Thực trạng ứng dụng tin học trong công ty cổ phần xây dựng số 1 hà nội

Lời mở đầu

Hiện nay, Công nghệ thông tin đang phát triển nh vũ bão và đợc áp dụng trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội Khi Việt Nam gia nhập WTO, thì công nghệ thông tin càng chứng tỏ vai trò của mình đối với các doanh nghiệp Việt Nam Để không bị tụt hậu các doanh nghiệp không ngừng đổi mới, sử dụng tin học ngày càng nhiều trong quá trình quản lý mang lại hiệu quả, năng suất cao Công ty cổ phần xây dựng số 1 Hà Nội là một doanh nghiệp chuyên xây dựng các công trình quy mô lớn, vừa nhỏ cũng đang đứng trớc thách thức của quá trình hội nhập.

Nhờ sự giúp đỡ của quý công ty Công ty cổ phần xây dựng số 1 Hà Nội em đợc tìm hiểu quá trình hình thành và phát triển cũng nh thực trạng tin học hoá của công ty, phơng hớng phát triển hệ thống thông tin của công ty trong thời gian tới Từ dó, em có thể xác định đợc đề tài của mình.

I Giới thiệu về công ty cổ phần xây dựng số 1 Hà Nội

Quá trình hình thành và phát triển của doanh nghiệp

Công ty cổ phần xây dựng số 1 Hà Nội là doanh nghiệp hạng 1 thuộc tổng công ty xây dựng Hà Nội – tiền thân là Công ty Kiến trúc Hà nội đợc thành lập ngày 05/08/1958 theo quyết định số 117/QĐ-BKT của Bộ Kiến trúc.

Năm 1960 đợc Bộ xây dựng đổi tên thành Công ty Xây dựng số 1 và năm 1984 Tổng công ty Xay dựng Hà Nội đợc thành lập, Công ty xây dựng số 1 Hà Nội trở thành đơn vị thành viên của Tổng công ty Xây dựng Hà Nội và đợc thành lập theo quyết định số 141A/BXD-TCLĐ ngày 16/3/1993 của Bộ trởng Bộ xây dựng.

Năm 2005, căn cứ vào đặc điểm và tình hình thực tế của Công ty, Công ty xây dựng số 1 lựa chọn hình thức cổ phần hóa theo mục 2 điều 3 Nghị định số 187/2004/NĐ-CP ngày 16 tháng 11 năm 2004 về việc chuyển công ty nhà nớc thành công ty cổ phần Công ty Xây dựng số 1 đợc chuyển đổi thành Công ty cổ phần xây dựng số 1 Hà Nội theo quyết định số 1820/ QĐ-BXD ngày 09/12/2005.

Trải qua 50 năm xây dựng và phát triển, Công ty cổ phần xây dựng số 1 Hà Nội luôn hoàn thành vợt mức các chỉ tiêu kinh tê – xã hội đợc giao Đã vinh dự đợc Đảng và Nhà nớc tặng thởng cao quý Các phần thởng đó là:

- Huân chơng Lao động hạng Ba (ngày 21 tháng 08 năm 1978) - Huân chơng Lao động hạng Nhì ( ngày 04 tháng 09 năm 1982) - Huân chơng Lao động hạng Nhất (ngày 16 tháng 11 năm 1985) - Huân chơng Độc lập hạng Ba (ngày 27 tháng 11 năm 1998) - Huân chơng Độc lập hạng Nhì (ngày 24 tháng 02 năm 2004) - Cờ thi đua của Chính phủ (ngày 05 tháng 01 năm 2004) - Và các bằng khen của các Sở, Ban, Ngành, Bộ Xây dựng…

Lĩnh vực hoạt động và các mục tiêu của công ty

a.Các lĩnh vực hoạt động của công ty

- Xây dựng các công trình công nghiêp, dân dụng, giao thông (cầu, đ-ờng, sân bay, bến cảng), thuỷ lợi, bu điện, các công trình kỹ thuật hạ tầng đô thị và khu công nghiệp, đờng dây, trạm biến áp.

- Đầu t kinh doanh phát triển nhà, thơng mại du lịch (lữ hành nội địa, quốc tế).

- Sản xuất, kinh doanh vật t, vật liệu xây dựng (gạch, ngói, cấu kiện bê tông, cấu kiện và phụ kiện kim loại, đồ mộc, thép).

- Đầu t xây dựng và kinh doanh hạ tầng các khu đô thị, khu công nghiệp.

- Đầu t kinh doan bất động sản, nhà hàng, nhà nghỉ, khách sạn (không bao gồm kinh doanh quán ba, phòng hát karaoke, vũ trờng).

