137 CHѬѪNG 8. PHӔI HӦP Vӄ MҺT THÔNG TIN MӨC ĈÍCH - HiӇu ÿѭӧc tҫm quan trӑng cӫa truyӅn thông tӕt trong quҧn lý dӵ án và mô tҧ các thành phҫn chính cӫa mӝt kӃ hoҥch quҧn lý thông tin, truyӅn thông - HiӇu ÿѭӧc qui trình quҧn lý thông tin, truyӅn thông GIӞI THIӊU CHUNG a) Tҫm quan trӑng cӫa truyӅn thông tӕt. - Nӛi sӧ hãi lӟn nhҩt ÿӕi vӟi dӵ án là thҩt bҥi (kém) truyӅn thông, các thành viên dӵ án không giao tiӃp ÿѭӧc vӟi nhau. - Các nhà chuyên môn vӅ CNTT không phҧi là ngѭӡi truyӅn thông tӕt - Các nghiên cӭu cho thҩy nhà chuyên môn CNTT phҧi có khҧ năng truyӅn thông hiӋu quҧ ÿӇ có thӇ thăng tiӃn trong nghӅ nghiӋp - Kӻ năng nói là yӃu tӕ chӫ yӃ u ÿӇ thăng tiӃn nghӅ nghiӋp ÿӕi vӟi các nhà chuyên môn CNTT b) Các qui trình quҧn lý truyӅn thông - Lұp kӃ hoҥch truyӅn thông: xác ÿӏnh thông tin và nhu cҫu giao tiӃp cӫa các bên liên quan. - Phân phӕi thông tin: có thӇ dùng thông tin cҫn thiӃt ÿúng lúc - Báo cáo hiӋu suҩt: thu thұp và phә biӃn thông tin vӅ hiӋu suҩt - KӃt thúc hành chính: tҥo, thu thұp, và thông tin ÿӇ hӧp thӭc hóa kӃt thúc dӵ án / giai ÿoҥn NӜI DUNG 1. XÁC ĈӎNH THÔNG TIN – THIӂT Kӂ Kӂ HOҤCH TRAO ĈӘI THÔNG TIN - Yêu cҫu trao ÿәi thông tin - Lұp kӃ hoach truyӅn thông Trong chӫ ÿӅ này, chúng ta trao ÿәi cách thiӃt lұp mӝt bҧn kӃ hoҥch trao ÿәi thông tin hiӋu quҧ sӁ rҩt cҫn cho quá trình thӵc hiӋn dӵ án. Mӝt công ty ÿã tiӃn hành mӝt nghiên cӭu vӅ thӡi gian trên các giám ÿӕc dӵ án CNTT cӫa mình và thҩy rҵng hӑ dùng tӯ 50 – 65% thӡi gian vào hoҥt ÿӝng trao ÿәi thông tin nên rҩt khó hoàn thành công viӋc. ĈӇ hiӇu rõ hѫn vӅ tình trҥng này, công ty ÿã thành lұp 2 nhóm kiӇm soát. Nhóm giám ÿӕc d ӵ án CNTT thӭ nhҩt ÿѭӧc y êu cҫu phҧi có mӝt bҧn kӃ hoҥch trao ÿәi thông tin chi tiӃt và sӁ bӏ giám sát viӋc thӵc hiӋn kӃ hoҥch ÿó trong suӕt vòng ÿӡi cӫa dӵ án. Nhóm thӭ hai không có yêu cҫu gì và ÿѭӧc quҧn lý dӵ án theo cách mà hӑ thѭӡng làm. KӃt quҧ, nhóm thӭ nhҩt luôn mҩt tӯ 25- 45% thӡi gian mӛi tuҫn cho viӋc trao ÿәi thông tin, trong khi ÿó nhóm thӭ hai phҧi mҩt tӯ 50 – 65%. Có mӝt ÿiӅu thú vӏ là, nhóm buӝc phҧi dùng kӃ hoҥch trao ÿәi thông tin 138 báo cáo lҥi rҵng thӡi gian mà hӑ dùng ÿӇ trao ÿәi thông tin không nhӳng giҧm mà viӋc trao ÿәi thông tin còn hiӋu quҧ cao hѫn nhiӅu, mӭc ÿӝ căng thҷng trong trao ÿәi thông tin giҧm ÿáng kӇ. Bҥn ÿang dùng thӡi gian cӫa dӵ án nhѭ thӃ nào? a) Yêu cҫu trao ÿәi thông tin Mӛi dӵ án cҫn có kӃ hoҥch quҧn lý truyӅn thông, là tài liӋu hѭӟng dүn truyӅn thông trong dӵ án. Phân tích các bên liên quan trong truyӅn thông dӵ án cNJng hӛ trӧ qui trình lұp kӃ hoҥch truyӅn thông. Nӝi dung cӫa kӃ hoҥch quҧn lý truyӅn thông: - Mô tҧ viӋc thu thұp các loҥi thông tin khác nhau - Mô tҧ và cҩu trúc phân phӕi thông tin ÿӃn vӟi ai, khi nào và bҵng cách nào - Ĉӏnh dҥng thông tin ÿӇ truyӅn thông. - Lӏch biӇu tҥo thông tin - Các phѭѫng pháp truy cұp ÿӇ nhұn thông tin - Phѭѫng pháp cұp nhұt kӃ hoҥch quҧn lý truyӅn thông theo tiӃn ÿӝ cӫa dӵ án - Phân tích truyӅn thô ng vӟi các bên liên quan Mөc ÿích cӫa kӃ hoҥch trao ÿәi thông tin là nhҵm ÿҧm bҧo hiӋu quҧ nhӳng giao tiӃp quan trӑng giӳa các thành viên trong ÿӝi và nhӳng ÿӕi tѭӧng liên quan ÿӃn dӵ án ÿӇ hӑ có thӇ làm viӋc mӝt cách ÿӝc lұp. Giao tiӃp hiӋu quҧ trong dӵ án sӁ tҥo ÿiӅu kiӋn cho giám ÿӕc dӵ án, các thành viên trong ÿӝi dӵ án, nhà tài trӧ, ÿӕi tѭӧng liên quan dӵ án và nhà cung cҩp ÿѭa ra nhӳng quyӃt ÿӏnh hӧp lý, ÿѭӧc thông báo ÿҫy ÿӫ. CNJng cҫn phҧi giao tiӃp vӟi nhӳng ÿӕi tѭӧng bên ngoài có liên quan ví dө nhѭ: khách hàng, cә ÿông, báo chí và công chúng. Trao ÿәi thông tin ÿóng mӝt vai trò quan trӑng trong viӋc ÿҧm bҧo chҩt lѭӧng thông qua viӋc giҧm bӟt các báo cáo vӅ hiӋu quҧ hoҥt