CƠ CHẾ GIẢI TRÌNH TRÁCH NHIỆM CỦA NGÂN HÀNG PHÁT TRIỂN CHÂU Á Thủ Tục Thực Hiện dành cho Ban Xem Xét Việc Tuân Thủ Quy Định Ngày tháng năm 2004 Tài liệu dịch từ nguyên tiếng Anh Chỉ có tiếng Anh thức cơng nhận để tránh mâu thuẫn thiếu quán Bản dịch tiếng Việt tài liệu in tháng Tư năm 2005 CÁC TỪ VIẾT TẮT ADB Asian Development Bank Ngân hàng Phát triển Châu Á BCRC Board Compliance Review Committee Ủy ban Xem xét việc tuân thủ quy định Ban Giám đốc CRP Compliance Review Panel Ban Xem xét việc tuân thủ quy định DMC developing member country Nước thành viên phát triển ADB NGO Nongovernment organization Tổ chức phi phủ OCRP Office of the Compliance Review Panel Văn phòng Ban Xem xét việc tuân thủ quy định OD operations department Vụ Chức OM Operations Manual Sổ tay Hướng dẫn Hoạt động SPF Special Project Facilitator Hướng dẫn viên Dự án đặc biệt TOR Terms of Reference Điều khoản tham chiếu MỤC LỤC I GIỚI THIỆU A B C II Cơ chế giải trình trách nhiệm Ngân hàng Phát triển Châu Á Ban Xem xét việc tuân thủ quy định Thành phần đặc điểm Mục đích phạm vi NỘP ĐƠN YÊU CẦU A B C D E F G Ai có quyền nộp đơn yêu cầu xem xét việc tuân thủ quy định Giữ bí mật cho bên yêu cầu Làm để nộp đơn yêu cầu xem xét việc tuân thủ quy định Mẫu đơn yêu cầu Ngôn ngữ Nội dung đơn yêu cầu xem xét việc tuân thủ quy định Các trường hợp không chấp nhận 5 5 III THỦ TỤC XEM XÉT VIỆC TUÂN THỦ QUY ĐỊNH A Các bước theo trình tự Khung thời gian 7 IV HÀNH ĐỘNG SỬA CHỮA A Theo dõi việc thực hành động sửa chữa B Dự thảo Báo cáo theo dõi tình hình thực C Báo cáo theo dõi tình hình thực 11 11 11 11 V VAI TRÒ CỦA BÊN YÊU CẦU VÀ CÁC BÊN THỨ BA A Cung cấp thông tin B Đơn yêu cầu sửa đổi C Thông tin bổ sung 12 12 12 12 VI TÍNH MINH BẠCH VÀ SỰ CẨN MẬT A Tính minh bạch B Sự cẩn mật 12 12 13 VII PHỔ BIẾN THÔNG TIN A Tiếp xúc công chúng B Thông cáo báo chí Truyền thơng cơng cộng C Trang web D Hệ thống liệu thông tin cho công chúng E Công bố báo cáo 13 13 13 14 14 14 VIII NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG 15 A Tiếp cận với ADB: Đội ngũ nhân viên Thông tin 15 B Thủ tục hành Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) 15 C Báo cáo hàng năm 15 D Tư vấn pháp lý 15 E Xem xét lại Thủ tục thực Ban Xem xét việc tuân thủ quy định 15 F Phối hợp 16 G Hỗ trợ thư ký cho Uỷ ban Xem xét việc tuân thủ quy định Ban Giám đốc (BCRC) 16 H Liên hệ với Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) Hướng dẫn viên Dự án đặc biệt (SPF) 16 PHỤ LỤC Mẫu đơn yêu cầu xem xét việc tuân thủ quy định 18 Quá trình xem xét việc tuân thủ quy định 20 I A GIỚI THIỆU Cơ Chế Giải Trình Trách Nhiệm Ngân hàng Phát triển Châu Á Ban Xem Xét Việc Tuân Thủ Quy Định Sau thủ tục hoạt động Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) Ngân hàng Phát triển Châu Á (ADB) Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) diễn đàn độc lập Ban Giám đốc Điều hành (Ban Giám đốc) ADB thành lập ngày 29 tháng năm 2003 Nhiệm vụ Ban thực thi giai đoạn xem xét việc tuân thủ quy định Cơ chế Giải trình trách nhiệm (Cơ chế) ADB Cơ chế có hiệu lực từ ngày 12 tháng 12 năm 2003, gồm giai đoạn: (i) giai đoạn tham vấn thực thông qua Hướng dẫn viên Dự án đặc biệt (Special Project Facilitator/SPF) (ii) giai đoạn xem xét việc tuân thủ quy định Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) tiến hành Mặc dù Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) Hướng dẫn viên Dự án đặc biệt (SPF) có chức tách biệt, hai phận có liên quan với mục đích chung trả lời đơn khiếu nại người chịu ảnh hưởng dự án Các thủ tục hoạt động phân định rõ bổ sung chi tiết cho điều khoản thực nêu văn Ban Giám đốc hình thành Cơ chế Giải trình trách nhiệm ADB: “Xem xét Chức Thanh tra: Thiết lập Cơ chế Giải trình trách nhiệm ADB” (R79-03 ngày tháng năm 2003) Những thủ tục dựa văn Ban Giám đốc, có xem xét đến điều khoản Sổ tay Hướng dẫn Hoạt động phần, L1/BP L1/OP Cơ chế Giải trình trách nhiệm ADB phát hành ngày 29 tháng 10 năm 2003 Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) tuân theo thủ tục chiểu theo đoạn 98 văn Ban Giám đốc điều chỉnh lại cần thiết Phù hợp với quy định Cơ chế, Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) sẽ: (i) (ii) (iii) (iv) (v) B nâng cao hiệu phát triển chất lượng dự án ADB; phản ứng kịp thời với thắc mắc người chịu ảnh hưởng dự án đối xử công với tất bên liên quan (stakeholders); phản ánh trình độ chun mơn kỹ thuật cao vấn đề nhân hoạt động mình; làm việc độc lập minh bạch có thể; giảm chi phí, tăng hiệu quả, bổ trợ cho hệ thống khác có ADB giám sát, kiểm toán, kiểm tra chất lượng đánh giá Thành Phần Những Đặc Điểm Cơ Bản Ban Xem Xét Việc Tuân Thủ Quy Định (CRP) Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) gồm có thành viên, có Chủ tịch Văn phòng Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (Office of the Compliance Review Panel/OCRP) hỗ trợ mặt thư kí cho Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) Một thành viên Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) bị tuyên bố không đủ tư cách tham gia xem xét việc tuân thủ quy định Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) xét thấy thành viên có quyền lợi cá nhân tham gia nhiều vào dự án bị khiếu nại Hai thành viên Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) phải công dân nước khu vực, có thành viên người nước thành viên phát triển (DMC) Thành viên thứ ba Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) cơng dân nước ngồi khu vực Một ba thành viên Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) bổ nhiệm làm Chủ tịch phải làm việc chuyên trách năm Hai thành viên lại Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) bổ nhiệm làm bán thời gian khối lượng công việc Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) cần đến Nếu thấy cần thiết, Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) khuyến nghị hình thức phân công công việc khác lên Ban Giám đốc Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) báo cáo trực tiếp tất hoạt động lên Ban Giám đốc, ngoại trừ hai hoạt động cụ thể phải báo cáo lên Uỷ ban Xem xét việc tuân thủ quy định thuộc Ban Giám đốc (Board Compliance Review Committee/BCRC) Uỷ ban Xem xét việc tuân thủ quy định thuộc Ban Giám đốc (BCRC) (i) thông qua điều khoản tham chiếu đề xuất Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) khung