Phần 1 QUY ĐỊNH CHUNG 1.1. Phông Lưu trữ Liên bang Nga 1.1.1. Phông Lưu trữ Liên bang Nga là một phần tài nguyên thông tin quốc gia, là di sản lịch sử, văn hóa của nhân dân Liên bang Nga Theo Bộ Luật chung của Liên bang Nga về Phông Lưu trữ và công tác lưu trữ Liên bang Nga, Phông Lưu trữ Liên bang Nga là một tập hợp tài liệu lưu trữ được hình thành và được thường xuyên bổ sung, là sự thể hiện đời sống vật chất và tinh thần của con người, có giá trị lịch sử, khoa học, xã hội, kinh tế, chính trị, văn hóa và là một phần di sản lịch sử, văn hóa không thể tách rời của nhân dân Liên bang Nga. Thành phần Phông Lưu trữ Liên bang Nga bao gồm: các phông lưu trữ và toàn bộ tài liệu lưu trữ thuộc lãnh thổ Liên bang Nga, không phụ thuộc vào nguồn gốc và thời gian hình thành, tác giả tài liệu, nơi lưu giữ và hình thức sở hữu, kể cả tài liệu được đưa hợp pháp từ nước ngoài về; các phông lưu trữ và toàn bộ tài liệu lưu trữ của các cơ quan Nhà nước Liên bang Nga tại nước ngoài. Những tài liệu lưu trữ này được lưu giữ vĩnh viễn trên lãnh thổ Liên bang Nga. Việc thu thập tài liệu vào Phông Lưu trữ Liên bang Nga được thực hiện trên cơ sở đánh giá giá trị tài liệu theo một quy trình đã được quy định (Xem mục 6.1.5) Bảo quản, thu thập, thống kê và sử dụng tài liệu Phông Lưu trữ Liên bang Nga được thực hiện theo những nguyên tắc chung và có sự kiểm tra việc thực hiện các nguyên tắc đó. Trong thành phần của Phông lưu trữ Liên bang Nga có hai loại tài liệu: tài liệu liên bang và tài liệu các cơ quan, tổ chức thuộc quyền quản lý của Liên bang Nga. Phông lưu trữ Liên bang Nga là một hệ thống thông tin độc lập, là một phần tài nguyên thông tin quốc gia, nó cần thiết cho việc bảo đảm những yêu cầu về thông tin ngày càng tăng của xã hội, cho việc đảm bảo nhiệm vụ của các cơ quan quản lý nhà nước, cho sự phát triển của khoa học và văn hóa. Tài liệu Phông lưu trữ Liên bang Nga là đối tượng, là khách thể của các quan hệ vật chất và pháp luật nhà nước, được pháp luật bảo vệ. 1.1.2. Quy chế pháp lý đối với tài liệu thuộc sở hữu nhà nước và không thuộc sở hữu nhà nước Phông lưu trữ Liên bang Nga Phụ thuộc vào quyền sở hữu tài liệu, Phông lưu trữ Liên bang Nga chia làm hai phần: phần thuộc sở hữu nhà nước và phần không thuộc sở hữu nhà nước (còn gọi là phần ngoài nhà nước). 20 1.1.2.1 Tài liệu Phông lưu trữ Liên bang Nga thuộc sở hữu nhà nước được quy định cụ thể trong Luật của Liên bang Nga. Tài liệu Phông Lưu trữ Liên bang Nga thuộc sở hữu nhà nước không phụ thuộc vào nơi bảo quản, thể loại, kỹ thuật và phương thức lưu giữ thông tin, thuộc quyền kiểm kê bắt buộc của nhà nước. 1.1.2.2. Các tài liệu Phông lưu trữ Liên bang Nga không thuộc sở hữu nhà nước là các tài liệu được hình thành từ sở hữu cá nhân và các sở hữu ngoài nhà nước khác. Các cơ quan và tổ chức trong hệ thống phục vụ Phông lưu trữ Liên bang Nga được nhận những thông tin về các tài liệu phải thu hồi vào phông lưu trữ Liên bang Nga phần tài liệu không thuộc