Phần 7: Kế toán và Dòng tiền mặt Bước 1: Trang bị kiến thức Nếu bạn chuẩn bị lập doanh nghiệp chắc hẳn bạn phải biết cách ghi số liệu như thế nào. Để có được kiến thức về việc này bạn cần phải tới lớp học để học cả về kế toán và phần mềm máy vi tính được dùng trong lĩnh vực kinh doanh của bạn. Với những kiến thức này, bạn có thể nói một cách đầy tự tin về các yêu cầu về kế toán của bạn với các nhân viên của mình, với ngân hàng và với cả nhân viên kế toán của bạn. Bạn cũng cần biết một chút về kế toán để đánh giá các đối thủ cạnh tranh của mình hoặc về cách doanh nghiệp mà bạn muốn mua hoặc bị mua. Trong khi thông tin về các công ty có thể có được từ những người môi giới chứng khoán hoặc phỏng vấn những doanh nhân nổi tiếng thì cách tốt nhất để biết về những đối thủ cạnh tranh đang thành công nhất được niêm yết trên thị trường chứng khoán là đọc bản báo cáo hàng năm của họ. Bạn cần biết về kế toán để rút ra được những điều hay từ đây. Các khóa học về kế toán tại các trường tại địa phương có thể đáp ứng hầu hết nhu cầu của bạn về vấn đề này. Bước 2: Chọn một người làm kế toán Bạn phải tham khảo tư vấn của một người làm kế tóan trước khi bạn khởi nghiệp. Đó có thể là một người có chứng chỉ CPA hành nghề độc lập hoặc một công ty kế toán kiểm tóan lớn cung cấp dịch vụ chuyên môn trên nhiều lĩnh vực (và chi phí ở đây có thể cao hơn). Một mô hình nữa khi sử dụng kế toán là một người là kế toán thuế (EA). Người này phải qua kỳ kiểm tra do cơ quan thuế thực hiện. Hiện tại không có các tiêu chuẩn chứng chỉ quốc gia nào dành cho nhân viên kế toán sổ sách giống như đối với chứng chỉ CPA hoặc EA. Do vậy có lẽ tốt nhất là khi tìm một nhân viên kế toán sổ sách thì nên trông chờ vào sự giới thiệu. Nhiều người có chứng chỉ CPA hoặc EA sẽ giới thiệu cho bạn những người mà họ tin tưởng để giúp bạn các công việc về kế toán. Nhân viên kế toán sổ sách có thể làm các công việc từ thanh toán hóa đơn, xử lý các giấy tờ biên nhận cho tới mức hoàn chỉnh là có thể tóm tắt các hoạt động thu chi trên sổ sách để những người có chứng chỉ CPA hoăc EA chuẩn bị báo cáo hoàn thuế. Nói cách khác, nếu bạn cần ai đó cố vấn cho bạn về việc tổ chức doanh nghiệp và chuẩn bị báo cáo doanh thu và thuế thu nhập cá nhân thì có lẽ bạn cần có một người làm kế tóan với chứng chỉ CPA hoặc một EA để giúp. Việc bạn biết và tự ghi sổ sách kế toán thường xuyên sẽ làm cho công việc trở nên tốt hơn bởi vì như vậy bạn có đủ điều kiện để có được chuyên môn cao hơn. Bạn cũng cần quyết định xem phần mềm kế toán nào là phù hợp với loại hình doanh nghiệp của bạn nhất và nhân viên kế toán có thể giúp bạn trong việc này. Một số phương pháp để xác định việc này là:  Hãy hỏi những người cùng kinh doanh trong lĩnh vực của bạn mà bạn có thể tin tưởng vào những nhận xét của họ về vấn đề phần mềm.  Người phụ trách về kế toán của bạn cũng có thể trợ giúp đắc lực cho bạn trong việc cài đặt và đào tạo bạn về các ứng dụng của phần mềm hoặc là anh ta cũng có thể có người quen biết rõ về việc này.  