thời gian để tiến hành hoạt động xem xét việc tuân thủ quy định Ban Giám đốc uỷ quyền trước Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) công bố điều khoản tham chiếu (ii) xem xét báo cáo dự thảo Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) công tác theo dõi việc thực hành động sửa sai Ban Giám đốc thông qua sau xem xét việc tuân thủ quy định trước Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) đưa báo cáo cuối Chức Uỷ ban Xem xét việc tuân thủ quy định thuộc Ban Giám đốc (BCRC) việc thông qua điều khoản tham chiếu đề xuất khung thời gian nhằm đảm bảo hoạt động Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) nằm phạm vi trình xem xét việc tuân thủ quy định Uỷ ban Xem xét việc tuân thủ quy định (BCRC) xem xét lại báo cáo kiểm tra dự thảo Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) để đảm bảo Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) tiến hành quy trình thỏa đáng kiểm tra việc thực thi hoạt động sửa sai C Mục Đích Phạm Vi Mục đích Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) nâng cao trách nhiệm giải trình ADB hoạt động cách thành lập diễn đàn mà ngườichịu ảnh hưởng dự án (trong trường hợp đặc biệt, có thành viên Ban Giám đốc tham gia) quyền khiếu nại ADB cách nộp đơn yêu cầu Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) điều tra vi phạm bị cho ADB gây sách thủ tục hoạt động dự án ADB hỗ trợ mà có ảnh hưởng xấu, trực tiếp, đáng kể đến người dân địa phương trình hình thành, chuẩn bị thực dự án ADB hỗ trợ1 Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) xác định xem liệu ADB có tn thủ hay khơng sách thủ tục hoạt động dự án cụ thể xem xét Đồng thời Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) kiểm tra xem tác hại trực tiếp đáng kể mà bên yêu cầu khiếu nại quy cho ADB khơng tn thủ sách thủ tục hoạt động trình hình thành, chuẩn bị và/hoặc thực dự án cụ thể khơng Cụm từ “dự án ADB hỗ trợ” dùng để dự án ADB tài trợ, ADB quản lý dự án hai lĩnh vực tư nhân nhà nước (ví dụ khoản vay dự án, khoản vay chương trình, khoản vay ngành, khoản vay hỗ trợ kĩ thuật, khoản vay trung gian tài chính, khoản vay đầu tư, bảo lãnh, đầu tư cổ phần hỗ trợ kĩ thuật khơng hồn lại) nằm phạm vi sách thủ tục thực ADB Cụm từ “Dự án ADB hỗ trợ” bao gồm “các hợp phần dự án”, nguồn hỗ trợ tài có phải ADB, nhà đồng tài trợ, phủ, nhà tài trợ dự án tư nhân Tuy nhiên, cụm từ “các hợp phần dự án” không bao gồm yếu tố hay tiện nghi nằm ảnh hưởng người vay, quan thực hiện, nhà tài trợ dự án mà ADB phải có cẩn trọng thích đáng để xác định mức độ rủi ro người dân ADB phải gánh chịu liên quan 3 Phạm vi xem xét việc tuân thủ quy định nằm “chính sách thủ tục hoạt động ADB” thủ tục sách liên quan đến q trình hình thành, chuẩn bị thực dự án ADB hỗ trợ không bao gồm vấn đề liên quan đến việc mua sắm hàng hóa, dịch vụ, có dịch vụ tư vấn, cơng tác hỗ trợ ngồi phạm vi hoạt động ví dụ quản lý hành tài đề cập đến đoạn 26 tài liệu Các sách thủ tục hoạt động ghi Sổ tay Hướng dẫn Hoạt động (Operations Manual/OM) phát hành tháng 10 năm 2003, sách Hướng dẫn Quản trị Dự án Các quy trình hoạt động cập nhật theo thời điểm Những sách thủ tục hoạt động Ban Giám đốc thông qua sử dụng khơng có phần hướng dẫn tương ứng Sổ tay Hướng dẫn Hoạt động Hướng dẫn dành cho nhân viên ADB tài liệu tương tự dự định phát hành thành mục Sổ tay Hướng dẫn Hoạt động Trong trường hợp có mâu thuẫn sách Ban Giám đốc thông qua phần Sổ tay Hướng dẫn Hoạt Động, cần tn theo sách 10 Đối với dự án thực thông qua trước cập nhật Sổ tay Hướng dẫn Hoạt động phát hành tháng 10 năm 2003, sách thủ tục hoạt động áp dụng phải sách thủ tục Ban Giám đốc thông qua cho dù thủ tục sách có qn với Sổ tay Hướng dẫn Hoạt động có hay không Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) xác định thủ tục sách liên quan dựa thông tin cung cấp đơn yêu cầu xem xét tuân thủ quy định thông qua trình tham vấn với Vụ chức bên liên quan khác 11 Những sách thủ tục hoạt động ADB áp dụng cho dự án trình xem xét việc tuân thủ là: (i) (ii) trường hợp dự án đề xuất, thủ tục sách có hiệu lực đơn khiếu nại đệ trình lên Hướng dẫn viên Dự án đặc biệt (SPF); trường hợp dự án triển khai, thủ tục sách có hiệu lực thời điểm Ban Giám đốc thông qua dự án, trình hình thành chuẩn bị dự án, thủ tục sách có hiệu lực hành động nghi vấn thiếu sót ADB xảy trình thực dự án 12 “Dự án đề xuất” (Proposed Project) dự án giai đoạn chuẩn bị, chưa Ban Giám đốc Chủ tịch (được Ban Giám đốc uỷ quyền) thơng qua, cịn “dự án triển khai” (Ongoing Project) dự án Ban Giám đốc Chủ tịch (được Ban Giám đốc uỷ quyền) thông qua II NỘP ĐƠN YÊU CẦU 13 Trước đệ trình đơn yêu cầu lên Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP), tất bên có khả yêu cầu (ngoại trừ thành viên Ban Giám đốc) trước hết phải nộp đơn khiếu nại lên Hướng dẫn viên Dự án đặc biệt (SPF) cố gắng giải vấn đề thơng qua giai đoạn tham vấn Những bên có khả yêu cầu nên tham khảo Các Thủ Tục Hoạt Động dành cho Hướng dẫn viên Dự án đặc biệt (SPF), tài liệu nhận từ văn phịng Hướng dẫn viên Dự án đặc biệt (SPF) Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) Tài liệu có trang web Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) địa www.compliance.adb.org, trang web Hướng dẫn viên Dự án đặc biệt (SPF) địa www.adb.org/spf Sau đệ trình đơn khiếu nại lên Hướng dẫn viên Dự án đặc biệt (SPF), bên yêu cầu đệ trình đơn yêu cầu xem xét việc tuân thủ quy định lên Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP): (i) (ii) (iii) (iv) Hướng dẫn viên Dự án đặc biệt (SPF) xét thấy đơn khiếu nại không đủ điều kiện (bước trình tham vấn); bên khiếu nại nhận kết đánh giá Hướng dẫn viên Dự án đặc biệt (SPF) đơn khiếu nại, định không tiếp tục giai đoạn tham vấn (dừng lại bước trình tham vấn); bên khiếu nại xét thấy trình tham vấn không đạt kết thỏa đáng (ở bước 5,6 trình tham vấn); trình tham vấn bị Hướng dẫn viên Dự án đặc biệt (SPF) đình bên liên quan khác phản đối trình tham vấn 14 Trong nhiều trường hợp, việc đệ trình đơn yêu cầu xem xét việc tuân thủ quy định dấu hiệu cho thấy giai đoạn tham vấn bị phản đối kết thúc Tuy nhiên số trường hợp cụ thể bên khiếu nại có thắc mắc vấn đề tuân thủ quy định, bên yêu cầu đệ trình đơn u cầu thời điểm chương trình hành động triển khai (bước trình tham vấn) mà khơng thiết loại bỏ q trình tham vấn 15 