Trang 1 XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH MÔ PHỎNG QUI TRÌNH TẠM ỨNG VÀ QUYẾT TOÁN TẠM ỨNG CHƯƠNG I: KHẢO SÁT ĐẶC TẢ I.1. Mục tiêu của đề tài: Nhằm tạo điều kiện cho sinh viên khoa kế toán có thể quen với môi trường công việc ở các doanh nghiệp Việt Nam. Các bạn sinh viên sẽ được làm quen với một môi trường công việc ảo. Trong đó sinh viên sẽ có những tương tác như làm việc trong các doanh nghiệp Việt Nam. Những công việc hằng ngày trong doanh nghiệp sẽ được tạo ra trên máy tính, sinh viên phải làm quen và tìm cách xử lý. Tạm ứng và quyết toán tạm ứng là một trong những công việc bạn gặp thường xuyên khi làm việc. Hiểu rõ qui trình, hiểu rõ chức năng ở các bộ phận liên quan, hiểu việc ghi sổ cái chứng từ sẽ giúp bạn tự tin khi giải quyết công viêc. I.2. Tình hình nghiên cứu: I.1.1. Trong nước: Trong nước hiện nay đã và đang xây dựng một số phòng thí nghiệm Ảo (Vật lý, hóa học). Gần đây Mô hình Kế toán Ảo đã được Đại Học Văn Lang nhưng đây là người thật đóng một vai trò nào đó trong một công ty. Một nhóm gồm 8 người, như mô hình hoạt động của một công ty, trong đó sinh viên đóng vai là các nhân viên kế toán: kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết. Tự làm các bộ chứng từ và sổ sách thực tế, giảng viên đóng vai trò cố vấn. Mỗi bạn sinh viên sẽ thay nhau thử sức trong vai trò là một kế toán tiền mặt, ngân hàng hay kế toán công nợ .dưới sự hướng dẫn của các kế toán trưởng, giám đốc ở các công ty, xí nghiệp . Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only. Trang 2 Cùng với mô hình này trường đã xây dựng một Bưu điện ảo mô phòng công tác hoạt động của Bưu Cục giúp cho việc tiếp cận của sinh viên khi làm việc thực tế được dễ dàng hơn Từ tháng 2/2007, được sự quan tâm của Ủy ban Nhân dân Thành phố và Sở Giáo dục và đào tạo Hà Nội, trường Trung cấp Kinh tế Hà Nội đã đầu tư xây dựng một phòng thực hành kế toán ảo với giá trị đầu tư trên 1 tỷ đồng. Có thể nói, đây là một bước đi khá táo bạo đối với một trường trung cấp chuyên nghiệp. Ngay sau khi phòng thực hành ảo đi vào hoạt động, đã có hơn 1000 học viên được tham gia thực hành và từ năm học 2007-2008, trường đã tạo điều kiện thực hành nghề cho học viên ngay từ năm thứ nhất để các em đồng thời nắm vững được kiến thức lý thuyết với kiến thức thực tế. Việc thực hành có chất lượng và thường xuyên là điều kiện rất quan trọng để học viên ra trường có thể tìm được việc làm cũng như đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp, cơ quan tuyển dụng. Trong năm học 2007-2008, việc thực tập cơ bản của học viên trong trường đã đạt trên 96%, thực tập thường xuyên đạt trên 97% và thực tập tốt nghiệp đạt gần 98% . Nhu cầu thực hành rất lớn trong học viên, do đó một phòng thực hành ảo không thể đáp ứng nổi nhu cầu. Nhà trường đang nỗ lực để trong thời gian tới tiếp tục nhận được sự quan tâm của Thành phố và ngành đầu tư xây dựng thêm phòng thực hành ảo, nâng hiệu suất thực hành trong học viên. I.2.2. Ngoài nước: Nước ngoài đã có một số phần mềm mô phỏng Software Simulation, GoVenture Accounting