Website: http://tailieunhanh.com Email: admin@tailieunhanh.com LỜI MỞ ĐẦU Ra đời và phát triển cùng với sự xuất hiện và tồn tại của nền công nghiệp hoá hiện đại hoá nước ta nên ngành văn thư đã trở thành một công cụ quản lý có hiệu quả. Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hành công việc của các cơ quan các tổ chức, nó là một hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản. Phục vụ cho sự lãnh đạo và điều hành của thủ trưởng cơ quan đơn vị. Chính vì thế mà công tác văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý nhà nước nói chung. Trong văn phòng công tác văn thư là một nội dung quan trọng không thể thiếu được, nó chiếm một phần lớn trong nội dung hoạt động của văn phòng nhằm đáp ứng và hoàn thiện để theo kịp sự phát triển của các nước trên thế giới. Cũng chính vì điều đó mà công tác văn thư trong cơ quan, các tổ chức ngày càng được quan tâm hơn. Đặc biệt là trong công cuộc cải cách hành chính nhà nước, công tác văn thư là một trong những trọng tâm tập trung đổi mới. Nhận thức được vấn đề đó cùng với những kiến thức tiếp thu được tại nhà trường, trong thời gian thực tập tìm hiểu công tác tổ chức văn thư tại Công ty xây dựng công trình giao thông 118. Em đã lựa chọn đề tài văn thư cho luận văn tốt nghiệp của mình. Do thời gian và trình độ nghiên cứu còn nhiều hạn chế luận văn có thể không tánh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy cô giáo và bộ môn để luận văn của em hoàn thiện hơn. Qua đây, em xin chân thành cảm ơn thầy cô giáo trong bộ môn văn thư, đặc biệt là cô giáo Phùng Thị Phương Liên cùng các cô, các chú, anh chị phòng hành chính của Công ty Cổ Phần Xây Dựng Công Trình Giao Thông 118 đã giúp em hoàn thiện luận văn này. BẢN THU HOẠCH THỰC TẬP ĐƯỢC CHIA LÀM 4 PHẦN 1 Website: http://tailieunhanh.com Email: admin@tailieunhanh.com Phần I: Chức năng nhiệm vụ cơ cấu tổ chức của công ty và văn phòng công ty. 1. Chức năng và nhiện vụ của công ty. 2. Cơ cấu tổ chức của Công ty. Phần II: Tình hình thực tế của công ty nói chung và công tác thư ký, văn thư, lưu trữ nói riêng. 1. Tình hình thực tế chung của Công ty. 2. Công tác thư ký. 3. Công tác văn thư. 4. Công tác lưu trữ. Phần III: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác thư ký, văn thư, lưư trữ của công ty. 1. Đánh giá chung về khâu công việc. 2. Đề xuất các biện pháp để phát huy, khắc phục. Phần IV: Nhận xét của Công ty về kết quả thực tập của sinh viên. 1. ý thức tổ chức kỷ luật. 2. Hiệu quả công việc trong thời gian thực tập. 3. Xếp loại. 4. Thang điểm. 5. Chữ ký của lãnh đạo trong Công ty thực tập. 2 Website: http://tailieunhanh.com Email: admin@tailieunhanh.com 3 Website: http://tailieunhanh.com Email: admin@tailieunhanh.com PhÇn I I. Chức năng nhiệm vụ của cơ cấu tổ chức công ty 1. Chức năng nhiệm vụ của công ty. Công ty Cổ phần XD-CTGT 118 là một cơ quan nhà nước được thành lập căn cứ vào quyết định số 528/ 2001/ QĐ / BGTVT ngày 28 tháng 02 năm 2001 của Bộ GTVT về việc chuyển đổi doanh nghiệp nhà nước công ty công trình Giao thông 118 thành Công ty cổ phần XD- CTGT 118. - Nhiệm vụ chủ yếu của công ty. Phục vụ đổi mới mạnh mẽ toàn diện ở tất cả mọi khâu về con người, công nghệ, thiết bị, hệ thống quản lý, ngành nghề . để nâng cao đời sống cho con người. 