ÿӝng cӫa dӵ án. Trao ÿәi thông tin có thӇ ngăn chһn mӝt sӕ rӫi ro, ÿӗng thӡi rҩt cҫn thiӃt nhҵm p hә biӃn thông tin vӅ nhӳng thay ÿәi cҫn thiӃt ÿӇ giҧi quyӃt nhӳng rӫi ro ÿã ÿѭӧc xҧy ra. KӃ hoҥch trao ÿәi thông tin cҫn phҧi ÿѭӧc cұp nhұt và tinh lӑc khi dӵ án tiӃn triӇn. Bҧng 8-1. Các giai ÿoҥn xác ÿӏnh yêu cҫu thông tin Giai ÿoҥn Mô tҧ Giai ÿoҥn 1 Xác ÿӏnh yêu cҫu vӅ thông tin và trao ÿәi thông tin; Ai cҫn thông tin gì, khi nào và ӣ dҥng nào Giai ÿoҥn 2 Xác ÿӏnh cách thӭc trao ÿәi thông tin tӕt nhҩt, lӵa chӑn phѭѫng tiӋn bao gӗm truyӅn miӋng, văn bҧn, thѭ ÿiӋn tӱ, mҥng nӝi bӝ, thҧo luұn. Giai ÿoҥn 3 ChӍ ÿӏnh vai trò và trách nhiӋm trao ÿәi thông tin. Giai ÿoҥn 4 Lұp lӏch cho công tác trao ÿәi thông tin. Giai ÿoҥn 5 ViӃt bҧn kӃ hoҥch thành văn bҧn và phә biӃn. Mӝt trong nhӳng khía cҥnh chӫ yӃu cӫa viӋc quҧn lý dӵ án chính là quҧn lý kǤ vӑng cӫa nhӳng ÿӕi tѭӧng liên quan dӵ án. Các ÿӕi tѭӧng liên quan dӵ án có mөc tiêu và mӭc ѭu tiên cӫa riêng mình ÿӕi vӟi dӵ án. Khi dӵ án tiӃn triӇn, hӑ sӁ ÿánh giá mӭc ÿӝ thành công cӫa dӵ án. Ngѭӡi giám ÿӕc dӵ án có thӇ ÿӏnh hình nhӳng nhұn thӭc này bҵng cách cung cҩp ÿúng thông tin ÿúng thӡi ÿiӇm thông qua viӋc lұp kӃ hoҥch trao ÿәi thông tin kӻ lѭӥng. 139 Do ÿó, yêu cҫu trao ÿәi thông tin (communication requirements) là nhӳng tài liӋu dӵ án xác ÿӏnh ra nhӳng thông tin phù hӧp cho tӯng ÿӕi tѭӧng tҥi tӯng thӡi ÿiӇm và ӣ nhӳng dҥng thích hӧp. Mөc tiêu cӫa yêu cҫu trao ÿәi thông tin là ÿѭa ÿúng thông tin ÿӃn ÿúng ÿӕi tѭӧng, ÿúng lúc, vӟi cách thӭc tiӃt kiӋm chi phí. KӃt quҧ cӫa quá trình lұp yêu cҫu này là mӝt danh sách các ÿӕi tѭӧng trao ÿәi thông tin, sӕ lѭӧng ngѭӡi cӫa tӯng n hóm, loҥi thông tin trao ÿәi hӑ cҫn nhұn ÿѭӧc, và các nguӗn trao ÿәi thông tin ÿѭӧc yêu cҫu. Bҧn phân tích nên có dҥng kҿ ô, bҧng câu hӓi hoһc bҧng khҧo sát. Các câu hӓi bao gӗm: - Ai cҫn thông tin? - Tҥi sao hӑ cҫn? - Hӑ cҫn loҥi thông tin gi? - Mӭc ÿӝ chi tiӃt mà hӑ cҫn? - Hӑ thích thông tin ÿѭӧc cung cҩp ӣ dҥng nào? - Mӭc ÿӝ thѭӡng xu yên hӑ cҫn thông tin? - Mөc tiêu cӫa viӋc cung cҩp thông tin này là gì? - Ai là ngѭӡi sӁ cung cҩp thông tin này ÿӃn ngѭӡi nhұn? Ví dө: Hãy xem xét thӃ khó xӱ cӫa mӝt giám ÿӕc chѭѫng trình cho mӝt công ty bҧo hiӇm y tӃ lӟn. Có 15 giám ÿӕc dӵ án phҧi báo cáo cho cô, trong ÿó mӛi giám ÿӕc trung bình phө trách 6 dӵ án. Ban ÿҫu, mӛi giám ÿӕc nӝp mӝt bҧn báo cáo hàng tuҫn vӅ mӛi dӵ án. Ĉӑc mӛi bҧn báo cáo này phҧi mҩt 30 phút, có nghƭa là cô phҧi mҩt 30 phút ÿӇ ÿӑc mӛi báo cáo trong tәng sӕ 90 báo cáo trҥng thái gӱi ÿӃn hàng tuҫn, tӭc là 45 giӡ mӛi tuҫn. Thay vào ÿó, cô ÿã truyӅn ÿҥt tӟi các giám ÿӕc dӵ án rҵng cô muӕn hӑ nӝp cho cô mӝt bҧn tóm tҳt thӵc hiӋn hai tuҫn mӝt lҫn, trong ÿó có bao gӗm tҩt cҧ các dӵ án mà hӑ tham gia. ViӋc này ÿã giҧm thiӇu ÿѭӧc thӡi gian cô dàn h ÿӇ ÿӑc các báo cáo xuӕng khoҧng 8 giӡ trong 2 tuҫn. Cô cNJng yêu cҫu hӑ phҧi thông báo ngay nhӳng vҩn ÿӅ quan trӑng qua email, ÿiӋn thoҥi hoһc yêu cҫu hӑp. Khi ÿó cô có thӇ trӧ giúp cho các giám ÿӕc dӵ án khi hӑ cҫn, ÿӗng thӡi các giám ÿӕc dӵ án cNJng không còn dùng thӡi gian quí giá vào viӋc viӃt ra nhӳng báo cáo hӃt sӭc không rõ ràng. Hình ÿѭӟi ÿây trình bày mӝt phҫn cӫa tài liӋu yêu cҫu trao ÿәi thông tin này. Bҧng 8-2. Yêu c ҫu trao ÿәi thông tin Tài liӋu Mô tҧ Ngѭӡi nhұn Mӭc ÿӝ thѭӡng xuyên Dӵ án sѫ bӝ Tәng quan vӅ dӵ án /Tóm lѭӧc thӵc thi Nhà tài trӧ Mӝt lҫn vào lúc bҳt ÿҫu Ĉӏnh nghƭa phҥm vi Mô tҧ phҥm vi dӵ án, giӟi hҥn,ngân sách, yêu cҫu… Nhà tài trӧ Giám ÿӕ dӵ án Tҩt cҧ các thành viên ban dӵ án Các ÿӕi tѭӧng liên quan Tҥi thӡi ÿiӇm bҳt ÿҫu dӵ án và mӛi khi có thay ÿәi Báo cáo quҧn lý rӫi ro Mô tҧ các rӫi ro cӫa dӵ án cùng vӟi các ma