Giới thiệu Luận văn Thạc sĩ “NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG SOẠN THẢO VĂN BẢN QUẢN LÝ TẠI CÁC DOANH NGHIỆP (TỪ THỰC TIỄN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH)” Học viên thực hiện: Nguyễn Thị Ngọc Hân Giáo viên hướng dẫn: TS Lưu kiếm Thanh TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI Trong hoạt động kinh doanh, thông tin có một vai trò hết sức quan trọng, Có thể nói hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp một phần tùy thuộc vào chất lượng của hệ thống văn bản được ban hành. Văn bản là thứ công cụ hiệu quả để thể hiện hình ảnh và uy tín của mỗi nhà lãnh đạo nói riêng và doanh nghiệp nói chung. Văn bản ban hành ra có đạt chất lượng và bảo đảm mục đích đề ra hay không chủ yếu được quyết định ở khâu soạn thảo. Nếu văn bản soạn thảo ra không đảm bảo yêu cầu thì không những công việc giải quyết không đạt mà còn ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp. Soạn thảo văn bản là công việc thường xuyên và rất quan trọng trong hoạt động quản lý của các doanh nghiệp. Vì vậy công tác soạn thảo VB cần coi trọng đúng mức. Thể thức trình bày văn bản tuy được qui định rất chi tiết trong Thông tư 55/2005/ TTLT-BNV-VPCP, nhưng nhiều doanh nghiệp chưa thực hiện theo Thông tư này. Về mặt tư tưởng, các doanh nghiệp cho rằng mình không phải cơ quan nhà nước nên không cần chấp hành theo các qui định của Chính phủ về việc soạn thảo, ban hành văn bản, dẫn đến doanh nghiệp khá tùy tiện trong việc lựa chọn hình thức văn bản (công văn, tờ trình, thông báo ). Bên cạnh tình trạng tùy tiện về việc trình bày thể thức, hình thức, nội dung văn bản, tình trạng chung hiện nay về hành văn trong văn bản cũng đang có nhiều bất cập. Đã có nhiều tài liệu, nhiều đề tài nghiên cứu khoa học có giá trị làm nền tảng cho việc soạn thảo văn bản tại các cơ quan, đơn vị, tổ chức. Tuy nhiên, các đề tài này phần lớn tập trung nghiên cứu việc soạn thảo văn bản cho các cơ quan quản lý nhà nước, chưa có công trình nào nghiên cứu một cách đầy đủ, hệ thống việc soạn thảo văn bản quản lý của doanh nghiệp đặc biệt từ khi có Luật DN và TT55 Những lý do trên đây dẫn đến việc tác giả cho rằng việc nghiên cứu đề tài “Nâng cao chất lượng soạn thảo văn bản quản lý tại các doanh nghiệp (Từ thực tiễn thành phố Hồ Chí Minh)” là vấn đề mang tính cấp thiết trong tình hình hiện nay 1 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU: Đề tài được nghiên cứu nhằm làm rõ thực trạng tình hình soạn thảo văn bản quản lý tại các doanh nghiệp đóng trên địa bàn TPHCM đồng thời đề xuất những giải pháp để nâng cao chất lượng soạn thảo văn bản quản lý, trong đó có kiến nghị xây dựng mẫu trình bày cho các loại văn bản quản lý thông dụng tại các doanh nghiệp CẤU TRÚC CỦA LUẬN VĂN GỒM Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn được chia thành ba chương Chương 1. Cơ sở lý luận và pháp lý về xây dựng, ban hành các văn bản doanh nghiệp. Ở chương này tác giả tập trung làm rõ các nội dung: Hệ thống văn bản của doanh nghiệp và đặc trưng của chúng. Mục tiêu và tiêu chí đánh giá chất lượng soạn thảo văn bản của doanh nghiệp. Chương 2. Thực trạng chất lượng soạn thảo văn bản của doanh nghiệp tại Thành phố Hồ Chí Minh. Quá trình tiến hành khảo sát, nghiên cứu, đánh giá hơn 1600 văn bản các loại được soạn thảo trong 3 năm 2005, 2006, 2007 của 106 doanh nghiệp điển hình tại Thành phố Hồ Chí