2.Cơ cấu tổ chức của công ty và phòng hành chính. 2.1Cơ cấu tổ chức của công ty. Công ty Cổ phần XD- CTGT 118 là do giám đốc phụ trách, giúp việc cho giám đốc là 4 phó Giám đốc và các phòng ban gồm có: - Văn phòng Hành chính. - Phòng Tài chính Kinh tế. - Phòng Kinh tế thị trường. - Phòng Quản lý thiết bị. - Phòng Công nghệ Kinh tế Đầu tư. - Phòng Công Đoàn. 2.2 Cơ cấu của văn phòng hành chính: Gồm có: Chánh văn phòng là người lãnh đạo văn phòng tham mưu về tuyển dụng đào tạo nhân lực 01 . Phó văn phòng phụ trách theo dõi công tác LĐTL 01 . Cử nhân luật chuyên về công tác BHLĐ, chuyên viên pháp luật 01. Thống kê chế độ chính sách kiêm văn thư lưu trữ 01. Thống kê LĐTL 01. Quản trị hành chính đời sống 01. Nhân viên nấu kiêm tạp vụ 01. Nhân viên lái xe con 03. Nhân viên bảo vệ trong giờ hành chính, trực tổng đài, sao chép tài liệu 01 và người làm bảo vệ của công ty 02. 4 Website: http://tailieunhanh.com Email: admin@tailieunhanh.com Sơ đồ tổ chức. Phó văn phòng Nhân viên quản trị đời sống Cán bộ BHLĐ, chuyên viên pháp luật Nhân viên chế độ chính sách kiêm văn thư Nhân viên thống kê lao động tiền lương Nhân viên bảo vệ , trực tổng đài , sao chép tài liệu Nhân viên bảo vệ trực điện nước Nhân viên nấu ăn kiêm tạp vụ Nhân viên lái xe con Chánh văn phòng 5 Website: http://tailieunhanh.com Email: admin@tailieunhanh.com Phần II Tình hình thực tế về công tác văn thư ở Công ty Cổ Phần Xây Dựng Công Trình Giao Thông 118 1. Khái quát tình hình Công ty. 1.1 Qúa trình hình thành và phát triển Công ty. Tiền thân của Công ty Cổ Phần Xây Dưng Công Trình Giao Thông 118 được thành lập từ tháng 10 năm 1982 có nhiệm vụ tiếp nhận một phần các máy móc,thiết bị do Liên Xô viện trợ để thi công các công trình giao thông đường sắt, đường bộ thuộc khu đầu mối và vành đai Hà Nội. Năm 1983 Công ty đổi tên thành Công trường 212, sau đó lấy tên là đường bộ 118. Đến năm 1993 đổi tên thành Công ty Công Trình Giao Thông 118 trực thuộc Tổng Công ty Xây Dựng Công trình Giao Thông I- Bộ Giao Thông vận Tải. Từ năm 1999 đến nay, công ty đã đổi mới mạnh mẽ toàn diện ở tất cả mọi khâu về con người, công nghệ, thiết bị, hệ thống quản lý, ngành nghề . vì thế đã tạo ra những bước tiến nhẩy vọt. Sau 3 năm đổi mới, sản lượng 2001 đã tăng gần 10 lần so với năm 1998 và có nền tảng tài chính ổn định, lành mạnh. Tháng 1 năm 2002 công ty tiến hành chuyển đổi hình thức sở hữu, từ một doanh nghiệp nhà nước hạch toán độc lập thành công ty Cổ Phần thuộc Tổng Công ty Xây dựng CTGT 1 Bộ giao thông vận tải, đổi tên thành công ty cổ phần Xây dựng CTGT 118- Quyết định thành lập và hoạt động từ ngày 01 tháng 01 năm 2002. 