- Đầu t xây dựng, kinh doanh và chuyển giao (BOT) các dự án giao thông, thuỷ điện.

- Xây dựng và lắp đặt hệ thống phòng cháy chữa cháy, các công trình cấp thoát nớc và trạm bơm.

- Lắp đặt và sửa chữa các thiết bị cơ điện nớc công trình, thiết bị dân dụng, công nghiệp, điện máy, điện lạnh và gia nhiệt.

- Kinh doanh xuất nhập khẩu máy móc, thiết bị, các loạ vật t, xăng dầu, vật liệu xây dựng.

b.Mục tiêu của công ty.

Công ty đợc thành lập để huy động và sử dụng vốn có hiệu quả trong việc xây dựng các công trình công nghiệp, dân dụng, giao thông…và các ngành nghề kinh doanh đã đăng ký nhằm mục tiêu thu lợi nhuận tối đa, tạo việc làm ổn định cho ngời lao động, tăng cổ tức cho các cổ đông, đóng góp cho ngân sách nhà nớc và phát triển công ty.

Đặc điểm về hoạt động của công ty

- Chi nh¸nh C«ng ty CP x©y dùng sè 1 Hµ Néi - XÝ nghiÖp x©y dùng

- Chi nh¸nh C«ng ty CP x©y dùng sè 1 Hµ Néi - XÝ nghiÖp x©y l¾p vµ s¶n xuÊt vËt liÖu x©y dùng.

- Chi nh¸nh C«ng ty CP x©y dùng sè 1 Hµ Néi - XÝ nghiÖp x©y dùng vµ ph¸t triÓn h¹ tÇng.

- Chi nh¸nh C«ng ty CP x©y dùng sè 1 Hµ Néi Sè 116

- Chi nh¸nh C«ng ty CP x©y dùng sè 1 Hµ Néi t¹i miÒn nam - Chi nh¸nh C«ng ty CP x©y dùng sè 1 Hµ Néi Sè 118

- Ban chñ nhiÖm C«ng tr×nh 104 - Ban chñ nhiÖm C«ng tr×nh Ba §×nh - Ban qu¶n lý dù ¸n ph¸t triÓn nhµ - §éi x©y dùng sè 110.

PHã TæNG GI¸M §èCPHã TæNG GI¸M §èC PHã TæNG GI¸M §èC HµNH CHÝNH - QU¶N TRÞKINH TÕ - KÕ TO¸N

Kü THUËT - KÕ HO¹CH §ÇU T¦

- Đại hội đồng cổ đông: Là cơ quan quyết định cao nhất của công ty: thảo luận và thông qua Điều lệ, bầu Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát, thông qua phơng án sản xuất kinh doanh, quyết định cơ cấu bộ máy tổ choc sản xuất của công ty.

- Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý Công ty, quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty, trừ những vấn đề thuộc them quyền của Đại hội đồng cổ đông.

- Ban kiểm soát: Là ngời thay mặt cổ đông để kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh của công ty.

- Tổng giám đốc: Là ngời đại diện theo pháp luật của công ty, ngời đại diện sở hữu phần vốn của nhà nớc tại Công ty, là ngời có quyền quyết định cao nhất về điều hành hoạt động của công ty và chịu trách nhiệm trớc Hội đồng quản trị vè việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ đợc giao.

- Phó tổng giám đốc hành chính quản trị: Điều hành hoạt động hành chính, quản trị, chịu trách nhiệm quản lý và chỉ đạo tổ chức lao động.

- Phó tổng giám đốc kinh tế kế toán: Điều hành hoạt động tài chính-kế toán, chịu trách nhiệm quản lý và chỉ đạo phòng tài vụ.

- Phó tổng giám đốc kỹ thuật-kế hoạch đầu t-kinh tế thị trờng: Chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật của công ty, công tác kinh doanh, công tác thị trờng, an toàn lao động và bảo hiểm cho ngời lao động.

- Phòng tổ chức lao động hành chính: Nghiên cứu đề xuất các phơng án, mô hình tổ chức phù hợp với yêu cầu từng giai đoạn phát triển sản xuất; có trách nhiệm quản lý và giải quyết các chế độ chính sách đối với cán bộ công nhân viên, đề xuất tiếp nhận, phân công bố trí công tác và bổ nhiệm cán bộ, đào tạo và bồi dỡng nâng bậc lơng, khen thởng, kỷ luật, giải quyết các khiếu nại báo cáo, thuyên chuyển công tác, thôi việc, hu trí… ớng; h dẫn các đơn vị thực hiện công tác quản lý lao động; có trách nhiệm kiểm tra định kỳ, thờng xuyên và đột xuất trên tất cả các công trình đơn vị đang thi công để kịp thời chấn chỉnh và xử lý sai phạm về quản lý và sử dụng lao động.

