CHƯƠNG III KỸ NĂNG GIAO TIẾP TRỰC TIẾP 1- ĐẶT VẤN ĐỀ 2- CÁC KIỂU GIAO TIẾP TRỰC TIẾP 3- ĐẶC TÍNH CŨA GIAO TIẾP TRỰC TIẾP 4- CÁC GIAI ĐOẠN CỦA GIAO TIẾP TRỰC TIẾP III.1 - ĐẶT VẤN ĐỀ 1.1 GIAO TIẾP: COMMUNICATION Truyền thông tin người – người nhằm mục đích cho trước 1.2 PHÂN LOẠI GIAO TIẾP: - Trực tiếp: Thông qua lời nói (verbal) - Gián tiếp: Thông qua văn Cũng có nhóm tương tự trực tiếp - Thư từ, đơn từ, … - Thông báo, báo cáo, … III.2 CÁC KIỂU GIAO TIẾP TRỰC TIẾP CÁ NHÂN – CÁ NHÂN – đối thoại: nhằm giải vấn đề chung – Phỏng vấn: người không ngang hàng CÁ NHÂN – TẬP THỂ – Thuyết trình: nhằm cung cấp thông tin, thuyết phục – Điều khiển họp: có mục tiêu đa dạng TẬP THỂ – TẬP THỂ Là dạng phức tạp đối thoại III.3 ĐẶC TÍNH CỦA GIAO TIẾP TRỰC TIẾP:  Hiệu cao Văn bản: 7% Điện thoại: 38% Trực tiếp: 55% - chuyển tải thông tin qua thái độ, cử chỉ… - Kiểm tra, hiệu chỉnh tức hội họp, đối thoại “face to face” có ích  Yếu tố tâm lý quan trọng  Cần tự tin tạo niềm tin cho đối tượng  KQ khẳng định vào chót III.4 CÁC GIAI ĐOẠN CỦA GIAO TIẾP TRỰC TIẾP Chuẩn bị bước quan trọng Tiến hành Kết thúc III.4.1 Chuẩn bị: Các nội dung cần tìm hiểu Hạng mục cần chuẩn bị III.4.1 CHUẨN BỊ Các nội dung cần nghiên cứu 1- Đề tài 2- Bối cảnh 3- Mục tiêu 4- Các thông tin, lập luận cho đề tài 5- Kế hoạch trình tự đối thoại (kịch – script) tính đến nhiều khả khác III.4.1 CHUẨN BỊ (tiếp) Hạng mục cần chuẩn bị: - Vật tư, máy móc, phòng họp, chỗ ngồi - Phân công việc cho thành viên kịch - Thư mời, chương trình, tài liệu - Chuẩn bị tâm lý cho thành viên - Bài thuyết trình (nếu có) III.4.2 TIẾN HÀNH Các kỹ thuật dẫn dắt đối thoại: a Đặt câu hỏi b Trình bày lại Chủ động quan sát phản ứng: IV.2 TIẾN HÀNH Các kỹ thuật dẫn dắt đối thoại: a Đặt câu hỏi: - Câu hỏi trực tiếp: thường để bắt đầu đối thoại - Câu hỏi truyền: để dẫn dắt, đào sâu thêm vấn đề Ví dụ : - Anh nghe qua ….? - Trên quan điểm ….? - Bằng cách mà ….? - Anh có giải thích thêm về….được không? IV.2 TIẾN HÀNH Các kỹ thuật dẫn dắt đối thoại (tiếp): b Trình bày lại: - cho thấy ý ý muốn tìm hiểu người nghe - tránh hiểu lầm đáng tiếc 1- Định nghóa: dừng đối thoại để tóm tắt lại nội dung vừa trình bày cho tiếp tục 2- Các kiểu trình bày lại: - đơn giản/có diễn giải - giả sử điều kiện ngược lại IV.2 TIẾN HÀNH Chủ động quan sát phản ứng đối tượng => thái độ, ngôn ngữ thích hợp Các thái độ: - Không đổi: chuyên quyền - độc đoán, hợp tác, thông cảm, trung lập, thủ đoạn - Diễn tiến: thay đổi theo tâm lý đối tượng lệnh - đoán, lẩn tránh, mê - dụ dỗ, đánh giá, thăm dò, diễn giải, đề xuất - khuyên bảo, giúp đỡ - hỗ trợ, thông cảm III.4.3 KẾT THÚC Nguyên tắc chung: – Khẳng định lại kết (trình bày lại) – Thỏa thuận phương án tiếp tục Thời gian, địa điểm, phương thức tiến hành liên lạc Chi tiết nội dung trình bày lại: a- Đàm phán thương lượng: – Những điểm then chốt thỏa thuận – Những điểm thống chưa giải (ai, gì) IV.3 KẾT THÚC Chi tiết nội dung trình bày lại: (tiếp) b- đối thoại bàn công việc: dựa vào câu hỏi 5W1H: AI LÀM, VẤN ĐỀ GÌ, Ở ĐÂU, NHƯ THẾ NÀO, KHI NÀO, TẠI SAO… – Bằng cách phân định vai trò hành động – Bằng cách xác định mối quan hệ chúng, – Bằng cách xác định kỳ hạn – Bằng cách tạo dấu hiệu khuyến cáo nhằm tránh việc trật quỹ đạo III.5 ĐẶC ĐIỂM MỘT SỐ KIỂU GIAO TIẾP TRỰC TIẾP Giới thiệu điểm cần lưu ý số hình thức giao tiếp trực tiếp điểm chung học: Đối thoại qua điện thoại Phỏng vấn Thuyết trình Điều khiển họp III.5.1 ĐỐI THOẠI QUA ĐIỆN THOẠI a- Những khó khăn đặc thù đối thoại qua điện thoại: số đáng lưu ý – 58% lần chờ chuyển máy có thời gian phút – 82% người gọi đến không tự giới thiệu (không cho biết tên, quan mà dọ àm việc) – 39% nhấc máy sau phút chuông