TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997 1 CHƯƠNG VI THỐNG KÊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997 2 CHƯƠNG VI THỐNG KÊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ I. Khái niệm, mục đích, yêu cầu, nguyên tắc II. Đối tượng và đơn vị thống kê III. Nội dung và phương pháp thống kê TLLT IV. Lập báo cáo thống kê tổng hợp V. Bảo quản và sử dụng sổ sách thống kê VI. KIỂM TRA TRONG LƯU TRỮ TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997 3 I. Khái niệm, mục đích, yêu cầu, nguyên tắc 1. Khái niệm 2. Mục đích, ý nghĩa 3. Yêu cầu của công tác thống kê TLLT 4. Nguyên tắc thống kê TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997 4 1. Khái niệm • Thống kê TLLT là việc áp dụng các phương pháp, công cụ chuyên môn để xác định rõ ràng, chính xác số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu và hệ thống TTB bảo quản tài liệu trong các kho LT. TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997 5 2. Mục đích, ý nghĩa • Giúp các CQ quản lý LT và KLT xây dựng được kế hoạch cho công tác LT: TTBS, chỉnh lý, XĐGTTL • Số liệu thống kê phục vụ thiết thực cho công tác quản lý: trên cơ sở thực tiễn, các CQ phát hiện ra những tồn tại, những vấn đề mới nảy sinh, những vấn đề sai lệch ở cơ sở, những khó khăn vướng mắc trong phạm vi quản lý để xây dựng, ban hành các văn bản nhằm hướng dẫn nghiệp vụ, giúp việc quản lý công tác lưu trữ và TLLT được chặt chẽ TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997 6 3. Yêu cầu của công tác thống kê TLLT • Phải cụ thể • Phải phù hợp với thực tế, chính xác (phản ánh đúng số lượng, chất lượng trên thực tê) • Phải kịp thời (cơ quan LT cấp trên mới đủ căn cứ để lập KH, để KL vụ việc) TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997 7 4. Nguyên tắc thống kê • Đảm bảo sự thống nhất giữa sổ sách thống kê và thực tiễn bảo quản • Đảm bảo sự thống nhất trong phông lưu trữ quốc gia VN TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997 8 II. Đối tượng và đơn vị thống kê 1. Đối tượng thống kê 2. Đơn vị thống kê TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997 9 1. Đối tượng thống kê • TLLT • Các công cụ tra tìm (MLHS, bộ thẻ, CSDL,) • Các phương tiện bảo quản tài liệu (cặp, hộp, giá, tủ) • Cán bộ lưu trữ TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997 10 2. Đơn vị thống kê • Đối với TLLT: phông, sưu tập, hồ sơ (đơn vị bảo quản), mét giá, văn bản, bó, gói . • Đối với công cụ tra tìm: bộ, quyển, CSDL . • Đối với trang thiết bị bảo quản: chiếc, cái . • Đối với cán bộ lưu trữ: người, b/chế [...]... kho lưu trữ - Để quản lý tài liệu được chặt chẽ • Đối tượng thống kê: Toàn bộ tài liệu LT hành chính được xuất ra khỏi kho LT TS Nguyễn Lệ Nhung 14 Mẫu sổ xuất TLLT stt Ngày tháng Căn cứ xuất 1 2 3 Xuất Số và Mục đi tên lục đâu, phông số lý do 4 5 TS Nguyễn Lệ Nhung Số lượng tài liệu Ghi chú 7 8 6 15 3 Sổ thống kê phông lưu trữ • Phạm vi áp dụng: Được lập ở mọi kho lưu trữ lịch sử và 1 số kho lưu trữ. .. nghĩa của thống kê trong lưu trữ? 2 Các nguyên tắc thống kê trong lưu trữ? 3 Nội dung và phương pháp thống kê trong lưu trữ? 4 Khái niệm, mục đích ý nghĩa của kiểm trong lưu trữ? TS Nguyễn Lệ Nhung 35 CÂU HỎI ÔN TẬP 5 Các ng/tắc kiểm tra trong LT? 6 Nội dung và ph/pháp kiểm tra trong LT? 7 Mối quan hệ giữa c/tác thống kê và c/tác kiểm tra trong LT? 8 Nhiệm vụ của người cán bộ LT trong việc thống kê và... dụng: - Để thống kê số lượng các phông, các bộ sưu tập TLLT cho từng kho - Để cố định trật tự sắp xếp các phông, các bộ sưu tập trong kho - Để phản ánh khái quát tình hình tài liệu trong kho TS Nguyễn Lệ Nhung 16 3 Sổ thống kê phông lưu trữ (tiếp theo) • Đối tượng thống kê: Tất cả các phông lưu trữ và các bộ sưu tập TLLT được bảo quản trong kho TS Nguyễn Lệ Nhung 17 Mẫu sổ thống kê phông lưu trữ Số Tên... Nhung 7 8 22 9 10 3 Lập báo cáo thống kê tổng hợp • Phạm vi áp dụng: Tất cả các cơ quan lưu trữ từ TW đến cơ sở • Thời gian lập báo cáo: Cuối năm • Nội dung: Thống kê số liệu tổng hợp về tình hình TLLT, kho tàng, TTB bảo quản, cán bộ lưu trữ TS Nguyễn Lệ Nhung 23 V Bảo quản và sử dụng sổ sách thống kê • Sổ sách thống kê là 1 loại hình TL có ở trong các phòng kho lưu trữ Tuy không phải là TLLT nhưng...III Nội dung và phương pháp thống kê TLLT 1 Sổ nhập TLLT 2 Sổ xuất TLLT 3 Sổ thống kê phông lưu trữ 4 Mục lục hồ sơ 5 Sổ đăng ký MLHS TS Nguyễn Lệ Nhung 11 1 Sổ nhập TLLT • Phạm vi áp dụng: Được lập ở mọi phòng kho lưu trữ • Tác dụng: Là công cụ để thống kê tình hình nhập TL vào kho LT, nó cho biết số lượng, chất lượng, thành phần TL trong KLT • Đối tượng thống kê: Toàn bộ TLLTHC được nhập vào... lượng tài liệu) TS Nguyễn Lệ Nhung 12 Mẫu sổ nhập TLLT stt 1 Ngày Họ tháng tên nhập người nộp 2 3 Tên Tên Số Năm cơ phông phông của quan, tài đơn vị liệu nộp 4 5 6 7 Văn Số Số bản lượng cặp, căn hồ sơ hộp, cứ bó, để mét nhập 8 TS Nguyễn Lệ Nhung 9 10 13 Tóm Ghi tắt tình chú hình tài liệu 11 12 2 Sổ xuất TLLT • Phạm vi áp dụng: Được lập ở mọi kho lưu trữ • Tác dụng: - Để thống kê tình hình xuất tài liệu. .. lập ở mọi phòng kho lưu trữ • Tác dụng: - Để thống kê tất cả các quyển MLHS có trong 1 KLT - Để quản lý MLHS được chặt chẽ - Để tra tìm tài liệu nhanh chóng • Đối tượng thống kê: Tất cả các quyển MLHS trong 1 KLT TS Nguyễn Lệ Nhung 21 Mẫu sổ đăng ký MLHS (giáo trình trang 357) S tt 1 Phô Mục ng lục số hồ sơ số 2 3 Tên Thời Số Số Số Thời Ghi mục gian tài lượng tờ bản hạn chú lục liệu có hồ sơ của ML... phông phông gian bắt lượng lượng tài chú đầu và tài liệu liệu kết thúc đã chỉnh chưa lý chỉnh lý 1 2 3 4 TS Nguyễn Lệ Nhung 5 18 6 4 Mục lục hồ sơ • Phạm vi áp dụng: Được lập ở mọi phòng KLT • Tác dụng: - Để thống kê tất cả hồ sơ của 1 phông hoặc 1 bộ phận phông - Để cố định trật tự các HS đã được hệ thống hóa theo phương án phân loại - Để tra tìm TLLT • Đối tượng thống kê: Tất cả HS của 1 phông hoặc... một VB mới ban hành và cần triển khai thực hiện trong toàn quốc TS Nguyễn Lệ Nhung 30 2.3 Phương pháp kiểm tra • Muốn tiến hành kiểm tra tài liệu đạt hiệu quả cao, trước hết cần nắm: • + Số lượng tài liệu thực có • + Số lượng tài liệu bị thiếu, bị mất • + Số lượng tài liệu bị hư hỏng TS Nguyễn Lệ Nhung 31 Muốn kiểm tra việc thực hiện các VB mới cần nắm được: • + Các quy định trước đó về việc tổ chức và... VB quản lý của cơ quan LT này với cơ quan LT khác để NN có những đánh giá, xếp loại đúng đắn, hợp lý • - C/tác kiểm tra gắn liền với C/tác thống kê, dựa và b/cáo thống kê để C/tác kiểm tra được thực hiện thuận lợi, khẳng định lại mức độ chính xác của c/tác thống kê Vì vậy, c/tác kiểm tra cần thực hiện ng/tắc bám sát thực tế TS Nguyễn Lệ Nhung 28 2 Nội dung và ph/pháp kiểm tra trong LT 2.1 Nội dung của . kho lưu trữ • Tác dụng: - Để thống kê tình hình xuất tài liệu ra khỏi kho lưu trữ - Để quản lý tài liệu được chặt chẽ • Đối tượng thống kê: Toàn bộ tài liệu. Nhung - 0912581997 1 CHƯƠNG VI THỐNG KÊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0912581997 2 CHƯƠNG VI THỐNG KÊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ I. Khái niệm, mục đích, yêu