Bài giảng Quản trị học Khoa Kinh tế - Kỹ thuật A MỞ ĐẦU I - Mục đích, yêu cầu Mục đích Trang bị cho sinh viên kiến thức kỹ để lãnh đạo, quản lý tổ chức sản xuất kinh doanh lĩnh vực khác Sau học môn này, sinh viên : • Hiểu Quản trị gì, biết cơng việc nhà quản trị • Có kiến thức kỹ để quản trị có hiệu Yêu cầu Để tiếp thu tốt nội dung mơn học, sinh viên cần có kiến thức phổ thông tổng hợp khoa học xã hội nhân văn, tổ chức xã hội, quan hệ người, chi phí, thành cơng việc v.v… Mơn Quản trị học có nhiều ví dụ minh hoạ lấy từ sống thực tế, lĩnh vực kinh doanh, nên sinh viên cần tập thói quen theo dõi thời sự, đọc báo hàng ngày tạp chí Kinh tế định kì, v.v để có thơng tin tình cụ thể II - Phân bổ thời gian cấu trúc chương trình Mơn Quản trị học học phần có đơn vị học trình, học 45 tiết, phân bổ sau: (45 tiết: 30 tiết lý thuyết, tiết kiểm tra, 11 tiết tập ôn tập) TT Tên chương Chương 1- Đại cương Quản trị Quản trị học Chương 2- Khái quát phát triển lí thuyết quản trị Chương 3- Cơng tác nhân Nhà quản trị Chương 4- Công tác hoạch định Nhà quản trị Chương 5- Công tác tổ chức Nhà quản trị Chương 6- Công tác lãnh đạo Nhà quản trị Chương 7- Công tác Kiểm tra Nhà quản trị Chương 8- Truyền thông quản trị Chương 9- Những sở để định TỔNG CỘNG Võ Thiện Chín - Lê Nguyễn Dự Thư Tổng số tiết Số tiết LT 13 3 3 3 4 4 3 4 3 3 30 30 20 10 45 Trong TH KT 11 Bài giảng Quản trị học Khoa Kinh tế - Kỹ thuật III - Phương pháp dạy - học Đối với thầy giáo: Thuyết trình, đặt vấn đề, phân tích tổng hợp Đối với sinh viên: Lên lớp nghe giảng, tích cực tham gia phát biểu, chủ động đặt câu hỏi với thầy giáo vấn đề chưa hiểu, phát huy tính tự học, tự nghiên cứu, làm tập, thảo luận IV - Tài liệu biên soạn tham khảo PGS TS Lê Thế Giới (chủ biên) - Quản trị học - Nxb Tài – 2007 (tài liệu chính) TS Trần Anh Tuấn – TS Đào Duy Huân – Đại học tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh, năm 1994 (tài liệu chính) GS Nguyễn Văn Lê – Khoa học quản trị - Nxb thành phố Hồ Chí Minh, năm 1994 TS Nguyễn Thị Liên Diệp – Quản trị học - Trường Đại học kinh tế thành phố Hồ Chí Minh, năm 2006 Võ Thiện Chín - Lê Nguyễn Dự Thư Bài giảng Quản trị học Khoa Kinh tế - Kỹ thuật Chương (3 tiết) ĐẠI CƯƠNG VỀ QUẢN TRỊ VÀ QUẢN TRỊ HỌC A Mục đích Đọc xong chương sinh viên nắm vấn đề sau: 1/ Định nghĩa tổ chức Các chức quản trị 2/ Các cấp bậc quản trị 3/ Quy mô tổ chức ảnh hưởng đến chức quản trị 4/ Vai trị thơng tin nhà quản trị 5/ Sự khác Quản trị kinh doanh quản trị hành chánh B Nội dung I ĐỊNH NGHĨA QUẢN TRỊ Khái niệm tổ chức Tổ chức tập hợp nhiều người cách có ý thức tham gia vào nỗ lực có hệ thống thông qua phân chia công việc, nhiệm vụ nhằm hoàn thành mục tiêu chung Mỗi đơn vị kinh doanh tổ chức, tổ chức có quy mơ lớn nhỏ, hoạt động nhằm mục đích sinh lời tổ chức phi lợi nhuận, cung cấp sản phẩm hay dịch vụ hai Đặc điểm chung tổ chức: + Mọi tổ chức có mục tiêu định + Mọi tổ chức có người định để thiết lập mục tiêu thực hoá mục tiêu + Mọi tổ chức xây dựng cấu trúc hệ thống để sở mà xác định giới hạn hành vi thành viên Định nghĩa quản trị a) Khái niệm quản trị Có nhiều định nghĩa quản trị để tham khảo: + Harold Kootz Cyril O’Donnell: “Quản trị thiết lập trì mơi trường mà cá nhân làm việc với nhóm hoạt động hữu hiệu có kết quả.” + Robert Albanese: “Quản trị trình kĩ thuật xã hội nhằm sử dụng nguồn, tác động tới hoạt động người tạo điều kiện thay đổi để đạt mục tiêu tổ chức.” + Stonner Rabbins: “Quản trị tiến trình bao gồm việc hoạch định, tổ chức quản trị người kiểm tra hoạt động đơn vị cách có hệ thống nhằm hồn thành mục tiêu đơn vị ” Từ việc tham khảo ta rút định nghĩa quản trị: Quản trị tiến trình hồn thành cơng việc cách có hiệu hữu hiệu thơng qua người khác Có thể giải thích thuật ngữ định nghĩa quản trị: Võ Thiện Chín - Lê Nguyễn Dự Thư Bài giảng Quản trị học Khoa Kinh tế - Kỹ thuật Tiến trình biểu thị hoạt động nhà quản trị hoạch định, tổ chức tổ, lãnh đạo kiểm tra Hữu hiệu nghĩa thực cơng việc hay nói cách khác đạt mục tiêu tổ chức Hiệu nghĩa thực công việc cách đắn liên quan đến mối quan hệ đầu vào đầu Khi nhà quản trị đương đầu với nguồn lực khan họ cần phải quan tâm đến việc sử dụng hiệu nguồn lực Vì vậy, quản trị liên quan đến việc đạt mục tiêu tối thiểu hóa nguồn lực b) Khái niệm quản trị kinh doanh + Quản trị kinh doanh quản trị người doanh nghiệp thông qua quản trị người để sử dụng có hiệu nguồn lực hội doanh nghiệp + Quản trị kinh doanh cịn nghệ thuật kết phụ thuộc lớn vào thiên bẩm, tài năng, thủ đoạn, kiến thức tích luỹ, mối quan hệ, may, vận rủi thân nhà quản trị Các lực quản trị Năng lực tổng hoà kiến thức, kĩ năng, hành vi thái độ người góp phần tạo nên tính hiệu cơng việc Năng lực quản trị tập hợp kiến thức, kĩ năng, hành vi thái độ mà quản trị viên cần có để tạo hiệu hoạt động quản trị khác tổ chức khác lực quản trị chủ yếu: Năng lực truyền thơng Năng lực làm việc nhóm Năng lực nhận thức toàn cầu Hiệu quản trị Năng lực tự quản Năng lực hoạch định điều hành Năng lực hành động chiến lược a) Năng lực truyền thông Năng lực truyền thông khả truyền đạt trao đổi cách hiệu thông tin để người khác hiểu rõ Bao gồm khía cạnh: + Truyền thơng khơng thức: - Khuyến khích truyền thơng chiều thơng qua đặt câu hỏi để có thơng tin phản hồi, lắng nghe thiết lập trò chuyện thân mật - Hiểu tình cảm người khác - Thiết lập mối quan hệ cá nhân mạnh mẽ với người + Truyền thơng thức: Võ Thiện Chín - Lê Nguyễn Dự Thư Bài giảng Quản trị học Khoa Kinh tế - Kỹ thuật - Thông báo hoạt động kiện liên quan đến người giúp họ cập nhật kiện, hoạt động - Tạo khả thiết phục, trình bày ấn tượng trước cơng chúng kiểm soát vấn đề - Viết rõ ràng, súc tích hiệu quả, sử dụng nguồn liệu máy tính + Thương lượng: - Thay mặt nhóm để đàm phán cách hiệu vai trò nguồn lực - Rèn luyện kỹ phát triển tốt mối quan hệ với cấp trên, công thuộc cấp b) Năng lực hoạch định điều hành Năng lực hoạch định điều hành bao gồm việc định nhiệm vụ cần phải thực hiện, xác định rõ xem chúng thực hiện, phân bổ nguồn lực để thực nhiệm vụ giám sát tồn tiến trình để đốn chúng thực tốt Các khía cạnh lực hoạch định điều hành: + Thu thập, phân tích thơng tin giải vấn đề: - Kiểm soát sử dụng thông tin - Đưa định kịp thời - Tính tốn rủi ro tiên liệu kết + Hoạch định tổ chức thực dự án: - Phát triển kế hoạch tiến độ để đạt mục tiêu - Phân tích ưu tiên thực nhiệm vụ phân quyền để chịu trách nhiệm - Xác định, tổ chức phân bổ nguồn lực cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ + Quản lí thời gian: - Kiểm sốt vấn đề chung dự án theo thời gian - Giám sát công việc theo tiến độ thay đổi tiến độ cần - Thực công việc cách hiệu áp lực thời gian + Lập ngân sách quản trị tài chính: - Hiểu rõ ngân sách, dòng chu chuyển tiền mặt, báo cáo tài biết sử dụng chúng để định - Ghi chép đầy đủ xác sổ sách tài - Phát thảo nguyên tắc tổng quát ngân sách làm việc với người nguyên tắc c) Năng lực làm việc nhóm + Thiết kế nhóm: - Thiết lập mục tiêu rõ ràng Cấu trúc thành viên nhóm cách hợp lí - Xác định trách nhiệm chung cho nhóm ấn định nhiệm vụ cho thành viên nhóm cách thích hợp + Tạo mơi trường mang tính hỗ trợ: Võ Thiện Chín - Lê Nguyễn Dự Thư Bài giảng Quản trị học Khoa Kinh tế - Kỹ thuật - Tạo mơi trường mà hợp tác hiệu ln đánh giá kịp, khích lệ, khen thưởng - Hỗ trợ nhóm việc xác định sử dụng nguồn lực cần thiết để hoàn thành mục tiêu + Quản trị động nhóm: - Hiểu rõ điểm mạnh yếu thành viên - Xử lí tốt mâu thuẫn bất đồng để nâng cao hiệu - Chia sẻ tin cậy người d) Năng lực hành động chiến lược Năng lực hành động chiến lược hiểu rõ sứ mệnh tổng quát giá trị tổ chức đoán hoạt động thuộc cấp phân định rõ ràng Bao gồm: + Hiểu rõ ngành mà tổ chức hoạt động: - Biết hành động đối thủ cạnh tranh đối tác chiến lược - Có thể phân tích xu hướng chung xảy ngành tác động chúng tương lai + Hiểu biết tổ chức: - Hiểu rõ quan tâm giới hữu quan - Nắm vững lực khác biệt tổ chức + Thực hành động chiến lược: - Phân định ưu tiên đưa định sứ mệnh tổ chức mục tiêu chiến lược - Nhận thức rõ thách thức quản trị phương án chiến lược khắc phục chúng - Thiết lập chiến thuật mục tiêu tác nghiệp giúp cho việc thực chiến lược dễ dàng e) Năng lực nhận thức tồn cầu Việc thực cơng việc quản trị tổ chức thông qua việc phối hợp sử dụng nguồn lực nhân sự, tài chính, thông tin nguyên liệu từ nhiều quốc gia đáp ứng nhu cầu thị trường với đa dạng văn hố địi hỏi nhà quản trị phải có lực nhận thức tồn cầu Các khía cạnh lực nhận thức tồn cầu: + Có kiến thức hiểu biết văn hóa: - Hiểu biết cập nhật kiện trị, xã hội kinh tế toàn cầu - Nhận thức rõ tác động kiện quốc tế đến tổ chức - Hiểu, đọc nói thơng thạo ngơn ngữ khác + Nhạy cảm khả hoà nhập văn hoá: - Nhạy cảm xử văn hóa riêng biệt có khả thích nghi - Điều chỉnh hành vi giao tiếp với văn hố khác quốc gia Võ Thiện Chín - Lê Nguyễn Dự Thư Bài giảng Quản trị học Khoa Kinh tế - Kỹ thuật f) Năng lực tự quản Con người phải có trách nhiệm sống bên bên ngồi cơng việc Các khía cạnh lực tự quản: + Cư xử trung thực đạo đức: - Sẵn lòng thừa nhận sai lầm - Chịu trách nhiệm hành động + Có cá tính nghị lực: - Làm việc chăm để hoàn thành cơng việc - Bền chí để đương đầu với trở ngại, biết cách vươn lên từ thất bại + Cân yêu cầu công việc sống: - Thiết lập cân công việc khía cạnh sống cho khơng có vấn đề sống bị lãng - Có khả tự chăm sóc - Biết xử lí thiết lập mục tiêu liên quan công việc sống + Khả tự nhận thức phát triển: - Có mục đích nghề nghiệp cá nhân rõ ràng - Sử dụng điểm mạnh để tạo lợi tìm cách cải thiện điểm yếu - Biết phân tích học hỏi từ kinh nghiệm công việc sống II NHÀ QUẢN TRỊ VÀ QUẢN TRỊ HỌC Định nghĩa nhà quản trị Con người tham gia tổ chức chia thành hai loại: - Những người thừa hành người trực tiếp làm cơng việc định khơng có trách nhiệm giám sát công việc người khác - Những nhà quản trị người thực việc lập kế hoạch, tổ chức, đạo kiểm tra việc phân bố nguồn lực người, vật lực, tài thơng tin để đạt mục tiêu tổ chức Nhà quản trị người hoàn thành mục tiêu thông qua người khác Chức danh nhà quản trị khác tuỳ thuộc vào phạm vi trách nhiệm, lĩnh vực phụ trách tính chuyên mơn hóa; họ tổng giám đốc điều hành, chủ tịch, trưởng phòng, quản đốc phân xưởng… Các chức quản trị a) Các nguồn lực nhà quản trị sử dụng Có thể phân thành loại: người, tài chính, sở vật chất thông tin + Nguồn lực người bao gồm người cần thiết mà nhà quản trị lựa chọn để hồn thành cơng việc + Nguồn lực tài bao gồm số tiền mà nhà quản trị tổ chức sử dụng để đạt mục tiêu tổ chức + Nguồn lực vật chất tài sản hữu hình quan bất động sản bao gồm nguyên vật liệu, văn phòng, nhà máy sản xuất … Võ Thiện Chín - Lê Nguyễn Dự Thư Bài giảng Quản trị học Khoa Kinh tế - Kỹ thuật + Nguồn lực thông tin liệu mà nhà