Trong trường hợp bên khiếu nại gửi đơn yêu cầu xem xét việc tuân thủ quy định, Hướng dẫn viên Dự án đặc biệt (SPF) chuyển tài liệu chia sẻ thông tin liên quan đến khả đủ điều kiện khiếu nại kết thực tế thu qua trình tham vấn với Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) Nếu Hướng dẫn viên Dự án đặc biệt (SPF) bác bỏ khả đủ điều kiện đơn khiếu nại, Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) tiến hành xem xét độc lập xem liệu trình đánh giá mình, đơn yêu cầu có đáp ứng đủ tiêu chuẩn khả khiếu nại Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) hay khơng A Ai Có Thể Nộp Đơn Yêu Cầu Xem Xét Việc Tuân Thủ Quy Định 16 định: Những cá nhân tập thể sau có quyền nộp đơn yêu cầu xem xét việc tuân thủ quy (i) (ii) (iii) (iv) nhóm có từ hai người trở lên (ví dụ quan, tổ chức, đồn thể nhóm cá nhân khác) nước vay nơi có dự án ADB hỗ trợ nước thành viên liền kề với nước vay đó; đại diện địa phương nằm nhóm bị ảnh hưởng; đại diện bên ngồi, trường hợp ngoại lệ khơng có đại diện địa phương phù hợp đại diện phải đồng ý Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP); hay nhiều thành viên Ban Giám đốc, sau nêu thắc mắc lên Ban Điều hành, trường hợp đặc biệt phải trình nghi vấn sai phạm nghiêm trọng ADB sách thủ tục hoạt động liên quan đến dự án triển khai ADB hỗ trợ mà dự án có khả ảnh hưởng xấu, trực tiếp đáng kể cộng đồng nhóm cá nhân khác cư trú nước mà dự án nói thực nước thành viên liền kề với nước 5 17 Việc đệ trình đơn yêu cầu xem xét việc tuân thủ quy định không làm gián đoạn ảnh hưởng đến trình hình thành, chuẩn bị thực dự án, trừ trường hợp đồng ý phủ nước thành viên phát triển nhà tài trợ dự án tư nhân ADB B Giữ Bí Mật Cho Bên Yêu Cầu 18 Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) giữ bí mật thông tin cá nhân bên yêu cầu bên yêu cầu đề nghị, nhiên đơn yêu cầu nặc danh không chấp nhận C Làm Thế Nào Để Nộp Một Đơn Yêu Cầu Xem Xét Việc Tuân Thủ Quy Định 19 Đơn yêu cầu xem xét việc tuân thủ quy định phải dạng văn viết gửi đến “Thư ký đoàn Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP)” Đơn yêu cầu gửi qua đường bưu điện, fax, thư điện tử chuyển tận tay tới Thư ký đoàn Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) Trụ sở ADB Trong trường hợp gửi đơn qua fax thư điện tử, nên gửi thêm in đến Thư ký đoàn Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) theo địa sau để lưu vào hồ sơ: Secretary, Compliance Review Panel Asian Development Bank ADB Avenue Mandaluyong City 1550 Philippines Tel: +632 632 4149 Fax: +632 636 2088 Email: crp@adb.org 20 Đơn yêu cầu quan ADB tiếp nhận ví dụ quan thường trú văn phòng đại diện, quan chuyển tiếp nguyên vẹn chưa mở đơn yêu cầu lên Thư ký đoàn Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) D Mẫu Đơn Yêu Cầu 21 Đơn yêu cầu xem xét việc tn thủ quy định khơng có mẫu cụ thể Bên yêu cầu dùng mẫu đơn Phụ lục để tham khảo E Ngôn Ngữ 22 Ngôn ngữ mà ADB sử dụng Cơ chế Giải trình trách nhiệm tiếng Anh, nhiên đơn yêu cầu viết ngơn ngữ thống quốc ngữ sử dụng nước thành viên phát triển ADB trường hợp bên yêu cầu cung cấp dịch tiếng Anh Nếu đơn yêu cầu viết ngôn ngữ khác tiếng Anh cần phải gửi sớm F Nội Dung Đơn Yêu Cầu Xem Xét Việc Tuân Thủ Quy Định 23 Văn phòng Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (OCRP) sẵn sàng tư vấn hướng dẫn bên có khả yêu cầu cách đệ trình đơn yêu cầu xem xét việc tuân thủ quy định 6 24 Đơn yêu cầu xem xét việc tuân thủ quy định phải nêu cụ thể nội dung sau đơn yêu cầu không đủ thơng tin Ban Xem xét việc tn thủ quy định (CRP) tìm thêm thơng tin tài liệu dẫn chứng từ phía bên yêu cầu trước định khả đủ điều kiện đơn: (i) (ii) (iii) (iv) (v) (vi) (vii) (viii) (ix) (x) bên yêu cầu bị có khả chịu ảnh hưởng trực tiếp đáng kể dự án ADB hỗ trợ gây ra; bên yêu cầu tuyên bố thiệt hại trực tiếp đáng kể xảy hệ hành động thiếu sót cho ADB khơng tuân thủ sách thủ tục hoạt động (viết rõ nêu cách khác) trình hình thành, chuẩn bị, thực dự án ADB hỗ trợ; mô tả chi tiết thiệt hại trực tiếp đáng kể, ví dụ quyền lợi ích có khả chịu ảnh hưởng xấu, trực tiếp đáng kể dự án ADB hỗ trợ gây ra; Thông tin bên yêu cầu thông tin liên hệ, kèm theo đề nghị giữ bí mật có; đơn u cầu viết thơng qua đại diện phải nêu rõ thơng tin người bị ảnh hưởng dự án mà người yêu cầu thay mặt để viết đơn yêu cầu chứng minh thẩm quyền đại diện; miêu tả vắn tắt dự án ADB hỗ trợ, nêu rõ tên địa điểm thực dự án; kết mong muốn điều chỉnh mà người chịu ảnh hưởng dự án cho ADB nên thực giai đoạn xem xét việc tuân thủ yêu cầu; giải thích kết mà bên yêu cầu nỗ lực thực lần đệ trình đơn khiếu nại lên Hướng dẫn viên Dự án đặc biệt (SPF) (hoặc Hướng dẫn viên Dự án đặc biệt (SPF) bác bỏ đơn khiếu nại khơng đủ điều kiện giải thích rõ đơn yêu cầu cần xem xét lại); giải thích lý khơng thể cung cấp thơng tin trên; giải trình vấn đề việc có liên quan trực tiếp gửi kèm tài liệu bổ sung 25 Đơn yêu cầu xem xét việc tuân thủ quy định bao gồm phần lớn thông tin tương tự đơn khiếu nại gửi lên Hướng dẫn viên Dự án đặc biệt (SPF) với thông tin yêu cầu đoạn 24 phần (vii) (viii) nói Mặc dù bên yêu cầu không bị bắt buộc phải trích dẫn sách cụ thể mà ADB bị cho vi phạm đơn yêu cầu bên có quyền đề cập đến vi phạm sách mà họ cho có liên quan tới hành động hay thiếu sót bị cho ADB khơng tn thủ sách thủ tục hoạt động G Các Trường Hợp Không Được Chấp Nhận 26 Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) không xem xét đơn yêu cầu: (i) (ii) (iii) không liên quan đến hành động hay thiếu sót ADB trình hình thành, chuẩn bị thực dự án ADB hỗ trợ; định ADB, bên vay, quan thực dự án nhà tài trợ dự án tư nhân có liên quan đến việc mua sắm đấu thầu hàng hoá, dịch vụ, có dịch vụ tư vấn; khiếu nại gian lận tham nhũng dự án ADB hỗ trợ nhân viên ADB gây ra; (iv) (v) (vi) (vii) (viii) (ix) (x) (xi) (xii) (xiii) dự án ADB hỗ trợ mà báo cáo hoàn thành2 dự án phát hành; liên quan đến vấn đề xem xét chức tra trước Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) xem xét trừ trường hợp đơn khiếu nại đưa chứng có trọng lượng mà chưa phát thời điểm đưa đơn khiếu nại lần đầu trừ trường hợp đơn khiếu nại dễ dàng kết hợp với đơn khiếu nại ban đầu; tính thích đáng phù hợp thủ tục sách có ADB; mà Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) coi lặt vặt, cố tình làm hại, không quan trọng tạo để tạo lợi cạnh tranh; nằm phạm vi phán Uỷ ban Kháng cáo ADB Hội đồng Hành ADB hay có liên quan đến vấn đề nhân ADB; liên quan đến hành động thuộc trách nhiệm bên khác ví dụ bên vay, quan thực dự án, bên vay trừ trường hợp việc thực thi bên nói liên quan trực tiếp đến đánh giá việc tuân thủ sách thủ tục hoạt động ADB; liên quan tới vấn đề khơng bao gồm hành động hay thiếu sót ADB việc khơng tn thủ sách thủ tục hoạt động; liên quan đến điều luật, sách quy định quan thực dự án phủ nước thành viên phát triển có liên đới trừ trường hợp vấn đề nói có liên quan trực tiếp đến việc tuân thủ sách thủ tục thực ADB; liên quan đến dự án khu vực tư nhân mà đề cương phê duyệt trước ngày 29 tháng năm 2003; và/hoặc đơn khiếu nại tương ứng chưa gửi lên Hướng dẫn viên Dự án đặc biệt (SPF) (trường hợp không chấp nhận không áp dụng với đơn yêu cầu thành viên Ban Giám đốc.) 27 Trường hợp đơn khiếu nại thuộc phần (ii), (iii) (iv) đoạn 26 thủ tục nói trên, Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) thông báo cho bên yêu cầu đệ trình vấn đề lên Ban Chống Tham nhũng ADB, Văn phịng Tổng Kiểm tốn; Văn phịng Dịch vụ Hoạt động Trung tâm ADB; Văn phịng Quản lý Hành chính, Nhân Ngân sách ADB III A THỦ TỤC XEM XÉT VIỆC TUÂN THỦ QUY ĐỊNH Các Bước Theo Trình Tự Khung Thời Gian 28 Dưới bước theo trình tự khung thời gian cho trình xem xét việc tuân thủ quy định (xem Sơ đồ Phụ lục 2) Tất ngày ghi thủ tục thực tính theo dương lịch Trừ trường hợp đơn yêu cầu thành viên Ban Giám đốc, tất trường hợp lại, đơn yêu cầu xem xét việc tuân thủ quy định phải gửi khiếu nại lên Hướng dẫn viên Dự án đặc biệt (SPF) trước giai đoạn tham vấn theo thủ tục Hướng dẫn viên Dự án đặc biệt (SPF) quy định Báo cáo hoàn thành dự án ADB phát hành vòng 1-2 năm sau dự án hoàn thành mặt xây lắp vào hoạt động Đối với dự án thuộc khu vực tư nhân mà báo cáo hoàn thành dự án chưa phát hành, hạn cuối năm sau dự án hoàn thành mặt xây lắp vào hoạt động; với dự án khơng u cầu hồn thành mặt xây lắp khơng liên quan (ví dụ dự án trung gian tài chính), hạn cuối năm sau ngày giải ngân cuối kết thúc vai trò ADB dự án, tuỳ thuộc vào hạn sớm 8 29 Bước 1: Nộp đơn yêu cầu Đơn yêu cầu xem xét việc tuân thủ quy định phải đệ trình lên Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) 30 Bước 2: Ghi sổ thơng báo nhận đơn u cầu Trong vịng ngày kể từ nhận đơn yêu cầu với thông tin cần thiết, Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) sẽ: (i) (ii) (iii) (iv) ghi đơn yêu cầu vào sổ mà người xem qua trang web Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP); xác định nhận đơn yêu cầu; thông báo với Ban Giám đốc đơn yêu cầu ghi sổ; cơng bố với báo chí việc nhận đơn u cầu 31 Bước 3: Xác định khả đủ điều kiện đơn yêu cầu Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) độc lập xác định xem đơn yêu cầu có đáp ứng đủ tiêu chuẩn Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) hay không mà không vào định Hướng dẫn viên Dự án đặc biệt (SPF) khả đủ điều kiện đơn Trong vòng 14 ngày kể từ ngày ghi sổ đơn yêu cầu xem xét việc tuân thủ quy định, Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) xác định khả đủ điều kiện đơn thông báo định Ban cho bên yêu cầu Nếu Hướng dẫn viên Dự án đặc biệt (SPF) xác định đơn khiếu nại không đủ điều kiện cho giai đoạn tham vấn Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) xem xét khả đủ điều kiện đơn vòng 21 ngày kể từ ngày ghi sổ đơn yêu cầu xem xét việc tuân thủ quy định 32 Nếu Hướng dẫn viên Dự án đặc biệt (SPF) xác định đơn khiếu nại đủ tiêu chuẩn cho giai đoạn tham vấn Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) xét xem thiệt hại trực tiếp đáng kể mà bên yêu cầu khẳng định đơn yêu cầu có phải bị cho ADB khơng tn thủ sách thủ tục hoạt động trình hình thành, chuẩn bị, thực dự án ADB hỗ trợ hay không Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) thu thập từ Hướng dẫn viên Dự án đặc biệt (SPF) tất tư liệu phân tích liên quan đến đơn khiếu nại giai đoạn tham vấn, bao gồm định Hướng dẫn viên Dự án đặc biệt (SPF) tiêu chuẩn đủ điều kiện 33 Nếu bên yêu cầu khơng nghi vấn vi phạm sách cụ thể Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) tự đánh giá đơn yêu cầu theo ý kiến chủ quan Ban để xác định xem đơn yêu cầu có nêu lên vấn đề vi phạm sách có khả xảy hay không Trong giai đoạn xác định khả đủ điều kiện, Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) tham vấn với tất bên có liên quan, có Ban Điều hành đội ngũ nhân viên, bên yêu cầu, quan thực dự án phủ nước thành viên phát triển nhà tài trợ dự án tư nhân, thành viên Ban Giám đốc đại diện cho nước có dự án Q trình xác định khả đủ điều kiện đơn bao gồm việc xem xét chỗ và/hoặc khảo sát thực tế địa điểm thực dự án 34 Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) gửi báo cáo việc xem xét khả đủ điều kiện đơn yêu cầu lên Ban Giám đốc Nếu Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) xác định đơn yêu cầu không đủ điều kiện Ban thơng báo với Ban Giám đốc việc đơn khơng đủ điều kiện Cịn Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) xác định đơn yêu cầu đủ điều kiện, Ban đề nghị Ban Giám đốc cho phép tiến hành giai đoạn xem xét việc tuân thủ quy định Báo cáo Ban bao gồm: (i) (ii) (iii) nội dung đơn yêu cầu thông tin bổ sung bên yêu cầu cung cấp; giải thích kết Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) khả đủ điều kiện đơn yêu cầu; khuyến nghị việc cho phép tiến hành xem xét việc tuân thủ quy định Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) xác định đơn yêu cầu đủ điều kiện 35 Bước 4: Ban Giám đốc cho phép tiến hành xem xét tuân thủ quy định Trong vòng 21 ngày kể từ nhận khuyến nghị Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP), Ban Giám đốc cho phép tiến hành xem xét việc tuân thủ quy định sở không phản đối không đánh giá tính chất đơn u cầu Trong vịng ngày kể từ nhận uỷ quyền Ban Giám đốc, bên yêu cầu thông báo định tiến hành việc xem xét tuân thủ quy định Ban Giám đốc Sau đó, định Ban Giám đốc đưa lên trang web Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) 36 Bước 5: Thực xem xét việc tuân thủ quy định Ngay Ban Giám đốc cho phép tiến hành, Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) bắt đầu trình xem xét Quá trình xem xét Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) khơng bị giới hạn thời gian thời lượng xem xét thay đổi đáng kể tuỳ thuộc vào tính chất, phức tạp phạm vi dự án sách bị cho vi phạm Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) tiến hành xem xét với phong cách làm việc khẩn trương 37 Ngay sau Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) nhận uỷ quyền Ban Giám đốc, Chủ tịch Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) (i) định thành viên Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) chịu trách nhiệm cho q trình xem xét; (ii) phân công cho tất thành viên Ban chuẩn bị điều khoản tham chiếu đề xuất bao gồm phạm vi xem xét, phương pháp khung thời gian Để tạo điều kiện cho Uỷ ban Xem xét việc tuân thủ quy định Ban Giám đốc (BCRC) thông qua nhanh, Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) cung cấp điều khoản tham chiếu cho Uỷ ban Xem xét việc tuân thủ quy định Ban Giám đốc (BCRC) sớm sau Ban Giám đốc cho phép xem xét tuân thủ quy định Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) cho Uỷ ban Xem xét việc tuân thủ quy định Ban Giám đốc (BCRC) khoảng thời gian thích hợp để xem xét điều khoản tham chiếu đề xuất Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) thống điều khoản tham chiếu đề xuất khung thời gian với Uỷ ban Xem xét việc tuân thủ quy định Ban Giám đốc (BCRC) trước công bố Trong vòng 14 ngày kể từ nhận uỷ quyền Ban Giám đốc việc xem xét, Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) công bố điều khoản tham chiếu khung thời gian Trong nêu rõ phương pháp thời lượng ước tính q trình xem xét việc tn thủ quy định Các điều khoản tham chiếu khung thời gian gửi lên Ban Giám đốc tất bên liên quan, đồng thời đưa lên trang web Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) 38 Tuỳ thuộc vào tính chất đơn yêu cầu trình xem xét Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) bao gồm bước sau: (i) (ii) (iii) (iv) tham vấn với tất bên có liên quan, thành viên Ban Giám đốc đại diện cho nước có liên quan đại diện tổ chức phi phủ quan tâm đến vấn đề mà tất bên có liên quan tạo điều kiện nêu ý kiến mình; xem xét hồ sơ ADB; tiến hành khảo sát thực tế để điều tra xem xét việc tuân thủ quy định; lấy ý kiến cơng chúng khu vực có dự án; 10 (v) (vi) thuê tư vấn để hỗ trợ công việc cho Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP); sử dụng phương pháp điều tra khác mà Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) xét thấy phù hợp với q trình thực cơng việc 39 Trước tiến hành khảo sát nơi triển khai dự án, Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) phải nhận đồng ý nước có liên quan nhà tài trợ dự án tư nhân thấy thích hợp 40 Bước 6: Dự thảo báo cáo Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) Khi hồn thành q trình xem xét việc tuân thủ quy định, Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) phát hành dự thảo báo cáo kết khuyến nghị lên Ban Điều hành Sau đó, Ban gửi cho bên yêu cầu để lấy ý kiến nhận xét 41 Bước 7: Ý kiến phản hồi Ban Điều hành Ý kiến phản hồi Bên yêu cầu dự thảo báo cáo Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) Ban Điều hành Bên yêu cầu có 30 ngày kể từ ngày nhận dự thảo báo cáo Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) để đưa ý kiến phản hồi báo cáo Mỗi bên có quyền tự nhận xét dự thảo báo cáo Tuy nhiên, có ý kiến cuối Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) vấn đề nêu ghi báo cáo cuối Ban 42 Bước 8: Báo cáo cuối Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) Trong vòng 14 ngày kể từ nhận ý kiến phản hồi Ban Điều hành Bên yêu cầu dự thảo báo cáo, Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) xem xét ý kiến phản hồi tiến hành sửa đổi mà Ban thấy cần thiết trước gửi báo cáo cuối kết khuyến nghị lên Ban Giám đốc để đảm bảo việc tuân thủ quy định dự án thực hiện, bao gồm khuyến nghị, thấy hợp lý, thay đổi sửa chữa phạm vi trình thực dự án 43 Báo cáo cuối Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) bao gồm nội dung sau: (i) (ii) (iii) mô tả đơn yêu cầu, việc liên quan bước tiến hành trình xem xét việc tuân thủ quy định; kết khuyến nghị Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP); ý kiến đa số thiểu số trường hợp khơng có ý kiến đồng thuận kết khuyến nghị Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) 44 Cùng với báo cáo cuối cùng, Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) phát hành dạng tài liệu kèm nội dung sau: (i) (ii) ý kiến phản hồi Ban Điều hành bên yêu cầu; danh sách tài liệu bổ sung Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) cung cấp có yêu cầu 45 Bước 9: Quyết định Ban Giám đốc Trong vòng 21 ngày kể từ nhận báo cáo cuối Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP), Ban Giám đốc xem xét đưa định cuối khuyến nghị làm để dự án tuân thủ chặt chẽ và/hoặc giảm thiểu tác hại dự án thấy hợp lý Trong vòng ngày kể từ có định cuối Ban Giám đốc, định Ban Giám đốc, báo cáo cuối Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) với ý kiến phản hồi kèm công 11 bố cho bên yêu cầu sau đưa lên trang web Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) IV CÁC HÀNH ĐỘNG SỬA CHỮA 46 Bất kỳ hành động sửa chữa phạm vi trình thực dự án Ban Giám đốc thông qua (hoặc định đình hay huỷ bỏ dự án có lệnh) thực theo thủ tục ADB (thủ tục phải đồng ý bên vay bên nhận viện trợ khơng hồn lại có liên quan nhà tài trợ dự án tư nhân có liên quan, trừ quy định khác Quy chế Cho vay ADB văn pháp luật khác có liên quan) A Theo Dõi Việc Thực Hiện Các Hành Động Sửa Chữa 47 Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) theo dõi việc thực hành động sửa chữa Ban Giám đốc thơng qua sau q trình xem xét việc tuân thủ quy định kết thúc Nếu Ban Giám đốc không quy định cụ thể thời gian biểu Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) báo cáo thường xuyên theo yêu cầu năm lần vòng năm cho Ban Giám đốc việc thực thi định Ban Giám đốc liên quan đến biện pháp sửa chữa, bao gồm đánh giá Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) tiến trình thực việc tuân thủ chặt chẽ quy định dự án Sau năm, Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) khuyến nghị kiểm tra tiếp dự án thấy cần thiết Phương pháp theo dõi gồm bước sau: (i) (ii) (iii) (iv) B tham vấn với bên có liên quan thành viên Ban Giám đốc; xem xét văn bản, tài liệu; khảo sát thực tế nơi tiến hành dự án; thông tin nhận từ (các) bên yêu cầu ý kiến công chúng tình hình thực hành động sửa chữa Dự Thảo Báo Cáo Theo Dõi Tình Hình Thực Hiện 48 Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) chuyển dự thảo báo cáo theo dõi tình hình thực lên Uỷ ban Xem xét việc tuân thủ quy định Ban Giám đốc (BCRC) Uỷ ban Xem xét việc tuân thủ quy định Ban Giám đốc (BCRC) đưa nhận xét dự thảo báo cáo theo dõi Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) vòng 21 ngày kể từ nhận báo cáo Sau đó, Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) tổng kết báo cáo theo kết tham vấn với Uỷ ban Xem xét việc tuân thủ quy định Ban Giám đốc (BCRC) trước phổ biến rộng rãi cho bên liên quan công chúng C Báo Cáo Theo Dõi Tình Hình Thực Hiện 49 Báo cáo theo dõi tình hình thực Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) bao gồm nội dung sau: (i) (ii) tóm tắt đơn yêu cầu ban đầu định Ban Giám đốc đơn u cầu đó; tóm tắt thơng tin (các) bên yêu cầu, bên có liên quan, bên tham gia quan tâm đến dự án cung cấp; 12 (iii) (iv) kết Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) thực trạng triển khai định Ban Giám đốc; khuyến nghị Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) cần thiết để dự án tuân thủ chặt chẽ quy định V A VAI TRÒ CỦA BÊN YÊU CẦU VÀ CÁC BÊN THỨ BA Cung Cấp Thông Tin 50 Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) khuyến khích bên yêu cầu tất bên liên quan quan tâm cung cấp cho Ban tất thông tin suốt trình xem xét việc tuân thủ quy định B Đơn Yêu Cầu Sửa Đổi 51 Nếu bên yêu cầu nhận chứng có tầm quan trọng thời điểm sau nộp đơn yêu cầu xem xét việc tuân thủ quy định trước Ban Giám đốc định tiến hành xem xét việc tuân thủ quy định, bên yêu cầu nộp đơn yêu cầu sửa đổi Nếu đơn yêu cầu sửa đổi chấp nhận Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) thấy chứng quan trọng khoảng thời gian để xác định khả đủ yêu cầu đơn Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) định lùi lại thời điểm Thư ký đoàn CRP nhận đơn yêu cầu sửa đổi Hoặc khơng, chứng dùng tài liệu bổ sung sử dụng mô tả đoạn 52 tài liệu C Thơng Tin Bổ Sung 52 Ngồi thơng tin Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) đòi hỏi, bên yêu cầu (và người chịu ảnh hưởng dự án trường hợp bên yêu cầu người đại diện cho người bị ảnh hưởng, thành viên Ban Giám đốc), nhân viên ADB quần chúng nhân dân cung cấp thông tin bổ sung liên quan đến trình xem xét đơn yêu cầu Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) cho thành viên Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP),Thư ký Đoàn Ban hỗ trợ Thư ký đoàn Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) Người cung cấp thơng tin u cầu giữ kín thông tin thân Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) thông báo cho bên yêu cầu thông tin quan trọng người nói đến cung cấp Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) yêu cầu bên liên quan cung cấp thêm chi tiết thấy cần thiết kể từ nhận thơng tin bổ sung VI A TÍNH MINH BẠCH VÀ SỰ BẢO MẬT Tính Minh Bạch 53 Hoạt động Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) tất giai đoạn trình xem xét việc tuân thủ quy định phải thật minh bạch thống với sách thủ tục liên quan ADB 13 B Sự Bảo Mật 54 Các thành viên Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) nhân viên Văn phòng Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (OCRP) phải tuân thủ sách bảo mật cung cấp thơng tin, bao gồm điều khoản nhằm đảm bảo thông tin bí mật khơng bị tiết lộ Khi u cầu, Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) giữ kín thơng tin cá nhân người khiếu nại người cung cấp thông tin từ bên khác 55 Bất kỳ tài liệu hay thơng tin trình lên thành viên Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) nhân viên Văn phòng Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (OCRP) phải ghi rõ tài liệu, thông tin phải giữ bí mật khơng cơng bố cho bên khác khơng có đồng ý bên cung cấp Bên cung cấp thông tin cần lưu ý Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) sử dụng phần tài liệu hay thông tin trình thực nhiệm vụ VII A PHỔ BIẾN THƠNG TIN Tiếp Xúc Cơng Chúng 56 Các thành viên Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) nhân viên Văn phòng Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (OCRP) sẵn sàng gặp gỡ tiếp xúc với công chúng để thảo luận Cơ chế Giải trình trách nhiệm ADB Nội dung trao đổi gồmcả khía cạnh chung vấn đề cụ thể liên quan đến trình xem xét việc tuân thủ quy định, hoạt động Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) đơn yêu cầu việc xem xét tuân thủ quy định Các nhân viên Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) nhân viên Văn phòng Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (OCRP) sẵn sàng tư vấn hướng dẫn bên có khả yêu cầu đại diện họ thủ tục nộp đơn yêu cầu Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) chuẩn bị thêm tài liệu mơ tả hoạt động sẵn sàng tư vấn cho bên yêu cầu 57 Văn phòng Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) thực việc phổ biến thông tin tiến hành tiếp xúc nội ADB với công chúng nước thành viên xung quanh vấn đề Cơ chế Giải trình Trách nhiệm B Thơng Cáo Báo Chí Truyền Thơng Cơng Cộng 58 Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) phát hành thơng cáo báo chí riêng Ban tài liệu cho phương tiện truyền thông Trước phổ biến thơng cáo báo chí hay tài liệu truyền thơng khác, Văn phịng Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (OCRP) thông báo cho Phịng Quan hệ Đối ngoại, có gửi cho Văn phòng Chủ tịch để ADB chuẩn bị cho việc trả lời chất vấn nhân dân phương tiện thông tin đại chúng 59 Đối với việc xem xét tuân thủ quy định, Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) công bố số thông tin tối thiểu nước vay khơng trả lời vấn báo chí, truyền hình trình xem xét tiến hành khảo sát thực tế nước vay Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) không trả lời vấn giai đoạn trình xem xét việc tuân thủ quy định hay trình theo dõi sau có định, ngoại trừ việc làm rõ vấn đề trình tự thủ tục 14 C Trang Web 60 Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) có trang web riêng địa www.compliance.adb.org, trang web có tất nội dung viết đoạn 61 62 tài liệu D Hệ Thống Dữ Liệu Thông Tin Cho Công Chúng 61 Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) thông báo trực tiếp mốc quan trọng trình xem xét việc tuân thủ quy định cho bên yêu cầu công bố rộng rãi cho công chúng thông qua danh sách nhận đơn yêu cầu trang web Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) với nội dung sau: (i) (ii) (iii) (iv) (v) (vi) (vii) (viii) (ix) (x) (xi) E ghi sổ thông báo nhận đơn yêu cầu (bước 2), xác định khả đủ điều kiện đơn yêu cầu (bước 3), uỷ quyền Ban Giám đốc việc xem xét tuân thủ quy định (bước 4), điều khoản tham chiếu khung thời gian dự kiến trình xem xét việc tuân thủ quy định gửi lên Uỷ ban Xem xét việc tuân thủ quy định Ban Giám đốc (BCRC) để phê duyệt (bước 5), điều khoản tham chiếu khung thời gian cuối để tiến hành trình xem xét phát hành công bố rộng rãi; dự thảo báo cáo Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) gửi lên Ban Điều hành Bên yêu cầu (bước 6), báo cáo cuối Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) gửi lên Ban Giám đốc (bước 8), định Ban Giám đốc (bước 9); Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) bắt đầu theo dõi tình hình thực dự án trước bị yêu cầu xem xét; Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) chuyển dự thảo báo cáo theo dõi lên Uỷ ban Xem xét việc tuân thủ quy định Ban Giám đốc; Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) gửi báo cáo theo dõi cuối lên Ban Giám đốc công bố rộng rãi báo cáo cho công chúng Công Bố Các Bản Báo Cáo 62 Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) công bố rộng rãi tài liệu báo cáo sau trang web gửi cho có yêu cầu: (i) (ii) (iii) (iv) báo cáo Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) khả đủ điều kiện đơn định Ban Giám đốc vòng ngày kể từ nhận định Ban Giám đốc cho phép tiến hành xem xét việc tuân thủ quy định, điều khoản tham chiếu, gồm có phạm vi xem xét, phương pháp đề xuất khung thời gian vòng 14 ngày kể từ nhận uỷ quyền Ban Giám đốc việc xem xét tuân thủ quy định, định cuối Ban Giám đốc báo cáo cuối Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) với tài liệu kèm vòng ngày kể từ có định Ban Giám đốc, báo cáo kiểm tra Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) thời điểm báo cáo gửi lên Ban Giám đốc bên liên quan khác, 15 (v) báo cáo hàng năm Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) vòng tháng sau kết thúc năm dương lịch VIII A NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG Tiếp Cận với ADB: Đội Ngũ Nhân Viên Thông Tin 63 Các thành viên Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) nhân viên Văn phòng Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (OCRP) tiếp cận với tất nhân viên Ban Điều hành ADB, tất hồ sơ ADB mà phạm vi quyền lực nhiệm vụ mình, Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) xét thấy có liên quan B Thủ Tục Hành Chính Ban Xem Xét Việc Tuân Thủ Quy Định (CRP) 64 Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) áp dụng Bản Hướng dẫn Thủ tục Hành cho hoạt động nội Bản Hướng dẫn Thủ tục Hành phổ biến rộng rãi trang web Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) C Báo Cáo Hàng Năm 65 Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) xuất báo cáo hàng năm vòng tháng sau kết thúc năm dương lịch, báo cáo bao gồm: (i) (ii) (iii) (iv) (v) D mô tả đơn yêu cầu xem xét, tóm tắt hoạt động Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) giải đơn yêu cầu, tóm tắt hoạt động theo dõi Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP), thông tin chi tiêu ngân sách Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP), tư vấn sách dựa học kinh nghiệm rút từ đơn yêu cầu xem xét việc tuân thủ quy định thực trước Tư Vấn Pháp Lý 66 Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) tìm kiếm ý kiến đóng góp từ Luật sư trưởng ADB vấn đề liên quan đến địa vị pháp lý, quyền, trách nhiệm theo hiến chương ADB hay hiệp định mà ADB tham gia ký kết, vấn đề khác có liên quan đến quyền trách nhiệm ADB đơn yêu cầu xem xét việc tuân thủ quy định E Xem Xét Lại Các Thủ Tục Hoạt Động Ban Xem Xét Việc Tuân Thủ Quy Định 67 Bất kỳ bên có quan tâm hoan nghênh gửi đề xuất việc sửa đổi thủ tục nói cho Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) tiến hành xem xét thường kỳ thủ tục này, bao gồm việc điều chỉnh yêu cầu mặt thủ tục trình xem xét việc tuân thủ quy định dự án thuộc khu vực tư nhân cho phù hợp với điều khoản văn Ban Giám đốc 16 F Phối Hợp 68 Ở mức độ thích hợp, Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) phối hợp hoạt động với hoạt động chế giải trình trách nhiệm khác quan đồng tài trợ khác quan tiến hành xem xét riêng biệt dự án Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) tìm kiếm xây dựng mối quan hệ chia sẻ học kinh nghiệm với chế giải trình trách nhiệm tổ chức tương tự khác 69 Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) hợp tác chặt chẽ với Hướng dẫn viên Dự án đặc biệt (SPF) hoạt động phù hợp với chức tương ứng Ban Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) hợp tác với Hướng dẫn viên Dự án đặc biệt (SPF) việc tiến hành tiếp xúc công chúng Cơ chế Giải trình trách nhiệm ADB phối hợp hoạt động với vụ chức năng, Vụ Phát triển bền vững Phát triển khu vực, Trung tâm Tổ chức phi phủ quan Phòng Quan hệ Đối ngoại để đảm bảo hoạt động phổ biến thông tin tiếp xúc công chúng Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) hợp với hoạt động khác ADB nhằm thúc đẩy trao đổi qua lại với người thụ hưởng dự án hay bên có liên quan bao gồm tổ chức dân G Hỗ Trợ mặt Thư Ký cho Uỷ Ban Xem xét Việc Tuân Thủ Quy Định Ban Giám Đốc (BCRC) 70 Văn phòng Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (OCRP) hỗ trợ mặt thư ký cho Uỷ ban Xem xét việc tuân thủ quy định Ban Giám đốc (BCRC), bao gồm việc quản trị chi phí hoạt động hàng năm Uỷ ban Xem xét việc tuân thủ quy định Ban Giám đốc (BCRC) H Liên hệ với Ban Xem Xét Việc Tuân Thủ Quy Định (CRP) Hướng Dẫn Viên Các Dự Án Đặc Biệt (SPF) 71 Mọi câu hỏi, thắc mắc liên quan đến Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) hay thủ tục hoạt động xin gửi trực tiếp đến địa chỉ: Secretary, Compliance Review Panel Asian Development Bank ADB Avenue Mandaluyong City 1550 Philippines Tel: +632 632 4149 Fax: +632 636 2088 Email: crp@adb.org 17 72 Mọi câu hỏi, thắc mắc liên quan đến hoạt động Hướng dẫn viên Dự án đặc biệt (SPF) hay thủ tục hoạt động xin gửi trực tiếp đến địa chỉ: Special Project Facilitator Asian Development Bank ADB Avenue Mandaluyong City 1550 Philippines Tel: +632 632 4825 Fax: +632 636 2490 Email: spf@adb.org 18 Phụ lục MẪU ĐƠN YÊU CẦU XEM XÉT VIỆC TUÂN THỦ QUY ĐỊNH Dưới mẫu thư gửi lên Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP), bao gồm thông tin bên yêu cầu cần có thư yêu cầu xem xét việc tuân thủ quy định ADB Không thiết phải tuân thủ mẫu đơn này, nhiên việc cung cấp đủ thông tin thúc đẩy trình chấp nhận đơn yêu cầu xem xét việc tuân thủ quy định Một số thông tin cung cấp trước cho Hướng dẫn viên Dự án đặc biệt (SPF), bên yêu cầu cần nhắc lại thơng tin Ngồi ra, thơng tin bổ sung cần nêu chi tiết tốt Việc xác sách bị vi phạm trợ giúp Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) trình xem xét vịêc tuân thủ quy định Ngày viết đơn: _ Kính gửi: Secretary, Compliance Review Panel Asian Development Bank ADB Avenue Mandaluyong City 1550 Philippines Tel: +632 632 4149 Fax: +632 636 2088 Email: crp@adb.org Kính thưa Ban Thư ký: Chúng tơi người ký tên đại diện cho người dân sống , viết thư kính đề nghị Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) giúp đỡ việc kiểm tra tuân thủ ADB thủ tục sách ADB dự án đề cập Chúng hiểu rõ Thủ tục Hoạt động Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) biết việc Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) làm kiểm tra xem đơn yêu cầu có đủ tiêu chuẩn hay khơng Dự án đã, có khả năng, phương hại đến chúng tơi có tên , thực _ Chúng cho ADB khơng tn thủ thủ tục/chính sách mình, đặc biệt thủ tục liên quan đến _, việc làm phải chịu ảnh hưởng xấu, trực tiếp đáng kể mà chúng tơi mô tả Ảnh hưởng cụ thể liên quan đến vi phạm sách _ Chúng tơi kính mong ADB giúp đỡ khắc phục tác hại cách sau _ Trước viết thư này, nêu thắc mắc lên nhân viên ADB Hướng dẫn viên Dự án đặc biệt (SPF) Sau tóm tắt việc xảy ra: Chúng chuyển đơn khiếu nại lên Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) kết lần đưa đơn trước chưa thoả đáng, cụ thể sau: Phụ lục 19 Ngồi thơng tin cung cấp trên, chúng tơi cịn có nhiều tài liệu khác giúp Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) hiểu rõ tình hình chúng tơi Chúng gửi kèm danh sách tài liệu bổ sung ghi rõ nơi Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) lấy tài liệu Tên, địa thông tin liên hệ sau: Chữ kí Chữ kí [Địa chỉ, số điện thoại số fax, địa email người có] Trong trường hợp đại diện cho tổ chức nhóm người, xin liên hệ với theo địa thông tin liên hệ sau: 20 Phụ lục QUÁ TRÌNH XEM XÉT VIỆC TUÂN THỦ QUY ĐỊNH Bước 1: Nộp Đơn Yêu Cầu • Đơn yêu cầu xem xét việc tuân thủ quy định gửi lên Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) ngày sau nhận đơn yêu cầu 14 ngày sau ghi sổ nộp đơn (21 ngày sau ghi sổ nộp đơn Hướng dẫn viên Dự án đặc biệt (SPF) xác định đơn khiếu nại không đủ tiêu chuẩn) 21 ngày kể từ nhận khuyến nghị Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) ngày kể từ nhận định Ban Giám đốc 14 ngày kể từ nhận uỷ quyền Ban Giám đốc việc xem xét tuân thủ quy định Bước 2: Ghi Sổ Thông Báo Nhận Đơn Yêu Cầu • Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) ghi sổ thông báo nhận đơn yêu cầu Bước 3: Xác Định Khả Năng Đủ Điều Kiện Đơn Yêu Cầu • Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) xác định khả đủ điều kiện đơn yêu cầu thông báo cho bên yêu cầu định Ban • Nếu Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) xác định đơn yêu cầu không đủ điều kiện, Ban thông báo kết lên Ban Giám đốc • Nếu Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) xác định đơn yêu cầu đủ điều kiện, Ban khuyến nghị Ban Giám đốc cho phép tiến hành xem xét việc tuân thủ quy định Bước 4: Ban Giám Đốc Cho Phép Tiến Hành Xem Xét Việc Tuân Thủ Quy Định • Ban Giám đốc trí cho phép tiến hành xem xét việc tuân thủ quy định • Bên yêu cầu thông báo định Ban Giám đốc cho phép thực xem xét việc tuân thủ quy định Bước 5: Tiến Hành Xem Xét Việc Tuân Thủ Quy Định • Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) trí với Uỷ ban Xem xét việc tuân thủ quy định Ban Giám đốc (BCRC) điều khoản tham chiếu (TOR) đề xuất khung thời gian • Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) công bố điều khoản tham chiếu khung thời gian có nêu phương pháp thời lượng dự tính q trình xem xét Phụ lục • Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) tiến hành trình xem xét Bước 6: Dự Thảo Báo Cáo Ban Xem xét việc tn thủ quy định (CRP) • Khi hồn thành trình xem xét, Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) gửi dự thảo báo cáo kết khuyến nghị tới Ban Điều hành bên yêu cầu để lấy ý kiến nhận xét 30 ngày kể từ nhận dự thảo báo cáo Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) Bước 7: Ý Kiến Phản Hồi Ban Điều Hành Bên Yêu Cầu Dự Thảo Báo Cáo • Ban Điều hành bên yêu cầu gửi lại ý kiến nhận xét dự thảo báo cáo Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) 14 ngày kể từ nhận ý kiến phản hồi Ban Điều hành bên yêu cầu Bước 8: Báo cáo cuối CRP • Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) xem xét ý kiến phản hồi Ban Điều hành bên yêu cầu, thực thay đổi cần thiết trước đưa báo cáo cuối kết khuyến nghị để đảm bảo việc tuân thủ quy định dự án 21 ngày kể từ nhận báo cáo cuối Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) Bước 9: Quyết định Ban Giám đốc • Ban Giám đốc xem xét báo cáo cuối Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) đưa định cuối khuyến nghị làm để đảm bảo việc tuân thủ quy định dự án và/hoặc giảm thiểu tác hại thấy khuyến nghị phù hợp ngày sau có định Ban Giám đốc • Quyết định Ban Giám đốc, báo cáo cuối Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) với ý kiến phản hồi kèm công bố cho bên yêu cầu Theo Dõi Việc Thực Hiện Hành Động Sửa Chữa Ban Giám Đốc Thông Qua 21 ... chiếu cho Uỷ ban Xem xét việc tuân thủ quy định Ban Giám đốc (BCRC) sớm sau Ban Giám đốc cho phép xem xét tuân thủ quy định Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) cho Uỷ ban Xem xét việc tuân thủ. .. động Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) nằm phạm vi trình xem xét việc tuân thủ quy định Uỷ ban Xem xét việc tuân thủ quy định (BCRC) xem xét lại báo cáo kiểm tra dự thảo Ban Xem xét việc tuân. .. đến trình xem xét việc tuân thủ quy định, hoạt động Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP) đơn yêu cầu việc xem xét tuân thủ quy định Các nhân viên Ban Xem xét việc tuân thủ quy định (CRP)