Tuyển tập Báo cáo “Hội nghị Sinh viên Nghiên cứu Khoa học” lần thứ 6 Đại học Đà Nẵng - 2008 47 TỔ CHỨC KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM VỀ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY SỢI THUỘC TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HOÀ THỌ ORGANIZE RESPONSIBILITIES ACCOUNTING ABOUT COSTS AT FIBRE COMPANY BELONG DIRECTLY TO HOA THO TEXTILE GARMENT JOIN STOCK CORPORATION SVTH: NGUYỄN THỊ LINH NGUYỆT NGUYỄN KHOA NHẬT THẢO Lớp:30K06.3 Trường: Đại học kinh tế GVHD: TH.S ĐÀO GIA PHÚ Cơ quan công tác: Đại học kinh tế, Đại học Đà Nẵng. TÓM TẮT Kế toán trách nhiệm về chi phí là một mảng kế toán quản trị còn khá mới mẻ và chưa được áp dụng phổ biến tại các doanh nghiệp Việt Nam. Nhưng trong tương lai, kế toán trách nhiệm về chi phí sẽ là một phần kế toán tất yếu tồn tại và đóng vai trò quan trọng trong hệ thống kế toán tại các doanh nghiệp Việt Nam. Đề tài này tập trung nghiên cứu về tình hình phân cấp quản lý, đặc biệt là phân cấp quản lý tài chính, quá trình hạch toán các loại chi phí và việc tổ chức hệ thống báo cáo chi phí tại công ty sợi thuộc Tổng công ty cổ phần dệt may Hoà Thọ. Đồng thời, qua đó xác định các trung tâm chi phí, nhiệm vụ của từng trung tâm, hoàn thiện công tác lập dự toán các loại chi phí, thiết lập các chỉ tiêu phân tích, đánh giá, xây dựng kênh thông tin báo cáo cho nhà quản trị, cũng như xây dựng các báo cáo để phân tích và đánh giá thành quả của các trung tâm chi phí. ABSTRACT Responsibilities accounting about costs are a part of management accounting. It is rather new and not use popular at Viet Nam company. However, in future, responsibilities accounting about costs will be an important and indispensable in Việt Nam company's accounting system. This topic applies decentralized administration situation, specially financial decentralized administration situation, enter in the accounts of costs process and organize cost’s report system at fiber company belong directly to Hoa Tho textile garment join stock corporation. Concurrently, define cost’s center, task of each cost’s centre, improve to put in an estimate for costs, set up analyzed standard, built communication channel report for manager and make reports to analyse and evaluate result of cost’s center. 1. MỞ ĐẦU Trong thời gian qua, hệ thống kế toán doanh nghiệp đã có những thành tựu đáng kể trong cung cấp các thông tin phục vụ cho hoạt động quản trị tài chính, đặc biệt là bộ phận kế toán quản trị. Vì lý do khách quan kế toán quản trị ở Việt Nam vẫn còn là một mảng kế toán còn mới mẻ và chưa áp dụng phổ biến tại các doanh nghiệp tại Việt Nam. Hơn nữa, ngày nay với sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng diễn ra một cách gay gắt, thì một trong những “nước cờ” mà doanh nghiệp nào cũng phải tính đến là việc quản lý và tiết kiệm chi phí ngày càng hiệu quả. Chính vì điều này đã khẳng định vai trò, vị trí của kế toán quản trị trong các doanh nghiệp ngày càng được nâng cao. Do nhận thấy tầm quan trọng của việc tổ chức hệ thống kế toán nói chung và kế toán quản trị nói riêng, các nhà kinh tế đã đưa ra lý thuyết về mô hình kế toán trách nhiệm quản lý. Áp dụng thành công mô hình kế toán trách nhiệm, doanh