trұn khҧ nawngvaf mӭc ÿӝ nghiêm Giám ÿӕc dӵ án Nhà tài trӧ nӃu (cҫn) DuyӋt hàng tuҫn trong toàn dӵ án, thông báo ngay khi rӫi ro xҭy ra. 140 trӑng, chiӃn lѭӧc giҧm thiӇu và các kӃ hoҥch dӵ phòng Ѭӟc tính nӛ lӵc trong dӵ án Mô tҧ mӭc ÿӝ nӛ lӵc cҩn có ÿӇ hoàn thành dӵ án Giám ÿӕc dӵ án Các giám ÿӕc chӭc năng Nhà tài trӧ DuyӋt hàng tuҫn Báo cáo hiӋu quҧ hàng tháng b) Lұp kӃ hoҥch truyӅn thông – kӃ hoҥch trao ÿәi thông tin Dӵ án càng phӭc tҥp và vұn ÿӝng thì nguy cѫ thҩt bҥi càng cao. Nguy cѫ thҩt bҥi càng cao thì sӕ tiӅn ÿѭӧc chi cho trao ÿәi thông tin càng cao. Trên cѫ sӣ các dӵ án CNTT thѭӡng phӭc tҥp và biӃn ÿӝng, thì sӵ nhiӋt tình dành cho viӋc trao ÿәi thông tin trong dӵ án là ÿiӅu có thӇ hiӇu ÿѭӧc. Trên cѫ sӣ vai trò vô cùng quan trӑng cӫa trao ÿәi thông tin trong các dӵ án CNTT, mӝt dӵ án ÿѭӧc bҳt ÿҫu m à không có kӃ hoҥch trao ÿәi thông tin là ÿiӅu không thӇ hiӇu ÿѭӧc. Các bѭӟc xây dӵng kӃ hoҥch trao ÿәi thông tin nhѭ sau: 1. Xác ÿӏnh ÿӕi tѭӧng trao ÿәi thông tin . 2. Xác ÿӏnh các yêu cҫu vӅ nӝi dung và tҫn suҩt cho ÿӕi tѭӧng, bao gӗm ÿӕi tѭӧng liên quan dӵ án, nhà tài trӧ, nhà cung cҩp, và các bên liên quan khác. 3. Xác ÿӏnh các yêu cҫu trao ÿәi thông tin ÿһc biӋt cho các ÿӝi dӵ án phân tán và mang tính quӕc tӃ. 4. Lұp kӃ hoҥ ch báo cáo hiӋu quҧ và ÿһt ra kǤ vӑn g cho quá trình trao ÿәi thông tin. 5. Xác ÿӏnh các kênh trao ÿәi thông tin cҧ chính thӭc và không chính thӭc, chӑn ra các kênh trao ÿәi thông tin ÿáp ӭng tӕt nhҩt nhu cҫu cӫa tә chӭc. 6. ChӍ ÿӏnh vai trò và trách nhiӋm trao ÿәi thông tin . Ĉӕi vӟi mӝt dӵ án nhӓ thì giám ÿӕc dӵ án có thӇ nhұn trách nhiӋm trao ÿәi thông tin . Ĉӕi vӟi nhӳng dӵ án lӟn hѫn, vai trò này nên ÿѭӧc chӍ ÿӏnh cho mӝt thành viên trong ÿӝi, hoһc chӍ ÿӏnh cho các thành viên khác nhau trong ÿӝi chӏu trách nhiӋm thӵc hiӋn các phҫn khác nhau cӫa kӃ hoҥch trao ÿәi thông tin . Giám ÿӕc dӵ án có trách nhiӋm ÿҧm bҧo cho kӃ hoҥch trao ÿәi thông tin ÿѭӧc thӵc hiӋn. 7. Phân bә thӡi gian trong lӏch trình cho viӋc thӵc hiӋn trao ÿәi thông tin . ViӋc này ÿҧm bҧo tài nguyên ÿѭӧc phân bә cho viӋc thӵc hiӋn kӃ hoҥch trao ÿәi thông tin . Dӵ ÿӏnh tӕt ÿҽp cӫa trao ÿәi thông tin thѭӡng bӏ thҩt bҥi do sӵ căng thҷng cӫa các côn g viӋc tӯ ngày này sang ngày khác. Bҵng cách coi trao ÿәi thông tin là mӝt công viӋc dӵ án chính thӭc và phân bә thӡi gian hӧp lý, chӭc năng quan trӑng này chҳc chҳn sӁ ÿѭӧc thӵc hiӋn. 8. ViӃt thành văn bҧn kӃ hoҥch trao ÿәi thông tin và phân phát. Ĉӯng quên cұp nhұt bҧn kӃ hoҥch khi cҫn. Bài tұp 8-1: Xây dӵng kӃ hoҥch trao ÿәi thông tin Thӡi gian: 15 phút Mөc tiêu: Xây dӵng kӃ hoҥch trao ÿәi thông tin dӵa trên nhu cҫu tӯ các ÿӕi tѭӧng dӵ án. Kӏch bҧn: 141 Văn phòng vұn hành cӫa Công ty XYZ, vӟi vai trò là nhà tài trӧ cӫa dӵ án cҫn phҧi ÿѭӧc theo kӏp dӵ án ӣ mӭc chung. Giám ÿӕc vұn hành là ngѭӡi có óc phân tích và cô lo rҵng nhu cҫu cӫa mình sӁ không ÿѭӧc ÿáp ӭng trong dӵ án này. Giám ÿӕc chăm sóc khách hàng chӍ quan tâm ÿӃn các vҩn ÿӅ vӅ nhân sӵ và duy trì nhân sӵ (retention). Anh ta rҩt nhҥy cҧm vӟi nhӳng thông tin trong công ty truyӅn vӅ ÿҥi lý chăm sóc khách hàng cӫa mình. Giám ÿӕc CNTT lҥi quan tâm ÿӃn nhӳng yêu cҫu thêm vӅ băng thông tiӅm ҭn cӫa Ӭng dөng chăm sóc khách hàng mӟi. Giám ÿӕc Kho và bҧo trì xe cӝ không tin ÿӝi IT có thӇ ÿáp ӭng các yêu cҫu vӅ chӭc năng cӫa mình. Giám ÿӕc Makerting là ngѭӡi cӵc kì thiӃu kiên nhүn, ngѭӡi này hi vӑng thӏ phҫn sӁ tăng sau khi sҧn phҭm ÿѭӧc bàn giao. 1. Xác ÿӏnh tҫn suҩt và kênh trao ÿәi thông tin cho nhӳng ÿӕi tѭӧng liӋt kê trong bҧng? Ĉӕi tѭӧng T ҫn suҩt Kênh trao ÿәi thông tin Phó Chӫ tӏch phө trách vұn hành Hàng tháng hoһc hai tuҫn mӝt lҫn Tóm lѭӧc thӵc thi