CTY CP LÂM ĐẶC SẢN XK QUẢNG NAM CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM BAN KIỂM SOÁT Độc lập - Tự do - Hạnh phúc """ """ Số 02 /BKS Điện bàn, ngày 28 tháng 4 năm 2009 BÁO CÁO KIỂM SOÁT NĂM 2008 Thực hiện chức năng nhiệm vụ được quy định tại Điều 37 - Điều lệ Công ty, Ban kiểm soát xin báo cáo trước Đại hội cổ đông thường niên năm 2009 kết quả kiểm tra, kiểm soát, giám sát công tác quản lý, tài chính, tình hình kinh doanh của công ty và hoạt động của Hội đồng quản trị trong năm 2008 như sau: I. Hoạt động của Ban kiểm soát : Năm 2008, hoạt động chủ yếu của Ban kiểm soát là kiểm tra, kiểm soát các hoạt động tài chính và công tác quản lý ở đơn vị cơ sở và công ty; kiểm tra tình hình quản lý bảo vệ rừng tại XN lâm nghiệp Quảng nam, tình hình quản lý lao động, tiền lương và công tác cán bộ tại văn phòng công ty, tình hình tài chính toàn công ty. Tại các buổi làm việc với đơn vị cơ sở, phòng ban công ty, Ban kiểm soát đã có những góp ý thiết thực để các đơn vị điều chỉnh, khắc phục một số tồn tại, hạn chế. Ban kiểm soát đã tích cực tham gia cùng Hội đồng quản trị soạn thảo Điều lệ công ty theo Điều lệ mẫu của Bộ tài chính và đã được Đại hội cổ đông bất thường tháng 8 năm 2008 thông qua. Ban kiểm soát cũng đã thường xuyên tham gia ý kiến với Hội đồng quản trị về những vấn đề cần lưu ý trong hoạt động sản xuất kinh doanh chung của Công ty tại các cuộc họp HĐQT cũng như tại các báo cáo định kỳ hàng quý. Trong năm qua, không có đơn thư tố cáo hoặc khiếu kiện nào của các cổ đông gửi đến Ban kiểm soát. Về phần mình, Ban kiểm soát xin tự kiểm điểm những khuyết điểm, thiếu sót trong hoạt động, đó là : - Hoạt động của Ban chưa thường xuyên, liên tục do các thành viên kiêm nhiệm bận nhiều công tác chuyên môn nên khi huy động để thực hiện nhiệm vụ kiểm soát thường trùng với thời gian hoạt động chuyên môn, vì vậy phải trì hoãn thời gian kiểm soát hoặc các thành viên tham gia không đầy đủ. - Trưởng Ban kiểm soát năng lực quản lý, điều hành còn hạn chế, chưa phát huy được khả năng của từng thành viên trong việc phân công thực thi nhiệm vụ; chưa kiên quyết và đầy đủ lý lẽ để bảo vệ chính kiến của mình nên hiệu quả công việc không cao. II. Kết quả giám sát công tác quản lý, tài chính : 1. Về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh: Chúng tôi thống nhất các số liệu về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2008 các báo cáo vừa trình bày trước Đại hội. 2. Đánh giá về công tác quản lý và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh: Chúng tôi thống nhất cao một số nội dung trong báo cáo hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2008 của Hội đồng quản trị. Từ kết quả kiểm tra, giám sát của mình, chúng tôi xin nêu một số ưu khuyết điểm trong công tác quản lý, điều hành của công ty trong thời gian qua như sau: a. Ưu điểm: Năm 2008 là năm mà hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty chịu tác động nặng nề của tình hình suy thoái kinh tế trong nước và thế giới. Tuy vậy, Công ty vẫn giữ được các khách hàng truyền thống và đã tìm được một số khách hàng mới, việc làm và thu nhập của người lao động không bị biến động nhiều, sản xuất kinh doanh vẫn bảo toàn được vốn thể hiện sự cố gắng, nỗ lực rất cao của lãnh đạo và tập thể người lao động công ty. b. Tồn tại: Năm 2008 cũng là năm bộc lộ rõ nét hơn các hạn chế, khuyết điểm trong một số lĩnh vực hoạt động của Công ty như công tác quản lý điều hành, tiến độ giao hàng, chất lượng sản phẩm, - Công tác tổ chức bộ máy và cán bộ: Năm qua, công ty có sự thay đổi lớn trong sắp xếp lại bộ máy và bố trí cán bộ đã phần nào giải quyết được nhu cầu cho từng