6 Website: http://tailieunhanh.com Email: admin@tailieunhanh.com Trong quá trình hoạt động, Công ty đã tham gia thi công nhiều dự án lớn của quốc gia như: Đường Bắc Thăng Long - Nội Bài, Quốc lộ 5, Quốc lộ 18, vành đai 3 Hà Nội . Hiện nay, công ty đang đồng thời thi công các dự án lớn như: Dự án mở rộng quốc lộ 1A, dự án xây dựng đường Hồ Chí Minh, các hạng mục hạ tầng nhà máy lọc dầu Dung Khuất vào khu công nghiệp Dung Khuất, đường vào thuỷ điện Đại Ninh, công trình 353 cầu Dào Đồ Sơn, Đông Hà- Huế, công trình Long An, Khách sạn Đông Dương . và hàng loạt các công trình giao thông ở các địa phương trong cả nước. Tất cả các công trình giao thông công ty thi công đều đạt chất lượng cao, hoàn thành đúng tiến độ, đẹp về mỹ thuật, đa dạng về sản phẩm, được chủ đầu tư và Tổng công ty xây dựng CTGT 1 đánh giá cao. Đồng thời công ty đang xúc tiến đấu thầu hàng loạt các dự án có giá trị lớn thuộc các lĩnh vực xây dựng cầu, đường, bến cảng, theo nhiều hình thức và nguồn vốn. Tiếp tục đổi mới hoàn thiện, đa dạng hoá nghành nghề và mở rộng thêm thị trường, lấy việc đầu tư và xây dựng cầu, đường làm trọng tâm. Phấn đấu đến 2005 doanh thu hàng năm đạt từ 20 triệu USD trở lên. Từ đầu năm 1999 công ty dã đầu tư thiết bị và con người để đưa máy tính vào công tác quản lý, điều hành sản xuất. Đến cuối năm 2000 đã hoàn thiện cơ bản và áp dụng thành công việc thiết lập nội bộ ( LAN ) và sử dụng phần mềm ứng dụng ở tất cả các khâu quản lý trong công ty. Cuối năm 2002 công ty đã được cấp chứng chỉ quốc tế ISO 9001-2000. Ngành nghề kinh doanh chủ yếu, xây dựng các công tình giao thông trong cả nước, xây dựng các công trình công nghiệp dân dụng, thuỷ lợi và đường điện lưới 35 KV, nạo vét , bồi đắp mặt bằng, đào đắp nền, đào đắp công trình, đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng cụm dân cư, đô thị . 1.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và quy trình công nghệ. Ngành XDCB là ngành sản xuất vật chất có đặc điểm riêng, nó tạo nên cơ sở hạ tầng cho nền kinh tế quốc dân. Sản phẩm của ngành xây dựng là những công trình ( nhà máy, cầu đường, công trình phúc lợi .) có đủ điều kiện đưa vào sản xuất hoặc sử dụng ngay sau khi hoàn thành. Xuất phát từ những đặc điểm 7 Website: http://tailieunhanh.com Email: admin@tailieunhanh.com đó, quá trình sản xuất của công ty mang tính liên tục, đa dạng và phức tạp, trải qua nhiều giai đoạn khác nhau. Mỗi công trình đều có dự toán, thiêt kế riêng, địa điểm thi công khác nhau.Vì vậy để tổ chức sản xuất kinh doanh công ty đã lập ra các đội thi công và các đội cầu để các đội sản xuất trực tiếp thực hiện các giai đoạn trong quy trình công nghệ. Các giai đoạn để thi công công trình giao thông ( cầu, đường ) của công ty được mô tả như sau: - Giai đoạn khảo sát thi công: Đây là giai đoạn quan trọng nhất trong quá trình thi công một công trình, nó quyết định trực tiếp đến quá trình tồn tại của công trình. ở giai đoạn này, ngay sau khi nhận bàn giao tuyến, công ty sẽ thành lập ngay đội khảo sát thiết kế được trang bị đầyđủ các thiết bị, dụng cụ khảo sát thiết kế cho dự án. Đội khảo