Website: http://tailieunhanh.com Email: admin@tailieunhanh.com PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Bảo quản vốn tài liệu thư viện là một khâu quan trọng trong quy trình xử lý nghiệp vụ của các cơ quan Thông tin – Thư viện. Bảo quản tài liệu bao gồm những chính sách và hoạt động thực tiễn đặc thù nhằm bảo vệ những tài liệu thư viện và lưu trữ khỏi bị làm hư hỏng, gây thiệt hại và huỷ hoại, bao gồm những phương pháp và kỹ thuật do đội ngũ chuyên môn đề ra. Cùng với tiềm lực về trang thiết bị kỹ thuật, nguồn thông tin con người…, bảo quản vốn tài liệu có một ý nghĩa rất quan trọng, nhằm giữ gìn di sản văn hoá dân tộc và nhân loại, nâng cao chất lượng phục vụ người dùng tin, tiết kiệm ngân sách nhà nước. Do vậy mà công tác bảo quản cũng góp phần không nhỏ vào việc nâng cao uy tín, chất lượng hoạt động của thư viện, góp phần quyết định sự tồn tại và phát triển của cơ quan Thông tin – Thư viện. Thư viện quốc gia Việt Nam là trung tâm văn hoá, khoa học, giáo dục của cả nước. Là nơi tàng trữ, bảo tồn, truyền bá di sản văn hoá dân tộc, nguồn tri thức của nhân loại, góp phần vào sự phát triển kinh tế – xã hội của đất nước. Hiện nay thư viện quốc gia Việt Nam đã có một vốn tài liệu lớn về số lượng, phong phú về nội dung với nhiều tài liệu quý hiếm mà không phảI nơI nào có được. Đặc biệt là các xuất bản phẩm qua nguồn nộp lưu chiểu với số lượng ngày một tăng mà diện tích kho có hạn, vốn tài liệu quý hiếm như kho tài liệu Hán – Nôm, sách, báo, tạp chí trước năm 1945… Mặc dù thư viện đã có những biện pháp và trang thiết bị nhằm bảo quản tài liệu thư viện nhưng cùng với thời gian, các điều kiện về môi trường, khí hậu và các nhân tố khác ngày càng tác động mạnh mẽ đến quá trình huỷ hoại và tự huỷ hoại của tài liệu, đặc biệt là tài liệu quý hiếm. Do vốn tài liệu được hình thành từ lâu và quý hiếm như vậy nên một vấn đề cấp thiết đặt ra cho các chuyên gia Thông tin – thư viện nói chung và cán bộ Thư viện quốc gia nói riêng làm thế nào để bảo quản và lưu giữ lâu dài tài liệu nhằm sử dụng hữu ích cho thế hệ hôm nay và mai sau. Chính vì vậy mà tôi chọn 1 Website: http://tailieunhanh.com Email: admin@tailieunhanh.com đề tài “Công tác bảo quản tài liệu tại Thư viện quốc gia Việt Nam” làm niên luận của mình. 2. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Niên luận nghiên cứu công tác bảo quản tài liệu tại Thư viện Quốc gia Việt Nam, thực trạng bảo quản tài liệu tại thư viện quốc gia và một số giải pháp nhằm hoàn thiện và tăng cường công tác bảo quản tài liệu tai Thư viện Quốc gia Việt Nam. 3. Phương pháp nghiện cứu Để hoàn thành niên luận, ngoài việc áp dụng phương pháp luận của triết học, tôi đã tiến hành thu thập, thống kê, phân tích, só sánh, tổng hợp tài liệu, số liệu. 4. Nhiệm vụ nghiên cứu Niên luận nghiên cứu về: - Hoạt động chính của Thư viện Quốc gia Việt