Báo cáo thực tập tổng hợp Quản lý thu chi hợp tác xã Mục lục Lời nói đầu Ngày nay công nghệ thông tin là một phần không thể thiếu của xã hội. Nó liên quan trực tiếp đến mọi vấn đề của đời sống như học tập, làm việc, nghiên cứu, giao dịch, mua bán, trao đổi, liên lạc . Một trong những ứng dụng của công nghệ thông tin là ứng dụng trong quản lý kinh tế. Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hợp tác xã đây là 1 trong những vấn đề còn rất mới vì vậy em đã chọn đề tài này làm đề tài thực tập tốt nghiệp . Phần mềm mà em đưa ra nhằm giải quyết bài toán quản lý thu chi của 1 hợp tác xã giúp cho việc quản lý các khoản thu chi của hợp tác xã tốt hơn. Em xin chân trọng cảm ơn sự giúp đỡ của thạc sĩ Tống Minh Ngọc, và công ty A-Z đã giúp đỡ em hoàn thành đề tài này. GVHD:Th.S Tống Minh Ngọc 1 SVTH: Nguyễn Duy Nghĩa Báo cáo thực tập tổng hợp Quản lý thu chi hợp tác xã Chương1: Tổng quan về đề tài 1.1 Khảo sát nơi thực tập Công ty cổ phần công nghệ và phần mêm A-Z 1.1.1Hình thức, tên gọi và trụ sở Công ty  Công ty thuộc hình thức Công ty cổ phần, hoạt động theo Luật doanh nghiệp và các quy định hiện hành khác của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam.  Tên Công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ VÀ PHẦN MỀM A-Z Tên giao dịch đối ngoại: A-Z SOFTWARE AND TECHNOLOGY JOINT STOCK COMPANY: Tên viết tắt: A-Z SOFTWARE., JSC  Trụ sở Công ty: Số 15A ngách 187/53, phố Hồng Mai, phường Quỳnh Lôi, quận Hai Bà Trưng, Hà Nội. GVHD:Th.S Tống Minh Ngọc 2 SVTH: Nguyễn Duy Nghĩa Báo cáo thực tập tổng hợp Quản lý thu chi hợp tác xã Điện thoại: Fax: 1.1.2 Ngành , nghề kinh doanh: . Công ty kinh doanh những ngành nghề sau:  Sản xuất, thiết kế, viết chương trình phần mềm công nghệ thông tin ;  Thiết kế hệ thống máy tính (thiết kế, tạo lập trang chủ Internet, thiết kế hệ thống máy tính tích hợp với phần cứng, phần mềm và các công nghệ truyền thông);  Thiết kế Website, cung cấp các dịch vụ Internet và phát triển các dịch vụ gia tăng trên Internet (không bao gồm dịch vụ thiết kế công trình);  Buôn bán phần cứng, phần mềm tin học, các thiết bị truyền thông và công nghệ tin học;  Tư vấn, chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực khoa học kỹ thuật, lĩnh vực tin học, truyền thông, thông tin;  Tư vấn du học và hướng nghiệp nghề;  Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hoá;  Xuất nhập khẩu các mặt hàng Công ty kinh doanh./. 1.2 Giới thiệu đề tài 1.2.1Tên đề tài Quản lý thu chi trong hợp tác xã 1.2.2 Mục tiêu của đề tài Hợp tác xã của chúng ta hiện nay việc quản lý hầu hết dự trên việc quản lý giấy tờ là chủ yếu và việc tính toán chủ yếu là thực hiện bằng tay. Đây là một trong những hạn chế trong việc quản lý của hợp tác xã. Quản lý một hợp tác xã trong những năm của thập kỷ trước việc áp dụng công nghệ thông tin là một điều khó khăn thì ngày nay việc áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý hợp tác xã có thể thực hiện 1cách dễ dàng. Với phát GVHD:Th.S Tống Minh Ngọc 3 SVTH: Nguyễn Duy Nghĩa Báo cáo thực tập tổng hợp Quản lý thu chi hợp tác xã triển của nền kinh tế thì việc các hợp tác xã cũng mở rộng cả về quy mô và hình thức, không chỉ có hợp tác xã nông nghiệp mà còn có cả các hợp tác xã về công