sát sẽ tién hành ngay công tác đo đạc, kiểm tra hệ thống cọc mốc, cọc tim và các cọc dấu trên toàn tuyến. Từ đó, thiết kế và chọn phương án thi công hợp lý. - Giai đoạn thi công: Đối với thi công cầu, công ty áp dụng phương pháp đóng cọc, đổ trụ và làm dầm bê tông để thi công cầu có quy mô vừa và nhỏ ( chiều dài khoảng 300 m ). Còn thi công đường có quy trình như sau: đào đất hữu cơ dải vải địa kỹ thật và đắp cát đệm; đắp nền đường, đắp sỏi đỏ, thi công lớp cấp phối đá dăm, tưới nhựa thấm, thi công lớp bê tông nhựa và thi công lề đường. Khảo sát thi công Thi công Hoàn thiện Bàn giao Nghiệm thu 8 Website: http://tailieunhanh.com Email: admin@tailieunhanh.com - Giai đoạn hoàn thiện: Thực hiện các công tác hoàn thiện cần thiết nhằm đảm bảo tính thẩm mỹ của công trình. - Giai đoạn nhiệm thu: Tiến hành kiểm tra thực tế các khoản mục công trình đúng như thiết kế được duyệt thì tiến hành nghiệm thu. - Giai đoạn bàn giao: Khi công trình đã nghiệm thu xong thì tiến hành bàn giao đưa vào sử dụng. 1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty. Công ty Cổ Phần Xây Dựng CTGT 118 đã xây dựng đựơc môt mô hình quản lý và hạch toán phù hợp với yêu cầu của nền kinh tê thị trường, chủ động trong sản xuất kinh doanh, có uy tính trên thị trường trong lĩnh vực XDCB, đảm bảo đứng vững và phát triển trong điều kiện hiện nay. Với bộ máy quản lý gọn nhẹ, các phòng chức năng đã đáp ứng nhiệm vụ chỉ đạo và kiểm tra mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn công ty. Đứng đầu bộ máy của công ty là giám đốc điều hành. Ngoài việc uỷ quyền cho các Phó giám đốc, Giám đốc còn trực tiếp chỉ đạo thông qua các phòng ban. Các phòng ban chức năng chịu sự quản lý của ban giám đốc, gồm: Phòng tổ chức hành chính: có nhiệm vụ giải quyết mọi công việc của công ty, tổ chức thực hiện công tác văn phòng, quản lý công văn giấy tờ có liên quan đến tổ chức hành chính. Giúp ban Giám đốc trong công tác tổ chức nhân sự, hành chính của công ty. Phòng kỹ thuật kinh tế đầu tư: Tham mưu giúp việc cho giám đốc về công tác kế hoạch. Quản lý công tác kỹ thuật chất lượng công trình. Phòng kinh tế thị trường: làm công tác maketing giúp công ty ký kết các hợp đồng. Quản lý các hợp đồng, theo dõi khối lượng công việc nghiệm thu công trình, lập các báo cáo dự toán tham gia đấu thầu các công trình. Phòng tài chính kế toán: Tham mưu giúp việc cho giám đốc về công tác quản lý tài chính của toàn công ty theo đúng chức năng giám đốc đồng tiền. Thanh toán, quyết toán các công trình với đối tác bên trong và bên ngoài công ty. Thanh toán tiền lương, thưởng cho các cán bộ công nhân viên trong công ty. 9 Website: http://tailieunhanh.com Email: admin@tailieunhanh.com Phòng quản lý thiết bị: Quản lý toàn bộ trang thiết bị kỹ thuật, xe máy thi công của công ty. Lập kế hoạch sủa chữa bồi đưỡng định kỳ hàng quý, hàng năm cho các trang thiết bị. Lập kế hoach khấu hao mua sắm bổ xung trang thiết bị phục vụ sản xuất của công ty. Quản lý về công tác khoa học công nghệ. 10