Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Vinh TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH KHOA KINH TẾ ------***------ BÙI THỊ DUNG kho¸ luËn tèt nghiÖp ®¹i häc HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG 419 Ngành Quản trị kinh doanh Lớp 47B2 – QTKD (2006 – 2010) Giáo viên hướng dẫn: Trần Văn Hào VINH - 2010 Sinh viên: Bùi Thị Dung Lớp: 47B2 - QTKD 1 Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Vinh PHẦN MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Trong quá trình mở cửa và hội nhập nước ta đã bắt tay làm bạn với nhiều nước, các doanh nghiệp của chúng ta có nhiều cơ hội để phát triển nhưng cũng phải đương đầu với nhiều khó khăn thử thách để có thể đứng vững được. Trong sự cạnh tranh gay gắt đó càng ngày người ta càng nhận ra tầm quan trọng của nguồn lực con người, đó chính là nguồn tài sản quý báu của doanh nghiệp. Nguồn nhân lực là một trong ba yếu tố đầu vào cơ bản nhất của quá trình sản xuất kinh doanh. Nhưng thông thường khi nhắc đến nguồn nhân lực là chúng ta nghĩ ngay tới những người công nhân sản xuất, những người trực tiếp sản xuất ra sản phẩm dịch vụ mà quên đi một bộ phận nguồn nhân lực vô cùng quan trọng không thể thiếu trong bất kỳ công ty nào, đó chính là đội ngũ cán bộ quản lý. Tuy họ không phải là người trực tiếp tạo ra sản phẩm nhưng họ giữ một vai trò quan trọng trong công tác điều hành sự hoạt động của công ty. Bộ máy quản lý được ví như những người cầm lái hướng con thuyền sản xuất kinh doanh đi đúng hướng, đạt hiệu quả cao. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của một tổ chức không phải là bất biến mà là khả biến. Nó tuỳ thuộc vào sự biến động của môi trường bên trong và bên ngoài. Khi các yếu tố này thay đổi sẽ kéo theo sự thay đổi của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý. Trong điều kiện hiện nay của cuộc cách mạng khoa học công nghệ thông tin thì sự tác động của các yếu tố này càng mạnh. Chính vì thế cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý luôn luôn cần được hoàn thiện. Sự hoàn thiện này sẽ giúp cho tổ chức nâng cao hơn nữa hiệu quả sản xuất kinh doanh, tiếp tục tồn tại và phát triển đi lên, nâng cao khả năng chiến thắng trong cạnh tranh. Do cơ Sinh viên: Bùi Thị Dung Lớp: 47B2 - QTKD 2 Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Vinh cấu tổ chức bộ máy quản lý có vai trò và ảnh hưởng lớn tới sự tồn tại của mỗi doanh nghiệp, nên trong thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần xây dựng công trình giao thông 419 chúng tôi đã chọn đề tài: “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần xây dựng công trình giao thông 419” làm đề tài cho khóa luận tốt nghiệp của mình. Với mong muốn vận dụng kiến thức đã học để tìm hiểu và đề ra những biện pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty. Đây là một đề tài khó, đòi hỏi sự hiểu biết sâu rộng cả về lý thuyết cũng như kinh nghiệm thực tế. Vì vậy, dù đã cố gắng nhưng khóa luận của em còn nhiều thiếu sót, rất mong được ý kiến đóng góp của thầy cô, các anh chị ở Công ty và các bạn để khóa luận của em được hoàn thiện hơn. 2. Mục đích nghiên cứu * Mục đích: Trên cơ sở nghiên cứu tình hình thực tế cũng như đánh giá và phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty để từ đó đưa ra giải pháp hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý. * Nhiệm vụ: Với mục đích như trên đề tài cần thực hiện một số nhiệm vụ sau: - Phân tích đánh giá thực trạng hoạt động của cơ cấu bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần xây dựng CTGT 419. - Đề xuất các giải pháp hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý của Công ty Cổ phần xây dựng CTGT 419. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Công ty Cổ phần xây dựng công trình giao thông 419 - Phạm vi nghiên cứu là các nội dung của bộ máy quản lý về mặt lý luận cũng như thực tiễn tại Công ty Cổ phần xây dựng công trình giao thông 419. Sinh viên: Bùi Thị Dung Lớp: 47B2 - QTKD 3 Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Vinh 4. Phương pháp nghiên cứu Khóa luận sử dụng phương pháp chung của khoa học kinh tế, phương pháp so sánh, phân tích kinh tế - xã hội, điều tra tổng kết thực tiễn, các phương pháp thống kê, mô hình hóa và sơ đồ hóa. 5. Ý nghĩa khoa học của đề tài - Về mặt lý luận: Khóa luận giúp sinh viên nắm được phương pháp luận và quá trình thực hiện nghiên cứu một số vấn đề khoa học kinh tế, đặc biệt là về bộ máy quản lý công ty, góp phần nâng cao chất lượng học tập mở rộng kiến thức và hiểu biết thực tế cho sinh viên. - Về mặt thực tiễn: Khóa luận nghiên cứu cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần công trình giao thông 419. Đồng thời, đề ra một số giải pháp hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý tại Công ty Cổ phần xây dựng công trình giao thông 419. 6. Kết cấu đề tài Với mục đích, đối tượng, phạm vi nghiên cứu và phương pháp nghiên cứu trên, ngoài phần mở đầu, kết luận và tài liệu tham khảo, khóa luận được kết cấu thành 3 chương: Chương 1: Lý luận chung về bộ máy quản lý Chương 2: Thực trạng tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần xây dựng công trình giao thông 419 Chương 3: Giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần xây dựng công trình giao thông 419 Sinh viên: Bùi Thị Dung Lớp: 47B2 - QTKD 4 Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Vinh CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ BỘ MÁY QUẢN LÝ 1.1. Một số khái niệm cơ bản 1.1.1. Quản lý Hiện nay có rất nhiều quan niệm về Quản lý, có quan niệm cho rằng: Quản lý là hành chính là cai trị; có quan niệm lại cho rằng: Quản lý là điều hành, điều khiển, là chỉ huy. Các quan niệm này không có gì khác nhau về nội dung mà chỉ khác nhau ở cách dùng thuật ngữ. Do vậy ta có thể hiểu khái niệm quản lý theo cách thống nhất như sau: - Quản lý là sự tác động có hướng của con người nhằm mục đích biến đổi đối tượng quản lý từ trạng thái này sang trạng thái khác bằng các phương pháp tác động khác nhau. - Quản lý doanh nghiệp là quá trình vận dụng những quy luật kinh tế, quy luật xã hội, quy luật tự nhiên trong việc lựa chọn, xác định những biện pháp về kinh tế, xã hội, tổ chức, kỹ thuật để tác động đến các yếu tố vật chất của sản xuất kinh doanh để đạt được các mục tiêu đã xác định. Cũng như trong quá trình sản xuất, công tác quản lý cũng cần có ba yếu tố: nhà quản lý, các công cụ quản lý, đối tượng quản lý. Sản phẩm của quản lý là các quyết định, các biện pháp, các chỉ thị, các mệnh lệnh để kích thích sản xuất tăng trưởng và phát triển với hiệu quả cao hơn. Nền kinh tế quốc dân cũng như bất cứ một đơn vị kinh tế nào khác đều có thể coi là một hệ thống quản lý bao gồm hai bộ phận là: Chủ thể quản lý và đối tượng quản lý (hay nhiều khi còn được gọi là bộ phận quản lý và bộ phận bị quản lý). Hai bộ phận này có liên quan mật thiết với nhau, tác động qua lại lẫn nhau, tạo nên một chỉnh thể thống nhất. Chủ thể quản lý trên cơ sở các mục Sinh viên: Bùi Thị Dung Lớp: 47B2 - QTKD 5 Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Vinh tiêu đã xác định tác động đến đối tượng quản lý bằng những quyết định của mình và thông qua hành vi của đối tượng quản lý - mối quan hệ ngược có thể giúp chủ thể quản lý có thể điều chỉnh các quyết định đưa ra. 1.1.2. Bộ máy quản lý Bộ máy quản lý là cơ quan điều khiển hoạt động của toàn bộ doanh nghiệp bao gồm cả khâu sản xuất kinh doanh trực tiếp cũng như khâu phụ trợ, phục vụ cả hoạt động sản xuất tại doanh nghiệp cũng như lao động tiếp thị ngoài dây truyền sản xuất, cả hệ thống tổ chức quản lý cũng như hệ thống các phương thức quản lý doanh nghiệp. Bộ máy quản lý là lực lượng vật chất để chuyển những ý đồ, mục