bộ phận, nhưng nhìn chung vẫn còn có chỗ chưa phù hợp và chưa tạo được sự thông suốt trong đội ngũ cán bộ được sắp xếp, luân chuyển. Việc quy hoạch cán bộ kế cận dự nguồn có thực hiện nhưng công tác đào tạo chưa thực hiện nên khi có nhu cầu bố trí, sắp xếp thì nguồn cán bộ không có nhiều để lựa chọn. - Công tác lao động, tiền lương chưa đáp ứng được yêu cầu. Cán bộ Công ty chưa thường xuyên nắm bắt được diễn biến về tiền lương, lao động ở từng đơn vị thành viên. Đơn giá tiền lương chưa đủ và chưa phù hợp với thực tế. - Công tác tính giá, giao giá thành sản xuất hàng mộc còn nhiều bất cập. Các yếu tố giá thành chưa phù hợp, chưa rõ ràng nên không có sự thống nhất giữa công ty và đơn vị sản xuất. Điều này là một khó khăn rất lớn cho công tác kiểm tra, kiểm soát. - Hệ thống định mức kinh tế - kỹ thuật là cơ sở cho công tác quản lý điều hành của công ty, hiện nay có nhiều điểm không còn phù hợp với thực tế sản xuất kinh doanh, vẫn chưa được thay đổi. Hai nội dung này trong báo cáo kiểm soát các năm 2006, 2007 Ban kiểm soát đã nêu nhưng trong năm vẫn chưa có sự thay đổi nhiều. Vấn đề này bộc lộ rõ trong kiểm tra quyết toán cuối năm tại các đơn vị cơ sở. Đến nay, Lãnh đạo công ty đã nhận thấy những tồn tại đó nên hy vọng trong năm 2009 sẽ có những sự cải tiến tốt hơn. - Công tác quản lý tài chính ở một vài đơn vị cơ sở chưa chặt chẽ, nhất là trong việc kiểm soát, quản lý và tính toán, phân bổ giá thành thực tế khâu sản xuất hàng mộc. Bộ phận kế toán tại văn phòng công ty ít có thời gian đi cơ sở để nắm bắt kịp thời tình hình tài chính ở các đơn vị để có biện pháp giải quyết. Công nợ tồn đọng nhiều. - Công tác lâm sinh vẫn còn có những điểm bất cập. Đến nay vẫn chưa xong việc lập sổ đỏ cho đất rừng của công ty. Điều này ảnh hưởng rất lớn đến việc triển khai kế hoạch khai thác, đầu tư trồng lại rừng mới cũng như thực hiện chương trình FSC hiện nay. - Ở một số đơn vị cơ sở, công tác thống kê, điều độ sản xuất không đảm bảo nên không kiểm soát chặt chẽ dẫn đến trễ hàng, chất lượng hàng không đạt, Công tác quản lý kho, tiêu hao vật tư, nguyên liệu chưa có giải pháp hữu hiệu, chưa đề ra được các chỉ tiêu cụ thể để tiết kiệm trong quản lý chi tiêu. III. Kết quả giám sát hoạt động của Hội đồng quản trị và Ban giám đốc : Về cơ bản chúng tôi thống nhất các nội dung trong báo cáo hoạt động của Hội đồng quản trị. Trong năm 2008, Công ty phải đối mặt với những khó khăn thách thức lớn từ hậu quả của suy thoái kinh tế tòan cầu. Việc công ty vẫn ổn định và hoạt động bình thường đã chứng tỏ nỗ lực rất lớn của Hội đồng quản trị và Ban giám đốc công ty để có được kết quả như các báo cáo đã trình bày. Tuy nhiên, với góc độ của người giám sát, chúng tôi xin nêu một số vấn đề còn tồn tại trong việc thực hiện Nghị quyết Đại hội cổ đông và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của Hội đồng quản trị và Ban giám đốc như sau: - Nghị quyết Đại hội cổ đông thường niên năm 2008 đã đề ra một số định hướng và giải pháp cơ bản cho năm 2008 nhưng việc triển khai thực hiện chưa đạt như: + Thực hiện phương châm “ tiến độ giao hàng và chất lượng sản phẩm là yếu tố sống còn của Công ty” chưa tốt, tình trạng trễ hàng, hàng claim, còn xảy ra đã gây thiệt hại về kinh tế cho công ty. + Việc khảo sát đầu tư xây dựng vùng nguyên liệu phục vụ sản xuất kinh doanh: Đã thực hiện nhiều chuyến đi công tác khảo sát tại Lào với chi phí lớn nhưng không đem lại hiệu quả. - Trong một số trường hợp, chưa phân biệt rõ ràng hoạt động của HĐQT và hoạt động của Ban giám đốc. - Công tác quản lý và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của Hội đồng quản trị và Ban giám đốc còn những tồn tại như đã phân tích ở phần II. - Việc xử lý, giải quyết một số tồn đọng, thiếu sót trong quản lý, điều hành chưa kịp thời, chưa kiên quyết. Một số đề nghị của Ban kiểm soát chưa được quan tâm, xem xét, xử lý như sửa đổi, bổ sung hệ thống định mức kinh tế - kỹ thuật, cải tiến phương pháp xây dựng giá thành khâu sản xuất công nghiệp. - Hội đồng quản trị đã phân công nhiệm vụ cho từng thành viên nhưng chưa thấy có báo cáo giám sát của các thành viên về lĩnh vực phụ trách. 