- Phòng kế toán tài chính: Theo dõi tình hình công nợ, vốn, tài sản của công ty dới hình thức giá trị Đồng thời hạch toán chi phí, xác định kết quả hoạt động kinh doanh để báo cáo với ban lãnh đạo và hội đồng quản trị, phổ biến kịp thời các văn bản hớng dẫn của Nhà nớc về công tác quản lý tài chính, tổ chức hạch toán, chính sách chế độ mới có liên quan đến quản lý tài chính, tham mu cho ban giám đốc xây dựng các quy chế quản lý tài

chính của công ty Tập trung xây dựng và chỉ đạo các quy chế về huy động các nguồn vốn để phục vụ sản xuất kinh doanh của công ty.

- Phòng kỹ thuật: Chịu trách nhiệm về kỹ thuật, chất lợng, tiến độ trong tất cả các công trình do đơn vị thi công, chịu sự kiểm tra của cấp trên quản lý (trừ các công trình do công ty làm chủ đầu t) Nghiên cứu và đa ra biện pháp thi công, tiến độ công trình để cấp trên duyệt Nghiên cứu công nghệ mới xây dựng công trình sau đó chuyển giao xuống cho các đơn vị trực thuộc công ty.

- Phòng kế hoạch đầu t: Lập kế hoạch sản xuất kinh doanh và đầu t xây dựng cơ bản năm, hàng quý, hàng tháng, bào cáo giám sát thực hiện công tác đầu t để báo cáo Lãnh đạo công ty, Tổng công ty và Cục thống kê thành phố Hà Nội Giao kế hoạch hàng năm cho các đơn vị trực thuộc, theo dõi đôn đốc quá trình thực hiện Căn cứ vào báo cáo thực hiện hàng tháng, hàng quý của đơn vị trực thuộc mà xem xét điều chỉnh kế hoạch đã giao cho phù hợp với tình hình sản xuất thực tế Hớng dẫn công tác kế hoạch cho các đơn vị trực thuộc.

- Phòng kinh tế thị trờng: Kiểm tra đối chiếu thông tin và cấp hồ sơ đăng ký dự thầu cho các đơn vị trực thuộc phục vụ công tác tiếp thị, đấu thầu Quản lý, theo dõi các hồ sơ đăng ký dự thầu Hàng tháng lập báo cáo và thông báo sự trùng lặp gửi cho Tổng giám đốc để gửi cho Tổng công ty.

- Ban an toàn bảo hiểm lao động: Là ban chuyên môn có chức năng tham mu, giúp việc cho Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc chỉ đạo và triển khai thực hiện công tác an toàn-bảo hiểm lao động của công ty.

1.2 Giới thiệu chung về Xí nghiệp 115

Xí nghiệp là một đơn vị trực thuộc Công ty cổ phần xây dựng số 1 Hà Nội.

Sơ đồ tổ chức của xí nghiệp.

Các phòng ban của xí nghiệp đều có chức năng giống nh các phòng ban của công ty Còn ban chủ nhiệm công trình có chức năng quản lý các công trình do xí nghiệp đang xây dựng, thuyên chuyển cán bộ, công nhân giữa các công trình sao cho hợp lý nhất.

I.Tình hình ứng dụng tin học của công ty

2.1 Thực trạng ứng dụng tin học trong Công ty cổ phần xây dựngsố 1 Hà Nội

Trong tình hình công nghệ thông tin phát triển nh vũ, đợc đa vào ứng dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp nh hiện nay, Công ty cổ phần xây dựng số 1 Hà Nội cũng bớc đầu thay đổi cách quản lý từ quản lý thủ công sang quản lý tự động Nhờ có sự áp dụng công nghệ vào quản lý làm giảm những thao tác thừa, không chính xác trong quá trình quản lý, giảm chi phí, nâng cao năng suất lao động, đa ra các thông tin chính xác kịp thời Hiện nay, một số phòng ban đợc trang bị máy tính, máy in, mạng, phần mềm…Tuy nhiên, các thiết bị vẫn cha đợc sử dụng đúng mục đích, cha khai thác đợc hết khả năng của nó Do kinh phí còn hạn hẹp hiện nay công ty mới chỉ trang bị công nghệ hiện đại cho một số phòng ban, còn hầu hết vẫn thực hiện thủ công là chính Cụ thể tình hình ứng dụng tin học ở công ty nh sau:

- Phòng giám đốc: Đã trang bị máy tính, mạng nhng chủ yếu vẫn dựa trên quản lý thủ công là chính Mọi văn bản đều do th ký chuẩn bị rồi đa

lên ký, phê duyệt Máy tính vẫn cha phục vụ nhiều cho công tác quản lý và ra quyết định.