Tìm các quảng cáo trên các tạp chí về phần mềm và tham dự các cuộc triển lãm để có ý tưởng về việc này. Việc làm kế toán bảng lương và báo cáo ngày càng phức tạp. Nếu như bạn sẽ tuyển nhân viên, hãy tìm kiếm những nhà cung cấp dịch vụ kế toán tiền lương ở địa phương của bạn. Người phụ trách kế toán của bạn cũng có thể đưa ra đề nghị về việc này. Công việc phức tạp này cũng có thể được thuê bên ngoài thực hiện với một chi phí phí hợp lý. Các cách mà người phụ trách kế toán của bạn có thể giúp khi làm việc với ngân hàng: Sớm hay muộn thì bạn cũng sẽ cần đến nguồn cung cấp tài chính bên cạnh những nguồn khi bạn khởi sự doanh nghiệp. Điều quan trọng là bạn phải xây dựng mố quan hệ với ngân hàng TRƯỚC KHI các nhu cầu xuất hiện. Người phụ trách kế tóan của bạn có thể:  Giúp bạn chuẩn bị các báo cáo về việc kiểm soát dòng tiền mặt trong đó ước đoán lượng tiền mặt cần cho doanh nghiệp trong những tháng tới.  Giúp bạn chuẩn bị báo cáo tài chính cá nhân bao gồm bản cân đối tài sản cá nhân và các khoản phải trả cũng như báo cáo về thu nhập và chi phí cho thấy lượng tiền mặt bạn tạo ra được mỗi tháng. Các ngân hàng thường yêu cầu phải có sự đảm bảo cá nhân.  Giúp với tư cách là một người giới thiệu với ngân hàng. Điều này là rất hữu ích vì ngân hàng có thể đã có các giao dịch trước đây với người đó rồi.  Giúp bạn đánh bóng bản kế hoạch kinh doanh gửi ra ngân hàng.  Giúp bạn tổng hợp càng nhiều thông tin càng tốt bao gồm các báo cáo tài chính một cách gọn gàng và có trật tự. Phương pháp kế toán Trước khi bạn bắt đầu, bạn cần phải quyết định doanh nghiệp của bạn sẽ sử dụng phương pháp kế toán nào. Có 2 phương pháp chính:  Phương pháp kế toán cơ bản dựa trên thu/chi tiền mặt thực tế: Tên của nó đã nói lên tất cả, bạn ghi nhận thu nhập khi bạn nhận được tiền mặt và bạn ghi nhận là chi phí khi bạn nhận được hóa đơn. Hầu hết các doanh nghiệp dịch vụ thực hiện phương pháp này nó rất dễ hiểu và dễ tính toán hơn nhiều.  Phương pháp kế toán cộng dồn: Ở đây bạn cân đối doanh thu với chi phí bất kể việc tiền mặt có thể hoặc không thể thu được. Nếu bạn bán một sản phẩm cho một khách hàng và người này không trả tiền cho bạn trong 30 ngày, việc bán hàng được ghi nhận vào trong sổ sách vào ngày bạn thực hiện việc bán hàng. Khi tiền được chuyển tới tài khoản “các khoản phải thu” thì nó được chuyển thành tiền mặt. Điều này cũng tương tự với các chi phí: nếu chi phí phát sinh trong một tháng nhưng bạn lại thanh toán vào tháng tiếp theo thì chi phí được ghi nhận vào tháng mà chi phí phát sinh. Nếu doanh nghiệp của bạn thuộc lĩnh vực sản xuất hoặc liên quan tới tồn kho thì cơ quan thuế thường yêu cầu bạn thực hiện theo phương pháp kế toán này. Tách riêng những ghi chép của doanh nghiệp Trước khi bắt đầu, dù chỉ là một doanh nghiệp nhỏ, bạn nên mở một tài khoản của doanh nghiệp cho dù bạn là người chủ duy nhất của doanh nghiệp. Việc tách riêng giữa những giấy tờ ghi chép của doanh nghiệp và cá nhân bạn là rất quan trọng. Điều này làm cho bạn và người phụ trách về kế toán dễ dáng hơn trong việc chuẩn bị báo cáo thuế thu nhập cá nhân khi đến hạn. Người phụ trách kế toán có thể giúp bạn trong việc lập các tài khoản cho công ty bao gồm cả việc lập tài khỏan tiền gửi ngắn hạn và tài khoản tiền gửi dài hạn cho hoạt động của doanh nghiệp. Vấn đề trách nhiệm nộp thuế: Một số vấn đề liên quan tới trách nhiệm nộp thuế mà bạn và người phụ trách về kế toán cần phải giải quyết:  Thuế thu nhập