nghiệp sẽ có được một hệ thống cung cấp các thông tin tin cậy và sự kiểm soát chặt chẽ. 2. NỘI DUNG NGHIÊN CỨU 2.1. Khái quát về hệ thống kế toán trách nhiệm 2.1.1. Khái niệm kế toán trách nhiệm Tuyển tập Báo cáo “Hội nghị Sinh viên Nghiên cứu Khoa học” lần thứ 6 Đại học Đà Nẵng - 2008 48 Kế toán trách nhiệm là một công cụ để đánh giá và kiểm soát hữu hiệu thông qua việc xác định các trung tâm trách nhiệm. Đây là phương pháp kế toán thu thập, ghi nhận, đo lường, báo cáo kết quả của từng bộ phận để đánh giá thành quả của từng bộ phận nhằm kiểm soát hoạt động và chi phí của các bộ phận trong tổ chức. Thực hiện phối hợp giữa các bộ phận để thực hiện mục tiêu chung của đơn vị. 2.1.2. Khái niệm trung tâm trách nhiệm Trung tâm trách nhiệm là một bộ phận trong tổ chức nơi mà nhà quản trị bộ phận chịu trách nhiệm về việc hoàn thành của bộ phận mình. 2.1.3. Các trung tâm trách nhiệm Hệ thống kế toán trách nhiệm trong mối quan hệ với cơ cấu tổ chức quản lý thể hiện thông qua sơ đồ 2.1: Sơ đồ 2.1.Sơ đồ quan hệ giữa cơ cấu tổ chức quản lý và hệ thống kế toán trách nhiệm 2.1.4. Khái niệm trung tâm trách nhiệm về chi phí Trung tâm trách nhiệm về chi phí là trung tâm trách nhiệm mà người quản lý chỉ chịu trách nhiệm hoặc chỉ có quyền kiểm soát đối với chi phí phát sinh ở trung tâm, không có quyền hạn đối với việc tiêu thụ và đầu tư vốn. 2.2. Thực trạng về tổ chức kế toán trách nhiệm về chi phí tại công ty sợi 2.2.1. Xác định trung tâm trách nhiệm tại Tổng công ty cổ phần dệt may Hoà Thọ Được thể hiện qua sơ đồ 2.2. 2.2.2. Phân cấp quản lý tài chính về chi phí tại Tổng công ty cổ phần dệt may Hoà Thọ Việc quản lý tài chính hầu hết đều tập trung ở Tổng công ty. Toàn bộ các khoản mục chi phí phát sinh tại công ty sợi đều do Tổng công ty trực tiếp đứng ra ký hợp đồng mua bán rồi sau đó, cấp xuống cho công ty. Trừ khoản chi phí nguyên vật liệu phụ là Tổng công ty tạm ứng cho công ty một khoản tiền, Giám đốc nhà máy đứng ra ký hợp đồng mua bán nguyên vật liệu phụ khi có nhu cầu. 2.2.3. Hạch toán các khoản mục chi phí tại trung tâm chi phí -công ty sợi Hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Hạch toán chi phí nguyên vật liệu chính: Về mặt số lượng: việc xuất dùng nguyên vật liệu dựa trên định mức tiêu hao nguyên vật liệu. Chênh lệch chi phí tỷ lệ chi phí trên doanh thu Các chỉ tiêu đánh giá Chênh lệch doanh thu tỷ lệ lợi nhuận trên doanh thu Chênh lệch lợi nhuận tỷ lệ lợi nhuận trên vốn -RI -ROI Các đơn vị bộ phận sản xuất Trung tâm chi phí Cơ cấu tổ chức quản lý Hệ thống kế toán trách nhiệm Đại diện chủ sở hữu vốn hội đồng quản trị Tổng công ty, các công ty, chi nhánh độc lập Chi nhánh bộ phận nhận hàng Trung tâm doanh thu Trung tâm lợi nhuận Trung tâm đầu tư Tuyển tập Báo cáo “Hội nghị Sinh viên Nghiên cứu Khoa học” lần thứ 6 Đại học Đà Nẵng - 2008 49 Về đơn giá: giá vật liệu nhập kho là giá do phòng kinh doanh trên Tổng công ty chuyển xuống. Phương pháp tính giá xuất kho mà công ty áp dụng là phương pháp bình quân thời kỳ. Phương pháp phân bổ chi phí nguyên vật liệu chính cho từng mặt hàng: Với các sản phẩm chỉ sử dụng một loại nguyên PE( xơ hóa học) hoặc CT( bông thiên nhiên): Chi phí nguyên vật liệu theo định mức sản phẩm i = Khối lượng sản