đích, chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp thành hiện thực, biến những nỗ lực chủ quan của mỗi thành viên trong doanh nghiệp thành hiệu quả sản xuất kinh doanh. Bộ máy quản lý thường được xem xét trên ba mặt chủ yếu sau: - Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy quản lý. - Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý. - Lực lượng lao động quản lý để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của bộ máy. Trong đó lực lượng lao động quản lý có vai trò quyết định. 1.1.3. Lao động quản lý và phân loại lao động quản lý 1.1.3.1. Lao động quản lý Lao động quản lý bao gồm những cán bộ và nhân viên tham gia vào việc thực hiện các chức năng quản lý. Trong bộ máy thì hoạt động của lao động quản lý rất phong phú và đa dạng, cho nên để thực hiện được các chức năng quản lý thì trong bộ máy quản lý phải có nhiều hoạt động quản lý khác nhau. Sinh viên: Bùi Thị Dung Lớp: 47B2 - QTKD 6 Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Vinh 1.1.3.2. Phân loại lao động quản lý Căn cứ vào việc tham gia trong các hoạt động và chức năng quản lý, người ta chia lao động quản lý thành ba loại sau: Một là : Cán bộ quản lý doanh nghiệp gồm có giám đốc, các phó giám đốc, kế toán trưởng. Các cán bộ này có nhiệm vụ phụ trách từng phần công việc, chịu trách nhiệm về đường lối chiến lược, các công tác tổ chức hành chính tổng hợp của doanh nghiệp. Hai là : Cán bộ lãnh đạo doanh nghiệp gồm trưởng, phó quản đốc phân xưởng (còn gọi là lãnh đạo tác nghiệp); Trưởng, phó phòng ban chức năng. Đội ngũ lãnh đạo này có nhiệm vụ chỉ đạo thực hiện phương hướng, đường lối của lãnh đạo cấp cao đã phê duyệt cho bộ phận chuyên môn của mình. Ba là : Viên chức chuyên môn nghiệp vụ, gồm những người thực hiện những công việc rất cụ thể và có tính chất thường xuyên lặp đi lặp lại. Trong bất kỳ một doanh nghiệp, một tổ chức nào thì ba loại lao động quản lý nói trên đều cần thiết và phải có, tuy nhiên tuỳ theo từng quy mô hoạt động và tình hình sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp mà có một tỷ lệ thích hợp. Trong đó, cán bộ lãnh đạo cấp cao và cán bộ lãnh đạo cấp trung gian có vai trò và vị trí hết sức quan trọng, là nhân tố cơ bản quyết định sự thành bại của bộ máy quản lý - đây là linh hồn của tổ chức và nó được ví như người nhạc trưởng của một giàn nhạc giao hưởng. 1.2. Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp 1.2.1. Khái niệm, nội dung và yêu cầu của tổ chức bộ máy quản lý 1.2.1.1. Các khái niệm - Tổ chức: + Theo cách phân loại các yếu tố sản xuất thì: Tổ chức là sự kết hợp các yếu tố sản xuất. Sinh viên: Bùi Thị Dung Lớp: 47B2 - QTKD 7 Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Vinh + Theo quá trình phát triển thì: Tổ chức là sự liên kết tất cả các cá nhân, quá trình hoạt động trong hệ thống để thực hiện các mục đích đề ra. + Theo mối quan hệ: Tổ chức bao gồm sự xác định cơ cấu và liên kết các hoạt động khác nhau của tổ chức. - Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp: Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là dựa trên những chức năng, nhiệm vụ đã xác định của bộ máy quản lý để sắp xếp về lực lượng, bố trí về cơ cấu, xây dựng mô hình và làm cho toàn bộ hệ thống quản lý của doanh nghiệp hoạt động như một chỉnh thể có hiệu lực nhất. - Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức là sự phân chia tổng thể của một tổ chức thành những bộ phận nhỏ theo những tiêu thức chất lượng khác nhau, những bộ phận đó thực hiện những chức năng riêng biệt nhưng có quan hệ chặt chẽ với nhau nhằm thực hiện mục tiêu chung của tổ chức. - Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là những bộ phận có trách nhiệm khác nhau, nhưng quan hệ và phụ thuộc lẫn nhau được bố trí theo từng khâu, từng cấp quản lý để tạo thành một chỉnh thể nhằm thực hiện mục tiêu và chức năng quản lý xác định. 1.2.1.2. Yêu cầu đối với tổ chức bộ máy quản lý Quá trình xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy cần phải đảm bảo thực hiện những yêu cầu sau: - Tính mục tiêu: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý được coi là có kết quả nếu thực sự trở thành công cụ hữu hiệu để thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp. Sinh viên: Bùi Thị Dung Lớp: 47B2 - QTKD 8 Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Vinh - Tính tối ưu: Phải đảm bảo giữa các khâu và các cấp quản lý đều được thiết lập các mối quan hệ hợp lý, mang tính năng động cao, luôn đi sát và phục vụ cho mục đích đề ra của doanh nghiệp. - Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo khả năng thích ứng linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong hệ thống cũng như ngoài hệ thống. - Tính tin cậy: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo tính chính xác của thông tin được xử lý trong hệ thống, nhờ đó đảm bảo được sự phối hợp nhịp nhàng giữa các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các hoạt động trong doanh nghiệp. - Tính kinh tế: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải được tổ chức sao cho chi phí bỏ ra trong quá trình xây dựng và sử dụng là thấp nhất nhưng phải đạt hiệu quả cao nhất. - Tính bí mật: Việc tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo kiểm soát được hệ thống thông tin, thông tin không được rò rỉ ra ngoài dưới bất kỳ hình thức nào. Điều đó sẽ quyết định sự tồn tại và phát triển của mỗi doanh nghiệp. 1.2.1.3. Nội dung của bộ máy quản lý doanh nghiệp Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp có rất nhiều nội dung, sau đây là các nội dung chủ yếu: - Xác định mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ mà bộ máy quản lý cần hướng tới và đạt được. Mục tiêu của bộ máy quản lý phải thống nhất với mục tiêu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, - Xác định cơ cấu tổ chức quản lý theo khâu và cấp quản lý, phụ thuộc vào quy mô của bộ máy quản lý, hệ thống các chức năng nhiệm vụ đã xác định và việc phân công hợp tác lao động quản lý. Trong cơ cấu quản lý có hai nội dung thống nhất nhau, đó là khâu quản lý và cấp quản lý. Sinh viên: Bùi Thị Dung Lớp: 47B2 - QTKD 9 Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Vinh - Xác định mô hình quản lý: Mô hình quản lý là sự định hình các quan hệ của một cơ cấu quản lý trong đó xác định các cấp, các khâu, mối liên hệ thống nhất giữa chúng trong một hệ thống quản lý, về truyền thống có mô hình quản lý theo kiểu trực tuyến, theo kiểu chức năng, theo kiểu tham mưu và các kiểu phối hợp giữa chúng. - Xây dựng lực lượng thực hiện các chức năng quản lý căn cứ vào quy mô sản xuất kinh doanh, từ đó xác định quy mô của bộ máy quản lý và trình độ của lực lượng lao động và phương thức sắp xếp họ trong guồng máy quản lý, vào mô hình tổ chức được áp dụng, vào loại công nghệ quản lý được áp dụng, vào tổ chức và thông tin ra quyết định quản lý. 1.2.2. Các mô hình và nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý 1.2.2.1. Các mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý a. Cơ cấu theo trực tuyến Cơ cấu theo thực tuyến là một mô hình tổ chức quản lý, trong đó nhà quản trị ra quyết định và giám sát trực tiếp đối với cấp dưới và ngược lại, mỗi người cấp dưới chỉ nhận sự điều hành và chịu trách nhiệm trước một người lãnh đạo trực tiếp cấp trên. Sinh viên: Bùi Thị Dung Lớp: 47B2 - QTKD 10 . cấu bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần xây dựng CTGT 419. - Đề xuất các giải pháp hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý của Công ty Cổ phần xây dựng CTGT 419. . cứu cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần công trình giao thông 419. Đồng thời, đề ra một số giải pháp hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý tại Công