Nam. - Nghiên cứu thực trạng bảo quản tài liệu tại Thư viện Quốc gia. - Nghiên cứu, đề xuất một số giải pháp hoàn thiện và tăng cường công tác bảo quản vốn tài liệu Thư viện. 2 Website: http://tailieunhanh.com Email: admin@tailieunhanh.com 5. Cơ cấu của niên luận Ngoài phần mở đầu và kết luận, phần nội dung của niên luận bao gồm 3 chương: Chương I: Thư viện Quốc gia với việc phát triển văn hoá, giáo dục, kinh tế, xã hội ở Việt Nam hiện nay. Chương II: Khảo sát thực trạng bảo quản tài liệu ở Thư viện Quốc gia Việt Nam. Chương III: Nghiên cứu, đề xuất một số biện pháp hoàn thiện và phát triển bảo quản tài liệu. 3 Website: http://tailieunhanh.com Email: admin@tailieunhanh.com PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I THƯ VIỆN QUỐC GIA VỚI VIỆC PHÁT TRIỂN VĂN HOÁ, GIÁO DỤC, KINH TẾ, XÃ HỘI Ở VIỆT NAM HIỆN NAY 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của thư viện quốc gia Việt Nam Thư viện quốc gia Việt Nam (National Library of Viet Nam) nguyên là sở lưu trữ và thư viện Đông Dương thành lập ngày 29/11/1917. Ngày 21/06/1919 thư viện chính thức mang tên Thư viện Trung ương Hà Nội. Năm 1935 thư viện mang tên Pie Paskiơ. Ngày 20/10/1945 thư viện đổi tên thành Quốc gia thư viện. Năm 1946 khi Pháp chiếm đóng Hà Nội thư viện mang tên Thư viện Trung ương. Năm 1953 đổi tên thành tổng thư viện do sát nhập viện Đại học Hà Nội. Từ ngày 29/06/1957 đến nay thư viện mang tên Thư viện Quốc gia Việt Nam. Thư viện quốc gia Việt Nam là thư viện trung ương lớn nhất của cả nước với vốn tài liệu phong phú và đa dạng. Nhờ có sắc lệnh nộp lưu chiểu và thực hiện tốt công tác bổ sung, vốn tài liệu trong Thư viện Quốc gia có khoảng 1,5 triệu bản sách, gần 10000 tên báo, tạp chí, hơn 13000 luận án tiến sỹ. Thư viện có quan hệ trao đổi với 130 đơn vị trong và ngoài nước (thư viện, cơ quan văn hoá, giáo dục, báo chí) của 34 nước trên thế giới. Thư viện hiện có 192 công nhân viên chức, trong đó có khoảng hơn 85% có trình độ đại học và trên đại học, công tác trong 11 phòng chức năng. Hiện nay thư viện quốc gia Việt Nam là thành viên chính thức của Hiệp hội quốc tế các Hội thư viện và cơ quan thư viện (IFLA). 1.2. Chức năng, nhiệm vụ của thư viện quốc gia Việt Nam Theo quyết định số 579/TC- QĐ của Bộ trưởng Bộ văn hoá Thông tin ban hành ngày 17/03/1997 về chức năng nhiệm vụ và tổ chức bộ máy của Thư viện quốc gia Việt Nam :"Thư viện Quốc gia Việt Nam là đơn vị sự nghiệp của Bộ văn hoá Thông tin có chức năng: thu thập bảo tồn sách, báo, tài liệu chọn lọc của nước ngoài; tổ chức thông tin phổ cập rộng rãi cho mọi đối tượng sử dụng theo quy định của nhà nước và của Bộ văn hoá Thông tin” 4 Website: http://tailieunhanh.com Email: admin@tailieunhanh.com Pháp lệnh thư viện thông qua ngày 28/12/2000 quy định về nhiệm vụ của Thư viện quốc gia Việt Nam như sau: - Thu nhận xuất bản phẩm