- Phòng phó giám đốc: Cũng đợc trang thiết bị máy tính thuận tiện hơn trong quá trình quản lý và nghiên cứu các thông tin về thị trờng, tình hình của công ty, các nhà đầu t và các đối thủ cạnh tranh trong các công trình thầu Và quản lý và ra quyết định chủ yếu là thủ công Các văn bản và các quyết định đều do các cấp dới chuẩn bị đa lên phê duyệt và ký.

- Phòng tổ chức lao động hành chính: đã đợc trang thiết bị máy tính, máy in kết nối mạng internet để thuận tiện cho việc nghiên cứu mô hình tổ chức lao động phù hợp, đăng ký tuyển dụng trên mạng Nhng các cán bộ trong phòng vẫn không sử dụng đúng mục đích thờng lang thang trên mạng - Phòng kế toán – tài chính: là phòng thao tác các nghiệp vụ kế toán hay công tác quản lý đều đợc thực hiện trên máy tính Phòng cũng đợc nối mạng internet và mạng cục bộ trong phòng để tiện cho việc hạch toán và quản lý Phần mềm sử dụng là MS Excel và đợc trang bị phần mềm kế toán chuyên dụng FastAccouting.

- Phòng kỹ thuật: vẫn quản lý thủ công mặc dù đã có sự trợ giúp của máy tính Mọi thông tin lu trữ dới dạng các văn bản giấy tờ Máy tính chỉ phục vụ quản lý tức thời mà không có ý nghĩa lâu dài Muốn lu giữ thông tin hay trình giám đốc phê duyệt thì tất cả mọi thông tin đều phải in ra giấy.

- Phòng kế hoạch đầu t: đợc trang bị thiết bị máy tính, máy in nối mạng internet để thuận tiện đa ra kế hoạch, cập nhật thông tin một cách nhanh chóng Phòng có sử dụng phần mềm chuyên việt: phần mềm dự toán 97/2003.

- Phòng kinh tế thị trờng: đã đợc trang bị máy tính, máy in nối mạng internet để thuận tiện cho nghiên cứu và tìm kiếm thị trờng để nhanh chóng đa ra chiến lợc đấu thầu các công trình đem lại doanh thu cao nhất và trúng thầu các công trình.

- Ban an toàn bảo hiểm lao động: quản lý thủ công là chủ yếu, máy in máy tính chủ yếu để soạn văn bản Thông tin đợc lu trữ một cách thủ công trên giấy.

Các máy tính của công ty cha đợc nối với nhau một cách đồng bộ mà nằm riêng lẻ giữa các phòng, mỗi phòng cũng cha đợc nối với nhau thành mạng cục bộ nên việc chia sẻ thông tin và quản lý các nguồn lực của toàn công ty bị hạn chế và khó khăn hơn Công ty cha đợc trang bị phần mềm quản lý toàn doanh nghiệp Phòng nào cần thông tin của phòng khác không

thể tìm kiếm thông tin ngay trên máy tính của phong mà phải làm văn bản yêu cầu và đợi các văn bản của phòng khác Điều đó dẫn đến việc chậm chễ trong việc đáp ứng thông tin, gây khó khăn cho công tác lập kế hoạch, chiến lợc và ra quyết định cấp lãnh đạo.

Từ những khó khăn trên, ban giám đốc công ty nhận thấy cần phải tin học hoá toàn diện công tác quản lý, ban giám đốc đã đề ra chiến lợc phát triển hệ thống thông tin phục vụ công tác ra quyết định để đáp ứng yêu cầu mới của nền kinh tế.

2.2 Chiến lợc phát triển hệ thống thông tin của Công ty cổ phầnxây dựng số 1 Hà Nội

Ban giám đốc, hội đồng quản trị của công ty xác định tình trạng quản lý thủ công không thể kéo dài nhng nếu thay đổi hệ thống thông tin của công ty một cách đồng bộ thì khá tốn kém mà công ty còn sử dụng vốn cho những mục đích khác nữa nên đã chọn giải pháp tin học hoá từng phần, từng bộ phận Sau đó, sẽ kết nối thành một hệ thống quản lý thống nhất trên cơ sở thiết lập mạng máy tính thống nhất toàn bộ cơ quan và trang bị một phần mềm quản lý doanh nghiệp toàn diện để dễ dàng quản lý các nguồn lực, chia sẻ thông tin một cách dễ dàng giữa các phòng nhằm cung cấp thông tin một cách nhanh chóng, kịp thời và dễ dàng.