quản trị tổ chức sử dụng để hồn thành cơng việc b) Các chức quản trị + Hoạch định việc xác định mục tiêu tổ chức phát thảo cách thức để đạt mục tiêu + Tổ chức tiến trình thiết lập cấu trúc mối quan hệ giúp cho người thực kế hoạch đề thoả mãn mục tiêu tổ chức + Lãnh đạo bao gồm hoạt động nhằm thúc đẩy người thực cơng việc cần thiết để hồn thành mục tiêu tổ chức + Kiểm tra tiến trình mà cá nhân, nhóm tổ chức giám sát kết thực cách liên tục thực hoạt động điều chỉnh sai lệch so với mục tiêu Phạm vi cấp bậc quản trị tổ chức a) Phạm vi quản trị + Các nhà quản trị chức năng: phụ trách chuyên gia có nhiều kinh nghiệm giỏi kỹ lĩnh vực chuyên môn họ kế tốn, nguồn nhân lực, tài chính, marketing sản xuất + Các nhà quản trị tổng quát chịu trách nhiệm toàn hoạt động đơn vị, phận, chẳng hạn công ty hay chi nhánh công ty Thông thường họ giám sát công việc nhà quản trị chức b) Các cấp bậc quản trị Để dễ dàng cho việc nghiên cứu quản trị, người ta thường chia nhà quản trị tổ chức thành ba cấp (hình - 1):  Quản trị viên cấp sở Quản trị viên cấp sở nhà quản trị cấp bậc cuối hệ thống cấp bậc nhà quản trị tổ chức Một cách tổng quát, nhà quản trị cấp sở chịu trách nhiệm trực tiếp việc sản xuất sản phẩm dịch vụ Quản trị viên cấp sở gọi tổ trưởng, đốc công, trưởng phận, v.v…tuỳ thuộc vào tổ chức người giỏi chuyên môn (cả kiến thức kỹ năng) để dẫn giám sát thuộc viên công việc ngày Dưới quyền quản trị viên cấp sở nhân viên tác nghiệp (công nhân) thực hoạt động sản xuất (hàng hoá dịch vụ) Nhiệm vụ quản trị viên cấp sở hướng dẫn, đôn đốc, điều khiển công nhân cơng việc thường ngày để đưa đến hồn thành mục tiêu chung tổ chức báo cáo kết sản xuất kinh doanh Mục tiêu quản trị viên cấp sở đảm bảo sản phẩm, dịch vụ tổ chức cung cấp cho khách hàng ngày  Quản trị viên cấp trung Quản trị viên cấp trung cấp huy trung gian đứng quản trị cấp sở cấp quản trị cao cấp, người nhận chiến lược sách chung từ nhà quản Võ Thiện Chín - Lê Nguyễn Dự Thư Bài giảng Quản trị học Khoa Kinh tế - Kỹ thuật trị cấp cao triển khai chúng thành mục tiêu kế hoạch chi tiết, cụ thể cho quản trị viên cấp sở thực Công việc nhà quản trị cấp trung phải tập trung nỗ lực họ vào việc phối hợp hoạt động người, xác định rõ sản phẩm hay dịch vụ cần sản xuất, định đưa sản phẩm, dịch vụ đến người tiêu dùng Quản trị viên cấp trung thường mang chức danh như: Trưởng phòng, trưởng ban, cửa hàng trưởng, quản đốc, trưởng khoa v.v…quản trị viên trung cấp có chức thực kế hoạch sách tổ chức Mục tiêu quản trị viên cấp trung phân bổ nguồn lực cách hiệu quản lí nhóm cơng việc để đạt mục tiêu chung tổ chức  Quản trị viên cấp cao Quản trị viên cấp cao nhóm nhỏ nhà quản trị cấp bậc tối cao tổ chức chịu trách nhiệm thành cuối tổ chức Chức danh Quản trị viên cấp cao chủ tịch hội đồng quản trị, uỷ viên hội đồng quản trị, tổng giám đốc, giám đốc… Công việc quản trị viên cấp cao hoạch định, tổ chức, lãnh đạo có trách nhiệm quản lý quan hệ công chúng Quản trị viên cấp cao có nhiệm vụ thiết lập mục tiêu, sách chiến lược cho tồn tổ chức Hệ thống cấp quản trị tổ chức diễn tả theo hình nón sau: QTV Cấp cao QTV Cấp trung QTV Cấp sở Nhân viên tác nghiệp Hình 1-1: Các cấp quản trị Các kỹ nhà quản trị a) Kỹ nhận thức Kỹ nhận thức khả dựa hiểu biết để nhìn nhận tổ chức góc độ tổng thể mối quan hệ phận Kỹ nhận thức bao gồm khả tư cách chiến lược – có tầm nhìn dài hạn bao qt, xử lí thơng tin, hoạch định, hiểu rõ mức độ phức tạp hoàn cảnh biết cách giảm thiểu phức tạp xuống mức độ đối phó Võ Thiện Chín - Lê Nguyễn Dự Thư Bài giảng Quản trị học Khoa Kinh tế - Kỹ thuật Kỹ cần thiết cho nhà quản trị, đặc biệt quan trọng cho quản trị cấp cao b) Kỹ nhân Kỹ nhân khả nhà quản trị làm việc với người khác thông qua người khác cách hiệu Kỹ bao gồm khả động viên, tạo thuận lợi, điều phối, lãnh đạo, truyền thông giải mâu thuẫn Tạo điều kiện cho cấp phát biểu ý kiến mà không sợ hãi, quan tâm đến đời sống tinh thần vật chất nhân viên đặc biệt phải tôn trọng tin tưởng nhân viên, đừng làm cho nhân viên có cảm giác họ bị quản lí c) Kỹ chuyên môn Kỹ chuyên môn khả am hiểu thành thạo thực công việc cụ thể Kỹ bao gồm tinh thông phương pháp, kĩ thuật thiết bị liên quan đến chức cụ thể marketing, sản xuất tài Ngồi cịn bao gồm kiến thức chun mơn, khả phân tích sử dụng công cụ kĩ thuật để giải vấn đề lĩnh vực cụ thể Kỹ tư duy, phân tích, phán đốn Kỹ nhân Kỹ kỹ thuật QT cấp sở QT cấp trung QT cấp cao Hình 1-2: Các kỹ nhà quản trị Quản trị học Quản trị học khoa học nghiên cứu, phân tích cơng việc quản trị tổ chức; giải thích tượng quản trị đề xuất lí thuyết kĩ thuật nên áp dụng để giúp nhà quản trị hoàn thành nhiệm vụ Quản trị học cung cấp khái niệm làm tảng cho việc nghiên cứu môn học quản trị chức quản trị sản xuất, quản trị tiếp thị, quản trị nhân sự, v.v… Quản trị học khoa học liên ngành sử dụng nhiều tri thức nhiều ngành học khác kinh tế học, tâm lí học, xã hội học, tốn học, v.v… Quản trị học khoa học, thực hành quản trị nghệ thuật Nhà quản trị phải hiểu biết lí thuyết quản trị, linh hoạt vận dụng lí thuyết vào tình cụ thể để quản trị hữu hiệu Võ Thiện Chín - Lê Nguyễn Dự Thư 10 Bài giảng Quản trị học Khoa Kinh tế - Kỹ thuật - Kênh hướng lên kênh mà tất nhân viên sử dụng để gởi thông điệp đến giới quản trị - Giao tiếp hay truyền thông hướng lên bao gồm việc cung cấp thông tin phản hồi mức độ am hiểu thông