trong nước theo chế độ nộp lưu chiểu, biên soạn và xuất bản thư mục quốc gia - Thu nhận luận án tiến sĩ của các nhaf khoa học Việt Nam được bảo vệ trong và ngoài nước - Thu nhận các loại hình tài liệu của nước ngoài bằng các hình thức: mua, trao đổi, nhận biếu tặng - Xử lý tài liệu, xây dựng bộ máy tra cứu tìm tin, tổ chức cho người sử dụng thư viện khai thác tài liệu tại chỗ và trong cả nước thông qua việc phối hợp liên thư viện và mạng thông tin - Thực hiện thông tin khoa học, văn hoá, nghệ thuật - Nghiên cứu thư viện học và ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thư viện Hướng dẫn nghiệp vụ cho mạng lưới thư viện trong cả nước - Hợp tác, trao đổi với các thư viện và trung tâm thông tin-tư liệu trong nước và nước ngoài theo định hướng của Bộ Văn hóa-thông tin - Quản lý công chức, tài sản, tài chính của cơ quan theo quy định của Nhà nước và của Bộ Văn hoá-thông tin. 5 Website: http://tailieunhanh.com Email: admin@tailieunhanh.com 1.3. Cơ cấu tổ chức của Thư viện Quốc gia Theo quyết định số 579 ngày 17/3/1997, bộ máy tổ chức của Thư viện Quốc gia Việt Nam bao gồm : - Về lãnh đạo : 01 Giám đốc, 02 Phó giám đốc và thư ký hội đồng khoa học, đặt dưới sự lãnh đạo trực tiếp của Bộ Văn hoá Thông tin. - Về tư vấn khoa học : Hội đồng khoa học. - Bộ máy tổ chức gồm 11 phòng chức năng : - Phòng hành chính tổng hợp. - Phòng quan hệ quốc tế. - Phòng lưu chiểu. - Phòng bổ sung và trao đổi tài liệu quốc tế. - Phòng phân loại – biên mục. - Phòng tin học. - Phòng nghiên cứu và hướng dẫn nghiệp vụ. - Phòng đọc sách. - Phòng đọc báo, tạp chí. - Phòng tra cứu. - Phòng bảo quản. 6 Website: http://tailieunhanh.com Email: admin@tailieunhanh.com CHƯƠNG II KHẢO SÁT THỰC TRẠNG BẢO QUẢN TÀI LIỆU CỦA THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM 2.1. Vài nét về phòng bảo quản Công tác bảo quản vốn tài liệu là công việc chung của thư viện. Tuy nhiên vì Thư viện Quốc gia Việt Nam là thư viện có chức năng thu thập và tàng trữ đời đời vốn tài liệu dân tộc, thu thập có chọn lọc và bảo quản lâu dài tài liệu nước ngoài có giá trị. Do vậy mà công tác bảo quản tài liệu có một ý nghĩa đặc biệt quan trọng cần có một bộ phận chuyên về bảo quản tài liệu. Đó là lý do mà phòng bảo quản tài liệu đã có từ những ngày đầu thư viện mới ra đời. Phòng bảo quản ra đời với chức năng : xây dựng chiến lược, kế hoạch về công tác quản lý, tổ chức hệ thống kho tài liệu, bảo quản, giữ gìn và tổ chức, cung cấp, khai thác,sử dụng tài liệu. Nghiên cứu, đề xuất giải pháp phòng chống các tác nhân huỷ hoại tài liệu. Nhiệm vụ cơ bản của phòng bảo quản bao gồm : - Tổ chức làm vệ sinh tài liệu, kho tàng, tu sửa, đóng bìa cứng, mềm cho các loại tài liệu, dán chỉ từ cho tài liệu phục vụ trong kho mở. - Nghiên cứu các hình thức, phương pháp mới về bảo quản vốn tài liệu thư viện, áp dụng các phương pháp kỹ thuật