Chương 4: Xây dựng nhóm làm việc nhóm Cơng tác Kỹ sư – 2008 Page Làm việc nhóm Ch4 Xây dựng nhóm làm việc nhóm Khái niệm team Tại phải hình thành team Lợi ích team Những vai trị team Những giai đoạn phát triển team Thế team hoạt động tốt Kỹ giao tiếp team Mâu thuẫn team cách khắc phục Khắc phục thờI kỳ trì trệ team Công tác Kỹ sư – 2008 Page 1-2 Làm việc nhóm IV.1 Khái niệm nhóm Bất luận làm nghề nghiệp nào, phải đóng góp cho team Team diện khắp nơi môi trường làm việc đại Nhiều cấp quản lý kết hợp cá nhân từ hay nhiều đơn vị khác tổ chức để làm thành team có hiệu cao “Một team nhóm người có kỹ bổ túc cho mà tham gia vào mục đích chung nhóm.” Một team cần có số lượng thành viên vừa phải, khoảng từ đến 20 Công tác Kỹ sư – 2008 Page 1-3 Làm việc nhóm IV.2 Tại phải hình thành nhóm Để hồn tất dự án lớn Để triển khai nhiều giải pháp Dễ phát khiếm khuyết giải pháp Xây dựng quan hệ đồng nghiệp tốt với nơi làm việc Công tác Kỹ sư – 2008 Page 1-4 Làm việc nhóm IV.3 Lợi ích nhóm Ngồi lợi ích nêu, team cịn có số lợi ích sau đây: Tạo hội tiếp cận nhiều quan điểm khác Mỗi thành viên tiếp xúc với nhiều ý tưởng khác mà thành viên khác có Học nhiều cách tiếp cận vấn đề khác Phát triển kỹ truyền thông, kỹ làm việc với người Thông qua làm việc nhóm, thành viên học được: Cách lắng nghe cách tích cực hữu hiệu thành viên khác Diễn đạt cách hữu hiệu Cung cấp phản hồi chân thực đến cho thành viên khác nhóm Cơng tác Kỹ sư – 2008 Page 1-5 Làm việc nhóm IV.3 Lợi ích nhóm (tiếp) Phát triển khả suy nghĩ có phê phán kỹ đánh giá Các thành viên thường phải dùng kỹ để đánh giá vấn đề phức tạp đề án từ lập giải pháp kế hoạch Phát triển kỹ giải xung đột Những team ln ln có xung đột (conflict), với rèn luyện đắn kỹ giao tiếp, thành viên học cách giải xung đột Công tác Kỹ sư – 2008 Page 1-6 Làm việc nhóm IV.4 Những vai trị nhóm 4.1 Tổ chức team: Trong team có vai trò (role) tùy thuộc vào đề án Mỗi team có quyền tự xác định vai trị, có hai ngun tắc quan trọng: Mỗi người đồng ý với vai trò Mỗi người hài lòng vai trò Cơng tác Kỹ sư – 2008 Page 1-7 Làm việc nhóm IV.4 Những vai trị nhóm (tiếp) 4.2 Team leader: trưởng nhóm Người trưởng nhóm chịu trách nhiệm quản lý toàn đề án Quyền hạn vai trị trưởng nhóm khơng nên q lớn Trưởng nhóm thường chịu trách nhiệm đặt chương trình hành động bản, tổ chức họp, theo dõi tiến độ giao lưu với thành viên Mặc dù trưởng nhóm đề xuất tiến trình hành động, trưởng nhóm phải nhóm đồng ý với đề xuất Nếu nhóm muốn thực theo tiến trình khác, trưởng nhóm phải sẵn sàng dung hịa Cơng tác Kỹ sư – 2008 Page 1-8 Làm việc nhóm IV.5 Các giai đoạn phát triển team 5.1 Team thường phát triển qua giai đoạn: a Giai