sở hữu nhà nước để thực hiện công tác thống kê. Các cơ quan và các trụ sở trong hệ thống phục vụ Phông lưu trữ liên bang Nga sẽ xác định quyền sở hữu và nơi lưu giữ tài liệu không thuộc sở hữu nhà nước của Phông lưu trữ Liên bang Nga. 1.2. Phông lưu trữ và các tập hợp tài liệu lưu trữ như một định nghĩa thống kê – phân loại chung Phông lưu trữ là đơn vị thống kê – phân loại của Phông lưu trữ Liên bang Nga. Phông lưu trữ là một tập hợp tài liệu có liên quan với nhau về lịch sử hoặc lôgíc, thuộc phạm vi bảo quản thường xuyên. Phông lưu trữ còn được so sánh với sưu tập lưu trữ. Sắp xếp tài liệu theo các phông lưu trữ (phông hóa các tài liệu) được thực hiện theo một trình tự có sẵn (xem mục 2.2., 2.3.). 1.3. Lưu trữ Nhà nước 1.3.1. Lưu trữ nhà nước là một cơ quan nhà nước, có chức năng bảo quản, thống kê, thu thập và sử dụng tài liệu lưu trữ. Lưu trữ nhà nước là một cơ quan nhà nước, được cấp kinh phí từ nguồn ngân sách liên bang và thuộc quyền quản lý của Liên bang Nga. Lưu trữ có chức năng xã hội, văn hóa và các chức năng không mang tính thị trường, có ảnh hưởng qua lại với các cơ quan chính quyền, với các tổ chức nhà nước, xã hội, khoa học, văn hoá và các công dâó. Theo quy định của Luật pháp, lưu trữ nhà nước có quyền làm chủ, sử dụng và phân bổ các phân phông tài liệu Phông lưu trữ Liên bang Nga, thực hiện việc bảo quản thường xuyên theo chế độ bảo quản và sử dụng, đảm bảo tính lịch sử nguyên vẹn của tài liệu, tiện lợi cho người sử dụng. Với mục đích này, trên cơ sở các nguyên tắc, phương pháp khoa học chung, lưu trữ bảo đảm sự giữ gìn tài liệu, thực hiện việc thu thập và thống kê ở các cơ quan nhà nuớc, các tổ chức nhà nước và các tổ chức, các cá nhân khác; 21 xây dựng và hoàn thiện hệ thống công cụ tra cứu khoa học, bảo đảm các điều kiện cho việc sử dụng của cá nhân, cung cấp thông tin phục vụ cho các cơ quan nhà nước và các tổ chức quản lý địa phương, bảo đảm các thông tin cho các tổ chức pháp luật và cả các yêu cầu riêng của các cá nhân, xã hội và nhà nước. 1.3.2. Lưu trữ nhà nước là một hệ thống thông tin trong cơ cấu các tài nguyên thông tin của Liên bang Nga Lưu trữ nhà nước là một hệ thống thông tin, một tập hợp có trật tự các phông lưư trữ, các sưu tập, các tài liệu và các sách tra cứu hệ thống thông tin. Lưu trữ với tư cách là một chủ thể của các quá trình thông tin tham gia vào việc sưu tầm, phân loại, thu thập, bảo quản, tìm kiếm, tu bổ và tuyên truyền các thông tin tài liệu. Tài liệu và hệ thống tìm kiếm thông tin tài liệu lưu trữ là các đối tượng thuộc quyền sở hữu, quyền tác giả và các quyền phụ trợ liên quan, được phân chia theo các lĩnh vực phù hợp với chúng, được pháp luật Liên bang Nga bảo vệ. 1.3.2.1. Đảm bảo sự an toàn cho các thông tin tài liệu lưu trữ An toàn thông tin lưu trữ là trạng thái bảo vệ an toàn cho tài liệu ở nơi lưu giữ; bảo vệ an toàn các thông tin của tài liệu, hệ thống hình thành, phục chế, sử dụng thông tin của tài liệu và bảo vệ an toàn các