reo – 77% không ghi nhận lại thông tin người đối thoại cung cấp b- Làm để tiếp xúc dễ dàng c- Duy trì ý d- Kết thúc đối thoại qua điện thoại e- Một vài lời khuyên Nói rõ ràng, đơn giản, tránh ngắt lời III.5.2 Phỏng vấn a- Tính chất: - Là đối thoại không ngang hàng, - thực theo mục đích riêng người vấn, người vấn có mục đích b- Yếu tố cho người vấn thành công: - nghiên cứu trước hồ sơ, chuẫn bị nội dung câu hỏi - đặt tập, tình để đánh giá đáp ứng - chủ động gây bất ngờ c- Yếu tố cho người dự vấn thành công: - Hiểu rõ thân, mục đích vấn tìm hiểu thông tin công ty, người vấn Cần hiểu rõ câu hỏi trước trả lời chuẫn bị số câu hỏi ngược lại phép d- Một vài lời khuyên: - Tự tin, chủ động - tạo thiện cảm, tin cậy III.5.3 Thuyết trình: a- Tính chất: - Nhằm chuyển giao khối lượng lớn thông tin cho tập thể thời gian có hạn - Là kết tổng hợp lời nói + phương tiện nghe nhìn b- Yếu tố cho thuyết trình thành công: - nắm vững nội dung, mục đích buổi thuyết trình hiểu rõ đối tượng => chuẩn bị tốt theo dõi phản ứng khán giả, có biện pháp gây ý – tương tác thuyết trình viên không chuyên phải tập dượt cẩn thận c- Tính chất trình chiếu (powerpoint slides) hiệu quả: - sử dụng kết nối (link) để giới thiệu dàn toàn thể, phần => dễ theo dõi - dùng cụm từ thay cho câu, ý nghóa đầy đủ diễn giải sau - dùng hình vẽ, ký hiệu thay chữ – kết hợp phương tiện nghe nhìn d- Một vài lời khuyên: - Tự tin, chủ động - trình chiếu thu hút ý, rõ ràng, ngắn gọn III.5.3 Thuyết trình (tiếp): a- Tính chất: - Chuyển giao khối lượng lớn thông tin cho tập thể thời gian có hạn - Là kết tổng hợp lời nói + phương tiện nghe nhìn b- Yếu tố cho thuyết trình thành công: - nắm vững nội dung, mục đích buổi thuyết trình hiểu rõ đối tượng => chuẩn bị tốt theo dõi phản ứng khán giả, có biện pháp gây ý, tương tác với khán giả thuyết trình viên không chuyên phải tập dượt cẩn thận c- Tính chất trình chiếu (powerpoint slides) hiệu quả: - sử dụng kết nối (link) để giới thiệu dàn toàn thể, phần => dễ theo dõi - dùng cụm từ thay cho câu, ý nghóa đầy đủ diễn giải sau - dùng hình vẽ, ký hiệu thay chữ – kết hợp phương tiện nghe nhìn d- Một vài lời khuyên: - Tự tin, chủ động – không đọc TT - trình chiếu thu hút ý, rõ ràng, ngắn gọn III.5.4 Điều khiển họp: a- Tính chất: - Cuộc họp = người điều khiển + tập thể  đạt mục đích chung - Là kết tổng hợp lời nói + phương tiện nghe nhìn - Kết qua cần ghi nhận văn b- Phân loại theo mục tiêu họp Cung cấp thông tin: họp phổ biến thông tin Tiếp nhận thông tin: thu nhận thông tin từ lên Tìm giải pháp cho vấn đề Ra định tiến đến hành động Cũng cố quan hệ bên nhóm III.5.4 Điều khiển họp (tiếp): c- Yếu tố để điều khiển buổi họp thành công: - có yếu tố buổi thuyết trình tốt + chuẩn bị tài liệu – tâm lý cẩn thận cho thành viên => có buổi họp trù bị - Chuẩn bị phương tiện: phòng họp, hậu cần, ban thư ký… d- Thuyết trình buổi họp: - rõ ràng, ngắn gọn - tập trung ý (do thành viên có nhiệm vụ nghiên cứu trước) - chuẩn bị tài liệu, phương tiện cho thảo luận: biểu đồ, sơ đồ e- Kết thúc buổi họp: - cần có văn ghi nhận kết buổi họp ... cáo nhằm tránh việc trật quỹ đạo III.5 ĐẶC ĐIỂM MỘT SỐ KIỂU GIAO TIẾP TRỰC TIẾP Giới thiệu điểm cần lưu ý số hình thức giao tiếp trực tiếp điểm chung học: Đối thoại qua điện thoại Phỏng vấn Thuyết...III.1 - ĐẶT VẤN ĐỀ 1.1 GIAO TIẾP: COMMUNICATION Truyền thông tin người – người nhằm mục đích cho trước 1.2 PHÂN LOẠI GIAO TIẾP: - Trực tiếp: Thông qua lời nói (verbal) - Gián tiếp: Thông qua văn... TẬP THỂ – TẬP THỂ Là dạng phức tạp đối thoại III.3 ĐẶC TÍNH CỦA GIAO TIẾP TRỰC TIẾP:  Hiệu cao Văn bản: 7% Điện thoại: 38% Trực tiếp: 55% - chuyển tải thông tin qua thái độ, cử chỉ… - Kiểm tra,