điệp mà nhân viên nhận thông qua kênh từ xuống + Kênh ngang: - Kênh ngang tất phương tiện sử dụng để gởi nhận thơng tin phịng ban tổ chức với nhà cung cấp khách hàng - Các thông điệp truyền thông theo chiều ngang thường liên quan đến phối hợp hoạt động, chia thông tin giải vấn đề - Các kênh ngang quan trọng tổ chức tảng nhóm nay, nơi mà nhân viên phải thường xuyên giao tiếp để giải vấn đề khách hàng vấn đề quy trình sản xuất e) Thơng tin phản hồi Phản hồi phản ứng người nhận thông điệp người gởi Đây cách tốt để thể thông điệp tiếp nhận mức độ thấu hiểu thông điệp Phản ứng người nhận báo hiệu cho người gởi biết mức độ đạt mục tiêu hồn thành cơng việc Thơng tin phản hồi có đặc tính sau: - Thơng tin phản hồi phải hữu ích - Thơng điệp nên mang tính mơ tả đánh giá - Phản hồi nên cụ thể tổng quát - Phản hồi nên lúc, kịp thời - Không nên phản hồi dồn dập, nhiều f) Nhận thức Nhận thức ý nghĩa mà thông điệp muốn truyền tải người gởi hay người nhận Khả nhận thức người khác Trong truyền thơng phân thành hai vấn đề nhận thức: - Nhận thức chọn lọc tiến trình rà sốt thơng tin mà người muốn cần tránh - Nhận thức rập khn q trình đặt giả định cá nhân dựa sở giới tính, độ tuổi, chủng tộc loại khác Sự rập khn bóp méo thật gợi ý tất người loại có đặc điểm giống thực tế Võ Thiện Chín - Lê Nguyễn Dự Thư 68 Bài giảng Quản trị học Người gởi có ý tưởng Khoa Kinh tế - Kỹ thuật Người nhận phản ứng lời cử cho người gửi Người gởi mã hoá ý tưởng vào thông điệp Thông điệp qua nhiều kênh Phản ứng người gởi phản hồi gây nên phản hồi thêm cho người nhận Người nhận nhận mã hố thơng điệp Hình 8.1: Tiến trình truyền thơng Tác động cơng nghệ thông tin đến truyền thông a) Thư điện tử Thư điện tử hình thức sử dụng máy điện tốn để soạn thảo văn hiệu đính để gởi nhận thơng tin cách nhanh chóng, tốn hiệu Thư điện tử trở nên phổ biến cho nhà quản trị nhiều lý sau: - Nhà quản trị chờ đợi q lâu cho việc phản ứng lại thơng tin ln gởi, nhận phản hồi giây lát - Thư điện tử tốn kém, chuyển qua máy tính, điện thoại thiết bị khác mà công ty sử dụng - Năng suất gia tăng qua việc loại bỏ yêu cầu thủ tục xử lý theo kiểu văn thư Một ưu điểm bật thư điện tử quan sát tổ chức mà sử dụng rộng khắp nhân viên khơng đương đầu với đồng nghiệp mặt đối mặt Và dự bày tỏ kiến thơng qua thư điện tử Thư điện tử thay đổi đáng kể cách làm việc người Sản xuất sản phẩm dịch vụ tiên tiến mức giá cạnh tranh đòi hỏi người tổ chức phải truy cập thơng tin tồn cầu để cải thiện hiệu làm việc b) Internet Internet Bộ quốc phòng Mỹ sáng tạo vào năm 1969 Internet mở rộng phạm vi hoạt động tổ chức cá nhân Hàng nghìn trang Web tổ chức kinh doanh, trường học tổ chức khác phát triển nhanh chóng c) Hội nghị truyền hình Cơng nghệ hội nghị qua truyền hình kết hợp cơng nghệ truyền hình điện thoại, cơng cụ truyền thơng có độ trung thực cao mà tổ chức sử dụng Võ Thiện Chín - Lê Nguyễn Dự Thư 69 Bài giảng Quản trị học Khoa Kinh tế - Kỹ thuật nhằm tạo điều kiện cho việc thảo luận người khoảng cách địa lí khác khắp giới Không giống hội nghị truyền thống gọi qua điện thoại, hội nghị qua truyền hình cho phép người tham gia xem cử thể, điệu tham gia xem xét tư liệu hỗ trợ in, sơ đồ, mơ hình chí mẫu sản phẩm II NHỮNG TRỞ NGẠI, LOẠI BỎ CÁC TRỞ NGẠI VÀ THÚC ĐẨY TRUYỀN THÔNG HỮU HIỆU Những trở ngại + Lọc tin trường hợp người đưa tin có tình nhào nặn tin tức cho vừa ý người nhận Càng cấp cao có nhiều hội lọc tin Những nhà quản trị thường theo chiều có lợi cho họ + Nhận thức chọn lựa Trong q trình thơng tin người nhận nhìn nghe hợp với + Cảm xúc - trạng thái bị kích động q độ thường có ảnh hưởng rõ rệt đến tin tức Vì tránh định bình tĩnh + Ngơn ngữ Tuổi tác, học thức nếp sống văn hoá ba nhân tố ảnh hưởng tới ngôn ngữ người sử dụng + Quá tải tin tức + Những áp lực thời gian Loại bỏ trở ngại a) Điều chỉnh dịng tin tức Nếu khơng điều chỉnh dịng tin tức người quản trị bị tải tin tức Để làm giảm nhẹ bớt tải nhà quản trị phải thiết lập hệ thống ngoại lệ cho dòng tin tức để đảm bảo cho tin tức công văn quan trọng ưu tiên b) Sử dụng thơng tin phản hồi Nguyên nhân trực tiếp nhiều vấn đề thông tin hiểu sai khơng xác Quản trị viên cần giám sát để xác định thông điệp quan trọng hiểu chưa Sự phản hồi khơng bắt buộc phải thực lời nói mà hành động Chẳng hạn, nhà quản trị trình bày vấn đề, cần nhìn vào mắt người nghe biết họ có hiểu nói khơng c) Đơn giản hố ngơn ngữ Muốn cho thông điệp dễ hiểu, người gởi phải cố gắn chọn lọc từ cấu trúc văn cho hiệu Phải dùng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu phù hợp với người nhận d) Tích cực lắng nghe Nghe tích cực địi hỏi tập trung cao độ, phải đặt vào vị trí người phát triển để dễ dàng hiểu nội dung bảng thông điệp Gần nhiều tổ chức phát triển chương trình đào tạo nhằmcải thiện lắng nghe nhân viên Những điều sau vài đặc tính người biết lắng nghe tích cực: Võ Thiện Chín - Lê Nguyễn Dự Thư 70 Bài giảng Quản trị học Khoa Kinh tế - Kỹ thuật - Biết thưởng thức: tìm kiếm thích thú, kiến thức, nguồn cảm hứng Biết đồng cảm: lắng nghe không đánh giá, hỗ trợ người nói học hỏi từ kinh nghiệm người khác - Nhận thức rõ, sáng suốt: lắng nghe đầy đủ thơng tin,hiểu nội dung định rõ chi tiết quan trọng - Đánh giá: lắng nghe để định dựa thông tin cung cấp e) Hạn chế cảm xúc tiêu cực Cảm xúc làm mờ rõ ràng thông điệp gây trở ngại cho ta việc tạo thông điệp