Minh, tác giả nhận thấy những điểm nổi bật sau đây về chất lượng soạn thảo văn bản: 1. Về đội ngũ làm công tác soạn thảo văn bản Tại các DN lớn, DN Nhà nước đa số những người tham gia vào việc soạn thảo VB đều có trình độ từ đại học trở lên. Tại DN vừa và nhỏ, đặc biệt DN tư nhân, đội ngũ tham gia soạn thảo VB gồm đủ mọi trình độ nhưng nhìn chung trình độ học vấn không cao. Điều này ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng VB được soạn thảo Về quy trình soạn thảo hiện nay khi được giao soạn thảo văn bản người soạn thảo thường tra cứu các văn bản đã có sẵn, chỉ cần sửa đổi, “cắt dán” đôi chút từ văn bản cũ sẽ có văn bản mới hoặc theo thói quen người đi trước trình bày văn bản như thế nào thì người đi sau nương theo đó mà soạn văn bản mới.Việc này giúp khâu soạn văn bản tiến hành nhanh chóng nhưng nếu người đi trước làm không chuẩn thì dẫn đến tình trạng tồn tại một loạt các văn bản kém chất lượng. 2 2. Về chất lượng nội dung Kết quả nghiên cứu cho thấy: Các văn bản của doanh nghiệp đều xác định rõ mục tiêu, thể hiện bản chất hoạt động của DN là lợi nhuận trên cơ sở phù hợp với chủ trương, chính sách của Đảng, phù hợp với Hiến pháp, pháp luật của nhà nước. Nhìn chung nội dung VB đều bảo đảm tính khoa học, tính phổ thông, đơn giản dễ hiểu, phù hợp với khả năng, trình độ người thực hiện, phù hợp với cuộc sống, các quyết định đưa ra có thể trở thành hiện thực. Tuy nhiên, vì lợi ích riêng của doanh nghiệp nên một số văn bản có nội dung không phù hợp, VB viết ra nhằm mục đích che giấu hoặc hợp thức hoá một hành vi vi phạm pháp luật. Tính hệ thống của văn bản chưa cao. Nội dung VB không phù hợp tên gọi của VB. Kết cấu nội dung của từng hình thức văn bản trong hệ thống văn bản trình bày chưa theo một chuẩn mực nhất định. Thực tế cho thấy các văn bản như: nghị quyết, quyết định, kế hoạch, đề án, tờ trình, báo cáo, thông báo, công văn, biên bản ở mỗi doanh nghiệp được trình bày một cách khác nhau.Từ ngữ sử dụng trong văn bản còn chưa chính xác, thường mắc lỗi dùng từ khẩu ngữ, đa nghĩa, địa phương, từ thừa, từ ngoại lai, viết tắt, ghép chữ ghép tiếng tuỳ tiện. Về cú pháp thường sử dụng sai các loại dấu (,) (.) (;). Lỗi thường gặp nữa là viết câu cụt. Về chính tả thường sai dấu hỏi, ngã, viết hoa. Về thể thức văn bản quản lý của các doanh nghiệp được trình bày nhiều kiểu, khá tuỳ tiện theo suy nghĩ của người soạn thảo, từ quốc hiệu, tên cơ quan ban hành, số, ký hiệu cho đến nơi nhận văn bản. Kết quả điều tra, nghiên cứu cho thấy việc soạn thảo văn bản còn nhiều điểm chưa thống nhất về quy trình, kỹ thuật soạn thảo văn bản là do : - Về kỹ năng soạn thảo văn bản: văn bản liên quan đến vấn đề gì được giao cho bộ phận phụ trách vấn đề đó đảm nhiệm soạn thảo văn bản nên văn phong chưa chuẩn xác, chưa đạt yêu cầu; - Về hình thức, thể thức văn bản: chưa thống nhất, do người soạn thảo văn bản được đào tạo về kỹ thuật soạn thảo văn bản ở nhiều khóa khác nhau, trong thời gian khác nhau, nhiều đơn vị, trường lớp khác nhau … nên khi soạn thảo văn bản còn nhiều điểm không thống nhất, mỗi người áp dụng một cách khác nhau. Ngoài ra người soạn thảo văn bản phải theo “gu” trình bày của giám đốc doanh nghiệp hoặc các thành viên có trách nhiệm soạn thảo khác. Do vậy, văn bản không theo qui định chung. 