qua email hoһc hӑp. Giám ÿӕc vұn hành Báo cáo chi tiӃt hàng tuҫn Email Giám ÿӕc chăm sóc khách hàng Hàng tháng hoһc khi cҫn Hӑp nhóm nhӓ Giám ÿӕc IT Hàng thàng hoһc theo yêu cҫu Bҩt cӭ kênh thông tin nào Giám ÿӕc kho và bҧo trì xe cӝ ChӍ khi thông tin sҹn có phù hӧp Email hoһc gһp trӵc tiӃp Giám ÿӕc Makerting Ĉӏnh kì cho ÿӃn khi dӵ án gҫn kӃt thúc – có thӇ ÿѭa vào Hӑp ban quҧn lý hoһc cұp nhұt thông tin qua email Ĉҥi lý chăm sóc khách hàng Theo ý cӫa giám ÿӕc Thông qua Giám ÿӕc chăm sóc khách hàng 2. Sau khi kӃ hoҥch ÿѭӧc xây dӵng xong, cҫn làm gì ÿӇ ÿҧm bҧo kӃ hoҥch ÿѭӧc thӵc hiӋn? o Ch͑ ÿ͓nh vai trò và trách nhi͏m th͹c hi͏n trao ÿ͝i thông tin . Lý t˱ͧng nh̭t là ch͕n m͡t thành viên trong ÿ͡i ÿ͋ qu̫n lý quá trình trao ÿ͝i thông tin. o Vi͇t b̫n k͇ ho̩ch thành văn b̫n và Giám ÿ͙c d͹ án ph̫i phê duy͏t (trong tr˱ͧng hͫp cͯa chúng ta Phó chͯ t͓ch phê duy͏t) và phân phát. o Phân b͝ thͥi gian cho vi͏c th͹c hi͏n trao ÿ͝i thôn g tin . 2. PHÂN PHӔI THÔNG TIN - XÁC ĈӎNH CÁC KÊNH TRAO ĈӘI THÔNG TIN Cung cҩp thông tin cho ÿúng ngѭӡi vào ÿúng thӡi ÿiӇm và ÿúng ÿӏnh dҥng cNJng quan trӑng nhѭ tҥo thông tin. Các yӃu tӕ quan trӑng cҫn xét: - Dùng công nghӋ ÿӇ cҧi tiӃn phân bӕ thông tin - Các phѭѫng pháp hình thӭc và không hình thӭc ÿӇ phân bӕ thông tin 142 Kênh trao ÿ͝i thông tin (Communication chanel) là nhӳng phѭѫng pháp truyӅn ÿҥt thông tin. Có rҩt nhiӅu cách ÿӇ truyӅn ÿҥt thông tin, trong ÿó có nhӳng cách thӭc hoһc tӭc thì hoһc cҫn phҧi mҩt thӡi gian, hoһc giao tiӃp hai chiӅu, hoһc chӍ mӝt chiӅu, hoһc chính thӭc hoһc không chính thӭc. Giám ÿӕc dӵ án cҫn phҧi xem xét ÿӃn tҩt cҧ nhӳng nhân tӕ này khi xây dӵng kӃ hoҥch trao ÿәi thông tin. Cҫn xem xét ÿӃn nhӳng câu hӓi sau: - Thông tin cҫn ÿӃn ÿѭ ӧc vӟi ÿӕi tѭӧng ӣ tӕc ÿӝ nào? - Ngѭӡi nhұn thích phѭѫng pháp nhұn thông tin nào? - Có cҫn phҧn hӗi không? - Có cҫn ghi chép lҥi viӋc trao ÿәi thông tin ÿó không? NӃu cҫn thì ÿó phҧi là loҥi ghi chép gì? - Công nghӋ nào sҹn có hoһc cҫn phҧi có ÿӇ thӵc hiӋn trao ÿәi thông tin? - Có các phѭѫng pháp chính thӭc và không chính nào? - Yêu cҫu ÿһc biӋt cho các ÿӝi dӵ án ph ân tán hoһc mang tính quӕc tӃ? Bҧng dѭӟi trình bày mӝt sӕ phѭѫng pháp trao ÿәi thông tin, nhӳng thuұn lӧi và không thuұn lӧi cӫa tӯng phѭѫng pháp. Bҧng 8-3. Các phѭѫng pháp trao ÿәi thông tin Phѭѫng pháp Thuұn lӧi Không thuұn lӧi Hӑp ÿӝi dӵ án Hӛ trӧ tѭѫng tác và thông suӕt trong nhóm. Cho phép phҧn hӗi trӵc tiӃp Có thӇ mҩt thӡi gian cӫa nhӳng thành viên không cҫn thông tin phҧi ngӗi tham dӵ Thѭ báo/Thѭ ÿiӋn tӱ Cung cҩp nhanh thông tin dҥng văn bҧn vӅ các vҩn ÿӅ trong dӵ án Không có cách nào ÿӇ biӃt thѭ ÿѭӧc ÿӑc hay chѭa, không có phҧn hӗi trӯ khi ngѭӡi nhұn chӫ ÿӝng Báo cáo Tài liӋu văn bҧn chi tiӃt chính, cung cҩp ÿӫ chi tiӃt cho viӋc kiӇm duyӋt và ÿánh giá Không có phҧn hӗi trӯ khi ngѭӡi nhұn chӫ ÿӝng ThuyӃt minh Cho phép trình bày thông tin ӣ cҧ dҥng viӃt và dҥng nói Thѭӡng chӍ là giao tiӃp mӝt chiӅu Liên hӋ không chính thӭc (ĈiӋn thoҥi…) Hӛ trӧ tѭѫng tác giӳa các cá nhân và phҧn hӗi trӵc tiӃp. Tҥo mӝt không khí tӵ nhiên, khuyӃn khích mӑi ngѭӡi hӧp tác tӕt hѫn Mҩt thӡi gian do có thӇ phҧi nhҳc lҥi cho nhӳng ÿӕi tѭӧng khác nhau. ThiӃu sӵ tѭѫng tác trong nhóm. Ví dө: Mӝt công ty phát triӇn phҫn mӅm trө sӣ chính tҥi California có dùng các lұp trình viên ӣ Dublin. Ai-len do mӝt giám ÿӕc dӵ án làm viӋc tҥi văn phòng khu vӵc Chicago quҧn lý cho mӝt dӵ án phát triӇn. Ĉây là mӝt thӱ thách riêng ÿӕi vӟi vҩn ÿӅ trao ÿәi thông tin. QuyӃt ÿӏnh ÿѭa ra là hҫu hӃt viӋc trao ÿәi thông tin trong dӵ án sӁ thӵc hiӋn qua thѭ ÿiӋn tӱ, trong ÿó lұp trình viên tҥi Dublin phҧi cұp nhұt thông tin vào cuӕi ngà y làm viӋc ÿӇ giám ÿӕc