phẩm i hoàn thành nhập kho X Ðịnh mức tiêu hao nguyên vật liệu/1kg sản phẩm i X Ðơn giá nguyên vật liệu + Đối với các sản phẩm sử dụng cả hai loại nguyên liệu PE và CT: Chi phí nguyên vật liệu theo định mức CT hoặc PE sản phẩm i = Khối lượng sản phẩm i hoàn thành nhập kho X Định mức tiêu hao nguyên vật liệu/1kg Sản phẩm i X Đơn giá nguyên vật liệu X Tỷ lệ tiêu hao nguyên vật liệu Kế toán phân bổ chi phí nguyên vật liệu thực tế cho từng sản phẩm theo công thức sau: Chi phí nguyên vật liệu thực tế cho sản phẩm i = Tổng chi phí nguyên vật liệu thực tế Tổng chi phí nguyên vật liệu theo định mức X Chi phí nguyên vật liệu thực tế theo định mức sản phẩm i Trong quá trình vận động, dòng chi phí nguyên vật liệu gắn liền với trách nhiệm của các bộ phận có liên quan như: Phòng kinh doanh, Phòng tài chính kế toán của Tổng công ty và Phòng kế toán của công ty sợi. Công ty Sợi Hòa Thọ Các đơn vị sản xuất Công ty may Hòa Thọ_ Đông Hà Công ty may Hòa Thọ_ Duy Xuyên Nhà máy may Hòa Thọ3 Nhà máy may Hòa Thọ2 Nhà máy may Hòa Thọ1 Công ty may Hòa Thọ_ Điện Bàn Công ty may Hòa Thọ_ Hội An Công ty may Hòa Thọ_ Quảng Nam Các văn phòng chức năng Văn phòng Phòng tài chính kế toán Phòng kĩ thuật đầu tư& quản lý CLSP Phòng quản lý chất lượng may Phòng kỹ thuật công nghệ may Phòng kinh doanh sợi Phòng kinh doanh may Phòng đời sống Các đơn vị kinh doanh và dịch vụ Công ty kinh doanh thời trang Các đại lý tiêu thụ sản phẩm BAN KIỂM SOÁT BAN TỔNG GIÁM ĐỐC Trung tâm đầu tư Trung tâm lợi nhuận Trung tâm chi phí tiêu chuẩn Trung tâm chí phí tùy ý Trung tâm doanh thu Sơ đồ 2.2. Sơ đồ các trung tâm trách nhiệm tại Tổng công ty HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ Trung tâm chi phí tùy ý Tuyển tập Báo cáo “Hội nghị Sinh viên Nghiên cứu Khoa học” lần thứ 6 Đại học Đà Nẵng - 2008 50 Hạch toán chi phí nguyên vật liệu phụ: Tại công ty sợi, chi phí vật liệu phụ trong tháng được phân bổ theo số lượng sản phẩm nhập kho. Trong chi phí nguyên vật liệu phụ thì chi phí vật liệu phụ côn quấn sợi là chi phí chiếm tỉ trọng lớn nhất và được phân bổ cho từng sản phẩm dựa vào số lượng sản phẩm hoàn thành. Phân bổ chi phi nguyên vật liệu côn quấn sợi cho từng sản phẩm: Chi phí vật liệu côn thực tế cho sản phẩm K = Tổng chi phí vật liệu côn Tổng số lượng sản phẩm hoàn thành X Số lượng sản phẩm K hoàn thành Trong quá trình vận động, dòng chi phí nguyên vật liệu gắn liền với trách nhiệm của các bộ phận có liên quan như: nhân viên kế toán công ty sợi, Phòng kinh doanh Tổng công ty, Phòng kế toán Tổng công ty, Giám đốc công ty sợi, bộ phận thu mua và bộ phận tiếp nhận nguyên vật liệu, thủ kho. Hạch toán chi phí nhân công trực tiếp: Cuối tháng căn cứ vào sản lượng nhập kho kèm theo quyết định duyệt đơn giá tiền lương, kế toán lương lập ra bảng quyết toán tiền lương. Bảng này sẽ gửi lên Tổng công ty, nếu bảng quyết toán tiền lương này được công ty duyệt thì kế toán công ty sẽ bắt đầu phân bổ tiền lương. Tiền lương đưa vào giá thành = Đơn giá tiền lương X Sản lượng quy về chi số NE32 Sản lượng qui về chi số NE32 của sản phẩm i = Số lượng sản phẩm i hoàn thành * Chỉ số của sản phẩm i 32 Trong quá trình hạch toán chi phí nhân công trực tiếp thì vấn đề thông tin và trách nhiệm