cá nhân. Nếu bạn là người chủ sở hữu duy nhất của doanh nghiệp, bạn sẽ phải báo cáo các hoạt động của doanh nghiệp theo chu kỳ đi kèm với việc khai báo với cơ quan thuế theo mẫu 1040, còn gọi là Bảng kê C. Người chủ duy nhất của doanh nghiệp không chỉ phải đóng thuế thu nhập cá nhân trên phần thu nhập của doanh nghiệp mà còn phải đóng thuế bảo hiểm xã hội trên số thu nhập này. Việc này được tách thành một mục riêng về khoản thuế thu nhập phải nộp. Khoản thuế bảo hiểm xã hội có thể làm nhiều chủ mới lập doanh nghiệp nhỏ giật mình bởi vì họ không ngờ phải trả khoảng 15% thu nhập thuần cho thuế bảo hiểm xã hội trên tổng số thuế thu nhập. Mô hình công ty hợp doanh hoặc công ty trách nhiệm hữu hạn cũng không giải thoát các đối tác khỏi việc nộp thuế làm việc cho bản thân. Người phụ trách về kế tóan của bạn có thể giúp đỡ bạn trong việc ước lượng khoản thuế phải nộp giúp giảm gánh nặng nộp thuế cộng dồn cũng như tránh bị phạt do không nộp thuế.  Thuế trên bảng lương. Nếu bạn có nhân viên thì người phụ trách kế toán có thể giúp bạn xin mã số nộp loại thế này của bang và của liên bang để bạn kê khai khoản thuế trên bảng lương phải nộp. Mã số liên bang được gọi lài FEIN (mã số nhận dạng doanh nghiệp của liên bang) và được thực hiện theo mẫ SS-4. Tại mỗi bang thì có các loại thuế địa phương và thuế của bang khác nhau. Ví dụ, tại California, bạn cần xin mã số nhận dạng của bang để mở tài khoản nộp thuế khấu trừ từ lương của nhân viên và khoản tiền khấu trừ bảo hiểm tàn tật. Bạn cũng còn phải trả thuế bảo hiểm thất nghiệp của bang nữa. Cũng có thể có các loại thuế khác đặc trưng riêng cho khu vực của bạn. Trợ cấp Ở nhiều thời điểm, có nhiều nguồn tài chính cho các doang nghiệp mới thành lập do các tổ chức khác nhau tài trợ nhằm hỗ trợ sự phát triển của các doanh nghiệp nhỏ. Người phụ trách về kế tóan của bạn có thể biết hoặc không biết những khoản trợ cấp này nhưng đó có thể là câu hỏi mà bạn cần đặt ra với những ứng viên cho vị trí kế toán trước khi bạn tuyển dụng họ. Trợ cấp có thể có từ các nguồn:  Hội Doanh nghiệp Nhỏ (SBA).  Các khoản vay do Hội Doanh nghiệp nhỏ bảo lãnh được thông qua các ngân hàng.  Các ngân hàng địa phương do chính phủ liên bang tài trợ  Trợ cấp của liên bang cho việc sử dụng những nhân viên là người dân tộc thiểu số  Các tổ chức thương mại  Liên đoàn các nhà quản trị doanh nghiệp đã nghỉ hưu (SCORE), một tổ chức phi lợi nhuận với mục đích giúp các doanh nghiệp nhỏ thành công. SCORE cung cấp nhiều khóa học và hội thảo về nhiều chủ đề trong kinh doanh và giúp cho bạn cơ hội để nói chuyện với những người đã từ như bạn hôm nay. Kiểm soát nội bộ Nói đến "Kiểm soát nội bộ" là nói đến những gì cần làm để xử lý các nguồn vốn, nơi mà tiền ở các dạng tiền mặt, séc hay thẻ tín dụng, để đổi lấy hàng hóa và dịch vụ. Mục đích là để đảm bảo rằng doanh nghiệp nhận được tất cả mà không bị lãng phí và thất thoát do việc giả mạo, thiếu trung thực của nhân viên hay chỉ đơn thuần là do bất cẩn. Thậm chí một doanh nghiệp trong sạch trên tất cả các lĩnh vực cũng có thể bị tổn thương nhiều do những sai sót ở bên trong qua việc yếu kém trong kiểm soát nội bộ. Người phụ trách về kế toán có thể giúp bạn xây dựng những biện pháp kiểm soát phù hợp đối