dӵ án nhұn vào sáng hôm sau, 143 giám ÿӕc dӵ án phҧi thông báo lҥi nhӳng thay ÿәi trong dӵ án vào cuӕi buәi làm ÿӇ kӏp cho ca sau xӱ lý. Do nhӳng chi phí công tác, ngôn ngӳ chung và sӵ sҹn có cӫa công nghӋ mҥng tiên tiӃn, hҫu hӃt các cuӝc hӑp ÿӅu thӵc hiӋn thông qua thҧo luұn qua Web lúc 9 giӡ sáng giӡ Chicago, tӭc 3 giӡ chiӅu, giӡ Dublin. Ví dө: TruyӅn thông bҵng email hiӋu quҧ ViӋc sӱ dөng email hiӋu quҧ không chӍ tiӃt kiӋm thӡi gian m à còn ÿҧm bҧo rҵng email cӫa chúng ta ÿѭӧc ÿӑc bӣi ngѭӡi nhұn. Ĉһc biӋt trong giai ÿoҥn thӵc hiӋn dӵ án, giao tiӃp bҵng email là công cө nhanh, tӭc thӡi và tiӃt kiӋm nhҩt. Thông qua trao ÿәi email mà ngѭӡi quҧn lý dӵ án cNJng nhѭ nhӳng ngѭӡi có liên quan có thӇ kiӇm soát, hiӇu rõ ÿѭӧc nhӳng vҩn ÿӅ rҳc rӕi, trөc trһc nҧy sinh trong quá trình thӵc hiӋn dӵ án. Sau ÿâ y là nhӳng gӧi ý ÿӇ sӱ dөng email hiӋu quҧ. 1. Tҥo dòng chӫ ÿӅ ngҳn gӑn, phҧn ánh tóm lѭӧc nӝi dung sӁ trình bày và bҳt mҳt ngѭӡi ÿӑc. NӃu chúng ta không có dòng chӫ ÿӅ ngҳn gӑn, dӉ hiӇu và lôi cuӕn thì nhӳng gì chúng ta viӃt trong phҫn thân cӫa email sӁ không ÿѭӧc chú ý nhiӅu. 2. Giӳ các thông ÿiӋp cӫa chúng ta luôn ngҳn gӑn. Nhӳng ngѭӡi online rҩt bұn rӝn, ÿӯng lãng phí thӡi gian cӫa hӑ. 3. KiӇm tra chính tҧ. DӉ dàng ÿӇ gӣi email bҵng mӝt cái click chuӝt nhѭng phҧi chú ý tӟi nhӳng email ÿҫy lӛi chính tҧ ÿó là tín hiӋu xҩu ÿѭӧc gӣi ÿӃn ngѭӡi nhұn, thұm chí làm cho ngѭӡi nhұn sӁ hiӇu sai vҩn ÿӅ cҫn trình bày ÿây là mӝt lӛi nghiӋm trӑng khi thӵc hiӋn dӵ án. 4. Dùng cҧ chӳ hoa và ch ӳ thѭӡng. ViӃt em ail tҩt cҧ bҵng chӳ hoa sӁ rҩt khó ÿӑc. Thұt là khiӃm nhã nӃu viӃt email toàn là chӳ hoa. 5. NӃu chúng ta phҧn hӗi lҥi mӝt thông ÿiӋp (nghƭa là chúng ta dùng chӭc năng REPLY) thì hoһc là xóa hoàn toàn thông ÿiӋp cӫa ngѭӡi gӱi ÿӃn hoһc là xóa các phҫn không liên quan. ViӋc gӱi lҥi hoàn toàn lá thѭ cӫa ngѭӡi gӱi cho ngѭӡi ta cҧm giác chúng ta là ngѭӡi vӝi vã, ÿӑc email không kӻ và gieo lên s ӵ nghi ngӡ trong ÿҫu hӑ vӅ khҧ năng không chu yên nghiӋp cӫa chúng ta. 6. Giҧm thiӇu viӋc dùng email dҥng HTML. Phҫn lӟn mӑi ngѭӡi ngày nay vүn không hoһc không thӇ dùng nó. NӃu cҫn dùng HTML xem xét viӋc sӱ dөng các liên kӃt bên trong phҫn thân cӫa email ÿӃn các trang web mà chúng ta cҫn ngѭӡi nhұn ÿӑc. 7. NӃu chúng ta gӣi mӝt email cho nhiӅu ngѭӡi và chúng ta không muӕn ngѭӡi nhұn biӃt nhӳng ngѭӡi khác ÿã nhұn email này, chúng ta hãy dùng BCC (Blind Carbon Copy) cӫa chѭѫng trình quҧn lý email. 8. Dùng file chӳ ký (signature). Ĉây có thӇ là mӝt trong nhӳng ÿһc trѭng ÿһc biӋt cӫa email. Thêm vào nhӳng thông tin chính (tên công ty, sӕ ÿiӋn thoҥi, fax, email và thông tin website), hãy giӳ cho chӳ ký ngҳn gӑn (tӯ 4 ÿӃn 6 dòng). 9. Trҧ lӡi email nhanh chóng. Các nghiên cӭu gҫn ÿây cho thҩy rҵng mӝt tӹ lӋ lӟn các email hoһc không ÿѭӧc trҧ lӡi hoһc trҧ lӡi không ÿúng thӡi hҥ n. Chúng ta nghƭ gì nӃu ai ÿó không phҧn hӗi, trҧ lӣi ÿiӋn thoҥi cӫa chúng ta? ĈiӅu này chҷng khác gì vӟi viӋc không trҧ lӡi email. 10. Giӟi hҥn chiӅu dài cӫa mӝt dòng tӯ 65 ÿӃn 70 ký tӵ. Nhӟ rҵng phҫn lӟn mӑi ngѭӡi ÿӅu dùng màn hình 14 hay 15 inch 144 NӃu chúng ta gӱi mӝt email quan trӑng, hãy kiӇm tra nó bҵng cách gӱi cho chính chúng ta trѭӟc. ĈiӅu này cho chúng ta cѫ hӝi thҩy ÿѭӧc hình dáng cӫa bӭc email mà ngѭӡi nhұn sӁ nhұn trѭӟc khi chúng ta gӣi thӵc sӵ. Chúng ta luôn nhӟ rҵng vӟi email, mӛi lҫn chúng ta nhҩn nút SEND chúng ta không thӇ ÿӃn mailbox ÿӇ nhұn lҥi nó. Bài t̵p 8-2: N͡i dung gì c̯n ÿ˱ͫc truy͉n ÿ̩t tͣi ai Thӡi gian: 20 phút Mөc tiêu: Xác ÿӏnh nhu cҫu thông tin cho dӵ án. Kӏch bҧn: Bҥn chӏu trá ch nhiӋm xác ÿӏnh nhu cҫu trao ÿәi thông tin cho dӵ án phát triӇn Ӭng dөng Chăm sóc Khách hàng tҥi