Thử tìm hiểu về Outsourcing Outsourcing là một từ tiếng Anh gồm hai phần- out: bên ngoài và source: nguồn- ngụ ý sự thu hút nguồn nhân lực bên ngoài, khi điều này có lợi cho doanh nghiệp, nhằm mục đích thực hiện những công việc, sự vụ theo hợp đồng. Việc chuyển sang sử dụng nguồn nhân lực bên ngoài giúp doanh nghiệp giảm đáng kể chi phí quản lý, điều hành nhân sự, trong khi chất lượng, hiệu quả công việc vẫn được đảm bảo. Tuỳ thuộc vào hình thức cũng như lĩnh vực sử dụng nhân lực bên ngoài mà khoản ngân sách tiết kiệm được cho doanh nghiệp có thể nằm trong khoảng từ 10- 40%. Thử tìm hiểu nguồn gốc Khái niệm sử dụng nguồn lực bên ngoài rất đơn giản: để thực hiện một nhiệm vụ nào đó, bạn không nhất thiết phải sử dụng nguồn lực sản xuất của chính mình. Trước đây, những người lái buôn thuê tàu, thuê thuỷ thủ đoàn, thuê cảng và thuê người bốc dỡ, khuân vác… chỉ để giải quyết một nhiệm vụ: tiêu thụ hàng hóa. Đó chính là ví dụ cổ điển nhất của mô hình outsourcing. Giai đoạn phát triển rầm rộ nhất của việc sử dụng nguồn nhân lực bên ngoài có lẽ bắt đầu từ lĩnh vực công nghệ thông tin vào những năm 1990. Nguyên nhân của sự lớn mạnh này nằm ở chỗ, cuối thế kỷ XX các tập đoàn lớn trong ngành công nghệ thông tin phải đối mặt với nhu cầu cấp thiết của việc đầu tư vào lĩnh vực lập trình tốn kém nhưng lại rất mau lạc hậu này, cũng như phải bỏ tiền ra để thu hút các chuyên gia cao cấp. Rất nhanh chóng, vấn đề này đã vượt ra khỏi “vùng đất” khởi nguồn của nó và lan ra khắp các khu vực sản xuất kinh doanh khác. Từ cuối những năm 1990, các công ty đã đánh giá cao ưu thế của mô hình sử dụng nguồn lực bên ngoài. Theo kết quả nghiên cứu của hãng Yankelovich Partners, tiến hành ở 14 quốc gia với sự góp ý của 304 đại diện lãnh đạo ở các tập đoàn và công ty lớn, có 63% số người được hỏi khẳng định việc họ đã chuyển hoạt động quản lý và điều hành cho những nhà cung cấp dịch vụ, và có đến 84% tỏ ra rất hài lòng với công việc của các công ty này. Ngày nay, nhiều công ty chuyển giao những công việc thuộc dạng không thường xuyên của mình cho những nhà cung cấp nhân lực này. Theo các nguồn tài liệu khác nhau, ở Mỹ có gần 60%, còn ở châu Âu có 45% tổng số doanh nghiệp sử dụng dịch vụ của các công ty chuyên nghiệp trong lĩnh vực cung cấp nguồn nhân lực bên ngoài. Có một khuynh hướng liên kết giữa các công ty cung cấp nhân lực với mục đích trao đổi kinh nghiệm và cùng thực hiện những dự án chung. Hiệp hội các công ty outsourcing ra đời trong năm nay cũng thể hiện khuynh hướng đó, bao gồm những công ty dịch vụ hàng đầu trong những lĩnh vực khác nhau: IBS (công nghệ thông tin), KorpusGroup (sản xuất- dịch vụ), Intercomp (nhân sự), Xerox (tài chính, kế toán)… Mục tiêu của Hiệp hội này đối với giới kinh doanh là phổ biến kiến thức về sử dụng nguồn lực bên ngoài, các biến thể của nó, những thành công của quá trình chuyển sang sử dụng nguồn lực này, thông tin về sự phát triển của lĩnh vực và về những dịch vụ mới. Tại sao cần sử dụng nguồn lực bên ngoài? Trong kinh doanh hiện đại, việc cung cấp nguồn lực bên ngoài cho phép sử dụng những dịch vụ truyền thống dựa trên những điều kiện linh hoạt, với ý tưởng chủ đạo là: đảm bảo