phòng mượn và đọc sách của người lớn. Khi độc giả muốn mượn sách, độc giả sẽ phải tra tìm cuốn sách mà mình cần mượn tại những hộp đựng các thông tin về quyển sách đó hay hộp này được gọi là hộp phích. Mỗi hộp phích này sẽ mang một chủ điểm riêng, mỗi chủ điểm sẽ được ghi trên các hộp như hộp phích mang tên văn học dân gian hay hộp được mang tên của tác giả viết ra quyển sách đó . Trong mỗi hộp này sẽ có những thông tin: số cá biệt của cuốn sách đó, thông tin về tác giả . những điều này sẽ được bàn tới trong phần sau.Ngoài ra, độc giả có thể tra cứu các thông tin về sách tại phòng máy của thư viện.Khi muốn mượn sách độc giả sẽ có những phiếu yêu cầu mượn sách.Độc giả vi phạm nội quy của thư viện sẽ chịu kỷ luật theo nội quy của thư viện đề ra.IV. YÊU CẦU ĐỐI VỚI HỆ THỐNG Vũ Hải Yến K7C Giáo viên hướng dẫn: PGS. TS Đặng Minh Ất X©y dung hÖ thèng Qu¶n lý th viÖn - 8 - 1. Danh sách các yêu cầu1.1. Lập thẻ độc giả1.2. Cập nhật thông tin độc giả 1.3. Hủy thẻ độc giả1.4. Nhập sách1.5. Hủy sách 1.6. Tra cứu sách1.7. Lập phiếu mượn sách1.8. Nhận trả sách 2. Bảng trách nhiệm các yêu cầuStt Nghiệp Vụ Người dùng Phần mềm Ghi chú 1 Lập thẻ độc giảCung cấp thông tin về độc giảKiểm tra quy định và lưu trữCho phép huỷ cập nhật lại hồ sơ, có thể thay đổi quy định tuổi2 Cập nhật thông tin độc giảChọn độc giả theo danh sách được liệt kê Liệt kê danh sách những độc giả Kiểm tra quy định và lưu trữ Trong quá trình thực hiện có thể thay đổi quy định3 Hủy thẻ độc giảChọn độc giả đã hết hạn của thẻ độc giả để hủyHủy thẻ độc giả đã hết hạn so với ngày hiện tạiCó thề xoá hay lưu thẻ độc giảVũ Hải Yến K7C Giáo viên hướng dẫn: PGS. TS Đặng Minh Ất X©y dung hÖ thèng Qu¶n lý th viÖn - 9 - 4 Nhập sách Nhập những thông tin cần thiết về sách cần lưuKiểm tra thời hạn sách và lưuCó thể thay đổi quy định về hạn sách5 Hủy sách Chọn sách đã hết hạn để hủyHủy những sách đã quá hạn cho phépCó thể thay đổi6 Tra cứu sáchNhập vào những từ khóa cần traTra cứu theo yêu cầuHiển thị những thông tin lọc được7 Lập phiếu mượn sáchChọn độc giả và những sách độc giả cần mượn ( nếu có)Cập nhật những sách độc giả đã mượn và kiểm tra số lượng cho phép mượnCó thể thay đổi quy định8 Nhận trả sáchChọn những sách độc giả trảCập nhật thông tin về sách đã trả3. Mô hình hóa Vũ Hải Yến K7C Giáo viên hướng dẫn: PGS. TS Đặng Minh ẤtNgười dùngNhận sáchLập thẻTT độc giả Mượn trả sáchTra cứuHủy thẻ, sáchTạo mã số Chọn và nhập những thông tin cần thiếtLưu vào CSDLXuất dữ liệu lên lưới (để có thể thay đổi)Thêm tiếp hoặc trở raTạo mã số Chọn và nhập những thông tin cần thiếtLưu vào CSDLXuất dữ liệu lên lưới (để có thể thay đổi)Thêm tiếp hoặc trở raChọn độc giả cần lập thẻNhững thông tin về độc giả sẽ được hiển thịNếu chưa lập thẻ thì sẽ hiện nút Lưu để lập, ngược lại có thể xóa.Chọn những chức năng cầnNhận sáchTT độc giảLập thẻ X©y dung hÖ thèng Qu¶n lý th viÖn - 10 - 4. Thiết kế phần mềmVũ Hải Yến K7C Giáo viên hướng dẫn: PGS. TS Đặng Minh Ất MH ChínhMH Quy địnhMH Đăng nhậpMH Mượn trả sáchMH Lập thẻMH Tra cứuMH Độc giảMH Nhận sáchMH UserNgười dùng nhập từ khóa cần tra cứu trên mỗi cột lướiThông tin sẽ được lọc Hiển thị kết quả tìm đượcMượn trả sáchNgười dùng chọn độc giả cần mượn hoặc trả sách chọn những sách cần mượn hoặc cần trảKiểm tra xem có mượn được không, đã quá hạn trả sách chưa để phạtCập nhật Tra cứuHủy thẻ, sáchChọn những thẻ hoặc sách đã hết hạn trong bản ThamSoNguyen để huỷXoá khỏi cơ sở dữ liệu [...]