3 Ngoài những nguyên nhân trên chúng tôi cho rằng nguyên nhân chủ yếu của những hạn chế, thiếu sót, yếu kém về việc soạn thảo văn bản quản lý ở doanh nghiệp tại thành phố Hồ Chí Minh nói riêng và cả nước nói chung là: - Thiếu hệ thống văn bản quy phạm pháp luật điều chỉnh cụ thể, chi tiết và không kịp thời về việc soạn thảo văn bản, nhất là hệ thống văn bản quản lý của doanh nghiệp; - Việc nhận thức tầm quan trọng của việc soạn thảo văn bản quản lý ở doanh nghiệp chưa đúng và việc chấp hành không nghiêm những quy định của Nhà nước về công tác này; - Việc đào tạo, bồi dưỡng nâng cao kỹ năng soạn thảo văn bản của cơ quan chức năng, các trường chưa tốt, chưa kịp thời đáp ứng yêu cầu thực tế của cán bộ soạn thảo. Chương 3. Các định hướng và giải pháp nâng cao chất lượng soạn thảo văn bản của doanh nghiệp. Trên cơ sở lý luận về soạn thảo và ban hành văn bản, từ những quy định của Thông tư 55/2005–TTLT–BNV – VPCP, từ kết quả nghiên cứu, khảo sát thực trạng chất lượng soạn thảo văn bản của doanh nghiệp tại TP. HCM tác giả đề xuất ba nhóm giải pháp chính nhằm nâng cao chất lượng soạn thảo văn bản quản lý tại các doanh nghiệp. 1. Nhóm giải pháp nâng cao chất lượng soạn thảo văn bản của doanh nghiệp Hiện nay, chúng ta đã có Thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP hướng dẫn cách trình bày thể thức văn bản. Tuy nhiên, Thông tư này chỉ đi sâu hướng dẫn cách trình bày văn bản của các cơ quan quản lý nhà nước, chưa đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp. Việc ban hành Thông tư hướng dẫn cụ thể cách soạn thảo văn bản cho các doanh nghiệp là hết sức cần thiết. Trong văn bản hướng dẫn cách trình bày thể thức văn bản, theo tác giả có vài điểm kiến nghị như sau: 4 -Đối với yếu tố Quốc hiệu: có thể không cần trình bày trên VB. Ở phần này cho phép các doanh nghiệp được trình bày logo hoặc các danh hiệu, chứng nhận mà doanh nghiệp được công nhận. Vì đây là biểu trưng, là hình ảnh, là niềm tự hào của doanh nghiệp. -Đối với yếu tố tên cơ quan ban hành văn bản: ở phần này đề nghị đối với DN chỉ cần trình bày tên cơ quan ban hành VB mà không trình bày tên cơ quan chủ quản và cho phép các doanh nghiệp được trình bày địa chỉ, điện thoại, email của mình để tiện việc giao dịch. - Đối với yếu tố số và ký hiệu: riêng việc ghi tên tắt của cơ quan ban hành nên dùng tên viết tắt giao dịch quốc tế cho ngắn gọn và phù hợp với trào lưu chung. - Đối với yếu tố địa danh, ngày tháng năm: địa danh đề nghị ghi thống nhất là thành phố Hồ Chí Minh. Ngày tháng là ngày ký VB. - Đối với yếu tố tên loại và trích yếu nội dung văn bản: qui định cụ thể về tên loại và đặc tính sử dụng của từng loại. Đặc biệt phân biệt công văn và tờ trình Nhưng riêng đối với tờ trình nên qui định có yếu tố kính gửi đặt vị trí bên dưới trích yếu của VB. - Đối với yếu tố chữ ký: qui định cụ thể hơn về chữ ký ủy quyền, chữ ký TL, ký thay, ký thừa ủy quyền. - Về cách đánh số trang văn bản: nên qui định đánh số theo công thức số thứ tự trang/ tổng số trang. Thí dụ văn bản gồm 3 trang thì trang 2 được đánh số như sau 2/3. Việc đánh số như vậy giúp đơn vị nhận VB kiểm tra được là họ đã nhận được đủ số trang VB chưa. - Về giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình soạn thảo:để tạo thuận lợi cho DN trong quá trình soạn thảo văn bản, việc nghiên cứu xây dựng đề cương khái quát cho từng loại VB là hết sức cần thiết. Từ đề cương khái quát trên, từng DN sẽ cụ thể hóa cho từng tình huống nhất định, khẩn trương nghiên cứu mẫu hóa văn bản là sự cụ thể hóa thể thức văn bản hoặc các tiêu chuẩn trình bày văn bản đã được qui định, khẩn trương chuẩn hóa về chính tả và ngữ pháp tiếng Việt thì việc tiến hành chuẩn hóa hệ thống thuật ngữ trong VB quản lý. Xây dựng từ điển thuật ngữ hành chính có chất lượng cao là hết sức cần thiết. 