với loại hình kinh doanh của bạn. Nếu bạn ở trong lĩnh vực sản xuất hay kinh doanh bán lẻ, bạn sẽ cần phải xây dựng một chính sách tồn kho và kiểm soát bởi vì tồn kho, tương tự như tiền mặt, có thể biến mất nhanh chóng do những bất cẩn hoặc thiếu trung thực của nhân viên. Bạn cần dựng những tấm lá chắn bảo vệ ngay từ ban đầu của quy trình bằng việc xây dựng các biện pháp kiểm soát như ai là người được phép ký về hàng hóa và dịch vụ, ai là người kiểm soát việc xuất hàng hóa và dịch vụ ra bên ngoài sau khi quá tình chế biến đã hoàn tất. Có lẽ bắt đầu từ bây giờ bạn nên suy nghĩ về ý tưởng trong quá trình lựa chọn kế toán, tốt nhất là chọn người có kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh của bạn. Báo cáo nộp thuế hàng quý Báo cáo nộp thuế hàng quý chủ yếu là về thuế bảng lương và thuế doanh thu. Các doanh nghiệp mới thành lập cần nộp báo cáo nộp thuế hàng quý và chuyển khoản tiền thu hộ từ tiền lương của nhân viên cũng như phần đóng góp của doanh nghiệp trong thuế bảo hiểm xã hội cho chính phủ liên bang. Tương tự như vậy, thuế thu nhập của bang mà doanh nghiệp thu hộ và thuế thất nghiệp của bang mà doanh nghiệp đóng góp cho bang cần được giải thích. Những vấn đề này bạn cần làm đúng ngay từ đầu để các khoản thuế này được thanh toán theo một lịch trình phù hợp và bạn không bị phạt do nộp muộn hoặc không nộp các nghĩa vụ thuế. Thông thường các doanh nghiệp mới thành lập hay bị thiếu tiền mặt và thường có xu hướng giữ lại một số nghĩa vụ nhất định để có thêm nguồn tiền mặt. Nhưng bạn không nên rơi vào cái bẫy này trong các nghĩa vụ đối với chính phủ bởi vì các cơ quan chính phủ thường có ít kiên nhẫn đối với những ai lơ là việc nộp thuế. Tương tự như vậy, tiền thuế doanh thu mà bạn thu được, trong khoản thuế doanh thu của bang, cần được chuyển tới ngân sách bang hàng tháng hoặc hàng quý tùy thuộc vào lượng doanh thu của bạn. Bản báo cáo hàng quý cần nêu rõ bạn đã thu được bao nhiêu và rằng bạn đã nộp khoản tiền này vào ngân sách của bang đúng hạn. Cân đối sổ kế toán [...]... đối kế toán nó phải nằm dưới hai phần trên Tiếp sau phần tài sản lưu động là phần tài sản và máy móc thiết bị thường đi theo nó là chi phí Bạn cũng sẽ nhận thấy phần “khấu hao” trong bảng cân đối kế toán do kế toán chuẩn bị Khấu hao là chi phí không bằng tiền mặt và chẳng có gì khác ngoài việc ghi giảm giá trị của nó theo thời gian Một lý do để bản báo cáo tài chính này được gọi là “bảng cân đối kế toán ... (RA) Sử dụng những số liệu thấp và vừa phải cho các khoản VÀO và sử dụng những số liệu cao khi ước lượng cho những khoản RA Với thời gian đầu (tạm cho là 1 tháng) bạn bắt đầu với khoản tiền mặt mà hiện nay bạn đang có Để làm điều này bạn cộng các khoản VÀO và trừ đi các khoản RA và có được kết quả về lượng tiền mặt vào cuối tháng Lượng tiền mặt có vào cuối tháng này sẽ là lượng tiền mặt bắt đầu cho tháng... hữu ích cho bạn khi xây dựng chính sách và quy định Bước 3: Tự làm kế toán! Cho tới đây thì bạn đã tham vấn với kế toán và tham dự khóa học về kế toán cơ bản Bước tiếp theo để tìm hiểu xem tài khoản và dòng tiền hoạt động như thế nào là tự làm các việc ghi sổ sách kế toán ở chế độ ban đầu Việc này là rất có giá trị bởi vì khi bạn thực hiện việc ghi