Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS.Nguyễn Phùng PHẦN I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ SẢN XUẤT TRONG XÂY LẮP TRONG CÁC DOANH NGHIỆP I.Khái quát về Kiểm soát trong doanh nghiệp: 1.Khái niệm: Kiểm soát được hiểu là tổng hợp những phương sách để nắm lấy, điều hành đối tượng hoặc khách thể quản lý, là những biện pháp kỹ thuật dùng vào những công việc nhằm đạt yêu cầu đặt ra. Đồng thời cũng là quá trình áp dụng những cơ chế và phương pháp để đảm bảo rằng các hoạt động và thành quả đạt được phù hợp với mục tiêu, kế hoạch và chuẩn mực của tổ chức. 2.Vai trò của kiểm soát: Kiểm soát là một chức năng quan trọng trong quản trị, nó diễn ra ở tất cả các giai đoạn của quá trình kinh doanh từ việc ra quyết định đến việc lập kế hoạch và giám sát việc thực hiện để đạt mục tiêu mong muốn. Kiểm soát chặt chẽ sẽ giúp nhà quản trị đề ra những biện pháp có hiệu quả. Ngược lại, việc kiểm soát không đạt yêu cầu thì làm nhà quản trị định hướng sai lệch, từ đó đề ra biện pháp không mang lại hiêu quả cao. II.Khái quát chung về Kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp: 1. Khái niệm về Kiểm soát nội bộ: Trong quản lý vi mô, hoạt động tự kiểm tra được gọi là kiểm soát nội bộ. Trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, chức năng kiểm tra kiểm soát luôn giữ vai trò quan trọng trong quá trình quản lý và được thực hiện chủ yếu bởi hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp. Hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống chính sách và thủ tục được thiết lập nhằm đạt được bốn mục tiêu: Bảo vệ tài sản, bảo đảm độ tin cậy của các thông tin, bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý và bảo đảm hiệu quả của hoạt động. Theo đó, hệ thống kiểm soát nội bộ là một chức năng thường xuyên của các đơn vị, tổ chức và trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra các biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu mà đơn vị đặt ra. 2. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ: a. Bảo vệ tài sản: Tài sản của đơn vị bao gồm cả tài sản hữu hình và tài sản vô hình, chúng có thể bị đánh cắp, lạm dụng vào những mục đích khác nhau hoặc bị hư hại nếu không được bảo vệ bởi các hệ thống kiểm soát thích hợp. Điều tương tự cũng có thể xảy ra đối với các tài sản phi vật chất khác như: sổ sách kế toán, các tài liệu quan trọng … SVTH: Phạm Cẩm Tú Trang: - 1 - Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS.Nguyễn Phùng b. Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin: Thông tin kinh tế, tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của các nhà quản lý. Như vậy, các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ, khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế, tài chính. c. Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý: Hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết lập trong doanh nghiệp, đảm bảo các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh phải được tuân thủ đúng mực. Cụ thể hệ thống kiểm soát nội bộ cần: Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có thể liên quan đến các hoạt động của doanh nghiệp. Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lận trong mọi hoạt động của doanh nghiệp. Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, khách quan, chính xác cũng như việc lập báo cáo tài chính trung thực và khách quan. d. Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý: Các quá trình kiểm soát trong một đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó, định kỳ các nhà quản lý thường đánh giá các kết quả hoạt động của doanh nghiệp được thực hiện với cơ chế giám sát của hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp nhằm nâng cao khả năng quản lý, điều hành của bộ máy quản lý doanh nghiệp. Tuy nằm trong một thể thống nhất song bốn mục tiêu trên đôi khi cũng có mâu thuẫn với nhau như giữa tính hiệu quả của hoạt động với mục đích bảo vệ tài sản, sổ sách hoặc cung cấp thông tin đầy đủ và tin cậy. Nhiệm vụ của các nhà quản lý là xây dựng một hệ thống hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu và kết hợp hài hoà bốn mục tiêu trên. Như vậy, kiểm soát nội bộ là một chức năng thường xuyên của các đơn vị, tổ chức và trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra các biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu của đơn vị. 3. Bản chất của kiểm soát nội bộ: - Kiểm soát nội bộ là một quá trình: Kiểm soát nội bộ bao gồm một chuỗi hoạt động kiểm soát hiện diện ở bộ phận trong đơn vị và được kết hợp với nhau thành một thể thống nhất. Quá trình kiểm soát là phương tiện để giúp cho đơn vị đạt được các mục tiêu của mình. SVTH: Phạm Cẩm Tú Trang: - 2 - Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS.Nguyễn Phùng - Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người: Cần hiểu rằng kiểm soát nội bộ không chỉ đơn thuần là những chính sách, thủ tục, biểu mẫu…mà phải bao gồm cả những con người trong tổ chức như Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, các nhân viên…Chính con người định ra mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát ở mọi nơi và vận hành chúng. - Kiểm soát nội bộ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý: Kiểm soát nội bộ chỉ đảm bảo một sự hợp lý chứ không đảm bảo một sự tuyệt đối. Kiểm soát nội bộ có thể ngăn chặn và phát hiện những sai phạm nhưng không thể đảm bảo là chúng không bao giờ xảy ra. Do những hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ như chi phí, thời gian,… 4. Phạm vi của kiểm soát nội bộ: Kiểm soát nội bộ được hiểu như một hoạt động của tổ chức hay một bộ phận của bất kỳ hoạt động có tổ chức nào. Vì vậy nó tồn tại ở hầu hết các cấp độ tổ chức và được sự quan tâm của nhiều người trong tổ chức. Phạm vi quan tâm của Kiểm soát nội bộ là cách sắp xếp một loạt những áp dụng kiểm soát và liên tục đó với những mức độ khác nhau của những người sử dụng thông qua các quy chế và thủ tục quản lý nội bộ có thể kiểm soát lẫn nhau. 5.Các loại kiểm soát nội bộ: Trong quá trình kiểm soát luôn luôn có sự liên hệ hoặc trực tiếp hoặc gián tiếp với các mục tiêu của tổ chức. Nhưng tính chất và phạm vi của các mục tiêu có thể thay đổi linh hoạt thì cách thức thực hành kiểm soát cũng có thể thay đổi. Do vậy, trong cách phân loại kiểm soát có thể được phân thành các loại sau đây: - Nếu phân loại kiểm soát theo mục tiêu thực hiện: kiểm soát hướng dẫn, kiểm soát “có”, “không”, kiểm soát hành động - Nếu phân loại kiểm soát theo thời điểm tiến hành: kiểm soát trước, kiểm soát trong và kiểm soát sau. - Nếu phân loại kiểm soát theo mối quan hệ giữa chủ thể và khách thể kiểm soát: kiểm soát từ bên ngoài, kiểm soát nội bộ - Nếu phân loại kiểm soát theo cách thức xây dựng các thủ tục kiểm soát: kiểm soát phòng ngừa, kiểm soát phát hiện, kiểm soát bù đắp, kiểm soát chung và kiểm soát cụ thể. Trong đó, việc ứng dụng các thủ tục kiểm soát này là hết sức quan trọng trong các ngân hàng. + Kiểm soát phòng ngừa: là các thủ tục kiểm soát được thiết kế để ngăn chặn các sai phạm hoặc các điều kiện dẫn đến các sai phạm. Kiểm soát phòng ngừa thường được thực hiện trước khi nghiệp vụ xảy