GIÁO TRÌNH Tìm hiểu Microsoft Office 2007 Tìm hiểu Microsoft Word 2007 LÊ VĂN HIẾU 2009 VIỆT NAM Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 MỤC LỤC PHẦN I: LÀM QUEN VỚI MS WORD 2007 Tạo văn a Làm quen với cửa sổ soạn thảo b Bắt đầu nhập liệu c Những kí hiệu hỗ trợ d Những dấu gạch chân văn e Thay đổi canh lề trang văn 10 f Lưu tài liệu 11 Chỉnh sửa văn tài liệu 12 a Hiệu chỉnh tài liệu 12 b Di chuyển vòng quanh tài liệu 13 c Chọn xóa nội dung 13 d Di chuyển văn 14 e Hủy bỏ hành động vừa thực 15 f Sử dụng trượt (Scrollbar) để xem tài liệu 15 Làm cho văn trông đẹp mắt 16 a Định dạng chữ áp dụng kiểu trang trí 16 b Tạo điểm nhấn 17 c Thêm nhanh kiểu trang trí (Style) 18 d Tạo danh sách 18 e Thêm bớt khoảng trống 19 f Sử dụng kiểu định dạng cho toàn tài liệu 20 PHẦN II: LÀM QUEN VỚI PHIÊN BẢN MỚI 21 Làm quen nhanh với giao diện 2007 21 a Làm quen với Ribbon 21 b Có Ribbon? 21 c Nút hiển thị hộp thoại nhóm 22 d Những Tab phụ 22 Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 e Toolbar mini 23 f Thanh công cụ truy cập nhanh 24 g Ẩn tạm thời Ribbon 24 h Sử dụng bàn phím 25 Làm quen nhanh với hệ thống Office 2007 26 a Phiên Office thiết kế hướng người dùng 26 b Các lệnh tổ chức nào? 26 c Nhiều lệnh xuất cần thiết 27 d Sẽ có nhiều tùy chọn bạn cần 28 e Xem trước thay đổi trước chọn 28 f Tạo công cụ riêng bạn 29 g Sử dụng độ phân giả hình khác làm thay đổi cách hiển thị Ribbon 29 PHẦN III: SỬ DỤNG CÁC BIỂU MẪU CÓ SẴN TRONG 31 Sức mạnh biểu mẫu (Template) 31 Sử dụng mẫu trang bìa Fax có sẵn 31 Sử dụng mẫu lịch làm việc sẵn có 32 Tìm biểu mẫu cài đặt kèm với Word 32 Tìm biểu mẫu trang Microsoft Office trực tuyến 33 Khả đặc biệt biểu mẫu 34 Biểu mẫu tài liệu hai định dạng khác 34 PHẦN IV: CÁCH TRÌNH BÀY THƠNG TIN HIỆU QUẢ TRONG WORD 2007 36 Danh sách dạng số ký hiệu 36 a Một danh sách đơn giản 36 b Tạo danh sách cách gõ ký tự thích hợp 36 c Kết thúc danh sách 37 d Ký hiệu hay chữ số 38 e Thay đổi ký hiệu cho danh sách 38 f Định dạng danh sách 39 g Làm việc với đoạn văn danh sách dán danh sách 40 PHẦN V: THÊM NHỮNG GHI CHÚ VÀ THEO DÕI VIỆC CHỈNH SỬA TÀI LIỆU 42 Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Kiểm tra tài liệu chức Track Changes Word 2007 42 a Track Changes Comments 42 b Xem chỉnh sửa 42 c Thêm comment 43 d Phân biệt việc chỉnh sửa người tham gia review tài liệu 44 e.Tắt Track Changes không ảnh hưởng đến đánh dấu thay đổi ghi 44 f Chấp nhận từ chối comment (ghi chú) thay đổi 45 Track Changes Comments - tính nâng cao 46 a Ẩn tạm thời thay đổi 46 b Xem tài liệu trước sau thay đổi 47 c Ẩn thay đổi khơng làm xóa comment bị điều chỉnh 47 d Kiểm tra comment hiệu chỉnh 48 e Chọn cách tạo track 48 PHẦN VI: NHỮNG TÁC ĐỘNG CUỐI CÙNG CHO TÀI LIỆU 50 Căn Header Footer 50 a Thêm vào số trang, ngày 50 b Đánh dấu số trang 50 c.Thêm vào ngày tháng 51 d Thêm tên file đường dẫn đến file 51 e Xóa bỏ header footer 52 Header Footer cho phần tài liệu 52 a Tạo nhiều loại header footer tài liệu 53 b.Tạo thành phần khác 53 c Cách phân chia section 54 d Cách tạo mục lục header footer khác cho section 54 e Cách tạo khác biệt cho trang 55 f