5 2. Nhóm giải pháp nâng cao năng lực; trình độ và phương pháp xử lý; kinh nghiệm thực tiễn của cán bộ soạn thảo: Bản thân người được phân công soạn thảo phải bổ sung kiến thức của mình, cập nhật các thông tin, các văn bản để có thể kịp thời đổi mới cho phù hợp qui định hiện hành. Kỹ thuật soạn thảo VB là qui tắc kỹ thuật chuyên môn do đó còn cần đến kinh nghiệm soạn thảo. Người soạn thảo văn bản có kinh nghiệm được tích lũy nhiều năm sẽ có cách biên tập văn bản được đánh giá cao, tốt hơn người mới vào nghề. 3. Nhóm giải pháp nâng cao chế độ trách nhiệm; các cơ chế, chế tài; công tác huấn luyện, tập huấn. Đánh giá VB dựa trên các nguyên tắc sau đây: - Nguyên tắc pháp chế; - Nguyên tắc khoa học; - Nguyên tắc kịp thời; - Nguyên tắc hiệu quả. Hằng năm doanh nghiệp tự tổ chức kiểm tra văn bản do doanh nghiệp mình ban hành. Mục đích của kiểm tra nhằm phát hiện những nội dung trái pháp luật của văn bản để kịp thời chấn chỉnh. Tạo cơ chế để tổ chức, cá nhân, trong doanh nghiệp khi phát hiện văn bản có dấu hiệu trái pháp luật, mâu thuẫn, chồng chéo trong quá trình thực hiện có quyền phản ảnh với doanh nghiệp hoặc cơ quan thông tin đại chúng để sửa đổi hay bãi bỏ văn bản. Doanh nghiệp phải kịp thời chấn chỉnh văn bản sai trái. Bồi dưỡng, huấn luyện nghiệp vụ công tác văn thư cũng là một biện pháp cần quan tâm. Cùng với hệ thống đào tạo chính qui theo bằng cấp, DN cần phát huy việc tổ chức bồi dưỡng cho những người mà hoạt động của họ có liên quan đến việc soạn thảo văn bản. Các cơ quan quản lý nhà nước cần có chương trình cụ thể hướng dẫn, cập nhật các qui định của nhà nước cho các DN. 6 4.Nhóm giải pháp tăng cường hỗ trợ cơ sở vật chất, kỹ thuật: Trong những năm qua, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác soạn thảo văn bản được thực hiện ở nhiều cơ quan, tổ chức. Doanh nghiệp không phải là một ngoại lệ. Phát huy việc ứng dụng khoa học công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin vào xử lý công việc từng bước thay thế việc dùng văn bản trong truyền đạt thông tin, giải quyết công việc có liên quan là một tất yếu khách quan. Vì vậy, văn bản được chuẩn hóa, được nạp sẵn các mẫu soạn thảo khác nhau để sử dụng nhiều lần thì việc soạn thảo văn bản sẽ nhanh chóng, thuận tiện, tiết kiệm hơn. Việc ứng dụng những thành tựu trên có đạt hiệu quả hay không cũng cần có các VB của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền qui định cụ thể mẫu một số VB thường gặp, giá trị pháp lý của các VB gửi đi theo con đường mạng máy tính. Bản thân doanh nghiệp cần coi trọng, quan tâm đến vai trò của văn bản trong hoạt động quản lý. Người soạn thảo văn bản, người duyệt văn bản không ngừng nâng cao trình độ soạn thảo văn bản. Có như vậy chúng ta mới có được các sản phẩm có chất lượng. 7 . chất lượng soạn thảo văn bản của doanh nghiệp tại TP. HCM tác giả đề xuất ba nhóm giải pháp chính nhằm nâng cao chất lượng soạn thảo văn bản quản lý tại. việc soạn thảo văn bản, nhất là hệ thống văn bản quản lý của doanh nghiệp; - Việc nhận thức tầm quan trọng của việc soạn thảo văn bản quản lý ở doanh nghiệp