Lời mở đầu Trong nền kinh tế thị trờng, để có thể đứng vững trên thị trờng cạnh tranh ngày càng gay gắt, đáp ứng nhu cầu ngày một tăng của khách hàng, các công ty luôn phải chú trọng tới việc nâng cao chất lợng sản phẩm, giá cả phù hợp. Quá trình đổi mới cơ chế quản lý của các doanh nghiệp Việt Nam cũng cho thấy, doanh nghiệp nào xây dựng và thực thi tốt chính sách quản lý và sử dụng tài sản ngắn hạn thì doanh nghiệp đó sẽ có lợi nhuận cao, sản phẩm mới có tính cạnh tranh. Do vậy việc sử dụng tài sản ngắn hạn một cách hiệu quả luôn là vấn đề đặt ra mà các nhà quản lý phải quan tâm. Thực tế nhiều năm qua cho thấy, bên cạnh những doanh nghiệp làm ăn phát đạt còn không ít những doanh nghiệp rơi vào tình trạng thua lỗ, phá sản. Mặc dù hầu hết các vụ phá sản trong kinh doanh là hệ quả của nhiều yếu tố chứ không phải chỉ do quản trị vốn lu động tồi. Nhng thực tế thì sự bất lực của một số công ty trong việc hoạch định và kiểm soát chặt chẽ các loại tài sản ngắn hạn và các khoản nợ ngắn hạn hầu nh là nguyên nhân dẫn đến thất bại cuối cùng của họ. Tài sản ngắn hạn giữ một vai trò hết sức quan trọng, dù cho đó là doanh nghiệp kinh doanh hay công ích, doanh nghiệp thơng mại hay sản xuất, doanh nghiệp thua lỗ hay đang hng thịnh muốn tồn tại và phát triển thì các doanh nghiệp luôn phải nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản ngắn hạn của mình. Trong thời gian qua, mặc dù công ty cổ phần tập đoàn HiPT đã có nhiều cố gắng trong việc quản lý và sử dụng tài sản ngắn hạn một cách hiệu quả hơn, công ty có lợi nhuận tăng. Nhng kết quả cho thấy việc sử dụng tài sản ngắn hạn còn có nhiều điểm cha hợp lý dẫn đến hiệu quả sử dụng tài sản ngắn hạn còn cha cao. Mặc dù mục tiêu hiệu quả đạt đợc của các doanh nghiệp là khác nhau nhng tất cả đều hớng tới đạt đợc lợi nhuận cao nhất, đứng trớc tình 1 hình nh hiện nay công ty phải tìm cách để khắc phục tình trạng đó, đẩy nhanh công tác hoạt động nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản ngắn hạn của công ty mình trong thời gian tới. Do tầm quan trọng của vấn đề và quá trình tìm hiểu tình hình thực tế tại công ty cổ phần tập đoàn HiPT, đợc sự giúp đỡ nhiệt tình của thầy giáo h- ớng dẫn cùng các cán bộ công nhân viên trong công ty, đặc biệt là các cán bộ ban tài chính em đã chọn đề tài: Giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản lu động tại công ty xuất nhập khẩu nông sản thực phẩm Hà nội cho chuyên đề của mình. Do điều kiện về trình độ và thời gian có hạn nên trong bài viết không tránh khỏi những khiếm khuyết. Em rất mong sự chỉ bảo của thầy giáo TS. Trần Đăng Khâm, ngời đã hớng dẫn em trong thời gian qua. Em xin chân thành cảm ơn. 2 Chơng 1 Hiệu quả sử dụng tài sản lu động của các doanh nghiệp. 