Header Footer khác cho trang chẵn lẻ 56 Tìm hiểu bảng mục lục (Table of contents - TOC) 56 a Cách làm việc với bảng mục lục tự động 56 b Bước 1: Chuẩn bị tài liệu cho bảng mục lục 57 c Bước 2: Tạo bảng mục lục cho tài liệu 58 Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 d Cập nhật bảng mục lục 58 e.Thay đổi bảng mục lục 59 Điều chỉnh mục lục 60 a.Thay đổi hình thức bảng mục lục 60 b Thiết kế lại bảng mục lục 60 c Thiết kế lại bảng mục lục 61 d Cách làm ngắn kéo dài bảng mục lục 62 e Cách thay đổi đơn giản bảng mục lục 62 f Cách xóa hay tạo lại từ đầu bảng mục lục 63 Tìm hiểu trường cách tạo nhiều mục lục 63 a.Tạo Mục Lục cách sử dụng trường (field) 63 b Trường (field) gì? 64 c Các công tắc trường 65 d Trường TC 66 e Sử dùng trường TC để tạo đề mục cho bảng mục lục 67 f Thêm trường TC vào bảng mục lục 67 g Tạo nhiều bảng mục lục tài liệu 68 h Cách để tạo nhiều mục lục tài liệu 68 i Hai lựa chọn khác để tạo nhiều mục lục tài liệu 69 j Table Identifier 70 k Bookmark 70 PHẦN VII: SỬ DỤNG MAIL MERGE ĐỂ TẠO MAIL HÀNG LOẠT 72 Mail Merge 72 a Tìm hiểu sử dụng mail merge (trộn thư) 72 b Tài liệu 72 c Thông tin người nhận 73 d Bộ tài liệu hoàn tất 73 Chuẩn bị danh sách thông tin người nhận 74 a.Thiết lập danh sách người nhận mail merge 74 b Tìm hiểu thêm danh sách người nhận 75 c Danh sách thông tin người nhận đến từ đâu 75 Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tp 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 d Tìm hiểu Trường (Field) Mail Merge 76 e Tìm hiểu Merge field 76 f Thực mail merge 77 g Mail Merge Wizard 78 h Cách tạo tài liệu cho mail merge 78 i Kết nối đến danh sách người nhận 79 j Chọn danh sách người nhận email bạn 79 k Sắp xếp tài liệu 80 l Xem lại mail merge 81 m Bước thứ 6: Hoàn tất việc merge 82 n Giới thiệu mail merges cách sử dụng Ribbon 82 PHẦN VIII: NHỮNG KỸ NĂNG CƠ BẢN 84 Giới thiệu Ribbon 84 a Thanh Ribbon 84 c Có nhiều tính chương trình sử dụng Ribbon 85 d Các loại phím tắt 86 Duyệt Ribbon Access Key (phím truy cập) 87 a Key Tip biểu tượng hình khiên (Badges) 87 b Tìm hiểu thêm Key Tip 88 c Di chuyển phím mũi tên 88 d Phím TAB Ribbon 89 e Di chuyển phím F6 89 f Quá quen thuộc với hệ thống phím tắt cũ? 90 Hãy ý đến máy tính bạn 91 a Các đe dọa an ninh 92 b Nguồn lây nhiễm 93 c Microsoft Update cách để hạn chế rủi ro 93 d Phần mềm chống Virus 94 e Một số thiết lập an ninh khác 95 f An toàn cho email 95 Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tp 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 PHẦN I: LÀM QUEN VỚI MS WORD 2007 Tạo văn a Làm quen với cửa sổ soạn thảo Khi bạn mở Word có tài liệu trống xuất hiện, trơng tờ giấy chiếm khoảng lớn hình Bạn muốn bắt đầu làm việc cách nào: - Bạn gõ văn đâu? Nếu muốn thụt đầu dịng phải làm sao? Thay đổi canh lề nào? Làm để lưu tài liệu? - Hãy khởi đầu cách làm quen với số điểm Word b Bắt đầu nhập liệu Trong chương trình soạn thảo văn Microsoft Word 2007 Ribbon đặt phía vùng làm việc Người dùng sử dụng Nút Lệnh Ribbon để thực hin cỏc hiu chnh Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Thanh Ribbon nằm phía Điểm chèn nội dung Word chờ bạn nhập nội dung Tại điểm chèn nội dung có gạch dọc nhấp nháy phía bên trái cho bạn biết vị trí nơi bạn gõ vào hiển thị Khoảng trống từ điểm chèn nội dung tới đầu trang phía bên trái gọi Margin (canh lề), bạn tìm hiểu Margin phần sau Bây bạn bắt đầu gõ văn bản, trang tài liệu dần phủ đầy từ góc bên trái xuống Nếu bạn muốn gõ văn từ phía thấp thay đầu trang gõ phím ENTER bàn phím đến điểm chèn nội dung nằm vị trí mà bạn mong muốn Nếu bạn muốn thụt đầu dòng nhấn phím TAB trước gõ, lần gõ phím TAB điểm chèn nội dung dịch chuyển sang bên phải khoảng 1,5 inch Khi bạn gõ văn điểm chèn nội dung di chuyển dần từ trái sang phải Khi điểm chèn đến phần bên phải bạn tiếp tục gõ bình thường Word tự động chuyển xuống dịng Để bắt đầu đoạn mới, nhấn phím ENTER c Những kí hiệu hỗ trợ Ký hiệu phân đoạn, ký hiệu tương ứng với lần nhấn phím ENTER Ký hiệu TAB, ký hiệu tương ứng với lần nhấn phím TAB Ký hiệu SPACEBAR, ký hiệu tương ứng với lần nhấn phím SPACEBAR Hãy tưởng tượng bạn gõ văn hình bên Hai đoạn văn cách xa Đoạn thứ hai lại dường thụt đầu dòng nhiều so với đoạn u Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Bạn dễ dàng kiểm tra cách nhìn vào ký hiệu định dạng (formatting marks) mà Word tự động chèn vào bạn gõ văn Các ký hiệu ln có mặt văn bản, nhiên ẩn bạn cần chúng hiển thị Để hiển thị ký hiệu định dạng sử dụng Ribbon phía hình Word Chọn thẻ Home, tìm kiếm nút lệnh phần Paragraph, nhấn vào để hiển thị ẩn ký hiệu định dạng Khi bạn nhìn thấy ký hiệu định dạng lần bạn tự hỏi lo ngại có in bạn in văn hay khơng Câu trả lời khơng, dấu hiệu khơng in dù bạn có nhìn thấy chúng hình soạn thảo Vậy ký hiệu định dạng gì? Tác dụng chúng? Hãy xem xét ví dụ sau: Word tự động chèn ký hiệu đánh dấu đoạn văn (paragraph mark) bạn nhấn phím ENTER để bắt đầu mơt đoạn Trong hình minh họa trên, hai đoạn văn xuất ký hiệu đánh dấu đoạn văn thừa, có nghĩa bạn nhấn phím ENTER hai lần thay cần nhấn Việc làm xuất khoảng trống khơng cần thiết Hãy xóa ký hiệu thừa bạn muốn tiết kiệm không gian văn Mỗi lần nhấn phím TAB làm xuất ký hiệu mũi tên Trong hình, có mũi tên đoạn đầu hai mũi tên đạn thứ hai, phím TAB nhấn hai lần đầu đoạn thứ hai Ký hiệu dấu chấm cho biết bạn nhấn phím SPACEBAR lần từ, bạn vơ ý nhấn nhầm phím SPACEBAR ký từ từ Một chấm đại diện khoảng trống, hai chấm hai khoảng trống Thông thường, cần có khoảng trống từ Cần lưu ý ký hiệu dấu chấm khác với dấu chấm câu văn bản, dấu chấm câu nằm phía chân ký tự ký hiệu dấu chấm nằm ký tự d Những dấu gạch chân văn Khi bạn gõ văn bản, Word tự động chèn dấu gạch chân gấp khúc màu đỏ, xanh xanh dương phớa di mt s t Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com Tỡm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Dấu gạch đỏ: lỗi tả Word nhận dạng từ bạn gõ vào, ví dụ tên riêng tên địa danh Nếu từ bạn gõ tả Word khơng nhận bạn thêm từ vào mục từ điển Word (Word's Dictionary) để sau từ khơng cịn bị gạch Dấu gạch xanh lá: Word cho bạn nên kiểm tra lại ngữ pháp (tất nhiên tiếng Anh) Dấu gạch xanh dương: từ bạn gõ vào tả khơng hợp với ngữ cảnh ngữ nghĩa câu.Ví dụ thay dùng từ "too" (quá) bạn gõ nhầm thành "to" Vậy