công ty XYZ 1. Xác ÿӏnh nhu cҫu trao ÿәi thông tin cho nhӳng ÿӕi tѭӧng liӋt kê trong bҧng? Ĉӕi tѭӧng Nhu cҫu thông tin Ĉӝi dӵ án Thông tin chi tiӃt thѭӡng xuyên. Nhà tài trӧ Tóm lѭӧc công tác thӵc hiӋn ÿӏnh kì, thông báo nhӳng thay ÿәi quan trӑng. Ĉӕi tѭӧng liên quan dӵ án – Ban quҧn lý dӵ án Báo cáo chung ÿӏnh kì vӅ tiӃn ÿӝ, lӏch trình. Ĉӕi tѭӧng liên quan dӵ án – Các ÿҥi lý chăm sóc khách hàng Báo cáo chung ÿӏnh kì vӅ tiӃn trình phát triӇn ӭng dөng. 2. LiӋt kê các kênh trao ÿәi thông tin chính thӭc trong hҫu hӃt các tә chӭc, và thҧo luұn vӅ tính hiӋu quҧ cӫa mӛi kênh trao ÿәi thông tin ÿó: o H͕p nhóm-H͟ trͫ t˱˯ng tác và xác ÿ͓nh rõ ràng trong nhóm, tuy nhiên có th͋ m̭t thͥi gian, không có văn b̫n trͳ khi có ghi biên b̫n. o H͕p ban qu̫n lý-Là c˯ h͡i ÿ͋ di͍n thuy͇t, tuy nhiên ÿòi h͗i ph̫i có kͿ năng giao ti͇p xṷt s̷c. o H͕ p công ty-Là c˯ h͡i th̫o lu̵n nhͷng mͭc tiêu/k͇ ho̩ch mang tính chi͇n l˱ͫc c̭p cao, có ÿ˱ͫc s͹ ͯng h͡ cͯa nhân viên. o Thuy͇t trình-Cho phép cá nhân trình bày nhi͉u h˯n, m̭t thͥi gian. o Th˱ báo - D͍ dàng nh˱ng không ch̷c có ÿ˱ͫc ÿ͕c không, là m͡t văn b̫n. o Th˱ ÿi͏n t͵ - D͍ dàng nh˱ng không ch̷c có ÿ˱ͫc ÿ͕c không, là m͡t văn b̫n. o M̩ng n͡i b͡-Là m͡t cách d͍ dàng ÿ͋ thông báo ÿ͇n nhi͉u ng˱ͥi, tuy nhiên ÿây là m͡t c˯ ch͇ có tác ÿ͡ng lͣn. 3. LiӋt kê cá c kênh trao ÿәi thông tin không chính thӭc trong hҫu hӃt các tә chӭc. o Phòng trà, ÿi͏n tho̩i, th˱ ÿi͏n t͵, các cu͡c nói chuy͏n ͧ s̫nh, ͧ thang máy . 4. Xác ÿӏnh nhӳng yêu cҫu trao ÿәi thông tin ÿһc biӋt cho các ÿӝi dӵ án phân tán hoһc mang tính quӕc tӃ. 145 o Các yêu c̯u ÿ̿c bi͏t bao g͛m linh ho̩t thͥi gian giao ti͇p do có nhͷng s͹ khác nhau, yêu c̯u v͉ phiên d͓ch ti͉m năng cho giao ti͇p b̹ng lͥi hay văn b̫n, thay ÿ͝i cách giao ti͇p cho phù hͫp vͣi s͹ khác nhau v͉ văn hoá, h͕p ÿ͓nh kì nh̹m nâng cao giao ti͇p giͷa các cá nhân. 3. BÁO CÁO HIӊU QUҦ DӴ ÁN. Báo cáo hiӋu quҧ giúp các bên tham gia biӃt thông tin vӅ sӱ dөng tài nguyên ÿӇ ÿҥt các mөc tiêu cӫa dӵ án - Báo cáo tình trҥng mô tҧ dӵ án ÿang ӣ giai ÿoҥn nào - Báo cáo tiӃn ÿӝ mô tҧ nhóm dӵ án ÿã ÿҥt nhӳng gì trong mӝt khoҧng thӡi gian. - Dӵ báo vӅ dӵ án, tiên ÿoán trҥng thái tѭѫng lai cӫa dӵ án dӵa trên thông tin quá khӭ và xu hѭӟng phát triӇn - Các buәi hӑp ÿánh giá tình tr ҥng thѭӡng có báo cá o hiӋu suҩt NhiӅu công ty nhұn thҩy rҵng các giám ÿӕc ÿiӅu hành cӫa mình ÿӑc chѭa ÿӃn 20% sӕ tài liӋu mà hӑ nhұn ÿѭӧc mӛi ngày. NhiӅu ngѭӡi thѭӡng than phiӅn vӅ viӋc bӏ ngұp trong báo cáo nhѭng lҥi thiӃu thông tin trҫm trӑng. Hӑ cNJng nhұn ra rҵng mөc ÿích ban ÿҫu cӫa các báo cáo trҥng thái và thӵc tӃ cӫa viӋc sӱ dөng nhӳng thông tin có tron g nhӳng báo cáo này chӍ trùng hӧp khoҧng 20% trong sӕ các trѭӡng hӧp. ĈiӅu này có nghƭa là gì? Nói mӝt cách ÿѫn giҧn là chúng ta ÿã viӃt quá nhiӅu báo cáo trҥng thái không thông báo ÿѭӧc cho ngѭӡi ÿӑc nhӳng gì hӑ thӵc sӵ cҫn biӃt. Báo cáo hi͏u qu̫ d͹ án (Project performance reporting) là sӵ thu nhұp phә biӃn các thông tin vӅ hiӋu quҧ cӫa dӵ án ÿӃn nhӳng ÿӕi tѭӧng liên quan dӵ án, chӍ ra các tài nguyên ÿang ÿѭӧc s ӱ dөng nhѭ thӃ nào nhҵm ÿҥt ÿѭӧc các mөc tiêu cӫa dӵ án. Báo cáo hiӋu quҧ là mӝt phҫn quan trӑng trong quҧn lý trao ÿәi thông tin cӫa dӵ án. Báo cáo phҧi cung cҩp ÿѭӧc loҥi thông tin và mӭc ÿӝ chi tiӃt mà các ÿӕi tѭӧng liên quan ÿӃn dӵ án yêu cҫu. Hình thӭc phә biӃn cӫa các báo cáo hiӋu quҧ là biӇu ÿӗ Gantt hay còn gӑi là biӇu ÿӗ thanh, bҧng biӇu/bҧng tính. Báo cáo hiӋu quҧ bao gӗm: - Báo cáo trҥng thái: Phân tích trҥng thái hiӋn tҥi cӫa dӵ án và nhӳng biӃn ÿӝng so vӟi kӃt quҧ dӵ tính, bao gӗm lӏch trình, ngân sách, phҥm vi, tài nguyên, chҩt lѭӧng và rӫi ro. - Báo cáo tiӃn trình: Báo cáo nhӳng