Cách tốt cho ta dừng lại cơng việc bình tĩnh trở lại f) Sử dụng dư luận Chúng ta gạt bỏ dư luận Vì nhà quản trị nên sử dụng dư luận vào ích lợi Tất nhiên dư luận có nhân tố bất lợi cần phải loại bỏ g) Sử dụng hàm ý không lời Bạn nên sử dụng biểu hiện, ám không lời để nhấn mạnh ý nghĩ biểu lộ cảm xúc h) Sử dụng hệ thống thông tin mật Nên sử dụng hệ thống thông tin mật để gởi thông tin cách nhanh chóng, thử nghiệm hành động trước cơng bố định cuối thu thông tin phản hồi giá trị Thúc đẩy truyền thông hữu hiệu Để trở thành người truyền thông giỏi, bạn không hiểu tiến trình truyền thơng mà cịn hướng dẫn để cổ vũ cho truyền thông hữu hiệu Sau hướng dẫn hiệp hội quản lí Mỹ để cải thiện kĩ truyền thông: - Thứ nhất: Làm rõ ý tưởng trước truyền thơng: Phân tích chủ đề vấn đề nhằm làm sáng tỏ trước gởi thông điệp - Thứ hai: Nghiên cứu mục đích truyền thơng: Trước gởi thơng điệp, phải hỏi bạn bạn thật muốn đạt điều gì? - Thứ ba: Xem xét bố trí nơi truyền thơng xảy ra: Bạn truyền đạt ý nghĩa nội dung không lời Cố gắng truyền thông với người nơi khác khó nhiều so với truyền thơng mặt đối mặt - Thứ tư: Bàn bạc với người khác cách thích hợp cần hoạch định truyền thơng: Khuyến khích tham gia người bị thơng điệp tác động Họ trình bày quan điểm mà bạn chưa xem xét - Thứ năm: Quan tâm đến thông điệp không lời mà bạn gởi: Ngữ điệu, biểu khuôn mặt, giao tiếp mắt, trang phục,…tất tác động đến tiến trình truyền thơng - Thứ sáu: Truyền đạt hữu ích cho người nhận có thể: Việc cân nhắc đến sở thích, quan tâm đến nhu cầu người khác thường mang lại nhiều hội cho người gởi thơng điệp Võ Thiện Chín - Lê Nguyễn Dự Thư 71 Bài giảng Quản trị học - Khoa Kinh tế - Kỹ thuật Thứ bảy: Theo sát truyền thông: Bạn nên theo sát yêu cầu thông tin phản hồi để biết bạn có thành cơng hay khơng CÂU HỎI ƠN TẬP 1/ Trình bày khái niệm truyền thông 2/ Những thành tố tiến trình truyền thơng 3/ Tác động cơng nghệ thơng tin đến truyền thông 4/ Những trở ngại cách loại bỏ trở ngại truyền thông 5/ Làm để thúc đẩy truyền thông hữu hiệu? Võ Thiện Chín - Lê Nguyễn Dự Thư 72 Bài giảng Quản trị học Khoa Kinh tế - Kỹ thuật Chương (3 tiết) NHỮNG CƠ SỞ ĐỂ RA QUYẾT ĐỊNH A Mục đích Đọc xong chương sinh viên nắm vấn đề sau: 1/ Quá trình định cách hợp lí 2/ Những phẩm chất cá nhân cần thiết cho việc định hiệu 3/ Kinh nghiệm giúp ích cho việc định 4/ Ĩc sáng tạo có liên quan đến việc định B Nội dung I KHÁI NIỆM VÀ QUÁ TRÌNH RA QUYẾT ĐỊNH Khái niệm Quyết định quản trị hành vi sáng tạo nhà quản trị nhằm định chương trình tính chất hoạt động tổ chức để giải vấn đề chín muồi, sở hiểu biết quy luật khách quan phân tích thụng tin v hin tng ca h thng Mỗi định quản trị nhằm trả lời câu hỏi sau: Tổ chức cần làm gì? Khi làm? Làm bao lâu? Ai làm? Và làm nh nào? Trả lời câu hỏi làm gì, làm làm định kế hoạch Ví dụ: Tổ chức năm tới cần đạt mục tiêu nào? Để đạt mục tiêu tổ chức cần thực nhiệm vụ nào? Trả lời câu hỏi làm, thờng định tổ chức Ví dụ nh để hoàn thành nhiệm vụ kế hoạch, hệ thống quản trị hệ thống sản xuất cần đợc xếp sao? Trả lời câu hỏi làm nh nào, thờng định kế hoạch lÃnh đạo Đay định lựa chọn công nghệ, kỹ thuật, phơng pháp quy tr×nh cđa tỉ chøc Ra định tiến trình xác định vấn đề hay hội giải chúng Một cách cụ thể, định tiến trình bắt đầu với việc nhận diện chẩn đốn vấn đề, sau lựa chọn giải pháp để giải vấn đề kết thúc với việc theo dõi, kiểm soát để đánh giá việc thc thi quyt nh Một định đắn kịp thời mang lại hiệu quả, niềm tin, ổn định phát triển; ngợc lại định sai không lúc gây thiệt hại lớn, lòng tin kìm hÃm phát triển Những định thiếu suy nghĩ kết thái độ thiếu trách nhiệm, bệnh quan liêu; định sai trình độ hạn chế thiếu đạo đức công tác Vì vậy, cần phải có yêu cầu đặc biệt ngời định phải xây dựng nguyên tắc phơng pháp luận chung cho việc thông qua định quản trị ã c im ca quyt nh quản trị: - Là sản phẩm nhà quản tr: Các định quản trị tác động trực tiếp toàn diện vào tập thể ngời lao động; chủ thể quản trị (ngời lÃnh đạo quan tập thể lÃnh đạo) đề định quản trị Vừ Thin Chớn - Lờ Nguyn D Thư 73 Bài giảng Quản trị học Khoa Kinh tế - Kỹ thuật - Sản phẩm chứa đựng hàm lượng khoa học cao, có tính sáng tạo: C¸c định quản trị đợc đề sở hiểu biết quy luật vận động khách quan hệ thống bị quản trị điều kiện, đặc điểm cụ thể tình quản trị Vì vậy, định quản trị chứa đựng yếu tố tri thức khoa học, sáng tạo nghệ thuật - Quyết định quản trị gắn liền với việc phân tích, xử lý thông tin vấn đề cần giải thông qua việc lựa chọn phơng án hành động thích hợp phơng án có Nó đời việc chín muồi cấp thiết - Nhằm điều chỉnh quan hệ đó, khắc phục hay tăng cường vic tr nờn tt hn - Ra định quản trị khả năng, muốn biến khả thành thực phải tổ chức thực định Chức định • Chức định hướng: Gắn với mục tiêu chung doanh nghiệp • Chức bảo đảm: Có đủ nguồn lực để thực • Chức hợp tác phối hợp: Xác định rõ chức nhiệm vụ đơn vị cá nhân tham gia vào việc thực định • Chức cưỡng - động viên: Buộc đối tượng bị quản trị phải thi hành Yêu cầu định quản trị a Tính khách quan khoa học Các định sở quan trọng đảm bảo cho tính thực hiệu việc thực chúng, khơng chủ quan tùy tiện, ly thực tế Vì định sản phẩm chủ quan sáng tạo người, đảm bảo tính khách quan khơng phải việc đơn giản, trường hợp việc thực định có liên quan đến lợi ích người định Tính khoa học định thể sở, cứ, thông tin, nhận thức, kinh