 bn v Qun lý d án L p k hoch d án p k hoch d án Copyright © 1998-2007 by STS 2  cu chia nh công vic (WBS) Khái nim Tóm tt các nguyên tc c bn : Các khái nim liên quan:  t qu  Biu  PERT (Mng li các hot ng)  Các hot ng Tài liu tham kho: Tìm hiu thêm thông tin v ch này có th tham kho các tài liu sau: PMBOK® guide: 5.3: Xây dng WBS 5.4: Kim tra phm vi d án IPMA Ranh gii Kh nng: Chng 12: Các C cu d án How to do Xây dng WBS nh th nào? 1. p ra mt danh sách bao gm các kt qu quan trng nht ca  án. 2. Thông thng các kt qu này có th tip tc c chia nh. 3. i vi mi kt qu, cn phi ghi vào danh mc nhng hot ng cn thit t c kt quó. 4. Các hot ng này li c chia thành các hot ng nh. 5. Quá trình chia nh các hot ng s dng li khi nhng yu t sau ây ã t c: A. Có thc lng c công lao ng cho mi hot ng.  t  án bao gm nhiu hot ng liên quan n nhau, vy nên thông thng rt khó  có mt tng quan rõ ràng.   cu chia nh công vic (WBS) là mt công c rt quan trng  hình dung ra các hot ng ca mt d án di hình dng có th t.  Vic xây dng WBS là mt trong nhng hot ng u tiên trong giai o n p k hoch. WBS cng sc s dng trong giai n sau : a) Thit lp biu  PERT (Mng li các hot ng) b) Xác nh vic phân b công vic (các gói công vic) p k hoch d án Copyright © 1998-2007 by STS 3 B. Có th lp c ngân sách cho hot ng ó. C. Hot ng có thc phân công cho mt ngi, mt nhóm ngi hoc mt nhà cung cp mt cách rõ ràng. Ví d   sn xut mt máy mi, các kt qu công vic sau ã c xác nh: a. Tin kho sát b. n xut mu c. Sê ri 0  t qu «sn xut mu» c chia nh hn: «sn xut c khí» và «xây ng h thng u khin».  Giám c  án ph trách phn "sn xut c khí" cùng vi nhóm d án a anh ta thc hin mt quá trình chia nh hn.  Giám c  án ph trách phn "xây dng h thng u khin" cng cùng vi nhóm  án ca anh ta thc hin mt quá trình chia nh hn.  t c thành viên ca nhóm d án cùng tham gia vào vic chia nh kt qu phn «Sê ri 0».  Qúa trình này cho ta biu  sau (ch có phn «u khin» là c v hoàn chnh): p k hoch d án Copyright © 1998-2007 by STS 4 Danh mc rà soát  ã xem xét tt c các kt qu ca  án cha?  Các hot ng liên quan ã c xác nh  chính xác cha?  Các hot ng này ã có th giao cho mt ngi, mt nhà cung cp hoc là cho mt nhóm ngi mt cách d dàng cha? (hoc hot ng có cn chia nh hn na không?) y cn tránh  Không phi tt c các kt quu c chia nh khi bt u  án - do thiu thông tin. Do ó, vic cp nht WBS thng xuyên là vic quan trng.  Không  mt ngi xây dng WBS! Vic xây dng WBS là  lc ca nhóm. u này cho phép hiu rõ d án môt cách tng th hn.  Không ct gi WBS trong t. Tt c các thành viên trong nhóm d án u có th nhìn thy vào bt c lúc nào ngay ti vn phòng d án. Do ó, tt nht WBS nên c v thành bn ln và treo  ch d nhìn.  ng quên ghi mã WBS: mi mt hot ng cn có mt mã s riêng – và c gi là «mã WBS». p k hoch d án Copyright © 1998-2007 by STS 5 Biu  PERT (Biu  mng li) Khái nim Tóm tt các nguyên tc c bn: Các khái nim liên quan:  Biu  PERT  Hot ng trên ng gng  Hot ng không nm trên ng gng  Khong trng  WBS Tài liu tham kho: Tìm hiu thêm thông tin v ch này có th tham kho các tài liu sau ây: PMBOK® guide: 6.2: Chui hot ng IPMA Ranh gii Kh nng: Chng 12: Các C cu d án Chng 14: Thi hn và vic lp k hoch How to do p xp các công vic nh th nào? Thc t rt n gin! sau ây là nm bc: 1. t u t các hot ng ã c ghi trong WBS 2. i vi tng trng hp, xem các hot ng nào bt buc kt thúc trc  hot ng mi có th bt u. 3. Hãy v mi hình ch nht cho mt hot ng, n tên ca hot ng vào hình ch nht ó, sau ó v các ng ni vi các hot ng phi tin hành trc nó. 4. u quá trình này do nhóm d án thì hãy s dng các “giy dính ghi nh” cho mi hot ng sau ó dán tt c lên bng.  