gắn liền với các bộ phận, cá nhân như: tổ trưởng tổ sản xuất, quản đốc phân xưởng, bộ phận kế toán công ty . Hạch toán chi phí sản xuất chung: bao gồm chi phí khấu hao, chi phí động lực, chi phí vật liệu và chi phí khác. Chi phí sản xuất chung được tập hợp theo từng tháng. Chi phí sản xuất chung được tập hợp và phân bổ cho từng dây chuyền, từng sản phẩm theo tiêu thức là số lượng sản phẩm hoàn thành quy về chi số NE32. Trong quá trình hạch toán chi phí sản xuất chung thì vấn đề thông tin và trách nhiệm gắn liền với các bộ phận, cá nhân như: tổ trưởng tổ sản xuất, quản đốc phân xưởng, bộ phận kế toán công ty . 2.2.4. Tổ chức hệ thống báo cáo chi phí Báo cáo nguyên vật liệu: Báo cáo nguyên vật liệu chính: bảng xuất-nhập-tồn kho nguyên vật liệu. Mục đích của báo cáo này nhằm theo dõi được vật liệu xuất dùng cho từng dây chuyền, nắm được thông tin về chi phí, qua đó đánh giá tình hình sử dụng vật liệu so với định mức nhằm xác nhận trách nhiệm vật chất của từng thành viên có liên quan. Báo cáo nguyên vật liệu phụ: Cuối tháng, kế toán sẽ tập hợp chi phí vật liệu theo từng phân xưởng và phân bổ cho từng sản phẩm và tiến hành lập bảng tổng hợp chi phí vật liệu phụ Báo cáo phụ tùng vật tư: Chi phí phụ tùng vật tư là khoản chi thường xuyên và không nhỏ nhưng công ty chưa thấy tầm quan trọng của chi phí này, đã không giám sát chặt chẽ ở đây người đề xuất mua hàng, người đi mua, người nhận đều là một. Ở đây đã vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Báo cáo tình hình sử dụng lao động: gồm bảng quyết toán lương và bảng phân bổ tiền lương. Báo cáo tổng hợp: Công ty sợi nộp lên cho Tổng công ty bao gồm 4 báo cáo theo quy định của nhà nước. Ngoài ra công ty sợi còn lập thêm 8 bảng báo cáo khác nhằm phục vụ cho công tác quản trị. Bảng phân tích giá thành: nhằm cung cấp thông tin cho nhà quản trị về các yếu tố cấu thành nên sản phẩm. Báo cáo phân tích hiệu quả hoạt động kinh doanh: Báo cáo Tuyển tập Báo cáo “Hội nghị Sinh viên Nghiên cứu Khoa học” lần thứ 6 Đại học Đà Nẵng - 2008 51 này giúp đánh giá hiệu quả kinh doanh của từng loại sản phẩm, mỗi loại sản xuất được bao nhiêu doanh thu, chi và mang lại bao nhiêu lợi nhuận. Báo cáo xuất nhập tồn kho sợi: nhằm giúp Tổng công ty đánh giá việc thực hiện kế hoạch của công ty để đánh giá trách nhiệm. 2.3. Xây dựng kế toán trách nhiệm về chi phí tại công ty sợi thuộc Tổng công ty cổ phần dệt may Hoà Thọ 2.3.1. Xác định các trung tâm chi phí 2.3.2. Hoàn thiện công tác lập dự toán Lập dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Lập dự toán chi phí nguyên vật liệu chính: Dựa vào kế hoạch sản xuất trong tháng công ty lập dự toán về chi phí nguyên vật liệu. Lập dự toán chi phí nguyên vật liệu phụ: Dựa vào dự toán chi phí nguyên vật liệu chính và định mức côn cho khối lượng sản phẩm hoàn thành mà doanh nghiệp lập dự toán chi phí côn. Lập dự toán chi phí nhân công trực tiếp: Dự toán chi phí nhân công trực tiếp căn cứ vào dự toán sản phẩm sản xuất, nhu cầu lao động, định mức đơn giá cho đơn vị thời gian để lập dự toán chi phí nhân công trực tiếp. Lập dự toán chi phí sản xuất chung: Dự toán chi phí động lực: Lập dự toán chi phí động lực căn cứ vào số lượng sản phẩm sản xuất, đơn giá điện cho 1 