3. Một số đề nghị : Chúng tôi hoàn toàn thống nhất các giải pháp thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh năm 2009 mà Hội đồng quản trị trình bày trước Đại hội. Đề nghị cần nhấn mạnh một số nội dung sau: - Hoạch định và có chính sách để bổ sung và nâng cao nguồn nhân lực nhằm đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của hoạt động sản xuất kinh doanh, có chính sách cụ thể để thu hút và giữ người có tài, người có tâm huyết với công ty. Chúng tôi nghĩ rằng trong tình hình hiện nay công ty đang thiếu hụt cán bộ quản lý thì đây là vấn đề quan trọng nhất. - Khẩn trương cải tiến, xây dựng lại và ban hành Hệ thống định mức kinh tế - kỹ thuật để làm cơ sở cho công tác quản lý điều hành của công ty. - Cải tiến lại phương pháp xây dựng giá thành, có sự tham gia của các bộ phận nghiệp vụ liên quan ( kế hoạch, kế toán) để có được phương pháp xây dựng giá thành tiên tiến, phù hợp với thực tế sản xuất kinh doanh của Công ty. - Nâng cao tính hiệu lực và áp dụng nghiêm các biện pháp chế tài trong thực hiện các quy định, nội quy, quy chế hoạt động của Công ty. - Về việc lựa chọn Công ty kiểm toán độc lập để kiểm toán Báo cáo tài chính hàng năm : Căn cứ yêu cầu về tiêu chuẩn Công ty kiểm toán độc lập thực hiện kiểm toán hàng năm và thực tế làm việc qua các năm, Ban kiểm soát đề nghị Đại hội chọn Công ty TNHH kiểm toán và kế toán AAC là đơn vị kiểm toán báo cáo tài chính năm 2009 của công ty. IV. Chương trình công tác năm 2009 của Ban kiểm soát: Tiếp tục thực hiện chức năng kiểm tra, giám sát được quy định trong Điều lệ công ty và pháp luật quy định. Dự kiến trong năm 2009, hoạt động của Ban kiểm soát tập trung vào một số nội dung chính sau: - Giám sát hoạt động của Hội đồng quản trị, Ban giám đốc trong quá trình điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. - Giám sát việc xây dựng, cải tiến và ban hành Hệ thống các chỉ tiêu định mức kinh tế - kỹ thuật của Công ty và việc áp dụng vào thực tế sản xuất kinh doanh tại đơn vị cơ sở. - Giám sát việc xây dựng và giao giá thành sản xuất cho các đơn vị cơ sở. - Kiểm tra, giám sát công tác theo dõi, quản lý tài sản, vật tư, hàng hóa, và việc tính toán các số liệu kế toán tại đơn vị, đặc biệt là công tác phân tích giá thành sản xuất. - Thẩm định hiệu quả sản xuất kinh doanh của đơn vị. - Kiểm tra khi có phản ánh, yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông theo các quy định của Điều lệ công ty cổ phần và Luật doanh nghiệp . - Kiểm tra, giám sát những nội dung khác theo quy định của Điều lệ và pháp luật quy định. Trên đây là kết quả kiểm tra kiểm soát năm 2008 và một số đề nghị nhằm hoàn thiện hơn công tác quản lý, điều hành của công ty cổ phần trong thời gian đến. Ban kiểm soát xin báo cáo trước Đại hội cổ đông thường niên công ty. TM. BAN KIỂM SOÁT Trưởng ban Phạm Thị Liên (Đã ký) . sau: I. Hoạt động của Ban kiểm soát : Năm 2008, hoạt động chủ yếu của Ban kiểm soát là kiểm tra, kiểm soát các hoạt động tài chính và công tác quản. này trong báo cáo kiểm soát các năm 2006, 2007 Ban kiểm soát đã nêu nhưng trong năm vẫn chưa có sự thay đổi nhiều. Vấn đề này bộc lộ rõ trong kiểm tra