ra, và được thực hiện ngay trong công việc SVTH: Phạm Cẩm Tú Trang: - 3 - Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS.Nguyễn Phùng hàng ngày của nhân viên theo chức năng của họ: phân chia trách nhiệm, giám sát, kiểm tra tính hợp lý, sự đầy đủ, sự chính xác,… + Kiểm soát phát hiện: là các thủ tục kiểm soát được thiết kế nhằm phát hiện các sai phạm hoặc các điều kiện dẫn đến sai phạm. Kiểm soát phát hiện thường thực hiện sau khi nghiệp vụ đã xảy ra. Kiểm soát phòng ngừa và kiểm soát phát hiện có quan hệ bổ sung cho nhau trong việc thực hiện các mục tiêu kiểm sóat. Thế mạnh của kiểm soát phòng ngừa là giúp ngăn chặn sai phạm trước khi xảy ra, do đó giảm được thiệt hại. Vì không có thủ tục kiểm soát phòng ngừa này thì không có thể giảm được rủi ro xuống bằng 0 và chi phí cho kiểm soát phòng ngừa trong nhiều trường hợp là rất cao, do đó kiểm soát phát hiện sẽ giúp phát hiện các sai phạm “lọt lưới” kiểm soát phòng ngừa. Một ý nghĩa quan trọng của kiểm soát phát hiện là sự “ răn đe”, làm tăng sự chú ý và trách nhiệm của nhân viên trong quá trình thực hiện kiểm soát phòng ngừa. + Kiểm soát bù đắp: là khái niệm về sự bù đắp một yếu kém về một thủ tục kiểm soát này bằng một thủ tục kiểm soát khác. Cơ sở của việc sử dụng kiểm soát bù đắp là quan hệ giữa chi phí và lợi ích. + Kiểm soát bổ sung: trong xây dựng các thủ tục kiểm soát người ta thường thiết kế các thủ tục kiểm soát có tính chất bổ sung cho nhau, nghĩa là một số thủ tục kiểm soát tồn tại đồng thời để thoả mãn cùng một mục tiêu kiểm soát. Mục đích của việc này là nhằm đề phòng một thủ tục kiểm soát có thể không phát huy được tác dụng do sự mệt mỏi hay nhầm lẫn của nhân viên, do những tình huống bất ngờ…khi đó thủ tục kiểm soát còn lại sẽ giúp ngăn chặn và phát hiện sai sót hay gian lận nói trên. + Kiểm soát chung: là các thủ tục kiểm soát được xây dựng liên quan đến nhiều hoạt động hay nghiệp vụ của ngân hàng. + Kiểm soát cụ thể: là các thủ tục kiểm soát được xây dựng một cách riêng biệt, chỉ liên quan đến sự hữu hiệu của một nghiệp vụ hay hoạt động nào đó. Do đó, khi thiết kế các thủ tục kiểm soát cần chú ý xem xét các rủi ro một cách đồng thời để lựa chọn các thủ tục kiểm soát chung và thủ tục kiểm soát cụ thể một cách đồng bộ. II. Các yếu tố cấu thành hệ thống Kiểm soát nội bộ: Để đáp ứng yêu cầu quản lý cũng như đảm bảo hiệu quả trong hoạt động các đơn vị và tổ chức cần xây dựng và không ngừng củng cố hệ thống kiểm soát nội bộ với 4 yếu tố chính: môi trường kiểm soát, hệ thống thông tin, các thủ tục kiểm soát và hệ thống kiểm toán nội bộ. SVTH: Phạm Cẩm Tú Trang: - 4 - Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS.Nguyễn Phùng 1.Môi trường kiểm soát: Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong đơn vị và bên ngoài đơn vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình kiểm soát nội bộ. Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát chung chủ yếu liên đến quan điểm, thái độ và nhân thức cũng như hành động của các nhà quản lý trong doanh nghiệp. Trên thực tế, tính hiệu quả của hoạt động kiểm tra kiểm soát trong các hoạt động của tổ chức phụ thuộc chủ yếu vào các nhà quản lý trong doanh nghiệp đó. Nếu các nhà quản lý cho rằng công tác kiểm tra kiểm soát là quan trọng và không thể thiếu được đối với mọi hoạt động trong đơn vị thì mọi thành viên của đơn vị đó sẽ nhận thức đúng đắn về hoạt động kiểm tra kiểm soát và tuân thủ mọi quy định cũng như chế độ đề ra. Ngược lại, nếu hoạt động kiểm tra kiểm soát bị coi nhẹ từ phía các nhà quản lý thì chắc chắn các quy chế về kiểm soát nội