nghiệm nhà quản trị việc xử lý, giải tình cụ thể xuất địi hỏi có can thiệp định họ, phải tuân thủ đòi hỏi quy luật khách quan b Tính có định hướng Một định quản trị phải nhằm vào đối tượng định, có mục đích, mục tiêu, tiêu chuẩn xác định Việc định hướng định nhằm để người thực thấy phương hướng công việc cần làm, mục tiêu phải đạt Điều đặc biệt quan trọng định có tính lựa chọn mà người thực phép linh hoạt hơn, sáng tạo trình thực định c Tính hệ thống Yêu cầu tính hệ thống định quản trị kinh doanh đòi hỏi định đưa phải nhằm đạt nhiệm vụ định, nằm tổng thể định có có nhằm đạt ti mc ớch chung Yêu cầu tính hệ thống định quản trị định đợc đa phải thống Vừ Thin Chớn - Lờ Nguyễn Dự Thư 74 Bài giảng Quản trị học Khoa Kinh tế - Kỹ thuật nhÊt, nhÊt qu¸n víi tổng thể hệ thống định đà có có nhằm đạt tới mục đích chung Tránh tình trạng định mâu thuẫn, loại trừ lẫn gây khó khăn cho cấp thực d Tớnh ti ưu Trước vấn đề đặt cho doanh nghiệp thường xây dựng nhiều phương án khác nhằm đạt tới mục tiêu Yêu cầu phải đảm bảo tính tối ưu có nghĩa định đưa để thực phải định có phương án tốt phương án quản trị khác trường hợp phải phương án định tốt e Tính đọng dễ hiểu Dù biểu hình thức định phải ngắn gọn, dễ hiểu, để mặt tiết kiệm thông tin tiện lợi cho việc bảo mật di chuyển, mặt khác làm cho chúng đỡ phức tạp giúp cho người thực tránh việc hiểu sai lệch mục tiêu, phương tiện cách thức thực f Tính pháp lý Đòi hỏi định đưa phải hợp pháp cấp thực phải thực nghiêm chỉnh Các định đa phải hợp pháp cấp phải chấp hành thực nghiêm chỉnh Tính hợp pháp định thể chỗ định phải phù hợp với pháp luật, thông lệ hành phải thẩm quyền, ban hành thủ tục thể thức, tránh tình trạng đùn đẩy trách nhiệm định cấp quản trị g Tính góc độ đa dạng hợp lý ( tinh linh hoat) ́ ̣ Trong nhiều trường hợp định phải điều chỉnh q trình thực Những định cứng nhắc khó thực có biến động mơi trường khó điều chỉnh h Tính cụ thể thời gian thực Trong định cần bảo đảm quy định mặt thời gian triển khai, thực hồn thành để cấp thực khơng kéo di thi gian thc hin, am bao đối tợng phạm vi điều chỉnh cần đợc làm rõ Phõn loai cac quyờt inh ã Theo c im định - Quyt nh theo chun: cỏc quyt nh có tính ngày, dựa vào qui trình có sẵn, hình thành tiền lệ - Quyết định cấp thời - Quyết định có chiều sâu: cần suy nghĩ, kế hoạch Quyết định theo chuẩn Quyết định theo chuẩn bao gồm định hàng ngày theo lệ thường có tính chất lặp lặp lại Giải pháp cho định loại thường thủ tục, Võ Thiện Chín - Lê Nguyễn Dự Thư 75 Bài giảng Quản trị học Khoa Kinh tế - Kỹ thuật luật lệ sách quy định sẵn Quyết định loại tương đối đơn giản đặc tính lặp lặp lại chúng Bạn có khuynh hướng định bàng cách suy luận logic tham khảo qui định có sẵn Vấn đề phát sinh bạn khơng thực theo qui tắc sẵn có Dĩ nhiên có định theo chuẩn khơng trực tiếp giải qui trình tổ chức Nhưng bạn có khuynh hướng định loại gần cách tự động Vấn đề thường nẩy sinh bạn không nhạy cảm tác động lúc Một lời cảnh giác cho bạn: không nên để định theo chuẩn trở thành chứng biện hộ cho định cẩu thả tránh né Ví dụ: Mua máy in cho thư ký đánh máy vi tính Quyết định cấp thời Quyết định cấp thời định địi hỏi tác động nhanh xác cần phải thực gần tức thời Đây loại định thường nảy sinh bất ngờ khơng báo trước địi hỏi bạn phải ý tức thời trọn vẹn Tình định cấp thời cho phép thời gian để hoạch định lôi kéo người khác vào định Ví dụ: Chuyến bay đến trễ Giám đốc hãng hàng không Vietnam Airlines phải gặp hành khách định xem nên để họ chờ / cho họ nhà Quyết định có chiều sâu Quyết định có chiều sâu thường khơng phải định giải địi hỏi phải có kế hoạch tập trung, thảo luận suy xét Đây loại định thường liên quan đến việc thiết lập định hướng hoạt động thực thay đổi Chúng định gây nhiều tranh luận, bất đồng xung đột Những định có chiều sâu thường địi hỏi nhiều thời gian thơng tin đầu vào đặc biệt Điểm thuận lợi định loại bạn có nhiều phương án kế hoạch khác để lựa chọn Quyết định có chiều sâu bao gồm q trình chọn lọc, thích ứng, sáng tạo đổi Việc chọn lọc từ phương án định cho phép đạt thích hợp tốt định thực số giải pháp đem thực nghiệm Tính hiệu bạn tùy thuộc vào việc bạn chọn định, định phải chấp thuận nhiều nhất, sinh lợi hiệu Ví dụ: Mua 10 máy vi tính cho nhân viên gồm kỹ sư & cô thư ký Ngồi ra, cịn có cách phân loại theo tiêu sau: ã Theo tính chất định Võ Thiện Chín - Lê Nguyễn Dự Thư 76 Bài giảng Quản trị học Khoa Kinh tế - Kỹ thuật Ngời ta phân định quản trị thành ba loại: Quyết định chiến lợc định đờng lối phát triển chủ yếu thời gian tơng đối dài; định chiến thuật (thờng xuyên), nhằm đạt đợc mục tiêu có tính chất cục hơn, bảo đảm thực mục tiêu trớc mắt làm thay đổi tức thời hớng phát triển hệ thống; định tác nghiệp hàng ngày, phần lớn định có tính chất điều chỉnh, nhằm khôi phục thay đổi phần tỷ lệ đà quy định, bù đắp thiệt hại ã Theo thời gian thực Ngời ta chia định thành: Dài hạn, trung hạn ngắn hạn Thời gian quy định để định đợc gọi dài hạn, trung hạn ngắn hạn tuỳ thuộc vào phạm vi quản trị Chẳng hạn: Các định toàn kinh tế quốc dân, ngành kinh tế thời hạn năm gọi dài hạn; thời hạn năm đợc gọi định trung hạn; thời hạn năm gọi định ngắn hạn Trong phạm vi xí nghiệp, định dự kiến thực vài năm đợc coi dài hạn, thời hạn năm định trung hạn, thời hạn tháng đợc xếp loại ngắn hạn ã Theo phạm vi thực Ngời ta chia định thành: Quyết định toàn