tiên tiến vào việc chống và hạn chế ảnh hưởng của ác tác nhân đối với sự huỷ hoại và tự huỷ hoại của các tài liệu thư viện. - Nghiên cứu lý luận, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác bảo quản tài liệu. - Lấy sách theo phiếu yêu cầu cho phòng đọc theo phiếu yêu cầu và phòng đọc tài liệu quý hiếm Hiện nay phòng bảo quản có 16 cán bộ, 01 trưởng phòng và 02 phó phòng. Tất cả đều chưa qua lớp chính quy về công tác bảo quản, chỉ một số cán bộ mới qua lớp tập huấn ngắn hạn hay hội thảo về bảo quản tài liệu. 2.2. Các hình thức, biện pháp bảo quản tài liệu 7 Website: http://tailieunhanh.com Email: admin@tailieunhanh.com Quá trình bảo quản tài liệu luôn phụ thuộc vào thực trạng, loại hình tài liệu được bảo quản và trong bất cứ trường hợp nào việc kéo dài tuổi thọ cho tài liệu luôn là vấn đề mấu chốt nhất. Hiện tại Thư viện Quốc gia Việt Nam đang lưu giữ một số lượng tài liệu lớn với vốn sách, báo-tạp chí theo số liệu thống kê tháng 2 năm 2007 cụ thể như sau: - Sách Việt: 374477 bản - Sách ngoại: 65497 bản - Sách Hán- Nôm: 5205 bản - Sách Hoa: 44541 bản - Sách Pháp: 45677 bản - Sách quỹ Châu Á: 4500 bản - Sách Nga: 268070 bản - Kho sách Đông Dương: 53901 bản - Sách Nhật và Triều Tiên: 4374 bản - Sách nhạc: 21329 cuốn - Tranh: 3073 cuốn - Bản đồ: 2235 - Kho tài liệu nghiệp vụ: hơn 3000 bản (tiếng Việt, tiếng nước ngoài), trong đó có 32 tên tạp chí chuyên ngành. - Kho lưu chiểu: 207034 tên sách Kho báo-tạp chí bao gồm: - Báo-tạp chí tiếng Việt: 1530 tên - Báo-tạp chí tiếng Pháp: 978 tên - Báo-tạp chí tiếng Anh:2150 tên - Báo-tạp chí tiêng Nga: 750 tên - Báo-tạp chí tiếng Trung: 500 tên - Kho báo-tạp chí nghiên cứu: 1718 tên - Kho báo-tạp chí nước ngoài khác: 840 tên 8 Website: http://tailieunhanh.com Email: admin@tailieunhanh.com Hiện nay Thư viện Quốc gia Việt Nam đã có những biện pháp, một số trang thiết bị kỹ thuật nhằm phục vụ công tác bảo quản tài liệu. Tuy nhiên vốn tài liệu đang ở trong tình trạng báo động, nhiều sách, báo-tạp chí bị rách nát, hư hỏng nặng, đặc biệt là những tài liệu xuất bản trước năm 1945 như kho sách Hán-Nôm, kho sách Đông Dương, báo-tạp chí nghiên cứu… bị ố vàng, mốc, mờ chữ, mối mọt, giòn, dễ mục nát. Vốn tư liệu bị hư hỏng như vậy phải kể đến một số nguyên nhân chủ yếu sau: - Sự tự huỷ hoại của bản thân tài liệu: dù cho tài liệu được giữ gìn cẩn thận nhưng sau một thời gian tài liệu vẫn bị huỷ hoại và không thể tránh khoi do trong quá trình tạo ra giấy người ta sử dụng nhiều hoá chất, đặc biệt axit để tẩy trắng giấy, dưới tác động của độ ẩm trong không khí giấy rất dễ bị phân huỷ. Còn đối với tài liệu từ tính sau một thời gian từ tính giảm nên thông tin lưu giữ trong chúng bị ảnh hưởng, chất lượng giảm có khi còn bị hư hỏng không sử dụng được. - Sự xâm hại của các loại côn trùng, đặc biệt là mối mọt, gián, con dài đuôi và chuột