Khi lp k hoch ca mt  án, cn phi bit c trình t các hot ng sc thc hin. Bi vì mt s hot ng ch có th bt u sau khi mt s hot ng khác c hoàn thành.   có th sp xp c trình t ca các hot ng trong mt mng i lô gíc (Mng li các hot ng), bn cn WBS. Trình t mà trong ó các hot ng sc thc hin có thc th hin di dng biu  gi là Mng li các hot ng, hay trc kia ngi ta gi là biu  PERT.  ng li các hot ng cng sc s dng  xác nhng ng p k hoch d án Copyright © 1998-2007 by STS 6 5. Sau khi Mng li các hot ng c hoàn thành, hãy xem xét xem có hot ng nào có thc tin hành mt phn song song không. Ví d  chun b mt ba n thì các công vic n thit phi thc hin là :  i ch  Chun b bàn n  Làm rau  u rau  ng tht  Thái tht  Phc v Danh mc rà soát  ã xem xét tt c các hot ng trong WBS cha?  ã thit lp tt c các mi quan h ph thuc gia các hot ng cha?  t s hot ng có th làm ng thi c không? y cn tránh  u không xem xét n kh nng có nhng hot ng có th tin hành song song thì  dài thi gian ca  án s kéo dài không cn thit.  u không a toàn b nhóm d án vào vic xây dng ng li các hot ng thì vic lp k hoch i vi h nh là u gì ó rt l. Cn phi a toàn b nhóm vào vic xây dng biu  PERT! p k hoch d án Copyright © 1998-2007 by STS 7 ng gng Khái nim Tóm tt các nguyên tc c bn: Các khái nim liên quan: - ng li các hot ng - Biu  PERT - Hot ng u tiên - Hot ng không u tiên - Khong trng Tài liu tham kho: Tìm hiu thêm thông tin v ch này có th tham kho các tài liu sau: PMBOK® guide: 6.2: Chui hot ng IPMA Ranh gii kh nng: Chng14: K hoch thi gian How to do Xác nh ng gng nh th nào? 1. u s dng mt phn mm v qun lý d án, rt n gin: phn mm s t ng tính ng gng và thông thng thì ng này có màu . 2. u không s dng phn mm v qun lý d án, thì cng rt n gin: hãy bt u t biu  PERT (Mng li các hot ng) ca d án. 3. Sau ó tính  dài ca tt c các ng ni u n cui ca  án. 4. ng gng theo nh ngha, là ng dài nht. Ví d  ng gng là mt phn trên biu  PERT (Mng li các hot ng), bao gm các hot ng trng yu i vi vic tính  dài a d án. Theo khái nim thì ây là ng có  dài dài nht.   dài ca ng gng chính là  dài ca d án.  Các hot ng trên ng gng c gi là các hot ng u tiên; t k mt s chm tr nào ca mt trong các hot ng này s làm chm li mt cách tng toàn b d án.  Các hot ng u tiên không có mt khong trng nào c.  t d án c bit có th có hai ng gng hoc nhiu hn. Trong trng hp này, chúng u có mt  dài thi gian nh nhau. p k hoch d án Copyright © 1998-2007 by STS 8 ây là mt  án n gin, bao gm các công vic sau ây:  Hot ng A, 3 ngày  Hot ng B, 2 ngày  Hot ng C, 10 ngày  Hot ng D, 5 ngày  Hot ng E, 7 ngày  Hot ng F, 4 ngày  Hot ng G, 5 ngày   ph thuc gia các hot ng c ni vi nhau bng các ng ni.  ng gng là ng ni gia các hot ng A-C-F-G. V mt  dài, là ng dài nht và là ng ni gia hot ng u và hot ng cui ca d án.  ng gng thông thng c th hin bng màu . Danh mc rà soát  Có ng nào ó ngn hn ng gng mt chút không? Nu có, ng này cng phi c coi nh mt ng gng – vì mt chút chm tr cng  mt ng ng b mt thng bng.  Khi bn ã xác nh c ng gng, bn cng có th thay i. Bn cng có th chia nh các công vic nhm s dng mt cách tt nht c cu song song.  