simulation một sản phẩm phần mềm mô phỏng kế toán “học sinh học bằng cách làm”. Tất cả các giao dịch được nhập vào trong bối cảnh của một thực tế tình hình kinh doanh - một doanh nghiệp mà các học sinh cho các hoạt động ngày, tháng, hoặc năm. Tuy nhiên Hệ thống kế toán của chúng ta không áp dụng 100% các qui định của bất cứ hệ thống kế toán nào trên thế giới, tài liệu bằng tiếng Anh, giá thành cao. I.2. Công nghệ để xây dựng phần mềm mô phỏng: Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only. Trang 3 Việc xây dựng phần mềm mô phỏng phải dễ sử dụng, dễ cài đặt yêu cầu cấu hinh tương đối thấp và giao diện thân thiên, bắt mắt và ai cũng có thể truy cập vào để sử dụng đễ đáp ứng các yêu cầu trên sử dụng Công nghệ Flash chạy trên Web là lựa chọn sang giá nhất. Adobe Flash (trước đây là Macromedia Flash và trước đó FutureSplash), hay còn gọi một cách đơn giản là Flash, được dùng để chỉ chương trình sáng tạo đa phương tiện (multimedia) lẫn phần mềm dùng để hiển thị chúng Macromedia Flash Player. Chương trình điện toán này được viết và phân phối bởi Adobe Systems (công ty đã mua Macromedia). Flash dùng kỹ thuật đồ họa vectơ và đồ họa điểm (raster graphics). Ngoài ra Flash còn có Actionscript là lớp ngôn ngữ điều khiển các component trên các ứng dụng Flash và có khả năng truyền và tải luồng âm thanh hoặc hình ảnh. Đúng ra thì từ Macromedia Flash nên được dùng để chỉ chương trình tạo ra các tập tin Flash. Còn từ Flash Player nên được dành để chỉ ứng dụng có nhiệm vụ thi hành hay hiển thị các tập tin Flash đó. Tuy vậy, chữ Flash được dùng để chỉ cả hai chương trình nói trên. Flash là công cụ để phát triển các ứng dụng như thiết kế các phần mềm mô phỏng. Sử dụng ngôn ngữ lập trình ActionScript để tạo các tương tác, các hoạt cảnh trong phim. Điểm mạnh của Flash là có thể nhúng các file âm thanh, hình ảnh động. Người lập trình có thể chủ động lập các điều hướng cho chương trình. Flash cũng có thể xuất bản đa dạng các file kiểu html, exe, jpg, .để phù hợp với các ứng dụng của người sử dụng như trên Web, CD, Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only. Trang 4 http://visudemos.ilog.com/blogsamples/factbook2/FactBookSE.html Hình I.1. Một ứng dung Flash, dùng Flex Framework Các tập tin Flash, thường thường mang phần mở rộng là .swf và có thể hiện thị bởi các chương trình duyệt trang Web hay ứng dụng Flash Player. Ưu điểm lớn nhất của Flash - với đồ họa dạng vecto - là kick thước file rất nhỏ. Thuận tiện cho việc truyền tải dữ liệu qua Internet Để làm việc vơi cơ sở dữ liệu với Flash không connect trực tiếp được tới database, nhưng Flash có thể yêu cầu đến 1 trang web (Asp.net, Php, Jsp…) sau đó kết nối database và nhận giá trị trả về. hoặc có thể lấy trực tiếp từ các file.xml .txt, hang Adobe Flash cho ra đời một framework dành cho Flash là Flex Framework, Flex sẽ gắn kết các component dịch sẵn bên trong framework này, chuyển tiếp ra các gói swf và toàn bộ đó chính là Flash (+Actionscript). Phần mềm mô phỏng viết trên nền Flash Web sẽ kết nối cơ sở dữ liệu thông qua Website sử dụng ngôn ngữ lập trình ASP.NET 2.0, với khả năng hoạt hình với đồ họa, âm thanh sẽ tạo ra sản phẩm ứng dụng đạt hiệu quả nhất. Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only. Trang 5 Hình I.2. Mô hình làm việc của flash web Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only. Trang 6 Chương 2. NỘI DUNG NGHIÊN CỨU II.1. Nội dung nghiên cứu Tạm ứng là khoản tiền, vật tư do đơn vị chủ đầu tư giao cho người nhận tạm ứng để thực hiện nhiệm vụ hoặc giải quyết các công việc đã được phê duyệt. Người nhận tạm ứng phải là cán bộ, người lao động trong đơn vị. Khi nhận tạm ứng phải có giấy đề nghị tạm ứng được thủ trưởng đơn vị ký duyệt. Số tiền tạm ứng phải sử dụng đúng mục đích. Khi hoàn thành công việc được giao, người nhận tạm ứng phải quyết toán toàn bộ, dứt điểm theo từng lần, từng khoản đã tạm ứng trên bảng thanh toán tạm ứng. Số tiền đã tạm ứng được sử dụng không hết phải hoàn trả lai cho đơn vị. Chỉ được tạm ứng lần sau khi đã thanh toán hết số tiền tạm ứng lần trước. Ở các chi nhánh không có tổ chức kế toán, riêng, đối với việc tạm ứng và thanh toán tạm ứng, phải có kế hoạch công tác được duyệt; phải căn cứ vào kế hoạch công việc hoặc phân cấp quản lý đầu tư, phân cấp tài chính được duyệt và biên bản thanh toán công việc hoàn thành được người có trách nhiệm duyệt. Kế hoạch tạm ứng phải mở sổ chi tiết để theo dõi đối với từng đối tượng nhân viên tạm ứng, từng lần tạm ứng, từng lần thanh toán và từng nội dung tạm ứng. Để phản ánh tình hình tạm ứng thanh toán tạm ứng kế toán sử dung TK 141 – Tạm ứng. Nội dung kết cấu cơ bản của tài khoản này như sau: TK 141 – Tạm ứng - Các khoản tiền đã tạm ứng cho người nhận tạm ứng - Các khoản tạm ứng cho các chi nhánh thực hiện dự án - Các khoản tạm ứng đã thanh toán - Số tạm ứng chi không hết nhập lại quĩ hoặc khấu trừ vào lương DCK: Số tiền tạm ứng chưa hoàn thanh Hình II.1: Tạm ứng Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only. Trang 7 Trình tự kế toán tạm ứng thể hiện trên sơ đồ kế toán sau: Hình II.2 - Kế toán tạm ứng Để minh họa về trình tự kế toán tạm ứng, chúng ta ngihên cứu các ví dụ sau đây: 1. Giấy đề nghị tạm ứng số 12 ngày 11/11/2009 2. Phiếu nhâp kho số 20 ngày 15/11/2009 về số hàng mua bằng tiền tạm ứng: o Trị giá hàng (nguyên vật liệu) chưa có thuế GTGT: 600.000đ o Thuế GTGT đầu vào: 60.000đ 3. Giấy thanh toán tạm ứng số 15 ngày 15/11/2009 Tạm ứng bằng tiền cho công nhân viên Tạm ứng cho các chi nhánh Không có tổ chức kế toán riêng Dùng tiền tạm ứng mua vật tư, TSCĐ Tiền tạm ứng Thuế GTGT đầu vào Dùng cho hoạt động của BQLDA, chi phí đầu tư xây dựng, và thanh toán với chi nhánh Thanh toán cho người bán Bằng tiền tạm ứng Người nhận tạm ứng hoàn lại Tạm ứng hoặc trừ vào lương TK 111, 112 TK 141 TK 152, 153, 211 TK 133 TK 241, 642 TK 331 TK 111, 112, 334 Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only. Trang 8 Đơn vị: ………… Mẫu số 03 – TT Bộ phận:………… GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG Ngày 12 tháng 11 năm 2009 Số 12 Kính gửi: Giám đốc Họ tên: Nguyễn Văn Nam Bộ phận: Thu mua Số tiền: 