làm cho kho sách báo bị hư hại. - Môi trường chứa tài liệu chưa đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật: Độ ẩm cao trên 70% tài liệu sẽ bị cồng lên méo mó hoặc dễ dàng bị mủn nát do giấy hut ẩm dễ dàng tạo điều kiện cho nấm mốc, côn trùng phát triển, độ ẩm thấp giấy bị khô giòn. Còn khi độ ẩm thay đổi thường xuyên gây các biến dạng vật lý, làm đứt các sợi xenlulo giấy nhanh bị rách nát. Do vậy mà độ ẩm là nhân tố gây huỷ hoại tài liệu nguy hiểm nhất. Ánh sáng cũng giữ một vai trò rất quan trọng đối với tài liệu, ánh sáng tự nhiên chiếu vào tài liệu co hơi nóng làm giảm độ ẩm tương đối trong không khí, đẩy mạnh quá trình oxy hoá làm giòn tài liệu và mực màu bị phai mờ. ánh sáng nhân tạo dù không gây ra nhiều tác hại như ánh sáng tự nhiên nhưng cũng bị ảnh hưởng: các bóng đèn tròn đỏ tạo ra các tia hồng ngoại, bóng đèn huỳnh quang tuy nhiệt độ thấp nhưng lại phát ra nhiều tia cực tím phá huỷ những liên kết hóa học trong giấy làm cho giấy dễ bị rách. 9 Website: http://tailieunhanh.com Email: admin@tailieunhanh.com Nhiệt độ trong kho cao sẽ gây ra những phản ứng hóa học làm mất sự thuỷ phân trong giấy làm cho giấy mờ chữ, bị giòn, phim ảnh giãn nở mở rộng . Nhiệt độ thấp, không khí ẩm ướt dễ tạo điều kiện cho nấm mốc phát triển , tài liệu mủn nát, ố mốc, phim ảnh bị co lại. Nhiệt độ lên xuống thất thường sẽ dẫn đến hiện tượng co bóp các cơ sợi theo hướng dọc ngang làm cho nó tự suy giảm độ bền cơ học. Bụi là kẻ thù giấu mặt của tài liệu có tác hại làm bào mòn tài liệu, sự co giãn của tài liệu có thể làm cho bụi đâm rách các thớ giấy. Trong bụi có lẫn nhiều tế bào nấm mốc, vô số vi khuẩn và trứng các loại côn trùng do vậy nếu gặp điều kiện thuận lợi chúng sẽ phát triển một cách nhanh chóng. - Do sự sử dụng quá tải của con người đối với một số tài liệu quý hiếm và ý thức sử dụng tài liệu của bạn đọc chưa cao, hiện tượng cắt xé, đánh dấu tài liệu vẫn còn, đặc biệt là phòng đọc báo-tạp chí, sách bị gấp nếp… Cán bộ thư viện nhiều khi không kiểm soát hết được bạn đọc nên đã không kịp thời nhắc nhở bạn đọc, không kiểm tra tài liệu trước khi cho bạn đọc mượn và sau khi bạn đọc trả Nhiều tài liệu đem đi photocopy, nhiệt độ nóng của máy photocopy cũng làm cho tài liệu bị hư hỏng. - Ngày trước khi phong kiến phương Bắc và thực dân Pháp sang xâm lược nước ta cũng đã mang về nước nhiều tài liệu quý hiếm - Kinh phí đầu tư cho công tác bảo quản còn hạn chế … Với thực trạng vốn tài liệu như hiện nay, để hạn chế sự huỷ hoại của tài liệu nhằm bảo quản tốt vốn tài liệu dân tộc và tài liệu có giá trị của nước ngoài đồng thời phục vụ bạn đọc một cách đầy đủ, nhanh chóng, hiệu quả Thư viện quốc gia Việt Nam đã áp dụng một số biện pháp 2.1.1. Tổ chức và sắp xếp một số loại tài liệu theo kho riêng để có chế độ bảo quản thích hợp - Kho lưu chiểu - Kho Đông Dương - Kho Hán- Nôm 10