sản phẩm. Dự toán chi phí vật liệu phân xưởng: Chi phí vật liệu phân xưởng là khoản chi phí thường ít biến động nên ta có thể căn cứ vào số liệu kỳ trước lập dự toán chi phí cho kỳ kế hoạch. Dự toán chi phí khác: Căn cứ vào kết quả thống kê của các kỳ trước ta lập định mức chi phí khác cho từng loại sản phẩm. 2.3.3. Xây dựng kênh thông tin báo cáo cho nhà quản trị Theo sơ đồ trên chi phí được kiểm soát từ cấp thấp nhất là các tổ trưởng dây chuyền sản xuất lên cấp cao hơn là quản đốc phân xưởng và lên cấp cao nhất là giám đốc công ty sợi. Dây chuyền máy Mỹ (Bộ phận trung tâm chi phí ) Công ty sợi (Trung tâm chi phí) Phân xưởng 2 Trung tâm chi phí Phân xưởng 1 Trung tâm chi phí Dây chuyền máy Trung Quốc (Bộ phận trung tâm chi phí ) Dây chuyền máy Bồ Đào Nha (Bộ phận trung tâm chi phí ) Dây chuyền máyÝ (Bộ phận trung tâm chi phí ) TTTN Chi phí: Dây chuyền sx TTTN Chi phí: Phân xưởng sx TTTN Chi phí: Công ty sợi Tuyển tập Báo cáo “Hội nghị Sinh viên Nghiên cứu Khoa học” lần thứ 6 Đại học Đà Nẵng - 2008 52 2.3.4. Xây dựng hệ thống chỉ tiêu phân tích, đánh giá trung tâm chi phí Chỉ tiêu đánh giá Phương pháp tính 1.Chênh lệch sản lượng sợi sản xuất 2.Chênh lệch chi phí 3.Chênh lệch tỷ lệ chi phí trên doanh thu Sản lượng sợi sản xuất thực tế -Sản lượng sợi sản xuất theo kế hoạch Chi phí thực tế -Chi phí theo dự toán Chi phí thực tế Chi phí dự toán Doanh thu thực tế Doanh thu dự toán 2.3.5. Đánh giá thành quả trung tâm trách nhiệm về chi phí Đánh giá trung tâm chi phí dựa trên cơ sở các báo cáo chi phí kế hoạch và thực hiện. So sánh giữa dự toán và thực hiện để xác định mức độ thực hiện kế hoạch về sản lượng và chi phí của trung tâm. 3. KẾT LUẬN Ở nước ta kế toán quản trị mới chỉ được đề cập và ứng dụng trong thời gian gần đây. Do vậy việc hiểu và vận dụng có hiệu quả kế toán quản trị nói chung và kế toán trách nhiệm nói riêng là một việc rất cần thiết. Trong tương lai kế toán trách nhiệm sẽ là một phần kế toán tất yếu tồn tại và đóng vai trò quan trọng trong hệ thống kế toán tại các doanh nghiệp Việt Nam. Nếu như không thực hiện và đánh giá tốt trách nhiệm của từng bộ phận đối với mục tiêu của tổ chức thì doanh nghiệp khó có thể có hoạt động hiệu quả và hoàn thành tốt vai trò của mình đối với sự phát triển chung. TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] PGS TS. Phạm Văn Dược (2006), Kế toán quản trị, NXB thống kê, TPHCM. [2] Nguyễn Hải Sản (2001), Quản trị tài chính doanh nghiệp, NXB thống kê, TPHCM. [3] Tập thể tác giả Trường ĐH Kinh tế TP HCM (2001), Kế toán chi phí, NXB Thống kê, TPHCM. [4] PGS.PTS. Đặng Văn Thanh, PTS Đoàn Xuân Tiến (1998), Kế toán quản trị doanh nghiệp, NXB Tài chính, Hà Nội. [5] PTS. Phạm Văn Dược (2006), Hướng dẫn tổ chức kế toán quản trị trong các doanh nghiệp, NXB thống kê, TPHCM. [6] Ray-H.Garrison (1993), Kế toán quản trị, Trường Đại học kinh tế TPHCM, khoa kế toán, tài chính, ngân hàng, TPHCM. . vốn. 2.2. Thực trạng về tổ chức kế toán trách nhiệm về chi phí tại công ty sợi 2.2.1. Xác định trung tâm trách nhiệm tại Tổng công ty cổ phần dệt may Hoà. trách nhiệm. 2.3. Xây dựng kế toán trách nhiệm về chi phí tại công ty sợi thuộc Tổng công ty cổ phần dệt may Hoà Thọ 2.3.1. Xác định các trung tâm chi phí