1.1. Khái quát về doanh nghiệp 1.1.1. Khái niệm Doanh nghiệp là chủ thể kinh tế độc lập, có t cách pháp nhân, hoạt động kinh doanh trên thị trờng nhằm làm tăng giá trị của chủ sở hữu. Doanh nghiệp là một cách tổ chức hoạt động kinh tế của nhiều cá nhân. Có nhiều hoạt động kinh tế chỉ có thể thực hiện đợc bởi các doanh nghiệp chứ không phải cá nhân. ở Việt Nam, theo luật doanh nghiệp: Doanh nghiệp là tổ chức kinh tế có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch ổn định, đợc đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật, nhằm mục đích thực hiện các hoạt động kinh doanh tức là thực hiện một, một số hoặc tất cả các công đoạn của quá trình đầu t, từ sản xuất đến tiêu thụ sản phẩm hoặc cung ứng dịch vụ trên thị trờng nhằm mục đích sinh lợi. 1.1.2. Phân loại Các doanh nghiệp ở Việt Nam bao gồm: Doanh nghiệp Nhà nớc, công ty cổ phần, công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty hợp danh, công ty liên doanh, doanh nghiệp t nhân. Trong nền kinh tế thị trờng, các doanh nghiệp bao gồm các chủ thể kinh doanh sau đây: Kinh doanh cá thể Kinh doanh góp vốn Công ty Kinh doanh cá thể Là loại hình đợc thành lập đơn giản nhất, không cần phải có điều lệ chính thức và ít chịu sự quản lý của Nhà nớc. 3 - Không phải trả thuế thu nhập doanh nghiệp, tất cả lợi nhuận bị tính thuế thu nhập cá nhân. - Chủ doanh nghiệp chịu trách nhiệm vô hạn đối với các nghĩa vụ và các khoản nợ, không có sự tách biệt giữa tài sản cá nhân và tài sản của doanh nghiệp. - Thời gian hoạt động của doanh nghiệp phụ thuộc vào tuổi thọ của ngời chủ. - Khả năng thu hốt vốn bị hạn chế bởi khả năng của ngời chủ. Kinh doanh góp vốn - Việc thành lập doanh nghiệp này dễ dàng và chi phí thành lập thấp. Đối với các hợp đồng phức tạp cần phải đợc viết tay. Một số trờng hợp cần có giấy phép kinh doanh. - Các thành viên chính thức có trách nhiệm vô hạn với các khoản nợ. Mỗi thành viên có trách nhiệm đối với phần tơng ứng với phần vốn góp. Nếu nh một thành viên không hoàn thành trách nhiệm trả nợ của mình, phần còn lại sẽ do các thành viên khác hoàn trả. - Doanh nghiệp tan vỡ khi một trong các thành viên chính thức chết hay rút vốn. - Khả năng về vốn hạn chế. - Lãi từ hoạt động kinh doanh của các thành viên phải chịu thuế thu nhập cá nhân. Công ty Công ty là loại hình doanh nghiệp mà ở đó có sự kết hợp ba loại lợi ích: các cổ đông (chủ sở hữu), của hội đồng quản trị và của các nhà quản lý. Theo truyền thống, cổ đông kiểm soát toàn bộ phơng hớng, chính sách và hoạt động của công ty. Cổ đông bầu nên hội đồng quản trị, sau đó hội đồng quản trị lựa chọn ban quản lý. Các nhà quản lý quản lý hoạt động của công ty theo cách thức mang lại lợi ích tốt nhất cho cổ đông. Việc tách rời quyền sở hữu khỏi các nhà quản lý mang lại cho công ty các u thế so với kinh doanh cá thể và góp vốn: 4 - Quyền sở hữu có thể dễ dàng chuyển cho cổ đông mới. - Sự tồn tại của công ty không phụ thuộc vào sự thay đổi sổ lợng cổ đông. - Trách nhiệm của cổ đông chỉ giới hạn ở phần vốn mà cổ đông góp vào công ty (trách nhiệm hữu hạn). Mỗi loại hình doanh nghiệp có những u, nhợc điểm riêng và phù hợp với quy mô và trình độ phát triển nhất định. Hầu hết các doanh nghiệp lớn hoạt động với t cách là các công ty. Đây là loại hình phát triển nhất của doanh nghiệp. 