Khi thi hn ca d án phi tuân th mt cách ngt nghèo, bn ôi khi s phi thc hin các công vic song song, trong khi trên thc t chúng phi c thc hin theo trình t. Cách này c gi là "Cp tc" cho phép gim  dài thi gian d án; tuy nhiên cách này i hi bn phi thc hin rt nhiu ln cha li, làm li và thit lp  thng thông tin hoàn ho. y cn tránh  ng gng là mt cách i din d án: nó ch ra các hot ng trong khuôn kh thi gian hn ch. Nhng các hot ng có th thu hút chú ý ca chúng ta bng các lý do khác: vì chúng òi hi mt ngun nhân lc ln, vì các ri ro cao hoc các ngun c không c bo m, v.v. p k hoch d án Copyright © 1998-2007 by STS 9  t s giám c d án tp trung tt c ngun cho ng gng; h "quên mt" các hot ng khác. u này rt nguy him bi vì các công vic không nm trên ng ng có th nhanh chóng tr thành công viêc gng  u bn nói vi mt thành viên trong nhóm d án «tun này, anh thc hin mt hot ng không phi là hot ng u tiên», thì rt nguy him vì thành viên này không hoàn thành công vic mt cách nhanh chóng nh anh ta phi làm. p k hoch d án Copyright © 1998-2007 by STS 10 p k hoch ngun lc Khái nim Tóm tt các nguyên tc c bn: Tài liu tham kho: Tìm hiu thêm thông tin v ch này có th tham kho các tài liu di ây: PMBOK® guide: 6.3: Uc lng ngun lc cho hot ng Chng 7.1: c lng chi phí Chng 9.1: Lp k hoch ngun nhân lc Chng 9.2: ào to nhóm d án IPMA Ranh gii Kh nng: Chng 14: Thi hn và vic lp k hoch Chng 15: Ngun lc How to do p k hoch ngun lc nh th nào? 1. Xác nh khi lng công vic cn thit i vi các hot ng khác nhau ca  án (s gi hoc ngày làm vic). 2. Tính n vic thc t là các thành viên d án ca nhóm d án ch làm vic 70% thi gian cho các hot ng ca d án. 3. a trên c só, tính s lng ngi cn thit/tháng. 4. Xác nh khong bao nhiêu ngi cn trong mi tháng (v biu  phân b ngun c) 5. Tho lun, àm phán vi các trng phòng (ban)  có c s ngi cn thit tham gia d án (hoc là thuê bên ngoài).  p k hoch ngun lc là vic xác nh nhng ngun lc mà d án s n, vi khi lng bao nhiêu và vào thi m nào ca  án. Vic lp  hoch ngun lc cng cho phép xác nh rõ hn vai trò ca mi thành viên nhóm d án trong quá trình thc hin d án.  Hot ng này c thc hin song song vi vic xây dng biu  Gantt: thc ra s sn sàng (hoc không sn sàng) ca các ngun lc thng xuyên là yu t quyt nh i vi biu  GANTT.  t qu ca vic lp k hoch ngun lc là: o Khng nh rng nhân viên liên quan sn sàng o t bng phân b trách nhim o t biu  khi lng công vic ai (phi) làm gì o Danh sách các thành viên d án cng nh các bên liên quan chính [...]... ng s b trí nhân viên s n án án v i quá nhi u thành viên trong nhóm d án - nhóm d án nên t ng nh m t cách chính xác vai trò và trách nhi m c a t ng thành viên Copyright © 199 8-2 007 by STS 12 p k ho ch d án Copyright © 199 8-2 007 by STS 13 p k ho ch d án Bi u Gantt Khái ni m Tóm t t các nguyên t c c b n: xây d ng bi u Gantt, c n có các tài li u và các thông tin sau ây: WBS c a án, trình t th c hi n các... c c b n: ho ch án ghi l i t t c c các ho t ng c a quá trình l p k ho ch m t cách nh t quán và theo m t m u tài li u chu n ho ch D án th ng là c c/không ti p t c d án s a ra quy t nh cu i cùngTi p ho ch D án nh là nguyên t c ch d n trong quá trình tri n khai d án, ghi l i t t c nh ng quy t nh quan tr ng trong giai n l p k ho ch và bao quát ph m vi ki m soát d án Thông th ng k ho ch D án là k t qu c... d n: ví d , b n K ho ch D án l n m t ch bao g m l ng các ngu n l c c n thi t, trong khi ó b n cu i l i chi ti t n tên c a t ng ngu n l c Tài li u tham kh o: tìm hi u thêm thông tin v ch nay có th tham kh o các