bộ sẽ không vận hành một cách có hiệu quả bởi các thành viên trong đơn vị. Các nhân tố trong môi trường kiểm soát bao gồm: a. Đặc thù về quản lý: Các đặc thù về quản lý đề cập tới các quan điểm khác nhau trong điều hành hoạt động doanh nghiệp của các nhà quản lý. Các quan điểm đó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chính sách, chế độ, các quy định và cách thức tổ chức kiểm tra kiểm soát trong doanh nghiệp. Bởi vì chính nhà quản lý này, đặc biệt là các nhà quản lý cấp cao nhất sẽ phê chuẩn các quyết định, chính sách và thủ tục kiểm soát sẽ áp dụng tại doanh nghiệp. b. Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý trong doanh nghiệp sẽ góp phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt. Cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ đảm bảo một hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành các quyết định, triển khai các quyết định đó trong toàn doanh nghiệp. Một cơ cấu tổ chức hợp lý còn góp phần ngăn ngừa có hiệu quả các hành vi gian lận và sai sót trong hoạt động tài chính kế toán của doanh nghiệp. Một cơ cấu tổ chức hợp lý phải thiết lập sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động và các lĩnh vực của doanh nghiệp sao cho không bị chồng chéo hoặc bỏ trống, thực hiện sự phân chia tách bạch giữa các bộ phận, tạo khả năng kiểm tra, kiểm soát lẫn nhau trong các bước thực hiện công việc. Như vậy, để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và có hiệu quả, các nhà quản lý phải tuân thủ các nguyên tắc sau: SVTH: Phạm Cẩm Tú Trang: - 5 - Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS.Nguyễn Phùng - Thiết lập được sự điều hành và sự kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, không bỏ sót lĩnh vực nào, đồng thời không có sự chồng chéo giữa các bộ phận. - Thực hiện sự phân chia rành mạch 3 chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi chép và bảo quản tài sản. - Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận nhằm đạt được hiệu quả cao nhất trong hoạt động của các bộ phận chức năng. c. Chính sách nhân sự: Sự phát triển của một doanh nghiệp luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên và họ luôn là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát cũng như chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của doanh nghiệp. Nếu nhân viên có năng lực và tin cậy, nhiều quá trình kiểm soát có thể không cần thực hiện mà vẫn đảm bảo được các mục tiêu đề ra của kiểm soát nội bộ. Bên cạnh đó, mặc dù doanh nghiệp có thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục kiểm soát chặt chẽ nhưng với đội ngũ nhân viên kém năng lực trong công việc và thiếu trung thực về phẩm chất đạo đức thì hệ thống kiểm soát nội bộ không thể phát huy hiệu quả. Vì vậy, doanh nghiệp cần có những chính sách cụ thể và rõ ràng về tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật nhân viên. Việc đào tạo. bố trí nhân viên phải phù hợp với năng lực chuyên môn và phẩm chất đạo đức, đồng thời phải mang tính kế tục và liên tiếp. d. Công tác kế hoạch: Hệ thống kế hoạch và dự toán, bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi quỹ, kế hoạch hay dự án đầu tư, sữa chữa TSCĐ, đặc biệt là kế hoạch tài chính gồm những ước tính cân đối tài chính, kết quả hoạt động và sự luân chuyển tiền trong tương lai là những nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát. Nếu việc lập và thực hiện kế hoạch được tiến hành khoa học và nghiêm túc thì hệ thống kế hoạch và dự toán đó sẽ trở thành công cụ kiểm soát rất hữu hiệu. Vì vậy, trong thực tế các nhà quản lý thường quan