gì ÿӝi dӵ án ÿã ÿҥt ÿѭӧc so vӟi các công viӋc ÿang tiӃp diӉn. - Dӵ báo: Dӵ ÿoán/Dӵ tính hoҥt ÿӝng cӫa các dӵ án trong tѭѫng lai. Ví dө: Bҧng 8-2. Phân tích biӃn ÿӝng ngân sách Công viӋc Ngân sách ÿӃn hiӋn tҥi ($) Thӵc tӃ ÿӃn hiӋn tai ($) Còn Vѭӧt 1 25.000 22.500 2.500 2 10.000 12.000 2.000 3 50.000 46.000 4.000 4. TӘNG HӦP THÔNG TIN QUҦN LÝ 146 - Báo cáo kӃt thúc dӵ án - NghiӋm thu chính thӭc kӃt quҧ dӵ án - Các bài hӑc rút ra Dӵ án ÿòi hӓi phҧi có giai ÿoҥn kӃt thúc. KӃt thúc hành chính (Administrative closure) sӁ tҥo ra các tài liӋu sau: - Tài liӋu lѭu trӳ vӅ dӵ án, báo cáo kӃt thúc dӵ án - Chҩp nhұn chính thӭc kӃt quҧ dӵ án - Các bài hӑc rút ra a) Báo cáo kӃt thúc dӵ án Mөc ÿích chính cӫa báo cáo kӃt thúc dӵ án là trình bày hiӋu lӵc cӫa dӵ án, hiӋu quҧ cӫa dӵ án và tác ÿӝng vӅ mһt vă n hóa cӫa dӵ án. Ngoài ra cNJng quan trӑng là trình bày giá trӏ mà dӵ án tҥo ra và lãnh ÿҥo cҫn phҧi làm gì ÿӇ duy trì và thúc ÿҭy ÿҫu tѭ. Báo cáo kӃt thúc dӵ án là tài liӋu chính thӭc xác nhұn sӵ kӃt thúc cӫa dӵ án. Nó tәng kӃt tiӃn ÿӝ và nhӳng trӣ ngҥi cӫa dӵ án. ĈӇ xây dӵng mӝt báo cáo kӃt thúc dӵ án, hãy thӵc hiӋn nhӳng nguyên tҳc sau: - Lұp tài liӋu vӅ cѫ cҩu tә ch ӭc cӫa dӵ án. - Lұp tài liӋu nhӳng ÿiӇm mҥnh và ÿiӇm yӃu cӫa dӵ án và các kӻ thuұt dùng ÿӇ ÿҥt kӃt quҧ: o HiӋu lӵc dӵ án- Sӱ dөng quy ÿӏnh cӫa dӵ án và quy ÿӏnh vӅ phҥm vi ÿӇ ÿánh giá dӵ án có ÿҥt ÿѭӧc các mөc tiêu chiӃn lѭӧc không. o HiӋu quҧ dӵ án- Xác ÿӏnh dӵ án có ÿúng tiӃn ÿӝ, ÿúng các thông sӕ kӻ thuұt và ÿúng kinh ph í hay không. - Ghi lҥi các ÿӅ nghӏ cӫa ÿӝi dӵ án. - Xác ÿӏnh tác ÿӝng vӅ văn hóa cӫa dӵ án- tác ÿӝng cӫa dӵ án vӅ cѫ cҩu tә chӭc và văn hóa. - Giҧi thích vӅ giá trӏ - Xác ÿӏnh nhӳng năng lӵc bә sung cho tә chӭc và giҧi thích nó sӁ hӛ trӧ cho các mөc tiêu chiӃn lѭӧc nhѭ thӃ nào. - Trình bà y nhӳng ÿӅ nghӏ cho viӋc bҧo dѭӥng - ĈӇ các ÿӕi tѭӧng liên quan ÿӃn dӵ án tham gia và xác ÿӏnh các trách nhiӋm quҧn trӏ vұn hành liên tөc ÿӇ hӛ trӧ và thúc ÿҭy khҧ năng mӟi ÿҧm bҧo tính liên tөc cӫa vұn hành. b) NghiӋm thu chính thӭc kӃt quҧ dӵ án NghiӋm thu chính thӭc là sӵ xác nhұn cӫa nhà tài trӧ rҵng các tiêu chí chҩp nhұn cho dӵ án ÿã ÿѭӧc ÿáp ӭng. Giám ÿӕc dӵ án phҧi thuyӃt minh ÿѭӧc các kӃt quҧ chuyӇn giao ÿã ÿáp ӭng các chi tiӃt kӻ thuұt. ĈiӅu này có thӇ là không chính thӭc hay chính thӭc, bao hàm cҧ viӋc kiӇm tra nghiӋm thu rӝng rãi, tùy theo bҧn chҩt cӫa dӵ án. Giám ÿӕc dӵ án cҫn phҧi: 1. Trình bày báo cáo kӃt thúc dӵ án cho nhà tài trӧ. 2. ThuyӃt minh hoàn thành dӵ án. NӃu không thuyӃt phөc ÿѭӧc nhà tài trӧ rҵng các tiêu chí nghiӋm thu ÿã ÿѭӧc ÿáp ӭng, giám ÿӕc dӵ án cҫn thѭѫng lѭӧng các bѭӟc tiӃp theo. Các bѭӟc này có thӇ bao gӗm: - Chҩp nhұn dӵ án vӟi nhӳng chênh lӋch ÿѭӧc lұp thành tài liӋu. - Chҩp nhұn dӵ án vӟi mӝt sӕ bӗi thѭӡng cho nhà tài trӧ hay khách hàng cho nhӳng chênh lӋch hay nhӳng ÿiӅu chѭa hoàn thành. [...]... phӕi hӧp thông tin, phѭѫng pháp truyӅn thông trong quá trình quҧn lý dӵ án; quy trình quҧn lý trao ÿәi thông tin nhѭ: 1 Xác ÿӏnh thông tin - Yêu cҫu trao ÿәi thông tin - Lұp kӃ hoach truyӅn thông 2 Phân phӕi thông tin - Xác ÿӏnh các kênh trao ÿәi thông tin 3 Báo cáo hiӋu quҧ dӵ án 4 Tәng hӧp thông tin quҧn lý 148 - Báo cáo kӃt thúc dӵ án - NghiӋm thu chính thӭc kӃt quҧ dӵ án - Các bài hӑc rút ra BÀI... các thông tin cӫa tә chӭc, gӗm kinh nghiӋm và chuyên môn cho nhӳng ngѭӡi cҫn biӃt Là mӝt cách ÿӇ thu thұp các thông tin vӅ quá trình diӉn ra dӵ án và phân tích sau dӵ án cNJng nhѭ theo dõi viӋc thӵc hành quҧn lý dӵ án, nhiӅu tә chӭc ÿã xây dӵng Văn phòng Quҧn lý Dӵ án (PMO), cung cҩp sӵ hӛ trӧ liên tөc vӅ các chuҭn, thӵc hành và hӋ thӕng thông tin xác ÿӏnh quҧn lý