bạn phải xử lý dấu gạch nào? Hãy Click-Chuột-Phải từ bị gạch dưới, Word tự động đưa đề nghị chỉnh sửa (thỉnh thoảng Word khơng đưa gợi ý nào) Hãy chọn gợi ý bạn cảm thấy hợp lý để thay từ bị gạch dưới, phần gạch biến Các dấu gạch không xuất bạn in văn Một lưu ý dấu gạch màu xanh xanh dương: đa số trường hợp, Word thường xác việc lỗi ngữ pháp thông dụng Tuy nhiên, bạn nên cân nhắc sử dụng chức Nếu bạn chắn Word sai, bỏ qua gợi ý chỉnh sửa e Thay đổi canh lề trang văn Canh lề (Margins) khoảng trống xung quanh viền trang văn Phía Trên, Dưới, Phải Trái trang có khoảng canh lề inch (tương đương 2.54cm), khoảng canh lề thông dụng mà bạn sử dụng đa số trường hợp Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 10 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 m Bước thứ 6: Hồn tất việc merge Khi hài lòng với tài liệu merge sau xem lại bạn sẵn sàng in, click Print để mở hộp thoại Merge to Printer, nhập thơng tin số trang cần in, sau nhấn OK Trong bước thứ bạn hội để thay đổi: Nếu bạn muốn xem lại kết điều chỉnh bao thư (envelopes) cụ thể đó, click Edit individual envelopes, tạo trộn riêng bao gồm tất bao thư tài liệu Word Sauk hi xem lại sửa chữa bao thư với tài liệu này, bạn in ấn chúng Hoặc bạn lưu trữ tài liệu in ấn sau Nếu bạn muốn lại thay đổi bạn thực với bao thư cụ thể đó, chắn lưu trữ tài liệu File lưu độc lập với tài liệu n Giới thiệu mail merges cách sử dụng Ribbon Các lệnh Tab Mailings sẵn sàng bạn thực bước trình wizard Ribbon cách hữu ích để tạo Mail Merge trình xử lý giống với bước trình Wizard Bằng cách sử dụng Ribbon, bạn truy cập vào nhiều tính hơn, chẳng hạn tự động kiểm tra tìm lỗi trước bạn hồn tất việc hịa trộn Ngồi cịn có yếu tố nâng cao, chẳng hạn sử dụng trường để thể thao tác tính tốn tài liệu Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 82 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Những lệnh bạn dùng Tab Mailings bốn nhóm sau: Start Mail Merge: Đây điểm nơi bạn chọn loại tài liệu sau chọn, tạo, chỉnh sửa danh sách người nhận Write & Insert Fields: Đây nơi bạn chèn Merge Field sử dụng Rules để thể thao tác tính tốn cho tài liệu Preview Results: Bên cạnh việc xem lại tài liệu hịa trộn, bạn sử dụng tính kiểm tra lỗi cách tự động Finish: Hoàn thành merge kết hợp tài liệu cá nhân bạn vào tài liệu toàn diện, hay in chúng gửi thư in t Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 83 Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 PHẦN VIII: NHỮNG KỸ NĂNG CƠ BẢN Giới thiệu Ribbon a Thanh Ribbon Office 2007 thiết kế để giúp bạn làm việc tiện lợi hiệu Trong hệ thống Office 2007 gồm Word 2007, Excel 2007, PowerPoint 2007, Access 2007 phần Outlook 2007 có tính quan trọng đưa vào Ribbon nằm ngang thay hệ thống menu (trình đơn) toolbar (thanh cơng cụ) Thanh Ribbon xuất giúp bạn xử lý tác vụ dễ dàng nhanh chóng hơn, bao gồm phím tắt Tại phải thay đổi? Nhiều nghiên cứu thực để tìm hiểu cách mà người dùng sử dụng Microsoft Office, họ mong muốn chương trình hoạt động Giao diện kết tất nghiên cứu Lệnh chức nhóm lại với theo cách mà người dùng sử dụng chúng Vì bạn khơng phải cơng tìm kiếm làm