1.2. Hiệu quả sử dụng tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp 1.2.1. Tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp. 1.2.1.1. Khái niệm và đặc điểm tài sản ngắn hạn. Để đi vào hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp phải có t liệu sản xuất mà nó bao gồm hai bộ phận là t liệu lao động và đối tợng lao động. Nếu nh t liệu lao động tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất, hình thái vật chất không thay đổi từ chu kỳ đầu tiên cho tới khi bị sa thải khỏi quá trình sản xuất thì đối tợng lao động lại khác, nó chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất đến chu kỳ sản xuất sau lại phải sử dụng các đối tợng lao động khác. Phần lớn các đối tợng lao động thông qua quá trình chế biến để hợp thành thực thể của sản phẩm nh bông thành sợi, cát thành thuỷ tinh, một số khác bị mất đi nh các loại nhiên liệu. Bất kỳ hoạt động sản xuất kinh doanh nào cũng cần phải có các đối tợng lao động. Lợng tiền ứng trớc để thoả mãn nhu cầu về các đối tợng lao động gọi là vốn lu động của doanh nghiệp. Tài sản ngắn hạn là những tài sản thờng xuyên luân chuyển trong quá trình kinh doanh. Trong bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp, tài sản ngắn 5 hạn đợc thể hiện ở các bộ phận tiền mặt, các chứng khoán thanh khoản cao, phải thu và dự trữ tồn kho. Đối với doanh nghiệp kinh doanh, sản xuất thì giá trị các loại tài sản ngắn hạn chiếm tỷ trọng lớn, thờng chiếm từ 25% đến 50% tổng giá trị tài sản của chúng. Việc quản lý và sử dụng hợp lý các loại tài sản ngắn hạn có ảnh hởng rất quan trọng đối với việc hoàn thành các nhiệm vụ chung của doanh nghiệp. Trong quá trình hoạt động doanh nghiệp phải biết rõ số lợng, giá trị mỗi loại tài sản ngắn hạn là bao nhiêu cho hợp lý và đạt hiệu quả sử dụng cao. Tài sản ngắn hạn đợc phân bố đủ trong tất cả các khâu, các công đoạn nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh đợc diễn ra liên tục, ổn định tránh lãng phí và tổn thất vốn do ngừng sản xuất, không làm ảnh hởng đến khả năng thanh toán và đảm bảo khả năng sinh lời của tài sản. Do đó, tài sản ngắn hạn trong doanh nghiệp có các đặc điểm sau: - Tài sản ngắn hạn có tính thanh khoản cao nên đáp ứng khả năng thanh toán của doanh nghiệp. - Tài sản ngắn hạn là một bộ phận của vốn sản xuất nên nó vận động và luân chuyển không ngừng trong mọi giai đoạn của quá trình sản xuất kinh doanh. - Tài sản ngắn hạn có thể dễ dàng chuyển hóa từ dạng vật chất sang tiền tệ nên cũng vận động rất phức tạp và khó quản lý. 1.2.1.2. Phân loại tài sản ngắn hạn. Do đặc điểm của tài sản ngắn hạn là chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh và thờng xuyên luân chuyển trong quá trình sản xuất, vì vậy việc chuẩn bị các loại tài sản ngắn hạn là rất quan trọng. Tuỳ thuộc vào mỗi chu kỳ sản xuất mà giá trị các loại tài sản ngắn hạn lại thay đổi cho phù hợp. Trong quá trình quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nói chung và quản lý tài chính nói riêng, tuỳ theo yêu cầu quản lý và 6 dựa trên tính chất vận động của tài sản ngắn hạn, ngời ta có thể phân loại tài sản ngắn hạn nh sau: 1.2.1.2.1. Phân loại theo quá trình tuần hoàn và chu chuyển vốn Căn cứ vào quá trình tuần hoàn và chu chuyển vốn, tài sản ngắn hạn đ- ợc chia thành: - Tài sản ngắn hạn dự trữ : là toàn bộ tài sản ngắn hạn tồn tại trong khâu dự trữ của doanh nghiệp mà không tính đến hình thái biểu hiện của chúng, bao gồm: tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển, hàng mua đang đi đờng, nguyên nhiên vật liệu tồn kho, công cụ dụng cụ trong kho, hàng gửi gia công, trả trớc cho ngời bán. - Tài sản ngắn hạn sản xuất: là toàn bộ tài sản ngắn hạn tồn tại trong khâu sản xuất của doanh nghiệp, bao gồm: giá trị bán thành phẩm, các chi phí sản xuất kinh doanh dở dang, chi phí trả trớc, chi phí chờ kết chuyển, các khoản chi phí khác phục vụ cho quá trình sản xuất - Tài sản ngắn hạn lu thông: là toàn bộ tài sản ngắn hạn tồn tại trong khâu lu thông của doanh nghiệp, bao gồm: thành phẩm tồn kho, hàng gửi bán, các khoản nợ phải thu của khách hàng. Theo cách phân loại này giúp cho các nhà quản lý doanh nghiệp xác định đợc các nhân tố ảnh hởng đến quá trình luân chuyển của tài sản ngắn hạn để đa ra biện pháp quản lý thích hợp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng chúng một cách cao nhất. 1.2.1.2.2. Phân loại theo các khoản mục trên bảng cân đối kế toán Căn cứ vào các khoản mục trong bảng cân đối kế toán tài sản ngắn hạn bao gồm: tiền, các khoản đầu t ngắn hạn, các khoản phải thu, hàng tồn kho và tài sản ngắn hạn khác. Tiền mặt Tiền mặt đợc hiểu là tiền tồn quỹ, tiền trên tài khoản thanh toán của doanh nghiệp ở ngân hàng. 7 Nó đợc sử dụng để trả lơng, mua nguyên vật liệu, mua tài sản cố định, trả tiền thuế, trả nợ. Tiền mặt bản thân nó là loại tài sản không sinh lãi, do vậy trong quản lý tiền mặt thì việc tối thiểu hoá lợng tiền mặt phải giữ là mục tiêu quan trọng nhất. Sở dĩ việc giữ tiền mặt trong kinh doanh là vấn đề cần thiết xuất phát từ những lý do sau: + Đảm bảo giao dịch kinh doanh hàng ngày. Những khoản giao dịch này thờng là thanh toán cho khách hàng và thu tiền từ khách hàng, từ đó tạo nên số d giao dịch. + Bù đắp cho ngân hàng về việc ngân hàng cung cấp các dịch vụ cho doanh nghiệp. Số d tiền mặt loại này gọi là số d bù đắp. + Đáp ứng nhu cầu dự phòng trong trờng hợp biến động không lờng trớc đợc của các luồng tiền vào và ra. Loại tiền này tạo nên số d dự phòng. + Hởng lợi thế trong thơng lợng mua hàng. Loại tiền này tạo nên số d đầu cơ. Trong hoạt động kinh doanh, việc giữ tiền mặt là cần thiết nhng việc giữ đủ tiền mặt phục vụ cho kinh doanh đem lại nhiều lợi thế cho doanh nghiệp: + Khi mua các hàng hoá dịch vụ nếu có đủ tiền mặt, công ty có thể đ- ợc hởng lợi thế chiết khấu. + Giữ đủ tiền mặt, duy trì tốt các chỉ số thanh toán ngắn hạn giúp doanh nghiệp có thể mua hàng với những điều kiện thuận lợi và đợc hởng mức tín dụng rộng rãi. Việc thanh toán