cơ sở và các toà nhà lưu trữ. Những biện pháp cơ bản để bảo đảm an toàn thông tin tài liệu lưu trữ: - giữ gìn tài liệu không bị hỏng, thất lạc, mối mọt; - chấm dứt sự can thiệp không hợp pháp vào các thông tin như quyền sở hữu và quyền tác giả. - không được phép copy tài liệu khi chưa được phê chuẩn, tiết lộ thông tin tài liệu, xuyên tạc, làm giả, hủy, phong toả, biến dạng tài liệu. - bảo đảm quyền lợi của công dân theo Hiến pháp về quyền bất khả xâm phạm đời sống riêng, giữ gìn bớ mật riêng tư và bí mật gia đình; - bảo mật những thông tin có liên quan đến bí mật quốc gia; - giải mật tài liệu và thông tin tài liệu đúng thời hạn; - chấp hành các yêu cầu của chủ sở hữu tài liệu khi chuyển giao tài liệu vào bảo quản vĩnh viễn hoặc tạm thời trong kho lưu trữ; - ngăn cấm việc từ chối không có lý do chính đáng đối với các tài liệu và các thông tin tài liệu và cả việc che giấu tài liệu. - không được làm hỏng tài liệu bản gốc trong quá trình phục chế tài liệu hoặc bản sao chụp tài liệu. 22 - ngăn cấm việc từ chối không sử dụng các thiết bị bảo quản, phục chế, vận chuyển, sao chụp, bảo vệ tài liệu và thông tin tài liệu, đảm bảo hệ thống tra tìm tài liệu lưu trữ; ngăn cấm sự vi phạm các quy tắc trong công nghệ sản xuất. - bảo vệ các toà nhà và kho lưu trữ khỏi các tác động của môi trường và các tác động khác như thiên tai, khủng hoảng, thảm họa xã hội. Để bảo đảm cho sự an toàn của thông tin lưu trữ, cần phải: 1. dự báo, tiên đoán, đánh giá các khả năng có thể đe doa sự an toàn của thông tin tài liệu; 2. lên kế hoạch và có biện pháp cần thiết, đầy đủ để bảo đảm sự an toàn của tài liệu; 3. thực hiện kế hoạch này với sự tham gia một cách bài bản của các cơ quan nhà nước và các tổ chức khoa học xã hội; 4. thực hiện việc sử dụng tài liệu theo một trình tự được quy định sẵn; 5. khi cần thiết thành lập các phòng chức năng về bảo vệ an toàn thông tin với việc hạn chế sử dụng tài liệu; 1.3.2.2. Thực hiện các yêu cầu trong công tác lưu trữ phù hợp với quy định và hướng dẫn về công tác văn thư và phân loại tài liệu, tiến hành thống kê tài liệu cơ bản và các cơ sở dữ liệu trên cơ sở trách nhiệm của các cán bộ về tình trạng bảo quản và sử dụng tài liệu. Lưu trữ có trách nhiệm thông tin cho cơ quan lãnh đạo lưu trữ cao hơn và cả chủ sở hữu phần tài liệu không thuộc sở hữu nhà nước về nguy cơ không an toàn của thông tin tài liệu và các sự việc liên quan khi lưu giữ tài liệu của họ. 1.3.3. Cơ sở pháp lý cho hoạt động của lưu trữ nhà nước Cơ sở pháp lý cho hoạt động của lưu trữ nhà nước là Hiến pháp Liên bang Nga, Bộ Luật về phông lưu trữ Liên bang Nga và lưu trữ, bộ luật này đuợc hình thành từ bộ luật liên bang, luật Liên bang Nga và các văn bản pháp luật khác của Liên bang Nga 1.3.3.1. Luật của Liên bang được hình thành từ Luật của Liên bang Nga về Phông lưu trữ Liên bang Nga và lưu trữ, Quy định về Phông lưu trữ Liên bang Nga, những văn bản quy định sự hành thành, tổ chức, bảo quản, thống kê, sử dụng phông