nghiệp, hợp tác xã nhà ở hay hợp tác xã chợ… với 1 cơ sở hạ tầng lớn và với 1 số vốn rất lớn. Việc quản lý hợp tác xã ngày càng chặt chẽ hơn đặc biệt việc quản lý thu chi của 1 hợp tác xã là vấn đề trọng tâm trong việc giải quyết vấn đề quản lý hợp tác xã. Phần mềm mà em đưa ra nhằm giải quyết bài toán quản lý thu chi của 1 hợp tác xã giúp cho việc quản lý các khoản thu chi của hợp tác xã tốt hơn. 1.2.3 Phạm vi của đề tài Đề tài là một phần chính trong phân hệ quản lý hợp tác xã. Chương 2 : Khảo sát hệ thống 2.1 Khảo sát thưc tế: 2.1.1Tình hình kinh tế của hợp tác xã Kinh tế hợp tác, hợp tác xã: Sẽ là lực lượng kinh tế mạnh Dường như đã có nhiều người nghĩ rằng, ở các nước phát triển không có mô hình hợp tác xã (HTX), liên minh HTX . Xin thưa, ngay cả những nước phát triển như Đức, Pháp . mô hinh HTX, liên minh HTX cũng rất phát triển, không những thế, ở châu Âu còn có những liên minh HTX xuyên quốc gia như tập đoàn Coop Norden hoạt động trong lĩnh vực phân phối hàng hóa trên khắp 3 nước: Đan Mạch, Thụy Điển, Thụy Sỹ với 4 hình thức kinh doanh: Cửa hàng, siêu thị, siêu siêu thị và bách hóa, với 3.000 cửa hàng, 60.000 nghìn nhân viên phục vụ trên 11 triệu khách hàng thường xuyên . Còn ở Việt Nam, sau thời kỳ “hưng thịnh” của HTX, liên minh HTX trong thời kỳ bao cấp đã qua; Khi xóa bỏ bao cấp, vai trò của HTX, liên minh HTX dường như bị “lãng quên” . Phải đến một vài năm trở lại đây, đặc biệt là từ khi Chính phủ ban hành các Nghị định GVHD:Th.S Tống Minh Ngọc 4 SVTH: Nguyễn Duy Nghĩa Báo cáo thực tập tổng hợp Quản lý thu chi hợp tác xã hướng dẫn thi hành Luật HTX 2003 và hoạch định kế hoạch phát triển kinh tế tập thể 5 năm (2006-2010), thì nền kinh tế tập thể này mới thực sự được xem xét. Tình hình kinh tế hợp tác xã năm 2005 đây là 1 ví dụ để chúng ta thấy được quy mô hợp tác xã ở nước ta ngày càng được mở rộng. Trong năm 2005, các hình thức hợp tác giản đơn (tổ, nhóm hợp tác, liên kết .) tiếp tục được thành lập ở hầu hết các địa phương trên cả nước. Tuy nhiên, phát triển mạnh nhất vẫn là một số tỉnh ở đồng bằng sông Cửu Long (Cần Thơ - 1.122 tổ hợp tác, Hậu Giang 350 tổ .) và một số tỉnh miền núi (Hà Giang – 2.634 tổ hợp tác, Cao Bằng – 2.500 tổ), nơi nhu cầu hợp tác, hỗ trợ lẫn nhau của người dân rất bức thiết do điều kiện tự nhiên và tính chất sản xuất ở những khu vực này. Hoạt động chủ yếu của các tổ hợp tác vẫn là hùn vốn, hỗ trợ vốn, cùng nhau ứng dụng tiến bộ kỹ thuật, hợp tác làm thủy lợi, bơm tưới, hỗ trợ nhân lực sản xuất . Theo báo cáo của các địa phương, tổng số tổ hợp tác trên cả nước đến thời điểm cuối năm 2005 có 320.000 tổ hợp tác, nhưng con số này có thể thấp hơn so với thực tế do có đến 80% số tổ hợp tác không đăng ký hoạt động, quy mô nhỏ và phân tán, trong đó lĩnh vực nông nghiệp chiếm hơn 50%. Thực tế trong năm qua cho thấy, các tổ hợp tác phát triển mạnh trong lĩnh vực dịch vụ, tiểu thủ công nghiệp. Tuy mức độ liên kết còn lỏng lẻo, mang tính thời vụ, các tổ hợp tác vẫn là một lực lượng quan trọng góp phần thúc đẩy kinh tế hộ phát triển, tạo mối quan hệ hợp tác, hỗ trợ lẫn nhau nâng cao năng lực và hiệu quả hoạt động của từng hộ. Hầu hết trong số 20% tổ hợp tác có đăng ký kinh doanh với ủy ban nhân dân xã, phường là những tổ hợp