đoạn hình thành (forming stage) Đây giai đoạn “tuần trăng mật” thành viên làm quen với b Giai đoạn bão táp (storming stage) Các xung đột bắt đầu xuất thành viên bắt đầu làm việc với biểu lộ bất đồng cách làm việc Nhưng giai đoạn then chốt cho team thơng qua giai đoạn team học cách làm việc với c Giai đoạn xác lập (norming stage) Team vào giai đoạn mà nguyên tắc làm việc ứng xử team xác lập thành viên học cách làm việc với d Giai đoạn hiệu (performing stage) Lúc này, nhóm vào ổn định nhóm làm việc có hiệu hồn tất tốt hầu hết công việc giao Công tác Kỹ sư – 2008 Page 1-9 Làm việc nhóm Thảo luận Nhóm 5-7 thành viên Thời gian: 15-20 phút Theo bạn, yếu tố thiết yếu để hoạt động nhóm đạt hiệu quả? Cơng tác Kỹ sư – 2008 Page 10 Làm việc nhóm IV.6 Thế team hoạt động tốt 6.3 Những câu hỏi đánh giá team Các thành viên nhóm có đến dự họp khơng ? Các thành viên có chuẩn bị trước đến dự họp không? Các họp có tổ chức tốt ? Nhóm có theo chương trình nghị họp khơng? Các thành viên có đóng góp cách đồng ? Nhóm có tâm thực định đặt khơng? Nhóm có thực kết mong muốn không ? Công tác Kỹ sư – 2008 Page 16 1-16 Làm việc nhóm IV.7 Kỹ giao tiếp team Có số kỹ mà giúp cho thành viên nhóm trình bày ý tưởng với thành viên khác cách hiệu Kỹ lắng nghe phê bình trao đổi Kỹ trình bày ý tưởng Kỹ giao lưu trực tuyến Công tác Kỹ sư – 2008 Page 17 1-17 Làm việc nhóm IV.7 Kỹ giao tiếp team Lắng nghe phê bình trao đổi Lắng nghe tích cực Truyền thơng đường hai chiều, cần thiết cho ta biết ý lắng nghe đồng ta họ phát biểu Đừng uốn nắn phát biểu người khác thành mà ta sửa phát biểu Biết đặt câu hỏi Khi ta lắng nghe điều mà ta khơng rõ, nên hỏi lại điều giải thích cách rõ ràng tất người nhóm Cơng tác Kỹ sư – 2008 Page 18 1-18 Làm việc nhóm IV.7 Kỹ giao tiếp team 7.1 Lắng nghe phê bình trao đổi (tiếp) Biết phản hồi cách xây dựng Cần khéo léo phân tích, đánh giá, phê bình Lời phê bình người làm cho kế hoạch nhóm tiến triển hay bị đổ vỡ Đừng diễn tả ý kiến kiện thực tế Giải thích lý riêng bạn Phát biểu lại (restate) ý kiến xuất phát Đáp ứng (response) không phản ứng (react) Công nhận ý tưởng người khác Đừng ngắt lời Phê bình ý tưởng khơng phải người Luôn lịch Đừng dùng thuật ngữ chuyên biệt, khó hiểu Cơng tác Kỹ sư – 2008 Page 19 1-19 Làm việc nhóm IV.7 Kỹ giao tiếp team 7.1 Lắng nghe phê bình trao đổi (tiếp) Biết tán gẫu chút Một họp lúc phải mang khơng khí cơng việc Người trưởng nhóm nên tán gẫu đơi chút với thành viên để giúp giải tỏa căng thẳng bất đồng xảy sau 7.2 Trình bày ý tưởng Coi chừng ngơn ngữ, điệu tâm trạng bực bội Khi tâm trạng bực bội, ta bộc lộ thành dấu hiệu khó chịu qua ngơn ngữ, điệu Vào lúc ta nói điều