lưu trữ và quản lý tài liệu với mục đích sử dụng tài liệu một cách toàn diện, phục vụ các yêu cầu của công dân, của xã hội và nhà nước. 1.3.3.2. Luật của các cơ quan, tổ chức thuộc quyền quản lý của Liên bang Nga về Phông lưu trữ và lưu trữ bao gồm các Luật, các Quy định và các văn bản pháp luật khác về các phông lưu trữ và lưu trữ của các cơ quan, tổ chức thuộc quyền quản lý của Liên bang Nga, được các cơ quan nhà nước thông qua, phù 23 hợp với Hiến pháp Liên bang Nga, Luật Liên bang Nga về Phông Lưu trữ Liên bang Nga và các lưu trữ khác, Hiến pháp các nước cộng hoà, các quy chế của các vùng, các khu vực các thành phố có ý nghĩa liên bang, các khu và các vùng tự trị. 1.3.3.3. Để giải quyết những vấn đề cụ thể trong hoạt động lưu trữ, có thể sử dụng điều lệ, luật liên bang về thông tin, về bảo quản thông tin, về bí mật quốc gia, về việc mang vào Nga và đưa ra nước ngoài các di sản văn hóa, về quyền tác giả và các quyền khác, về văn hóa, về sự tham gia trao đổi thông tin quốc tế, về khoa học, về chính sách khoa học kỹ thuật của nhà nước và các luật khác có liên quan tới hoạt động lưu trữ. Trong hoạt động của ngành lưu trữ cũng sử dụng những văn bản chuẩn của các cơ quan chính quyền nhà nước của liên bang, các cơ quan chính quyền nhà nước của các cơ quan, tổ chức thuộc quyền quản lý của Liên bang Nga và cả những văn bản Nhà nước không mâu thuẫn với luật liên bang và các bộ luật khác của các cơ quan, tổ chức thuộc quyền quản lý của Liên bang Nga, các văn bản này có liên quan tới hoạt động lưu trữ, bảo quản tài liệu (như văn bản chiến tranh, bản đồ học, văn bản luật dân sự ,v.v…) 1.3.4. Các loại lưu trữ (phân loại theo tính chất) Xét về tính chất (thành phần tài liệu lưu giữ và quyền lưu giữ trong các kho lưu trữ), lưu trữ chia làm các loại: lưu trữ chung và lưu trữ đặc biệt, lưu trữ được bổ sung và lưu trữ không được bổ sung (lưu trữ lịch sử). Lưu trữ chung bảo quản tài liệu của từng vùng (theo lãnh thổ), không phụ thuộc vào thời gian hình thành, hình thức và kỹ thuật lưu giữ thông tin. Lưu trữ đặc biệt bảo quản tài liệu theo từng giai đoạn lịch sử, theo chủ đề nội dung hoặc hình thức và kỹ thuật lưu giữ thông tin. Lưu trữ đặc biệt bao gồm lưu trữ liên bang và lưu trữ của các cơ quan, tổ chức thuộc quyền quản lý của Liên bang Nga, lưu giữ tài liệu về văn học và nghệ thuật, tài liệu của các tổ chức và các phong trào chính trị xã hội, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu phông cá nhân và các tài liệu khác. Lưu trữ chia làm hai loại: lưu trữ được bổ sung và lưu trữ không được bổ sung (lưu trữ lịch sử) phụ thuộc vào việc các phông này có được bổ sung các tài liệu lưu trữ hiện hành hay không. 24 . dân Liên bang Nga Theo Bộ Luật chung của Liên bang Nga về Phông Lưu trữ và công tác lưu trữ Liên bang Nga, Phông Lưu trữ Liên bang Nga là một tập hợp tài. Phần 1 QUY ĐỊNH CHUNG 1. 1. Phông Lưu trữ Liên bang Nga 1. 1 .1. Phông Lưu trữ Liên bang Nga là một phần tài nguyên thông tin quốc