tác có quy mô lớn hơn, có vốn góp, tài sản chung, được tổ chức và quản lý như một HTX. 2.1.2 Một số hợp tác xã khảo sát 2.1.2.1 Hợp tác xã nông nghiệp Phù Nham GVHD:Th.S Tống Minh Ngọc 5 SVTH: Nguyễn Duy Nghĩa Báo cáo thực tập tổng hợp Quản lý thu chi hợp tác xã Nằm ở cánh đồng Mường Lò, vựa lúa lớn thứ hai của Tây Bắc (sau Mường Thanh). Đây là 1 hợp tác xã nông nghiệp có một quy mô lớn. Hợp tác xã với 1.421 hộ, 6.638 nhân khẩu. Số vốn hoạt động 1,82 tỉ đồng (năm 2004). Ngành nghề kinh doanh dịch vụ của hợp tác xã đa dạng: dịch vụ mua bán kinh doanh nông sản; dịch vụ cho vay các loại vật tư nông nghiệp; dịch vụ điện; dịch vụ mua bán hàng hóa thương nghiệp; vật tư nông nghiệp; dịch vụ ngành nghề quản lý vườn cây, chăn nuôi; dịch vụ kinh doanh vật liệu xây dựng sản xuất gạch EG5, dịch vụ vận tải, dịch vụ tín dụng nội bộ; dịch vụ kinh doanh xăng dầu Với 1 hợp tác xã có số lượng nhân khẩu rất lớn việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý thu chi của hợp tác xã sẽ giúp cho việc quản lý của hợp tác xã được chặt chẽ, chính xác hơn. 2.1.2.2 Mô hình hợp tác xã quản lý kinh doanh chợ Láng hạ HTX Thương mại Láng Hạ, quận Đống Đa, Hà Nội được thành phố cho phép chuyển 8343 m2 đất trồng rau sang xây dựng chợ. Năm 2001, HTX xây dựng chợ với vốn đầu tư khoảng 6 tỷ đồng, chủ yếu là vốn góp, vốn vay của xã viên. Năm 2002 chợ đi vào hoạt động, doanh thu từ chợ các năm: 2002: 2,4 . tỷ đồng, năm 2003: 2,5 tỷ đồng, năm 2004: 2,5 tỷ đồng chiếm gần 50% tổng doanh thu của HTX. Trong các năm tới doanh thu của HTX đạt trên 10 tỷ đồng, trong đó chợ doanh thu chợ chiếm đến 50%. Đến đầu năm 2007, tổng nguồn vốn thuộc sở hữu tập thể đạt 24 tỷ đồng, trong đó 12 tỷ là vốn cố định, 12 tỷ vốn lưu động. Cơ cấu: vốn góp của xã viên là 5,8 tỷ, 18,2 tỷ là vốn tích lũy của HTX. Cơ cấu vốn nói lên cơ chế tự cấp vốn, hiệu quả kinh doanh và khả năng đầu tư sắp tới của HTX. HTX với 105 hộ thuê kinh doanh sạp, 375 hộ thuê kinh doanh chỗ ngồi, và 100 chỗ khác. HTX có 131 xã viên, tạo việc làm cho 188 lao động trong đó có 57 người không phải là xã viên, mức lương tối thiểu của lao động gần 1 triệu đồng/tháng, mức tối đa gần 3 triệu đồng/tháng. Xã viên được ứng trước lãi vốn góp khoảng 600000 đồng/tháng. Trong GVHD:Th.S Tống Minh Ngọc 6 SVTH: Nguyễn Duy Nghĩa Báo cáo thực tập tổng hợp Quản lý thu chi hợp tác xã những năm tới do nhu cầu mở rộng và nâng cấp các dịch vụ tại chợ cũng như các dự án đầu tư mới trên 10 tỷ đồng, số xã viên và người lao động đạt 220 người. HTX nộp ngân sách hàng năm (không kể phần hộ kinh doanh trong chợ tự nộp): Năm 2001 nộp 245 triệu đồng, năm 2002:792 triệu đồng, năm 2003: 1074 triệu, năm 2004: 1366 triệu đồng. Với những con số nêu trên chúng ta có thể thấy được số lựong xã viên cũng như số vốn của hợp tác xã rất lớn. Nguồn vốn của hợp tác xã có được chủ yếu là thu và đón góp của các xã viên trong hợp tác xã. Vì vậy việc quản lý thu chi của hợ tác xã là rất cần thiết 2.1.2.3 Hợp tác xã nhà ở, một mô hình mới quản lý chung cư Nhu cầu nhà ở cho người có thu nhập thấp và mô hình Hợp tác xã (HTX) nhà ở đã được các cơ quan chức năng TP Hồ Chí Minh thảo luận trong buổi hội thảo "HTX tham gia phát triển, quản lý và cung ứng dịch vụ nhà ở cho người có thu