dӵ án cho tә chӭc và cung cҩp kho thông. .. truyӅn thông thӵc tiӉn nhҩt có thӇ chҩp nhұn ÿѭӧc ÿӕi vӟi mӝt dӵ án tích cӵc ӣ ÿâu? A Sách dӵ án B Bҧng kê công viӋc (SOW) C Tài liӋu vai trò và trách nhiӋm 150 D Sách chӍ dүn các thӫ tөc và chính sách cӫa công ty 12 Trong các dӵ án công nghӋ thông tin, truyӅn thông giӳa giám ÿӕc dӵ án và ÿӝi ngNJ thành viên dӵ án là hình thӭc A Bҵng truyӅn thông miӋng và viӃt B Qua báo cáo trҥng thái hàng tuҫn C Thông. .. giao hoһc bán, thanh lý bҩt cӭ tài nguyên vұt lý ÿã sӱ dөng trong dӵ án 6 Ĉҧm bҧo rҵng bҧn sao trên giҩy các hӗ sѫ cӫa dӵ án ÿѭӧc tә chӭc, sҳp xӃp và lѭu trӳ tҥi nѫi an toàn trong mӝt giai ÿoҥn theo quy ÿӏnh, khi cҫn có thӇ kiӇm ÿӏnh lҥi trong tѭѫng lai TÓM TҲT NӜI DUNG CHѬѪNG Trong bài này, bҥn ÿã ÿѭӧc trang bӏ các kiӃn thӭc cѫ bҧn vӅ phӕi hӧp thông tin, phѭѫng pháp truyӅn thông trong quá trình quҧn lý... chuҭn 13 NӃu dӵ án cӫa bҥn có 5 ÿӝi ngNJ thành viên thì bҥn có bao nhiêu kênh truyӅn thông? A 5 B 6 C 10 D 25 14 Khi nào kӃt quҧ cӫa kӃ hoҥch truyӅn thông nên ÿѭӧc duyӋt? A Trong suӕt quá trình xây dӵng kӃ hoҥch dӵ án B Khi kӃt thúc dӵ án C Trong suӕt dӵ án D Khi phê duyӋt kӃ hoҥch truyӅn thông 15 Lұp kӃ hoҥch truyӅn thông dӵ án thѭӡng liên quan chһt chӁ vӟi: A Lұp kӃ hoҥch tә chӭc B Xây dӵng kinh phí... án sau - Lұp tài liӋu các kӃt quҧ cӫa các bài hӑc thu ÿѭӧc và cҩt giӳ tҥi chӛ dӉ tìm ÿӇ tұn dөng lӧi ích cӫa các bài hӑc ÿҥt ÿѭӧc này trong tѭѫng lai - Thӡi gian liên hoan!- TiӃn hành lӉ tәng kӃt dӵ án ÿӇ kӃt thúc công viӋc cӫa ÿӝi Quҧn lý sӵ kӃt thúc vӅ hành chính: 1 Ĉóng các tài khoҧn kӃ toán bҵng cách giҧi quyӃt mӑi hóa ÿѫn và thanh toán nào còn tӗn ÿӑng ÿӇ gӥ bӓ và ngӯng hoҥt ÿӝng tài khoҧn kӃ... và các kӃt quҧ mong muӕn C Các cuӝc hӑp toà thӏ chính vӟi ÿӝi dӵ án cung cҩp thông tin và các ÿӕi tѭӧng liên quan có khҧ năng ÿӅ nghӏ các câu hӓi D Nhӳng phҧn kháng cӫa ÿӕi tѭӧng liên quan trong ÿӝi quҧn lý dӵ án 2 Phѭѫng pháp hiӋu quҧ nhҩt trong viӋc xây dӵng ÿӝi dӵ án trong tә chӭc ma trұn là tuân theo: A KӃ hoҥch truyӅn thông B KӃ hoҥch quҧn lý thay ÿәi phҥm vi C KӃ hoҥch quҧn lý ÿӝi ngNJ D KӃ hoҥch... và ÿӝi dӵ án Bҵng viӋc ÿiӅu tra tình hình, giám ÿӕc dӵ án ÿã thҩy rҵng nhà tài trӧ ÿã tăng giá cҧ ban ÿҫu ÿã ÿѭӧc nhҩt trí trong hӧp ÿӗng do nhu cҫu thӏ trѭӡng Phѭѫng hѭӟng hành ÿӝng nào là tӕt nhҩt ÿӇ giҧi quyӃt xung ÿӝt này? 149 A Giҧi thích sӵ thoҧ thuұn vӅ giá cҧ trong hӧp ÿӗng và ҧnh hѭӣng sӁ gây ra trong dӵ án, ÿӗng thӡi thông báo cho các ÿӕi tѭӧng liên quan dӵ án B Giҧi thích vӟi nhà cung cҩp... lý C Thҧo luұn vӟi nhà cung cҩp quy trình thӵc hiӋn trұt tӵ thay ÿәi ÿӇ tăng giá cҧ D Thҧo luұn vӟi nhà cung cҩp vӅ sӵ thoҧ thuұn giá cҧ và ҧnh hѭӣng ÿӕi vӟi dӵ án, yêu cҫu trình tӵ thay ÿәi ÿӗng thӡi thông báo cho các ÿӕi tѭӧng liên quan dӵ án 6 Các kӻ thuұt giҧi quyӃt xung ÿӝt có thӇ ÿѭӧc dùng trong dӵ án bao gӗm: A Rút lui, thoҧ hiӋp, kiӇm soát và ép buӝc B KiӇm soát, ép buӝc, dàn xӃp, rút lui C... vө theo lӏch trình và kӃ hoҥch ÿào tҥo là bӝ phұn cӫa………… A KӃ hoҥch dӵ án B Quy ÿӏnh dӵ án C KӃ hoҥch truyӅn thӕng D Cҩu trúc chi tiӃt công viӋc (WBS) 9 Thành phҫn nào là bӝ phұn cӫa kӃ hoҥch truyӅn thông hiӋu quҧ? A BiӇu ÿӗ luӗng dӳ liӋu B Tҫn sӕ C PERT (Kӻ thuұt duyӋt và ÿánh giá dӵ án) D Thӫ tөc ký kӃt hoàn tҩt 10 Trong sӕ tҩt cҧ các xung ÿӝt có thӇ xҭy ra trong dӵ án thì xung ÿӝt nào là bҩt lӧi . truyӅn thông - Lұp kӃ hoҥch truyӅn thông: xác ÿӏnh thông tin và nhu cҫu giao tiӃp cӫa các bên liên quan. - Phân phӕi thông tin: có thӇ dùng thông tin cҫn. dҥng thông tin ÿӇ truyӅn thông. - Lӏch biӇu tҥo thông tin - Các phѭѫng pháp truy cұp ÿӇ nhұn thông tin - Phѭѫng pháp cұp nhұt kӃ hoҥch quҧn lý truyӅn thông