tâm xem xét tiến độ thực hiện kế hoạch, theo dõi những nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch đã lập nhằm phát hiện những vấn đề bất thường và xử lý, điều chỉnh kế hoạch kịp thời. Đây cũng là khía cạnh mà kiểm toán viên thường quan tâm trong kiểm toán BCTC doanh nghiệp, đặc biệt là trong việc áp dụng các thủ tục phân tích. e. Uỷ ban kiểm soát: Uỷ ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của đơn vị như thành viên của HĐQT nhưng không kiêm nhiệm các chức vụ quản lý và SVTH: Phạm Cẩm Tú Trang: - 6 - Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS.Nguyễn Phùng những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát. Uỷ ban kiểm soát thường có nhiệm vụ và quyền hạn sau: - Giám sát sự chấp hành luật pháp của công ty - Kiểm tra và giám sát công việc của Kiểm toán viên nội bộ - Dung hoà những bất đồng (nếu có) giữa Ban giám đốc với các kiểm toán viên bên ngoài. f. Môi trường bên ngoài: Môi trường kiểm soát chung của một doanh nghiệp còn phụ thuộc vào nhân tố bên ngoài. Các nhân tố này không thuộc sụ kiểm soát của các nhà quản lý nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hành của các nhà quản lý cũng như sự thiết kế và vận hành các quy chế và thủ tục kiểm soát nội bộ. Thuộc nhóm nhân tố này bao gồm: sự kiểm soát của các cơ quan chức năng của nhà nước, ảnh hưởng của các chủ nợ, môi trường pháp lý, đường lối phát triển của đất nước,… Như vậy, môi trường kiểm soát bao gồm những nhân tố có ảnh hưởng đến quy trình thiết kế, vận hành và xử lý dữ liệu của hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp, trong đó nhân tố chủ yếu và quan trọng là nhận thức về hoạt động kiểm tra kiểm soát và điều hành hoạt động của các nhà quản lý doanh nghiệp. 2.Hệ thống kế toán: Hệ thống thông tin chủ yếu là hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống bảng tổng hợp, cân đối kế toán. Trong đó, quá trình lập và luân chuyển chứng từ đóng vai trò quan trọng trong công tác kiểm soát nội bộ doanh nghiệp. a. Lập chứng từ kế toán: Đây là giai đoạn đầu tiên và đóng vai trò quan trọng trong quy trình kế toán nói riêng và trong hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung. Ngay sau khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán tiến hành lập báo cáo chứng từ liên quan, phản ánh đầy đủ, chính xác, trung thực mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nhằm cung cấp thông tin kế toán, tài chính chính xác, trung thực. Các chứng từ kế toán được lập phải đảm bảo hợp lý, hợp lệ, hợp pháp. Qua đó có thể ngăn ngừa, hạn chế sai phạm xảy ra. b. Ghi chép sổ sách kế toán: Đây là giai đoạn chính trong tiến trình xử lý số liệu kế toán bằng việc thu thập, ghi chép, phân loại, tính toán, tổng hợp,… để chuẩn bị cung cấp thông tin tổng hợp trên báo cáo tài chính. Trong kiểm soát nội bộ, hệ thống sổ sách kế toán đóng vai trò quan trọng, là cầu nối trung gian giữa chứng từ và sổ sách. Sổ sách kế toán cũng là cơ sở để kiểm tra, đối chiếu, truy cập chứng từ khi cần thiết. * Ví dụ đối với sổ sách theo dõi vật tư: SVTH: Phạm Cẩm Tú Trang: - 7 - Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS.Nguyễn Phùng - Hệ thống kế toán chi tiết vật tư: quy định các sổ sách chi tiết mở cho từng loại vật tư, ghi chép cả về số lượng và chất lượng. Hệ thống này đảm bảo một sự đối chiếu, kiểm tra lẫn nhau giúp cho việc quản lý vật tư được chặt chẽ. - Hệ thống kế toán tổng hợp: phải có các sổ sách theo dõi vật tư, phân loại vật tư,…theo chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành. c. Lập báo cáo tài chính: Đây là giai đoạn