nhập thấp" do Liên minh HTX TP Hồ Chí Minh tổ chức ngày 9/12. Thành phố hiện nay có khoảng 500 chung cư, trong đó có trên 73.700 căn hộ do Nhà nước quản lý, nhưng hầu như chỉ có các tổ dân Đóng góp kinh nghiệm trong lĩnh vực này, ông Stig Hakan Lindhé - Giám đốc Trung tâm phát triển HTX - Liên đoàn HTX Thụy Điển - cho biết, Thụy Điển hiện có 9 triệu dân và có khoảng 4 triệu căn hộ, trong đó có 720.000 căn hộ (chiếm 18%) do HTX nhà ở sở hữu. Mô hình HTX nhà ở hiện đang được phát triển trên 40 nước (trong đó có 20 nước ở Châu Âu) và giải quyết khá tốt nhu cầu của người dân.Việc quản lý các hộ gia đình trong các khu chung cư hiện nay chưa mang tính chuyên nghiệp, không có khả năng phát triển các dịch vụ tiện ích. Chính vì vậy, các chung cư trên địa bàn thành phố hiện nay thường thiếu thốn tiện nghi nhưng người dân lại phải trả giá dịch vụ cao, an sinh xã hội chưa đảm bảo, bộ mặt chung cư nhếch nhác, thiếu thẩm mỹ . GVHD:Th.S Tống Minh Ngọc 7 SVTH: Nguyễn Duy Nghĩa Báo cáo thực tập tổng hợp Quản lý thu chi hợp tác xã "Tình trạng trên sẽ được cải thiện khi các HTX nhà ở đi vào họat động" - Phó Chủ tịch Liên minh HTX TP Hồ Chí Minh Nguyễn Duy Hiếu khẳng định. Theo ông Hiếu, HTX nhà ở sẽ có 2 chức năng cơ bản là quản lý và cung cấp các dịch vụ nhà ở như các dịch vụ an sinh xã hội, thông tin, liên lạc, dịch vụ tiện ích (giặt giũ, vệ sinh, cung cấp lương thực, thực phẩm hoặc suất ăn) . Và chức năng thứ hai là HTX sẽ dùng tiền vay hoặc tiền do các thành viên là pháp nhân (các doanh nghiệp muốn xây dựng nhà cho cán bộ, công nhân viên của mình) đầu tư xây dựng các chung cư và sau đó bán cho các xã viên dưới hình thức trả góp và cung cấp cho các xã viên các dịch vụ như trên Đây là một mô hình quản lý hiện đại, trong tương lai sẽ rất phát triển. Và như chúng ta thấy mô hình trên đây sẽ cung cấp cho các hộ gia đình trong chung cư những dịch vụ tốt. Vậy chúng ta sẽ cần 1 phần mêm quản lý để quản lý việc thu phí dịch vụ của các hộ gia đình Từ những thực tế trên đây chúng ta có thể thấy rằng việc ứng dụng công nghệ thông tin vào trong quản lý hợp tác xã là rất càn thiết đặc biệt là trong vần đề quản lý thu chi của hợp tác xã 2.2.Khảo sát thực tế về thu chi của hợp tác xã 2.2.1Các đối tuợng và mối quan hệ giữa các đối tượng trong quản lý thu chi: Các đối tượng chính trong quản lý thu chi của hợp tác xã là  Hộ gia đình : Là đối tượng sử dụng các dịch vụ của hợp tác xã  Thu:Là đối tượng lưu trữ các khoản thu mà hợp tác xã thu của hộ gia đình hay là lưu trữ các dich vụ mà hợp tác xã cung cấp cho hộ gia đình như phí vệ sinh, phi bảo vệ…  Chi:Lưu trữ các khoản chi phục vụ cho hoạt động của hợp tác xã như hoạt động tình nghĩa, hoạt động khen thưởng hoc sinh nghèo vượt khó… GVHD:Th.S Tống Minh Ngọc 8 SVTH: Nguyễn Duy Nghĩa Báo cáo thực tập tổng hợp Quản lý thu chi hợp tác xã  Nhân viên:Là đối tượng quản lý các hoạt động của hợp tác xã, quản lý các hoạt động thu, chi( bao gồm cả quản lý lương), quản lý các hộ gia đình trong hợp tác xã Mối quan hê giữa các đối tượng  Nhân viên của hợp tác xã quản lý thu, chi, hộ gia đình của hợp tác xã.  