700.000đ Bằng chữ: Bảy trăm ngàn đồng Lý do: Mua nguyên vật liệu Thời hạn thanh toán: 20/11/2009 Giám đốc Kế toán trưởng Trưởng phòng Người xin tạm ứng (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Hình II.3 - Phiếu tạm ứng Căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng số 12, kế toán lập phiếu chi số 6 ngày 12/11/2009 để chi tiền tạm ứng và căn cứ vào phiếu chi để ghi sổ. Nợ TK 141: 700.000đ (chi tiết ông Nam) Có TK 111: 700.000đ Căn cứ vào phiếu nhập kho, giấy thanh toán tạm ứng ghi: Nợ TK 152: 600.000đ Nợ TK 133: 60.000đ Có TK 141: 660.000đ Số tiền tạm ứng chi không hết, nếu ông Nam nộp lại, kế toán lập phiếu thu và ghi: Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only. Trang 9 Nợ TK 111: 40.000đ Có TK 141: 40.000đ Trường hợp phải trừ vào lương của ông Nam kế toán ghi: Nợ TK 334: 40.000đ Có TK 141: 40.000đ Đơn vị: …………… Mẫu số 04 -TT Bộ phân: ………… GIẤY THANH TOÁN TẠM ỨNG Ngày 15 tháng 11 năm 2009 Số 15 Nợ: ……. Có: …… Họ tên: Nguyễn Văn Nam Bộ phận: Thu mua Số tiền tạm ứng được thanh toán theo bảng sau: Giám đốc Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Người xin tạm ứng (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Hình II.4: Giấy thanh toán tạm ứng Diễn giải Số tiền I. Số tiền tạm ứng 1. Số tạm ứng đợt trước chi chưa hết 2. Số tiền kỳ này -Phiếu chi số: 6 ngày 12/11/2009 -Phiếu chi sô: ………………. II. Số tiền đã chi: 1. Chứng từ số: 20 ngày 15/11/2009 2. Chứng từ số: ………………… III. Chênh lệch: 1. Số tiền tạm ứng chi không hết (I - II) 2. Chi quá tạm ứng (II - I) 700.000đ 660.000đ 40.000đ Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only. Trang 10 Các chứng từ trên được phản ánh vào Sổ cái TK 141 – Tạm ứng theo sơ đồ sau: Hình II.5: Phản ánh sổ cái II.2. Qui trình tạm ứng và quyết toán tạm ứng: Như vậy ta đã hiểu rõ qui nguyên tắc làm tạm ứng và quyết toán tạm ứng của doanh nghiệp. Nhân viên tùy theo yêu cầu công việc mà lập phiếu tạm ứng theo mẫu của doanh nghiệp. Nhân viên phải đưa phiếu cho các bộ phận liên quan để ký duyệt phiếu. Sau khi giám đốc ký duyệt phiếu thì bộ phận kế toán làm phiếu chi để nhân viên đến bộ phận thủ quĩ lãnh tiền. Khi làm quyết toán để xóa tạm ứng thì nhân viên làm phiếu quyết toán tạm ứng. Nhân viên cũng phải đưa phiếu quyết toán tạm ứng cùng với hóa đơn và giấy tờ liên quan cho các bộ phận liên quan kiểm tra ký duyệt. Sau khi giám đốc ký duyệt thì bộ phận kế toán sẽ căn cứ vào số tiền nhân viên tạm ứng và số tiền chi để hoàn thành công việc mà làm phiếu thu, phiếu chi hay nhật ký chứng từ. TK 111 TK 141 TK 152 xx xx xx 700.000đ 700.000đ 660.000đ 600.000đ TK 133 xx 60.000đ 40.000đ 40.000đ (1) (2) (3) Generated by Foxit PDF Creator © Foxit Software http://www.foxitsoftware.com For evaluation only. . Trang 1 XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH MÔ PHỎNG QUI TRÌNH TẠM ỨNG VÀ QUY T TOÁN TẠM ỨNG CHƯƠNG I: KHẢO SÁT ĐẶC TẢ I.1. Mục tiêu. các bộ phận trong Qui trình tạm ứng và quy t toán tạm ứng: II.4.1. Tạm ứng: 1. Nhân viên: Lập phiếu tạm ứng Theo dõi các phiếu tạm ứng cũ 2. Trưởng phòng: