Tổ chức một cuộc họp hiệu quả Trong cuộc họp Một khi bạn là người tổ chức một cuộc họp thì cho dù có chuẩn bị tốt đến đâu bạn cũng cần phải lập kế hoạch chi tiết để theo dõi quá trình và hoàn thành mục tiêu của cuộc họp, bởi vì bạn chính là người chịu trách nhiệm điều khiển diễn biến và kết quả cuối cùng của nó. Sơ đồ chỗ ngồi Không chỉ ở những cuộc họp có nhiều thành phần tham dự mà ở hầu hết các cuộc họp, việc sắp xếp chỗ ngồi đều rất quan trọng. Hãy đặt các vị khách khác nhau tùy theo tầm nhìn đối với người thuyết trình, bảng trắng, màn hình trình chiếu hay các điểm có những hình ảnh thu hút khác. Nếu họ tự chọn chỗ ngồi cho mình, thì bạn hãy để cho người đến sau ngồi vào những chỗ còn trống. Đồng hồ Hãy đặt thời điểm bắt đầu và kết thúc cuộc họp, và không được vượt quá khoảng thời gian này. Đây là một cách tốt để thu hút sự chú ý của mọi người và giúp bạn kết thúc cuộc nói chuyện vô ích một cách lịch sự. Bạn có thể nói, “rất xin lỗi khi ngắt lời ông nhưng vì thời gian không cho phép.” Ngoài ra, quy định một khoảng thời gian tương đối cho mỗi phần của cuộc họp. Nếu biết trước một ai đó sẽ đến muộn, bạn phải thông báo ngay khi bắt đầu cuộc họp. Nếu bạn biết mình sẽ đến muộn, bạn phải báo ngay cho người tổ chức. Các quy định cơ bản Ngay khi bắt đầu, bạn hãy cho mọi người biết rằng bạn hi vọng hoàn thành các phần của cuộc họp theo đúng thời gian đã định. Ngay cả khi nội dung cuộc họp được in ra và phát cho mọi người thì bạn cũng cần phải nhắc lại mục tiêu của cuộc họp theo cách của mình. Mỗi một cuộc họp có một hình thức khác nhau và do đó đòi hỏi những quy định cơ bản khác nhau. Chẳng hạn, các ý tưởng đưa ra trong phần khởi đầu đều hay, và người nói có hoặc không có quyền ngắt lời nhau. Người tham dự nên biết mình có được mong đợi phát biểu hay không hay chỉ là ngồi nghe. Nếu bạn đưa ra quy định rõ ràng khi bắt đầu họp, bạn sẽ dễ dàng điều khiển cuộc họp hơn. Để tránh ngắt lời, hãy đặt điện thoại ở chế độ “không làm phiền”, tắt máy điện thoại di động hoặc để ở chế độ rung. Giới thiệu Nếu có những vị khách chưa từng biết nhau, bạn hãy giới thiệu họ. Và nếu sự có mặt của một ai đó có thể đe dọa một vài vị khách, bạn hãy giải thích cho họ biết lí do về sự có mặt của người này. Nếu anh ta có mặt ở đó chỉ để đưa ra những tin tồi tệ thì bạn hãy nhanh chóng quay trở lại nội dung cuộc họp. Khi một thành viên mới được mời tham gia một nhóm, đặc biệt là một nhóm thuyết trình, người trợ giúp hoặc thành viên của một nhóm bất kì sẽ đưa ra cái nhìn tổng quan khi người này bắt đầu tham gia cuộc họp để tránh việc cả nhóm có nguy cơ làm việc trên cơ sở cũ. Sau đó, cả nhóm có thể được mời đóng góp bất kể cái gì mà họ cho rằng thành viên mới cần biết. Vai trò của người tổ chức Người chủ tọa một cuộc họp chỉ có vai trò thúc đẩy tiến trình của cuộc họp trong đó ý kiến của họ được thể hiện tốt nhất bằng việc nhắc lại hoặc nhất trí với lời nhận xét của người khác. Điều này khuyến khích cả nhóm tự đưa ra quyết định. Người thúc chủ tọa thành công nhất với một khiếu hài hước cũng tạo cho cuộc họp một không khí thoải mái. Thậm chí cuộc thảo luận nghiêm túc nhất cũng có thể hiệu quả hơn nhờ một sự hài hước ở một thời điểm nhất định. Vai trò của người tổ chức Người thúc đẩy tốt nhất có khả năng điều hành nội dung họp một cách tế nhị mà người tham dự không nhận thấy rằng họ đang bị kiểm soát. Dưới đây là một số gợi ý để tham dự đầy đủ: Luôn tỏ ra thành thật và