Một hộ gia đình có thể có1 hoặc nhiều khoản thu  Một khoản thu có thể bao gồm nhiều hộ gia đình 2.2.2 Thực trạng, nghiệp vụ quản lý thu chi của các hợp tác xã Việc quản lý thu chi của hợp tác xã quản lý các khoản thu và khoản chi của hợp tác xã. Các khoản thu của hợp tác xã chủ yếu là các khoản thu nhằm phục vụ lợi ích của các hộ khẩu trong hợp tác xã như: phí vệ sinh, phí bảo vệ…Các khoản chi của hợp tác xã là để phục vụ các hoạt động của hợp tác xã như: hoạt động tình nghĩa, khen thưởng…. • Quản lý thu: cứ đầu tháng hay đầu quý nhân viên của hợp tác xã sẽ đưa thông báo nộp các khoản thu tiền đến từng hộ gia đình. Các hộ gia đình sẽ đến văn phòng hợp tác xã để nộp tiền. Nhân viên thu tiền của hợp tác xã sẽ căn cứ vào khoản thu, gia đình chính sách hay không chính sách,căn cứ vào số lượng đối tượng cần thu trong 1 hộ mà đưa ra khoản tiền cần . Sau đó nhân viên của hợp tác xã sẽ ghi hóa đơn cho chủ hộ. Với các khoản thu không căn cứ vào gia đình chính sách hay số nhân khẩu trong 1 hộ gia đình như tiền điện hay tiền nước thì sẽ dựa vào các phiếu thu tiền điện và tiền nước mà nhà máy điện và nước gửi đến cho hợp tác xã và hợp tác xã sẽ thu tiền của các hộ gia dình rồi chuyển đến sở điện hay sở nước nơi hợp tác xã hoạt động. • Quản lý chi: trong các dịp kỷ niệm hay ngày lễ hợp tác xã thường có các hoạt động như là hoạt động tình nghĩa, hoạt động thăm các gia đình thương binh liệt sỹ hay tiền thưởng cho các học sinh giỏi hay cho học sinh nghèo vượt khó…Các hợp tác xã sẽ cố 1 quỹ và trong các dịp hợp tác xã sẽ chích ra 1 khoản. GVHD:Th.S Tống Minh Ngọc 9 SVTH: Nguyễn Duy Nghĩa Báo cáo thực tập tổng hợp Quản lý thu chi hợp tác xã Quy trình nghiệp quản lý chi:Khi đến ngày kỷ niệm hay ngày lệ chủ nhiệm hợp tác xã và các nhân viên sẽ họp đưa ra các hoạt động để kỷ niệm từ đó đưa ra số tiền cần thiết để thực hiện các hoạt động đó. Sau đó chủ nhiệm hợp tác xã sẽ ký giấy xuất tiền và nhân viên thu quỹ sẽ cấp 1 hóa đơn xuất tiền cùng với số tiền như trong hóa đơn. Tất cả các khoản chi này sẽ được hợp tác xã ghi lại và đưa ra các báo cáo thống kê • Việc quản lý thu chi của hợp tác xã ở đây có thể bao gồm cả phần quản lý lương của nhân viên của hợp tác xã. Hàng tháng nhân viên hợp tác xã sẽ trả lương vào 1 ngày cố định mà hợp tác xã quy định. Nhân viên quản lý lương sẽ căn cứ vào chức vụ, mức lương, số ngày công, tiền thưởng, số tiền tạm ứng trong tháng này của nhân viên lĩnh lương mà đưa ra số tiền thực lĩnh trong tháng này của nhân viên đó. Khi trả lương cho nhân viên, nhân viên quản lý lương sẽ đưa ra 1 hóa đơn xác nhận khỏan tiền lương mà nhân viên lĩnh lương đã nhận. • Cuối năm hợp tác xã sẽ đưa ra 1 báo cáo tổng hợp về các khoản thu ,chi cũng như tiền lưong hợp tác xã,và đồng thời thống kê lại nhân khẩu trong hợp tác xã 2.2.3Một số đề xuất trong nghiệp vụ quản lý • Quản lý việc thu tiền của các hộ trong hợp tác xã o Việc thu tiền của các hộ trong 1 hợp tác xã sẽ chia theo các quý hay theo vụ hoặc theo tháng con tùy vào quy định của từng hợp tác xã o Khi nào thu tiền các hộ trong hợp tác xã sẽ đến trụ sở của hợp tác xã để nộp tiền hoặc là hợp tác xã sẽ cử nhân viên xuống các xóm, thôn để thu tiền o Một hộ gia đình có thể nộp tiền làm nhiều lần.Mỗi lần nộp đều được ghi lại để sau này sẽ thông kê lại và đưa ra các báo cáo để thông báo đến các hộ GVHD:Th.S Tống Minh Ngọc 10 SVTH: Nguyễn Duy Nghĩa