cuối cùng của quá trình xử lý, kế toán tiến hành tổng hợp số liệu ở sổ sách đưa ra một con số tổng hợp cụ thể của từng chỉ tiêu thể hiện trên báo cáo tài chính. Người đọc nhìn vào số liệu trên báo cáo tài chính có thể biết được tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như tình hình tài chính của đơn vị tại thời điểm lập báo cáo tài chính. Các nhà quản lý căn cứ vào các số liệu trên báo cáo tài chính có thể phân tích, phát hiện ra những vấn đề bất thường của số liệu để có thể tìm ra nguyên nhân, biện pháp xử lý. Trong doanh nghiệp, hàng năm phải lập báo cáo tài chính vào cuối năm theo quy định của pháp luật và theo yêu cầu quản lý, các thông tin được thể hiện trên báo cáo tài chính phải phản ánh trung thực tình hình tài chính và hoạt động kinh doanh của đơn vị. Báo cáo tài chính phải được trình bày tuân thủ theo đúng các chuẩn mực kế toán hiện hành. Ngoài báo cáo tài chính, doanh ngiệp còn có hệ thống báo cáo quản trị, nó có ý nghĩa rất quan trọng trong công tác quản lý, điều hành và định hướng phát triển của doanh nghiệp trong tương lai. Mục đích của một hệ thống kế toán của một tổ chức là sự nhận biết thu thập và phân loại, ghi sổ và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế tài chính của tổ chức đó, thỏa mãn chức năng thông tin và kiểm tra của hoạt động kế toán. Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu kiểm soát chi tiết: - Tính có thực: cơ cấu kiểm soát không cho phép ghi chép các nghiệp vụ không có thực vào sổ sách đơn vị. - Sự phê chuẩn: bảo đảm mọi nghiệp vụ xảy ra phải được phê chuẩn hợp lý. -Tính đầy đủ: bảo đảm việc phản ánh trọn vẹn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - Sự đánh giá: bảo đảm không có sai phạm trong việc tính toán các khoản giá thành và chi phí. - Sự phân loại: bảo đảm các nghiệp vụ được ghi chép đúng theo sơ đồ kế toán và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách kế toán. - Tính đúng kỳ: bảo đảm việc ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh thực hiện kịp thời theo quy định. SVTH: Phạm Cẩm Tú Trang: - 8 - Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS.Nguyễn Phùng - Quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác: số liệu kế toán được ghi vào sổ phụ phải được tổng cộng và chuyển sổ đúng đắn, tổng hợp chính xác trên các BCTC của doanh nghiệp. Mục đích của hệ thống kế toán của một tổ chức là sự nhận biết, thu thập, phân loại, ghi sổ và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế tài chính của tổ chức đó, thoả mãn chức năng thông tin và kiểm tra của hoạt động kế toán. 3.Các thủ tục kiểm soát: Các thủ tục kiểm soát là những chính sách, thủ tục do nhà quản lý đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện. Các chính sách và thủ tục này giúp thực thi những hành động với mục đích là giúp kiểm soát các rủi ro mà đơn vị đang hay có thể gặp phải. Có nhiều loại thủ tục kiểm soát khác nhau có thể được thực hiện, dưới đây là những thủ tục kiểm soát chủ yếu trong đơn vị: - Lập, kiểm tra, so sánh và phê duyệt các số liệu, tài liệu liên quan đến đơn vị. - Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán. - Kiểm tra chương trình ứng dụng và môi trường tin học. - Kiểm tra số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. - Kiểm tra và phê duyệt các tài liệu kế toán. - Đối chiếu số liệu nội bộ và bên ngoài. - So sánh, đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ sách kế toán. - Giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với các tài sản và các tài liệu kế toán. - Phân tích, so sánh giữa số liệu thực tế và số liệu