việc, thứ nằm tầm tay bạn b Có Ribbon? Thanh Ribbon có thành phần bản, có ích bạn biết phần gọi gỡ v cỏch s dng chỳng Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 84 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Tab (thẻ) có Tab nằm ngang phía trên, Tab đại diện cho vùng hoạt động Group (nhóm) Tab bao gồm nhiều Group tập họp đối tượng có liên quan mật thiết với Command (lệnh) Command nút, vùng để nhập nội dung Menu (trình đơn) Thanh Ribbon tự điều chỉnh dựa đối tượng mà bạn làm việc để đưa lệnh thao tác phù hợp Ví dụ bạn làm việc với biểu đồ Excel Ribbon hiển thị lệnh liên quan tới biểu đồ Nếu không, lệnh ẩn c Có nhiều tính chương trình sử dụng Ribbon Các chương trình sử dụng Ribbon có tính mới: Nút Microsoft Office the trình đơn File nơi bạn tìm thấy lệnh trình đơn File trước đây, bao gồm: Open, Save Print cài đặt chương trình, chỉnh sửa thuộc tính tính, v.v Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 85 Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tp 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 The sits above the Ribbon and contains the commands that you want to keep near at hand By default, the Quick Access Toolbar contains the Save, Undo, and Repeat (or Redo) commands, but you can customize it with whatever commands you want Quick Access Toolbar (thanh công cụ truy cập nhanh) chứa lệnh mà bạn muốn xuất thường trực Mặc định, Quick Access Toolbar chứa lệnh Save, Undo Repeat (hoặc Redo) Tuy nhiên bạn tùy biến cơng cụ để chứa lệnh mà bạn muốn d Các loại phím tắt Có cách để sử dụng phím tắt Giả sử để in đậm chữ bạn sử dụng: Phím truy cập Tab lệnh hình Tổ hợp phím khơng nằm Ribbon Nhiều người cho kết hợp tồ hợp phím dẫn đến việc thực thi lệnh gọi phím tắt, cách nghĩ Nhưng có định nghĩa xác phím tắt Xác định khác biệt quan trọng loạt phím tắt khác có phương thức hoạt động khác Access Keys (phím truy cập) Access Key cho phép bạn truy cập Ribbon, liên hệ mật thiết với Tab, lệnh thứ mà bạn nhìn thấy hình Bạn sử dụng Acces Key cách nhấn Alt sau nhấn tiếp phím chuỗi phím Mỗi lệnh Ribbon, trình đơn nút Microsoft Office Quick Access Toolbar có phím truy cập riêng, phím truy cập gán Key Tip Key Tip phiên hệ thống ký tự gạch chân m bn Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 86 Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 quen thuộc phiên trước muốn truy cập trình đơn cách sử dụng phím Alt Key combinations (tổ hợp phím) Các tổ hợp phím dùng để thực lệnh khơng liên quan tới bạn nhìn thấy hình Các phím phải nhấn lúc để kích hoạt lệnh, đa số trường hợp, dù tất cả, có liên quan tới phím Ctrl (ví dụ nhấn Ctrl + C để copy) Tổ hợp phím khơng thay đổi phiên Office 2007, hoạt động giống hêt 5cac1 phiên trước Duyệt Ribbon Access Key (phím truy cập) Khi bạn muốn dùng bàn phím thay thiết bị trỏ chuột để điều khiển Ribbon thứ khác hình, trước tiên bạn phải bật chức nâm điều khiển bàn phím Nói cách khác bạn phải chuyển từ chế độ nhập liệu sang chế độ thực thi lệnh cách nhấn phím Alt Sau đó, bạn có nhiều tùy chọn để duyệt khắp Ribbon a Key Tip biểu tượng hình khiờn (Badges) Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 