Những lời khuyên giúp bạn điều hành tốt một cuộc họp. (Phần 1) Cho dù bạn có làm ở lĩnh vực nào đi chăng nữa thì các cuộc họp luôn là phần việc không thể thiếu, đồng thời cũng là yếu tố then chốt dẫn tới thành công của nhiều doanh nghiệp trong quá trình quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Nếu như bạn là một nhà quản lý, một đội trưởng, nhóm trưởng hay là điều phối viên dự án, bạn sẽ cần chỉ đạo các cuộc họp hoặc vào thời điểm này, hoặc vào một thời điểm khác để chia sẻ thông tin, phát triển các ý tưởng, truyền đạt các thông tin tốt-xấu, hoặc thiết lập các chuẩn mực về chất lượng và qui tắc làm việc. Hãy tổ chức những cuộc họp thật ý nghĩa và bạn sẽ làm tăng thêm hiệu quả, tinh thần làm việc của các cộng sự cũng như nhân viên dưới quyền. Dưới đây là một số bí quyết giúp bạn chỉ đạo một cuộc họp có hiệu quả. 1/ Hãy xác định xem việc tổ chức cuộc họp có cần thiết hay không. Trên thực tế, có nhiều công ty, doanh nghiệp thường tổ chức một cuộc họp vào sáng thứ Hai hàng tuần và đôi khi cuộc họp này không thực sự cần thiết cho lắm, tuy nhiên đó có thể là thông lệ mà Sếp qui định và bạn phải tuân thủ. Nếu đứng trên cương vị của một nhà quản lý, bạn có cho rằng lịch họp đều đặn hàng tuần như vậy thực sự có ích cho công ty? Theo tôi thì không hẳn vậy. Bạn thử để ý xem, một cuộc họp diễn ra ít nhất cũng phải mất một vài tiếng và trong vài tiếng quí báu đó không phải lời phát biểu nào là bạn cũng muốn nghe, tuy nhiên vì là tâm tư và nguyện vọng cần trình bày của một số nhân vật nên bạn buộc phát mất thời gian không đâu để nghe những lời bàn luận sáo rỗng đó. Nếu có phải tổ chức họp thường xuyên thì bạn cũng nên chắt lọc chọn mời các đối tượng để tham dự. 2/ Đề ra các mục tiêu, chủ đề chính. Hãy lên lịch và đề ra các mục tiêu cũng như vấn đề chính của cuộc họp. Chia xẻ và thông báo trước thông tin này cho những người tham dự để họ có thể chuẩn bị trước nội dung, hoặc đưa ra những ý kiến bổ sung, chỉnh sửa nội dung hoặc lịch tổ chức cuộc họp. Hãy lập biểu khung thời gian sử dụng cho từng điểm của vấn đề chính cần bàn luận trong cuộc họp. Bước chuẩn bị này sẽ giúp bạn kiểm soát được thời lượng cũng như diễn đạt hết nội dung chính của cuộc họp. 3/ Đúng lịch. Hãy khai mạc cuộc họp đúng giờ và không nên lặp lại hoặc nhắc nhở những người đến muộn trừ khi điều đó là thực sự cần thiết và là vấn đề nhạy cảm. Hãy liệt kê công khai và viết lên bảng những vấn đề phát sinh để thảo luận vào cuối cuộc họp để tránh khỏi bị vỡ kế hoạch về thời gian. Nên tuân theo bộ qui tắc chuẩn tổ chức một cuộc họp. Trong đó bao gồm các qui tắc như: “Không được ngắt lời người khác, Tập trung vào chủ đề bàn luận, không nói lan man, Tôn trọng lẫn nhau và tỏ thái độ lịch sự, Trình bày thật vắn tắt…”. Chỉ cần nhắc nhở những người tham dự khác rằng bạn không có ý dập tắt cuộc thảo luận mà chỉ đang tạo ra không khí và cung cách biết lắng nghe cho mọi người, vì thế bạn sẽ kiểm soát được thời gian và có lợi cho cả đôi bên. 4/ Cho phép mọi người chọn lựa. Không nên để cho ai đó có cảm giác như đang bị cầm tù trong cuộc họp. Nếu có ai đó cảm thấy mình như bị ép buộc thì anh ta sẽ không đưa ra một ý kiến hữu ích và có thể chủ ý hoặc không chủ ý ngầm phá hoại kết quả của cuộc họp. Sau khi lên kế hoạch đưa ra các chủ đề chính, xác định mời những thành viên nào tham dự và bạn chỉ cần một nhân viên nào đó ở bộ phận kế toán cho một việc trong danh mục chương trình thì hãy đề nghị anh ta chọn lựa hai giải pháp hoặc là đến muộn, hoặc là rời cuộc họp sớm. 5/ Kiểm soát mọi tình huống. Trong trường hợp có tranh cãi xảy ra, hãy đứng ra dàn xếp, chú ý không nên thiên vị bất kỳ bên nào, hãy để cho các bên có cảm giác “biết lắng nghe” và “chịu hiểu” phía bên kia nói. Hãy yêu cầu đôi bên đưa ra những giải pháp để thương lượng, giải quyết, như vậy mọi người sẽ trình bày có tuần tự hơn và bạn sẽ nắm được mối bất đồng chính giữa các bên. Với tư cách là người điều hành cuộc họp, hãy nhớ rằng bạn có quyền phủ quyết, bác bỏ và ngăn cấm để ngăn chặn các cuộc khẩu chiến và lập lại trật tự cuộc họp. . Những lời khuyên giúp bạn điều hành tốt một cuộc họp. (Phần 1) Cho dù bạn có làm ở lĩnh vực nào đi chăng nữa thì các cuộc họp luôn là phần. viên dưới quyền. Dưới đây là một số bí quyết giúp bạn chỉ đạo một cuộc họp có hiệu quả. 1/ Hãy xác định xem việc tổ chức cuộc họp có cần thiết hay không.