Năm tới, công ty sẽ trang bị thêm máy tính, máy in, hệ thống mạng cho các phòng ban đặc biết công ty sẽ trang bị các phần mềm chuyên dụng để tạo điều kiện thuận lợi cho các phòng ban thực hiện các nghiệp vụ và công tác quản lý của của mình, nâng cao năng suất lao động, đạt hiệu quả cao trong công việc nh phần mềm kế toán, phần mềm dự báo, phần mềm quản lý nhân sự và phần mềm lý quản lý công văn giấy tờ…Các phần mềm viết bằng ngôn ngữ mạng sẽ đợc chia sẻ giữa các phòng ban trong công ty để giảm bớt thủ tục rờm rà trong quá trình ra quyết định Một hệ thống quản lý doanh nghiệp thống nhất sẽ đợc công ty thiết lập và trang bị để thay thế hoàn toàn cho việc quản lá thủ công bằng quản lý tự dộng hoá với sự trợ giúp của máy tính và thực hiện của con ngời Tuy nhiên các văn bản quan trọng, các quyết định…phải đợc in ra để đảm bảo tính pháp lý và lu trữ trên giấy tờ, sổ sách Khi quá trình tin học hoá công tác quản lý đợc hoàn thành, hoàn chỉnh, thống nhất trợ giúp trợ giúp đắc lực cho quá trình ra quyết định của lãnh đạo, giải quyết kịp thời những vấn đề mới nảy sinh, nắm bắt đợc

khoa học công nghệ tiên tiến, phù hợp với sự phát triển chung của đất nớc va dành đợc u thế cạnh tranh trên thị trờng.

II Giới thiệu đề tài

1.1 Lý do chọn đề tài

Ngày nay, loài ngời bớc vào kỷ nguyên mới đó là kỷ nguyên công nghệ thông tin Công nghệ thông tin đã trở thành một yếu tố quan trọng quyết định tới sự thành công của một tổ chức, một doanh nghiệp cũng nh phát triển của một đất nớc, một quốc gia Càng ngày công nghệ thông tin càng chứng tỏ vai trò của nó trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội đặc biệt trong lĩnh vực quản lý Việt Nam đã trở thành một thành viên của WTO, vì vậy quá trình hội nhập yêu cầu các tổ chức, các doanh nghiệp phải tự đổi mới để hoà vào cùng sự phát triển chung của nhân loại.

Công ty cổ phần xây dựng số 1 Hà Nội là một doanh nghiệp chuyên xây dựng và thi công công trình nên hàng tháng, hàng quý, hàng năm số l-ợng hợp đồng xây dựng mà công ty ký kết với các đối tác là khá lớn Có những công trình công ty là chủ đầu t, có những công trình công ty là ngời giao khoán, có những công trình công ty đợc giao khoán Mỗi một công trình trong các hợp đồng cũng yêu cầu về khối lợng, chất lợng, đơn giá, tiến độ thi công cũng khác nhau cho nên quản lý nó cũng rất khó khăn Khi một công trình thi công thì công ty cũng phải mua, thuê vật liệu phục vụ cho các công trình này và phát sinh hợp đồng kinh tế giữa công ty với nhà cung cấp vật t xây dựng Làm sao quản lý đợc các hợp đồng này một cách hiệu quả là một bài toán khó đặt ra đối với công ty hiện nay Việc quản lý hợp đồng do phòng kế hoạch vầ đầu t trong công ty, việc quản lý này thờng là thủ công trên giấy Nhiều công trình mà công ty thi công ở rất xa trụ sở nếu có yêu cầu thì rất khó và mất thời gian Điều này gây cản trở cho việc quản lý và ra quyết định của lãnh đạo và hạ thấp năng suất Với yêu cầu thị trờng đòi hỏi thông tin nhanh chóng và chính xác thì cách quản lý này công ty sẽ nhanh chóng đánh mất đi những công trình sẽ thu đợc lợi nhuận khá cao cho công ty Hội đồng quản trị công ty cũng nhận thấy rõ tình trạng này và muốn thay đổi cách quản lý thủ công bằng việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hợp đồng nhằm giảm bớt thời gian, giảm chi phí, nâng cao năng suất lao động, đạt hiệu quả cao nhất, tham mu và trợ giúp kịp thời cho quá trình ra quyết định của ban giám đốc và hội đồng quản trị đảm bảo các