87 Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Ngay bạn nhấn phím Alt, bạn thấy nhãn nhỏ, khiên nhỏ lên để Key Tip Tab Khi bạn nhấn phím để kích hoạt Tab, khiên nhỏ hiển thị Key Tip cho lệnh Tab Nói cách khác, bạn thấy lần nhóm Key Tip, bạn phải nhấn lựa chọn trước thấy nhiều Key Tip cách tuyệt để sử dụng phím tắt bạn khơng cần phải ghi nhớ, thứ hiển thị hình b Tìm hiểu thêm Key Tip Hình bên trái: Trên Tab Insert Key Tip M gán cho nút lệnh SmartArt Hình bên phải: Trên Tab Page Layout Key Tip M gán cho nút lệnh Margins Các Key Tip trùng lặp Tab khác nhau, ví dụ M phím tắt cho SmartArt Tab Insert lại phím tắt cho Margins Tab Page Layout Bạn thấy làm việc với Key Tip Tab kích hoạt Nếu bạn lỡ chọn sai Tab cần nhấn Esc để hiển thị lại Key Tip cho Tab chọn lại Tab mà bạn cần Lưu ý: Nếu có hộp thoại mở dùng ký tự Key Tip với Tab lệnh Ribbon, Key Tip hộp thoại ưu tiờn c Di chuyn bng phớm mi tờn Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 88 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Ngồi Key Tip bạn dùng phím mũi tên để duyệt Ribbon Đầu tiên bạn nhấn phím Alt để chọn Ribbon làm tiêu điểm, sau dùng phím mũi tên để di chuyển: Phím MŨI TÊN TRÁI MŨI TÊN PHẢI để chuyển qua lại Tab Phím MŨI TÊN LÊN để chuyển tiêu điểm lên Quick Access Toolbar (từ bạn dùng phím MŨI TÊN TRÁI để di chuyển sang nút Microsoft Office) Phím MŨI TÊN XUỐNG chuyển bạn vào Tab kích hoạt bạn di chuyển tiệp cách sử dùng phím mũi tên Một điểm tiến so với phiên trước Microsoft Office bạn di chuyển lên / xuống thay trái / phải d Phím TAB Ribbon Bạn dùng phím TAB để di chuyển quanh Ribbon Sau nhấn Alt để chọn Ribbon, bạn nhấn phím TAB liên tục để di chuyển qua nút lệnh theo nhóm Tab kích hoạt Sau vòng hết lện Tab tại, tiêu điểm chuyển theo thứ tự nút Help, nút Microsoft Office, Quick Access Toolbar, Tab quay trở lại nhóm Tab Nhấn Shift + TAB để di chuyển theo hướng ngược lại Khi đến lệnh mà bạn muốn, nhấn ENTER e Di chuyển phím F6 Biªn So¹n: Niemtin071@yahoo.com 89 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Hình Nhấn F6 Outlook chọn xoay vòng thư mục danh sách: thư mục hoạt động, xem trước bảng, To Do Bar Hình Đang nhấn F6 Word chọn xoay vòng tài liệu, mở bảng, trạng thái cửa sổ, giao diện Bạn đến vùng khác cửa sổ chương trình cách nhấn F6 Ví dụ Outlook, xem mục Mail, tiêu điểm di chuyển danh sách thư mục, mở thư mục, xem trước bảng, To Do Bar Hình ảnh minh họa hướng di chuyển xung quanh cửa sổ Outlook Trong giao diện chương trình sử dụng Ribbon, F6 xoay vòng tất vùng cửa sổ, bao gồm bảng mở, trạng thái Ribbon Ví dụ, muốn để phóng to tài liệu bạn bạn làm sau: Nhấn F6 tiêu điểm hiển thị trạng thái Nhấn phím TAB mũi tên qua phải để di chuyển sang nút lệnh hình dấu + Bấm phím ENTER f Quá quen thuộc với hệ thống phím tắt cũ? Nếu bạn làm việc với Mocrosoft Office nhiều năm chuyên gia phím tắt, bạn thuộc lịng tất phím tắt Có thể bạn bối rối tất trình đơn phím tắt cũ biến Thực ra, Ribbon phím tắt cần có thời gian để bạn làm quen nắm bắt bạn đánh giá cao Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 90 Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tp 