chính trực trong cuộc họp. • Sử dụng bản ghi nội dung cuộc họp nhưng đừng công khai việc này. Hãy để những ngôn từ mà bạn nói ra hướng cuộc nói chuyện sao cho mọi người thấy được bạn đang điều khiển cuộc họp chứ không phải là tờ giấy bạn đang cầm. • Tạo cho mọi người cơ hội đóng góp ý kiến, và nếu có ai đó không tham gia, đừng bắt họ phát biểu ý kiến. Như vậy, hãy cố gắng đừng để cho người đó cảm thấy mình bị bỏ quên.Tránh để xảy ra tình huống khó xử khi người đó cố gắng nghĩ ra một cái gì đó để phát biểu. • Khi hỏi nhóm thuyết trình, bạn hãy để cho từng người nói trong khoảng thời gian cố định, chẳng hạn 2 phút. Những người nói nhiều thường phải cố trình bày quá 2 phút nhưng họ vẫn cảm thấy áp lực từ nhóm thuyết trình muốn hạn chế nhận xét của họ. • Gợi lại cho mọi người những điều họ vừa nói hay đã cam kết lúc trong cuộc họp hoặc ở lần họp trước. • Chỉ ra sự mâu thuẫn trong lời nói của mọi người bằng cách khuyến khích nhóm thuyết trình quyết định cách giải quyết những mâu thuẫn này. • Kiểm tra ngôn ngữ cơ thể biểu đạt sự không đồng ý, sự mâu thuẫn, tức giận, hay các dấu hiệu khác mà mỗi người có một cách thể hiện khác nhau. • Để cho mọi người nói hết những gì họ muốn nói. Nếu có ai đó ngắt lời, hãy chuyển hướng cuộc nói chuyện về chủ đề của người bị ngắt và cho họ hoàn thành ý kiến của mình. • Đưa ra câu hỏi phản hồi để chứng tỏ mình đã lắng nghe các ý của người thuyết trình và để thử xem người này có thể hoàn thành một ý tưởng chưa hoàn thiện hay không. • Nếu ai đó chuyển hướng tiến trình của cuộc họp, hãy thừa nhận giá trị quý giá trong đóng góp của họ và cho họ biết sự đóng ấy có thể được áp dụng như thế nào trong đề tài lần sau. Giấy phát và bài thuyết trình Tài liệu đính kèm và giấy phát nên nhấn mạnh thông điệp mà đích thân bạn muốn truyền đạt. Khi đã ghi nhớ điều đó trong đầu, có một vài mẹo nhỏ về việc sử dụng tài liệu hiệu quả, bất kể bạn là người tổ chức cuộc họp hay chỉ là người được mời phát biểu: • Đến sớm để đón những người tham dự và để có một tinh thần tốt. • Kiểm tra mỗi slide tối đa trong một phút. • Trên mỗi slide chỉ nên viết một vài từ hoặc một bức tranh. • Chỉ phát tài liệu khi bạn đã sẵn sàng. Nếu không mọi người sẽ đọc chúng thay vì nghe bạn nói. • Không để mọi người trong bóng tối. Khi nói, bạn nên tạo đủ ánh sáng ở chỗ mình đứng để mọi người có thể chú ý đến bạn. Không bật và tắt đèn liên tục. Để đèn ở chế độ mà bạn cần cho bài thuyết trình của mình và bật lại chúng khi kết thúc. • Chỉ sử dụng đúng khoảng thời gian cho phép cho bài thuyết trình bạn. • Hãy quên công thức bắt đầu một bài thuyết trình bằng một câu nói vui. Nếu bạn muốn bắt đầu bằng một cái gì đó nhẹ nhàng, hãy dành thời gian suy nghĩ về một câu chuyện phiếm mà có thể được nhiều người ở cuộc họp tán thưởng. • Quyết định trước xem bạn có được mong đợi trả lời câu hỏi của khán giả hay không. Hãy tập trả lời những câu hỏi khó nhất mà bạn nghĩ mình sẽ gặp phải. • Giải quyết những vấn đề không mong đợi bằng công nghệ, chuông cảnh báo xe ô tô ngoài trời, hay những sự việc đột xuất khác một cách tế nhị và khôn khéo. • Nếu bạn không tổ chức cuộc họp, hãy cám ơn người mời bạn thuyết trình. . Tổ chức một cuộc họp hiệu quả Trong cuộc họp Một khi bạn là người tổ chức một cuộc họp thì cho dù có chuẩn bị tốt đến. đã ghi nhớ điều đó trong đầu, có một vài mẹo nhỏ về việc sử dụng tài liệu hiệu quả, bất kể bạn là người tổ chức cuộc họp hay chỉ là người được mời phát