sự mềm dẻo nhưng năng động, chi phí thấp và có khả năng pháp triển. Khi áp dụng mô hình outsourcing, doanh nghiệp có thể đạt được điều đó mà không cần phải thường xuyên tuyển dụng và “giữ” số lượng lớn nhân viên. Đối với doanh nghiệp, việc sử dụng những nhân viên hợp đồng có trình độ cao từ các công ty cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp giúp họ tiết kiệm chi phí đáng kể. Lãnh đạo doanh nghiệp tìm đến mô hình dịch vụ này khi họ phải đối diện với yêu cầu đảm bảo năng lực cạnh tranh của mình. Lợi thế quan trọng có tính chiến lược của nguồn lực bên ngoài là khả năng tập trung vào nhiệm vụ kinh doanh trọng yếu của doanh nghiệp. Sử dụng nguồn nhân lực bên ngoài cho phép doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức mà trước đây họ phải đầu tư vào những yếu tố không sinh lợi (đào tạo nhân viên, chi phí bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế…). Khi sử dụng nguồn lực này, các công ty chỉ quan tâm đến giá cả và chất lượng của dịch vụ nhận được, còn tất cả rủi ro tài chính sẽ “nhường lại” cho nhà cung cấp dịch vụ. Nhờ việc cắt giảm một phần nhân sự và chuyển sang cơ cấu biên chế của nhà cung cấp dịch vụ mà doanh nghiệp tăng tính hấp dẫn đầu tư: chỉ số năng suất sản phẩm chủ yếu trên mỗi đơn vị biên chế tăng lên, điều được thể hiện ở trị giá doanh nghiệp nói chung. Bên cạnh đó, chất lượng dịch vụ của các công ty cung cấp nguồn nhân lực này cũng ngày một nâng cao nhờ cập nhật công nghệ thường xuyên, việc tự động hoá quá trình sản xuất và hệ thống kiểm tra chất lượng hiệu quả hơn… Những nguy cơ phải đối mặt Việc sử dụng nhân lực theo hợp đồng thường đi kèm với việc cắt giảm số lượng nhân viên trong công ty. Ít nhất, trong nhận thức của nhân viên thì cả hai quá trình – chuyển sang sử dụng nguồn lực bên ngoài và cắt giảm chỗ làm- có liên quan mật thiết với nhau. Thông thường, quyết định chuyển sang chế độ sử dụng nguồn lực bên ngoài có những nguyên nhân sâu xa. Chúng ta đều biết, khi doanh nghiệp phải nỗ lực tập trung vào công việc kinh doanh chủ yếu, thì nhu cầu hạ thấp chi phí các loại, bao gồm chi phí về sản xuất và cả chi phí nhân sự, là bắt buộc. Doanh nghiệp sẽ vận dụng tối đa cách tổ chức sao cho có thể “rũ bỏ” những nhân viên thiếu năng lực. Vì thế, sự hoang mang của nhân viên là hoàn toàn có cơ sở. Lãnh đạo những doanh nghiệp muốn chuyển sang chế độ sử dụng nguồn lực bên ngoài cần ghi nhớ rằng, việc thông tin không đầy đủ hoặc không đúng thời điểm về sự thay đổi này có thể dẫn đến: a) những nhân viên giỏi sẽ ra đi, nếu họ cảm thấy mình “thất thế” khi có những người mới đến; b) sự phản đối, đình công âm thầm của nhân viên dẫn đến sự đình trệ công việc dự định. Làm thế nào để sự chuyển đổi diễn ra ổn thoả? Các doanh nghiệp luôn mong muốn tìm được cách giải quyết êm đẹp nhất, sao cho ít gây tổn thương cho nhân viên nhất. Một trong những lựa chọn là chuyển giao công việc và cả những con người tham gia thực hiện công việc đó. Hơn nữa, doanh nghiệp khách hàng có thể yêu cầu dịch vụ phải được thực hiện trong khoảng thời gian xác định (một năm, hai năm…) với sự tham gia của chính nhân viên cũ của mình. Tất nhiên, cách làm đó chỉ có ý nghĩa nếu nguyên