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Nếu bạn khơng hài lịng muốn trở lại với phím tắt cũ câu trả lời: hầu hết phím tắt cũ hoạt động Tuy nhiên bạn phải nhớ xác khơng cịn nơi hình nhắc bạn cần phải nhấn phím Đây cách hoạt động: Trong phiên trước bạn nhấn Alt + E trình đơn Edit mở lên bạn nhấn tiếp ký tự gạch chân để truy cập lệnh Trong Office 2007 nhấn tổ hợp Alt + E (hoặc ký tự tắt khác) khơng có trình đơn mở Thay vào đó, thơng điệp hiển thị cho bạn biết bạn dùng hệ thống phím tắt cũ Nếu bạn nhớ tổ hợp phím tắt cần nhấn tiếp để thực lệnh Nếu bạn không nhớ, nhấn Esc để hiển thị Key Tip Hãy ý đến máy tính bạn Có thể bạn khơng nhận máy tính bạn bị đặt tầm ngắm Không phải bạn mà tất máy tính khác Có người cố thâm nhập vào máy tính nhằm tư lợi mục đích Bạn cần phải nhận thức đe dọa để bảo v mỏy tớnh ca mỡnh tt hn Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 91 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 a Các đe dọa an ninh Có thể số khái niệm quen thuộc với bạn như: virus, trojan, spyware, malware, lừa đảo qua mạng Để bảo vệ máy tính bạn tốt hơn, bạn cần hiểu mối đe dọa Hầu hết đe dọa an ninh biết đến phần mềm đoạn mã độc hại (malicious software / code), phần mềm âm thầm điều khiển máy tính bạn mà bạn khơng hay biết Đa số phần mềm độ thiết kế để tự nhân lây nhiễm sang file máy tính khác Một cách lây nhiễm gửi e-mail có chứa mã độc tên bạn tới địa liên lạc máy tính bạn Những mã độc thực máy bạn phụ thuộc vào dạng tính phá hoại Có thể tạo thơng điệp gây phiền tối thực gây tổn hại cách xóa liệu chương trình bạn Đây số định nghĩa phần mêm độc, dựa vào bạn biết phái đối mặt với gì: Virus Phần mềm đoạn mã có khả tự nhân Một virus lây lan cách đính kem vào file chương trình khác Worm Phần mềm nhân cách tự gửi qua mạng Trojan horse Phần mềm không gây hại lợi dụng lỗ hổng hệ thống để mở đường cho phần mềm khác (virus, worm ) cơng máy tính bạn Trojan horse Phần mềm khơng gây hại lợi dụng lỗ hổng hệ thống để mở đường cho phần mềm khác (virus, worm ) cơng máy tính bạn Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 92 Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tp 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Spyware Phần mềm thu thập thông tin cá nhân bạn, chúng thay đổi thiết lập hệ thống mà khơng thơng qua bạn Thường máy tính bị nhiễm Spyware truy cập trang web không đáng tin cậy Phishing Một phương thức lừa đảo thông tin tài khoản, thường thông qua email Một số kịch lừa đảo nhằm cài Spyware vào máy tính bạn Tin tốt Outlook 2007 tích hợp hệ thống chống Phishing b Nguồn lây nhiễm Các mã độc lây nhiễm vào máy tính bạn cách ẩn thứ vơ hại Chảng hạn file đính kèm email, phần mềm tải từ Internet, website mà bạn ghé qua, file chia sẻ mạng máy tính, đĩa mềm chí tài liệu Office Cơ thứ đến từ máy tính khác tiềm ẩn rủi ro Lưu ý Đôi mã độc khơng ẩn cơng cách cơng khai Ngồi việc cẩn trọng trước thơng tin đến từ máy tính khác, bạn nên cẩn thận ghé thăm website có u cầu thơng tin cá nhân, xác định có phải trang web giả mạo khơng trước điền thơng tin Ví dụ bạn phải trang web thức ngân hàng