sổ sách kế toán và hiểu các thông số liên quan thì bạn... là những mục nhỏ như tài sản/vốn lưu động” và điều đầu tiên là tiền mặt bởi vì nó là cái ngon lành nhất trong khối tài sản có của bạn Sau phần tiền mặt là đến các khoản phải thu thể hiện số tiền mà khách hàng đang nợ bạn Khi bạn nhận được tiền thì khoản phải thu chuyển thành tiền mặt Tiếp theo trong mục tài sản có là phần về “tồn kho” Do tồn kho không được dễ chịu bằng tiền mặt hay khoản phải thu... chỉnh sửa để chỉ thể hiện tiền mặt: lượng tiền vào và ra và mức cân bằng tiền mặt là bao nhiêu ở cuối kỳ xác định Đây là một công cụ tuyệt vời vì bạn có thể dự đoán những nhu cầu của mình trong tương lai trước khi các nhu cầu này xuất hiện Trong việc kiểm soát dòng tiền mặt, với mỗi khoảng thời gian cách quãng, bạn đưa ra những ước ượng vừa phải dối với những nguồn tiền mặt (VÀO) và những khoản chi phí... có và khoản nợ và sự khác biệt giữa hai con số này trong phần vốn đầu tư của bạn trong doanh nghiệp Bạn sẽ thấy ví dụ về một bảng cân đối kế toán được chia thành 2 phần chính Phần đầu tiên là Tài sản có” và phần thứ hai là “Nợ phải trả và vốn chủ sở hữu” Thứ tự chung trong một bảng cân đối kế toán là nó đi từ những điều nhẹ nhàng và êm dịu nhất tới những điều khó chịu nhất Nói cách khác, dưới mục tài. .. thanh toán bằng tiền mặt trong tương lai Bạn có thể sử dụng mẫu kiểm soát dòng tiền đơn giản này để đưa ra dự đoán về dòng tiền cho những hoạt động kinh doanh mà bạn đang có trong đầu Nó thật đơn giản nhưng cũng rất có giá trị! Danh sách các công việc kế toán và kiểm soát dòng tiền mặt:  Chuẩn bị các bản báo cáo tài chính định kỳ; ít nhất là hàng tháng hoặc thậm chí hàng tuần  Theo dõi tỷ lệ phần. .. nhớ trong đầu rằng khả năng thanh toán không đồng nghĩa với việc kiếm tiền Bạn có thể kinh doanh có lãi và vẫn có thể phá sản nếu thiếu tiền mặt Hãy học và thực hiện các phương cách kiểm soát dòng tiền mặt  Hãy nhìn về tương lai và liệt kê danh sách những nhu cầu tài chính của bạn bao gồm bất động sản, máy móc thiết bị, nhân viên và vốn lưu động  Bố trí các nguồn lực tài chính tốt trước khi nhu cầu... đó là phần lãi suất của chủ đầu tư trong doanh nghiệp Nếu chúng ta tính tổng tài sản của doanh nghiệp là ₫37000 và trừ đi số nợ phải trả thì khoản còn lại là ₫19000 Trong số ₫19000 này thì ₫13000 là từ thu nhập trước đây và ₫6000 là từ kỳ kế toán hiện tại và vì vậy kết quả cân đối là ₫37000 cho cả tài sản có và các khoản phải trả cộng với vốn chủ sở hữu Khi ngân hàng xem xét một bản báo cáo tài chính,... cũng giống như nhiên liệu giúp cho máy bay hoạt động Phi công cần dự tính một cách chính xác lượng nhiên liệu cần tới Bạn cần phải chú ý ở mức độ tương tự trong việc kiểm soát dòng tiền mặt bởi vì nếu ở bất kỳ thời điểm nào trong tương lai bạn hết nhiên liệu thì giống như phi công bạn sẽ gặp phải một vấn đề LỚN Kiểm soát dòng tiền mặt là một phương pháp đơn giản dự tính nhu cầu tiền mặt của bạn trong . Phần 7: Kế toán và Dòng tiền mặt Bước 1: Trang bị kiến thức Nếu bạn chuẩn bị lập doanh nghiệp chắc hẳn bạn phải biết cách ghi số liệu như thế. với khoản tiền mặt mà hiện nay bạn đang có. Để làm điều này bạn cộng các khoản VÀO và trừ đi các khoản RA và có được kết quả về lượng tiền mặt vào cuối