Chuyên đề tốt nghiệp LỜI MỞ ĐẦU 1. Lý do lựa chọn đề tài: Cơ cấu tổ chức có vai trò quan trọng đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào, cho dù doanh nghiệp đó hoạt động sản xuất hay dịch vụ. Quá trình hội nhập đã và đang đặt ra cho các doanh nghiệp nhiều đe doạ và thách thức cho sự tồn tại và phát triển của mình, đặc biệt là các doanh nghiệp Nhà nước giữ vai trò chủ đạo và định hướng trong nền kinh tế quốc dân. Để tồn tại và phát triển trong điều kiện biến động và cạnh tranh gay gắt hiện nay đòi hỏi các doanh nghiệp luôn phải tự đổi mới, nâng cao năng lực quản lý nhằm tạo lợi thế trên thị trường. Công ty xi măng Hoàng Thạch là một trong những Công ty lớn về lĩnh vựcẩn xuất xi măng trong Tổng Công ty xi măng Việt Nam. Công ty đã và đang khẳng định được vị thế của mình trên thị trường trong nước. Công ty không ngừng cải tiến kỹ thuật, công nghệ nhằm nâng cao chất lượngủan phẩm. Nhưng một con tàu muốn chạy tốt người cầm lái phải vững chắc, do vậy việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức được Công ty rất chú trọng quan tâm. Chính vì thế em đã lựa chọn đề tài: "Hoàn thiện cơ cấu tổ chức Công ty xi măng Hoàng Thạch" để nghiên cứu. 2. Mục đích nghiên cứu: Với việc chọn đề tài này em muốn hoàn thiện kiến thức đã học ở nhà trường, tiếp thu kinh nghiệm trong thực tế. Đồng thời áp dụng các kiến thức, kỹ năng đã được học để đề xuất một số giải pháp góp phần hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty xi măng Hoàng Thạch mà em thực tập. 1 Chuyên đề tốt nghiệp 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: - Đối tượng nghiên cứu: Công ty xi măng Hoàng Thạch. - Phạm vi nghiên cứu: Cơ cấu tổ chức Công ty xi măng Hoàng Thạch, cụ thể là các phòng ban, bộ phận chức năng, các vị trí công tác liên quan đến cơ cấu tổ chức của Công ty xi măng Hoàng Thạch. 4. Phương pháp nghiên cứu: Để thực hiện đề tài này sử dụng số liệu sơ cấp, thứ cấp và số liệu thống kê của Công ty qua các năm và phương pháp sử dụng tài liệu tham khảo từ đó tổng hợp, phân tích và đánh giá. 5. Kểt cấu chuyên đề: Ngoài phần mở đầu và kết luận, chuyên đề gồm 3 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận về cơ cấu tổ chức. Chương 2: Thực trạng cơ cấu tổ chức Công ty xi măng Hoàng Thạch. Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức Công ty xi măng Hoàng Thạch. 6. Lời cảm ơn: Em xin bày tỏ lòng cảm ơn tới giáo viên hướng dẫn PGS.TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền, người đã tận tình hướng dẫn, chỉ bảo giúp đỡ em trong suốt quá trình thực tập và viết chuyên đề thực tập tốt nghiệp. Đồng thời em xin gửi lời cảm ơn tới Công ty xi măng Hoàng Thạch, nơi em đã thực tập trong thời gian qua, đặc biệt là các cô chú, anh chị Phòng Tổ chức lao động đã quan tâm tào điều kiện thuận lợi để em hoàn thành chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình. Hà Nội, ngày 8 tháng 5 năm 2008. Sinh viên thực hiện. Phạm Thị Ngọc Châm 2 Chuyên đề tốt nghiệp CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC. 1.1. KHÁI NIỆM VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC: 1.1.1. Khái niệm tổ chức: Tổ chức là một thuật ngữ được sử dụng rất linh hoạt: Thứ nhất, tổ chức là một hệ thống gồm nhiều người cùng hoạt động vì mục đích chung. Thứ hai, tổ chức là quá trình triển khai các kế hoạch. Khi đó tổ chức bao gồm ba chức năng của quá trình quản lý: xây dựng những hình thức cơ cấu làm khuôn khổ cho việc triển khai kế hoạch, chỉ đạo thực hiện kế hoạch và kiểm tra đối với kế hoạch. Thứ ba, tổ chức là một chức năng của quá trình quản lý bao gồm việc phân bổ, sắp xếp nguồn lực con người và gắn liền với con người là những nguồn lực khác nhằm thực hiện thành công công tác kế hoạch của tổ chức. Về bản chất, tổ chức là việc thực hiện phân công lao động một cách khoa học, là cơ sở để tạo ra năng suất lao động cao cho tổ chức 1.1.2. Khái niệm cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức thể hiện các mối quan hệ chính thức hoặc phi chính thức giữa những con người trong tổ chức. Sự phân biệt hai loại mối quan hệ đó làm xuất hiện hai dạng cơ cấu tổ chức là cơ cấu tổ chức chính thức và cơ cấu tổ chức phi chính thức. Cơ cấu tổ chức (chính thức) là tổng hợp các bộ phận (đơn vị và cá nhân) có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá, có những nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất định, được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm thực hiện các hoạt động của tổ chức và tiến tới những mục tiêu đã xác định. Cơ cáu tổ chức thể hiện cách thức trong đó các hoạt động của tổ chức được phân công giữa các phân hệ, bộ phận và cá nhân. Nó xác định rõ mối tương quan giữa các hoạt động cụ thể, những nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm gắn liền với 3 Chuyên đề tốt nghiệp các cá nhân, bộ phận, phân hệ của tổ chức và các mối quan hệ quyền hạn bên trong tổ chức. 1.1.3. Các đặc trưng cơ bản của cơ cấu tổ chức: 1.1.3.1. Chuyên môn hoá công việc: Chuyên môn hoá công việc chỉ mức độ ở đó các công việc của tổ chức được phân chia thành những bước công việc hoặc những nhiệm vụ khác nhau được thực hiện bởi những người lao động khác nhau. Chuyên môn hoá công việc cho phép tổ chức sử dụng lao động một cách có hiệu quả. Tổ chức có thẻ giảm được chi phí đào toạ vì có thể dễ dàng và nhanh chóng tìm được và đào tạo được người lao động thực hiện những nhiệm vụ cụ thể đó. Mặt khác hiệu quả và năng suất lao động có thể nâng cao do họ thành thạo tay nghề khi thực hiện chuyên sâu một hoặc một số loại công việc. Tuy nhiên, ở mức độ nào đó chuyên môn hoá công việc có thể ảnh hưởng tới năng suất lao động, sự thoả mãn công việc và sự luân chuyển công việc. Mức chuyên môn hoá quá cao dẫn tới năng suất lao động của người lao động bị giảm xuống ảnh hưởng tới toàn bộ hoạt động của tổ chức. Mặt khác mức độ chuyên môn hoá quá cao dễ gây nhàm chán, căng thẳng cho người lao động ảnh hưởng đến chất lượng công việc và năng suất làm việc của người lao động. 1.1.3.2. Phân chia tổ thành các bộ phận và các mô hình tổ chức bộ phận: Cơ cấu tổ chức thể hiện hình thức cấu tạo của tổ chức, bao gồm các bộ phận mang tính độc lập tương đối thực hiện những hoạt động nhất định. Việc hình thành các bộ phận của cơ cấu phản ánh qua trình chuyên môn hoá và hợp nhóm chức năng quản lý theo chiều ngang. Các bộ phận có thể được hình thành theo những tiêu chí khác nhau làm xuất hiện các mô hình tổ chức bộ phận khác nhau, cụ thể là: * Mô hình tổ chức theo bộ phận chức năng: Là hình thức tạo nên bộ phận trong đó các cá nhân hoạt động trong cùng một lĩnh vực chức năng (như marketing, nghiên cứu và phát triển, sản xuất, tài chính, quản lý nguồn nhân lực .) được hợp nhóm trong cùng một đơn vị cơ cấu. 4 Chuyên đề tốt nghiệp Ưu điểm: Hiệu qủa tác nghiệp cao nếu nhiệm