đúng, thành viên nhóm đáp ứng cách khơng thuận lợi ngơn ngữ, điệu ta đưa tín hiệu sai lạc Nên vui vẻ có óc hài hước Nên kiên nhẫn trình bày ý tưởng Cơng tác Kỹ sư – 2008 Page 20 1-20 Làm việc nhóm IV.7 Kỹ giao tiếp team 7.3 Kỹ giao lưu trực tuyến: Ta phải giao tiếp với thành viên khác nhóm thơng qua email hay bảng thông báo (bulletin board) Email hay bảng thông báo cách hữu hiệu để lấy thông tin từ thành viên nói, khơng thích trao đổi trực tiếp Khi dùng phương tiện để truyền thông, ta nên cẩn thận, cho thông điệp ta rõ ràng, không bị hiểu nhầm Công tác Kỹ sư – 2008 Page 21 1-21 Làm việc nhóm IV.7 Kỹ giao tiếp team 7.3 Giao lưu trực tuyến (tiếp) Một số lời khuyên sau có ích giao lưu email hay bulletin board Đừng viết email giận Đọc lại thông điệp trước gửi Gửi email biết thời biểu có mặt người nhận Xác định thời hạn trả lời email (24-48 giờ) Gặp trực tiếp hay nói chuyện qua điện thoại có bất hịa Cơng tác Kỹ sư – 2008 Page 22 1-22 Làm việc nhóm IV.8 Mâu thuẫn team cách giải Trong môi trường làm việc ngày thường thiếu nhân áp lực công việc lớn, xung đột thành viên team khó không xảy Sau số biện pháp để giải tỏa mâu thuẫn nhóm cơng tác Công tác Kỹ sư – 2008 Page 23 1-23 Làm việc nhóm IV.8 Mâu thuẫn team cách giải 8.1 Các biện pháp giải xung đột Xác lập số nguyên tắc Xung đột xử lý cách thẳng thắn, cởi mở, không che giấu Khơng tìm cách dễ dàng để giải tỏa xung đột Tránh xung đột trở thành mâu thuẫn cá nhân Bám sát vào kiện Tìm chỗ khoảnh khắc cho xung đột Nên có thời gian nơi chốn để người họp lại theo định kỳ, nói hết làm cho họ bực bội Ngoài ra, nên tổ chức sinh hoạt mà tách người khỏi môi trường cơng việc có khoảnh khắc thư giãn, vui vẻ với Công tác Kỹ sư – 2008 Page 24 1-24 Làm việc nhóm IV.8 Mâu thuẫn team cách giải 8.1 Các biện pháp giải xung đột (tiếp) Lãnh đạo gương mẫu Ứng xử trưởng nhóm có ảnh hưởng lên việc giải xung đột - Những trưởng nhóm hữu hiệu tin cậy thường người minh bạch - Khi gặp thất bại, người trưởng nhóm coi kinh nghiệm để học hỏi - Người trưởng nhóm hữu hiệu lắng nghe nhiều nói, tạo điều kiện cho người làm việc định - Người trưởng nhóm can thiệp xung đột thành viên nhóm bắt đầu mang tính cách cá nhân - Người trưởng nhóm khuyến khích người nói bất đồng họp Công tác Kỹ sư – 2008 Page 25 1-25 Làm việc nhóm IV.8 Mâu thuẫn team cách giải 8.1 Các biện pháp giải xung đột Tránh phản ứng kiểu trả đũa Khi thành viên có ứng xử nóng nảy họp, trưởng nhóm khơng nên phản ứng lại hành vi này, mà nên chuyển họp sang chủ đề khác nhẹ nhàng u cầu người bình tĩnh trở lại Tìm kiếm thơng điệp Khi thành viên có ứng xử đáng trách, người trưởng nhóm nên tìm hiểu kỹ có khả kiện cho thấy có vấn đề sâu