đầy đủ, chính xác, kịp thời sẽ tạo niềm tin cho các đơn vị tài trợ. + Giữ đủ tiền mặt giúp cho doanh nghiệp tận dụng đợc những cơ hội thuận lợi trong kinh doanh do chủ động trong các hoạt động thanh toán chi trả. + Khi có đủ tiền mặt giúp doanh nghiệp đáp đợc nhu cầu trong trờng hợp khẩn cấp nh đình công, hoả hoạn, chiến dịch Marketing của đối thủ cạnh 8 tranh, vợt qua khó khăn do yếu tố thời vụ và chu kỳ kinh doanh. Đây là điều quan trọng bởi nó có thể cứu nguy cho doanh nghiệp trong việc cạnh tranh với các doanh nghiệp khác. Các khoản đầu t ngắn hạn. Mục tiêu của các doanh nghiệp là việc sử dụng các loại tài sản sao cho hiệu quả nhất. ở trên ta thấy đợc các lợi thế của việc giữ tiền mặt song đó sẽ là hiệu quả nếu giữ đủ một lợng tiền mặt, tuy nhiên nếu giữ quá nhiều sẽ không đem lại cho doanh nghiệp một khoản tiền bởi các nhà quản lý luôn tính đến giá trị thời gian của tiền. Vì vậy việc đầu t chứng khoán luôn là sự quan tâm của các nhà quản lý. Các loại chứng khoán gần nh tiền mặt giữ vai trò nh một bớc đệm cho tiền mặt vì nếu số d tiền mặt nhiều doanh nghiệp có thể đầu t vào chứng khoán có khả năng thanh khoản cao, nhng khi cần thiết cũng có thể chuyển đổi chúng sang tiền mặt một cách dễ dàng và ít tốn kém chi phí. Do đó trong quản trị tài chính ngời ta sử dụng chứng khoán có khả năng thanh khoản cao để duy trì tiền mặt ở mức độ mong muốn. Ta có thể thấy điều này qua sơ đồ luân chuyển sau: 9 Các chứng khoán thanh khoản cao Đầu t tạm thời bằng cách mua chứng khoán có tính thanh khoản cao Bán những chứng khoán thanh khoản cao để bổ sung cho tiền mặt. Dòng thu tiền mặt Tiền mặt Dòng chi tiền mặt Ta thấy tiền mặt là một hàng hoá nhng đây là hàng hoá đặc biệt-một tài sản có tính lỏng nhất. Trong kinh doanh, doanh nghiệp cần một lợng tiền mặt và phải dùng nó để trả cho các hoá đơn một cách đều đặn. Khi lợng tiền mặt này hết, doanh nghiệp phải bán các chứng khoán có khả năng thanh khoản cao để có lợng tiền nh ban đầu. Các khoản phải thu Để thắng lợi trong cạnh tranh trên thị trờng các doanh nghiệp có thể sử dụng chiến lợc sản phẩm, về quảng cáo, về giá cả, về dịch vụ giao hàng và các dịch vụ sau khi mua bán nh vận chuyển, lắp đặt Tuy nhiên trong nền kinh tế thị trờng việc mua bán chịu là một việc không thể thiếu. Các doanh nghiệp bán hàng song có thể không nhận đợc ngay tiền hàng lúc bán mà nhận sau một thời gian xác định mà hai bên thoả thuận hình thành nên các khoản phải thu của doanh nghiệp. Việc cho các doanh nghiệp khác nợ nh vậy chính là hình thức tín dụng thơng mại. Với hình thức này có thể làm cho doanh nghiệp đứng vững trên thị trờng và trở nên giàu có nhng cũng không tránh khỏi những rủi ro trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Điều đó thể hiện trên những nét cơ bản sau: + Tín dụng thơng mại tác động đến doanh thu bán hàng. Do đợc trả tiền chậm nên sẽ có nhiều ngời mua hàng hoá của doanh nghiệp hơn, từ đó làm cho doanh thu tăng. + Tín dụng thơng mại làm giảm chi phí tồn kho của hàng hoá 10