vụ có tính chất lặp đi lặp lại; phát huy đầy đủ hơn những ưu thế của chuyên môn hoá ngành nghề; giữ được sức mạnh và uy tín của các chức năng chủ yếu; đơn giản hoá việc đào tạo; chú trọng hơn đến tiêu chuẩn nghề nghiệp và tư cách nhân viên; tạo điều kiện cho kiểm tra chặt chẽ của cấp cao nhất. Nhược điểm: Thường dẫn đến mâu thuẫn giữa các đơn vị chức năng khi đề ra các chỉ tiêu và chiến lược; thiếu sự phối hợp giữa các phòng ban chức năng; chuyên môn hoá quá mức và tạo ra cách nhìn quá hạn hẹp ở cán bộquản lý; hạn chế việc phát triển đội gnũ cán bộ quản lý chung; đổ trách nhiệm về vấn đề thực hiện mục tiêu chung cho lãnh đạo cấp cao nhất. Áp dụng: Được hầu hết các tổ chức áp dụng trong một giai đoạn phát triển, khi tổ chức có quy mô vừa và nhỏ, hoạt động trong một lĩnh vực, đơn sản phẩm, đơn thị trường. Sơ đồ 1.1: Mô hình cơ cấu tổ chức chức năng * Mô hình tổ chức bộ phận theo sản phẩm: Là việc hợp nhóm các hoạt động và đội ngũ nhân sự theo sản phẩm hoặc tuyến sản phẩm. Giám đốc Phó giám đốc Marketing Phó giám đốc Kỹ thuật Phó giám đốc Sản xuất Phó giám đốc Tài chính Quảng cáo Bán hàng Thiết kế Kỹ thuật Phân xưởng1 Phân xưởng2 Ngân quỹ Kế toán 5 Chuyên đề tốt nghiệp Ưu điểm: Việc quy định trách nhiệm đối với các mục tiêu cuối cùng tương đối dễ dàng; việc phối hợp hành động giữa các phòng ban chức năng vì mục tiêu cuối cùng có hiệu quả hơn; tạo khả năng tốt hơn cho việc phát triển đội ngũ cán bộ quản lý chung; các đề xuất đổi mới công nghệ dễ được quan tâm; có khả năng lớn hơn là khách hàng sẽ được tính tới khi đề ra quyết định. Nhược điểm: Sự tranh giành quyền lực giữa các tuyến sản phẩm có thể dẫn đến phản hiệu quả; cần nhiều người có năng lực quản lý chung; có xu thế là cho việc thực hiện các dịch vụ hỗ trợ tập trung trở nên khó khăn; làm nảy sinh khó khăn đối với việc kiểm soát của cấp quản lý cao nhất. Áp dụng: Tổ chức có quy mô lớn với nhiều dây chuyền công nghệ. Sơ đồ 1.2: Mô hình cơ cấu tổ chức sản phẩm * Mô hình tổ chức bộ phận theo địa dư: Là các hoạt động trong một khu vực hay địa dư nhất định được hợp nhóm và giao cho một người quản lý. Ưu điểm: Chú ý đến nhu cầu thị trường và các vấn đề địa phương; có thể phối hợp hành động của các bộ phận chức năng và hướng các hoạt động này vào các thị trường cụ Giám đốc Phó giám đốc Nhân sự Phó giám đốc Sản xuất Phó giám đốc Tài chính Xưởng Xe máy Xưởng Ô tô Xưởng Hàng điện tử 6 Chuyên đề tốt nghiệp thể; tận dụng được tính hiệu quả của các nguồn lực và hoạt động tại địa phương; có được thông tin tốt hơn về thị trường; tạo điều kiện thuận lợi để đào tạo các cán bộ quản lý chung. Nhược điểm: Khó duy trì hoạt động thực tế trên diện rộng của tổ chức một cách nhất quán; đòi hỏi phải có nhiều cán bộ quản lý; công việc có thể bị trùng lặp; khó duy trì việc ra quyết định và kiểm tra một cách tập trung. Áp dụng: Đối với các doanh nghiệp khi cần tiến hành các hoạt động giống nhau ở các khu vực địa lý khác nhau. Nhiều cơ quan Nhà nước như cơ quan thuế, toà án, bưu điện . áp dụng mô hình này nhằm cung cấp những dịch vụ giống nhau ở khắp mọi nơi trong cả nước. Sơ đồ 1.3: Mô hình cơ cấu tổ chức địa dư * Mô hình tổ chức bộ phận theo đối tượng khách hàng: Là những nhu cầu mang đặc trưng riêng của khách hàng đối với các sản phẩm và dịch vụ. Ưu điểm: Tạo ra sự hiểu biết khách hàng tốt hơn; đảm bảo khả năng chắc chắn hơn là khi soạn thảo các quyết định, khách hàng