tài li u sau ây: PMBOK® guide: 4.3: Xây d ng K ho ch Qu n lý D án 4.4: Ch o và qu n lý vi c Th c thi D án IPMA Ranh gi i Kh n ng: Ch Ch ng 13: N i dung và ph m vi d án ng 14: Th i h n và vi c... các ho t ng Gantt Tài li u tham kh o: Tìm hi u thêm thông tin v ch này có th tham kh o các tài li u sau ây: PMBOK® guide: 6.4 : Xây d ng K ho ch th c hi n IPMA Ranh gi i Kh n ng: Ch Ch Ch ng 12: Các C c u d án ng 14: K ho ch th i h n ng 16: Chi phí d án và tài chính How to do p K ho ch th c hi n m t d 1 án nh th nào? l p k ho ch th c hi n m t o Trình t PERT) o cl th c hi n các ho t ng án, c n ph i có... Copyright © 199 8-2 007 by STS 15 p k ho ch d án Các m m c có o l ng c không? ã ki m tra s s n sàng c a các ngu n l c ch a? y c n tránh p k ho ch quá kh quan Các m i quan h ph thu c ch a c ánh giá úng Các ngu n l c trên th c t ch a s n sàng Các ho t ng ch a c chia nh m t cách y Trách nhi m ch a c xác nh Các m c không c o l ng m t cách khách quan Copyright © 199 8-2 007 by STS 16 p k ho ch d án ho ch d án Khái... phí, ánh giá kh n ng sinh l i Ph n 9: Qu n lý r i ro Ph n 10: K ho ch ch t l Ph n 11: Các v n ng ng i v i d án nh và trung bình thì m i ph n ph i có nhi u nh t t 1-2 trang Các tài li u b sung a vào ph n ph l c! Ví d Không có ví d cho ph n này Danh m c rà soát Hãy t mình là Ch u t /nhà tài tr , h ã có t t c các thông tin c n thi t có th a ra quy t nh «Ti p t c/Không ti p» ch a? ã so n th o Tóm t t d án. .. các th i h n i kèm Copyright © 199 8-2 007 by STS 17 p k ho ch d án o o o Các r i ro quan tr ng nh t và các gi i pháp i kèm ho ch ch t l Các v n ng ng i v i m t d án nh , các y u t n l c a k ho ch d án có th c n gi n hóa, nh ng không c xóa b hoàn toàn! (thông th ng i v i d án nh , không c n xây d ng M ng l i các ho t ng, ch c n m t bi u GANTT n gi n) Nh ng b n K ho ch d án t t nh t là nh ng b n k ho ch... cách ghi l i vai trò và trách nhi m c a t ng ng x y ra sau ó i, chúng ta tránh c nhi u v n Danh m c rà soát ã tính n s v ng m t có th c a các thành viên d án ch a (s d ng h s 70%)? Có ch c ch n là các thành viên c a nhóm d án có th t s s n sàng cho d án không? ã xác nh rõ vai trò và trách nhi m c a các thành viên d án ch a? y c n tránh Không tính Hài lòng v sàng cho d t u n d n Không xác n kh n ng có th... th i gian cho m i ho t Copyright © 199 8-2 007 by STS i các ho t ng (bi u ng 14 p k ho ch d án 2 Sau ó ti n hành các b c sau: o Xác nh th i gian d tr c n thi t cho các ho t o Xây d ng bi u o Xác o Phân b công vi c (ai làm gì) o Xác ng (các slack) Gantt nh c th các m m c nh các giá tr c n ánh giá trong Quá trình Ki m soát u b n không s d ng ph n m m v qu n lý d án, có th dùng ph n m m Exel thi t k bi... tôi có th th y c ai s làm vi c và làm vi c vào th i m nào cho d án Copyright © 199 8-2 007 by STS 11 p k ho ch d án Sau khi ã l a ch n c các thành viên nhóm d án, chúng tôi xác nh vai trò và trách nhi m c a m i thành viên Hãy l y ví d i v i ph n Chi ti t k thu t: Peter là ng i ch u trách nhi m chính ( R ), Paul tham gia xây d ng (P), giám c d án (PM) và khách hàng c n ph i phê duy t (A) ng cách ghi l i .  bn v Qun lý d án L p k hoch d án p k hoch d án Copyright © 199 8-2 007 by STS 2  cu chia nh công vic (WBS) Khái. PERT - Hot ng u tiên - Hot ng không u tiên - Khong trng Tài liu tham kho: Tìm hiu thêm thông tin v ch này có th tham kho các tài liu