nhân của việc chuyển đổi này không phải là sự thất vọng về chất lượng nhân viên. Điều này hiển nhiên là có lợi cho nhà cung cấp dịch vụ- một công ty nghiêm túc, chuyên nghiệp, luôn quan tâm đến việc mở rộng cơ cấu nhân viên của mình để thu nhận những người giàu kinh nghiệm và hiểu biết về đặc thù công việc của doanh nghiệp. Nhân viên cũ thường hoan nghênh cách giải quyết này, bởi vì họ không chỉ giữ được việc làm, mà còn có thêm cơ hội để thích nghi với các “luật chơi” mới. Có một cách khác để tiếp cận nguồn ngoại lực. Ở đây muốn nói đến ý tưởng ứng dụng của trung tâm dịch vụ chung (Shared Services). Nguồn lực nội bộ của doanh nghiệp (insourcing) được sử dụng rộng rãi trên thế giới, ví dụ ở các hãng như British Petroleum, Elf, Conoco, Sony, DHL. Mô hình trung tâm dịch vụ này thường thấy ở các tập đoàn lớn, với các cơ sở được phân bổ ở nhiều vùng địa lý khác nhau, có chức năng chung đối với mọi cơ sở (kế toán, nhân sự, thu mua nguyên vật liệu…) Có thể thấy ở đây sự phân chia chức năng trong trung tâm dịch vụ để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp các vùng khác nhau. Phần lớn nhân viên thực hiện chức năng này đều được chuyển dần sang cơ cấu mới. Đây là bước chuyển tiếp sang chế độ sử dụng nguồn lực bên ngoài, bởi vì sau một vài năm, những nhân viên này đã sẵn sàng giúp đỡ không chỉ đối tác bên trong mà cả bên ngoài doanh nghiệp. Trên quan điểm nhân văn, cách làm này tất nhiên tiện lợi hơn đối với nhân viên, bởi vì tạo cho họ cơ hội tiếp tục làm việc trong doanh nghiệp của mình, mà vẫn học được những kỹ năng và kiến thức mới như định hướng khách hàng, nỗ lực nâng cao chất lượng công việc hoặc dịch vụ, và như vậy là họ đang tự chuẩn bị điều kiện để “bơi tự do” sau này. Những lời khuyên hữu ích Dù có lựa chọn biện pháp nào để giải quyết vấn đề con người trong trường hợp doanh nghiệp chuyển sang sử dụng nguồn lực bên ngoài, thì bạn vẫn cần nhớ rằng: - Thông tin chính xác và đúng lúc giúp bạn tránh được nhiều khía cạnh tiêu cực của quá trình chuyển đổi. Nhân viên cần hiểu được nguyên nhân, mục đích và hậu quả của việc chuyển đổi sang mô hình tổ chức kinh doanh mới; - Nên chú ý đặc biệt đến những người mà doanh nghiệp quan tâm. Họ cần hiểu được chính xác vị trí và vai trò của mình trong quá trình chuẩn bị; - Phải chuẩn bị trước việc thông báo cho những người mà doanh nghiệp có thể phải “nói lời chia tay”, đồng thời tính trước các khoản bồi thường cho những nhân viên này; - Nên thận trọng khi tiếp cận công ty cung cấp dịch vụ có kinh nghiệm để lên dự án, trong đó chuyển giao không chỉ nhiệm vụ, công việc mà còn cả những nhân viên, đồng thời phải soạn thảo các điều khoản hợp đồng thật kỹ lưỡng; - Trong trường hợp chọn mô hình sử dụng nhân lực bên trong, doanh nghiệp cần thu hút những nhân viên giỏi và có kiến thức chuyên môn về thực hiện trung tâm dịch vụ; - Yếu tố con người là nền tảng và động lực của bất kỳ thay đổi nào trong doanh nghiệp. . Thử tìm hiểu về Outsourcing Outsourcing là một từ tiếng Anh gồm hai phần- out: bên ngoài. tiết kiệm được cho doanh nghiệp có thể nằm trong khoảng từ 10- 40%. Thử tìm hiểu nguồn gốc Khái niệm sử dụng nguồn lực bên ngoài rất đơn giản: để thực