sữe được giành vị trí nổi bật để xem xét; 7 Tổng giám đốc Giám đốc Marketing Giám đốc Nhân sự Giám đốc Tài chính Giám đốc khu vực miền Bắc Giám đốc khu vực miền Trung Trung Giám đốc khu vực miền Nam Chuyên đề tốt nghiệp tạo cho khách hàng cảm giác họ có những nhà cung ứng đáng tin cậy; tạo ra hiệu năng lớn hơn trong việc định hướng các nỗ lực phân phối. Nhược điểm: Tranh giành nguồn lực một cách phản hiệu quả; thiếu sự chuyên môn hoá; đôi khi không thích hợp với hoạt động nào khác ngoài marketing; các nhóm khách hàng có thể không phải luôn xác định rõ ràng. Áp dụng: Thường được sử dụng cho một tổ chức tổng thể. Sơ đồ 1.4: Mô hình cơ cấu tổ chức khách hàng * Mô hình tổ chức ma trận: Là sự kết hợp của hai hay nhiều mô hình tổ chức bộ phận khác nhau. Ưu điểm: Định hướng các hoạt động theo kết quả cuối cùng; tập trung nguồn lực vào khâu xung yếu; kết hợp được năng lực của nhiều cán bộ quản lý và chuyên gia; tạo điều kiện đáp ứng nhanh chóng với những thay đổi của môi trường. 8 Tổng giám đốc Phó tổng giám đốc Tài chính Phó tổng giám đốc Kinh doanh Phó tổng giám đốc Nhân sự Giám đốc phân phối sản phẩm Giám đốc nghiên cứu thị trường Quản lý bán buôn Quản lý bán lẻ Quản lý giao dịch với cơ quan Nhà nước Chuyên đề tốt nghiệp Nhược điểm: Hiện tượng song trùng lãnh đạo dẫn đến sự không thống nhất mệnh lệnh; quyền hạn và trách nhiệm của các nhà quản lý có thể trùng lặp tạo ra các xung đột; cơ cấu phức tạp và không bền vững; có thể gây tốn kém. Áp dụng: Thường được áp dụng trong những tổ chức thực hiện những mục tiêu mang tính trọn gói. Sơ đồ 1.5: Mô hình cơ cấu tổ chức ma trận 1.1.3.3. Mối quan hệ quyền hạn trong tổ chức: Quyền hạn là quyền tự chủ trong quá trình quyết định và quyền đòi hỏi sự tuân thủ quyết định gắn liền với một vị trí (hay chức vụ) quản lý nhất định trong CCTC. Có các loại quyền hạn sau: - Quyền hạn trực tuyến. - Quyền hạn tham mưu. - Quyền hạn chức năng. Từ đó hình thành nên các mô hình cơ cấu tổ chức theo các mối quan hệ quyền hạn. 9 Giám đốc Phó giám đốc Nhân sự Phó giám đốc Tài chính Phó giám đốc Sản xuất Phó giám đốc Kinh doanh Ban quản lý dự án 1 ban quản lý dự án 2 Chuyên đề tốt nghiệp * Mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến: Là cơ cấu tổ chức đơn giản nhất, trong đó có cấp trên và cấp dưới. Nhân viên cấp dưới chỉ chịu sự quản lý và chịu trách nhiệm với người lãnh đạo trực tiếp của mình, các mối quan hệ theo kiêu trực tuyến từ trên xuống. Ưu điểm: Tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện chế độ một thủ trưởng, người lãnh đạo chịu hoàn toàn trách nhiệm về kết quả công việc của người dưới quyền. Nhược điểm: Đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện, tổng hợp. Đồng thời cơ cấu này làm hạn chế việc sử dụng chuyên gia có tình độ cao theo chuyên môn. Áp dụng: Chỉ áp dụng cho các tổ chức có quy mô nhỏ và việc quản lý không quá phức tạp. Sơ đồ 1.6: Mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến * Mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến - chức năng: Là sự kết hợp của hai cơ cấu trực tuyến và chức năng, theo đó mối quan hệ giữa cấp dưới và cấp trên là một đường thẳng, cong những bộ phận chức năng chỉ làm nhiệm vụ chuẩn bị những lời chỉ dẫn, những lời khuyên và kiểm tra sự hoạt động của cán bộ trực tuyến. 10 Người lãnh đạo Người lãnh đạo tuyến 1 Các đối tượng quản lý Người lãnh đạo tuyến 2 Các đối tượng quản lý