cục, bao quát toàn phát triển kinh tế - xà hội hệ thống; định phận có quan hệ đến phận hệ thống; định chuyên đề liên quan đến nhóm vấn đề định số chức quản trị định ã Theo lĩnh vực hoạt động tổ chức Ngời ta chia định thành: Quyết định định quản trị nhân lực, định quản trị tài chính, định quản trị công nghệ, quản trị sản xuất, quản trị Marketing, quản trị hoạt động đối ngoại ã Theo cách phản ứng Ngời ta chia định thành hai loại: Quyết định trực giác định có lý giải + Quyết định trực giác: Là định xuất phát từ trực giác ngời, ngời định không cần tới lý trí hay phân tích can thiệp Những định đợc vào định trớc đó, nghĩa ngời ta làm lại điều đà làm trớc + Quyết định có lý giải: Là định dựa nghiên cứu, phân tích vấn đề có hệ thống Các việc đợc nêu ra, giải pháp đợc tính toán đem so sánh để tới định hoàn hảo Cỏc nguyờn tc c bn định a Nguyên tắc định nghĩa Người ta đạt định lơgic vấn đề định nghĩa Muốn giải có hiệu lực vấn đề, phải hiểu rõ vấn đề Thời gian dùng để tìm giải pháp cho vấn đề thường vơ ích, người ta hay tự thỏa mãn việc xử lý diễn biến mà qn khơng bàn tới nội dung sâu sắc b Nguyên tắc xác minh đầy đủ Một định lôgic phải bảo vệ lý xác minh đắn Tất định lôgic phải dựa trệ sở vững Người ta phải bảo vệ Võ Thiện Chín - Lê Nguyễn Dự Thư 77 Bài giảng Quản trị học Khoa Kinh tế - Kỹ thuật định đề tổng thể việc hiển nhiên kiểm tra lại để chứng tỏ định hợp lý lơgic Mà người khác quan sát tình hình góc độ hồn cảnh đó, dù họ có ý kiến bất đồng hay định kiến lợi ích khác họ buộc phải tới kết luận c Nguyên tắc đồng Thực tế thường xảy tình trạng việc, có nhiều quan điểm, nhiều cách nhìn nhận khác tùy thuộc vào người quan sát không gian, thời gian diễn việc Chẳng hạn, cạnh tranh chế quản lý bao cấp nước XHCN bị coi tượng xấu, ngày tất nước thực hành kinh tế thị trường coi tượng tất yếu lành mạnh Cho nên ta cần phải xác định cách rõ ràng việc để làm việc đó, cần phải tin ta nghĩ tới khác có thay đổi địa điểm hay thời đại gây Quá trình định cách hợp lí Bước 1: Xác định vấn đề cần để định( Biết có nhu cầu định) Tiến trình định bắt đầu với việc xác định vấn đề cụ thể khác trạng thái với mong muốn việc Hoặc hiểu xác định nhu cầu việc định Việc nhận dạng chẩn đoán vấn đề liên quan tới lực nhà quản trị Các lực đề cập đến khía cạnh sau đây: + Việc nhận biết trước liên quan đến việc xác định kiểm soát hàng loạt tác động từ môi trường bên bên Nhận biết sở cho việc xác lập giải pháp nhằm chủ động với thay đổi mơi trường + Việc giải thích rõ địi hỏi đánh giá nhân tố xác định nguyên nhân vấn đề, không nên đơn xác định triệu chứng vấn đề + Sự liên kết giải thích rõ mối liên hệ với mục tiêu mong đợi Bước 2: Nhận rõ tiêu chuẩn định Một nhà quản trị khẳng định cần phải có định phải nhận tiêu chuẩn cần thiết cho định Đây điều cần thiết người định Trong bước này, người định phải xác định mục tiêu cần đạt cụ thể hố chúng thơng qua tiêu chuẩn để o lng Muốn so sánh phơng án cách khách quan để lựa chọn phơng án tốt thấy rõ khả thực mục tiêu đề cần xác định tiêu chuẩn đánh giá phơng án Hiệu phơng án phải thể tính tổng hợp, nghĩa kinh tế xà hội Các tiêu chuẩn đánh giá hiệu phải cụ thể, dễ hiểu, rõ ràng phải l ợng hoá đợc Khi đặt tiêu chuẩn đánh giá cần giữ lại tiêu chuẩn quan trọng phản ánh mục tiêu cần đạt tới định cần xác định hệ số phản ánh tầm quan trọng mục tiêu Thờng tiêu chuẩn đợc chọn từ tiêu: chi phí nhỏ nhất, suất cao nhÊt, sư dơng thiÕt bÞ tèt nhÊt, sư dơng vèn s¶n xt tèt nhÊt Bước 3: Lượng hố tiêu chuẩn Những tiêu chuẩn ghi bước khơng phải có mức độ quan trọng Vì nhà quản trị phải lượng hố yếu tố Võ Thiện Chín - Lê Nguyễn Dự Thư 78 Bài giảng Quản trị học Khoa Kinh tế - Kỹ thuật Tuỳ thuộc vào mục tiêu cần đạt mà ấn định trọng số cho tiêu chuẩn, cách thức đơn giản cho tiêu chuẩn quan trọng trọng số 10 sau lần lược cho tiêu chuẩn khác dựa tiêu chuẩn cho Bước 4: Phát triển khả lựa chọn Trong bước người quản lí cần liệt kê tất khả mang lại thành cơng Khơng có nỗ lực thực bước để đánh giá khả mà liệt kê chỳng m thụi Trên sở nhiệm vụ đà đợc thức đề ra, bớc nêu phơng án định sơ trình bày dới dạng kiến nghị Để thực tốt bớc cần phải xây dựng, xem xét kỹ phơng án không để sót phơng án có nào, phơng án nhìn tởng nh vô lý, chấp nhận đợc nhng bình tĩnh xem xét cẩn thận, lại phơng án có hiệu cao Trong xây dựng xem xét phơng án phải sử dụng phơng pháp luận logic, nghĩa lật ngợc vấn đề, phải "nghi ngờ" giống nh phơng pháp W: What? (cái gì, nào? ); Who? (ai, ngời nào? ); How? (bao nhiêu? làm sao? ); cần phải xác định xem xây dựng phơng án có lợi, phơng án khó thực nguyên nhân Để lựa chọn lần cuối, nên để lại phơng án thiết thực nhất, phơng án nhiều khó phân tích, đánh giá hiệu chúng Có thể nói bớc thể rõ tài ngời lÃnh đạo định Bc 5: ỏnh giỏ, phõn tớch nhng phng án Một khả nhận ra, việc đánh giá khả Ưu điểm nhược điểm khả trở nên rõ ràng ta đem đối chiếu với tiêu chuẩn thiết lập bước Mỗi khả đánh giá cách đánh giá so với tiêu chuẩn Bước 6: Lựa chọn phương án, chọn khả tốt phương án dự phòng Bao gồm hoạt động để xác định phương án tốt số phương án liệt kê đánh giá Việc đơn giản chọn phương án mang lại điểm số cao bước Bước 7: Thi hành định Thi hành định bao gồm việc chuyển tải, truyền tải định đến người liên quan làm cho người cam kết thực Cần lưu ý giải pháp chọn lựa thực vài nguyên nhân, điều đồng nghĩa với việc chưa