xa nảy sinh nội nhóm Dùng nhóm để hàn gắn nhóm Thường giải pháp từ bên không tốt giải pháp thành viên nhóm nghĩ Hãy nhóm tự giải vấn đề Cân đối lợi ích trước mắt lợi ích lâu dài Người trưởng nhóm phải biết cân đối lợi ích trước mắt lợi ích lâu dài 1-26 nhóm Cơng tác Kỹ sư – 2008 Page 26 Làm việc nhóm IV.9 Khắc phục thời kỳ trì trệ team Hầu hết team thường hoạt động đầy sinh lực có hiệu vài năm Đến năm thứ hai thứ ba, tình hình thay đổi Hoạt động nhóm trở nên trì trệ, hữu hiệủ: thành viên thường bỏ họp, thiếu hăng hái cho công việc chung, kết cơng tác nhóm khơng vài năm Đây thời kỳ trì trệ (somophore slump) nhóm Các chuyên gia đề xuất mười bước sau để khắc phục tình hình Cơng tác Kỹ sư – 2008 Page 27 1-27 Làm việc nhóm IV.9 Khắc phục thời kỳ trì trệ team Thiết lập hệ thống hỗ trợ cho team Các cấp quản lý tổ chức phải xác lập hệ thống hỗ trợ cho team: thừa nhận tôn vinh nỗ lực nhóm, ban thưởng thành tích nhóm, xác lập nguyên tắc cho hoạt động nhóm, tuyên bố giải thể nhóm nhiệm vụ nhóm hồn tất, v.v… Tơn vinh tiến nhóm Các cấp quản lý cần lưu ý tơn vinh thành tựu nhóm, theo định kỳ tham dự họp nhóm để bày tỏ ủng hộ lãnh đạo nhóm Huấn luyện cho thành viên kỹ Công tác Kỹ sư – 2008 Page 28 1-28 Làm việc nhóm IV.9 Khắc phục thời kỳ trì trệ team Nhận diện mục tiêu nhóm Cần duyệt xét lại sứ mạng nhóm, đặt mục tiêu nhóm cho phù hợp với ưu tiên chiến lược phát triển tổ chức Cải tiến qui trình làm việc nhóm Cải tiến lại qui trình làm việc nhóm, qui cách tổ chức họp nhóm cho hữu hiệu Ln chuyển vai trị cơng việc thành viên Tạo văn hóa coi trọng team Công tác Kỹ sư – 2008 Page 29 1-29 Làm việc nhóm IV.9 Khắc phục thời kỳ trì trệ team Thù lao mức cho team công tác mà họ đảm nhiệm thêm Tiếp tục cung cấp đầy đủ thơng tin cho nhóm cơng tác Khi thành lập, team thường tổ chức cung cấp đầy đủ thông tin để thực đề án Sau thời gian, tổ chức thường trở nên lơ việc cung cấp thông tin này, làm cho nhóm thiếu thơng tin Đưa thêm nhân vào nhóm Việc đưa thêm dịng máu từ bên ngồi vào nhóm làm nhóm trở nên có sức sống Cơng tác Kỹ sư – 2008 Page 30 1-30 Làm việc nhóm ... nguyên tắc làm việc ứng xử team xác lập thành viên học cách làm việc với d Giai đoạn hiệu (performing stage) Lúc này, nhóm vào ổn định nhóm làm việc có hiệu hồn tất tốt hầu hết công việc giao... nhóm thiếu thông tin Đưa thêm nhân vào nhóm Việc đưa thêm dịng máu từ bên ngồi vào nhóm làm nhóm trở nên có sức sống Công tác Kỹ sư – 2008 Page 30 1-30 Làm việc nhóm ... lại sứ mạng nhóm, đặt mục tiêu nhóm cho phù hợp với ưu tiên chiến lược phát triển tổ chức Cải tiến qui trình làm việc nhóm Cải tiến lại qui trình làm việc nhóm, qui cách tổ chức họp nhóm cho hữu