Ước lượng chính xác thời gian thực hiện dự án Kỹ năng ước lượng thời gian thực hện là kỹ năng quan trọng trong việc quản lý dự án, vì 2 lý do sau: • Đánh giá đúng thời gian giúp bạn đưa ra deadline (hạn hoàn thành) đúng, điều này sẽ nâng cao uy tín của bạn • Thời gian thực hiện dự án thường ảnh hưởng lớn đến chi phí và lợi nhuận của dự án Đa số mọi người thường ước lượng sai thời gian thực hiện ( thường là ít hơn thời gian thực tế) vì không nắm được đầy đủ về những công việc phải làm, và chưa tính đến các tình huống bất ngờ xảy ra. Một tình huống nữa là các công việc quan trọng khác có thể xảy ra bất ngờ và chiếm mất thời gian của những người tham gia thực hiện dự án. Sau đây là một vài gợi ý để ứng dụng cho các dự án nhỏ (ở các dự án lớn, bạn nên sử dụng Gantt Charts và Critical Path Analysis để chia một dự án lớn thành nhiều dự án nhỏ). B1. Nắm được hết các công việc bạn phải thực hiện:Hãy liệt kê tất cả các nhiệm vụ phải làm một cách chi tiết. Vd, việc triển khai một hệ thống Access control gồm có các bước sau: 1. Khảo sát, thảo luận với khách hàng về yêu cầu lắp đặt 2. Trình bày bằng văn bản với khách hàng và đợi xác nhận sự đồng ý của khách hàng 3. Chuẩn bị vật tư và công cụ theo bản khảo sát được xác nhận 4. Đục tường, đi dây: (a) luồn dây vào ống, (b) đi ống trong tường 5. Gắn khóa từ lên cửa và gắn các thiết bị: (a) máy đọc vân tay, (b) nút thoát, (c) nguồn điện dự phòng , (d) …. 6. Test hệ thống và đường dây: (a) test dây điện, (b) test dây tín hiệu … 7. Trám lại tường (a) …(b) … 8. Test lại toàn bộ hệ thống lần 2 (a) … (b)… 9. Cài đặt phần mềm (a) danh sách các máy cần cài đặt, (b) liên hệ với người có liên quan 10. Hướng dẫn sử dụng (a) danh sách người cần hướng dẫn (b) liên hệ 11. Nghiệm thu hệ thống 12. …. Trong vd trên, các bước 1,2,3, là các bước tốn thời gian nhưng rất dễ bị bỏ quên nếu không liệt kê đầy đủ B2. Dựa trên bảng liệt kê nhiệm vụ, phán đoán xem mỗi nhiệm vụ mất bao nhiêu thời gian để thực hiện. Nếu nhiệm vụ của bạn quá khó đoán thời gian thực hiện, hãy thử chia nhỏ nhiệm vụ đó ra nhỏ hơn nữa B3. Đảm bảo bạn đã tính các thời gian dành cho việc quản lý dự án, lên kế hoạch, liên hệ với các bên liên quan, meeting, kiểm tra chất lượng, và thời gian cho việc ghi chép lại (documentation) B4. Đảm bảo bạn đã dự trữ 1 khoảng thời gian cho các tình huống sau: • Những công việc gấp, thuộc về các dự án có tầm quan trọng cao hơn. Đây thực sự là 1 điều rất thường xuyên xảy ra vì không có công ty nào chỉ có 1 dự án. • Tai nạn, các tình huống khẩn cấp • Họp mặt nội bộ • Nghỉ phép/ nghỉ bệnh của các thành viên quan trọng trong nhóm • Hư hỏng dụng cụ • Nhà cung cấp giao hàng trễ hẹn • Sự trì hoãn của khách hàng • Phát hiện lỗi và xử lý lỗi Trong một số trường hợp, các tình huống trên có thể kéo dài thời gian thực hiện dự án của bạn lên gấp đôi. Số liệu cụ thể thực sự tùy thuộc vào tính chất công việc và tổ chức của công ty của bạn. Vd trong dự án triển khai một hệ thống chấm công, thời gian thực hiện các công việc chi tiết chỉ chiếm 2 ngày (nếu làm liên tục), nhưng chúng tôi luôn dự trữ thêm 2 ngày nữa cho các tình huống phát sinh, đa phần từ việc sắp xếp thời gian với khách hàng. Nếu được, hãy dựa vào những thống kê từ số liệu thực tế trong quá khứ của công ty bạn. Tổng kết: Nếu bạn ước lượng thời gian thực hiện không đúng, bạn sẽ: • Đánh mất uy tín của mình đối với khách hàng • Làm căng thẳng những người tham gia dự án • Làm ảnh hưởng đến lợi nhuận, thậm chí có thể làm cho dự án bị lỗ Do đó, hãy cố gắng ước lượng đúng, bằng cách nhớ 2 điểm chính sau: (1) hết sức chi tiết, (2) các tình huống bất ngờ. . Ước lượng chính xác thời gian thực hiện dự án Kỹ năng ước lượng thời gian thực hện là kỹ năng quan trọng trong việc quản lý dự án, vì 2 lý. đến chi phí và lợi nhuận của dự án Đa số mọi người thường ước lượng sai thời gian thực hiện ( thường là ít hơn thời gian thực tế) vì không nắm được đầy