... và trả sách, nếu cần thống kê số lượng sách mà độc giả mượn trong một ngày là bao nhiêu hay số lượng sách mà độc giả mượn đông nhất vào tháng nào thì chúng ta có thể ghi số lượng độc giả mượn sách bằng phương pháp thủ công II XÂY DỰNG MÔ HÌNH HỆ THỐNG MỚI Để khắc phục những nhược điểm của hệ thống cũ thì yêu cầu ta phải xây dựng một hệ thống quản lý tự động Hệ thống quản lý thư viện bằng máy tính phải... X©y dung hÖ thèng Qu¶n lý th viÖn - 13 - thẻ thư viện Danh sách độc giả loại độc giả mượn sách Chi tiết mượn sách Danh sách sách loại sách Vũ Hải Yến K7C Giáo viên hướng dẫn: PGS TS Đặng Minh Ất X©y dung hÖ thèng Qu¶n lý th viÖn - 14 - CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT HỆ THỐNG Vũ Hải Yến K7C Giáo viên hướng dẫn: PGS TS Đặng Minh Ất X©y dung hÖ thèng Qu¶n lý th viÖn - 15 - I KHẢO SÁT HOẠT ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG CŨ Việc quản. .. KHẢO SÁT HOẠT ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG CŨ Việc quản lý sách tại thư viện hiện nay đang được quản lý theo kiểu thủ công ghi chép bằng tay nên gặp rất nhiều khó khăn, nếu trong một ngày có số lượng độc giả lớn thì rất khó có thể quản lý hết và thư ng gây ra mất mát sách Để có thể quản lý tốt yêu cầu phải có số lượng nhân viên nhiều rất tốn kém trong công việc quản lý Do ở phòng đọc số lượng độc giả mượn sách... đọc của người lớn và của thiếu nhi tương tự nhau vì thời gian có hạn nên em chỉ tập trung xây dựng hệ thống quản lý này cho hai phòng mượn và đọc của người lớn, nếu cần xây dựng hệ thống cho hai phòng của thiếu nhi thì ta chỉ cần thay chữ phòng người lớn bằng phòng cho thiếu nhi mà thôi IV KHẢO SÁT NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ 1 Yêu cầu nghiệp vụ 1.1 Nghiệp vụ yêu cầu lập thẻ độc giả BM1 Loại thẻ độc giả : ……………………... Database Management System) là hệ thống các chương trình hỗ trợ các tác vụ quản lý, khai thác dữ liệu theo mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ Từ phiên bản Microsoft Access đầu tiên phát hành vào năm 1992 đến Microsoft Access 2000 đã qua năm phiên bản Microsoft Access là một trong những hệ quản trị cơ sở dữ liệu phổ biến cho các máy tính PC Microsoft Access 2000 cung cấp hệ thống chương trình ứng dụng rất... commands, functions liên hệ trực tiếp đến MS Windows GUI Những người mới bắt đầu có thể viết chương trình bằng cách học chỉ một vài commands, functions và keywords Khả năng của ngôn ngữ này cho phép những người chuyên nghiệp hoàn thành bất kỳ điều gì nhờ sử dụng ngôn ngữ lập trình MS Windows nào khác 2 Giới thiệu về hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access: Hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ ( Relational Database...X©y dung hÖ thèng Qu¶n lý th viÖn - 11 - MH Chính SubMain MangThamSo MH Quy định CSDL MH Giới thiệu DMSách MH: Màn hình DM: Danh mục MH DMSách Nhận sách Xóa, Sửa Tra cứu MH DMĐộcgiả Thêm độc giả Vũ Hải Yến K7C Xóa, Sửa Tra cứu Giáo viên hướng dẫn: PGS TS Đặng Minh Ất X©y dung hÖ thèng Qu¶n lý th viÖn - 12 - MH Lập thẻ DM Độc giả Lập thẻ độc giả MH... giả : Nguyễn Ngọc Minh Nhà xuất bản : Nhà xuất bản Nhận sách Thể loại : A Năm xuất bản : 2004 Lao động – Xã hội Ngày nhận : 22/2/2008 Vũ Hải Yến K7C Giáo viên hướng dẫn: PGS TS Đặng Minh Ất X©y dung hÖ thèng Qu¶n lý th viÖn - 19 - 1.2.5 Biểu mẫu 5 BM5 Mã sách : Huỷ sách …………………………… Ví dụ : BM5 Mã sách : MS0078 Huỷ sách 1.2.6 Biểu mẫu 6A, 6B, 6C BM6A Tên sách : Tra cứu sách (theo tên sách) ………………………… ... (theo tên sách) Foxpro BM6B Thể loại : Tra cứu sách (theo thể loại) …………………………… Ví dụ : BM6B Thể loại : A Vũ Hải Yến K7C Tra cứu sách (theo thể loại) Giáo viên hướng dẫn: PGS TS Đặng Minh Ất X©y dung hÖ thèng Qu¶n lý th viÖn - 20 - BM6C Tên sách Tên sách Lập trình STT Tra cứu sách (kết quả) Danh sách sách Thể loại Tác giả Tra cứu sách (kết quả) Danh sách sách Thể loại Tác giả A Nguyễn Ngọc Ví dụ : BM6C... được mượn tối đa 5 quyển sách Thời gian mượn tối đa là 4 ngày Ví dụ : BM7 Mã thẻ : MT00123 Vũ Hải Yến K7C Lập phiếu mượn sách Họ tên : Vũ Hải Yến Giáo viên hướng dẫn: PGS TS Đặng Minh Ất X©y dung hÖ thèng Qu¶n lý th viÖn Ngày mượn : 22/2/2008 STT Mã sách 1 MS0078 - 21 - Tên sách Lập trình Thể loại A Visual 2 Foxpro Lập trình MS0045 Tác giả Nguyễn Ngọc Minh A Visual Phạm Hữu Khang Basic 1.2.8 Biểu mẫu . công.II. XÂY DỰNG MÔ HÌNH HỆ THỐNG MỚIĐể khắc phục những nhược điểm của hệ thống cũ thì yêu cầu ta phải xây dựng một hệ thống quản lý tự động. Hệ thống quản lý. quản lý như: thống kê, tổng hợp, tìm kiếm, in ấn,...Từ những lý do trên, cơng việc của chúng ta là phân tích thiết kế và xây dựng hệ thống quản lý thư viện