bạn mở tài khoản trang có giao diện giống Một lưu ý khác bạn lướt qua trang web thực tế bạn tải file từ Server Hãy trang web đáng tin cậy c Microsoft Update cách để hạn chế rủi ro Cách để tăng cường an ninh hệ thống bảo đảm phần mềm tren máy tính bạn cập nhật Microsoft thường xuyên phát hành bn cp nht - Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 93 Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 mà giới truyền thông hay gọi vá (patch) - để chiến đấu với đe dọa xuất Các cập nhật hỗ trợ Microsoft Windows Microsoft Office Một cách thường xuyên kiểm tra cập nhật Windows office cách ghé qua trang cập nhật Microsoft Ngoài bạn cịn thiết lập Microsoft Update tự động tải cập nhật chúng phát hành Một thiết lập xong, chương trình ln tự động cập nhật d Phần mềm chống Virus Cách phòng vệ quan trọng sử dụng chương trình chống Virus Hãy cài đặt cập nhật thường xuyên Nếu máy tính bạn nằm hệ thống mạng người quản trị mạng thực thay bạn điều Các phần mềm chống Virus thiết kế để phát Virus nhận dạng Vì virus khơng ngừng phát tán nờn bn cn cp nht chng trỡnh Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 94 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 thường xuyên Khi virus xuất giới, nhà sản xuất phần mềm diệt virus thường tung cập nhật vòng vài sau nhận diện virus e Một số thiết lập an ninh khác Có thể tổng kết ước bạn cần thự để tăng cường an ninh hệ thống sau: Cài chương trình diệt virus spyware Sử dụng mật mã phức tạp (gồm chữ, số ký tự đặc biệt "&" "%" "$" ) Cài đặt tường lửa (Firewall) kiểm soát luồng thông tin Thường xuyên lưu liệu quan trọng f An toàn cho email Một khu vực nguy hiểm dê bị nhiễm virus email file đính kèm Đơi cần mở email kích hoạt virus Ngay cài đặt chương trình chống virus, virus xuất nhà sản xuất chưa kịp cập nhật thông tin Vì vậy, thận trọng với file đính kèm đặc biệt người gửi hồn tồn xa lạ (hoặc tên người quen nội dung không phù hợp), tiêu đề tên file đính kèm có bt thng Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 95 Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Lưu ý Outlook 2007 có tính ẩn phịng chống virus file đính kèm Ví dụ loại file thường dùng để phát tán virus tự động bị chặn Ngoài bạn lo lắng thơng tin bạn nhận chứa virus có số cách hiệu ngồi việc dùng phần mềm Chẳng hạn bạn gọi điện cho người gửi để xác nhận xem có họ gửi email cho bạn không hay email gửi từ kẻ mạo danh Lưu ý Đừng mở email file đính kèm đáng nghi trước bạn xác minh thơng tin ngi gi _The end_ Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com 96 ... Niemtin071@yahoo.com 41 Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 PHẦN V: THÊM NHỮNG GHI CHÚ VÀ THEO DÕI VIỆC CHỈNH SỬA TÀI LIỆU Kiểm tra tài liệu chức Track Changes Word 2007 a Track... CHỈNH SỬA TÀI LIỆU 42 Biên Soạn: Niemtin071@yahoo.com Tỡm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 Kiểm tra tài liệu chức Track Changes Word 2007 42... Niemtin071@yahoo.com 46 Tỡm hiu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007 b Xem tài liệu trước sau thay đổi Khi tài liệu có nhiều comment phần bị sửa chữa, bạn tự hỏi tài liệu trước bạn có