dự toán, kế hoạch. Các thủ tục kiểm soát do nhà quản lý xây dựng dựa trên 3 nguyên tắc cơ bản: a. Nguyên tắc phân công phân nhiệm: Theo nguyên tắc này, trách nhiệm và công việc cần được phân loại cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận. Việc phân công phân nhiệm rõ ràng tạo ra sự chuyên môn hoá trong công việc, sai sót ít xảy ra và khi xảy ra cũng dễ phát hiện. Theo nguyên tắc này, công việc và trách nhiệm cần được phân chia cho nhiều người trong một bộ phận hoặc nhiều bộ phận trong một tổ chức. Mục đích là không để một cá nhân hay bộ phận nào có thể kiểm soát mọi mặt của một nghiệp vụ. Khi đó, thông qua cơ cấu tổ chức công việc của một nhân viên này có thể được kiểm soát tự động bởi công việc của một nhân viên khác. Phân chia trách nhiệm làm giảm rủi ro xảy ra các sai sót nhầm lẫn cũng như các hành vi gian lận. Mặt khác, nó có tác dụng tạo điều kiện nâng cao chuyên môn, thúc đẩy nhau làm việc và khi phân chia phải phù hợp với năng lực của người đó. b. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: SVTH: Phạm Cẩm Tú Trang: - 9 - Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS.Nguyễn Phùng Nguyên tắc này quy định sự cách lý thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạm dụng quyền hạn. - Chức năng kế toán và chức năng bảo quản tài sản: Các nhân viên kế toán không được giao nhiệm vụ giữ tài sản vì họ có thể tham ô tài sản và che giấu hành vi này bằng cách sữa chữa lại sổ sách kế toán. - Chức năng xét duyệt nghiệp vụ và chức năng bảo quản tài sản: Người xét duyệt nghiệp vụ không nên kiêm nhiệm việc giữ tài sản liên quan vì sẽ làm tăng rủi ro lạm dụng tài sản. - Chức năng kế toán và chức năng thực hiện nghiệp vụ: Bộ phận thực hiện các nghiệp vụ trong đơn vị không được ghi chép sổ sách kế toán, vì khi đó họ có thể ghi chép và báo cáo sai lệch để “cải thiện” kết quả hoạt động của mình. c. Nguyên tắc uỷ quyền phê chuẩn: Theo sự uỷ quyền của nhà quản lý, các cấp dưới được giao cho quyết định và giải quyết một số công việc trong phạm vi nhất định. Quá trình uỷ quyền được tiếp tục mở rộng xuống cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn không làm mất tính tập trung của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, để tuân thủ tốt các quá trình kiểm soát, mọi nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn. Sự phê chuẩn được thực hiện qua hai loại: - Sự phê chuẩn chung được thực hiện thông qua việc xây dựng các chính sách chung về những mặt hoạt động cụ thể cho các cán bộ cấp dưới tuân thủ. - Sự phê chuẩn cụ thể được thực hiện theo từng nghiệp vụ kinh tế. * Ngoài những nguyên tắc cơ bản trên các thủ tục kiểm soát còn bao gồm: việc quy định chứng từ sổ sách phải đầy đủ, qua trình kiểm soát vật chất đối với tài sản và sổ sách và kiểm toán độc lập việc thực hiện các hoạt động của đơn vị. d. Kiểm soát vật chất: Hoạt động này được thực hiện cho các loại sổ sách và tài sản, kể cả những ấn chỉ đánh số trước nhưng chưa sử dụng, cũng như cần hạn chế sự tiếp cận với các chương trình tin học và hồ sơ dữ liệu. e. Kiểm tra độc lập việc thực hiện: Là việc kiểm tra được tiến hành bởi các cá nhân (hoặc bộ phận) khác với cá nhân (hoặc bộ phận) đang thực hiện nghiệp vụ. Nhu cầu cần phải kiểm tra độc lập xuất phát từ hệ thống kiểm soát nội bộ thường có khuynh hướng bị giảm sút tính hữu hiệu trừ khi có một cơ chế thường xuyên tra soát xét lại. Yêu cầu quan trọng đối với những thành viên thực hiện kiểm tra là họ độc lập với đối tượng được kiểm tra. Sự hữu hiệu của hoạt động này sẽ mất đi nếu người SVTH: Phạm Cẩm Tú Trang: - 10 -