làm Võ Thiện Chín - Lê Nguyễn Dự Thư 79 Bài giảng Quản trị học Xác định vấn đề cần để định Khoa Kinh tế - Kỹ thuật Lượng hoá tiêu chuẩn Nhận rõ tiêu chuẩn định Thi hành định Lựa chọn phương án, chọn khả tốt phương án dự phòng Phát triển khả lựa chọn Đánh giá, phân tích phương án Hình 9.1: Tiến tình định quản trị Các nguyên nhân ảnh hưởng đến định hiệu - Thơng tin khơng đầy đủ, xác - Sự bảo thủ, tin vào kinh nghiệm khứ - Quyết định mang tính thoả hiệp - Quyết định dựa cảm xúc cá nhân, thiếu sở khoa học - Sự thiếu thận trọng hay cầu tồn - Tầm nhìn hạn hẹp Quy trình thực định quản trị Truyền đạt định Lập kế hoạch thực định Tổ chức thực định Sơ, tổng kết, đánh giá việc thực định Kiểm tra thực định Điều hành thực định Hình 9.2: Quy trình thực định quản trị II NHỮNG TIỀN ĐỀ CỦA QUYẾT ĐỊNH HỢP LÍ Mục tiêu rõ ràng Một định hợp lí khơng thể có mâu thuẫn mục tiêu Điều cần người định phải có mục tiêu cố gắng mang lại kết tối đa cho mục tiêu Mọi khả lựa chọn biết Người quản lí phải nhận tiêu chuẩn liên quan liệt kê tất khả lựa chọn thực được, phải dự đoán hậu khả Ưu tiên phải rõ ràng Võ Thiện Chín - Lê Nguyễn Dự Thư 80 Bài giảng Quản trị học Khoa Kinh tế - Kỹ thuật Những tiêu chuẩn khả lựa chọn đánh giá số xếp thứ tự ưu tiên rõ ràng Những ưu tiên phải cố định Bất lúc phải có tiêu chuẩn khả lựa chọn, ngồi mục tiêu ưu tiên rõ ràng tiêu chuẩn định riêng biệt phải cố định mặt định lượng chúng phải ổn định Sự lựa chọn cuối mang lại kết tối đa Người định hợp lí phải chọn khả đánh giá cao để có kết tối đa Một định hợp lí phải: - Vạch rõ mục tiêu định - Nhận tất tiêu chuẩn quan hệ tới định - Nhận tất khả lựa chọn quan hệ tới định - Nhận tất hậu khả - Đánh giá khả lựa chọn so với tiêu chuẩn để có thứ tự ưu tiên - Chọn khả có thứ tự ưu tiên cao III CÁC PHƯƠNG PHÁP RA QUYẾT ĐỊNH Phương pháp định cá nhân Người định thường chịu ảnh hưởng chi phối đặc điểm cá nhân riêng biệt nỗ lực giải vấn đề họ, hay nói cách khác phương pháp định người chịu ảnh hưởng đặc điểm cá nhân người Có loại phương pháp định cá nhân: - Kiểu huy đại diện cho phương pháp định có đặc điểm mức độ thấp tính khơng chắn cách thức suy nghĩ theo lý trí Những cá nhân suy nghĩ theo logic hiệu quả, thường định nhanh chóng mà tập trung vào ngắn hạn - Kiểu phân tích có đặc điểm mức độ không chắn cao kết hợp với cách suy nghĩ lý trí Những cá nhân thích có đầy đủ thông tin trước định, kết họ cân nhắc kỹ lưỡng tất giải pháp, phương án - Kiểu khái niệm đại diện cho người có khuynh hướng nhìn nhận bao qt vấn đề nhiều phương án Những người định loại thường tập trung vào dài hạn thường tìm kiếm giải pháp sáng tạo - Kiểu hành vi phản ánh cách thức cá nhân suy nghĩ cách trực giác mức độ không chắn thấp Những người định dạng làm việc với người khác giỏi, cởi mở với đề nghị, gợi ý thường quan tâm đến cá nhân làm việc với họ Phương pháp định nhóm Trong thực tế, nhà quản trị thường làm việc với nhiều nhân viên, cộng khác cơng ty cần khích lệ họ cung cấp thông tin, đưa ý tưởng Võ Thiện Chín - Lê Nguyễn Dự Thư 81 Bài giảng Quản trị học Khoa Kinh tế - Kỹ thuật cần thiết để thực mục tiêu mà nhà quản trị quan tâm Việc định thường giao phó cho nhóm, ủy ban, phận hay ủy ban đặc biệt Những ưu nhược điểm việc định nhóm Ưu điểm Nhược điểm Có thể sử dụng kinh nghiệm - Địi hỏi nhiều thời gian thơng thạo nhiều người - Bị người chi phối Có nhiều thông tin, liệu - Quan tâm đến mục tiêu cá nhân kiện mục tiêu nhóm Vấn đề xem xét từ nhiều khía - Các sức ép xã hội phải tuân thủ cạnh - Tư nhóm Các thành viên thỏa mãn Sự chấp nhận cam kết định cao IV NHỮNG PHẨM CHẤT CÁ NHÂN CẦN THIẾT CHO SỰ RA QUYẾT ĐỊNH HIỆU QUẢ Kinh nghiệm Có ý kiến cho kinh nghiệm tăng khả người quản trị hợp lí Việc lựa chọn nhân viên đặt nặng yếu tố kinh nghiệm cá nhân Những sai lầm qua làm giảm bớt sai lầm tương lai Kinh nghiệm giữ vai trò quan trọng việc định Nhà quản trị có kinh nghiệm giải cơng việc cách dễ dàng, nhanh chóng mà cịn có hiệu Xét đoán Xét đoán khả đánh giá tin tức cách thơng minh, gồm cho lương tri, chín chắn, lí luận kinh nghiệm Người ta thường cho khả xét đoán tăng lên với tuổi tác kinh nghiệm Người có khả xét đốn tốt nhận tin tức quan trọng, định lượng đánh giá chúng Ta đừng nên suy nghĩ xét đoán cần cho bước trình định, tức bước đánh giá khả chọn phương án tốt Nó cần cho việc xác định nhu cầu cho định Óc sáng tạo Óc sáng tạo khả kết hợp hay liên kết ý tưởng để đạt kết vừa hữu hiệu vừa lạ Người có óc sáng tạo thể đánh giá vấn đề cách đầy đủ Họ cịn nhìn vấn đề mà người khác khơng nhìn thấy Tuy nhiên, giá trị rõ rệt óc sáng tạo phát khả lựa chọn Khi tìm khả này, nhà quản trị nhờ vào kinh nghiệm, kiến thức vào óc sáng tạo mà phát minh khả lựa chọn lạ Những thành tố sáng tạo: Võ Thiện Chín - Lê Nguyễn Dự Thư 82 ... thành nhiệm vụ Quản trị học cung cấp khái niệm làm tảng cho việc nghiên cứu môn học quản trị chức quản trị sản xuất, quản trị tiếp thị, quản trị nhân sự, v.v… Quản trị học khoa học liên ngành... kỹ nhà quản trị Quản trị học Quản trị học khoa học nghiên cứu, phân tích cơng việc quản trị tổ chức; giải thích tượng quản trị đề xuất lí thuyết kĩ thuật nên áp dụng để giúp nhà quản trị hoàn... thức nhiều ngành học khác kinh tế học, tâm lí học, xã hội học, toán học, v.v… Quản trị học khoa học, thực hành quản trị nghệ thuật Nhà quản trị phải hiểu biết lí thuyết quản trị, linh hoạt vận